Можно ли изменить папку на компьютере для синхронизации с битрикс24 диск
Издатель: Integrator.Digital
Документация и файлы — неотъемлемая часть работы любой компании. Несмотря на то, что офисная работа и организация бизнес-процессов постепенно перетекают в онлайн, документооборот от этого меньше не становится.
Помимо текущей рабочей документации, у предприятий существуют уставы, памятки, различные должностные инструкции — все они должны быть доступны для сотрудников в любое время. Если раньше для этого требовалось распечатывать большое количество экземпляров и раздавать персоналу, то сейчас можно использовать собственное хранилище.
Битрикс24 предоставляет своим пользователям удобный способ хранения информации в облачном хранилище данных. Его размер зависит от тарифа:
- «Бесплатный» — 5 Гб;
- «Базовый» — 25 Гб;
- «Стандартный» — 100 Гб;
- «Профессиональный» — 1024 Гб.
Для коробочных лицензий место не ограничено и зависит только от того, сколько хочет выделить владелец сервера.
Битрикс24 позволяет тонко распределять права доступа к информации: как к отдельному файлу, так и папке или диску в целом. Пользователю можно дать следующие привилегии:
- чтение — только просмотр;
- добавление — можно просматривать и добавлять на диск свои файлы;
- делиться — позволяет поделиться файлом через общий доступ;
- редактирование — почти полный доступ к диску, за исключением смены прав доступа и очистки корзины;
- полный доступ — доступны любые возможные операции.
Документы можно не только хранить, но и создавать, а также полноценно работать с ними, включая совместное редактирование. Для этого можно воспользоваться встроенным инструментом Битрикс24.Документы или подключить Google Docs, Office 365, MS Office Online.
Виды хранения данных на Битрикс24.Диск
Для удобства диск разделен на логические разделы: Общий диск и Мой диск. Это позволяет быстро отделять файлы для общего пользования от личных, доступ к которым можно настроить индивидуально.
Подключение сетевого диска
Если вы используете операционную систему Windows старше Windows Vista, то можете подключить хранилище как сетевой диск. Откройте вкладку «Диск», расположенную в левом меню портала Битрикс24 и выберите настройки — значок шестеренки.
Откроется окно с адресом, который нужно скопировать и вставить в командную строку Windows. На запрос системы нужно ввести пароль от Битрикс24 — все, диск подключен.
Еще один способ подключения сетевого диска реализован через проводник. Откройте проводник Windows, перейдите во вкладку «Сеть» и выберите «Подключить сетевой диск». Назначьте букву для диска и вставьте ссылку на Битрикс в появившееся поле. Отметьте галочками другие опции, если необходимо, и нажмите «Готово».
Мой диск
Это выделенное место для хранения файлов, изначально доступных только вам и администратору портала. Для того, чтобы другие пользователи могли с ними работать, вам необходимо настроить общий доступ. Для этого выберите файл или целиком папку, затем нажмите кнопку «поделиться» и из выпадающего меню выберите нужный пункт.
Можно не только добавить разных пользователей, но и выставить каждому из них права доступа: например, право на редактирование нужно выдавать только тем, кому это действительно необходимо, а остальным будет достаточно режима чтения. Это поможет минимизировать ситуации, когда сотрудник по неосторожности сможет внести изменения не в тот документ, а то и удалить его.
Впрочем, Битрикс24 предусмотрел и такие ситуации, поэтому все файлы и документы сначала удаляются в корзину и хранятся там в течение 30 дней. Очистить корзину может только сотрудник с полным доступом: как правило, такие привилегии обычным пользователям выдавать просто незачем.
Важный момент: скачать файл сможет любой пользователь, которому вы откроете доступ, даже если у него установлены права только на чтение.
Установка и настройка Битрикс24.Диск
Для использования функционала Битрикс24.Диск должна быть установлена десктопная версия приложения, установку которой вы можете произвести прямо с вашего портала Битрикс24.
Чтобы подключить Битрикс24.Диск следует активировать кнопку «Подключить» в одноименной закладке приложения. Автоматически все файлы с диска портала будут загружены в папку \Мои Документы\Bitrix24\. После активации диска все обновленные и вновь созданные на локальном компьютере файлы в свою очередь будут отправляться на диск портала в автоматическом режиме. Адрес сохранения файлов можно изменить через функцию «Изменить директорию» в этой же вкладке программы.
Синхронизация данных через Битрикс24.Диск позволяет решать разнообразные задачи в работе с документами:
- При создании файла в выбранной папке на компьютере копия файла автоматически загружается на портал и становится доступна для просмотра подключенным пользователям;
- Все изменения, вносимые в документ на локальном компьютере, сразу отражаются на диске портала;
- Пользователи, получившие ссылку на документ, сохраненный в Битрикс24.Диск, будут получать новую версию файла при каждом обновлении;
- При подключении к Битрикс24.Диск нескольких локальных устройств изменения будут синхронизироваться автоматически между всеми устройствами.
Настройки синхронизации
Откройте приложение и нажмите иконку в виде облака, расположенную в боковом меню слева. Затем откройте настройки — шестеренка в верхнем правом углу — в выберите папку для синхронизации на компьютере. Здесь же можно настроить дополнительные параметры синхронизации:
- действие при клике по файлу в панели — открывать сам файл или папку, в которой он расположен;
- эластичный диск — опция, при включении которой файлы будут отображаться, но не будут скачиваться, пока вы не начнете с ними работать.
При необходимости синхронизацию можно отключить в настройках.
Поиск по Bitrix24 Диск
Кроме этого, в отдельных разделах есть возможность фильтровать объекты и искать только среди выбранных. Например, в «Задачах» можно выбрать задачи со статусом «В работе» и искать только среди них.
Итоги
Больше 10 лет мы оказываем IT-поддержку бизнесу. За это время мы прошли большой путь и стали сертифицированным партнером Битрикс24, провели большое количество внедрений, реализовали много проектов. Если у вас есть вопросы по использованию диска Битрикс24, а также любые другие вопросы, связанные с Битрикс — звоните и пишите нам, мы с радостью ответим на них.
Битрикс24.Диск позволяет синхронизировать ваши файлы и папки в облаке с жестким диском и работать с ними в любое удобное время. При этом вы редактируете файл на компьютере, а изменения сразу же попадают в Битрикс24.
Настройка Битрикс24.Диск и синхронизация данных
Чтобы сделать работу с Битрикс24.Диск еще удобнее, требуется скачать и установить на компьютер десктопное приложение — есть версии как для Windows, так и для macOS. После установки приложения потребуется выполнить некоторые настройки.
Как настроить синхронизацию?
Для настройки синхронизации скачайте последнюю версию десктопного приложения Битрикс24. Приложение доступно для Windows (.exe и .msi) и macOS (.dmg).
В десктопном приложении кликните по значку с изображением облака.
После этого перейдите в Настройки Диска из панели работы с диском в правой части экрана.
Укажите, в какую Папку сохранять синхронизированные документы.
Выберите, какое Действие совершать при клике на файл в панели - либо открыть сам файл, либо открыть папку с файлом.
Здесь же вы можете включить эластичный диск.
Во вкладке Настройки синхронизации вы можете указать, какие из доступных папок нужно синхронизировать с диском. Папка Загруженные файлы не синхронизируется в десктопном приложении, потому что содержит файлы, закаченные с компьютера.
Возможности и настройка десктопной версии Битрикс24.Диск
Битрикс24.Диск является частью десктопного приложения корпоративного портала Битрикс и позволяет работать с файлами и папками, хранящимися на портале с любого устройства, синхронизировать данные между всеми используемыми устройствами, организовать совместную работу с файлами общего и личного диска портала, отслеживать историю работы над документами.
Использование Битрикс24.Диск значительно упрощает совместную работу с документами, сокращает время на рассмотрение и согласование версий документов, упрощает удаленную работу с данными.
Мой диск
Раздел «Мой диск» является персональным хранилищем файлов, закрепленным за каждым сотрудником. В этом разделе для пользователя поддерживаются следующие функции:
- Создание собственной структуры папок;
- Загрузка файлов и создание документов непосредственно в браузере;
- Настройка общего доступа к диску для отдельных пользователей.
По умолчанию в этот раздел попадают все файлы, которые пользователь загружал на портал, например, в комментарии или задачи; файлы портала, под которыми сотрудник нажал кнопку «Сохранить на Битрикс24.Диск»; созданные сотрудником файлы, например, в календаре, комментариях, задачах и группах. Эти документы сохраняются в автоматически создаваемые системные папки: соответственно «Загруженные файлы», «Сохраненные», «Созданные мною».
Сотрудник может создать собственную, удобную для него, структуру папок в своем хранилище данных через основную панель раздела, а также подключать к нему общий диск Битрикс24 в том случае, если владеет правами редактирования.
Виды дискового пространства в Битрикс 24 Диск
Битрикс24 позволяет использовать несколько логических вариантов дискового пространства: общий, личный диск сотрудника и хранилище данных, привязанное к группе или отделу. Каждый вид можно использовать для решения разного рода задач, настраивать права доступа для пользователей и возможности совместной работы с документами.
Эластичный диск
Эластичный диск - это особый вариант синхронизации. При его включении сами файлы сразу не загружаются на жесткий диск. На диске появляется только их список. Сами файлы скачиваются в тот момент, когда вы решите начать с ними работать.
Битрикс.Десктоп (Desktop) - настройка синхронизации файлов
Здравствуйте.
Приложение Битрикс.Десктоп при включении функционала "Битрикс24.Диск" позволяет открывать файлы с портала одним кликом. И после редактирования и сохранения файла - автоматическую загрузку на портал его новой версии. Это безусловно очень полезный и удобный функционал.
Однако, этот функционал Битрикс24.Диск имеет особенность: все папки/файлы пользователя (как его собственные, так и предоставленные ему другими пользователями) автоматически синхронизируются на локальный диск
Для корпоративной среды (для кого и предназначена коробочная версия) считаю это значительным недостатком так как:
1. существенно снижают инфо.безопасность компаний в работе с документами:
- доступ ко всем документам (служебным и нередко конфиденциальным) имеют все локальные администраторы ПК, включая администраторов домена, вопреки системе прав доступа портала;
- в случае утери ноутбука эти документы (локально хранящиеся) становятся легко доступны третьей стороне.
2. в случае несанкционированного удаления документов в папке синхронизации (злоумышленником или вредоносным кодом) система синхронизации удалит файлы и с портала.
3. Является проблемным местом при работе удаленных филиалов на тонких каналах связи - программа тащит огромные объемы данных, которые совершенно не нужны локально.
Да, есть настройка "Выбрать папки для синхронизации на этом компьютере", которая позволяет отключить синхронизацию с отмеченных личных и общих папок. Однако, это не решение потому что:
1. Этой настройкой нельзя отключить синхронизацию файлов, находящихся в корне диска;
2. При установке программы все папки синхронизируются по умолчанию, что значительно усложняет управление ПО в корпоративной распределенной среде.
3. Настройка легко изменяется пользователем не зависимо от корпоративной политики
4. Все новые папки и файлы пользователя, а также подключенные ему другими пользователями автоматически синхронизируются на локальный диск. Заставить несколько сотен пользователей регулярно заходить в настройку и снимать галки с новых папок - нереально и несерьезно.
Предлагаю очень простое, но считаю очень важное для корпоративных пользователей решение, которое сразу снимет все вышеописанные проблемы:
- в настройке профиля пользователя сделать опцию: "Не синхронизировать файлы на локальный диск". При установке галки Битрикс.Десктоп учитывает эту настройку. При этом сохраняется функционал открытия файла с портала по одному клику.Это по-настоящему корпоративное решение.
Общий диск
Удобен для хранения общей документации, необходимость доступа к которой возникает у всех сотрудников. Сюда можно добавить все требуемые файлы, документы и даже целые папки, или сразу создать документ. Для этого нужно нажать кнопку «Добавить» и выбрать подходящий вариант из выпадающего списка.
Интерфейс можно настроить под собственные предпочтения: выбрать вид отображения (список, обычные или крупные папки) и порядок сортировки по следующим параметрам:
- по дате изменения;
- по ID;
- по названию;
- по размеру;
- в обратном порядке;
- смешанная сортировка.
При необходимости для удобства работы любую папку можно подключить к личному диску, для этого у пользователя должны быть права на редактирование папки или полный доступ.
Общий диск Битрикс 24
Общее хранилище данных компании предназначено для файлов и документов организации, доступных всем сотрудникам, подключенным к системе.
Кнопками на основной панели раздела пользователи портала могут:
- Создавать новые папки разных уровней вложенности;
- Загружать готовые документы;
- Создавать документы, таблицы и презентации, работая непосредственно в браузере, благодаря интеграции системы с Google Docs и MS Office Online.
Администратор портала имеет возможность настроить права доступа к диску или его отдельным папкам. Для этого в меню «Настройки» в закладке «Диск» необходимо выбрать функцию «Настройка прав» и установить для каждого пользователя свои права доступа.
Возможны следующие настройки прав:
- Чтение – позволяет видеть содержимое хранилища;
- Добавление – дает права просматривать и добавлять файлы на диск;
- Редактирование – разрешает подключить данные к личному диску и открывает все возможности изменения на диске;
- Полный доступ – разрешает все доступные действия.
Дополнительно к этим правам может быть открыта возможность делиться с другими пользователями файлами диска через общий доступ.
Объем места на диске
Объем места на диске зависит от тарифа, а точное количество общего, занятого и доступного пространства можно узнать, открыв вкладку левого меню «Мой тариф» и пролистав немного вниз.
Объем диска занимают любые файлы и документы, а не только те, которые вы самостоятельно загрузили. Это могут быть файлы, прикрепляемые к новостям/задачам/календарям, созданные документы, файлы во встроенном мессенджере, вложения в пользовательские поля, записи телефонных разговоров, вложения писем и так далее — они отображены на диске категорией «Занято другим».
Еще одной статьей уменьшения объема диска является категория «Занято базой данных». Тут хранятся все создаваемые задачи, без учета прикрепленных к ним материалов, все данные CRM-системы: контакты, компании, сделки, лиды, счета и предложения. Кроме этого, тут хранятся письма, без учета прикрепленных файлов, обрабатываемые через CRM-систему и события в календарях.
Отделы и задачи
Для каждой созданной группы и задачи в Битрикс24 автоматически формируется свой раздел «Диск». Здесь сотрудники могут размещать файлы, относящиеся к конкретным проектам, задачам, подразделениям. Права доступа к диску отдела или задачи настраиваются администратором группы или создателем задачи аналогично общему диску.
Так же, как и в общем диске, ссылки на документы можно оставлять в комментариях, живой ленте группы, прикреплять непосредственно к задаче, отправлять по почте. Все пользователи, для которых открыт доступ к диску группы или задачи, получают автоматические оповещения о сохранении сотрудником нового файла или редактировании уже имеющегося.
Система автоматически сохраняет предыдущие версии отредактированных файлов, что очень важно при коллективной работе – всегда можно проверить, кто внес изменения или вернуться к наилучшему варианту.
Особенности синхронизации
Если кто-то из коллег отключал Диск в настройках приложения Битрикс24 или сделал «Полную синхронизацию», а за время отсутствия синхронизации в общей папке были удалены некоторые файлы другими коллегами, то тогда при подключении будет запрошен полный снапшот диска, в котором нет удаленных файлов. При этом будут докачаны в Диск те файлы, которые были удалены ранее, т.е удаленные файлы вновь появятся у коллег.
Если у сотрудника стояла пауза синхронизации или просто не было сети, то при снятии паузы или появлении подключения будет получен частичный снапшот диска (что изменилось с прошлого раза), там будут лог удаления ненужных файлов коллегами. Тогда восстановления удаленных ранее коллегами файлов не произойдет.
Чтобы работать с файлами вашего Битрикс24.Диска на компьютере, вы можете подключить все хранилище или отдельную папку как сетевой диск. Файлы будут синхронизированы, и при работе на компьютере все изменения появятся на вашем Битрикс24. И наоборот.
Есть несколько вариантов подключения – вы можете выбрать, какой вам больше подходит.
Сетевой диск
Нажмите шестеренку в правом верхнем углу и выберите опцию Сетевой диск:
Скопируйте путь к подключению диска из окна:
Вызовите командную строку операционной системы и вставьте команду:
где о: – желаемая буква подключаемого диска в Windows.
После этого вам надо будет ввести ваш пароль от Битрикс24:
При вводе пароля символы не отображаются – так и должно быть. Просто введите пароль, и все будет хорошо.
Теперь диск подключен к системе. При входе на диск может потребоваться ввести ваш логин и пароль от Битрикс24:
- Если имя сетевого диска, например O , уже используется, смените букву в скопированной команде. Например, net use o нужно заменить на net use q .
- Если ваш пароль от Битрикс24 содержит кириллические символы, то командная строка его не примет. Для подключения вам нужно изменить пароль и убрать из него эти символы.
Подключение диска через проводник
Выберите в проводнике опцию Подключить сетевой диск:
Выберите обозначение для сетевого диска и вставьте ссылку на подключаемый Битрикс24.Диск:
Если необходимо, чтобы папка подключалась для просмотра при каждом запуске системы, установите флажок Восстанавливать при входе в систему.
Если вы хотите подключиться под неактивной в данный момент учетной записью, поставьте галочку в поле Использовать другие учетные данные. После этого нужно будет ввести данные вашего аккаунта.
Нажмите Готово и диск подключится.
Подключение папки с помощью мастера добавления сетевого размещения
При подключении через проводник выберите опцию Подключение к сайту, на котором можно хранить документы и изображения. После этого запустится мастер добавления сетевого размещения:
Выберите место для сетевого размещения:
Вставьте ссылку на подключаемую папку или диск:
Введите имя для подключаемой папки на диске:
В следующем окне нажмите Готово и папка будет подключена.
Отключение диска и папки
Для отключения сетевого диска, кликните по нему правой кнопкой и выберите Отключить:
Чтобы отключить папку, ее нужно Удалить:
Квотирование объемов Диска для пользователей
В облачном Битрикс24 квотирования объема занимаемого диска для пользователей нет. Объем Битрикс24.Диск ограничен только тарифом.
В коробочном Битрикс24 квотирование включается в настройках модуля Диск (Настройки → Настройки продукта → Настройки модулей → Диск):
А настройка производится для каждого пользователя отдельно с помощью API.
При включенной двухэтапной (двухфакторной) авторизации необходимо использовать пароли приложений. Как найти пароли приложений вы можете узнать в отдельной статье.
Битрикс24 предоставляет пользователям широкие возможности хранения и организации данных, совместной работы с документами, поиска и обмена файлами между сотрудниками компании, закрепления документов за отделами, задачами и проектами с настройкой разных прав доступа к ним. Все современные преимущества облачного хранилища представлены в разделе «Диск».
Благодаря функционалу Диска пользователи могут:
- Создавать папки и файлы;
- Загружать документы и целые папки с данными на диск;
- Настраивать синхронизацию данных с локальным компьютером или другим устройством;
- Настраивать права доступа к папкам;
- Редактировать документы в режиме совместного доступа;
- Удалять и восстанавливать файлы;
- Делиться ссылками на документы в комментариях, в живой ленте, в задачах или в чате;
- Осуществлять поиск нужных документов по диску через поисковую строку;
- Просматривать историю изменения документов и осуществлять возврат к предыдущей версии и др.
Структурированность и интуитивно понятный интерфейс диска не требует от персонала специальных знаний и позволяет быстро и эффективно настроить портал под корпоративные задачи.
Место в облачном хранилище
Удобство и широкий функционал Битрикс24 позволяет практически полностью отказаться от локальных хранилищ файлов. Тарифные планы Битрикс24 различаются местом выделенного дискового пространства.
На бесплатном тарифе «Проект» объем хранилища составляет всего 5 Гб и подойдет больше для личного использования, чем для корпоративных целей. По тарифам «Проект+» и «Команда» на портале будет зарезервировано 24 и 100 Гб места соответственно.
Оставшееся свободное пространство облачного хранилища можно увидеть в разделе «Мой тариф», выбрав закладку «Мой Битрикс24». Для этого нужно обладать правами администратора на портале. Здесь объем диска будет разделен на три составляющих:
- Занято базой данных;
- Занято другим;
- Ссвободного места.
Под базой данных подразумеваются все созданные на портале задачи, все CRM-объекты, письма, события и т.д. Объем хранилища с пометкой «занято другим» - это все занятое пространство диска, в том числе личных хранилищ данных и диска рабочих групп. Именно этот объем, как правило, можно освободить от уже ненужных файлов.
Для увеличения свободного места рекомендуется:
- Проверить раздел «Общий диск». Удалить ненужные файлы из веб-переписки и записи телефонии;
- В разделе «Мой диск» очистить системные папки от лишних автоматически сохраненных файлов;
- Выбрав отдельного сотрудника, зайти в его раздел «Мой диск» и удалить неактуальные файлы. Проанализировать так диск каждого пользователя;
- Аналогично очистить хранилище данных в каждой рабочей группе.
В каждом разделе после удаления файлов следует очищать корзину. Только в этом случае данные будут действительно удалены. Результат принятых мер можно увидеть не сразу, так как обновление информации о свободном месте на портале происходит один раз в сутки. Также, в новом релизе Битрикс24, который уже скоро появится, механизм очистки места для администратора портала сильно упростится.
Если всех этих мер окажется недостаточно для эффективной работы с хранилищем данных Битрикс24, организация всегда может воспользоваться неограниченным местом на диске, подключив тариф «Компания».
Чтобы задать вопрос по Битрикс24 или перейти на платный тариф, обратитесь к нам. Мы решаем любые задачи по Битрикс24, начиная с простых консультаций и до перехода на платные тарифы или коробочную версию. Статус «Золотого партнера Битрикс24» гарантирует нашу квалификацию, а штат программистов на Битрикс24 — возможности любых индивидуальных доработок и интеграций.
Как очистить место на диске?
Битрикс24 позволяет очищать место на диске. Для этого можно воспользоваться функцией безопасной очистки места или самостоятельно удалить все ненужные файлы.
Чтобы воспользоваться инструментом для безопасной очистки откройте «Диск» и выберите пункт «Очистка места» — он расположен в верхнем меню управления диском. После этого система в автоматическом режиме просканирует хранилище и найдет файлы, которые можно безопасно удалить: старые копии документов и резервные копии файлов, также можно отдельно отметить пункт «Корзина».
Кроме этого, с диска можно удалять любые файлы в ручном режиме, но для этого нужно понимать, какие файлы и где расположены. Если у вас нет достаточных знаний, то мы рекомендуем использовать автоматическую очистку.
Читайте также: