Можно ли изменить содержимое стандартного блока с использованием указанного элемента word 2010
Применяем стандартные блоки в элементах управления содержимым
Предположим, в нашем подразделении целый ряд сотрудников готовит проекты договоров по утвержденному шаблону. Подавляющая часть текста во всех договорах одна и та же, ее лучше защитить от случайных изменений. Редактирования требуют лишь два фрагмента договора: описание выполняемых работ и пункт, где определяется порядок оплаты. Причем каждое из этих двух мест в свою очередь основывается на одной из трех-четырех типовых формулировок.
Если в вашей практике встречаются подобные задачи, вы можете решить их, комбинируя стандартные блоки с элементами управления содержимым и защитой документа.
Действовать в этом случае следует примерно так:
-
Убедитесь, что на вашей ленте видна вкладка Разработчик. Она должна отображаться справа от вкладки Вид – на рис. 5 это место отмечено синей стрелкой. Если вкладки Разработчик не видно, вызовите команду Файл – Параметры, в открывшемся диалоге перейдите в раздел Настройка ленты и в правой части диалога найдите строку списка, отвечающую за эту вкладку (красная стрелка на рис. 5). Чтобы вкладка отобразилась, здесь необходимо установить флажок и применить изменения нажатием кнопки Ок.
Рис. 5. Если на ленте не отображается вкладка ленты Разработчик (синяя стрелка), ее нужно включить в диалоге Параметры Word (красная стрелка).
Рис. 6. Вкладка ленты Разработчик. Красным обведена кнопка, которой в документ вставляется элемент управления содержимым Коллекция стандартных блоков.
Рис. 7. Диалог Свойства элемента управления содержимым.
- Дайте элементу название, понятное всем пользователям.
- Укажите коллекцию (и если надо – категорию), из которой программа должна брать варианты для данного элемента управления.
- Включите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Флажок Содержимое нельзя редактировать, напротив, сбросьте. При необходимости также сконфигурируйте стиль, которым должен оформляться результат вставки.
Рис. 8. Область задач Ограничить форматирование и редактирование.
Рис. 9. В защищенном документе места, которые доступны для изменения, подсвечены желтым цветом.
Заключение
Разумеется, мы рассмотрели далеко не все сценарии и тонкости использования стандартных блоков Microsoft Word. Однако и сказанного достаточно, чтобы убедиться в наглядности и гибкости этого инструмента. Надеемся, эта публикация увеличит интерес к данной функции у пользователей самого популярного в нашей стране текстового редактора.
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
Когда дело доходит до обработки текста, поиск способов экономии времени имеет важное значение для поддержания продуктивности и умственной активности. Microsoft это понимает, и это основная причина создания строительных блоков в Microsoft Word. Эти предварительно разработанные и настроенные блоки текста и методов форматирования упрощают вставку содержимого, включая текст и графику, тем самым сокращая объем набора текста.
Создание быстрой части
Чтобы добавить новую быструю часть:
- Выделите фразу, предложение или другую часть вашего текущего документа.
- Щелкните Quick Parts на вкладке Inset, в группе Text в Microsoft Word.
- Выберите Сохранить выделение в галерее Quick Part
- Измените название нового Quick Pa rt, если необходимо.
- Добавьте описание .
- Нажмите OK , чтобы сохранить Быстрая часть.
Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некоторые рецепты использования
В первой части этой публикации мы познакомились с основами использования стандартных блоков Microsoft Word 2010 и подробно разобрали параметры, которыми можно охарактеризовать каждый блок. Теперь мы рассмотрим более тонкие и частные приемы работы со стандартными блоками:
- дополнительные коллекции блоков, их добавление на ленту и использование для упорядочивания большого количества блоков;
- использование стандартных блоков в элементах управления содержимым;
- возможности централизованного развертывания стандартных блоков.
Используем дополнительные галереи для упорядочивания большого количества стандартных блоков
Предположим, вы пользуйтесь стандартными блоками регулярно. Со временем их накопилось много. Галерея, которая вызывается кнопкой Экспресс-блоки, стала неповоротливой. Группировка по категориям, о которой мы упоминали в первой части публикации, уже не спасает. Что делать?
В такой ситуации стоит вспомнить о коллекциях блоков, которые не представлены на ленте: их названия начинаются в русской версии Word со слова "Настраиваемый" (рис. 1). Добавим эти дополнительные коллекции на ленту и приспособим для более комфортного упорядочивания пользовательских блоков.
Рис. 1. Наряду со стандартными коллекциями, которые отображаются на ленте, Word содержит и дополнительные коллекции, названия которых начинаются со слова "Настраиваемый".
Подключить дополнительные коллекции в Microsoft Word 2010 совсем просто. Ведь теперь пользователи могут самостоятельно настраивать ленту. Тех, кто пока не знаком с этим новшеством, отсылаем к развернутой статье OsZone.net "Как настроить ленту и панель быстрого доступа в Microsoft Office 2010".
Общая логика действий по решению поставленной задачи выглядит так:
-
Командой Файл – Параметры откройте диалог настройки программы и перейдите в раздел Настройка ленты (рис. 2). Если вам необходимы более подробные инструкции по работе в этом разделе, вы найдете их в упомянутой выше статье.
Рис. 2. Раздел Настройка ленты диалога Параметры Word.
Рис. 3. Результат настройки: у левого края вкладки Главная появилась новая группа Блоки, включающая три галереи.
В дальнейшем блоки можно сразу добавлять в нужную галерею. При этом важно не забывать зависимость, какая коллекция соответствует той или иной кнопке. Эту взаимосвязь всегда можно "подсмотреть", если навести мышь на галерею: во всплывающей подсказке отобразится ее техническое имя (рис. 4).
Рис. 4. Всплывающая подсказка переименованной команды отображает ее техническое имя.
Ориентироваться в большом массиве стандартных блоков, после того, как мы разбили их на группы, стало гораздо проще. Разумеется, дополнительные галереи можно разместить не только на вкладке Главная, но и на любой другой вкладке, а также на Панели быстрого доступа. При желании пользователь может даже создать для работы со стандартными блоками собственную отдельную вкладку.
Примечание. Если эта возможность вас заинтересовала, учтите, что настройки пользовательской ленты хранятся в вашем профиле в файле Word.OfficeUI. Если вы работаете в Windows XP, этот файл, скорее всего, размещается в папке c:\Documents and Settings\имя пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office. Скопировав его, вы можете перенести свою настроенную ленту на другое рабочее место.
Какая галерея?
Когда вы создаете новый строительный блок, вы можете назначьте его любой выбранной галерее. В процессе создания нового стандартного блока (см. Выше) используйте раскрывающееся меню для выбора галереи. Чтобы вставить блок в существующий документ:
- Поместите курсор в нужное место в Microsoft Word.
- На вкладке Вставка щелкните Быстрые части.
- Выберите Автотекст .
- Выберите автотекст для вставки.
В следующем примере новый стандартный блок был назначен галерее автотекста, а затем вставлен в документ .
Галерея быстрых деталей
Вы можете найти галерею быстрых деталей на вкладке Вставка в Microsoft Word. Оттуда нажмите Быстрые части под группой Текст. Быстрые части разбиты на пять разделов, в том числе:
- Автотекст : здесь вы найдете повторно используемый контент. Нажав на Автотекст, вы получите доступ к галерее Автотекста, которую вы создаете, нажав Сохранить выделение в Галерее Автотекста (см. Ниже).
- Свойство документа : позволяет вы можете вставить свойства в текущий документ, такие как автор, категория и дата публикации.
- Поле : с помощью кодов полей вы можете вставлять автоматически обновленную информацию в ваш документ. Примеры включают время, заголовок, номера страниц и т. Д.
- Building Blocks Organizer: здесь вы найдете все стандартные блоки, доступные вам в Microsoft Word. Вы также можете редактировать или удалять существующие блоки или создавать новостные блоки оттуда.
- Сохранить выделение в галерее автотекста : выделенный текст легко добавляется в галерею автотекста с помощью этот инструмент. Используйте этот инструмент для добавления часто необходимого текста.
Применяем стандартные блоки в элементах управления содержимым
Предположим, в нашем подразделении целый ряд сотрудников готовит проекты договоров по утвержденному шаблону. Подавляющая часть текста во всех договорах одна и та же, ее лучше защитить от случайных изменений. Редактирования требуют лишь два фрагмента договора: описание выполняемых работ и пункт, где определяется порядок оплаты. Причем каждое из этих двух мест в свою очередь основывается на одной из трех-четырех типовых формулировок.
Если в вашей практике встречаются подобные задачи, вы можете решить их, комбинируя стандартные блоки с элементами управления содержимым и защитой документа.
Действовать в этом случае следует примерно так:
-
Убедитесь, что на вашей ленте видна вкладка Разработчик. Она должна отображаться справа от вкладки Вид – на рис. 5 это место отмечено синей стрелкой. Если вкладки Разработчик не видно, вызовите команду Файл – Параметры, в открывшемся диалоге перейдите в раздел Настройка ленты и в правой части диалога найдите строку списка, отвечающую за эту вкладку (красная стрелка на рис. 5). Чтобы вкладка отобразилась, здесь необходимо установить флажок и применить изменения нажатием кнопки Ок.
Рис. 5. Если на ленте не отображается вкладка ленты Разработчик (синяя стрелка), ее нужно включить в диалоге Параметры Word (красная стрелка).
Рис. 6. Вкладка ленты Разработчик. Красным обведена кнопка, которой в документ вставляется элемент управления содержимым Коллекция стандартных блоков.
Рис. 7. Диалог Свойства элемента управления содержимым.
- Дайте элементу название, понятное всем пользователям.
- Укажите коллекцию (и если надо – категорию), из которой программа должна брать варианты для данного элемента управления.
- Включите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Флажок Содержимое нельзя редактировать, напротив, сбросьте. При необходимости также сконфигурируйте стиль, которым должен оформляться результат вставки.
Рис. 8. Область задач Ограничить форматирование и редактирование.
Рис. 9. В защищенном документе места, которые доступны для изменения, подсвечены желтым цветом.
Применяем стандартные блоки в элементах управления содержимым
Предположим, в нашем подразделении целый ряд сотрудников готовит проекты договоров по утвержденному шаблону. Подавляющая часть текста во всех договорах одна и та же, ее лучше защитить от случайных изменений. Редактирования требуют лишь два фрагмента договора: описание выполняемых работ и пункт, где определяется порядок оплаты. Причем каждое из этих двух мест в свою очередь основывается на одной из трех-четырех типовых формулировок.
Если в вашей практике встречаются подобные задачи, вы можете решить их, комбинируя стандартные блоки с элементами управления содержимым и защитой документа.
Действовать в этом случае следует примерно так:
-
Убедитесь, что на вашей ленте видна вкладка Разработчик. Она должна отображаться справа от вкладки Вид – на рис. 5 это место отмечено синей стрелкой. Если вкладки Разработчик не видно, вызовите команду Файл – Параметры, в открывшемся диалоге перейдите в раздел Настройка ленты и в правой части диалога найдите строку списка, отвечающую за эту вкладку (красная стрелка на рис. 5). Чтобы вкладка отобразилась, здесь необходимо установить флажок и применить изменения нажатием кнопки Ок.
Рис. 5. Если на ленте не отображается вкладка ленты Разработчик (синяя стрелка), ее нужно включить в диалоге Параметры Word (красная стрелка).
Рис. 6. Вкладка ленты Разработчик. Красным обведена кнопка, которой в документ вставляется элемент управления содержимым Коллекция стандартных блоков.
Рис. 7. Диалог Свойства элемента управления содержимым.
- Дайте элементу название, понятное всем пользователям.
- Укажите коллекцию (и если надо – категорию), из которой программа должна брать варианты для данного элемента управления.
- Включите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Флажок Содержимое нельзя редактировать, напротив, сбросьте. При необходимости также сконфигурируйте стиль, которым должен оформляться результат вставки.
Рис. 8. Область задач Ограничить форматирование и редактирование.
Рис. 9. В защищенном документе места, которые доступны для изменения, подсвечены желтым цветом.
Заключение
Разумеется, мы рассмотрели далеко не все сценарии и тонкости использования стандартных блоков Microsoft Word. Однако и сказанного достаточно, чтобы убедиться в наглядности и гибкости этого инструмента. Надеемся, эта публикация увеличит интерес к данной функции у пользователей самого популярного в нашей стране текстового редактора.
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
Стандартные блоки можно использовать для хранения часто используемого текста и графических объектов. Это могут быть стандартные фразы писем, договоров, соглашений, списки рассылки, адреса и т.п. Блок может сохранять также параметры оформления хранимых данных (параметры шрифта, абзаца, границы и т.п.).
Word 2007 содержит встроенные стандартные блоки. Эти блоки предназначены для создания колонтитулов, установки нумерации страниц, добавления надписей, титульных страниц, таблиц и формул. Они обычно не содержат определенного текста, а предназначены для заполнения пользователем.
Блоки можно создавать самостоятельно и сохранять их в специальной коллекции блоков и в шаблоне документа.
Блок можно использовать при создании документа, вставляя его непосредственно в текст, в колонтитулы или на страницу в виде специального графического объекта – надписи.
Каждый блок имеет уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое.
Стандартные блоки Word 2007 являются своего рода аналогом элементов автотекста, используемого в предыдущих версиях Word. Более того, термин "автотекст" иногда применяется и при работе в Word 2007. Например, после вставки стандартного блока в документ в списке отменяемых действий будет указано "добавление автотекста".
Создание стандартного блока
- Выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования.
- Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс- блоков (рис. 4.11). Или нажмите комбинацию клавиш Alt+F3.
После создания новых стандартных блоков или изменения их параметров при завершении сеанса работы с Word 2007 может появиться запрос на сохранение изменений в файле стандартных блоков (рис. 4.13, а), а также в шаблоне (рис. 4.13, б). В обоих случаях нажмите кнопку Да.
Вставка стандартного блока в документ
- Установите курсор в место вставки стандартного блока в документ.
- Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки.
- Для вставки стандартного блока из коллекции Экспресс-блоки найдите этот блок в списке (рис. 4.14) и щелкните по нему мышью.
Изменение стандартного блока
Изменение содержимого
Изменить содержимое стандартного блока невозможно.
Можно удалить существующий блок, а затем создать новый под этим же именем.
Можно заменить существующий блок.
- Вставьте стандартный блок.
- Внесите необходимые изменения.
- Сохраните стандартный блок с тем же именем и с теми же параметрами.
- В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.
Изменение параметров
Можно изменить имя стандартного блока, коллекцию, в которой он расположен, добавить или изменить описание и т.д.
Настроить содержимое быстрой части
Вы можете изменить содержимое быстрой части, переопределив ее:
Переименование быстрых частей
В любое время вы можете изменить имя быстрых частей . Для этого:
- На вкладке Вставка щелкните Быстрые части в Microsoft Word.
- Выберите Организатор стандартных блоков .
- Нажмите Имя , чтобы отсортировать по имени.
- Выделите строительный блок , который вы хотите изменить.
- Нажмите Изменить свойства .
- В Имя , измените имя.
- Выберите OK для сохранения.
Используем дополнительные галереи для упорядочивания большого количества стандартных блоков
Предположим, вы пользуйтесь стандартными блоками регулярно. Со временем их накопилось много. Галерея, которая вызывается кнопкой Экспресс-блоки, стала неповоротливой. Группировка по категориям, о которой мы упоминали в первой части публикации, уже не спасает. Что делать?
В такой ситуации стоит вспомнить о коллекциях блоков, которые не представлены на ленте: их названия начинаются в русской версии Word со слова "Настраиваемый" (рис. 1). Добавим эти дополнительные коллекции на ленту и приспособим для более комфортного упорядочивания пользовательских блоков.
Рис. 1. Наряду со стандартными коллекциями, которые отображаются на ленте, Word содержит и дополнительные коллекции, названия которых начинаются со слова "Настраиваемый".
Подключить дополнительные коллекции в Microsoft Word 2010 совсем просто. Ведь теперь пользователи могут самостоятельно настраивать ленту. Тех, кто пока не знаком с этим новшеством, отсылаем к развернутой статье OsZone.net "Как настроить ленту и панель быстрого доступа в Microsoft Office 2010".
Общая логика действий по решению поставленной задачи выглядит так:
-
Командой Файл – Параметры откройте диалог настройки программы и перейдите в раздел Настройка ленты (рис. 2). Если вам необходимы более подробные инструкции по работе в этом разделе, вы найдете их в упомянутой выше статье.
Рис. 2. Раздел Настройка ленты диалога Параметры Word.
Рис. 3. Результат настройки: у левого края вкладки Главная появилась новая группа Блоки, включающая три галереи.
В дальнейшем блоки можно сразу добавлять в нужную галерею. При этом важно не забывать зависимость, какая коллекция соответствует той или иной кнопке. Эту взаимосвязь всегда можно "подсмотреть", если навести мышь на галерею: во всплывающей подсказке отобразится ее техническое имя (рис. 4).
Рис. 4. Всплывающая подсказка переименованной команды отображает ее техническое имя.
Ориентироваться в большом массиве стандартных блоков, после того, как мы разбили их на группы, стало гораздо проще. Разумеется, дополнительные галереи можно разместить не только на вкладке Главная, но и на любой другой вкладке, а также на Панели быстрого доступа. При желании пользователь может даже создать для работы со стандартными блоками собственную отдельную вкладку.
Примечание. Если эта возможность вас заинтересовала, учтите, что настройки пользовательской ленты хранятся в вашем профиле в файле Word.OfficeUI. Если вы работаете в Windows XP, этот файл, скорее всего, размещается в папке c:\Documents and Settings\имя пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office. Скопировав его, вы можете перенести свою настроенную ленту на другое рабочее место.
Используем дополнительные галереи для упорядочивания большого количества стандартных блоков
Предположим, вы пользуйтесь стандартными блоками регулярно. Со временем их накопилось много. Галерея, которая вызывается кнопкой Экспресс-блоки, стала неповоротливой. Группировка по категориям, о которой мы упоминали в первой части публикации, уже не спасает. Что делать?
В такой ситуации стоит вспомнить о коллекциях блоков, которые не представлены на ленте: их названия начинаются в русской версии Word со слова "Настраиваемый" (рис. 1). Добавим эти дополнительные коллекции на ленту и приспособим для более комфортного упорядочивания пользовательских блоков.
Рис. 1. Наряду со стандартными коллекциями, которые отображаются на ленте, Word содержит и дополнительные коллекции, названия которых начинаются со слова "Настраиваемый".
Подключить дополнительные коллекции в Microsoft Word 2010 совсем просто. Ведь теперь пользователи могут самостоятельно настраивать ленту. Тех, кто пока не знаком с этим новшеством, отсылаем к развернутой статье OsZone.net "Как настроить ленту и панель быстрого доступа в Microsoft Office 2010".
Общая логика действий по решению поставленной задачи выглядит так:
-
Командой Файл – Параметры откройте диалог настройки программы и перейдите в раздел Настройка ленты (рис. 2). Если вам необходимы более подробные инструкции по работе в этом разделе, вы найдете их в упомянутой выше статье.
Рис. 2. Раздел Настройка ленты диалога Параметры Word.
Рис. 3. Результат настройки: у левого края вкладки Главная появилась новая группа Блоки, включающая три галереи.
В дальнейшем блоки можно сразу добавлять в нужную галерею. При этом важно не забывать зависимость, какая коллекция соответствует той или иной кнопке. Эту взаимосвязь всегда можно "подсмотреть", если навести мышь на галерею: во всплывающей подсказке отобразится ее техническое имя (рис. 4).
Рис. 4. Всплывающая подсказка переименованной команды отображает ее техническое имя.
Ориентироваться в большом массиве стандартных блоков, после того, как мы разбили их на группы, стало гораздо проще. Разумеется, дополнительные галереи можно разместить не только на вкладке Главная, но и на любой другой вкладке, а также на Панели быстрого доступа. При желании пользователь может даже создать для работы со стандартными блоками собственную отдельную вкладку.
Примечание. Если эта возможность вас заинтересовала, учтите, что настройки пользовательской ленты хранятся в вашем профиле в файле Word.OfficeUI. Если вы работаете в Windows XP, этот файл, скорее всего, размещается в папке c:\Documents and Settings\имя пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office. Скопировав его, вы можете перенести свою настроенную ленту на другое рабочее место.
Просмотр существующего стандартного блока быстрой части
Вы можете просмотреть существующие строительные блоки в быстрой части Галерея:
- Поместите курсор в нужное место в Microsoft Word..
- На вкладке Вставка нажмите «Быстрые детали».
- Выберите Организатор стандартных блоков .
- Щелкните Имя для сортировки по имени.
- Выделите строительный блок , который вы хотите для просмотра.
- Нажмите Изменить свойства .
- Просмотрите информацию, содержащуюся в быстрой части.
На следующих снимках экрана вы можете увидеть стандартный блок титульной страницы:
Заключение
Разумеется, мы рассмотрели далеко не все сценарии и тонкости использования стандартных блоков Microsoft Word. Однако и сказанного достаточно, чтобы убедиться в наглядности и гибкости этого инструмента. Надеемся, эта публикация увеличит интерес к данной функции у пользователей самого популярного в нашей стране текстового редактора.
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
Централизуем использование стандартных блоков
Предположим, у нас много менеджеров по продажам. Все они должны в деловых письмах клиентам оперировать стандартными формулировками. Очевидное решение – один раз создать и утвердить набор формулировок, сохранить их в виде стандартных блоков, затем распространить по рабочим местам и приучить сотрудников быстро выбирать из галереи. Попробуем реализовать эту технологию.
Прежде всего решим, в каком файле лучше собирать централизованно распространяемые блоки.
В некоторых организациях сотрудникам предписан унифицированный шаблон Normal ("общий шаблон"). Напомним, что это один из ключевых элементов конфигурации Microsoft Word. В нем хранятся установки для создания новых документов, которые не основаны на каком-то специальном шаблоне. Если для пользователей задан единообразный шаблон Normal, то логично включить в него и унифицированные блоки. Однако многие пользователи хотят изменять свой общий шаблон, отказывать им в этом неправильно. В ходе такой правки стандартные блоки, как, впрочем, и другие компоненты Normal, могут быть утрачены или перезаписаны.
По этим же причинам не стоит принуждать пользователей к использованию унифицированного файла Building Blocks. Этот файл по умолчанию предлагается для размещения новых пользовательских блоков. Его лучше зарезервировать для индивидуальной работы каждого.
Поэтому наш совет: для централизованно распространяемых стандартных блоков создайте отдельный шаблон. Назвать его можно, к примеру, Firma. Процедура создания и заполнения такого шаблона выглядит примерно так:
- Стандартным способом создайте новый произвольный шаблон. Его собственные настройки особой роли не играют, это лишь контейнер для хранения блоков. Если в организации строго относятся к стилевому оформлению, лучше убедиться, что набор стилей в этом шаблоне такой же, как и на рабочих местах пользователей. Не меняя в шаблоне ничего, сохраните его под выбранным именем, в нашем случае – Firma.
- Любым удобным способом создайте на основе шаблона Firma новый документ. В этом служебном документе наберите и отформатируйте необходимые фрагменты.
- Когда фрагменты подготовлены, сохраните их как экспресс-блоки, каждый раз убеждаясь, что в поле Сохранить в диалога сохранения блока правильно выбрано место размещения (в нашем случае – Firma).
- Когда все стандартные блоки сформированы, сохраните изменения в шаблоне. Удалите служебный документ, посредством которого мы производили подготовительную работу, а сам шаблон распространите среди пользователей.
В данном случае "распространить" – означает сделать так, чтобы получившийся файл попал в хранилище стандартных блоков – папку %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks. У нас, по меньшей мере, три способа.
Рис. 10. В режиме конфигурирования к установщику Microsoft Office можно добавить собственные файлы, указав места их расположения.
Придирчивый читатель наверняка изучил рис. 10 и обратил внимание на путь, который предписан распространяемому шаблону – он отмечен красной стрелкой. Даже не зная правил подстановки переменных, которые используются конфигуратором установки Microsoft Office, легко догадаться: файл намечается копировать не в %appdata% текущего пользователя, а в папку установки самого продукта. После замены переменной [INSTALLLOCATION] на конкретный путь, по которому установщик разместит Microsoft Office, мы, скорее всего, получим c:\Program Files\Microsoft Office\Office14\Document Parts\1049\14.
Действительно, чтобы добавить шаблон со стандартными блоками всем пользователям компьютера, достаточно один раз поместить его в указанную папку. Остальное программа сделает сама. При каждом запуске редактора содержимое папки %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks сверяется с папкой Microsoft Office\Office14\Document Parts. Если программа обнаружит между ними несоответствия, недостающие файлы автоматически копируются в профиль. Эту особенность можно использовать как во втором, так и в третьем способе распространения блоков.
Кроме трех перечисленных вариантов развертывания стандартных блоков по рабочим местам пользователей, есть еще одно решение – поместить шаблон в сетевой папке и предписать программе использование этой папки в качестве группового источника стандартных блоков. Чтобы сделать это, нужно в ветви реестра KEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\General создать текстовый параметр SharedDocumentParts и указать в нем путь к сетевой папке с общими стандартными блоками (рис. 11). Есть такой параметр и в шаблоне групповой политики для развертывания Microsoft Office 2010. Правда, по нашим ощущениям, размещение стандартных блоков в сети ощутимо "тормозит" работу галерей. Распространение блоков по компьютерам пользователей представляется все-таки более правильным подходом, хотя и более хлопотным.
Рис. 7. В реестр можно внести параметр, который укажет программе папку с групповыми файлами стандартных блоков.
Наконец, зададимся вопросом, возможно ли защитить общефирменный шаблон от случайных изменений пользователем? Например, так как мы сделали это с текстом документа в предыдущем разделе данной статьи. Увы, эксперименты показывают: защита от редактирования, которую в Microsoft Word можно установить на любой файл или шаблон с вкладки Разработчик, не распространяется на стандартные блоки. После включения защиты блоки можно безболезненно изменять и удалять. Пока я нашел только один способ воспрепятствовать избыточному творчеству пользователей – присвоить шаблону с блоками атрибут Только для чтения. Конечно, такое решение неполноценно: в момент, когда пользователь пытается изменить или удалить какой-либо блок, он не получает никаких предостережений. Лишь позже, при закрытии программы, дав утвердительный ответ на вопрос о необходимости сохранения изменений в стандартных блоках, пользователь поймет, что сохранение в прежний файл невозможно.
Централизуем использование стандартных блоков
Предположим, у нас много менеджеров по продажам. Все они должны в деловых письмах клиентам оперировать стандартными формулировками. Очевидное решение – один раз создать и утвердить набор формулировок, сохранить их в виде стандартных блоков, затем распространить по рабочим местам и приучить сотрудников быстро выбирать из галереи. Попробуем реализовать эту технологию.
Прежде всего решим, в каком файле лучше собирать централизованно распространяемые блоки.
В некоторых организациях сотрудникам предписан унифицированный шаблон Normal ("общий шаблон"). Напомним, что это один из ключевых элементов конфигурации Microsoft Word. В нем хранятся установки для создания новых документов, которые не основаны на каком-то специальном шаблоне. Если для пользователей задан единообразный шаблон Normal, то логично включить в него и унифицированные блоки. Однако многие пользователи хотят изменять свой общий шаблон, отказывать им в этом неправильно. В ходе такой правки стандартные блоки, как, впрочем, и другие компоненты Normal, могут быть утрачены или перезаписаны.
По этим же причинам не стоит принуждать пользователей к использованию унифицированного файла Building Blocks. Этот файл по умолчанию предлагается для размещения новых пользовательских блоков. Его лучше зарезервировать для индивидуальной работы каждого.
Поэтому наш совет: для централизованно распространяемых стандартных блоков создайте отдельный шаблон. Назвать его можно, к примеру, Firma. Процедура создания и заполнения такого шаблона выглядит примерно так:
- Стандартным способом создайте новый произвольный шаблон. Его собственные настройки особой роли не играют, это лишь контейнер для хранения блоков. Если в организации строго относятся к стилевому оформлению, лучше убедиться, что набор стилей в этом шаблоне такой же, как и на рабочих местах пользователей. Не меняя в шаблоне ничего, сохраните его под выбранным именем, в нашем случае – Firma.
- Любым удобным способом создайте на основе шаблона Firma новый документ. В этом служебном документе наберите и отформатируйте необходимые фрагменты.
- Когда фрагменты подготовлены, сохраните их как экспресс-блоки, каждый раз убеждаясь, что в поле Сохранить в диалога сохранения блока правильно выбрано место размещения (в нашем случае – Firma).
- Когда все стандартные блоки сформированы, сохраните изменения в шаблоне. Удалите служебный документ, посредством которого мы производили подготовительную работу, а сам шаблон распространите среди пользователей.
В данном случае "распространить" – означает сделать так, чтобы получившийся файл попал в хранилище стандартных блоков – папку %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks. У нас, по меньшей мере, три способа.
Рис. 10. В режиме конфигурирования к установщику Microsoft Office можно добавить собственные файлы, указав места их расположения.
Придирчивый читатель наверняка изучил рис. 10 и обратил внимание на путь, который предписан распространяемому шаблону – он отмечен красной стрелкой. Даже не зная правил подстановки переменных, которые используются конфигуратором установки Microsoft Office, легко догадаться: файл намечается копировать не в %appdata% текущего пользователя, а в папку установки самого продукта. После замены переменной [INSTALLLOCATION] на конкретный путь, по которому установщик разместит Microsoft Office, мы, скорее всего, получим c:\Program Files\Microsoft Office\Office14\Document Parts\1049\14.
Действительно, чтобы добавить шаблон со стандартными блоками всем пользователям компьютера, достаточно один раз поместить его в указанную папку. Остальное программа сделает сама. При каждом запуске редактора содержимое папки %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks сверяется с папкой Microsoft Office\Office14\Document Parts. Если программа обнаружит между ними несоответствия, недостающие файлы автоматически копируются в профиль. Эту особенность можно использовать как во втором, так и в третьем способе распространения блоков.
Кроме трех перечисленных вариантов развертывания стандартных блоков по рабочим местам пользователей, есть еще одно решение – поместить шаблон в сетевой папке и предписать программе использование этой папки в качестве группового источника стандартных блоков. Чтобы сделать это, нужно в ветви реестра KEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\General создать текстовый параметр SharedDocumentParts и указать в нем путь к сетевой папке с общими стандартными блоками (рис. 11). Есть такой параметр и в шаблоне групповой политики для развертывания Microsoft Office 2010. Правда, по нашим ощущениям, размещение стандартных блоков в сети ощутимо "тормозит" работу галерей. Распространение блоков по компьютерам пользователей представляется все-таки более правильным подходом, хотя и более хлопотным.
Рис. 7. В реестр можно внести параметр, который укажет программе папку с групповыми файлами стандартных блоков.
Наконец, зададимся вопросом, возможно ли защитить общефирменный шаблон от случайных изменений пользователем? Например, так как мы сделали это с текстом документа в предыдущем разделе данной статьи. Увы, эксперименты показывают: защита от редактирования, которую в Microsoft Word можно установить на любой файл или шаблон с вкладки Разработчик, не распространяется на стандартные блоки. После включения защиты блоки можно безболезненно изменять и удалять. Пока я нашел только один способ воспрепятствовать избыточному творчеству пользователей – присвоить шаблону с блоками атрибут Только для чтения. Конечно, такое решение неполноценно: в момент, когда пользователь пытается изменить или удалить какой-либо блок, он не получает никаких предостережений. Лишь позже, при закрытии программы, дав утвердительный ответ на вопрос о необходимости сохранения изменений в стандартных блоках, пользователь поймет, что сохранение в прежний файл невозможно.
Удаление быстрых частей
Чтобы удалить быстрые части из Microsoft Word:
- Под Вкладка «Вставить «, нажмите «Быстрые части» в Microsoft Word.
- Выберите Организатор стандартных блоков .
- Нажмите Имя для сортировки по имени.
- Выделите строительный блок , который вы хотите удалить.
- Выберите Удалить.
- Выберите OK , чтобы подтвердить удаление.
Использование стандартных блоков в Microsoft Word — довольно простой процесс. Используя их, вы можете быстро добавлять текст в свои документы. Эти блоки либо предварительно разработаны, либо настроены. Используйте их, чтобы сделать работу с Microsoft Word более эффективной.
Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некоторые рецепты использования
В первой части этой публикации мы познакомились с основами использования стандартных блоков Microsoft Word 2010 и подробно разобрали параметры, которыми можно охарактеризовать каждый блок. Теперь мы рассмотрим более тонкие и частные приемы работы со стандартными блоками:
- дополнительные коллекции блоков, их добавление на ленту и использование для упорядочивания большого количества блоков;
- использование стандартных блоков в элементах управления содержимым;
- возможности централизованного развертывания стандартных блоков.
Централизуем использование стандартных блоков
Предположим, у нас много менеджеров по продажам. Все они должны в деловых письмах клиентам оперировать стандартными формулировками. Очевидное решение – один раз создать и утвердить набор формулировок, сохранить их в виде стандартных блоков, затем распространить по рабочим местам и приучить сотрудников быстро выбирать из галереи. Попробуем реализовать эту технологию.
Прежде всего решим, в каком файле лучше собирать централизованно распространяемые блоки.
В некоторых организациях сотрудникам предписан унифицированный шаблон Normal ("общий шаблон"). Напомним, что это один из ключевых элементов конфигурации Microsoft Word. В нем хранятся установки для создания новых документов, которые не основаны на каком-то специальном шаблоне. Если для пользователей задан единообразный шаблон Normal, то логично включить в него и унифицированные блоки. Однако многие пользователи хотят изменять свой общий шаблон, отказывать им в этом неправильно. В ходе такой правки стандартные блоки, как, впрочем, и другие компоненты Normal, могут быть утрачены или перезаписаны.
По этим же причинам не стоит принуждать пользователей к использованию унифицированного файла Building Blocks. Этот файл по умолчанию предлагается для размещения новых пользовательских блоков. Его лучше зарезервировать для индивидуальной работы каждого.
Поэтому наш совет: для централизованно распространяемых стандартных блоков создайте отдельный шаблон. Назвать его можно, к примеру, Firma. Процедура создания и заполнения такого шаблона выглядит примерно так:
- Стандартным способом создайте новый произвольный шаблон. Его собственные настройки особой роли не играют, это лишь контейнер для хранения блоков. Если в организации строго относятся к стилевому оформлению, лучше убедиться, что набор стилей в этом шаблоне такой же, как и на рабочих местах пользователей. Не меняя в шаблоне ничего, сохраните его под выбранным именем, в нашем случае – Firma.
- Любым удобным способом создайте на основе шаблона Firma новый документ. В этом служебном документе наберите и отформатируйте необходимые фрагменты.
- Когда фрагменты подготовлены, сохраните их как экспресс-блоки, каждый раз убеждаясь, что в поле Сохранить в диалога сохранения блока правильно выбрано место размещения (в нашем случае – Firma).
- Когда все стандартные блоки сформированы, сохраните изменения в шаблоне. Удалите служебный документ, посредством которого мы производили подготовительную работу, а сам шаблон распространите среди пользователей.
В данном случае "распространить" – означает сделать так, чтобы получившийся файл попал в хранилище стандартных блоков – папку %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks. У нас, по меньшей мере, три способа.
Рис. 10. В режиме конфигурирования к установщику Microsoft Office можно добавить собственные файлы, указав места их расположения.
Придирчивый читатель наверняка изучил рис. 10 и обратил внимание на путь, который предписан распространяемому шаблону – он отмечен красной стрелкой. Даже не зная правил подстановки переменных, которые используются конфигуратором установки Microsoft Office, легко догадаться: файл намечается копировать не в %appdata% текущего пользователя, а в папку установки самого продукта. После замены переменной [INSTALLLOCATION] на конкретный путь, по которому установщик разместит Microsoft Office, мы, скорее всего, получим c:\Program Files\Microsoft Office\Office14\Document Parts\1049\14.
Действительно, чтобы добавить шаблон со стандартными блоками всем пользователям компьютера, достаточно один раз поместить его в указанную папку. Остальное программа сделает сама. При каждом запуске редактора содержимое папки %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks сверяется с папкой Microsoft Office\Office14\Document Parts. Если программа обнаружит между ними несоответствия, недостающие файлы автоматически копируются в профиль. Эту особенность можно использовать как во втором, так и в третьем способе распространения блоков.
Кроме трех перечисленных вариантов развертывания стандартных блоков по рабочим местам пользователей, есть еще одно решение – поместить шаблон в сетевой папке и предписать программе использование этой папки в качестве группового источника стандартных блоков. Чтобы сделать это, нужно в ветви реестра KEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\General создать текстовый параметр SharedDocumentParts и указать в нем путь к сетевой папке с общими стандартными блоками (рис. 11). Есть такой параметр и в шаблоне групповой политики для развертывания Microsoft Office 2010. Правда, по нашим ощущениям, размещение стандартных блоков в сети ощутимо "тормозит" работу галерей. Распространение блоков по компьютерам пользователей представляется все-таки более правильным подходом, хотя и более хлопотным.
Рис. 7. В реестр можно внести параметр, который укажет программе папку с групповыми файлами стандартных блоков.
Наконец, зададимся вопросом, возможно ли защитить общефирменный шаблон от случайных изменений пользователем? Например, так как мы сделали это с текстом документа в предыдущем разделе данной статьи. Увы, эксперименты показывают: защита от редактирования, которую в Microsoft Word можно установить на любой файл или шаблон с вкладки Разработчик, не распространяется на стандартные блоки. После включения защиты блоки можно безболезненно изменять и удалять. Пока я нашел только один способ воспрепятствовать избыточному творчеству пользователей – присвоить шаблону с блоками атрибут Только для чтения. Конечно, такое решение неполноценно: в момент, когда пользователь пытается изменить или удалить какой-либо блок, он не получает никаких предостережений. Лишь позже, при закрытии программы, дав утвердительный ответ на вопрос о необходимости сохранения изменений в стандартных блоках, пользователь поймет, что сохранение в прежний файл невозможно.
Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некоторые рецепты использования
В первой части этой публикации мы познакомились с основами использования стандартных блоков Microsoft Word 2010 и подробно разобрали параметры, которыми можно охарактеризовать каждый блок. Теперь мы рассмотрим более тонкие и частные приемы работы со стандартными блоками:
- дополнительные коллекции блоков, их добавление на ленту и использование для упорядочивания большого количества блоков;
- использование стандартных блоков в элементах управления содержимым;
- возможности централизованного развертывания стандартных блоков.
Поприветствуйте стандартные блоки
Расположенные в галерее быстрых частей Microsoft Word, эти стандартные блоки принимают множество форм, включая предварительно отформатированные верхние и нижние колонтитулы, текстовые поля, обложку. страницы, номера страниц, быстрые таблицы, водяные знаки, оглавление, библиографии и уравнения. Часто используемая функция автотекста в Microsoft Word — это распространенный тип строительных блоков. Фактически, эта функция выросла из автотекста в предыдущих версиях Word.
При включении темы содержимое стандартных блоков автоматически изменяется с множеством доступных стилей. Вы также можете настроить блоки, чтобы они лучше соответствовали вашим потребностям. В галерее быстрых деталей вы можете создавать, хранить и повторно использовать блоки. Организатор стандартных блоков — это то место, где вы можете найти или изменить стандартный блок.
Вы можете найти многие из существующих строительных блоков на вкладке «Вставка Microsoft Word». В приведенном ниже примере вы можете увидеть примеры верхнего и нижнего колонтитула.
Читайте также: