1с документооборот авторегистрация внутренних документов при создании
Типы связей, которые могут существовать между перечисленными сущностями, хранятся в справочнике; при этом в нем сразу задано множество предопределенных значений:
Если настроить связь между документами, то система будет предлагать возможны связи к выбору при вводе документов на основании:
Вопрос 02.28 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Новый тип связи внутреннего документа может быть создан:
- пользователем в режиме 1C: Предприятие
- программистом в режиме Конфигуратор
- верны ответы 1 и 2
Верный ответ третий. Можно создать позицию справочника как в режиме Предприятие, так и предопределенную позицию в конфигураторе.
Вопрос 02.39 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. При создании внутреннего документа на основании другого внутреннего документа:
- автоматически устанавливается предопределенная связь между ними.
- можно для удобства связать эти документы, но только вручную.
- связь может быть установлена автоматически, если предварительно будет создан тип связь данных видов документов.
- связывать внутренние документы нельзя.
Верный ответ третий, см. выше.
Вопрос 02.45 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Чтобы посмотреть связи внутреннего документа необходимо:
- в учетной карточке внутреннего документа перейти на закладку "Связи".
- в форме списка внутренних документов в меню "Еще", подгруппе "Просмотр" выполнить команду "Связи", будут показаны все связи текущего в списке документа.
- сформировать отчет "Структура связей документа".
- верны варианты 1 и 3.
- верны варианты 1, 2 и 3.
Правильный ответ четвертый.
Вопрос 02.01 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. В карточке внутреннего документа можно посмотреть связанные с ним:
- записи форума.
- протокол работы и историю срока действия.
- мероприятия.
- верны варианты 2 и 3.
- верны варианты 1, 2 и 3.
Правильный ответ пятый. Обсуждения (форум) точно можно посмотреть, рис. ниже. Мероприятия могут быть привязаны через связи.
Вопрос 02.26 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. На основании внутреннего документа можно создавать:
- исходящий документ, процесс.
- мероприятие, запись календаря.
- внутренний документ.
- верны варианты 1 и 3.
- верны варианты 1, 2 и 3.
Вопрос 02.40 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. При создании внутреннего документа на основании другого внутреннего:
Переписал указанный в статье обработчик под платформу 8.3. Все работает.
Создаем Доп.обработчик для события "Задача выполнена" с текстом
// Поиск объекта
Задача = Событие.Источник;
Выполнять = Ложь;
Если ТипЗнч(Задача.БизнесПроцесс) = Тип("БизнесПроцессСсылка.Утверждение") Тогда
Если Задача.БизнесПроцесс.РезультатУтверждения = Перечисления.РезультатыУтверждения.Утверждено Тогда
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Предметы.РольПредмета,
| Предметы.Предмет
|ИЗ
| Задача.ЗадачаИсполнителя.Предметы КАК Предметы
|ГДЕ
| Предметы.Ссылка = &ЗадачаСсылка";
Запрос.УстановитьПараметр("ЗадачаСсылка",Задача);
Результат = Запрос.Выполнить();
Если Не Результат.Пустой() Тогда
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
Объект = Выборка.Предмет.ПолучитьОбъект();
Если ТипЗнч(Объект.Ссылка) = Тип("СправочникСсылка.ИсходящиеДокументы") Тогда
Если (СокрЛП(Объект.ВидДокумента) = "Письмо") Тогда
Выполнять = Истина;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
// автозаполнение файлов
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Файлы.Ссылка
|ИЗ
| Справочник.Файлы КАК Файлы
|ГДЕ
| Файлы.ВладелецФайла = &ВладелецФайла
| И Файлы.ПометкаУдаления = ЛОЖЬ";
Запрос.УстановитьПараметр("ВладелецФайла", Объект.Ссылка);
Результат = Запрос.Выполнить();
Если Не Результат.Пустой() Тогда
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
Файло = Выборка.Ссылка;
ДанныеВыполнения = АвтозаполнениеШаблоновФайловКлиентСервер.ЗаполнитьПоляФайлаДаннымиВладельца(Истина, Файло, Истина);
КонецЦикла;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
2. Если используется клиент-серверный вариант, проводим донастройку.
2.1 Пользователю USR1C* даем права локального админа
2.2 Если используется MSOffice 2007 и старше, то в параметрах на вкладке "Центр управления безопасностью" обязательно добавляем доверенный путь в разделе "Надежные расположения" к локальной папке TEMP 1С (C:\Users\USR1C. \AppData\Local\Temp)
2.3 ОБЯЗАТЕЛЬНО используем в качестве шаблонов файлы одной версии с MSOffice стоящим на сервере (если на сервере 2007 то *.docx, если 2003 то *.doc)
3. Фоновое задание "Обработка произошедших бизне-событий" должна работать.
Проверено и функционирует на версии 1С:Предприятие 8.3 (8.3.4.496) со стандартной конфигурацией Документооборот 8 КОРП, редакция 1.4 (1.4.1.10)
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.
Возможности программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в части управления договорной деятельностью компании
Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.
Рис.1 Виды документов
Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.
Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.
Рис.2 Структура папок хранения документов
При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.
Рис.3 Права доступа к папкам
Для настройки видов и шаблонов договоров в первую очередь необходимо указать, что документ является договорным, установив признак «Является договором».
Рис.4 Установка признака документа
При установке признака «Является договором» автоматически будут выполнены следующие настройки:
- Использовать подписание должностным лицом – делает доступным для документа состояния «Подписан/Отклонен» и процесс «Подписание», а также появятся реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
- Вести учет по организациям – позволяет выбрать нашу организацию (в карточке документа организацию нужно выбирать в табличной части «Стороны»);
- Вести учет сторон – позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор, при этом можно проводить многосторонние сделки – выбирать несколько контрагентов;
- Вариант подписания устанавливается в состояние «Мы и контрагенты»;
- Учитывать срок действия – добавляет реквизиты «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления» на карточку договора;
- Учитывать сумму документа – включает в карточке поля «Сумма», «Валюта» и в т.ч. «НДС»;
- Учитывать недействующие документы – позволяет фиксировать расторжение договора. В карточке документа появляется флаг «Расторгнут» и ссылка на документ, который делает его не действующим.
Для договора будет полезным включить настройки «Обязателен файл скан-копии оригинала» и «Обязательно указание ответственного».
Далее необходимо принять решение, нужно ли делать разграничение прав на уровне документов. Такая настройка значительно загружает сервер «1С:Документооборот», поскольку права на каждый документ будут рассчитываться динамически в реальном времени. Если такой подход все же необходим, то нужно установить флаги «Заполнение рабочей группы является обязательным» и «Автоматически вести состав участников рабочей группы».
Рис.5 Установка флагов для разграничения прав
На вкладке «Нумерация» настраиваются нумераторы для каждого вида документа.
Рис.6 Настройка нумераторов
Рис.7 Присвоение номера документа
Рис.8 Вкладка Нумераторы
Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.
Рис.9 Настройка нумератора
Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.
Рис.10 Указание вида документа
Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.
Рис.11 Периодичность нумератора
Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.
Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.
Рис.12 Настройка шаблона нумератора
Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.
Рис.13 Назначение шаблонов для документов
Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.
Рис.14 Определение ограничений для документов
На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.
Рис.15 Настройка реквизитов документов
Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.
Рис.16 Название документа
Рис.17 Формирование наименования документа
Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.
На вкладке «Файлы» можно приложить один или несколько шаблонов файлов печатной формы договора.
Рис.18 Добавление шаблонов документа
В «1С:Документооборот» есть интересный механизм автозаполнения шаблонов файлов, который позволяет автоматизировать подготовку типовых договорных документов, полностью исключив человеческий фактор на данном этапе, что приводит к значительному сокращению сроков подготовки и согласования договоров и приложений к ним, обеспечивает контролируемость и безопасность в управлении договорной работой, поскольку в данном случае можно быть точно уверенным, что документ будет подготовлен в строгом соответствии с требованиями и полностью соответствовать всем политикам и регламентам компании.
Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.
Рис.19 Список согласующих
Рис.20 Рабочая группа документа
Рис.21 Настройка доступности по состоянию
Для настройки доступности по состоянию администратору системы необходимо войти в раздел «Настройка и администрирование», пункт меню «Настройка доступности по состоянию».
Рис.22 Настройка доступности по состоянию
Рис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию
В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.
Рис.24 Установка доступности полей
Далее – для кого установлены данные настройки…
Рис.25 Выбор пользователей для настройки доступности
…и на какие виды документов они распространяются.
Рис.26 Определение видов документов для доступа
В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.
Рис.27 Готовый шаблон договорного документа
При создании нового договора открывается вкладка «Реквизиты».
Рис.28 Реквизиты договора
Обратите внимание, что наименование договора, которое формируется по установленному нами шаблону, сформировалось не до конца. Не волнуйтесь, это не ошибка, ведь у нас в договоре еще нет контрагента. Добавим контрагента в табличную часть «Стороны» и сохраним договор.
Рис.29 Добавление контрагента
Рис.30 Вкладка договора с реквизитами
Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.
При открытии уже созданного документа первой открывается вкладка «Обзор», на которой расположена общая сводка по документу, окно с файлами вложений и дополнительными статусами – наличие активных процессов, обсуждений во внутреннем форуме и состояние контроля документа.
Рис.31 Общая сводка по документу
Теперь «1С:Документооборот» готов к созданию и хранению договорных документов.
«1С: Документооборот 8» располагает всеми необходимыми возможностями для эффективного ведения учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции. При этом происходит автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Настройка этих правил производится в разделе «Нумераторы» и будет нами рассмотрена в отдельной статье.
О том, как производится регистрация исходящих документов в 1С:Документооборот версии 2 написано в новой статье.
В свою очередь регистрация документов может производиться только в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями, а также «традициями» отечественного делопроизводства.
- автоматизации процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- контролем регламентированных сроков исполнения документов;
- формированием отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Как происходит регистрация входящих и исходящих документов?
Доступ к файлам и документам, хранящимся в информационной базе, предназначен раздел «Документы и файлы».
Панель навигации и панель действий указанного раздела содержат необходимые команды для работы с документами и файлами, построения отчетов и выполнения сервисных операций.
Главное окно программы «1С: Документооборот» версии 1.4
Создание входящего документа
2. Заполняем шапку документа, а именно такие поля, как «Отправитель», «Подписал», «№ отправителя», «Получатель», «Срок исполнения», «Гриф», «Вид», «Получен», «Состояние», «Организация», «Наименование».
Для заполнения поля «Отправитель» мы нажимаем кнопку или — у вас откроется список уже созданных предприятий и физических лиц из справочника «корреспонденты».
Обратите внимание! Если вы создаете документы (заявление, жалобу, письмо), они, как правило, приходят от физических лиц.
Создание нового корреспондента
В поле «Наименование» может содержаться как название предприятия (ООО «Аврора»), так и конкретный человек (Иванов С. В.), тогда в поле «Вид корреспондента» выбираем физическое или юридическое лицо. Также следует учитывать что реквизит наименование можно заполнять в следующем виде: «Аврора ООО». В этом случае вы облегчите алфавитный поиск по справочнику корреспонденты, однако стоит не забывать, что впоследствии для автоматизации шаблонов документов будет необходимо дополнительное преобразование наименований корреспондентов для того, чтобы в шапке писем отображались корректные наименования. Подробнее о заполнении шаблонов word мы поговорим в отдельных статьях.
Создание нового корреспондента ООО «Алибейли»
Окно заполнения необходимых данных корреспондента
4. После внесенных данных нового корреспондента необходимо сохранить информацию, нажав кнопку «Записать объект» или «Записать и закрыть».
Сохранение созданного корреспондента
5. Для заполнения следующих полей используем кнопку «Выбрать».
В поле «Подписал» указывается лицо, подписавшее документ (если для корреспондента определено одно контактное лицо, оно сразу подставляется при выборе отправителя).
Поле «Организация» показывается в случае ведения документооборота для нескольких организаций.
Для установки регистрационного номера нужно нажать кнопку «№ отправителя», предварительно заполнив обязательные поля:
- «Гриф» (если в настройках программы включено выполнение грифов доступа);
- «Вид» документа (если в настройках программы включено использование видов входных документов);
- другие обязательные для заполнения поля, отмеченные красным подчеркиванием, например «Организация» или «Вопросы деятельности».
Поле «Состояние» меняется автоматически, но может быть изменено и вручную, если установлена настройка программы «Разрешить изменение состояния вручную».
- «Адресат» — указывается, кому именно направлено данное письмо. Это элемент справочника «Корреспонденты»;
- «Срок исполнения» — указывается конкретная дата;
- «Получен» — указываете, каким способом был доставлен документ;
- «Наименование» — краткое содержание документа, который прикреплен.
К входящему документу можно присоединить один или несколько файлов. Это можно сделать разными способами:
- отсканировать документ;
- добавить файл с диска кнопкой «Добавить в список файлов входящего документа»;
- добавить один или несколько файлов с диска с помощью команды «Импорт файлов» контекстного меню списка файлов;
- перенести один или несколько файлов из проводника Windows мышкой в список файлов в карточке документа.
6. Чтобы прикрепить документ к «входящему документу», необходимо сначала его сохранить, а затем зайти во вкладку «Файлы», нажать кнопку «Добавить из списка» и добавить документ.
Выбор документа с рабочего стола компьютера Отображение прикрепленного документа в программе
С помощью подменю «Создать на основании» поддерживается весь жизненный цикл входящего документа, например:
- рассмотрение руководителем (бизнес-процесс);
- выполнение в соответствии с резолюцией руководителя (бизнес-процесс «Выполнение»);
- создание «исходящего документа» на основании данного «входящего документа» и другие операции.
7. Сначала пишем ответ на входящий документ. Сохраняем документ на рабочем столе компьютера, а затем нажимаем «Копировать», переносим его на «Удаленный рабочий стол» сервера и нажимаем «Вставить».
Документ для отправки на принтер
8. С помощью подменю «Создать на основании» создаем «исходящий документ», нажав кнопку «Создать на основании», выбираем из списка «исходящий документ», заполняем все необходимые поля, как мы это делали при создании «входящего документа».
Создание исходящего документа на основании входящего
9. Прикрепить документ в «исходящий документ», сохранить, нажав кнопку «Сохранить», затем зайти во вкладку «Файлы», нажать кнопку «Добавить», в открытом окне выбрать «Из файла на диске» и нажать кнопку «Создать». Затем сохраняем и закрываем документ, нажав на кнопку «Записать и закрыть».
Выбор файла документа, размещенного на компьютере
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
В офисной рутине сотрудники часто имеют дело с формированием каких-либо однотипных, повторяющихся документов, которые они зачастую просто копируют и чуть-чуть редактируют по своему усмотрению. Создание шаблона в 1С Документооборот позволяет существенно сократить время, регулярно затрачиваемое пользователем на создание и подготовку печатных форм типовых документов, при этом установив корпоративные форматы документов, не позволяя обычному пользователю вносить изменения в основной текст.
В формируемый пользователем файл документа данные подставляются автоматически из настроенной карточки документа. Помимо этого, работа с шаблонами позволяет ускорить согласование таких документов по сокращенной схеме обработки.
Чтобы программа имела возможность работать с автозаполняемыми шаблонами, нужна соответствующая настройка шаблонов. Перейдем по пути «Настройка и администрирование-Настройка программы-Работа с файлами».
Рис.1 Настройка программы-Работа с файлами
Рис.2 Работа с файлами
Для возможности работы с автозаполнением шаблонов документов должна быть включена функция «Использовать автозаполнение шаблонов файлов».
Рис.3 Использовать автозаполнение шаблонов файлов
Подготовить шаблон документов в 1С
Далее перейдем к созданию файла шаблона. Для этого нам нужен пустой файл документа MS Word, который в дальнейшем мы закрепим в настройках. Перейдем в раздел «Документы и файлы-Файлы».
Рис.4 Документы и файлы-Файлы
В открывшемся окне, выделив папку «Шаблоны файлов», загрузим нашу новую заготовку для шаблона по кнопке «Создать файл». В диалоговом окне выберем команду «Загрузить с диска».
Рис.5 Создание файла
В открывшемся окне выберем заранее подготовленный пустой файл документа MS Word. Для примера назовем его «Пример шаблона договора». В дальнейшем в нем будет разработан шаблон документа для заполнения.
Рис.6 Пример шаблона договора
Сохраняем по нажатию «Записать и закрыть».
Рис.7 Имя шаблона
Мы видим наш шаблон файла в списке.
Рис.8 Шаблон файла в списке
Чтобы открыть карточку нашего шаблона, нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мышки и выбрать команду «Открыть карточку».
Рис.9 Открыть карточку
Создаем шаблоны в 1С Документооборот
Далее, для примера, создадим новый вид документа, который будет заполняться из шаблона. Откроем раздел «Нормативно-справочная информация» - «Виды документов».
Рис.10 Виды документов
С помощью кнопки «Создать» создадим новый вид документа.
Рис.11 Создание нового вида документа
Назовем его «Пример шаблона договора» и в настройках установим галочки «Использовать срок исполнения», «Является договором». При необходимости документ можно включить в какую-либо группу, задать индекс нумератора (префикс или суффикс документа) и установить другие настройки. Если каких-либо реквизитов не хватает, их можно задать, перейдя по гиперссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».
Рис.12 Вид внутреннего документа
В открывшемся окне мы можем задать дополнительные реквизиты по кнопке «Добавить».
Рис.13 Дополнительные реквизиты
При создании нового реквизита указывается его наименование и задается тип значения из предложенного списка. Если тип значения задан как «Дополнительное значение», то их список можно задать на закладке «Значения».
Рис.14 Дополнительные значения
На закладке «Нумерация» задается порядок нумерации документа.
Рис.15 Порядок нумерации документа
Перейдем на закладку «Шаблон документа», дополнительная закладка «Настройка». Здесь можно:
- Запретить редактировать реквизиты;
- Запретить редактировать файлы;
- Запретить удалять присоединенные файлы.
Здесь же можно ограничить круг пользователей, для которых будет доступен шаблон.
Рис.16 Ограничение круга пользователей
На закладке «Реквизиты документа» можно заполнить значения по умолчанию, которые будут заполнены при сохранении документа.
Рис.17 Реквизиты документа
На закладке «Файл» мы добавляем файл шаблона. Нажав гиперссылку, можно выполнить настройку заполнения шаблона, выбрав реквизиты для заполнения текстовых полей в документе.
Рис.18 Файл шаблона
В открывшемся окне отметим галочками реквизиты и их количество. В шаблоне мы можем эти реквизиты вставлять в нужные места текста (используя команды «Копировать», «Вставить»).
Рис.19 Настройка заполнения шаблона
Все указанные реквизиты будут перенесены в наш пустой документ. Далее подготовим текст документа и вставим их в текст в нужные места.
Рис.20 Текст документа
Рис.21 Виды документов
Читайте также: