Создание табличной базы данных процессоры
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей
Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения
Столичный центр образовательных технологий г. Москва
Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца
от 3 170 руб. 1900 руб.
Количество часов 300 ч. / 600 ч.
Успеть записаться со скидкой
Форма обучения дистанционная
- Онлайн
формат - Диплом
гособразца - Помощь в трудоустройстве
Видеолекции для
профессионалов
- Свидетельства для портфолио
- Вечный доступ за 120 рублей
- 311 видеолекции для каждого
Выберите документ из архива для просмотра:
Выбранный для просмотра документ Мет. разработка..docx
«СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД).
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MICROSOFT EXCEL»
В данных методических указаниях рассматриваются вопросы назначения, основных функций и возможностей систем управления базами данных (СУБД). Дается обзор современных СУБД.
Приведен пример создания табличной базы данных средствами Microsoft Excel. На примере созданной базы данных разбирается технология работы с табличной базой данных: ввод и редактирование данных, вывод данных, поиск и отбор данных.
В конце методических указаний приведены вопросы для самопроверки и задания для самостоятельной работы.
Методические указания предназначены для студентов, выполняющих лабораторные работы по курсу “Информатика”, и имеют целью научить студентов использовать Microsoft Excel для создания табличных баз данных.
1. ВВЕДЕНИЕ В БАЗЫ ДАННЫХ
1.1. Что такое база данных?
Термин база данных имеет технический оттенок, но ничего сложного в нем нет. Вы уже наверняка пользовались хотя бы одной базой данных, например адресной книгой.
Специальным образом организованная и хранящаяся во внешней памяти компьютера взаимосвязанная информация (данные) об объектах называется базой данных (БД).
Система программ, позволяющая создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию, обеспечивающая удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска, называется системой управления базами данных (СУБД). Функции программы, управляющей базой данных, можно, в какой-то мере, сравнить с функциями карточного ящика, наделенного способностью проверять информацию при заполнении картотеки и осуществлять просмотр ее содержимого. Главное отличие компьютерной базы данных от карточных и печатных каталогов и указателей заключается в том, что можно задавать самые разнообразные запросы и найти нужную запись по одному из ее элементов.
Современная СУБД обеспечивает возможность работы с БД в глобальных и локальных сетях. Широко используются такие базы данных:
· информационные системы по продаже и резервированию авиа- и железнодорожных билетов;
· электронные библиотечные каталоги;
· электронные энциклопедии со сведениями о номерах телефонов, химических элементов и соединениях, сотрудниках какого-либо учреждения и т.д.
Для работы с базой данных СУБД должна обеспечивать:
· возможность внесения и чтения информации;
· работу с большим объемом данных;
· быстроту поиска данных;
· целостность данных (их непротиворечивость);
· защиту от разрушения, уничтожения ( не только при случайных ошибках пользователя), от несанкционированного доступа;
· систему дружественных подсказок (в расчете на пользователя без специальной подготовки).
1.2. Специальные термины, используемые при работе с базой данных.
База данных - это просто метод хранения информации, в котором каждый отдельный элемент, называемый записью, имеет аналогичную с другими элементами структуру. Например, в контрольной регистрации чековой книжки каждый элемент состоит из пяти частей: “номер чека”, “дата”, “получатель”, “сумма” и “категория”. Конечно, каждый элемент содержит разную информацию, но все они имеют одни и те же пять частей, т.е. одну структуру.
При работе с базами данных используются несколько специальных терминов, которые необходимо знать.
Один полный элемент базы данных называется записью. В приведенном примере записью может служить информация о каждом чеке.
Поле - это часть информации, содержащейся в каждой записи. В приведенном примере пять полей: “номер чека”, “дата”, “получатель”, “сумма” и “категория”.
Поля имеют уникальные имена, которые идентифицируют поля в таблице базы данных.
1.3. Обзор возможностей и особенностей различных СУБД.
В мире насчитывается более 50 типов СУБД для IBM PC и совместимых с ними компьютеров. Наиболее простые системы этого вида позволяют обрабатывать на компьютере один массив информации, например персональную картотеку. С такими СУБД легко могут работать пользователи даже невысокой квалификации, так как действия в них осуществляются с помощью меню и других диалоговых средств. Среди таких СУБД можно назвать такие, как PC-File, Reflex, Q&A.
При решении задач, в которых используются много видов объектов и соответственно много информационных массивов, связанных друг с другом различными соотношениями, используются более сложные СУБД. Среди них можно назвать такие СУБД, как dBASE, Paradox - фирмы Borland, Fox Pro, Access - фирмы Microsoft.
Очень часто компьютеры объединяют в локальную сеть и локальные сети связывают между собой с помощью каналов связи, образуя распределенные вычислительные системы и сети различного назначения. Для обработки информации в подобных системах используются СУБД, функционирующие в режиме клиент/сервер. К этому классу относятся следующие СУБД: Oracle - корпорации Oracle, SQL Server - фирмы Microsoft.
Кроме классификации СУБД по степени их сложности и средствам взаимодействия с пользователем, используется классификация по типам организации данных и связей между ними. Известны три типа организации данных и связей между ними: иерархический (в виде дерева), сетевой и реляционный.
Иерархическая БД. В иерархической БД существует упорядоченность элементов в записи, один элемент считается главным, остальные - подчиненными. Данные в записи упорядочены в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться лишь последовательным спуском со ступеньки на ступеньку. Поиск какого-либо элемента данных в такой системе может оказаться довольно трудоемким из-за необходимости последовательно проходить несколько предшествующих иерархических ступеней. Иерархическую БД образует каталог файлов, хранимых на диске; дерево каталогов, доступное для просмотра в Norton Commander, - наглядная демонстрация структуры такой БД и поиска в ней нужного элемента (при работе в операционной системе MS-DOS). Такой же БД является родовое генеалогическое дерево.
Сетевая БД. Эта база данных отличается большой гибкостью, так как в ней существует возможность устанавливать дополнительно к вертикальным иерархическим связям горизонтальные связи. Это облегчает процесс поиска требуемых элементов данных, так как уже не требуется обязательного прохождения всех существующих ступеней.
Реляционная БД. Наиболее распространенным способом организации данных является третий, к которому можно свести как иерархический, так и сетевой - реляционный (англ. relation - отношение, связь). В реляционной БД под записью понимается строка прямоугольной таблицы. Элементы записи образуют столбцы этой таблицы (поля). Все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный), а каждый столбец - неповторяющееся имя. Одинаковые строки в таблице отсутствуют. Преимущества таких БД - наглядность и понятность организации данных, скорость поиска нужной информации. Примером реляционной БД служит ведомость назначения на стипендию, в которой записью является строка с данными о конкретном студенте, а имена полей (столбцов) указывают, какие данные о каждом студенте должны быть записаны в ячейках таблицы.
2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ КАК СРЕДСТВО СОЗДАНИЯ ТАБЛИЧНЫХ БАЗ ДАННЫХ
2.1. Что такое электронные таблицы?
Электронные (динамические) таблицы, или табличные процессоры, - это компьютерные программы, предназначенные для работы с большими массивами числовой информации.
В электронных таблицах информация организована в виде прямоугольной таблицы и занесена в ее ячейки. Эту информацию можно видеть хранящейся в клетках таблицы, изменять ее, а также использовать хранимое значение для проведения расчетов, указывая имя ячейки в нужной формуле. Информационная структура в такой таблице не статическая, а динамическая, то есть с изменением исходных данных происходит автоматический пересчет вычисляемых данных. Строки такой таблицы могут быть не однотипными (например, возможна строка “Итого:”).
Таблица может быть больше размеров экрана, в этом случае в каждый момент виден только фрагмент таблицы, но с помощью клавиш перемещения курсора можно перемещаться по таблице. Рабочее поле программы - экранное окно, в котором пользователь видит часть таблицы, так как число столбцов может быть больше 200, число строк - более 10 000, причем изменяемой ширины и высоты. Имеются системы подсказок, меню, строка формул, строка состояния с информацией о текущей ячейке.
С программой “электронные таблицы” возможны следующие режимы работы: формирование таблицы, редактирование, вычисление по формулам, сохранение на ВЗУ, построение графиков и диаграмм, статистическая обработка элементов таблицы, упорядочение по признаку, работа как с базой данных.
Самое экзотическое свойство электронных таблиц - способность хранить в смежных ячейках данные различного типа. Большинство других программных продуктов не обладают таким свойством. В СУБД, например, в каждом поле можно хранить данные только одного типа. В текстовых редакторах еще проще - все, что в них вводится, воспринимается как текст.
Второе оригинальное свойство электронной таблицы заключается в том, что информации, вводимой в ячейку, будь то текст, числа или даты, автоматически присваивается адрес этой ячейки.
Среди пользователей IBM-совместимых компьютеров наиболее известны электронные таблицы: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro.
Функциональные возможности этих пакетов приблизительно одинаковы. Пакеты работают в операционной среде Windows и используют панели инструментов, которые всегда выводятся на экран и доступны. Имеются средства для создания собственной панели инструментов.
Имеется возможность графического представления данных. Наиболее удобно создавать диаграммы в Excel, где реализовано пошаговое построение диаграммы. В Lotus 1-2-3 и Quattro Pro вначале строится стандартная диаграмма, а затем включается режим редактирования с использованием специальной панели инструментов. Имеется возможность построения диаграмм в двухмерном и трехмерном пространстве.
В пакетах предусмотрены функции для обработки данных. Среди них можно выделить:
· элементарные математические функции;
· различные функции, работающие со строками и столбцами таблицы;
В Excel реализован первичный статистический анализ с выводом результатов в отдельную таблицу. В Quattro Pro предусмотрена возможность выполнения статистической обработки и регрессионного анализа.
2.2. Табличные базы данных и электронные таблицы.
При определенном размещении информации таблица аналогична базе данных, поэтому в электронных таблицах предусмотрены процедуры управления такими таблицами, т.е. при определенной организации данных можно использовать электронные таблицы для создания баз данных.
Для этой цели все электронные таблицы поддерживают функции:
· формирования выборки по различным критериям;
· построения таблицы результатов;
· обмен данными с внешними приложениями;
Задание критерия отбора в каждом пакете осуществляется оригинальным образом. Очень удачно реализован автофильтр у Excel.
Составление таблиц, которые можно обрабатывать как базы данных, удобно по следующим причинам:
· появляется возможность упорядочения данных в таблице;
· данные в базе можно обрабатывать с помощью статистических и математических функций;
· можно просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям.
Табличная база данных представляет гибкий метод хранения и обработки некоторых видов информации.
Электронные таблицы позволяют осуществлять обработку внешних баз данных, т.е. баз данных, которые созданы с помощью других СУБД, например FoxPro, Paradox, dBASE, Access. Программа обработки внешних баз данных позволяет осуществлять:
· редактирование содержимого внешней базы данных;
· обмен данными между внутренними (табличными базами данных) и внешними базами данных;
· выбор информации из внешней базы данных по различным критериям.
Табличную базу данных, созданную с помощью электронной таблицы, можно импортировать в любую из перечисленных выше СУБД, если это необходимо и наоборот, экспортировать данные из СУБД в табличную базу данных , т.е. можно совместно использовать СУБД и электронную таблицу.
2.3. Электронная таблица Microsoft Excel.
Сразу после своего появления в 1985 году Microsoft Excel получила признание как наиболее мощная и популярная электронная таблица. На сегодняшний день вопреки всем стараниям соперников Excel остается лидером. Рассмотрим возможности работы с табличной базой данных на примере этой электронной таблицы. В других электронных таблицах создание табличной базы данных и работа с ней во многом аналогична работе с базой данных в Excel.
В Excel для табличной базы данных используется термин список. Список является аналогом таблицы реляционной базы данных, строки списка соответствует записям базы данных, столбцы списка - полям записи. Список - прямоугольная область ячеек, в которой строки электронной таблицы, содержат подобные по типу данные. Во всех строках списка одинаковое использование столбцов - все ячейки в столбце содержат один и тот же формат. Верхняя строка списка содержит имена (названия) столбцов Название может состоять из нескольких слов, но обязательно размещенных в одной ячейке. Приведем некоторые полезные рекомендации, которые следует учитывать при работе со списками:
· устанавливайте один и тот же формат для каждой записи данных в столбце;
· избегайте ввода пробелов в начале содержимого ячейки, так как они приведут к неправильной сортировке;
· создавайте на листе только один список, т. к. ряд функций управления списком может работать только с одним списком в листе;
· оставляйте одну полностью пустую строку и один столбец между списком и другими данными, чтобы помочь системе правильно выделить список.
2.3.1. Запуск Microsoft Excel.
После запуска Microsoft Excel экран содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше панели инструментов, строку формул и строку состояния. Все вместе эти пять областей называются рабочей областью Excel.
2.3.2. Создание рабочей книги.
Рабочая книга - наиболее распространенный способ хранения информации в среде Excel в виде файла с расширением .XLS.
Для создания рабочей книги используется команда ФАЙЛ, Создать. Структура рабочей книги использует один из готовых шаблонов, который либо задается по умолчанию, либо его параметры задаете вы.
Рабочая книга может содержать расположенные в произвольном порядке 255 листов следующих типов:
· лист с диаграммой;
· модуль Visual Basic;
· лист макросов Microsoft Excel 4.0;
· международный лист макросов Microsoft Excel 4.0.
На одной рабочей странице в вашем распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строк. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв латинского алфавита следуют комбинации букв от AA, AB, и т. д. до IV. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени столбца и номера строки. В ячейки рабочего листа вводятся два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы. Константы делятся на числовые, текстовые, логические, типа дата/время. Формулы строятся как выражения для вычисления нового значения. Они могут содержать константы, ссылки на ячейки (адреса или имена), функции, операторы.
Аппаратное и программное обеспечение. Компьютер с установленной операционной системой Windows или Linux.
Цель работы. Научиться создавать табличные базы данных в системе управление базами данных (СУБД).
Задание. В СУБД OpenOffice.org Base (или LibreOffice Base) создать табличную базу данных "Процессоры".
Варианты выполнения работы:
- включить в табличную базу данных различные поля;
- заполнить табличную базу данных различными записями;
Создание табличной базы данных "Процессоры"
Щелкнуть по кнопке Далее >.
3. В появившемся диалоговом окне Мастер базы данных (шаг 2) установить флажок Открыть базу для редактирования .
Щелкнуть по кнопке Готово .
4. Откроется диалоговое окно Сохранить как , в котором выбрать место сохранения и имя базы данных ("Процессоры").
5. В левой части появившегося диалогового окна Процессоры в разделе База данных выбрать пункт Создать таблицу в режиме дизайна.
6. В появившемся окне Таблица 1 в столбце Имя поля ввести имена полей базы данных "Процессоры". В столбе Тип поля с помощью раскрывающегося списка выбрать для каждого поля его тип.
7. В диалоговом окне окне Процессоры в разделе Таблицы появится пункт Таблица 1 .
Ввод данных в таблицу базы данных и их редактирование мало чем отличается от аналогичных действий в других офисных приложениях.
При вводе данных в режиме Таблица в поле маркера записи, которое расположенно слева от полей таблицы, может отображаться один из следующих символов.
* (звездочка) - обозначает пустую запись в конце таблицы;
►(стрелка) - обозначает выделенную (активную) запись;
8. Осуществить двойной щелчок по пункту Таблица 1 и в появившемся диалоговом окне Процессоры: Таблица 1 ввести записи базы данных "Процессоры".
Перемещение между записями можно осуществлять с помощью мыши, клавиш управления курсором или полосы прокрутки. Для быстрого перемещения между записями в базе данных можно использовать кнопки перемещения на панели Запись , которая находится в нижней части окна таблицы.
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей
Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения
Столичный центр образовательных технологий г. Москва
Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца
от 3 170 руб. 1900 руб.
Количество часов 300 ч. / 600 ч.
Успеть записаться со скидкой
Форма обучения дистанционная
- Онлайн
формат - Диплом
гособразца - Помощь в трудоустройстве
Видеолекции для
профессионалов
- Свидетельства для портфолио
- Вечный доступ за 120 рублей
- 311 видеолекции для каждого
Практическая работа №1.
Создание Базы Данных в Microsoft Access 2010.
Задание. Создать базу данных «Процессоры».
Запустите Microsoft Access 2010 из м еню Пуск в папке MS Office 2010 .
Далее выбираем и меняем расположение базы данных, используя . Присвоим базе данных имя « Процессоры » и нажмём клавишу « Создать ».
Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне можно будет проводить все операции - создавать и манипулировать объектами БД. Окно базы данных порождает множество дочерних окон объектов (таблицы, запроса, формы и т.д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно - любым из стандартных способов Windows.
По умолчанию открывается окно для создания Новой таблицы. Выберите в списке вкладок в верхней части окна базы данных вкладку Создание, далее Конструктор Таблиц. Создадим новую структуру базы данных.
В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания.
В столбце Имя поля введите произвольное имя поля, а в следующем столбце укажите Тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк Свойства поля (характеристики данного поля). Он представляет собой перечень свойств (слева - название свойства, справа - значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству. Перечень свойств меняется в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, вы можете изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Большинство значений принимается системой по умолчанию, многие свойства можно изменить самостоятельно. Некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.
После добавления полей Access предложит сохранить базу данных (введите название первой базы «Процессоры»), а затем укажите первичный ключ - «Да».
К лючевое поле можно задать самим.
Зададим поле КЛЮЧ , для этого выберем в таблице поле КОД и нажмём в панели инструментов значок или нажав правой кнопкой мыши на поле «КОД » выберем « Ключевое поле ».
Тем самым вы определите первичный ключ своей таблицы (и запретите ввод записей с повторяющимся значением первичного ключа).
Примечание . Поле первичного ключа определять не обязательно, но желательно. Если первичный ключ не был определен, Microsoft Access при сохранении таблицы с просит, нужно ли создать ключевое поле.
Выбрав в ленте Режим и в меню Режим таблицы , переключите отображение созданной таблицы базы данных (структуры) в режим отображения таблицы.
Структуру таблицы можно изменять, вставив при необходимости столбцы. Для этого, выделив столбец , выберите в «Ленте» нужный тип поля. Переименуйте вставленный столбец, выделив столбец Поле 1 и дважды щёлкнув на заголовке. Для определения свойств нового поля переключите таблицу в режим Конструктора (в « Ленте» – «Режим» - «Конструктор»). Определите для поля тип данных, а на вкладке Общие в области описания Свойства поля выберите нужный формат.
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей
Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения
Столичный центр образовательных технологий г. Москва
Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца
от 3 170 руб. 1900 руб.
Количество часов 300 ч. / 600 ч.
Успеть записаться со скидкой
Форма обучения дистанционная
- Онлайн
формат - Диплом
гособразца - Помощь в трудоустройстве
311 лекций для учителей,
воспитателей и психологов
Получите свидетельство
о просмотре прямо сейчас!
Тема 3. Создание базы данных в Microsoft Access
Создание базы данных
Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.
База данных – это информационная система, которая хранится в электронном виде.
Базы данных, которые организованы в виде нескольких таблиц, называются реляционными.
Большинство баз данных имеют табличную структуру. В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Создадим комплекс программ по ведению базы данных, используя приложение Microsoft Access. Данная программа входит в стандартный пакет приложений Microsoft Office, поэтому является достаточно доступной для широкого круга пользователей.
Microsoft Access – это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации баз данных.
Основные возможности, которые предоставляет Access:
• Проектирование базовых объектов БД – двумерных таблиц, с разными типами данных.
• Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.
• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).
• Создание, модификация и использование форм, запросов и отчетов, с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции: o Оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы); o Соединение данных из различных таблиц; проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей; отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);
o Составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.
Создание таблиц.
Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Они хранят все данные, имеющиеся в базе, а также саму структуру базы.
Работа с базой данных начинается с составления таблиц. Для создания таблиц в Access существует три основных способа:
- с помощью Мастера, который предлагает выбрать из уже имеющегося стандартного набора полей нужные пользователю имена полей;
- путем ввода данных, который позволяет задавать имена полей и сразу вносить данные в таблицу;
- в режиме конструктора, который позволяет пользователю задавать имена полей и самостоятельно определять тип данных этих полей. Ввод данных при этом осуществляется только после задания всех полей и типов в отдельно открывающемся окне таблицы.
Ключевым элементом данных (ключевым полем или просто ключом) называется такой элемент, по которому можно определить значения других полей. Ключи строятся по одному или нескольким полям. Ключевые поля используются для создания межтабличных связей (отношений). Различают первичный и альтернативный ключи.
Первичный ключ – это поле или группа полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице. Таблица может иметь только один первичный ключ.
Альтернативный ключ – это поле или группа полей, не совпадающих с первичным ключом и уникально идентифицирующий каждую строку в таблице. Таблица может содержать несколько альтернативных ключей.
Желательно, чтобы поле первичного ключа не было большим. Например, в качестве личного ключа можно использовать код или табельный номер сотрудника, а серию и номер паспорта выбрать альтернативным ключом.
Типы данных.
Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:
Текстовый – Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.
Поле МЕМО – Длинный текст или комбинация текста и чисел.
Числовой - Числовые данные, используемые для проведения расчетов.
Дата/время - Даты и время, относящиеся к годам с 1000 по 9999, включительно.
Денежный - Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.
Счетчик - Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.
Логический - Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).
Поле объекта OLE - Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.
Гиперссылка - Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.
Мастер подстановок - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.
Рассмотрим создание и работу с базой данных на примерах.
Пример 1. Создание базы данных.
Создадим базу данных «Аптека льготных лекарств». Сделаем таблицы и организуем связи между ними. Создание таблиц произведем в режиме Конструктора. В таблице «Льготники» определим ключевое поле – им будет являться поле Код льготника. В таблице «Выдача» ключевым возьмем поле Код выдачи В таблице «Льготный препарат» ключевым полем будет Код льготного препарата. Ключевое поле необходимо для построения межтабличных связей.
Таблицы в режиме конструктора:
Рис. 1 Рис. 2
Далее создадим межтабличные связи.
Основное назначение связи заключается в следующих двух задачах:
1) обеспечение целостности данных;
2) автоматизация задач обслуживания базы.
Виды связей:
1) один к одному – каждая запись одной таблицы соответствует одной записи в другой таблице. Соотношение целесообразно использовать, если часть данных используется нечасто. Отношение же при этом позволяет увеличивать скорость обработки данных.
2) один ко многим – каждой записи одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице. Отношение используется очень часто.
3) Многие к одному – нескольким записям в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице. Отношение аналогично предыдущему и зависит от точки зрения пользователя или разработчика.
4) Многие ко многим – нескольким записям в одной таблице соответствует несколько записей в другой таблице. Отношение используется сравнительно редко и поддерживается не всеми системами разработки баз данных.
В специальном окне Схема данных (Сервис/Схема данных, или кнопка «Схема данных» на
панели инструментов ) поместим все три таблицы и укажем, как они будут связаны между собой. Чтобы создать межтабличную связь, выделим в одной таблице нужное поле и перетащим это поле в поле другой таблицы. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно «Изменение связей», связь создается при нажатии кнопки «Создать». Как правило, связь осуществляется через поля с одинаковыми данными. Одно из полей ключевое, другое (в другой таблице) может быть ключевым, но может и не являться ключевым полем. В нашей схеме получается две связи вида «один ко многим», то есть ключевое поле одной таблицы связано с не ключевым полем другой. Другими словами, одной записи первой таблицы соответствуем несколько записей из второй таблицы.
Далее можно перейти к заполнению таблиц данными. Заполнение таблиц легче производить с уже созданными связями, так как в таблицах можно просматривать все связанные данные. Это также облегчает процесс заполнения таблиц. Пример вложенности таблиц показан на рис. 5.
Создание запросов.
Запросы – эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию.
Запросы в Access существуют нескольких типов:
- Запрос на выборку – с помощью этого типа запроса можно выбрать данные из одной или нескольких таблиц и отобразить их в виде отдельной таблицы. Выборка данных может быть как простой, по одному условию, так и более сложной, с применением нескольких условий и логических функций. Также возможно составление условий во временном режиме, когда необходимо выбрать данные за какой-то период времени, в радиусе конкретных дат.
- Запрос с параметром – наиболее гибкий вид запроса, позволяющий получать разные результирующие таблицы, в зависимости от введенного в специальном диалоговом окне параметра;
- Запрос на изменение, обновление, удаление данных – запрос позволяет изменять и обновлять данные в автоматическом режиме, без открытия самих таблиц, что существенно упрощает работу.
- Запрос на создание таблиц – позволяет создавать новые таблицы на основе уже существующих, а также систематизировать данные из нескольких таблиц.
- Итоговый запрос – группирует и систематизирует данные. Позволяет производить групповые операции с данными таблиц (нахождение максимального значения, минимального значения, среднего значения, суммы, количество и т.д.).
Иногда запросы могут быть комплексными, то есть представлять собой одновременно два и более видов запросов (например, запрос с параметром может содержать групповые операции, запрос на создание таблицы может содержать параметр для ее создания и т.д.).
Пример 2. Простой запрос на выборку данных
Постановка задачи: С помощью запроса создать таблицу, показывающую в хронологическом порядке список всех льготников и те препараты, которые им выданы.
Командой главного меню Создание / Конструктор запросов переходим в режим построения структуры запроса. В поле таблиц размещаем все три таблицы базы. Ниже, в строке Поле, указываем последовательно те поля, которые будет содержать наша будущая таблица запроса: Дата выдачи, Фамилия, Имя, Отчество, Название препарата. Имена таблиц будут выбираться автоматически при выборе поля. Для удобства просмотра данных можно указать для каждой колонки тип сортировки, по возрастанию или убыванию.
Далее окно запроса закрывается и сохраняется, ему присваивается имя.
Просмотр результата работы запроса происходит в левой колонке объектов, подраздел Запросы. Двойной щелчок мыши по названию запроса откроет его в виде сформированной таблицы с данными.
Пример 3. Запрос с параметром.
Постановка задачи: Создать запрос с параметром, который формирует список льготников, получающих указанный препарат.
Запрос в режиме конструктора:
При запуске запроса сначала появляется диалоговое окно, в которое необходимо ввести фамилию исполнителя работ.
Далее при нажатии кнопки ОК получаем результат работы запроса.
Пример 4. Запрос на выборку с заданным условием (для логического типа данных).
Постановка задачи: Сформировать с помощью запроса список всех льготников, которые имеют инвалидность.
Рис. 9. Конструктор запроса с условием.
Пример 5. Запрос на выборку с заданным условием (для текстового типа данных)
Постановка задачи: Создать запрос, который формирует список льготников, получающих препарат Инсулин.
Пример 6. Запрос на выборку в заданном диапазоне календарных дат
Постановка задачи: Сформировать список льготников, получивших препараты в заданном
диапазоне дат (с 14.12.2016 по 21.01.2017)
Пример 7. Итоговый запрос.
Итоговые запросы – это запросы, выполняющие вычисления в группах записей. Для создания итогового запроса в окне конструктора запросов надо выполнить команду «Групповые операции» из меню «Вид» или нажать на кнопку «Итоги» на панели инструментов. После этого в бланке запроса появляется новая строка «Групповая операция:». Любое поле этой строки это поле списка, который содержит все доступные групповые операции.
Постановка задачи: С помощью запроса определить, сколько препаратов выдано льготникам по каждой фармакалогической группе и на какую общую сумму.
Рис. 12. Конструктор итогового запроса с групповыми операциями.
Создание отчетов.
Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Особенность отчетов и отличие их от форм заключается в основном в том, что они позволяют легко выполнить группировку данных и подвести итоги.
Отчеты можно создавать автоматически (Автоотчет), автоматизированно (Мастер отчетов) и ручным проектированием (Конструктор отчетов).
Создание отчета с использованием мастера.
Для создания отчета нужен готовый запрос или таблица, которая содержит данные и с которой можно работать.
На вкладке Создание в главном меню выбираем кнопку Мастер отчетов. В открывшемся окне выбираем ту таблицу или запрос, на основе которого отчет создается. Далее, следуя указаниям Мастера, выбираем необходимые поля, их расположение. В итоге получаем сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице (запросе).
Отчет будет открыт в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание панели инструментов режима просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).
§3.2. Система управления базами данных
§3.2.1. Основные объекты СУБД: таблицы, формы, запросы, отчеты
Выберите документ из архива для просмотра:
Выбранный для просмотра документ Мет. разработка..docx
«СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД).
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MICROSOFT EXCEL»
В данных методических указаниях рассматриваются вопросы назначения, основных функций и возможностей систем управления базами данных (СУБД). Дается обзор современных СУБД.
Приведен пример создания табличной базы данных средствами Microsoft Excel. На примере созданной базы данных разбирается технология работы с табличной базой данных: ввод и редактирование данных, вывод данных, поиск и отбор данных.
В конце методических указаний приведены вопросы для самопроверки и задания для самостоятельной работы.
Методические указания предназначены для студентов, выполняющих лабораторные работы по курсу “Информатика”, и имеют целью научить студентов использовать Microsoft Excel для создания табличных баз данных.
1. ВВЕДЕНИЕ В БАЗЫ ДАННЫХ
1.1. Что такое база данных?
Термин база данных имеет технический оттенок, но ничего сложного в нем нет. Вы уже наверняка пользовались хотя бы одной базой данных, например адресной книгой.
Специальным образом организованная и хранящаяся во внешней памяти компьютера взаимосвязанная информация (данные) об объектах называется базой данных (БД).
Система программ, позволяющая создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию, обеспечивающая удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска, называется системой управления базами данных (СУБД). Функции программы, управляющей базой данных, можно, в какой-то мере, сравнить с функциями карточного ящика, наделенного способностью проверять информацию при заполнении картотеки и осуществлять просмотр ее содержимого. Главное отличие компьютерной базы данных от карточных и печатных каталогов и указателей заключается в том, что можно задавать самые разнообразные запросы и найти нужную запись по одному из ее элементов.
Современная СУБД обеспечивает возможность работы с БД в глобальных и локальных сетях. Широко используются такие базы данных:
· информационные системы по продаже и резервированию авиа- и железнодорожных билетов;
· электронные библиотечные каталоги;
· электронные энциклопедии со сведениями о номерах телефонов, химических элементов и соединениях, сотрудниках какого-либо учреждения и т.д.
Для работы с базой данных СУБД должна обеспечивать:
· возможность внесения и чтения информации;
· работу с большим объемом данных;
· быстроту поиска данных;
· целостность данных (их непротиворечивость);
· защиту от разрушения, уничтожения ( не только при случайных ошибках пользователя), от несанкционированного доступа;
· систему дружественных подсказок (в расчете на пользователя без специальной подготовки).
1.2. Специальные термины, используемые при работе с базой данных.
База данных - это просто метод хранения информации, в котором каждый отдельный элемент, называемый записью, имеет аналогичную с другими элементами структуру. Например, в контрольной регистрации чековой книжки каждый элемент состоит из пяти частей: “номер чека”, “дата”, “получатель”, “сумма” и “категория”. Конечно, каждый элемент содержит разную информацию, но все они имеют одни и те же пять частей, т.е. одну структуру.
При работе с базами данных используются несколько специальных терминов, которые необходимо знать.
Один полный элемент базы данных называется записью. В приведенном примере записью может служить информация о каждом чеке.
Поле - это часть информации, содержащейся в каждой записи. В приведенном примере пять полей: “номер чека”, “дата”, “получатель”, “сумма” и “категория”.
Поля имеют уникальные имена, которые идентифицируют поля в таблице базы данных.
1.3. Обзор возможностей и особенностей различных СУБД.
В мире насчитывается более 50 типов СУБД для IBM PC и совместимых с ними компьютеров. Наиболее простые системы этого вида позволяют обрабатывать на компьютере один массив информации, например персональную картотеку. С такими СУБД легко могут работать пользователи даже невысокой квалификации, так как действия в них осуществляются с помощью меню и других диалоговых средств. Среди таких СУБД можно назвать такие, как PC-File, Reflex, Q&A.
При решении задач, в которых используются много видов объектов и соответственно много информационных массивов, связанных друг с другом различными соотношениями, используются более сложные СУБД. Среди них можно назвать такие СУБД, как dBASE, Paradox - фирмы Borland, Fox Pro, Access - фирмы Microsoft.
Очень часто компьютеры объединяют в локальную сеть и локальные сети связывают между собой с помощью каналов связи, образуя распределенные вычислительные системы и сети различного назначения. Для обработки информации в подобных системах используются СУБД, функционирующие в режиме клиент/сервер. К этому классу относятся следующие СУБД: Oracle - корпорации Oracle, SQL Server - фирмы Microsoft.
Кроме классификации СУБД по степени их сложности и средствам взаимодействия с пользователем, используется классификация по типам организации данных и связей между ними. Известны три типа организации данных и связей между ними: иерархический (в виде дерева), сетевой и реляционный.
Иерархическая БД. В иерархической БД существует упорядоченность элементов в записи, один элемент считается главным, остальные - подчиненными. Данные в записи упорядочены в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться лишь последовательным спуском со ступеньки на ступеньку. Поиск какого-либо элемента данных в такой системе может оказаться довольно трудоемким из-за необходимости последовательно проходить несколько предшествующих иерархических ступеней. Иерархическую БД образует каталог файлов, хранимых на диске; дерево каталогов, доступное для просмотра в Norton Commander, - наглядная демонстрация структуры такой БД и поиска в ней нужного элемента (при работе в операционной системе MS-DOS). Такой же БД является родовое генеалогическое дерево.
Сетевая БД. Эта база данных отличается большой гибкостью, так как в ней существует возможность устанавливать дополнительно к вертикальным иерархическим связям горизонтальные связи. Это облегчает процесс поиска требуемых элементов данных, так как уже не требуется обязательного прохождения всех существующих ступеней.
Реляционная БД. Наиболее распространенным способом организации данных является третий, к которому можно свести как иерархический, так и сетевой - реляционный (англ. relation - отношение, связь). В реляционной БД под записью понимается строка прямоугольной таблицы. Элементы записи образуют столбцы этой таблицы (поля). Все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный), а каждый столбец - неповторяющееся имя. Одинаковые строки в таблице отсутствуют. Преимущества таких БД - наглядность и понятность организации данных, скорость поиска нужной информации. Примером реляционной БД служит ведомость назначения на стипендию, в которой записью является строка с данными о конкретном студенте, а имена полей (столбцов) указывают, какие данные о каждом студенте должны быть записаны в ячейках таблицы.
2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ КАК СРЕДСТВО СОЗДАНИЯ ТАБЛИЧНЫХ БАЗ ДАННЫХ
2.1. Что такое электронные таблицы?
Электронные (динамические) таблицы, или табличные процессоры, - это компьютерные программы, предназначенные для работы с большими массивами числовой информации.
В электронных таблицах информация организована в виде прямоугольной таблицы и занесена в ее ячейки. Эту информацию можно видеть хранящейся в клетках таблицы, изменять ее, а также использовать хранимое значение для проведения расчетов, указывая имя ячейки в нужной формуле. Информационная структура в такой таблице не статическая, а динамическая, то есть с изменением исходных данных происходит автоматический пересчет вычисляемых данных. Строки такой таблицы могут быть не однотипными (например, возможна строка “Итого:”).
Таблица может быть больше размеров экрана, в этом случае в каждый момент виден только фрагмент таблицы, но с помощью клавиш перемещения курсора можно перемещаться по таблице. Рабочее поле программы - экранное окно, в котором пользователь видит часть таблицы, так как число столбцов может быть больше 200, число строк - более 10 000, причем изменяемой ширины и высоты. Имеются системы подсказок, меню, строка формул, строка состояния с информацией о текущей ячейке.
С программой “электронные таблицы” возможны следующие режимы работы: формирование таблицы, редактирование, вычисление по формулам, сохранение на ВЗУ, построение графиков и диаграмм, статистическая обработка элементов таблицы, упорядочение по признаку, работа как с базой данных.
Самое экзотическое свойство электронных таблиц - способность хранить в смежных ячейках данные различного типа. Большинство других программных продуктов не обладают таким свойством. В СУБД, например, в каждом поле можно хранить данные только одного типа. В текстовых редакторах еще проще - все, что в них вводится, воспринимается как текст.
Второе оригинальное свойство электронной таблицы заключается в том, что информации, вводимой в ячейку, будь то текст, числа или даты, автоматически присваивается адрес этой ячейки.
Среди пользователей IBM-совместимых компьютеров наиболее известны электронные таблицы: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro.
Функциональные возможности этих пакетов приблизительно одинаковы. Пакеты работают в операционной среде Windows и используют панели инструментов, которые всегда выводятся на экран и доступны. Имеются средства для создания собственной панели инструментов.
Имеется возможность графического представления данных. Наиболее удобно создавать диаграммы в Excel, где реализовано пошаговое построение диаграммы. В Lotus 1-2-3 и Quattro Pro вначале строится стандартная диаграмма, а затем включается режим редактирования с использованием специальной панели инструментов. Имеется возможность построения диаграмм в двухмерном и трехмерном пространстве.
В пакетах предусмотрены функции для обработки данных. Среди них можно выделить:
· элементарные математические функции;
· различные функции, работающие со строками и столбцами таблицы;
В Excel реализован первичный статистический анализ с выводом результатов в отдельную таблицу. В Quattro Pro предусмотрена возможность выполнения статистической обработки и регрессионного анализа.
2.2. Табличные базы данных и электронные таблицы.
При определенном размещении информации таблица аналогична базе данных, поэтому в электронных таблицах предусмотрены процедуры управления такими таблицами, т.е. при определенной организации данных можно использовать электронные таблицы для создания баз данных.
Для этой цели все электронные таблицы поддерживают функции:
· формирования выборки по различным критериям;
· построения таблицы результатов;
· обмен данными с внешними приложениями;
Задание критерия отбора в каждом пакете осуществляется оригинальным образом. Очень удачно реализован автофильтр у Excel.
Составление таблиц, которые можно обрабатывать как базы данных, удобно по следующим причинам:
· появляется возможность упорядочения данных в таблице;
· данные в базе можно обрабатывать с помощью статистических и математических функций;
· можно просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям.
Табличная база данных представляет гибкий метод хранения и обработки некоторых видов информации.
Электронные таблицы позволяют осуществлять обработку внешних баз данных, т.е. баз данных, которые созданы с помощью других СУБД, например FoxPro, Paradox, dBASE, Access. Программа обработки внешних баз данных позволяет осуществлять:
· редактирование содержимого внешней базы данных;
· обмен данными между внутренними (табличными базами данных) и внешними базами данных;
· выбор информации из внешней базы данных по различным критериям.
Табличную базу данных, созданную с помощью электронной таблицы, можно импортировать в любую из перечисленных выше СУБД, если это необходимо и наоборот, экспортировать данные из СУБД в табличную базу данных , т.е. можно совместно использовать СУБД и электронную таблицу.
2.3. Электронная таблица Microsoft Excel.
Сразу после своего появления в 1985 году Microsoft Excel получила признание как наиболее мощная и популярная электронная таблица. На сегодняшний день вопреки всем стараниям соперников Excel остается лидером. Рассмотрим возможности работы с табличной базой данных на примере этой электронной таблицы. В других электронных таблицах создание табличной базы данных и работа с ней во многом аналогична работе с базой данных в Excel.
В Excel для табличной базы данных используется термин список. Список является аналогом таблицы реляционной базы данных, строки списка соответствует записям базы данных, столбцы списка - полям записи. Список - прямоугольная область ячеек, в которой строки электронной таблицы, содержат подобные по типу данные. Во всех строках списка одинаковое использование столбцов - все ячейки в столбце содержат один и тот же формат. Верхняя строка списка содержит имена (названия) столбцов Название может состоять из нескольких слов, но обязательно размещенных в одной ячейке. Приведем некоторые полезные рекомендации, которые следует учитывать при работе со списками:
· устанавливайте один и тот же формат для каждой записи данных в столбце;
· избегайте ввода пробелов в начале содержимого ячейки, так как они приведут к неправильной сортировке;
· создавайте на листе только один список, т. к. ряд функций управления списком может работать только с одним списком в листе;
· оставляйте одну полностью пустую строку и один столбец между списком и другими данными, чтобы помочь системе правильно выделить список.
2.3.1. Запуск Microsoft Excel.
После запуска Microsoft Excel экран содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше панели инструментов, строку формул и строку состояния. Все вместе эти пять областей называются рабочей областью Excel.
2.3.2. Создание рабочей книги.
Рабочая книга - наиболее распространенный способ хранения информации в среде Excel в виде файла с расширением .XLS.
Для создания рабочей книги используется команда ФАЙЛ, Создать. Структура рабочей книги использует один из готовых шаблонов, который либо задается по умолчанию, либо его параметры задаете вы.
Рабочая книга может содержать расположенные в произвольном порядке 255 листов следующих типов:
· лист с диаграммой;
· модуль Visual Basic;
· лист макросов Microsoft Excel 4.0;
· международный лист макросов Microsoft Excel 4.0.
На одной рабочей странице в вашем распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строк. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв латинского алфавита следуют комбинации букв от AA, AB, и т. д. до IV. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени столбца и номера строки. В ячейки рабочего листа вводятся два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы. Константы делятся на числовые, текстовые, логические, типа дата/время. Формулы строятся как выражения для вычисления нового значения. Они могут содержать константы, ссылки на ячейки (адреса или имена), функции, операторы.
Аппаратное и программное обеспечение. Компьютер с установленной операционной системой Windows или Linux.
Цель работы. Научиться создавать табличные базы данных в системе управление базами данных (СУБД).
Задание. В СУБД OpenOffice.org Base (или LibreOffice Base) создать табличную базу данных "Процессоры".
Варианты выполнения работы:
- включить в табличную базу данных различные поля;
- заполнить табличную базу данных различными записями;
Создание табличной базы данных "Процессоры"
Щелкнуть по кнопке Далее >.
3. В появившемся диалоговом окне Мастер базы данных (шаг 2) установить флажок Открыть базу для редактирования .
Щелкнуть по кнопке Готово .
4. Откроется диалоговое окно Сохранить как , в котором выбрать место сохранения и имя базы данных ("Процессоры").
5. В левой части появившегося диалогового окна Процессоры в разделе База данных выбрать пункт Создать таблицу в режиме дизайна.
6. В появившемся окне Таблица 1 в столбце Имя поля ввести имена полей базы данных "Процессоры". В столбе Тип поля с помощью раскрывающегося списка выбрать для каждого поля его тип.
7. В диалоговом окне окне Процессоры в разделе Таблицы появится пункт Таблица 1 .
Ввод данных в таблицу базы данных и их редактирование мало чем отличается от аналогичных действий в других офисных приложениях.
При вводе данных в режиме Таблица в поле маркера записи, которое расположенно слева от полей таблицы, может отображаться один из следующих символов.
* (звездочка) - обозначает пустую запись в конце таблицы;
►(стрелка) - обозначает выделенную (активную) запись;
8. Осуществить двойной щелчок по пункту Таблица 1 и в появившемся диалоговом окне Процессоры: Таблица 1 ввести записи базы данных "Процессоры".
Перемещение между записями можно осуществлять с помощью мыши, клавиш управления курсором или полосы прокрутки. Для быстрого перемещения между записями в базе данных можно использовать кнопки перемещения на панели Запись , которая находится в нижней части окна таблицы.
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей
Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения
Столичный центр образовательных технологий г. Москва
Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца
от 3 170 руб. 1900 руб.
Количество часов 300 ч. / 600 ч.
Успеть записаться со скидкой
Форма обучения дистанционная
- Онлайн
формат - Диплом
гособразца - Помощь в трудоустройстве
Видеолекции для
профессионалов
- Свидетельства для портфолио
- Вечный доступ за 120 рублей
- 311 видеолекции для каждого
Практическая работа №1.
Создание Базы Данных в Microsoft Access 2010.
Задание. Создать базу данных «Процессоры».
Запустите Microsoft Access 2010 из м еню Пуск в папке MS Office 2010 .
Далее выбираем и меняем расположение базы данных, используя . Присвоим базе данных имя « Процессоры » и нажмём клавишу « Создать ».
Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне можно будет проводить все операции - создавать и манипулировать объектами БД. Окно базы данных порождает множество дочерних окон объектов (таблицы, запроса, формы и т.д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно - любым из стандартных способов Windows.
По умолчанию открывается окно для создания Новой таблицы. Выберите в списке вкладок в верхней части окна базы данных вкладку Создание, далее Конструктор Таблиц. Создадим новую структуру базы данных.
В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания.
В столбце Имя поля введите произвольное имя поля, а в следующем столбце укажите Тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк Свойства поля (характеристики данного поля). Он представляет собой перечень свойств (слева - название свойства, справа - значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству. Перечень свойств меняется в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, вы можете изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Большинство значений принимается системой по умолчанию, многие свойства можно изменить самостоятельно. Некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.
После добавления полей Access предложит сохранить базу данных (введите название первой базы «Процессоры»), а затем укажите первичный ключ - «Да».
К лючевое поле можно задать самим.
Зададим поле КЛЮЧ , для этого выберем в таблице поле КОД и нажмём в панели инструментов значок или нажав правой кнопкой мыши на поле «КОД » выберем « Ключевое поле ».
Тем самым вы определите первичный ключ своей таблицы (и запретите ввод записей с повторяющимся значением первичного ключа).
Примечание . Поле первичного ключа определять не обязательно, но желательно. Если первичный ключ не был определен, Microsoft Access при сохранении таблицы с просит, нужно ли создать ключевое поле.
Выбрав в ленте Режим и в меню Режим таблицы , переключите отображение созданной таблицы базы данных (структуры) в режим отображения таблицы.
Структуру таблицы можно изменять, вставив при необходимости столбцы. Для этого, выделив столбец , выберите в «Ленте» нужный тип поля. Переименуйте вставленный столбец, выделив столбец Поле 1 и дважды щёлкнув на заголовке. Для определения свойств нового поля переключите таблицу в режим Конструктора (в « Ленте» – «Режим» - «Конструктор»). Определите для поля тип данных, а на вкладке Общие в области описания Свойства поля выберите нужный формат.
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей
Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения
Столичный центр образовательных технологий г. Москва
Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца
от 3 170 руб. 1900 руб.
Количество часов 300 ч. / 600 ч.
Успеть записаться со скидкой
Форма обучения дистанционная
- Онлайн
формат - Диплом
гособразца - Помощь в трудоустройстве
311 лекций для учителей,
воспитателей и психологов
Получите свидетельство
о просмотре прямо сейчас!
Тема 3. Создание базы данных в Microsoft Access
Создание базы данных
Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.
База данных – это информационная система, которая хранится в электронном виде.
Базы данных, которые организованы в виде нескольких таблиц, называются реляционными.
Большинство баз данных имеют табличную структуру. В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Создадим комплекс программ по ведению базы данных, используя приложение Microsoft Access. Данная программа входит в стандартный пакет приложений Microsoft Office, поэтому является достаточно доступной для широкого круга пользователей.
Microsoft Access – это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации баз данных.
Основные возможности, которые предоставляет Access:
• Проектирование базовых объектов БД – двумерных таблиц, с разными типами данных.
• Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.
• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).
• Создание, модификация и использование форм, запросов и отчетов, с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции: o Оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы); o Соединение данных из различных таблиц; проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей; отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);
o Составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.
Создание таблиц.
Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Они хранят все данные, имеющиеся в базе, а также саму структуру базы.
Работа с базой данных начинается с составления таблиц. Для создания таблиц в Access существует три основных способа:
- с помощью Мастера, который предлагает выбрать из уже имеющегося стандартного набора полей нужные пользователю имена полей;
- путем ввода данных, который позволяет задавать имена полей и сразу вносить данные в таблицу;
- в режиме конструктора, который позволяет пользователю задавать имена полей и самостоятельно определять тип данных этих полей. Ввод данных при этом осуществляется только после задания всех полей и типов в отдельно открывающемся окне таблицы.
Ключевым элементом данных (ключевым полем или просто ключом) называется такой элемент, по которому можно определить значения других полей. Ключи строятся по одному или нескольким полям. Ключевые поля используются для создания межтабличных связей (отношений). Различают первичный и альтернативный ключи.
Первичный ключ – это поле или группа полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице. Таблица может иметь только один первичный ключ.
Альтернативный ключ – это поле или группа полей, не совпадающих с первичным ключом и уникально идентифицирующий каждую строку в таблице. Таблица может содержать несколько альтернативных ключей.
Желательно, чтобы поле первичного ключа не было большим. Например, в качестве личного ключа можно использовать код или табельный номер сотрудника, а серию и номер паспорта выбрать альтернативным ключом.
Типы данных.
Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:
Текстовый – Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.
Поле МЕМО – Длинный текст или комбинация текста и чисел.
Числовой - Числовые данные, используемые для проведения расчетов.
Дата/время - Даты и время, относящиеся к годам с 1000 по 9999, включительно.
Денежный - Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.
Счетчик - Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.
Логический - Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).
Поле объекта OLE - Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.
Гиперссылка - Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.
Мастер подстановок - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.
Рассмотрим создание и работу с базой данных на примерах.
Пример 1. Создание базы данных.
Создадим базу данных «Аптека льготных лекарств». Сделаем таблицы и организуем связи между ними. Создание таблиц произведем в режиме Конструктора. В таблице «Льготники» определим ключевое поле – им будет являться поле Код льготника. В таблице «Выдача» ключевым возьмем поле Код выдачи В таблице «Льготный препарат» ключевым полем будет Код льготного препарата. Ключевое поле необходимо для построения межтабличных связей.
Таблицы в режиме конструктора:
Рис. 1 Рис. 2
Далее создадим межтабличные связи.
Основное назначение связи заключается в следующих двух задачах:
1) обеспечение целостности данных;
2) автоматизация задач обслуживания базы.
Виды связей:
1) один к одному – каждая запись одной таблицы соответствует одной записи в другой таблице. Соотношение целесообразно использовать, если часть данных используется нечасто. Отношение же при этом позволяет увеличивать скорость обработки данных.
2) один ко многим – каждой записи одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице. Отношение используется очень часто.
3) Многие к одному – нескольким записям в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице. Отношение аналогично предыдущему и зависит от точки зрения пользователя или разработчика.
4) Многие ко многим – нескольким записям в одной таблице соответствует несколько записей в другой таблице. Отношение используется сравнительно редко и поддерживается не всеми системами разработки баз данных.
В специальном окне Схема данных (Сервис/Схема данных, или кнопка «Схема данных» на
панели инструментов ) поместим все три таблицы и укажем, как они будут связаны между собой. Чтобы создать межтабличную связь, выделим в одной таблице нужное поле и перетащим это поле в поле другой таблицы. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно «Изменение связей», связь создается при нажатии кнопки «Создать». Как правило, связь осуществляется через поля с одинаковыми данными. Одно из полей ключевое, другое (в другой таблице) может быть ключевым, но может и не являться ключевым полем. В нашей схеме получается две связи вида «один ко многим», то есть ключевое поле одной таблицы связано с не ключевым полем другой. Другими словами, одной записи первой таблицы соответствуем несколько записей из второй таблицы.
Далее можно перейти к заполнению таблиц данными. Заполнение таблиц легче производить с уже созданными связями, так как в таблицах можно просматривать все связанные данные. Это также облегчает процесс заполнения таблиц. Пример вложенности таблиц показан на рис. 5.
Создание запросов.
Запросы – эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию.
Запросы в Access существуют нескольких типов:
- Запрос на выборку – с помощью этого типа запроса можно выбрать данные из одной или нескольких таблиц и отобразить их в виде отдельной таблицы. Выборка данных может быть как простой, по одному условию, так и более сложной, с применением нескольких условий и логических функций. Также возможно составление условий во временном режиме, когда необходимо выбрать данные за какой-то период времени, в радиусе конкретных дат.
- Запрос с параметром – наиболее гибкий вид запроса, позволяющий получать разные результирующие таблицы, в зависимости от введенного в специальном диалоговом окне параметра;
- Запрос на изменение, обновление, удаление данных – запрос позволяет изменять и обновлять данные в автоматическом режиме, без открытия самих таблиц, что существенно упрощает работу.
- Запрос на создание таблиц – позволяет создавать новые таблицы на основе уже существующих, а также систематизировать данные из нескольких таблиц.
- Итоговый запрос – группирует и систематизирует данные. Позволяет производить групповые операции с данными таблиц (нахождение максимального значения, минимального значения, среднего значения, суммы, количество и т.д.).
Иногда запросы могут быть комплексными, то есть представлять собой одновременно два и более видов запросов (например, запрос с параметром может содержать групповые операции, запрос на создание таблицы может содержать параметр для ее создания и т.д.).
Пример 2. Простой запрос на выборку данных
Постановка задачи: С помощью запроса создать таблицу, показывающую в хронологическом порядке список всех льготников и те препараты, которые им выданы.
Командой главного меню Создание / Конструктор запросов переходим в режим построения структуры запроса. В поле таблиц размещаем все три таблицы базы. Ниже, в строке Поле, указываем последовательно те поля, которые будет содержать наша будущая таблица запроса: Дата выдачи, Фамилия, Имя, Отчество, Название препарата. Имена таблиц будут выбираться автоматически при выборе поля. Для удобства просмотра данных можно указать для каждой колонки тип сортировки, по возрастанию или убыванию.
Далее окно запроса закрывается и сохраняется, ему присваивается имя.
Просмотр результата работы запроса происходит в левой колонке объектов, подраздел Запросы. Двойной щелчок мыши по названию запроса откроет его в виде сформированной таблицы с данными.
Пример 3. Запрос с параметром.
Постановка задачи: Создать запрос с параметром, который формирует список льготников, получающих указанный препарат.
Запрос в режиме конструктора:
При запуске запроса сначала появляется диалоговое окно, в которое необходимо ввести фамилию исполнителя работ.
Далее при нажатии кнопки ОК получаем результат работы запроса.
Пример 4. Запрос на выборку с заданным условием (для логического типа данных).
Постановка задачи: Сформировать с помощью запроса список всех льготников, которые имеют инвалидность.
Рис. 9. Конструктор запроса с условием.
Пример 5. Запрос на выборку с заданным условием (для текстового типа данных)
Постановка задачи: Создать запрос, который формирует список льготников, получающих препарат Инсулин.
Пример 6. Запрос на выборку в заданном диапазоне календарных дат
Постановка задачи: Сформировать список льготников, получивших препараты в заданном
диапазоне дат (с 14.12.2016 по 21.01.2017)
Пример 7. Итоговый запрос.
Итоговые запросы – это запросы, выполняющие вычисления в группах записей. Для создания итогового запроса в окне конструктора запросов надо выполнить команду «Групповые операции» из меню «Вид» или нажать на кнопку «Итоги» на панели инструментов. После этого в бланке запроса появляется новая строка «Групповая операция:». Любое поле этой строки это поле списка, который содержит все доступные групповые операции.
Постановка задачи: С помощью запроса определить, сколько препаратов выдано льготникам по каждой фармакалогической группе и на какую общую сумму.
Рис. 12. Конструктор итогового запроса с групповыми операциями.
Создание отчетов.
Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Особенность отчетов и отличие их от форм заключается в основном в том, что они позволяют легко выполнить группировку данных и подвести итоги.
Отчеты можно создавать автоматически (Автоотчет), автоматизированно (Мастер отчетов) и ручным проектированием (Конструктор отчетов).
Создание отчета с использованием мастера.
Для создания отчета нужен готовый запрос или таблица, которая содержит данные и с которой можно работать.
На вкладке Создание в главном меню выбираем кнопку Мастер отчетов. В открывшемся окне выбираем ту таблицу или запрос, на основе которого отчет создается. Далее, следуя указаниям Мастера, выбираем необходимые поля, их расположение. В итоге получаем сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице (запросе).
Отчет будет открыт в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание панели инструментов режима просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).
Содержание урока
Практическая работа 3.1. Создание табличной базы данных. Создание табличной базы данных «Процессоры». Шаг 5 - 8
Практическая работа 3.1
Создание табличной базы данных
Шаг 5 - 8
5. В левой части появившегося диалогового окна Процессоры в разделе Базы данных выбрать пункт Таблицы, в средней части окна в разделе Задачи выбрать пункт Создать таблицу в режиме дизайна.
6. В появившемся окне Таблица 1 в столбце Имя поля ввести имена полей базы данных «Процессоры».
В столбце Тип поля с помощью раскрывающегося списка выбрать для каждого поля его тип.
7. В диалоговом окне Процессоры в разделе Таблицы появится пункт Таблица 1.
Ввод данных в таблицу базы данных и их редактирование мало чем отличается от аналогичных действий в других офисных приложениях.
При вводе данных в режиме Таблица в поле маркера записи, которое расположено слева от полей таблицы, может отображаться один из следующих символов:
✲ (звездочка) — обозначает пустую запись в конце таблицы;
➤ (стрелка) — обозначает выделенную (активную) запись;
✎ (карандаш) — обозначает, что в записи были сделаны изменения.
8. Осуществить двойной щелчок по пункту Таблица 1 и в появившемся диалоговом окне Процессоры: Таблица 1 ввести записи базы данных «Процессоры».
Перемещение между записями можно осуществлять с помощью мыши, клавиш управления курсором или полосы прокрутки. Для быстрого перемещения между записями в базе данных можно использовать кнопки перемещения на панели Запись, которая находится в нижней части окна таблицы.
Cкачать материалы урока
Читайте также: