Управление данными и их анализ в табличном процессоре
Табличный редактор —прикладная программа для решения вычислительных задач (экономических, бухгалтерских, инженерных, статистических) на больших массивах данных, представляемых в табличной форме. Наиболее известны табличные редакторы Excel фирмы Microsoft, Lotus 1,2,3 и Quattro Pro фирмы Novell, Equate фирмы Holostost, QuickFigure Pro фирмы Pelican Ware, Лексикон XL 5.0 фирмы Арсенал.
Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы с числовыми данными, но затем появились продукты, которые могли работать с текстом, графическими и другие мультимедийными элементами. Инструментарий электронных таблиц включает математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые расчеты. Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 году исследование Budgeting Models and System Simulation. Концепция дополнили в 1970 году Пардо и Ландау, подавшие заявку на получение патента (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное ведомство отклонило заявку, но авторы через суд добились отмены этого решения. В 1979 году Дэн Бриклин и Боб Френкстон разработали программу VisiCalc. Этот табличный редактор для компьютера Apple II превратил персональный компьютер из игрушки в массовый инструмент для бизнеса.
Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей. Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.
Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:
· числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;
· числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;
· предполагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.
Для начала стоит объяснить, что такое электронная таблица в более широком смысле.
Электронная таблица – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.
Microsoft Excel - это программа, которая входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows.
Табличный процессор Excel предназначен для ввода, хранения, обсчета и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде «рабочей книги», в этом случае таблицы называются рабочими листами отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет книги. Листы можно удалять, добавлять или перемещать из одной рабочей книги с расширением "xls".
Сохранение и присвоение имени рабочей книге
При сохранении рабочей книги в Excel открывается окно диалога "Сохранение документа". В этом окне необходимо указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая книга. Таким образом, книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем.
Открытие рабочей книги в Excel
Для открытия рабочей книги в Excel, надо выбрать команду Файл "Открыть" или щелкнуть на кнопке "Открыть" на стандартной панели инструментов. Excel выведет окно диалога "Открытие документа" в нем можно выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.
Закрытие рабочей книги и выход из Excel
Для того, чтобы закрыть рабочую книгу в Excel, выберите команду Файл "Закрыть", в результате чего закроется рабочая книга. Для выхода из Excel необходимо выбрать команду Файл "Выход" или щелкнуть на кнопку закрыть в правой части строки заголовка окна приложения.
Также в Microsoft Excel можно вводить формулы.
Формула в электронных таблицах – это совокупность арифметических операций, адресов клеток и обращений к функциям. Формула имеет свой признак ( = ). Ввод формулы начинается с признака.
+ - сложение
- - вычитание
* - умножение
/ - деление
^ - возведение в степень
( ) - повышение приоритета операции
Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.
Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических [2].
У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система "растет" вместе с потребностями пользователя, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Есть возможность не только использовать стандартные панели инструментов, но и создавать свои собственные.
Автоматизация работы в табличном процессоре с помощью макросов
Для автоматизации работы в текстовом редакторе или в табличном процессоре часто применяются макросы. Необходимость использования макросов возникает при многократном повторении нескольких команд или для программирования действий, не заложенных в программе. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.
Макрос- это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения работы.
Макросы часто используются для следующих целей:
для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;
для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;
для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;
для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.
Макросы хранятся в шаблонах или в документах. По умолчанию макросы сохраняются в шаблоне Normal.dot, чтобы они были доступны всем документам Word. Если макрос будет использоваться только в одном документе, то его необходимо сохранить именно в этом документе. Отдельные макросы в документе хранятся в проектах макросов, которые можно копировать из одного документа в другой. Для копирования, удаления или переименования проекта макросов используют организатор (Сервис -> Макрос -> Макросы, кнопка Организатор).
Выполнение и удаление макроса
Выбрать Сервис -> Макрос -> Макросы.
Выбрать имя макроса, который требуется выполнить, в списке Имя.
Если нужного макроса нет в списке, выбрать другой документ, шаблон или список в списке Макросы из.
Нажать кнопку Выполнить (Удалить).
Просмотр и редактирование макроса
Выбрать Сервис -> Макрос -> Макросы.
Выбрать имя макроса, который требуется просмотреть, в списке Имя.
Если нужного макроса нет в списке, выбрать другой документ, шаблон или список в списке Макросы из.
Нажать кнопку Изменить
Задачи лабораторной работы
- уметь работать с диаграммами;
- правильно использовать оператор условия;
- применять функции для расчетов в электронных таблицах;
- освоить работы с макросами.
Перечень обеспечивающих средств
Для обеспечения выполнения работы необходимо иметь компьютер со следующим обеспечением: операционная система Windows и MS Office 2007 и выше.
Автоматизация работы в табличном процессоре с помощью макросов
Для автоматизации работы в текстовом редакторе или в табличном процессоре часто применяются макросы. Необходимость использования макросов возникает при многократном повторении нескольких команд или для программирования действий, не заложенных в программе. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.
Макрос - это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения работы.
Макросы часто используются для следующих целей:
для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;
для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;
для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;
для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.
Макросы хранятся в шаблонах или в документах. По умолчанию макросы сохраняются в шаблоне Normal.dot, чтобы они были доступны всем документам Word. Если макрос будет использоваться только в одном документе, то его необходимо сохранить именно в этом документе. Отдельные макросы в документе хранятся в проектах макросов, которые можно копировать из одного документа в другой. Для копирования, удаления или переименования проекта макросов используют организатор (Сервис -> Макрос -> Макросы, кнопка Организатор).
Выполнение и удаление макроса
Выбрать Сервис -> Макрос -> Макросы.
Выбрать имя макроса, который требуется выполнить, в списке Имя.
Если нужного макроса нет в списке, выбрать другой документ, шаблон или список в списке Макросы из.
Нажать кнопку Выполнить (Удалить).
Просмотр и редактирование макроса
Выбрать Сервис -> Макрос -> Макросы.
Выбрать имя макроса, который требуется просмотреть, в списке Имя.
Если нужного макроса нет в списке, выбрать другой документ, шаблон или список в списке Макросы из.
Нажать кнопку Изменить.
Тема 14. Автоматизация работы в табличном процессоре с помощью макросов.
Запись макроса: планирование макроса, запуск инструмента записи макроса, использование средства записи макросов для автоматизации выполнения задач. Запуск макроса. Изменение параметров макросов. Создание кнопки на рабочем листе с использованием макросов. Использование персональной рабочей книги макросов.
Тема 15. Знакомство с Power Point.
Power Point - приложение пакета Microsoft Office, для создания презентационных материалов-слайдов для кодоскопа и на пленке 35 мм, фотоотпечатка на бумаге или экране. Окна Power Point: элементы окна, стандартная панель инструментов Power Point. Отображение на экране линеек и маркеров приложения. Компоненты презентации Power Point. Понятие о маркерах и шаблонах. Понятие об объектах и разметках.
Тема 16. Создание, сохранение и открытие презентаций.
Создание новой презентации с использованием мастера, шаблонов, создание пустой презентации. Перемещение внутри презентации. Добавление, вставка и. удаление слайдов. Просмотр презентации: увеличение и уменьшение изображения, использование просмотра слайдов, использование режима просмотра сценария, режима монтажного стола, режима аннотирования, режима показа слайдов на экране компьютера. Сохранение презентации. Открытие существующей презентации. Закрытие презентации.
Тема 17. Ввод содержимого слайдов (Power Point).
Авторазметка при разметке слайдов. Ввод и редактирование текста: вывод содержимого слайдов, создание новых текстовых объектов, маркировка объектов, изменение текста и исправление ошибок, проверка орфографии. Вставка рисунков, таблицы Word или электронной таблицы Excel, вставка диаграмм, вставка схемы организации и других объектов.
Тема 18. Работа с объектами Power Point.
Маркирование и группирование объектов: выделение нескольких объектов, группирование объектов. Перемещение и копирование объектов. Изменение размеров и масштаба объектов. Выравнивание объектов. Вращение и зеркальное отражение объектов. Изменение порядка расположения объектов друг за другом.
Тема 19. Рисование фигур, кривых и прямых линий.
Использование инструментов рисования в Power Point. Рисование фигур: рисование автоформ, рисование правильных фигур, рисование во всех направлениях от центра. Замена и установка формы фигур. Рисование линий и дуг: рисование правильных линий и дуг, рисование линий и дуг из центра. Рисование произвольных фигур. Редактирование фигур произвольной формы.
Тема 20. Создание диаграмм.
Меню и панели инструментов Microsoft Graph. Работа с таблицами данных: как по данным строится диаграмма, упорядочивание данных по строкам и столбцам, ввод данных. Редактирование данных: выделение ячеек, строк и столбцов, редактирование данных в отдельной ячейке, очистка ячеек, вырезание, перемещение и копирование данных. Добавление в диаграмме визуальных элементов: добавление заголовков, добавление легенды, добавление метки данных.
Тема 21. Вывод презентаций.
Вывод установок для компонентов презентации. Печать компонентов презентации: печать, слайдов, печать страниц примечаний, печать материалов для раздачи аудитории, печать плана. Настройка и демонстрация слайдов на экране компьютера: установка времени показа каждого слайда и перехода от слайда к слайду, репетиция показа слайдов на экране компьютера, запуск демонстраций на экране компьютера, аннотирование слайдов на экране компьютера.
Тема 22. Основы компьютерной графики.
Графические редакторы как средство обработки графической информации: AutoCAD, Planix Office, CorelDraw. Назначение и область применения графических редакторов. Аспекты создания компьютерных графических изображений. Растровая графика и ее использование. Понятие «пиксель». Коэффициент прямоугольности изображения. Коэффициент прямоугольности пикселя. Понятие «битовая глубина». Как устроены растровые изображения: размер изображения, расположение пикселей. Разрешающая способность растра. Растровые изображения и размеры файла; размер изображения, битовая глубина, формат файла. Положительные и отрицательные стороны растровой графики.
Освоение навыков вычислений с помощью функций, использование диаграмм для анализа табличных данных, работа с макросами.
Заключение
Информационные технологии играют огромную роль в современной экономике. Без новейших информационных технологий экономика не может нормально развиваться. Современные информационные технологии в экономике применяются с целью эффективной и оперативной компьютерной обработки информационных ресурсов по отработанным алгоритмам, хранения больших объемов экономически важной информации и передачу ее на любые расстояния в минимальные сроки. Информационные технологии в экономике – это комплекс действий над экономической информацией с помощью компьютеров и другой техники с целью получения положительного оптимального результата.
В экономике информационные технологии необходимы для эффективной обработки, сортирования и выборки данных, для осуществления процесса взаимодействия человека и вычислительной техники.
Современные модели информационных технологий позволяют просчитать и спрогнозировать экономически важный результат и на его основе принять верное управленческое решение.
Создание и редактирование списка. Сортировка и фильтрация данных в списке. Вставка и удаление промежуточных итогов: промежуточные итоги, скрытие и отображение данных в списке с промежуточными итогами, удаление промежуточных итогов из списка. Суммирование данных в сводной таблице: создание сводной таблицы с помощью мастера сводных таблиц, редактирование сводной таблицы, добавление и удаление полей. Преобразование сводной таблицы: изменение формата чисел, форматирование сводной таблицы, изменение способа вычисления данных сводной таблицы. Подбор наилучшего варианта с помощью дополнения Поиск решения: загрузка дополнения Поиск решения, постановка задачи, начало поиска решения, создание отчета поиска решения. Аннотирование рабочих листов: добавление примечаний, просмотр примечаний, удаление примечаний.
Использование математических функций
Среди математических функций значительное место занимают тригонометрические функции . В их число входят прямые и обратные тригонометрические, а также гиперболические функции. Для вычисления этих функций следует ввести только один аргумент – число. Для функций SIN(число), СОS(число) И ТАN(число) аргумент число – это угол в радианах, для которого определяется значение функции. Если угол задан в градусах, его следует преобразовать в радианы путем умножения его на ПИ()/180 или использования функции РАДИАНЫ.
Пример. Составить таблицу значений функции у=sin(x) для х, принадлежащего отрезку [20 o ,60 o ] с шагом h=3 o
Построить по данным таблицы график функции у=sin(x).
A | B | C | D | |
1 | № | Х(град) | Х(радианы) | Y |
2 | 1 | 20 | =радианы(В2) | =sin(C2) |
2 | 23 | |||
. | ||||
60 |
Столбцы А и В заполнить, используя автозаполнение. Для этого поместить в ячейки В2 и В3 соответственно значения х в градусах 20 и 23, выделить обе ячейки, подвести указатель мыши к маленькому черному квадрату, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, провести по всем ячейкам данного столбца. Таким же образом, заполнить столбец А. Установить курсор в ячейку С2 и вызвать мастер функций. Выбрать категорию функций Математическая в открывшемся диалоговом окне и в списке отыскать функцию радианы для перевода угла из градусов в радианы. В следующем диалоговом окне указать адрес ячейки, для которой выполняется операция. Адрес ячейки рекомендуется указывать с помощью мыши. За черный квадрат распространить формулу на остальные ячейки.
Аналогичные действия выполнить для столбца D (рис. 2).
Для построения графика выделить столбец х(радианы) или столбец х(град), нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить столбец у. Вызвать мастер диаграмм, выбрать Точечная (рис. 3).
Рис. 3. Построенный точечный график функции y=sin(x) при x[20;59]
Использование логических функций
Опыт показывает, что из всех логических функций чаще всего употребляются функции: И, ИЛИ и ЕСЛИ. Объясняется это тем, что они позволяют в процессе решения задач организовать ветвление, т. е. реализовать выбор нескольких вариантов вычисления. Известно, что для организации ветвления используются высказывания. При этом простое высказывание содержит одно утверждение, что позволяет проверить выполнение только одного условия. Функции И и ИЛИ позволяют создавать сложные высказывания, с помощью которых можно проверить выполнение (или невыполнение) сразу нескольких условий.
где логическое_значение1, логическое_значение2, … – это от одного до тридцати проверяемых условий (простых высказываний), каждое из которых может иметь значение либо ИСТИНА либо ЛОЖЬ.
Аргументы должны быть логическими значениями, массивами или ссылками, которые содержат логические значения. Если аргумент, который является ссылкой или массивом, содержит тексты или пустые ячейки, то такие значения игнорируются.
где логическое_значение1, логическое_значение2, … – это, как и в предыдущем случае, от одного до тридцати проверяемых условий (простых высказываний), каждое из которых может иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.
где лог.выражение – это любое значение или выражение (в том числе простые и сложные высказывания), принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ;
значение,_если_истина – значение, которое будет введено в вычисляемую ячейку, если лог.выражение истинно. Это значение может быть формулой;
значение,_если_ложь – значение, которое будет введено в вычисляемую ячейку, если лог.выражение ложно. Это значение может быть формулой.
Общие теоретические сведения
В табличном процессоре для анализа табличных данных можно использовать графическое их представление, списки и методы. В табличном процессоре MS Excel для представления данных в графической форме можно использовать почти два десятка различных типов диаграмм, причем каждый тип содержит несколько форматов. Каждый тип диаграмм служит для определенных целей.
Построение диаграмм и графиков можно выполнить с помощью мастера диаграмм, пиктограммы диаграмм можно видеть на вкладке Вставка (рис. 1).
Последовательность построения задается мастером диаграмм . Тип диаграммы можно выбрать также с помощью пиктограмм вкладки Вставка.
Основной объект диаграммы – ряд Данных. Ряд данных – это совокупность данных, содержащая количественные характеристики объекта. Эти данные содержатся в одном из векторов (в столбце или в строке), составляющих таблицу. В качестве имен рядов данных Excel использует заголовки столбцов или строк данных. Имена рядов отображаются в легенде диаграммы.
Отображением рядов данных на диаграмме являются маркеры данных . Геометрические размеры маркера соответствуют численному значению отображаемых данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных вектора, использованного в качестве ряда данных.
С понятием «ряды данных» тесно связано понятие «категории данных» , отражающее качество (свойство) элементов в ряду. В качестве имен оси категорий Excel использует заголовки тех столбцов или строк таблицы, которые не используются в качестве рядов данных.
- легенда – текст, идентифицирующий отдельные элементы диаграммы;
- ось – одна из сторон диаграммы. По горизонтальной оси обычно отображаются категории и/или названия рядов. По вертикальной оси – данные;
- сетка – множество линий, являющихся продолжением деления осей, которые способствуют лучшему восприятию данных на диаграмме и облегчают их анализ. Кроме того, сетка помогает определить точное значение данных.
На первом этапе пользователь имеет возможность выбрать те диаграммы, которые в наибольшей степени соответствуют целям анализа. Следующий этап заключается в выборе или уточнении диапазона данных, используемых для построения диаграммы. Для этого используется вкладка Диапазон данных. При активной вкладке выделить диапазон значений функции. При активной вкладке Ряд в строке Подписи оси Х активизировать курсор и выделить диапазон исходных данных. Кроме того, с помощью команд, доступных при переходе к вкладке Ряд, можно добавить или удалить ряды данных. Затем, на третьем шаге, пользователь может выбрать дополнительные объекты для включения в состав диаграммы и задать некоторые их характеристики и содержание надписей. На заключительном, четвертом этапе пользователь должен решить вопрос размещения диаграммы – на отдельном листе или на том листе, где расположены данные. Если свойства объектов, включенных в диаграмму не устраивают пользователя, то ее следует переформатировать.
Большое место в MS Excel занимают функции. Для работы с функциями существует специальное средство – Мастер функций . Диалоговое окно Мастер функций можно выбрать во вкладке Вставка или кнопкой fx в строке формул. В открывшемся диалоговом окне выбрать нужную категорию функций и требуемую функцию. В следующем окне Аргументы функции задать данные для расчета (список аргументов).
Заключение
Информационные технологии играют огромную роль в современной экономике. Без новейших информационных технологий экономика не может нормально развиваться. Современные информационные технологии в экономике применяются с целью эффективной и оперативной компьютерной обработки информационных ресурсов по отработанным алгоритмам, хранения больших объемов экономически важной информации и передачу ее на любые расстояния в минимальные сроки. Информационные технологии в экономике – это комплекс действий над экономической информацией с помощью компьютеров и другой техники с целью получения положительного оптимального результата. В экономике информационные технологии необходимы для эффективной обработки, сортирования и выборки данных, для осуществления процесса взаимодействия человека и вычислительной техники.
Современные модели информационных технологий позволяют просчитать и спрогнозировать экономически важный результат и на его основе принять верное управленческое решение.
Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.
Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических [2].
У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система "растет" вместе с потребностями пользователя, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Есть возможность не только использовать стандартные панели инструментов, но и создавать свои собственные.
Читайте также: