В каком случае нельзя настроить доступ к отдельным папкам на личном диске
Диск в системе Битрикс24 — надежное хранилище внутри корпоративного портала. Инструментарий диска позволяет хранить, редактировать и удалять файлы, а также обеспечить к ним безопасный доступ с любого устройства.
Каждому пользователю системы доступно два отдельных хранилища:
- Мой диск – персональное хранилище каждого пользователя Битрикс
- Общий диск – хранилище файлов, доступных всем сотрудникам Битрикс
В данной статье мы подготовили для вас краткую инструкцию по настройке права для каждого типа хранилища в Битрикс24.
Общий доступ
Второй способ поделиться файлом – настроить для него общий доступ. В этом случае ваш личный диск останется приватным, а документ просто появится на диске выбранного сотрудника.
В контекстном меню файла или папки выберите пункт Общий доступ
Готово! Теперь ваш коллега получит предложение подключить себе файл, после чего увидит его на своём диске.
3. В действиях над файлами/папками есть пункт "Общий доступ". Для чего он нужен? Чем он отличается от пункта "Права доступа"?
Пункт "Общий доступ" позволяет вам поделиться файлом или папкой с другими пользователями, подключив к их дискам этот файл или папку. Иными словами, "Общий доступ" - это "расшаривание" файла/папки.
Чтобы стал доступен выбор сотрудников для "расшаривания", нужно навести и кликнуть мышкой на соответствующее окно. Возможен выбор по группам, сотрудникам или отделам:
Выбор вариантов "расшаривания" будет доступен после выбора сотрудника:
Важно! "Расшаривание" файла или папки нельзя сделать для Всех сотрудников
После того, как будут сохранены параметры действия "Общий доступ", папка и файл будут иметь вид соответственно:
И такие папки/файлы также будут видны в дисках тех, на кого были "расшарены" эти папки/файлы.
Права доступа на Мой Диск
Первый вариант – просто разрешить другому пользователю просматривать ваш личный диск.
Перейдите на страницу Диск – Мой диск, нажмите на шестерёнку и выберите пункт Настройка прав.
Вы увидите страницу настройки прав и список всех действующих правил. Нажмите Добавить еще.
После этого выберите одного или нескольких сотрудников с помощью поиска или из структуры компании и определите какие именно действия сможет совершать пользователь с файлами вашего диска.
Что позволяют разные типы прав?
- Чтение – разрешен только просмотр содержимого диска.
- Добавление – разрешен просмотр и добавление файлов на диск.
- Делиться – разрешено делиться с коллегами файлами через Общий доступ. Данное право использовать отдельно от остальных бессмысленно. Его лучше комбинировать с другими. Например, дать пользователю Иванову одновременно права «Чтение» и «Делиться».
- Редактирование – разрешены все возможные действия, а также подключение папки к личному диску, но менять настройки и права доступа нельзя.
- Полный доступ – разрешены все возможные действия.
Будьте внимательны с раздачей прав на свой диск, при полном доступе коллеги могут случайно изменить или удалить ценные файлы. Также имейте в виду, что скачать файл можно при любых выданных правах доступа, даже при праве Чтение.
Права для доступа к общему диску
Для совместного редактирования и просмотра документов компании настройте права доступа сотрудникам каждого отдела. Изначально доступ к документам и папкам установлен следующим образом:
- Пользователи с административными правами – полный доступ
- Все остальные пользователи (сотрудники) – редактирование
Для того, чтобы настроить права доступа к Общему диску перейдите в соответствующий раздел и нажмите на шестеренку. Далее выберите пункт меню Настройка прав:
В открывшемся окне выберите сотрудника, группу или отдел. Укажите уровень доступа согласно описанию выше.
В этом же окне можно защитить файл, хранящийся по ссылке, паролем. Это поможет снизить риск несанкционированного доступа к документу.
Таким образом, благодаря функциональности Битрикс24.Диск можно обмениваться файлами с коллегами внутри самой системы, редактировать и согласовывать документы. Настройка прав доступа к важным файлам позволяет обеспечить защиту от утечки конфиденциальных данных.
Не забывайте – грамотная настройка доступов к файлам защитит внутреннюю информацию как одного сотрудника, так и всей организации.
Остались вопросы по настройке прав доступа к Диску? Звоните по телефону или заполните форму ниже.
В Битрикс24 есть два способа хранения файлов – на общем диске компании и на личном диске сотрудника. Но как быть, если хочется поделиться файлом, но не со всеми коллегами сразу?
В этом случае вам на помощь придут права доступа к диску. Вы можете дать сотрудникам доступ ко всему своему диску или отдельным файлам, либо настроить общий доступ. После этого он появится уже на диске вашего коллеги:)
Функция Расширенные права доступа к файлам, папкам и дискам доступна только на максимальном тарифе Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.
1. Я хочу настроить права доступа на Мой диск (Общий диск). Как я могу это сделать?
Это можно сделать, если нажать на иконку "шестеренки" в правом верхнем углу на странице диска:
Появится окно настройки прав, в котором можно добавить пользователей несколькими способами (категории пользователей):
Сами типы прав выставляются уже тогда, когда вы выбрали сотрудника/отдел/группу:
Сами типы прав выставляются уже тогда, когда вы выбрали сотрудника/отдел/группу:
Типы прав доступа
Для раздела Мой диск доступно четыре настройки прав доступа:
- Чтение – доступ к файлам на просмотр содержимого
- Добавление – доступ как к просмотру, так и к добавлению новых файлов на диск
- Редактирование – доступ к просмотру, добавлению и замене содержимого файлов. Сами настройки файлов недоступны
- Полный доступ – неограниченный доступ к диску
В отличие от Моего диска в разделе Общий диск пять типов доступа к содержимому. Помимо вышеперечисленных добавлена настройка «Делиться». Сотрудникам, для которых установлен данный тип доступа, разрешено делиться файлами через соответствующее меню. Однако этот тип доступа лучше использовать совместно с другими, к примеру, с «Добавлением».
Предоставление полного доступа большому количеству пользователей может привести к случайному изменению или удалению важных данных. Будьте внимательны при раздаче прав!
Пользователь Битрикс24 (коробка). Мои Инструменты 1
1 Для чего нужно настраивать Общий доступ к файлам и папкам диска?
2 В каком случае нельзя настроить доступ к отдельным папкам на личном диске?
3 Как происходит синхронизация календаря Битрикс24 с Outlook?
4 Сколько чужих календарей можно показать на своей календарной сетке?
5 Что могут означать красные полосы на планировщике?
6 Выберите номер ответа:
7 В каком случае при создании событий появляется планировщик?
8 Зачем нужно блокировать документы?
10 Сколько можно создать напоминаний для события?
11 В чем отличие группы от проекта?
13 Можно ли подключить календарь Google к Битрикс24?
14 Что показывает данный счетчик в Живой ленте?
17 Как ограничить доступ пользователей к просмотру фотографий вашего альбома?
18 Куда будет сохранен файл при выборе пункта меню "Сохранить на Битрикс24.Диск"?
19 Как можно выделить события определенного календаря в общей сетке?
20 "Умное слежение" позволяет:
21 После того, как сотрудники подтвердили участие в событии, произошли изменения во времени его проведения. Наиболее рациональным решением в данной ситуации будет…
23 Как создать событие в определенном календаре?
24 Где можно включить или отключить Push-уведомления (уведомления на мобильное приложение)
О проекте
Мы публикуем ответы на тесты, необходимые для получения сертификатов по 1С - Битрикс. Данные сертификаты требуются для получения компетенции и партнерства.
2. Я хочу, чтобы у пользователя были права только на определенные папки или файлы в диске. Как это сделать?
В первую очередь, в настройках прав на сам диск нужно активировать функционал "Включить расширенное управление правами доступа на отдельные файлы и папки":
После этого в действиях над папкой/файлом появится еще один пункт - "Права доступа":
Он и будет отвечать за права конкретно на папку или файл. Окно настроек выглядит аналогично окну настроек самого диска.
Права доступа на отдельные файлы и папки
В случае, если на вашем личном диске есть много ценной информации, и вы хотите предоставить доступ только к одному документу или папке, вам понадобится расширенный режим прав доступа.
Перейдите на страницу настроек прав доступа к личному диску и выберите опцию Включить расширенное управление правами.
Теперь вы можете определять доступ для каждого отдельного файла или папки. В контекстном меню документа выберите пункт Права доступа.
Выбор пользователей и прав доступа происходит аналогично правам на весь диск.
Права для доступа к личному диску
Мой диск – личное хранилище файлов для каждого пользователя в Битрикс24. Все файлы в персональном хранилище доступны только самому пользователю и сотруднику с административными правами.
В открывшемся окне выберите пользователей или отдел, которым нужно предоставить доступ. Укажите уровень доступа согласно описанию выше.
Выбранному списку людей придет уведомление о подключении файлов к диску:
С этого момента коллеги будут иметь доступ к папке на вашем диске.
Внутренние и публичные ссылки
Самый простой способ поделиться папками и файлами – воспользоваться возможностями внутренних и публичных ссылок.
Внутренняя ссылка нужна, чтобы быстро поделиться файлом или папкой с коллегой без предоставления общего доступа. Перейти по этой ссылке может только сотрудник вашего Битрикс24.
Публичные ссылки помогут в случае, если вы хотите поделиться папкой или файлом как с коллегами, так и с внешними пользователями.
Используйте один из способов разделения прав доступа и работайте с файлами вместе с коллегами. :)
В каждой компании есть документы и файлы, пользоваться которыми должны чуть ли не все сотрудники. Битрикс24 позволяет организовать коллективный доступ и работу над ними.
Загрузите файлы на Общий диск и с ними смогут работать все сотрудники, кому предоставлен доступ.
Как добавлять файлы и папки на диск?
Кликните кнопку Добавить в правом верхнем углу.
Загрузите файл с компьютера или добавьте новую папку на диск. Также вы можете просто создать новый файл с помощью Битрикс24.Docs, Google Docs, MS Office Online, Office365 или ваших редакторов на компьютере.
Сортировка элементов диска
Для удобства работы настройте порядок и вид элементов на диске:
- Укажите, по какому полю сортировать файлы и папки.
- Выберите вид отображения элементов: список, мелкая и крупная плитка.
Настройка прав доступа
Для общих документов компании обязательно нужно настроить права доступа для разных сотрудников.
По умолчанию доступ к папкам и файлам установлен следующим образом:
- Администраторы - Полный доступ;
- Все сотрудники - Редактирование.
Вы можете настраивать доступ как к диску целиком, так и к отдельной папке или файлу.
Выберите нужного сотрудника, группу или целый отдел и укажите тип прав.
Обратите внимание, что скачать файл можно при любых правах доступа. Если вы хотите, чтобы внешний пользователь или удаленный сотрудник имел доступ только к определенным файлам, но не лез в сам диск, то лучше воспользоваться публичными ссылками.
Что позволяют разные типы прав?
- Чтение – разрешен только просмотр содержимого диска.
- Добавление – разрешен просмотр и добавление файлов на диск.
- Делиться – разрешено делиться с коллегами файлами через Общий доступ. Данное право использовать отдельно от остальных бессмысленно. Его лучше комбинировать с другими. Например, дать пользователю Иванову одновременно права «Чтение» и «Делиться».
- Редактирование – разрешены все возможные действия, а также подключение папки к личному диску, но менять настройки и права доступа нельзя.
- Полный доступ – разрешены все возможные действия.
Подключение папки на личный диск
Чтобы работать с общей папкой через ваш личный диск, ее можно просто подключить к нему.
Функция Общий Диск компании доступна не на всех тарифах Битрикс24. Также объем места в облаке для Общего диска компании зависит от тарифа. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.
Читайте также: