Создание документа в текстовом процессоре может осуществляться по направлениям
Подготовка документов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов. Можно выделить:
— редактирование введенной информации;
— форматирование (оформление) отдельных частей документа;
— вывод документа на печать;
— сохранение документа и ведение архива текстов.
Каждый этап состоит из множества операций. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа.
Набор текста.Основным инструментом ввода текста документов является клавиатура. Вводимый текст располагается в текстовом окне. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т.е. позиция ввода, отмечается специальным знаком – курсором. В строке состояния всегда отображается информация о текущем положении курсора. МS Word поддерживает два режима ввода – вставки и замены. Для переключения между этими режимами используется клавиша Insert на клавиатуре или двойной щелчок мыши на индикаторе ЗАМ в Строке состояния. При включенном режиме замены символов индикатор ЗАМ выделяется черным шрифтом. Если Word не реагирует на клавишу Insert, то необходимо выполнить команду кнопка Office ® кнопка Параметры Word ® Дополнительно ® Использовать клавишу INS для переключения режима вставки и замены. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.
Клавиша Васksрасе удаляет символ слева от курсора, клавиша Delete удаляет из текста символ, находящийся справа от курсора.
Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей строки, т.е. ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.
Иногда в текст документа требуется вставить символ, которого нет на клавиатуре. В этом случае необходимо выполнить команду Символ на ленте Вставка.В появившемся окне выбрать нужный шрифт (например, Wingdings, Webdings, Symbol) и щелкнуть на нужный символ.
Если для работы с документами используется текстовый процессор, то существенным является понятие «мягкого» и «жесткого» разделителя. При нажатии на клавишу Пробел в текст вносится символ «жесткого» пробела. Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называемые «мягкие» пробелы, которые вносятся в текст документа программой Word автоматически для выравнивания длины строк. Аналогично можно трактовать понятие «мягкий» и «жёсткий» конец строки. «Жёсткий» признак конца строки создается при нажатии клавиши Еnter для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое положение. Признак конца строки не всегда показывается на экране монитора, но, тем не менее, всегда существует в тексте. Для того чтобы увидеть непечатаемые знаки, присутствующие в документе, можно нажать на кнопку Непечатаемые знаки на ленте Главная. Отображение непечатаемых знаков бывает полезно при редактировании сложных документов.
При наборе текста следует учитывать правила расстановки пробелов при знаках препинания:
Знаки препинания | Правило |
. , : ; % ? ! $ … | Пробел ставится только после знака препинания. |
() <> [] “” «» | До первого и после последнего знака ставится пробел, внутри слова без пробелов. |
– | Пробел ставится до и после знака (не путать с дефисом). |
Знак неразрывный пробел запрещает символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться в отличие от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т.п. Чтобы поставить «неразрывный» пробел, необходимо одновременно нажать клавиши Сtrl + Shift + пробел.
Правила, которыми следует руководствоваться при использовании сокращений:
— в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;
— сокращения типа т.д. и с.г. записываются без пробела;
— сокращения и др., и т.д., и т.п. могут применяться только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.
Редактирование– это проверка и исправление текста при подготовке к печати.
К основным операциям редактирования принято относить следующие:
— добавление фрагментов текста;
— удаление фрагментов текста;
— перемещение фрагментов текста;
— копирование фрагментов текста;
Форматирование– это процесс оформления элементов документа. Другими словами, форматирование – это процесс изменения значений атрибутов объектов, из которых состоит документ.
Операция проверки правописания позволяет находить слова с ошибками (проверка орфографии), а также грамматические ошибки или стилистически неверно построенные фразы (проверка грамматики). Во время проверки орфографии выполняется поиск слов, которых нет в словарях Word. При проверке грамматики используется набор грамматических и стилистических правил. Ошибки подчеркиваются волнистой чертой: орфографические – красной, грамматические – зеленой. Щелчок правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове открывает контекстное меню, в котором предлагаются варианты правильного написания.
Проверка правописания может выполняться автоматически в процессе ввода текста или с помощью команды Правописание (F7) (лента Рецензирование) по окончании ввода. В последнем случае проверка выполняется в пределах выделенного фрагмента или до конца документа с места, отмеченного курсором.
В процессе набора текста можно использовать автоматическую расстановку переносов (лента Разметка страницы® Расстановка переносов ® Параметры расстановки переносов® флажок Автоматическая расстановка переносов). При этом можно ставить принудительные переносы.
В тексте можно также подбирать синонимы к словам (лента Рецензирование ® Тезаурус или вызвать контекстное меню на слове, пункт Синонимы).
Статьи к прочтению:
27Проверка орфографии
Похожие статьи:
Подготовка текстов заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить: -набор текста; -редактирование…
Для завершения работы с текстовым документом Word необходимо: 1 Закрыть окно программы с помощью красной кнопки с крестиком в правом углу строки…
Текстовый процессор Microsoft Word является многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.
Создания документа в текстовом процессоре может осуществляться по двум направлениям:
1)Создание пассивного документа - происходит посредством набора текста с последующим его оформлением (форматированием);
2) Создание типового документа - осуществляется на основе шаблонов (интерактивной формы), требующей заполнения.
Кроме непосредственного ввода и форматирования текста Word позволяет создавать таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста в несколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияния документов), создавать виртуальные документы, состоящие из ссылок на другие файлы [6].
Microsoft Office Word 2007 – это мощная программа для обработки текста, помогающая быстро и эффективно создавать и форматировать все деловые и личные документы, начиная с самых простых писем и заканчивая сложнейшими отчетами. Программа Word 2007, которая вошла в пакет приложений Microsoft Office 2007, была существенно модернизирована по сравнению с предыдущими версиями, чтобы все возможности, содержащиеся в ней, стали более доступными и удобными в использовании [5].
Word можно использовать для того, чтобы:
- создавать профессионально выглядящие документы, содержащие такие выразительные элементы как графики и диаграммы;
- придавать документам согласованный внешний вид с помощью применения стилей и тем, которые воздействуют на шрифт, размер, цвет, эффекты текста и фон страницы;
- сохранять и заново использовать такое готовое содержимое и форматированные элементы как титульный лист и врезки;
- делать информацию в длинных документах понятной с помощью составления оглавлений, индексов и библиографий;
- защищать документы, осуществляя контроль над тем, кто и какие изменения может производить над документами, удаляя персональную информацию и применяя цифровую подпись [5].
Главное отличие Word 2007 от предыдущих версий программы – это полностью иной принцип организации интерфейса. В связи с этим возникает необходимость осваивать новую логику работы с уже привычной программой [8].
Но усовершенствования коснулись не только внешнего вида программы.
Отличие Word 2007 от Word 2003. Word 2007 не только представляет более эффективный подход к работе с документами, но и содержит большой список новых и улучшенных возможностей, включающий следующих в себя следующие:
- Лента. Больше никаких поисков в меню, подменю и в диалоговых окнах. Этот новый интерфейс организует все команды, которые люди используют чаще всего, таким образом, что они становятся доступны с вкладок, расположенных вверху окна программы.
- Образец. Просмотр эффекта от форматирования еще до его применения.
- Наборы стилей и темы документа. Быстро изменяют внешний вид документа, применяя различные наборы стилей или тему, просматривая эффект еще до применения их к документу.
- Рисунки SmartArt. Используйте эту удивительную возможность для работы с диаграммами, чтобы создавать сложные диаграммы с 3-D формами, прозрачностью, падающими тенями и другими эффектами.
- Усовершенствованная работа с диаграммами. Ввод данных в связанный рабочий лист Microsoft Office Excel и просмотр того, как эти данные немедленно представляются в диаграмме выбранного типа.
- Очистка документа. Пусть Word проверяет и удаляет примечания, скрытый текст и персональную информацию, хранящуюся как свойства, перед тем, как работа над документом будет окончена.
- Новый формат файла. Новые форматы Microsoft Office Open XML уменьшают размер файла и помогают избежать потери данных [5].
Слияние писем
Многие финансовые и другие организации общаются со своими клиентами или сотрудниками с помощью писем, рассылок и рекламных буклетов, которые рассылают всем людям, состоящим в списке рассылок.
Самый простой способ создать набор документов, полностью идентичных, за исключением определенной части информации – такой как имя, адрес и обращение в письме – использовать процесс, называемый слиянием [5].
Чтобы легко объединить основной документ с источником данных, в Word можно использовать мастер Слияния (Mail Merge).
Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных [12].
Процесс слияния писем объединяет статичную информацию из одного документа и меняющуюся информацию из другого документа следующим образом.
- Источник данных. Это структурный документ, такой как список покупателей, он может быть в виде таблицы Word, рабочего листа Microsoft Office Excel, таблицы базы данных Microsoft Office Access или списка контактов Microsoft Office Outlook, содержащий наборы информации (называемые записями) в соответствующем формате. Можно использовать существующий источник данных или создать новый в процессе слияния писем.
Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:
1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.
2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.
В процессе слияния писем необязательно использовать все записи из источника данных. Можно фильтровать данные и исключить некоторые записи.
3. Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.
4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.
5. Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть [12].
Конечным результатом является одна копия объединенного документа для каждой записи из источника данных.
Методический доклад на тему «Комплексное использование возможностей Microsoft Word для создания документов» выбран с целью дать обучающимся информацию о текстовом редакторе Ms Word.
Текстовый процессор Microsoft Word является многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.
Данный доклад может быть использован на уроках информатики преподавателями общих и естественнонаучных дисциплин.
Оценить 5786 0
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РТ
ГБПОУ «Атнинский сельскохозяйственный техникум им. Габдуллы Тукая»
МЕТОДИЧЕСКИЙ ДОКЛАД
ПО ДИСЦИПЛИНЕ
на тему «Комплексное использование возможностей Microsoft Word для создания документов»
с. Б.Атня – 2015 г.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и аппаратного обеспечения позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
Обработка текстов, подготовка различного вида документов составляют значительную часть работ, выполняемых в настоящее время на ПК специалистами многих профессий.
Для работы с этими текстами используются так называемые текстовые редакторы. Главная задача любого текстового редактора заключается в обеспечении оптимальных для пользователя условий по созданию и обработке документов. Обилие различных типов документов привело к многообразию существующих текстовых редакторов. Наиболее распространенным из них является текстовый редактор Microsoft Word, который имеет широкий диапазон применения и многообразие возможностей для работы с документами. Вследствие всего этого можно сказать, что данная тема достаточно актуальна. MS Word является одним из ведущих текстовых процессоров в России и умение работниками использовать его возможности в своей деятельности может облегчить им работу и сократить затраты времени и энергии.
Цель доклада – рассмотреть процесс создания комплекса документов в MS Word , ознакомится с текстовым редактором MS Word. Определить его функции и возможности. Рассмотреть отличия приложения MS Word 2007 от версии 2003 года, его преимущества и недостатки.
Работа в текстовом редакторе MS Word 2007. Приемы работы, описание возможностей, характеристика MS Word
Основные возможности текстового процессора
Текстовый процессор Microsoft Word является многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.
Создания документа в текстовом процессоре может осуществляться по двум направлениям:
1)Созданиепассивного документа - происходит посредством набора текста с последующим его оформлением (форматированием);
2) Создание типового документа - осуществляется на основе шаблонов (интерактивной формы), требующей заполнения.
Кроме непосредственного ввода и форматирования текста Word позволяет создавать таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста в несколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияния документов), создавать виртуальные документы, состоящие из ссылок на другие файлы.
Microsoft Office Word 2007 – это мощная программа для обработки текста, помогающая быстро и эффективно создавать и форматировать все деловые и личные документы, начиная с самых простых писем и заканчивая сложнейшими отчетами. Программа Word 2007, которая вошла в пакет приложений Microsoft Office 2007, была существенно модернизирована по сравнению с предыдущими версиями, чтобы все возможности, содержащиеся в ней, стали более доступными и удобными в использовании.
Word можно использовать для того, чтобы:
- создавать профессионально выглядящие документы, содержащие такие выразительные элементы как графики и диаграммы;
- придавать документам согласованный внешний вид с помощью применения стилей и тем, которые воздействуют на шрифт, размер, цвет, эффекты текста и фон страницы;
- сохранять и заново использовать такое готовое содержимое и форматированные элементы как титульный лист и врезки;
- делать информацию в длинных документах понятной с помощью составления оглавлений, индексов и библиографий;
- защищать документы, осуществляя контроль над тем, кто и какие изменения может производить над документами, удаляя персональную информацию и применяя цифровую подпись.
Главное отличие Word 2007 от предыдущих версий программы – это полностью иной принцип организации интерфейса. В связи с этим возникает необходимость осваивать новую логику работы с уже привычной программой.
Но усовершенствования коснулись не только внешнего вида программы.
Отличие Word 2007 от Word 2003. Word 2007 не только представляет более эффективный подход к работе с документами, но и содержит большой список новых и улучшенных возможностей, включающий следующих в себя следующие:
- Лента. Больше никаких поисков в меню, подменю и в диалоговых окнах. Этот новый интерфейс организует все команды, которые люди используют чаще всего, таким образом, что они становятся доступны с вкладок, расположенных вверху окна программы.
- Образец. Просмотр эффекта от форматирования еще до его применения.
- Наборы стилей и темы документа. Быстро изменяют внешний вид документа, применяя различные наборы стилей или тему, просматривая эффект еще до применения их к документу.
- Рисунки SmartArt. Используйте эту удивительную возможность для работы с диаграммами, чтобы создавать сложные диаграммы с 3-D формами, прозрачностью, падающими тенями и другими эффектами.
- Усовершенствованная работа с диаграммами. Ввод данных в связанный рабочий лист Microsoft Office Excel и просмотр того, как эти данные немедленно представляются в диаграмме выбранного типа.
- Очистка документа. Пусть Word проверяет и удаляет примечания, скрытый текст и персональную информацию, хранящуюся как свойства, перед тем, как работа над документом будет окончена.
- Новый формат файла. Новые форматы Microsoft Office Open XML уменьшают размер файла и помогают избежать потери данных.
Знакомство с Word
Комплекс программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования текстовых документов называют текстовыми процессорами. Основное отличие текстовых процессоров от текстовых редакторов состоит в том, что они позволяют не только вводить и редактировать текст, но и форматировать его. Текстовые процессоры обеспечивают взаимодействие текста, графики, таблиц и других объектов, а также средства проверки правописания и автоматизации форматирования документа. Наибольшее распространение получил текстовый процессор Microsoft Word, имеющий несколько версий.. Описание текстового процессора Word в предлагаемой работе соответствует обычной последовательности работы над документом
- ввод текста, его сохранение,
- редактирование, форматирование, специальные приемы оформления документа.
Кроме того, описаны дополнительные возможности текстового процессора Word - работа с таблицами, вставка формул, использование графики.
Запуск Microsoft Word
Существует несколько способов запуска Microsoft Word, как и любого другого приложения, работающего под управлением операционной системы Windows.
Запустить MS Word, можно одним из перечисленных ниже способов :
Выбрать соответствующую команду в стартовом меню (Пуск –>Программы –> Microsoft Word). С помощью ярлыка Microsoft Word, расположенного на Рабочем столе.
С помощью кнопки Microsoft Word, расположенной на одной из панелей быстрого запуска Панели задач. Если необходимо не только запустить Word, но и открыть документ, можно: Открыть папку, содержащую требуемый файл Microsoft Word и дважды щелкнуть по его значку левой клавишей мышки.
Можно использовать меню Пуск –> Документы (Недавние документы). В появившемся на экране списке содержатся наименования документов, с которыми пользователь работал в последнее время. Щелкнуть мышью по наименованию требуемого документа.
Структура окна MS Word
Программное окно текстового процессора Word 2003 представлено на рис..
ИНТЕРФЕЙС WORD
ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ СТАНДАРТНАЯ
На кнопки этой панели вынесены все основные операции, которые можно проделать с уже готовым текстом.
КнопкаСОЗДАНИЯнового документа.
Открывается новая страница для создания документа.
КнопкаОТКРЫТИЯдокумента.
С кнопки можно открыть уже созданный вами в любом из указанныхформатовдокумент, добравшись до него с помощью специального мини-проводника.
КнопкаСОХРАНЕНИЯдокумента. С ее помощью можносохранитьсозданный документ в любой папке на вашем диске и под нужнымименем.
КнопкаПЕЧАТИдокумента.
КнопкаПРЕДВАРИТЕЛЬНОГОПРОСМОТРА – нажав на нее, вы увидите текст в том виде, в котором он будет напечатан.
КнопкаПРОВЕРКИ ПРАВОПИСАНИЯ.
КнопкаПОИСКА – ищет в открытом документе заданное вами слово или словосочетание.
КнопкаВЫРЕЗАТЬ – убрать в карманвыделенныйфрагменттекста.
КнопкаСКОПИРОВАТЬ – то же, что и вырезать (выделенныйфрагменттекста или слово), но без удаления фрагмента.
КнопкаВСТАВИТЬ – вставка из карманакопированныйиливырезанныйфрагменттекста.
КнопкаОТМЕНИТЬ–отмена последних действий. Стрелка указывающая в другую сторону, позволяет вновь вернуться на шаг вперед.
Кнопки вывода панели инструментовWebидобавлениягиперссылки.Применяются при использовании Word в качестве средства просмотра и редактирования гипертекстовых документов Internet.
КнопкаСОЗДАНИЯновойТАБЛИЦЫв документе Word.
КнопкаВКЛЮЧЕНИЯпанели инструментовТАБЛИЦЫиГРАНИЦЫ - используется для создания таблиц
КнопкаДОБАВЛЕНИЯв документТАБЛИЦЫв формате Microsoft Excel.
КнопкаПРЕОБРАЗОВАНИЯтекста в формат несколькихколонок.
Кнопка,включающаяпанель инструментовРИСОВАНИЯ.
КнопкавключенияНЕПЕЧАТАЕМЫХСИМВОЛОВ.Вторичное нажатие кнопки - отключает символы.
Символы(непечатаемые) показывают сделанные
пробелымежду словами - в виде точек,
абзацы ипустые строки,
ячейкив таблице.
Кнопка включенияизмененияМАСШТАБА отображения окна.
Список использованной литературы
Цветкова М.С., Великович Л.С. Информатика и ИКТ учебник. – М: Academia 2011.
Михеева Е.В., Титова О.И. Практикум по информатике: учеб. Пособие для сред. проф. образования – М.: Academia 2008.
Михеева Е.В., Титова О.И. Информатика: учебник. – М: Academia 2010.
Фигурнов В. Э. IBM PC для пользователя. Краткий курс.-М.: ИНФРА -М, 1999.
Симонович С, Евсеев Г., Алексеев А. Новейший самоучитель работы на компьютере. –Москва: издательство «ДЕСС КОМ», 2001.
Колмыкова Е.А., Кумскова И.А. Информатика: учебник. – М: Academia 2010.
Сергеева И. И., А. А. Музалевская, Н. В. Тарасова Информатика: учебник – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА – М, 2007.
В. М. Уваров, Л. А. Силакова, Практикум по основам информатики и вычислительной техники, М.: Издательский центр «Академия», 2005.
При подготовке текстовых документов на компьютере используются следующие основные группы операций.
Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть, в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом текста не обязательно понимается машинописный набор с помощью клавиатуры. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем сканирования бумажного оригинала, и программы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат.
Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов (строк, блоков, рисунков, таблиц), перестановки частей документа, слияния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.
При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют оформить документ в том виде, в котором он будет выглядеть на экране монитора или на бумаге после печати на принтере. Наименьшим форматируемым элементом документа является символ, затем – абзац, страница и раздел.
Создание и оформление документов основано на использовании шаблонов документов и стилей оформления.
Стиль – это совокупность всех параметров оформления, определяющих вид символа, абзаца, страницы или раздела. Как правило, стили хранятся в самом документе. Вместе с тем, их удобно хранить в компактном виде в отдельном файле, называемом шаблоном. Шаблон содержит стили и текстовые заготовки, используемые в документах определенного типа.
Основной набор типовых операций, осуществляемых с помощью современных программных средств обработки текстовых документов, включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами.
К операциям, производимым над документом в целом относятся:
- создание нового документа (присвоение документу уникального имени и ввод текста документа с помощью клавиатуры);
- загрузка имеющегося на внешнем носителе документа в оперативную память;
- сохранение документа (копирование документа из оперативной памяти во внешнюю);
- распечатка документа (создание бумажной копии документа).
Отметим, что операция удаления документа в целом отсутствует в программных средствах обработки текстовых документов, в силу того, что редактор работает с копией документа, находящейся в оперативной памяти, а сам документ может находиться во внешней оперативной памяти, либо на другом компьютере.
Все дальнейшие операции производятся над документом, загруженным в оперативную память с внешнего носителя, и работа в среде текстового процессора осуществляется практически с копией документа, но все производимые изменения необходимо периодически сохранять.
Операции, производимые над абзацами, изменяют параметры абзаца как структурного элемента текста. Необходимые параметры абзаца задаются с помощью:
- выравнивания строк абзаца (влево, вправо, по центру, по ширине);
- задания величины отступа в красной строке абзаца;
- задания ширины и положения абзаца на странице;
- задания межстрочного расстояния внутри абзаца и др.
Операции, производимые с фрагментами текста, включают выделение фрагмента текста, его перемещение, копирование или удаление. Фрагментами текста могут быть отдельный символ, слово, группа слов, абзац и т.д. Поэтому возможно удаление этих объектов в отличие от удаления документа в целом. Выделенный фрагмент текста можно напечатать, произвести контекстный поиск и замену символов, применить шрифтовое выделение и ряд других операций.
Далее перечислим другие наиболее часто используемые операции для обработки документа в целом или выделенных фрагментов.
Контекстный поиск и замена. Предварительно разметив текст, требующий многократного обращения к определенным местам документа можно использовать быстрый поиск нужных мест документа по аналогии с закладками в обычной книге (например, при подготовке статьи путем многократного редактирования документа). Можно также задать некоторый образец (символ, слово, группа слов или цепочка символов) и подать команду поиска. Поиск по образцу удобен, например, при замене термина в документе (например, имеется документ, в тексте которого встречается год – 2014, с помощью контекстного поиска и замены можно быстро изменить его на 2015 год).
Режим автоматического переноса слов используют для улучшения внешнего вида текста. При выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку, но в этом случае края текста остаются неровными. При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: слово автоматически переносится в соответствии с правилами переноса слов русского или другого языка.
Проверка правописания слов и синтаксиса выполняется специальными программами, которые могут быть автономными, например «Орфо», или встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Кроме проверки ошибок пунктуации и выдачи предложений по их устранению, этот режим обеспечивает выявление некоторых ошибок стиля, в частности, неправильное использование заглавных и строчных букв, повторение одного и того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробела между словами, отсутствие второй кавычки и т.п. Все указанные ошибки выявляются на основе сравнения, разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами. Заметим, что используемый в рамках текстового процессора набор таких правил существенно ограничен. Словарь синонимов поможет избежать повторений и сделает элегантным ваш стиль изложения.
Установка общих параметров страницы предусматривает размер полей, размер и ориентацию бумаги, нумерацию страниц, колонтитулы. Существует также команда запрета разрыва страниц, которая используется, когда вы хотите, чтобы определенная часть документа (например, таблица) находилась на одной странице, если таблица не умещается на странице, то она переносится целиком на следующую страницу. Для введения нумерации страниц в создаваемом вами документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором вы сможете указать все интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и другие. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе, а также использовать дополнительные возможности рекламы.
Некоторые текстовые процессоры позволяют использовать макросы. Макросом называют файл, в котором хранится программа часто повторяющейся последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя. С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена автоматически.
Операции сохранения записывают отредактированный документ или его фрагмент, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Расширение файла сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. Например, в текстовом процессоре Word документу присваивается расширение *doc. или *docх.. Возможны режимы «Сохранить и продолжить редактирование», «Сохранить и выйти», «Выйти без сохранения».
Текстовые процессоры с помощью резервного копирования обеспечивают защиту созданных документов от возможной утраты. Для этого специальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла одного и того же документа – текущий и резервный. После внесения изменений в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервный файл, а отредактированная версия рассматривается как текущий файл.
Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т.п.
Основной набор типовых операций, осуществляемых с помощью современных программных средств обработки текстовых документов, включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами.
Форматы текстовых файлов
Один из первых (если не первый) текстовых форматов, широко используется по сей день. Так как текст хранится в виде последовательности символов, то размер файла в байтах равен числу символов плюс непечатаемые символы (знак пробела, табуляции, знак конца абзаца и другие – их еще называют знаками форматирования). За счет этого достигается малый размер файла. Однако возможности по форматированию подобных документов сильно ограничены. По сути – это просто текст. Из-за простоты кодировки это расширение позволяет использовать файл на разных операционных системах, платформах, различными текстовыми программами.
RTF – «Rich Text Format»
Свободный межплатформенный формат хранения размеченных текстовых документов, созданный Microsoft в 1987 году. Ныне он широко распространен, поэтому большинство современных текстовых редакторов его поддерживают. Созданный RTF на платформе Windows воспринимается и редактируется на других платформах (Apple, Linux и другие). RTF позволяет производить и сохранять достаточно сложное форматирование, вставлять сноски, колонтитулы, рисунки, таблицы и формулы, хотя в этом он все же уступает формату DOC. Уступает он DOC и в объеме файлов: сложные документы более компактно хранятся в DOC-файлах. Однако RTF выигрывает спор с DOC в отношении безопасности, так как не использует макросы. Поэтому зараженные макровирусами файлы Word можно «вылечить» сохранением в RTF-формат. Кроме того, формат RTF устойчив к повреждению файла. Если в DOC-файле изменить хотя бы один байт, то он уже не откроется в Word. А повреждение файла в формате RTF может привести только к потере поврежденного куска текста.
Сначала это расширение использовалось для обозначения простых текстовых файлов без форматирования, однако в начале 90-х компания Microsoft фактически его «приватизировала». Поэтому сейчас DOC ассоциируется только с продуктами этой компании. Этот формат обеспечивает большие возможности по форматированию текста (включены сценарии, макросы). За счет этого ухудшилась совместимость с текстовыми редакторами сторонних разработчиков. В файле этого формата содержится огромное количество информации о шрифтах, начертании символов, абзацных отступах и интервалах, даже если все это вам совсем не нужно. Именно из-за этой дополнительной информации файл, содержащий только текст, превышает размер RTF-файла. Однако при включении в документ различных графических элементов и изображений DOC выигрывает в размере и обеспечивает большую совместимость.
С появлением Office 2007 компания Microsoft перешла на новые форматы, базирующиеся на Office Open XML. Формат представляет собой zip-архив, содержащий текст в виде XML, графику и другие данные. Для уменьшения размера файла используется ZiP-компрессия. Документы обратно совместимы с Office 2000/XP/2003, только если установлен Microsoft Office Compatibility Pack (найти и скачать его можно с официального сайта Microsoft, размер файла 27,8 Мб).
ODF «Open Document Format» – общее наименование открытого формата документов для офисных приложений (текст, таблицы, рисунки, базы данных, презентации). Текстовые данные хранятся в файлах с расширением ODT. Стандарт был разработан индустриальным сообществом OASIS и основан на XML-формате. 1 мая 2006 года принят как международный стандарт ISO/IEC 26300. Федеральное Агентство по Техническому Регулированию и Метрологии, входящее в состав Министерства Промышленности и Торговли Российской Федерации, издало приказ об утверждении формата OpenDocument (ODF) в качестве национального стандарта. (Национальный стандарт ГОСТ РИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0, идентичный международному стандарту ISO/IEC 26300:2006). Введен в действие – 1 июня 2011 года. ODF доступен для всех и может быть использован без ограничений. Эдакая бесплатная альтернатива закрытым форматам Microsoft. Для того чтобы производить чтение и запись формата ODF в продуктах Microsoft, был выпущен плагин Sun ODF Plugin for Microsoft Office. Поддержка ODF в Microsoft Office 2007 была введена с выпуском с Service Pack 2. К сожалению, по-прежнему уступает по распространенности RTF и DOC.
Hypertext Markup Language -«язык разметки гипертекста». Стандартный язык разметки документов в интернете (расширение .htm/html). Веб-страницы создаются при помощи языка HTML (или XHTML). HTML был разработан британским ученым Тимом Бернерсом-Ли в 1991 году как язык для обмена научной и технической документацией, пригодный для использования людьми, не являющимися специалистами в области верстки. Текст с разметкой HTML должен был без стилистических и структурных искажений воспроизводиться на различных устройствах. Однако позже активное внедрение мультимедийного и графического оформления нарушило эти планы. Для просмотра HTML-документов не нужны специальные редакторы, достаточно стандартных средств, встроенных в операционную систему. По открытости, индексируемости, конвертируемости и читаемости превосходит любые другие форматы. К сожалению, графика обычно сохраняется в отдельной папке.
Технология сжатия изображений с потерями, разработанная специально для хранения сканированных документов – книг, журналов, рукописей и пр., где наличие формул, схем, рисунков и рукописных символов делает чрезвычайно трудоемким их полноценное распознавание. Также является эффективным решением, если необходимо передать все нюансы оформления, например, исторических документов. Очень распространен, многие библиотеки используют его для хранения отсканированных научных книг. DjVu иногда называют «тексто-графическим» форматом. Суть технологии DjVu заключается в автоматическом разбиении изображения на несколько участков (например, текст, логотип фирмы и растровая фотография), для каждого из которых выбирается оптимальный алгоритм сжатия. Кроме того, DjVu-файл может содержать встроенное интерактивное оглавление и активные области – ссылки, что позволяет реализовывать удобную навигацию. Дает выигрыш в размере файла по сравнению с GIF-форматом в среднем в полтора-два десятка раз.
Еxtensible Markup Language. Существует довольно много текстовых форматов, созданных для одного конкретного устройства или программы. Например, электронные книги. К ним можно отнести Rocket e`book (.rb), Microsoft Reader (.lit), PalmDoc, MobiPocket (.pro) и т.д. Как правило, все они созданы с помощью языка XML. Самым удачным и самым распространенным из них является формат FictionBook (FB2). На данный момент это самый прогрессивный и перспективный формат для электронных книг. Единственный его недостаток – длительные временные затраты при подготовке начального текста, что окупается удобством чтения. В FictionBook упор сделан на структурирование документа: с помощью тегов можно выделять различные области текста (главы, заголовки, цитаты, врезки). Как на экране будет выглядеть документ, зависит от программы, в которой будет он открыт.
Среди множества программ для редактирования текста документов, используемых в организациях, наиболее популярен текстовый редактор Microsoft Word. Он позволяет:
• выводить текст редактируемого документа на экран дисплея;
• вносить в него изменения, дополнения, исправления;
• переставлять местами фрагменты текста;
• автоматически проверять орфографию;
• использовать различные шрифты;
• обогащать текст таблицами, рисунками, диаграммами и др.;
• работать одновременно с несколькими документами;
• переносить фрагменты одного документа в другой.
Новые версии офисных комплексов позволяют осуществлять коллективную работу с документами, взаимодействовать с Интернетом.
В федеральных органах исполнительной власти создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба РФ.
Статьи к прочтению:
РЕДАКТИРОВАНИЕ ФОТО | ПОПУЛЯРНЫЙ СТИЛЬ ПУДРЫ, ЗАГАРАИ СОСТАРЕННОСТИ
Похожие статьи:
Подготовка документов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов. Можно выделить: — набор текста; -…
Основные принципы практической работы с текстовым процессором MS Word .Ввод и редактирование текста. Форматирование документа. Ввод формул. Макросы….
Microsoft Word – текстовый редактор с широчайшими пожалуй возможностями, с которыми постепенно будем знакомиться на страницах нашего блога. В этой публикации мы рассмотрим базис работы с этой программой. Мы поговорим о том, как в Microsoft Word создать документ, как его сохранить, какие в текстовом редакторе есть основные возможности, на которые на первых порах знакомства с ним нужно обратить внимание новичкам. Работу редактора мы рассмотрим на примере его последней ритейл-версии Microsoft Word 2019, которая во многом с двумя другими версиями идентична из числа актуальных — Microsoft Word 2016 и 2013.
Создание документа
Работа с Microsoft Word начинается либо с открытия существующего документа, либо с создания, соответственно, нового. Создать новый документ можно прямо на главной вкладке приветственного окошка программы. Это будет у нас пустой документ, чистый лист формата А4.
А во вкладке «Создать» у нас будет возможность с вами создать документ Word с использованием коллекции шаблонов. Если образца нужного типа документа не найдется, тогда можно попытаться поискать его в сети.
Сохранение документа
Созданный документ, и неважно, выберем ли мы просто пустой документ, либо же это будет готовый шаблон, нам нужно сохранить его под своим названием в нужном месте компьютера. Жмём «Файл».
Выбираем «Сохранить как».
Далее – «Обзор».
Выбираем путь сохранения на диске компьютера и жмём «Сохранить».
Приступая к работе с Microsoft Word в первый раз на каждом новом компьютере или же в новом профиле ОС Windows, важно сразу настроить под себя параметры автосохранения документов. Это нужно на будущее, чтобы при непредвиденном аварийном завершении работы текстового редактора как можно большая часть проделанной в нём работы осталась сохранённой. Нажмём меню «Файл», внизу слева выберем «Параметры». В окне параметров зайдем в раздел «Сохранение». И указываем самый оптимальный для нас промежуток времени автосохранения документов. По умолчанию в Microsoft Word выставлено 10 минут, но это будет, конечно, мало. Можно выставить минут 5. Выставляем и нажимаем «Ок».
Помимо настройки автосохранения, в процессе работы с текстовым редактором можем вручную сохранять документ. Для этого жмём кнопку в виде дискетки на панели быстрого доступа или клавиши Ctrl+S.
Основные функции в процессе набора текста
Непосредственно работу над пустым документом начинаем с выбора шрифта и его размера в главном меню программы.
Далее выбираем выравнивание текста – по правому/левому краю, посредине, по ширине. Можем выбрать другой, нежели предустановленный, междустрочный интервал. И при необходимости убрать или добавить интервалы до или после абзаца. Но можно и просто делать между абзацами отступы двойным отбитием клавиши Enter.
Если нам нужно изменить параметры самого листа документа, в меню «Макет» можем задать размеры полей, размер (формат) – А4, А3, А5 и т.п., книжную или альбомную ориентацию.
А в меню «Вид» при необходимости включается отображение линейки.
В Microsoft Word действуют общие правила компьютерного набора текста. Если в процессе набора текста нам нужно использовать какие-то символы, которых нет на клавиатуре, ищем их в меню программы «Вставка». Кликаем «Символ» и, если нужный нам символ есть в небольшом перечне, выбираем его. А если нет, открываем полный перечень символов «Другие символы» и ищем то, что надо.
При наборе текста для удобства можно пользоваться функциями отмены ввода, если мы что-то удалили нужное и хотим вернуть это обратно. И также можно использовать повторение ввода – функцию, обратную отмене ввода. Их кнопки размещены на панели для быстрого доступа, и также эти функции можно всегда задействовать клавишами, соответственно, Ctrl+Z и Ctrl+Y.
По умолчанию в программе Microsoft Word включена проверка орфографии. Все грамматические ошибки отмечены красным подчёркиванием, пунктуационные и стилистические – синим. В контекстном же меню на подчёркнутых словах и фразах мы можем посмотреть, как, возможно, правильно пишется то или иное слово, либо как правильно нужно ставить знак препинания. Однако стоит иметь в виду, что автоматизированное средство для проверки правописания Microsoft Word ещё далеко от идеальной реализации, и сомнительные какие-то моменты всегда нужно перепроверять.
Форматирование текста
Программа Microsoft Word может предложить нам огромнейшие возможности в плане форматирования текста. К тексту можем применять различные шрифты, выделение жирным, курсивом, нижним подчёркиванием, цветным маркером и блоком. Можем буквы сделать любого цвета и стиля, в том числе объёмного. Все эти операции есть в главном меню программы. И также в нём есть коллекция из разнообразных стилей форматирования. Это стили, которые можно применять к определённому тексту – названиям, заголовкам, подзаголовкам, цитатам, а также акцентным выделениям и т.п. У каждого шаблона имеются разные стили форматирования, прямо в коллекции в главном меню у нас есть возможность эти стили редактировать на свой вкус и создавать новые.
Но это ещё не всё, существующую тему стилей для форматирования во вкладке программы «Конструктор» можем сменить на другую. И для выбранной темы можем сменить образцы заголовков, их шрифт и цвета.
Ещё по умолчанию в Microsoft Word настроена вставка текста, скопированного из другого источника, с сохранением форматирования этого другого источника (другой программы, веб-страницы в браузере и т.п.). Такое форматирование в себя включает шрифт, его размер, цвет, применённые эффекты, вставленные картинки. Во многих случаях форматирование из другого источника не нужно, нужно вставить только сам текст. И вот чтобы нам не нарушать формат текста, который был задан в документе Microsoft Word, форматом источника, где мы позаимствовали текст, вставлять нужно текст очищенным от форматирования. Делается это не обычной комбинацией клавиш Ctrl+V, а уже Ctrl+Shift+V. Либо же можно использовать параметры вставки в главном меню текстового редактора, в выпадающем списке кнопки «Вставить».
Но можно сделать и так, чтобы у нас по клавишам Ctrl+V и кнопкой «Вставить» вставлялся очищенный от форматирования текст. Для этого нам необходимо в параметрах Microsoft Word, во вкладке «Дополнительно» выставить 4 значения вставки «Сохранить только текст».
Режимы отображения документа
У Microsoft Word есть несколько режимов отображения документа, их кнопки для переключения находятся внизу справа. Двое из режимов предназначены для набора текста – это режим обычного документа и режим веб-страницы. Между ними можно переключаться и выбирать, какой из них для какой ситуации нам больше подходит.
И есть ещё режим чтения, он предназначен для чтения книг и прочих текстовых материалов. Ну и, соответственно, его можно использовать для вычитки разных документов. В режиме чтения нельзя редактировать текст. Но данный режим у нас настраивается: можем выбрать тему, макет, ширину колонки.
Вот это только основные возможности Microsoft Word по созданию документов. Ну а все остальные возможности текстового редактора мы уже узконаправленно рассмотрим в других статьях блога.
Читайте также: