Создание и обработка электронных документов средствами табличного процессора
19. Перемещение данных
выделить ячейку или область и поставить
курсор на ее границу так, чтобы курсор
приобрел вид стрелки;
нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее,
переместить ячейки в нужное место.
Тиражирование данных
выделить ячейку или область;
установить указатель мыши на маркер
заполнения в нижнем правом углу ячейки, при
этом указатель мыши примет форму (+);
нажать на левую клавишу мыши и перетащить
маркер до последней Всего
заполняемой
ячейки
19
42
36. 7. Скрытие и защита данных:
Скрытие данных - это подавление отображения
содержимого ячейки, столбца или строки. Скрытые
данные не выводятся на экран монитора и на
печать.
Скрытие содержимого ячейки:
выделить нужные ячейки, выбрать команды меню
Формат – Ячейки, или щелкнуть на кнопке
Формат ячеек на панели инструментов
Форматирование, или выполнить мышью щелчок
ЩП;
в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек на
вкладке Число из списка в поле Числовые
форматы выбрать пункт Все форматы и в
открывшемся поле Тип ввести формат ;;; ;
36
Всего 42
щелкнуть на кнопке ОК.
28. 5. Вычисления в Excel Формулы и функции
Формула - это математическое выражение,
согласно которому производятся вычисления над
данными, записанными в ячейках рабочего
листа.
Формулы записываются в одну строку с
использованием только круглых скобок и знаков
арифметических операций сложения (+),
вычитания (-), умножения (*), деления (/) и
возведения в степень (^), операций сравнения:
равно (=), меньше ( <), меньше или равно
(<=),больше (>), больше или равно (>=), не равно
(<>), а также операций: диапазон (:),
объединение (;) и соединение текстов (&).
Вместо имен величин в формулах
используются адресаВсего
ячеек
(ссылки)
28
42
17. Приемы выделения областей таблицы:
Область выделения
Операции
Ячейка
Щелкнуть на ячейке левой клавишей мыши (ЩЛ)
Интервал ячеек
(несколько смежных
ячеек)
Навести курсор мыши на первую ячейку интервала,
нажать на левую клавишу мыши и, не отпуская ее,
протянуть до последней выделяемой ячейки
Несмежные ячейки
Нажать клавишу Сtгl и щелкать мышью (ЩЛ) на
выделяемых ячейках
Строка (или столбец) Выполнить ЩЛ на заголовке строки (или столбца)
Интервал (несколько
смежных столбцов
или строк)
Навести курсор мыши на заголовок первого столбца
(или строки), нажать на левую клавишу мыши и, не
отпуская ее, протянуть до последнего столбца (строки)
Несмежные
интервалы
Нажать клавишу Сtгl и, не отпуская ее, щелкать мышью
на заголовках выделяемых строк и столбцов
Все ячейки рабочего
листа
Выполнить ЩЛ на пересечении полос заголовков строк
и столбцов
Все рабочие листы
Выполнить ЩП по ярлыку рабочего листа и выбрать
команду Выделить все листы
Всего 42
17
4. Элементы ЭТ
Столбцы идентифицированы буквами латинского
алфавита (A, B, C, . AA, AB, …), расположенными в
заголовочной части таблицы.
Строки идентифицированы цифрами (1, 2, 3. ),
расположенными в первой колонке. Количество строк
и столбцов в разных электронных таблицах различно,
например, в табличном процессоре Excel используется
256 столбцов и более 16 тысяч строк.
Место пересечения столбца и строки называется
ячейкой. Каждая ячейка имеет свой уникальный
адрес, состоящий из имени столбца и номера строки,
например D8.
Электронные таблицы могут содержать несколько
рабочих листов, которые объединяются в один файл
и носят название рабочей книги.
Всего 42
4
12. Типы форматов данных в Ехсеl:
общий (используется для отображения как
числовых, так и текстовых значений
произвольного типа);
числовой (числа отображаются с
фиксированным количеством цифр в дробной
части);
денежный (используется для отображения
денежных величин);
финансовый (используется для выравнивания
денежных величин по разделителю целой и
дробной части);
дата;
время;
Всего 42
12
39. 8. Печать рабочих листов:
Рекомендуемый порядок подготовки таблицы к
печати:
выделить область таблицы, выводимую на печать;
выбрать команды меню Файл - Область печати Задать;
выбрать команды меню Файл - Параметры страницы; в
результате откроется диалоговое окно Параметры
страницы; на вкладках этого окна уточнить диапазон
ячеек таблицы, выводимых на печать; задать размер
бумаги, ориентацию страницы, количество страниц,
размещаемых на одном листе бумаги, и их нумерацию;
предварительно установить Масштаб 100% от
натуральной величины; задать (если нужно) положение и
текст колонтитулов, а на вкладке Поля задать размеры
полей;
Всего 42
39
выбрать команды меню Вид - Разметка
страницы (в этом режиме разбиение таблицы на
страницы отмечается голубыми штриховыми
линиями) и выяснить, вся таблица или лишь
какая-то ее часть помещается на странице; при
необходимости (например, если на страницу не
помещается лишь относительно небольшая
часть таблицы) изменить разбиение таблицы на
страницы, уменьшив ее масштаб. Для этого
подвести курсор мыши к штриховой линии (он
превратится в двунаправленную стрелку) и
перетащить эту линию к границе таблицы;
выбрать команды меню Файл Предварительный просмотр; при
необходимости произвести корректировку; если
размещение таблицы на странице приемлемо,
щелкнуть на кнопке Печать или щелчком на
кнопке Обычный режим перейти в основное
окно Ехсеl и выбрать команды Файл - Печать 40
Всего 42
ОК.
39. 8. Печать рабочих листов:
Рекомендуемый порядок подготовки таблицы к
печати:
выделить область таблицы, выводимую на печать;
выбрать команды меню Файл - Область печати Задать;
выбрать команды меню Файл - Параметры страницы; в
результате откроется диалоговое окно Параметры
страницы; на вкладках этого окна уточнить диапазон
ячеек таблицы, выводимых на печать; задать размер
бумаги, ориентацию страницы, количество страниц,
размещаемых на одном листе бумаги, и их нумерацию;
предварительно установить Масштаб 100% от
натуральной величины; задать (если нужно) положение и
текст колонтитулов, а на вкладке Поля задать размеры
полей;
Всего 42
39
выбрать команды меню Вид - Разметка
страницы (в этом режиме разбиение таблицы на
страницы отмечается голубыми штриховыми
линиями) и выяснить, вся таблица или лишь
какая-то ее часть помещается на странице; при
необходимости (например, если на страницу не
помещается лишь относительно небольшая
часть таблицы) изменить разбиение таблицы на
страницы, уменьшив ее масштаб. Для этого
подвести курсор мыши к штриховой линии (он
превратится в двунаправленную стрелку) и
перетащить эту линию к границе таблицы;
выбрать команды меню Файл Предварительный просмотр; при
необходимости произвести корректировку; если
размещение таблицы на странице приемлемо,
щелкнуть на кнопке Печать или щелчком на
кнопке Обычный режим перейти в основное
окно Ехсеl и выбрать команды Файл - Печать 40
Всего 42
ОК.
25. Установление ширины столбца по максимальному значению ячейки
установить курсор мыши на правой границе
столбца в его заголовке так, чтобы стрелка
курсора превратилась в двунаправленную
перечеркнутую горизонтальную стрелку;
выполнить двойной щелчок (ДЩ) левой
клавишей мыши.
Аналогично устанавливается оптимальная
высота строк.
Всего 42
25
25. Установление ширины столбца по максимальному значению ячейки
установить курсор мыши на правой границе
столбца в его заголовке так, чтобы стрелка
курсора превратилась в двунаправленную
перечеркнутую горизонтальную стрелку;
выполнить двойной щелчок (ДЩ) левой
клавишей мыши.
Аналогично устанавливается оптимальная
высота строк.
Всего 42
25
37. Скрытие столбцов, или строк:
выделить нужные столбцы, строки или их
интервалы,
Открыть контексное меню (правая кнопка
мыши)
в открывшемся подменю выбрать пункт
Скрыть,
или:
выделить нужные столбцы, строки или их
интервалы, нажать комбинацию клавиш Ctrl + 0
(для скрытия столбцов) или Ctrl + 9 (для
скрытия строк).
Скрытые столбцы (строки) таблицы на
экране помечаются жирной линией,
появляющейся на месте этих столбцов
37
Всего 42
(строк).
26. Форматирование таблиц
Объединение ячеек:
выделить объединяемые ячейки;
щелкнуть на кнопке Объединить на панели
инструментов Форматирование, или
выбрать команды меню Формат - Ячейки;
в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек
на вкладке Выравнивание в группе
Отображение установить флажок у пункта
Объединение ячеек и щелкнуть на кнопке ОК.
Аналогично снимается объединения ячеек
Всего 42
26
1. Лекция 5: Табличные процессоры. Создание и обработка документов в MS Office c помощью приложения Ms Excel.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Основные понятия табличного
процессора.
Табличный редактор Excel.
Основные приемы работы в Excel.
Форматирование ячеек.
Вычисления в таблицах Excel. Формулы
и функции в Excel.
Построение и редактирование диаграмм
в Excel.
23. Вставка и удаление строк, столбцов (ячеек):
выделить строку или столбец (ячейку)
щелчком мыши ЩП по ее (его) заголовку
(по ячейке);
в появившемся контекстном меню
выбрать пункт Добавить ячейки или
Удалить
Всего 42
23
12. Типы форматов данных в Ехсеl:
общий (используется для отображения как
числовых, так и текстовых значений
произвольного типа);
числовой (числа отображаются с
фиксированным количеством цифр в дробной
части);
денежный (используется для отображения
денежных величин);
финансовый (используется для выравнивания
денежных величин по разделителю целой и
дробной части);
дата;
время;
Всего 42
12
8. Основные типы объектов
Диаграмма представляет собой графическое
изображение связей между числами ЭТ. Она
позволяет показать количественное
соотношение между сопоставляемыми
величинами.
Макротаблица (макрос) — это
зафиксированная и автоматически
воспроизводящаяся последовательность
команд, которую приходится постоянно
выполнять пользователю в повседневной
работе. Макросы позволяют
автоматизировать часто встречающиеся
операции.
Всего 42
8
8. Основные типы объектов
Диаграмма представляет собой графическое
изображение связей между числами ЭТ. Она
позволяет показать количественное
соотношение между сопоставляемыми
величинами.
Макротаблица (макрос) — это
зафиксированная и автоматически
воспроизводящаяся последовательность
команд, которую приходится постоянно
выполнять пользователю в повседневной
работе. Макросы позволяют
автоматизировать часто встречающиеся
операции.
Всего 42
8
21. Копирование данных:
выделить ячейку или область и поставить
курсор на ее границу так, чтобы курсор
приобрел вид стрелки;
нажать клавишу Ctrl и левую кнопку мыши и,
удерживая их, переместить ячейки в нужное
место.
При копировании формулы, содержащей
относительные адреса, в другую ячейку
эти адреса изменяются в соответствии с
новым положением формулы. При
копировании формулы, содержащей
абсолютные адреса, в другую ячейку
аргументы этой формулы будут браться из
одних и тех же ячеек независимо от того, где
находится данная формула.
Всего 42
21
19. Перемещение данных
выделить ячейку или область и поставить
курсор на ее границу так, чтобы курсор
приобрел вид стрелки;
нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее,
переместить ячейки в нужное место.
Тиражирование данных
выделить ячейку или область;
установить указатель мыши на маркер
заполнения в нижнем правом углу ячейки, при
этом указатель мыши примет форму (+);
нажать на левую клавишу мыши и перетащить
маркер до последней Всего
заполняемой
ячейки
19
42
18. Редактирование данных
Редактирование содержимого ячейки возможно
после ее активизации в строке ввода либо в самой
ячейке.
Перемещение и копирование ячеек, столбцов и строк
основаны на методах «вырезать и вставить»
известных по Windows.
Команда Правка - Копировать (или Ctrl+C)
активизирует «муравьиную дорожку» вокруг
копируемой ячейки. Это означает, что в буфере
обмена находится ее содержимое. Если после этого
вставка выполняется через команды Правка –
Вставить (или Ctrl+V). То муравьиная дорожка
остается (т.е. буфер сохраняет содержимое). Убрать
ее можно, нажав Enter или Esc, либо двойным
щелчком вне вводимой ячейки.
Всего 42
18
41. Примечание: Сведения об ошибках:
Табличные процессоры – это программные комплексы для управления электронными таблицами.
Электронная таблица (ЭТ) – универсальное средство для автоматизации расчетов над большими массивами табличных данных.
Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:
1. числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;
2. числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;
3. предполагается статистическая обработка данных или графический анализ; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.
Первая программа, реализующая концепцию электронных таблиц, Visicalc была создана для ПК Apple в 1979 году. Затем появились электронные таблицы SuperCalc, Multiplan, Lotus 1-2-3, QuattroPro и др. С 1987 года Microsoft начала выпуск табличного процессора Excel.
Современные табличные процессоры имеют дружественный интерфейс и содержат средства для работы с таблицами, текстом, графикой, гиперсвязями, а также дополнения для моделирования, анализа и прогнозирования.
В зависимости от вида табличного процессора пользователю доступны различные встроенные функции: математические, логические, статистические, финансовые и др.
На основе табличных данных средствами табличного процессора можно проводить графический анализ данных с использованием разнообразных графиков и диаграмм.
Общая характеристика и функциональные возможности Microsoft Excel 2003
Можно выделить следующие функциональные возможности текстового процессора Microsoft Excel 2003:
§ построение таблиц и сохранение их на машинных носителях, работа с шаблонами;
§ работа с несколькими таблицами и связывание этих таблиц;
§ обработка различных типов данных (числа, текст, даты, формулы) и использование функций;
§ использование возможностей заполнения рядов и прогрессий при вводе данных в таблицу;
§ редактирование таблиц (копирование, перемещение, добавление и удаление ячеек, строк и столбцов; объединение и разбиение ячеек);
§ форматирование таблиц (изменение ширины столбцов и высоты строк; выравнивание; шрифтовое и цветовое оформление, обрамление, изменение направления текста; использование автоформата и условного форматирования и др.).
§ добавление в ЭТ объектов WordArt, автофигур, рисунков и других объектов;
§ создание электронных форм и работа с ними;
§ работа с гипертекстовыми ссылками, создание html-документов;
§ поддержка OLE-технологии и технологии “drag&drop”;
§ использование “мастеров”, для автоматизации выполнение некоторых операций (например, мастера диаграмм или мастера функций);
§ построение по табличным данным двух- и трехмерных графиков и диаграмм (несколько десятков видов) и их редактирование;
§ защита электронных таблиц от несанкционированного доступа;
§ анализ влияния данных друг на друга, прогнозирование, реализация оптимизационных возможностей с помощью специальных средств «Пакет анализа», «Поиск решения» и др.;
§ работа с базой данных (упорядочивание, группировка, фильтрация и консолидация данных, автоматическое подведение итогов по группам данных, создание сводных таблиц);
§ экспорт и импорт табличных данных, поддержка форматов других программных продуктов;
§ обработка таблиц с помощью макросов (последовательностей макрокоманд), а также модулей на встроенном языке программирования Visual Basic for Application;
§ поддержка работы в сети;
§ подготовка таблиц к печати (оптимальная настройка параметров печати);
Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде, финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности и т.п.
Основными понятиями табличного процессора Excel являются:
Книга – документ, состоящий из отдельных листов (максимум книга может содержать 255 листов) следующих типов: рабочий лист, лист с диаграммой, лист макросов.
Рабочий лист – электронная таблица (ЭТ), разделенная на строки и столбцы (в последних версиях Excel рабочая таблица состоит из 256 столбцов и 65536 строк).
Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки ЭТ (адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки, например A5, CF120).
Диапазон ячеек (блок) – группа смежных ячеек, определяемая адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом блоком (например, D4:F13).
Ссылка – указание на ячейку или диапазон ячеек, которые требуется использовать в формуле. Ссылка может быть абсолютная (не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку) или относительная (автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с положением формулы).
Формула – конструкция, начинающаяся со знака “=”, которая состоит из значений, ссылок на ячейки/диапазоны и функций, объединенных математическими операторами и скобками. При этом результатом выполнения формулы является некоторое новое значение.
При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию обработки табличной информации (создания электронных таблиц – ЭТ), которая включает в себя следующие шаги:
1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.
2. Разработка ЭТ: создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.
3. Ввод данных и получение расчетных значений.
4. Редактирование и форматирование ЭТ (при необходимости).
5. Построение графиков или диаграмм и анализ данных ЭТ (при необходимости применение соответствующих методов).
6. Сохранение ЭТ на внешнем носителе в нужном формате.
5. Подготовка ЭТ к печати и вывод на печать.
Примечание: Основные приемы работы в программе Microsoft Excel 2003, технология создания электронных таблиц в Excel и работа с ними будут рассмотрены на соответствующих лабораторных работах.
4.3. Технологии обмена данными между Windows-приложениями
Операционная система Windows изначально ориентирована на высокую степень интеграции ее компонентов, важнейшим элементом которой является возможность эффективного обмена данными между различными приложениями. Для этих целей реализовано несколько технологий.
1. Буфер промежуточного хранения Clipboard
За счет использования обмена данными через буфер возможно включение в один документ объектов, созданных различными приложениями, т.е. создание, так называемых, составных документов. Для всех Windows-приложений установлен ряд стандартных форматов представления данных и при операциях с буфером обмена преобразование данных для этих форматов выполняются автоматически и совершенно незаметно для пользователя.
Для непосредственного просмотра данных в буфере обмена, изменения формата представления данных в нем, записи содержимого буфера в файл и его очистки используется утилита Clipboard Viewer (Clipbrd), которая является компонентой операционной системы и устанавливается при ее инсталляции.
Недостатками обмена с использованием буфера являются некоторое ограничение объема передаваемой через буфер информации и тот факт что данные, вставленные в составной документ через буфер обмена, не обновляются при их изменении в документе-источнике.
2. Технология DDE
Суть технологии DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными) состоит в том, что в сеансе связи одно приложение посылает запросы в виде команд, а другое приложение в ответ пересылает данные. Установленная связь вставляемого объекта с оригиналом сохраняется и после закрытия приложений, т.е. внесенные в оригинал изменения автоматически вносятся во все документы, связанные с ним. В качестве источника данных можно использовать не оригинал, а ранее связанный объект (получается цепочка связей). Word позволяет просмотреть все связи данного документа, разорвать или переключить связь с одного объекта на другой.
В DDE объектом называют любой фрагмент, переносимый из одного приложения в другое. На самом же деле переносится не фрагмент, а его "экранный образ": приложение-источник преобразует данные из своего внутреннего формата в один из стандартов Windows, и в таком виде фрагмент вставляется в приложение-приемник.
3. Технология OLE
Технология OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов), разработанная корпорацией Microsoft, имеет больше функциональных возможностей чем DDE, причем, если приложение поддерживает OLE, то оно само выполняет обмен данными по этой технологии. OLE-технология обеспечивает возможность вызова одного приложения из другого и возможность помещение объектов, созданных в одном приложении, в документ другого приложения.
Эта технология предусматривает два варианта обмена данными:
1. Связывание объекта, при котором в документ помещается не сам объект, а лишь ссылка на документ-источник. В этом случае OLE-объект связан не с приложением-источником, а с документом-источником, в котором находится этот объект. Эта связь позволяет изменить представление объекта в составном документе, как только этот объект будет изменен в документе-источнике.
2. Внедрение объекта, при котором в составной документ вставляется сам объект. Например, при переносе составного документа на другой компьютер OLE-объект будет отображаться нормально, даже если на этом компьютере нет соответствующего документа-источника. Однако OLE-объект сохраняет связь с приложением-источником, которая позволяет редактировать его внутри составного документа.
Иными словами, можно сказать, что внедренный объект – это либо оригинал, созданный в документе, либо копия без связи, а связанный объект – это копия, меняющаяся месте с оригиналом.
При редактировании внедренного объекта изменения происходят только в копии объекта данного составного документа, т.е. если один и тот же объект внедрялся в несколько документов, то изменения, внесенные в одну из копий, не влияют ни на оригинал, ни на другие копии этого объекта.
Для связывания объекта необходимо, чтобы объект был заранее создан и сохранен в файле. Изменить связанный объект можно, отредактировав документ-источник, поскольку объект находится в единственном экземпляре, а в составных документах указываются лишь ссылки на него (хотя при просмотре и распечатке составного документа связанный объект ничем не отличается от внедренного). Любые изменения объекта, производимые в документе-источнике, обязательно отражаются на представлении этого объекта в составных документах. Это происходит либо автоматически, при открытии документа, содержащего связанный объект, который был изменен, либо по указанию пользователя (если режим автоматического обновления отключен).
Операции связывания и внедрения, реализованные в рамках OLE, внешне напоминают технологию DDE и обмен данными через буфер обмена. Документ со встроенными OLE-объектами выглядит аналогично документу с фрагментами, вставленными через буфер обмена. Однако в этом случае при двойном щелчке мыши в поле связанного объекта – открывается документ-источник, а внедренного – запускается приложение, в котором создавался этот объект, и в него передается объект для редактирования или выполнения других операций. После окончания работы с объектом программа-источник закрывается, а измененный объект автоматически передается обратно в документ приложения-клиента.
В рамках технологии OLE объект представляет собой сочетание данных какого-либо вида (текст, графика, видео, звук и др.) во внутреннем формате приложения, представленном в одном из стандартных форматов Windows, и информации о создавшей его программе, размере, времени создания и т.п. Таким образом, объект является законченной структурой, переносимой из одного документа в другой и сохраняющей отличительные особенности независимо от типа документа, в котором в данный момент находится.
В рамках OLE реализован метод drag-and-drop, который обеспечивает наглядность процесса обмена данными, и его можно применять вместо операции копирования через буфер обмена даже при межоконном перемещении объектов и их частей.
Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что позволяет не только представлять их в электронной форме, но и обрабатывать входящие в них данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется табличными процессрами, или, проще, электронными таблицами.
Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо одной ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и, тем самым, при обновлении каких-либо частных данных, обновление всей таблицы происходит автоматически (рис. 13.1).
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Электронные таблицы нашли широчайшее применение в экономических и бухгалтерских расчетах. Их можно эффективно использовать, например, для:
• автоматической обработки зависящих друг от друга данных;
• автоматизации итоговых вычислений;
• создания сводных таблиц;
• ведения простых баз данных;
• обработки записей баз данных;
• совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;
• подготовки табличных документов;
• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Она предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать. В этой главе мы рассмотрим основные понятия и приемы работы с последней версией программы — Microsoft Excel 2000, входящей наряду с другими программами в пакет Microsoft Office 2000.
Технология обработки информации в электронных таблицах (ЭТ). Структура электронной таблицы. Типы данных: числа, формулы, текст. Правила записи формул. Основные встроенные функции. Абсолютные и относительные ссылки. Графическое представление данных.
План ответа
1. Технология обработки информации в электронных таблицах (ЭТ).
2. Структура электронной таблицы.
3. Типы данных: числа, формулы, текст.
4. Правила записи формул,
5. Основные встроенные функции.
6. Абсолютные и относительные ссылки.
7. Графическое представление данных.
Технология обработки информации в электронных таблицах (ЭТ)
Электронные таблицы (табличные процессоры) — это программа обработки числовых данных, представленных в виде таблиц.
Электронная таблица позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей между ними (математических или логических соотношений). При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются.
Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решении задачи выбрать наиболее приемлемый.
Электронные таблицы (табличные процессоры) представляют собой удобное средство для проведения бухгалтерских и статистических расчетов. В каждом пакете имеются сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.
Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. Можно проводить сложные сортировки, т.е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом пользователем задается последовательность сортировки столбцов.
В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствий с указанными условиями, которые принято называть фильтрами. Фильтры задаются с помощью условий поиска (больше, меньше, равно и т. д.) и значений. В результате поиска будут найдены те ячейки, в которых содержатся данные, удовлетворяющие заданному фильтру.
Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями, графическими иллюстрациями.
Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Многомерные таблицы позволяютбыстро делать выборки в базе данных по любому критерию.
Структура электронной таблицы Рабочее поле электронной таблицы состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обычно обозначаются буквами латинского алфавита(или сочетаниями букв): A, G, АВ и т. п., а заголовки строк — числами (1, 16, 278 и т. п.). На месте пересечения столбца и строки таблицы образуется ячейка. Это минимальный элемент электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции.
Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы состоит из заголовка столбца и номера строки, например: Al, F123, D7. Ячейка, над содержимым которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.
Еще один объект в таблице — это диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнегои правого нижнего углов.
Типы данных: числа, формулы, текст
Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: числами, текстами и формулами.
Числа по умолчанию выравниваются в ячейке по правому краю, т. к. при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т. д.).
Текстом в электронных таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «60 кг» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается вячейке по левому краю. К содержимому ячеек, в которых хранится текстовая информация, нельзя применять арифметические операции.
Правила записи формул
Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, имена функций и знаки математических операций. Например, формула «=C5+F2» задает операцию сложения чисел, хранящихся в ячейках С 5 и F2; формула «=D 13*10» — умножение числа, хранящегося в ячейке D13, на число 10.
По окончании ввода формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. А соответствующая формула отображается в строке формул, расположенной в верхней части экрана. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается автоматически.
Основные встроенные функции В ячейки электронной таблицы можно вводить не только данные, но и встроенные функции. Аргументами таких функций могут быть как сами данные, так и адреса ячеек электронной таблицы. Функции реализуются с помощью стандартных программ, которые вызываются по заранее известному имени функции. Для удобства выбора и обращения к ним, функции объединены в группы по своему назначению: математические, логические, текстовые, статистические и др. Некоторые часто используемые математические функции: корень квадратный, тригонометрические функции, модуль, логарифм и др. Среди статистических функций часто используются: поиск максимума, минимума, среднего значения, вычисление суммы.
Использование всех функций подчинено общим правилам:
• каждая функция имеет свое уникальное имя;
• после имени функции в круглых скобках указывается список аргументов.
• ввод функции в ячейку, так же как и ввод формулы, должен начинаться со знака «=».
Абсолютные и относительные ссылки Как уже отмечалось, в формулах могут использоваться имена ячеек (ссылки на адреса ячеек). Существуют два основных типа ссылок:
относительные и абсолютные.
Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку,
Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании, вставке или удаление строки (столбца) относительные ссылки автоматически меняются в зависимости от нового положения формулы. В силу этого сохраняется правильность расчетов при любых указанных вышедействиях над ячейками, содержащими формулы. Относительные ссылки имеют следующий вид: Dl, В7.
В некоторых случаях необходимо, чтобы при изменении место - положения формулы адрес ячеек, используемых в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация. Абсолютная ссылка в формуле указывает на фиксированный адрес. При перемещении или копировании формулы такие ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара (например, $F$1).
Если символ доллара стоит перед буквой (например, $С4), то координата столбца абсолютная, а строки — относительная. Если доллар стоит перед числом (например, KS1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки — абсолютная. Такие ссылкии называются смешанными.
Графическое представление данных
Электронные таблицы позволяют представлять числовые данные в наглядном виде с помощью графиков и диаграмм. Диаграммы бывают различных типов (столбчатые, круговые и т. д.); большинство диаграмм строятся в прямоугольной системе координат. Выбор типа диаграммы зависит от характера данных. Например, круговая и кольцевая диаграммы служат для сравнения нескольких величин в одной точке, они особенно удобны, если величины всумме составляют целое (100%). Гистограмма, линейчатая (цилиндрическая, коническая, пирамидальная) диаграммы используются сравнения нескольких величин в нескольких точках. Высота столбца такой диаграммы определяется значениями сравниваемых величин. Диаграмма с областями предназначена для отображения изменения значений с течением времени. А график удобно использовать для отображения развития процесса, например, по времени.
5. Элементы ЭТ
В
электронных таблицах можно работать
как с отдельными ячейками, так и с
группами ячеек, которые образуют блок.
Имена ячеек в блоках разделяются
двоеточием, например блок A1:B4
включает в себя ячейки: А1, А2, A3, А4, В1,
В2, В3 и В4. С блоками ячеек в основном
выполняются операции копирования,
удаления, перемещения, вставки.
Всего 42
5
2. 1. Основные понятия табличного процессора.
Электронные таблицы (ЭТ)двумерные массивы данных,
представленные в электронном виде,
предназначены для хранения и
обработки данных, представленных в
табличной форме.
Всего 42
2
1. Лекция 5: Табличные процессоры. Создание и обработка документов в MS Office c помощью приложения Ms Excel.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Основные понятия табличного
процессора.
Табличный редактор Excel.
Основные приемы работы в Excel.
Форматирование ячеек.
Вычисления в таблицах Excel. Формулы
и функции в Excel.
Построение и редактирование диаграмм
в Excel.
33. Построение диаграммы.
30. Функции
Excel имеет сотни разделенных на категории
встроенных функций.
- математическая;
- финансовая;
- статистическая;
- текстовая;
- логическая;
- дата и время;
- ссылки и массивы.
Всего 42
30
28. 5. Вычисления в Excel Формулы и функции
Формула - это математическое выражение,
согласно которому производятся вычисления над
данными, записанными в ячейках рабочего
листа.
Формулы записываются в одну строку с
использованием только круглых скобок и знаков
арифметических операций сложения (+),
вычитания (-), умножения (*), деления (/) и
возведения в степень (^), операций сравнения:
равно (=), меньше ( <), меньше или равно
(<=),больше (>), больше или равно (>=), не равно
(<>), а также операций: диапазон (:),
объединение (;) и соединение текстов (&).
Вместо имен величин в формулах
используются адресаВсего
ячеек
(ссылки)
28
42
10. Элементы строки формул
35. Построение графиков:
График
отличается от диаграммы
наличием взаимосвязанных значений X
и Y. Для его построения следует
использовать тип диаграмм График
или Точечная
Всего 42
35
2. 1. Основные понятия табличного процессора.
Электронные таблицы (ЭТ)двумерные массивы данных,
представленные в электронном виде,
предназначены для хранения и
обработки данных, представленных в
табличной форме.
Всего 42
2
13. Типы форматов данных в Ехсеl:
процентный (в этом формате значение ячейки
умножается на 100 и выводится на экран с
символом процента);
дробный (числа отображаются в виде простых
дробей - через наклонную черту);
экспоненциальный (числа отображаются в
экспоненциальной форме с фиксированным
количеством цифр после запятой);
текстовый;
дополнительный (используется для записи
почтовых индексов, номеров телефонов и т.д.).
Всего 42
13
При создании нового рабочего листа в Ехсеl все
ячейки имеют общий формат. В этом формате
числа записываются в обычной или
экспоненциальной форме и выравниваются по
правому краю ячейки, текст выравнивается по
левому краю, а логические значения и значения
ошибок выравниваются по центру ячеек.
Быстрый выбор некоторых форматов - с
помощью кнопок группы Форматирование
Всего 42
14
27. Форматирование ячеек
Форматирование в Excel включает:
выбор гарнитуры, начертания, размеров
и цвета шрифта,
выравнивание содержимого ячейки по
горизонтали и вертикали,
размещение длинного текста, поворот
текста,
выбор типа и цвета границ
заливки ячеек, столбцов и строк
таблицы.
Всего 42
27
29. Правила составления формул в Excel:
любая формула должна начинаться со знака
равенства;
в формуле не должно быть пробелов;
в качестве элемента формулы может
выступать адрес ячейки; в этом случае в
вычислениях используется содержимое
адресуемой ячейки;
формула может включать обращение к одной
или нескольким функциям;
обращение к функции записывается по
правилам записи функций.
Всего 42
29
32. 6. Диаграммы в Excel:
Диаграмма - это графическое представление
данных рабочего листа. Существуют различные
виды диаграмм: плоские (графики, гистограммы,
линейчатые, круговые, точечные, кольцевые,
биржевые диаграммы и др.) и объемные
(объемные графики и гистограммы, объемные
линейчатые, круговые, цилиндрические,
конические и др.).
Диаграммы можно создавать:
- на имеющемся рабочем листе (внедренные
диаграммы),
- на отдельном листе для диаграмм.
Всего 42
32
15. 3. Основные приемы работы в Excel
Любая электронная таблица состоит
из следующих элементов:
заголовка таблицы (название);
заголовков столбцов («шапки»
таблицы);
информационной части (данных),
расположенных в соответствующих
ячейках.
Всего 42
15
В общем виде процесс создания
ЭТ включает следующие шаги:
ввод
данных в ячейки;
редактирование содержимого ячеек;
построение формул;
ввод функций;
форматирование данных;
печать.
Всего 42
16
7. Основные типы объектов
37. Скрытие столбцов, или строк:
выделить нужные столбцы, строки или их
интервалы,
Открыть контексное меню (правая кнопка
мыши)
в открывшемся подменю выбрать пункт
Скрыть,
или:
выделить нужные столбцы, строки или их
интервалы, нажать комбинацию клавиш Ctrl + 0
(для скрытия столбцов) или Ctrl + 9 (для
скрытия строк).
Скрытые столбцы (строки) таблицы на
экране помечаются жирной линией,
появляющейся на месте этих столбцов
37
Всего 42
(строк).
38. Установка защиты листа:
выбрать команды меню Сервис - Защита Защитить лист;
в открывшемся диалоговом окне Защита
листа установить флажок у поля Защитить
лист и содержимое защищаемых ячеек;
в поле Пароль для отключения защиты
листа ввести пароль;
из списка Разрешить всем пользователям
этого листа. обозначить флажками все
операции редактирования и форматирования
данных, которые могут быть разрешены всем
пользователям;
щелкнуть на кнопке ОК.
Всего 42
38
34. Редактирование диаграммы и ее элементов:
Для
редактирования диаграмм и ее
элементов можно использовать
контекстные меню, вызываемые
щелчком правой кнопки мыши (ЩП) в
области диаграммы.
Или использовать вкладку Работа с
диаграммой
Всего 42
34
35. Построение графиков:
График
отличается от диаграммы
наличием взаимосвязанных значений X
и Y. Для его построения следует
использовать тип диаграмм График
или Точечная
Всего 42
35
20. Автозаполнение
Автозаполнение ячеек последовательностью
чисел (обычно применяется для нумерации
строк, столбцов и т.п.), дней недели или
текстом:
ввести в несколько ячеек первые числа (дни
или текст) нужной последовательности или
профессии;
выделить две соседние заполненные ячейки;
установить указатель мыши на маркер
заполнения в нижней правом углу ячейки, при
этом указатель мыши примет форму крестика
(+);
нажать на левую клавишу мыши, перетащить
маркер заполнения до последней заполняемой
ячейки и отпустить клавишу.
20
Всего 42
3. Табличные процессоры - это программные средства для проектирования электронных таблиц
Функции табличных процессоров:
создание, редактирование, оформление и печать
электронных таблиц;
создание многотабличных документов,
объединенных формулами;
построение диаграмм и решение задач
графическими методами;
сортировка, выборка данных, статистическая
обработка
создание итоговых и сводных таблиц;
решение оптимизационных задач;
разработка макрокоманд.
Всего 42
3
23. Вставка и удаление строк, столбцов (ячеек):
выделить строку или столбец (ячейку)
щелчком мыши ЩП по ее (его) заголовку
(по ячейке);
в появившемся контекстном меню
выбрать пункт Добавить ячейки или
Удалить
Всего 42
23
6. Типы данных ЭТ
В ЭТ обычно используются следующие типы данных:
текст, числа, формулы, функции, дата.
Текст — это любая последовательность символов.
Число — это числовая константа.
Формула — это выражение, состоящее из числовых
величин и арифметических операций. Кроме числовых
величин, в формулу могут входить в качестве аргументов
адреса ячеек, функции и другие формулы. Пример:
=А5/Н8х12.
Функции — это запрограммированные формулы,
позволяющие проводить часто встречающиеся
последовательности вычислений. Например, функция
автосуммирования может быть представлена следующим
образом: =СУММ (A1:A4).
Дата — может быть представлена в различных форматах;
с ней можно выполнять арифметические и логические
операции.
Всего 42
6
10. Элементы строки формул
11. Адреса ячеек:
Адрес ячейки (ссылка) - это ее координаты в таблице,
образуется из заголовка столбца и заголовка строки.
Различают:
Абсолютный адрес ячейки — это адрес ячейки,
который определяется по отношению к ячейке А1 и не
изменяется при копировании или репликации. В Ехсеl
абсолютные адреса помечаются символом $, который
ставится впереди номера столбца и/или строки.
Например: $С$6, $А$8.
Относительный адрес ячейки - это адрес некоторой
ячейки, который в расчетах определяется по отношению
к данной ячейке и который изменяется при копировании
или репликации.
Смешанный адрес ячейки: одна из частей адреса
является абсолютной (помечается символом $), а другая
– относительной. Например: $С6, А$23.
Всего 42
11
6. Типы данных ЭТ
В ЭТ обычно используются следующие типы данных:
текст, числа, формулы, функции, дата.
Текст — это любая последовательность символов.
Число — это числовая константа.
Формула — это выражение, состоящее из числовых
величин и арифметических операций. Кроме числовых
величин, в формулу могут входить в качестве аргументов
адреса ячеек, функции и другие формулы. Пример:
=А5/Н8х12.
Функции — это запрограммированные формулы,
позволяющие проводить часто встречающиеся
последовательности вычислений. Например, функция
автосуммирования может быть представлена следующим
образом: =СУММ (A1:A4).
Дата — может быть представлена в различных форматах;
с ней можно выполнять арифметические и логические
операции.
Всего 42
6
11. Адреса ячеек:
Адрес ячейки (ссылка) - это ее координаты в таблице,
образуется из заголовка столбца и заголовка строки.
Различают:
Абсолютный адрес ячейки — это адрес ячейки,
который определяется по отношению к ячейке А1 и не
изменяется при копировании или репликации. В Ехсеl
абсолютные адреса помечаются символом $, который
ставится впереди номера столбца и/или строки.
Например: $С$6, $А$8.
Относительный адрес ячейки - это адрес некоторой
ячейки, который в расчетах определяется по отношению
к данной ячейке и который изменяется при копировании
или репликации.
Смешанный адрес ячейки: одна из частей адреса
является абсолютной (помечается символом $), а другая
– относительной. Например: $С6, А$23.
Всего 42
11
18. Редактирование данных
Редактирование содержимого ячейки возможно
после ее активизации в строке ввода либо в самой
ячейке.
Перемещение и копирование ячеек, столбцов и строк
основаны на методах «вырезать и вставить»
известных по Windows.
Команда Правка - Копировать (или Ctrl+C)
активизирует «муравьиную дорожку» вокруг
копируемой ячейки. Это означает, что в буфере
обмена находится ее содержимое. Если после этого
вставка выполняется через команды Правка –
Вставить (или Ctrl+V). То муравьиная дорожка
остается (т.е. буфер сохраняет содержимое). Убрать
ее можно, нажав Enter или Esc, либо двойным
щелчком вне вводимой ячейки.
Всего 42
18
38. Установка защиты листа:
выбрать команды меню Сервис - Защита Защитить лист;
в открывшемся диалоговом окне Защита
листа установить флажок у поля Защитить
лист и содержимое защищаемых ячеек;
в поле Пароль для отключения защиты
листа ввести пароль;
из списка Разрешить всем пользователям
этого листа. обозначить флажками все
операции редактирования и форматирования
данных, которые могут быть разрешены всем
пользователям;
щелкнуть на кнопке ОК.
Всего 42
38
20. Автозаполнение
Автозаполнение ячеек последовательностью
чисел (обычно применяется для нумерации
строк, столбцов и т.п.), дней недели или
текстом:
ввести в несколько ячеек первые числа (дни
или текст) нужной последовательности или
профессии;
выделить две соседние заполненные ячейки;
установить указатель мыши на маркер
заполнения в нижней правом углу ячейки, при
этом указатель мыши примет форму крестика
(+);
нажать на левую клавишу мыши, перетащить
маркер заполнения до последней заполняемой
ячейки и отпустить клавишу.
20
Всего 42
33. Построение диаграммы.
7. Основные типы объектов
15. 3. Основные приемы работы в Excel
Любая электронная таблица состоит
из следующих элементов:
заголовка таблицы (название);
заголовков столбцов («шапки»
таблицы);
информационной части (данных),
расположенных в соответствующих
ячейках.
Всего 42
15
В общем виде процесс создания
ЭТ включает следующие шаги:
ввод
данных в ячейки;
редактирование содержимого ячеек;
построение формул;
ввод функций;
форматирование данных;
печать.
Всего 42
16
4. Элементы ЭТ
Столбцы идентифицированы буквами латинского
алфавита (A, B, C, . AA, AB, …), расположенными в
заголовочной части таблицы.
Строки идентифицированы цифрами (1, 2, 3. ),
расположенными в первой колонке. Количество строк
и столбцов в разных электронных таблицах различно,
например, в табличном процессоре Excel используется
256 столбцов и более 16 тысяч строк.
Место пересечения столбца и строки называется
ячейкой. Каждая ячейка имеет свой уникальный
адрес, состоящий из имени столбца и номера строки,
например D8.
Электронные таблицы могут содержать несколько
рабочих листов, которые объединяются в один файл
и носят название рабочей книги.
Всего 42
4
22. Удаление данных:
выделить ячейку или область и
нажать клавишу Delete, или
выделить ячейку или область,
выполнить мышью щелчок ЩП и из
контекстного меню выбрать команду
Очистить содержимое
Всего 42
22
31. Вставка функции с помощью Мастера функций:
36. 7. Скрытие и защита данных:
Скрытие данных - это подавление отображения
содержимого ячейки, столбца или строки. Скрытые
данные не выводятся на экран монитора и на
печать.
Скрытие содержимого ячейки:
выделить нужные ячейки, выбрать команды меню
Формат – Ячейки, или щелкнуть на кнопке
Формат ячеек на панели инструментов
Форматирование, или выполнить мышью щелчок
ЩП;
в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек на
вкладке Число из списка в поле Числовые
форматы выбрать пункт Все форматы и в
открывшемся поле Тип ввести формат ;;; ;
36
Всего 42
щелкнуть на кнопке ОК.
9. 2. ТАБЛИЧНЫЙ РЕДАКТОР MS EXCEL
24. Изменение размеров строк и столбцов
выделить столбец,
установить курсор мыши на правой границе
в заголовке выделенного столбца так,
чтобы стрелка курсора превратилась в
двунаправленную перечеркнутую
горизонтальную стрелку,
нажать левую клавишу мыши и, не отпуская
ее, протащить границу столбца до тех пор,
пока ширина столбца не примет нужного
значения .
Аналогично меняется высота строки.
Всего 42
24
9. 2. ТАБЛИЧНЫЙ РЕДАКТОР MS EXCEL
30. Функции
Excel имеет сотни разделенных на категории
встроенных функций.
- математическая;
- финансовая;
- статистическая;
- текстовая;
- логическая;
- дата и время;
- ссылки и массивы.
Всего 42
30
26. Форматирование таблиц
Объединение ячеек:
выделить объединяемые ячейки;
щелкнуть на кнопке Объединить на панели
инструментов Форматирование, или
выбрать команды меню Формат - Ячейки;
в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек
на вкладке Выравнивание в группе
Отображение установить флажок у пункта
Объединение ячеек и щелкнуть на кнопке ОК.
Аналогично снимается объединения ячеек
Всего 42
26
24. Изменение размеров строк и столбцов
выделить столбец,
установить курсор мыши на правой границе
в заголовке выделенного столбца так,
чтобы стрелка курсора превратилась в
двунаправленную перечеркнутую
горизонтальную стрелку,
нажать левую клавишу мыши и, не отпуская
ее, протащить границу столбца до тех пор,
пока ширина столбца не примет нужного
значения .
Аналогично меняется высота строки.
Всего 42
24
34. Редактирование диаграммы и ее элементов:
Для
редактирования диаграмм и ее
элементов можно использовать
контекстные меню, вызываемые
щелчком правой кнопки мыши (ЩП) в
области диаграммы.
Или использовать вкладку Работа с
диаграммой
Всего 42
34
31. Вставка функции с помощью Мастера функций:
3. Табличные процессоры - это программные средства для проектирования электронных таблиц
Функции табличных процессоров:
создание, редактирование, оформление и печать
электронных таблиц;
создание многотабличных документов,
объединенных формулами;
построение диаграмм и решение задач
графическими методами;
сортировка, выборка данных, статистическая
обработка
создание итоговых и сводных таблиц;
решение оптимизационных задач;
разработка макрокоманд.
Всего 42
3
5. Элементы ЭТ
В
электронных таблицах можно работать
как с отдельными ячейками, так и с
группами ячеек, которые образуют блок.
Имена ячеек в блоках разделяются
двоеточием, например блок A1:B4
включает в себя ячейки: А1, А2, A3, А4, В1,
В2, В3 и В4. С блоками ячеек в основном
выполняются операции копирования,
удаления, перемещения, вставки.
Всего 42
5
41. Примечание: Сведения об ошибках:
27. Форматирование ячеек
Форматирование в Excel включает:
выбор гарнитуры, начертания, размеров
и цвета шрифта,
выравнивание содержимого ячейки по
горизонтали и вертикали,
размещение длинного текста, поворот
текста,
выбор типа и цвета границ
заливки ячеек, столбцов и строк
таблицы.
Всего 42
27
21. Копирование данных:
выделить ячейку или область и поставить
курсор на ее границу так, чтобы курсор
приобрел вид стрелки;
нажать клавишу Ctrl и левую кнопку мыши и,
удерживая их, переместить ячейки в нужное
место.
При копировании формулы, содержащей
относительные адреса, в другую ячейку
эти адреса изменяются в соответствии с
новым положением формулы. При
копировании формулы, содержащей
абсолютные адреса, в другую ячейку
аргументы этой формулы будут браться из
одних и тех же ячеек независимо от того, где
находится данная формула.
Всего 42
21
32. 6. Диаграммы в Excel:
Диаграмма - это графическое представление
данных рабочего листа. Существуют различные
виды диаграмм: плоские (графики, гистограммы,
линейчатые, круговые, точечные, кольцевые,
биржевые диаграммы и др.) и объемные
(объемные графики и гистограммы, объемные
линейчатые, круговые, цилиндрические,
конические и др.).
Диаграммы можно создавать:
- на имеющемся рабочем листе (внедренные
диаграммы),
- на отдельном листе для диаграмм.
Всего 42
32
17. Приемы выделения областей таблицы:
Область выделения
Операции
Ячейка
Щелкнуть на ячейке левой клавишей мыши (ЩЛ)
Интервал ячеек
(несколько смежных
ячеек)
Навести курсор мыши на первую ячейку интервала,
нажать на левую клавишу мыши и, не отпуская ее,
протянуть до последней выделяемой ячейки
Несмежные ячейки
Нажать клавишу Сtгl и щелкать мышью (ЩЛ) на
выделяемых ячейках
Строка (или столбец) Выполнить ЩЛ на заголовке строки (или столбца)
Интервал (несколько
смежных столбцов
или строк)
Навести курсор мыши на заголовок первого столбца
(или строки), нажать на левую клавишу мыши и, не
отпуская ее, протянуть до последнего столбца (строки)
Несмежные
интервалы
Нажать клавишу Сtгl и, не отпуская ее, щелкать мышью
на заголовках выделяемых строк и столбцов
Все ячейки рабочего
листа
Выполнить ЩЛ на пересечении полос заголовков строк
и столбцов
Все рабочие листы
Выполнить ЩП по ярлыку рабочего листа и выбрать
команду Выделить все листы
Всего 42
17
29. Правила составления формул в Excel:
любая формула должна начинаться со знака
равенства;
в формуле не должно быть пробелов;
в качестве элемента формулы может
выступать адрес ячейки; в этом случае в
вычислениях используется содержимое
адресуемой ячейки;
формула может включать обращение к одной
или нескольким функциям;
обращение к функции записывается по
правилам записи функций.
Всего 42
29
13. Типы форматов данных в Ехсеl:
процентный (в этом формате значение ячейки
умножается на 100 и выводится на экран с
символом процента);
дробный (числа отображаются в виде простых
дробей - через наклонную черту);
экспоненциальный (числа отображаются в
экспоненциальной форме с фиксированным
количеством цифр после запятой);
текстовый;
дополнительный (используется для записи
почтовых индексов, номеров телефонов и т.д.).
Всего 42
13
При создании нового рабочего листа в Ехсеl все
ячейки имеют общий формат. В этом формате
числа записываются в обычной или
экспоненциальной форме и выравниваются по
правому краю ячейки, текст выравнивается по
левому краю, а логические значения и значения
ошибок выравниваются по центру ячеек.
Быстрый выбор некоторых форматов - с
помощью кнопок группы Форматирование
Всего 42
14
22. Удаление данных:
выделить ячейку или область и
нажать клавишу Delete, или
выделить ячейку или область,
выполнить мышью щелчок ЩП и из
контекстного меню выбрать команду
Очистить содержимое
Всего 42
22
Читайте также: