10 самых полезных функций excel
Общее количество функций для работы с электронными таблицами великое множество. Однако среди них есть наиболее полезные для повседневного использования. Мы составили десять самых важных формул Excel 2016 на каждый день.
Объединение текстовых значений
Для объединения ячеек с текстовым значением можно использовать разные формулы, однако они имеют свои нюансы. Например, команда =СЦЕПИТЬ(D4;E4) успешно объединит две ячейки, равно как и более простая функция =D4&E4, однако никакого разделителя между словами добавлено не будет – они отобразятся слитно.
Избежать данного недочета можно добавляя пробелы, либо в конце текста каждой ячейки, что вряд ли можно назвать оптимальным решением, либо непосредственно в самой формуле, куда в любое место можно вставить набор символов в кавычках, в том числе и пробел. В нашем случае формула =СЦЕПИТЬ(D4;E4) получит вид =СЦЕПИТЬ(D4;» «;E4). Впрочем, если вы объединяете большое количество текстовых ячеек, то аналогичным образом пробел вручную придется прописывать после адреса каждой ячейки.
Раскрывающиеся списки Excel
Раскрывающиеся списки Excel
Добавление раскрывающегося списка в вашу Excel-таблицу может значительно повысить удобство работы, а значит и эффективность.
Подробнее
Другой типовой формулой для склеивания ячеек с текстом является команда ОБЪЕДИНИТЬ. По своему синтаксису она по умолчанию содержит два дополнительных параметра – сначала идет конкретный символ разделения, затем команда ИСТИНА или ЛОЖЬ (в первом случае пустые ячейки из указанного интервала будут игнорироваться, во втором – нет), и потом уже список или интервал ячеек. Между ячейками также можно использовать и обычные текстовые значения в кавычках. Например, формула =ОБЪЕДИНИТЬ(» «;ИСТИНА;D4:F4) склеит три ячейки, пропустив пустые, если таковые имеется, и добавит между словами по пробелу.
Применение: Данная опция часто используется для склеивания ФИО, когда отдельные составные части находятся в разных колонках и есть общая сводная колонка с полным именем человека.
Выполнение условия ИЛИ
Простой оператор ИЛИ определяет выполнение заданного в скобках условия и на выходе возвращает одно из значений ИСТИНА или ЛОЖЬ. В дальнейшем данная формула может использоваться в качестве составного элемента более сложных условий, когда в зависимости от того, что выдаст значение ИЛИ будет выполняться то или иное действие.
Применение: Одним из вариантов применения данной функции может быть учет успешности прохождения испытания из трех попыток, где достаточно одной успешной сдачи для дальнейшего обучения/участия.
Поиск и использование значения
По горизонтали
Используя функцию ГПР мы можем задать поиск по конкретной строке таблицы, а на выходе получить значение из другой ячейки того же столбца (на одну или несколько строк ниже), что соответствует заданному условию. Причем поиск задается либо на точное значение (используется оператор ЛОЖЬ), либо на приблизительное (с оператором ИСТИНА), что позволяет использовать интервалы. Синтаксис =ГПР(искомое_значение; таблица; номер_строки; интервальный_просмотр)
Применение: Для расчета бонуса конкретному сотруднику можно задать интервалы, начиная от которых действует тот или иной процент от прибыли. Скажем, формула =ГПР(E5;$D$1:$G$2;2;ИСТИНА) будет искать в первой строке таблицы из интервала D1:G2 значение, приблизительно схожее со значением из ячейки E5, а результатом формулы станет вывод ячейки со второй строки соответствующего столбца.
По вертикали
Аналогичным образом действует функция ВПР – только логика действия немного другая. Поиск будет вестись не по горизонтали, а по вертикали, то есть по ячейкам одного столбца, а результат браться из указанной ячейки найденной строки.
То есть для формулы =ВПР(E4;$I$3:$J$6;2;ИСТИНА) будет сравниваться значение ячейки E4 с ячейками столбца I из таблицы интервала I3:J6, а значение будет выдаваться из соседней ячейки столбца J.
Выполнение условия ЕСЛИ
При использовании данной функции задается конкретное условие, а следом два результата – один для случаев, если условия выполнено, а другое – наоборот. Скажем для сравнения денежных средств из двух колонок может использоваться такая формула =ЕСЛИ(C2>B2; «Превышение бюджета»; «В пределах бюджета»).
Кроме того, в качестве условия может использоваться другая функция, например, условие ИЛИ и даже еще одно условие ЕСЛИ. При этом у воженных функций ЕСЛИ может быть от 3 до 64 возможных результатов). Как пример, =ЕСЛИ(D4=1; «ДА»;ЕСЛИ(D4=2; «Нет»; «Возможно»)).
Формула ранжирования
Для значения чисел можно использовать формулу РАНГ, которая выдаст величину каждого числа относительно других в заданном списке. При этом ранжирование может быть как от меньшего значения в сторону увеличения, так и обратно.
Для данной функции используется три параметра – непосредственно число, массив или ссылка на список чисел и порядок. При этом если порядок не указан или стоит значение 0, то ранг определяется в порядке убывание. Любое другое значение для порядка будет отсортировывать значения по возрастанию.
Применение: Для таблицы с доходами по месяцам можно добавить столбец с ранжированием, а в дальнейшем по этому столбцу сделать сортировку.
Максимум из выбранных значений
Простая, но очень полезная формула МАКС выдает наибольшее значение из списка значений. Сам список может состоять как из ячеек и/или их диапазона, так и вручную введенных чисел. Всего максимальное значение можно искать среди списка из 255 чисел.
Применение: Возвращаясь к примеру с ранжированием, вместо ранга можно выводить значение лучшего показателя за выбранный период.
Минимум из выбранных значений
Аналогичным образом действует формула поиска минимальных значений. Идентичный синтаксис, обратный результат на выходе.
Среднее из выбранных значений
Для получения среднего арифметического из выбранного списка значений также есть своя формула. Однако написание ее в русском языке не столь очевидно. Звучит она как СРЗНАЧ, после чего в скобках указываются либо конкретные значения, либо ссылки на ячейки.
Сумма выбранных значений
Напоследок, самая ходовая функция, которую знает каждый, когда-либо использовавший электронные таблицы Excel. Сложение производится по формуле СУММ, а в скобках задается интервал или интервалы ячеек, значения которых требуется суммировать.
Куда более интересным вариантом является суммирование ячеек, отвечающих конкретным критериям. Для этого используется оператор СУММЕСЛИ с аргументами диапазон, условие, диапазон суммирования.
Применение: Например, есть список школьников, согласившихся поехать на экскурсию. У каждого есть статус – оплатил он мероприятие или нет. Таким образом, в зависимости от содержимого столбца «Оплатил» значение из столбца «Стоимость» будет считаться или нет. =СУММЕСЛИ(E5:E9; «Да»; F5:F9)
Примечание: Подробную информацию об использовании каждой функции Excel можно найти на официальном сайте Microsoft Office.
Пользуетесь ли вы Excel? Мы выбрали 20 советов, которые помогут вам узнать его получше и оптимизировать свою работу с ним.
Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.
Выделение всех ячеек одним кликом
Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.
Открытие нескольких файлов одновременно
Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.
Перемещение по файлам Excel
Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.
Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа
Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.
Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.
Диагональная линия в ячейках
Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».
Добавление в таблицу пустых строк или столбцов
Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.
Скоростное копирование и перемещение информации
Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.
Быстрое удаление пустых ячеек
Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.
Расширенный поиск
Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.
Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».
Копирование уникальных записей
Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.
Создание выборки
Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки
Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.
Транспонирование информации из столбца в строку
Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.
Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.
Как скрывать информацию в Excel
Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.
Объединение текста с помощью «&»
Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».
Изменение регистра букв
С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.
Внесение информации с нулями в начале
Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».
Ускорение ввода сложных слов
Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.
Больше информации
В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.
Переименование листа с помощью двойного клика
Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.
Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.
Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).
2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)
Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.
3. Копирование без нарушения форматов
Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.
Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.
4. Отображение данных из таблицы Excel на карте
В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.
После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.
5. Быстрый переход к нужному листу
Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.
6. Преобразование строк в столбцы и обратно
Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:
- Выделите диапазон.
- Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
- Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).
7. Выпадающий список в ячейке
Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.
8. Умная таблица
Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:
- Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
- Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
- Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
- На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.
9. Спарклайны
Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.
После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.
10. Восстановление несохранённых файлов
Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.
В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).
В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».
Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.
11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения
Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:
- Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
- Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
- Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.
12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения
Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!
Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.
Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!
При использовании Excel часто необходимо работать не только с числами, но и с текстом. В этой статье мы разберем 12 основных функций Excel для обработки текста.
ЛЕВСИМВ
ПРАВСИМВ
Функция ПРАВСИМВ аналогична ЛЕВСИМВ, только возвращает указанное количество символов не с начала, а с конца строки. Первым аргументом указываем строку, откуда будем получать часть текста, а вторым аргументом – количество символов.
Из нашей строки извлечем текст «про Excel и не только»:
Функция ПСТР позволяет получить указанное количество символов начиная с определенной позиции. У этой функции 3 аргумента: Текст, из которого нам нужно получить часть; стартовая позиция, с которой нужно извлечь символы; количество символов, которое хотим получить.
В нашей строке есть слово Excel, давайте его получим:
ДЛСТР
Функция ДЛСТР возвращает количество символов в строке.
ПОИСК
Функция ПОИСК предназначена для нахождения первого вхождения указанного текста в исходную строку. Аргументы функции: сначала указываем тот текст, который хотим найти; далее строку, в которой ищем текст.
Давайте в нашем примере найдем текст «про Excel»:
СЦЕПИТЬ
Функция СЦЕПИТЬ позволяет последовательно объединить несколько текстовых элементов в одну строку.
В качестве аргументов необходимо перечислить те текстовые элементы, которые вы хотите соединить.
В качестве примера объединим наш пример и строку «. Пожалуй лучший сайт про Excel )))»:
СОВПАД
СЖПРОБЕЛЫ
Функция СЖПРОБЕЛЫ удаляет лишние дублирующие пробелы. В качестве аргумента указываем строку, у которой надо удалить лишние пробелы.
ЗНАЧЕН
Функция ЗНАЧЕН преобразует текст в число. Часто случается при экспорте из разных информационных систем мы получаем числовые значения в текстовом формате, в таких случаях нам и пригодится этот функционал.
В качестве примера преобразуем текст «1000» в число 1 000:
ПОДСТАВИТЬ
Функция ПОДСТАВИТЬ заменяет новым текстом старый текст в исходной текстовой строке. Аргументов у функции три: сначала указываем ту строку, в которой будем менять текст; далее указываем старый текст; а затем тот, которым мы хотим заменить.
В качестве примера в нашей строке заменим «про» на «о»:
ПРОПИСН
Функция ПРОПИСН преобразует все буквы в прописные. У функции только один аргумент – та строка, которую надо преобразовать.
СТРОЧН
Функция СТРОЧН преобразует все буквы в строчные. У функции один аргумент – тот текст, который мы хотим модифицировать.
Кстати, если вы хотите более подробно изучить Excel, научиться строить быстро сложные отчеты и графики, то рекомендую вам курс "Excel + Google Таблицы с нуля до PRO" от Skillbox.
Спасибо за внимание. Мы разобрали 12 основных текстовых функций в Excel, которые вам могут пригодиться в ежедневной работе.
Зачем современному бизнесу, в распоряжении которого десятки вариантов «умных» систем автоматизации, обучать свой персонал использованию Microsoft Excel? Казалось бы, сама программа едва ли не ровесник компьютера, и давно обрела статус некоего улучшенного калькулятора. На смену ей пришли многие другие узкоспециализированные программы.
И здесь сразу пять «НО» в пользу старого-доброго Excel:
- именно Excel, а не его многочисленные аналоги, установлен практически в каждом офисе по всему миру и потому не будет проблем в обмене данными с партнёрами по бизнесу;
- приложение гораздо доступнее большинства альтернатив, цена которых далеко не всегда оправдывает их эффективность (а если добавить платные обновления, маленькому бизнесу становится совсем невыгодно их применять);
- если использовать электронные таблицы правильно, их возможности становятся куда шире, чем даже у самого «умного» калькулятора;
- приложение отлично интегрируется с популярными майкрософтовскими «коллегами»: MS Project, Power BI, а его функционал резко возрастает путём подключения дополнительных надстроек: Power Query, Power Pivot и DAX.
- и наконец Excel популярен — ему обучают в школах и ВУЗах, большой выбор курсов повышения квалификации и наконец обилие форумов и видеоуроков в Интернет, посвященных этой программе — так что проблем с компетентностью кадров точно не будет.
На деле грамотное использование программы даёт не только быстрый подсчёт важных цифр. Это система автоматизации процессов, органайзер, способ перехода на электронный документооборот, ПО для профессионального анализа в одном «лице».
Как предприятие может использовать знания, которые даёт программа обучения MS Excel? Зависит от содержания этой программы и задач этого предприятия. Предлагаем рассмотреть самые востребованные способы «приложения» знаний MS Excel в корпоративном секторе.
Хранение данных в Microsoft Excel
Самый очевидный вариант использования возможностей Excel – обеспечение работы с данными. Точнее, возможность безопасно хранить большие массивы информации без привлечения дорогого оборудования.
Электронные таблицы позволяют не только собирать вручную информацию, но и настроить базы данных.
Программа может хранить огромные массивы информации, быстро загружать файлы с ними, подгружать данные из сторонних источников, проводить аналитические расчёты без зависаний, распределять базы между сотрудниками и многое другое. Это и накопитель данных, и система их обработки одновременно.
Наглядность и визуализация данных
Кстати, об обработке. До анализа мы ещё дойдём, но вначале стоит вспомнить о главном преимуществе MS Excel – его встроенных возможностях облекать данные в нужные формы. Таблицы – первичные (сбор информации) и сводные – в этой программе формировать проще и удобнее, чем где бы то ни было. Это наглядная подача информации.
Кроме наглядности, MS Excel даёт ещё и визуализацию – представление данных в графических формах: графиках; диаграммах – простых, комбинированных, саморасширяющихся; гистограммах.
Очень удобно именно для бизнеса, что Excel связан с другим модулем из пакета Microsoft Office – PowerPoint. В него для презентации на итоговом корпоративном собрании или представления начальству можно переносить готовые таблицы, графические данные. Причём взаимная интеграция программ оставляет возможность сохранить связи между источником и готовой презентацией, когда при изменении данных в таблицах Excel они автоматически актуализируются и в PowerPoint.
Потенциал Excel в сфере менеджмента
Все 4 функции классического менеджмента можно реализовать, используя инструменты Excel:
- Планирование – через составление простых и сводных таблиц с автоматическим подтягиванием данных по итогам прошлых периодов работы. Все расчеты при этом берёт на себя программа – менеджер получает целостную картинку, на базе которой быстро принимает адаптационные решения. В условиях, когда кризис и условная стабильность в экономике сменяют друг друга слишком быстро, это очень важная опция.
- Организация работы тоже может быть реализована на всех уровнях фирмы. График и табель работника, распределение средств, распределение полномочий через раздачу доступов – всё это возможно в электронных таблицах, доступных любому бизнесу. Нужен только компьютер и менеджер, который прослушал продвинутый курс Excel от учебного центра «Альянс».
- Мотивация – ещё одна функция, которую помогает реализовать программа. Через бухгалтерские таблицы, визуализацию данных о зарплатах с привязкой к результатам работы сотрудников. Excel эффективен даже в очень разветвленных сетях филиалов или отделений компании.
- Контроль. С помощью программы можно автоматизировать всю рутину, связанную с контрольными функциями – сбор и формирование отчётов, фотографии дня, проверку реализации плана, отклонения факта от плана, даже присутствие сотрудников на работе.
В списке наиболее полезных менеджеру опций Excel – выборка и проверка данных. Первая реализована через фильтры (в том числе расширенные) в таблицах, а также через сами сводные таблицы.
Проверку данных можно установить на ячейки. И снизить вероятность ошибки в расчётах, не прилагая никаких усилий (не говоря о финансовых вложениях), просто уменьшив вероятность неправильного ввода информации.
Аналитические возможности MS Excel
Наконец, обучать сотрудников навыкам работы в Excel стоит хотя бы затем, чтобы оптимизировать систему анализа результатов работы предприятия. Потому что программа открывает по-настоящему безграничные возможности в этом плане:
- она умеет сводить расчёты отдельных таблиц в сводный отчёт (автоматически);
- консолидирует цифры без участия бухгалтера (минус человеческий фактор);
- подводит итоги за секунды;
- применяет логические функции (не нужно для стандартных расчётов каждый раз вводить вручную формулы).
В итоге анализ ускоряется в разы. Можно принимать быстрые управленческие решения, основываясь на достоверных данных (потому что расчёты и перенос информации осуществляет программа, у которой не бывает «посмотрела не туда»).
А на базе эффективного анализа в Excel можно строить прогнозы. Опять же автоматически. То есть за секунды. Когда реакция на изменения рынка нужна очень быстро, это буквально спасает. В остальных случаях (если торопиться особо некуда) это все равно важно, потому что даёт объективное конкурентное преимущество.
Для построения прогнозов есть целый блок функций, которые современные пользователи практически не применяют (просто потому что не умеют):
- тенденция;
- рост;
- скользящее среднее;
- линия тренда;
- предсказ.
Можно строить прогнозы на определённый период (анализировать перспективы инвестиционного проекта, например), учитывать сезонный фактор, добавлять в расчёт данные разных периодов.
Возможности дешёвой автоматизации
Здесь есть инструменты для реализации всех перечисленных задач. Программируемые на VBA макросы Excel позволяют использовать его как связующее звено между разными отделами предприятия.
VBA и макросы применяются как способ обработки по-настоящему больших объемов информации в считанные минуты. Исключив ошибки и сняв с персонала до 80% рутинной работы.
Использование в области защиты информации
Наконец, защита корпоративных данных – одна из приоритетных задач современного бизнеса. В Excel эта возможность тоже реализована. Приложение позволяет запаролить папки и даже отдельные ячейки таблиц. Или предоставить доступ к заполнению ячеек конкретным сотрудникам, согласно лимитам их полномочий.
Исходя из сказанного, становится очевидным — приобретение для организации всего лишь одной (далеко не самой дорогой) офисной программы, потенциально заменяет покупку многочисленных узкоспециализированных приложений. Чаще всего корень проблем не в моральном устаревании Excel, а в неумении персонала компании им пользоваться. А с данной проблемой отлично справляются опытные преподаватели курсов «Альянс», уже много лет обучающие Excel сотрудников организаций по всей России.
Читайте также: