Куда будет сохранен файл при выборе пункта меню сохранить на битрикс24 диск
Мой диск – ваше персональное хранилище для любых файлов: от договоров и накладных до потешных картинок c енотами.
Какие папки есть на диске?
На каждом диске есть системные папки:
-
Загруженные файлы – когда вы загружаете файл в задачу, комментарий и т.п., то он автоматически попадает и в эту папку. Эта папка всегда скрыта от всех пользователей кроме владельца.
Некоторые системные папки могут не отображаться на вашем Диске, пока в них не будет сохранен хотя бы один файл.
В разделе Мой Диск вы можете создавать файлы формата Документ (.docх), Таблица (.xlsх), Презентация (.pptх) с помощью программ на компьютере или же сервисов Битрикс24.Docs, Google Docs, MS Office Online или Office365. Документ будет одновременно сохранен на портале и на жестком диске локального компьютера.
Настроить удобный для вас способ работы с документами Локально, В облаке или Битрикс24 Документы можно в разделе Мой диск – просто выберите соответствующий пункт меню настроек:
В открывшейся форме выберите нужный способ работы:
В соответствии с этим выбором документы будут создаваться и/или редактироваться с помощью программ на вашем компьютере либо с помощью онлайн сервисов.
В настройках портала вы можете выбрать сервис, с помощью которого по умолчанию будут просматриваться все документы.
Сколько места доступно на вашем «Битрикс24»
Объем места зависит от облачных тарифов, которых у «Битрикс24» на момент написания статьи 4 варианта. Но с сентября 2019 г. грядет обновление линейки:
Бесплатный вариант «Проект» – всего 5 ГБ места в облаке. Предоставляется необходимый минимум инструментов для начала работы.
«CRM+» – вариант для небольших компаний/отделов до 6 человек, 24 ГБ. Хорошо подойдет тем, кто автоматизирует работу со сделками, анализирует продажи, контролирует работу менеджеров.
«Задачи+» – тариф для работы с задачами в небольшой команде до 24 человек и 24 ГБ в облаке. Данный вариант подойдет компаниям, которые ведут проекты, работают над задачами по разным методикам, используют sсrum, канбан, следят за сроками и контролируют качество работы.
«Команда» – 100 ГБ места в облаке и расширенный набор функций. Для средних компаний, где следят за окупаемостью рекламы, ставят задачи между отделами.
«Компания» – неограниченное место в облаке и максимум функций «Битрикс24». Подойдет крупным компаниям.
Как очистить Битрикс24.Диск
Если вы пользуетесь «Битрикс24», то храните там документы, файлы, ведете базу клиентов. Все это «съедает» место в облаке вашего портала.
В этой статье мы рассмотрим варианты по очистке места в облаке на вашем «Битрикс24».
Создание документов на диске Google на базе событий в CRM-системах: аmoCRM и Битрикс24
Объем места на диске
Размер хранилища напрямую зависит от тарифа Битрикс24 — в онлайн-версии продукта объем следующий:
- Тариф «Бесплатный» — 10 Гб.
- «Задачи+», «CRM+» — 50 Гб.
- «Команда» — 100 Гб.
- «Компания» — неограниченно.
В коробочной редакции Bitrix также предоставляется возможность подключить собственный сервер для хранения данных.
Важно! Посмотреть сколько осталось места в облаке может только администратор корпоративного портала.
Увеличить пространство облака можно при переходе на старший тарифный план. Также можно подключить стороннее хранилище Google Drive, Dropbox или OneDrive, или провести очистку от ненужных файлов.
Как очистить место на диске?
Хранимые данные в облаке подразделяются на 2 категории: рабочие файлы и база данных корпоративного портала. Чтобы очистить пространство в облаке можно:
- Проверить общее хранилище и удалить старые документы, записи телефонии или переписки в чатах.
- Удалить в личном диске файлы, автоматически сохраняемые системой.
- Провести анализ дисков каждого сотрудника, групп и проектов, и очистить дублированные или старые версии документов.
Удалить любой элемент в личном диске можно с помощью контекстного меню — необходимо перейти к параметрам файла и выбрать команду «Удалить».
Рядовой пользователь в общем доступе может удалять документы, добавленные лично им — стереть чужие файлы не получится. При этом файлы можно сразу удалить безвозвратно, либо перенести в корзину.
Обратите внимание! Чтобы освободить пространство в облаке требуется обязательно очистить корзину.
Загрузка файлов из внешних дисков
Добавим файл в комментарий к задаче. Для этого нужно кликнуть по специальной кнопке в поле комментария.
Наш файл хранится на Google Drive, поэтому нужно авторизоваться в данном сервисе.
Выберем файл из хранилища, добавим его и отправим комментарий.
Как обновить загруженный файл?
Если в добавленный файл вносились изменения, то кликните Загрузить последнюю версию в комментарии. После этого прикрепленный файл будет автоматически обновлен.
Как добавлять файлы и папки на диск?
Кликните кнопку Добавить в правом верхнем углу:
Загрузите файл с компьютера или добавьте новую папку на диск. Также вы можете просто создать новый файл с помощью Битрикс24.Docs, Google Docs, MS Office Online, Office365 или редакторов на компьютере.
Просмотр документа
Кликните на документ для его просмотра, а при необходимости выберите нужный сервис для редактирования.
При включенной синхронизации все изменения в документах отображаются оперативно и на портале, и на диске вашего компьютера, вне зависимости от вашего географического местоположения.
Основные функции Битрикс24.Диск
Облачное хранилище Битрикс позволяет объединить всю корпоративную информацию в одном месте. У встроенного хранилища обширный функционал. Основные преимущества онлайн-диска:
Кроме того, система имеет интуитивно понятный интерфейс и связана со всеми инструментами CRM и корпоративного портала.
Общий, личный диск и хранилище данных
Облачное хранилище Битрикс подразделяется на общий и личный диск, а также групповые хранилища.
Основные отличия следующие:
Чтобы перенести документ или папку из личного хранилища в общее, в контекстном меню требуется открыть общий доступ или создать публичную ссылку. Копировать элементы из общего онлайн-диска в личный не требуется.
Обратите внимание! Главный администратор портала имеет доступ ко всем файлам на всех разделах облака, а также может настраивать структуру, удалять или изменять документы без ведома пользователей. Просмотреть все изменения можно в истории версий.
Что делать, если места все равно не хватает
Если вы очистили все ненужные файлы на портале, а места все еще не достаточно, тогда есть возможность активировать наш промокод webc5gbvobl на 5 ГБ дополнительного места в облаке на 1 год (о котором говорили ранее).
Если и этого мало, то пришло время перейти на вышестоящий тариф «Битрикс24».
Конечно идеальный вариант – это тариф «Компания» с неограниченным местом в облаке «Битрикс24». Тем более до 31 августа 2019 г. действует акция на тарифы (можете перейти на расширенный тариф с хорошей скидкой в 24 %).
Но напоминаем, что с сентября 2019 г. «Битрикс24» обновляет линейку тарифов.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по «Битриксу», пишите в комментариях. Специалисты «Веб-Центра» помогут разобраться и, при необходимости, приобрести лицензию.
Кто может видеть файлы на диске?
Мой диск – ваше персональное хранилище, и все файлы на нем доступны только вам.
Если вы хотите, чтобы коллега мог работать с вашими документами, настройте Общий доступ к выбранным файлам и папкам.
В появившемся окне добавьте сотрудников, группы или целые отделы, которым вы откроете доступ. Укажите уровень доступа (Чтение, Добавление, Редактирование, Полный доступ):
Что позволяют разные типы прав?
- Чтение – разрешен только просмотр содержимого.
- Добавление – разрешен просмотр и добавление файлов в папку.
- Редактирование – разрешены все возможные действия, но менять настройки и права доступа нельзя.
- Полный доступ – разрешены все возможные действия.
После этого выбранные сотрудники, получат уведомление, а сама папка появится в их личных дисках. Если они не захотят ее подключать, то все равно будут иметь к папке доступ на вашем диске.
Будьте аккуратнее с раздачей прав на свой диск – при полном доступе коллеги могут случайно изменить или удалить ценные файлы. Также имейте в виду, что скачать файл можно при любых выданных правах доступа, даже при праве Чтение.
Сортировка элементов диска
Для удобства работы настройте порядок и вид элементов на диске:
- Укажите, по какому полю сортировать файлы и папки – по ID, названию, размеру – и выберите порядок сортировки.
- Выберите вид отображения элементов: список, мелкая и крупная плитка.
Сколько свободного места в вашем «Битрикс24»
Увидеть информацию об объеме совокупного места в облаке и о свободном может только администратор портала.
Для этого в левом меню «Битрикс24» перейдите на вкладку «Мой тариф» (может прятаться на вкладке «Еще»). По умолчанию откроется вкладка «Мой Битрикс24», в которой и расположена необходимая информация.
В этом разделе вы можете узнать:
Сколько всего места доступно на вашем тарифе.
Сколько занято базой данных: задачи сотрудников; база CRM; письма, прикрепленные к CRM; события в календарях (все это без учета прикрепленных к этим сущностям файлов/документов).
Информация о количестве занятого/свободного места на диске обновляется раз в сутки.
Кстати, на этой же страничке портала вы можете активировать промокод от «Веб-Центра» webc5gbvob l на 5 ГБ дополнительного места в облаке на 1 год, чтобы как можно дольше не сталкиваться с этой проблемой.
Как подключить Dropbox, Google Drive, OneDrive, Яндекс.Диск в Битрикс24
В «Битрикс24» вы можете работать с файлами, которые размещаются на ваших внешних облачных дисках. Сейчас для подключения доступны Dropbox, Google Drive, OneDrive и Яндекс.Диск.
Посмотрите короткий видеоролик, как это работает:
Как подключить внешний диск
И еще одно визуальное отличие — имя файла будет выделено другим цветом:
Как посмотреть, чем занято место на диске «Битрикс24»
Переходим на вкладку «Диск»→ «Очистка места» в левом меню портала.
Когда сканирование будет завершено, вы попадете на страницу со статистикой по занятому месту.
Если у вас нет прав администратора портала, то отобразится информация только по вашему диску.
Администратор же может увидеть информацию в целом по порталу и всем сотрудникам.
В отчет выводится информация по занятому месту на диске и количеству содержащихся файлов.
В диаграмме выше показано сколько места занимает каждый инструмент «Битрикс24».
Удалить документ
Если вам необходимо удалить документ на диске, отметьте его галочкой и выберите нужный пункт Удалить.
Когда вы делитесь с коллегами различными документами, особенно текстовыми или видео, то ознакомиться с ними всегда нужно оперативно. Чтобы не скачивать файлы по нескольку раз и затягивать весь процесс, их можно просматривать прямо в той же вкладке браузера с помощью Bitrix24.Viewer.
Встроенная конвертация видео
Если ваше видео находится в каком-то другом формате - не проблема. Вы можете спокойно загружать его на Диск или в ленту Новостей, а оно будет автоматически переведено в MP4 с помощью встроенного конвертера файлов!
Конвертация и просмотр также работают, если делиться файлами с помощью публичных ссылок.
Кроме того, конвертер добавляет возможность предпросмотра файла. С его помощью вы сможете быстро представить, что в нем содержится, даже не открывая его. Это особенно здорово, если у вас множество файлов, а нужно срочно найти какой-то определенный.
Далее, уже с помощью фильтра, вы сможете найти нужную вам информацию в любом разделе Битрикс24 – в Новостях, в Задачах, в Календаре, в CRM, в Бизнес-процессах и т.д.
Аналогичным образом можно сразу перейти в нужный раздел Битрикс24, настроить фильтр по нужным полям и найти необходимую информацию.
Сохранить на Битрикс24.Диск
Просматривая файлы загруженные в ленту Новостей, вы можете сохранить их на свой диск. Для этого нажмите на кнопку Сохранить на Битрикс24.Диск. Файл будет сохранен в разделе Мой диск, в папке Сохраненные файлы.
Как освободить место на диске «Битрикс24»
1-й способ «Очистка места»
«Битрикс» сразу после сканирования предлагает вам очистить ненужные файлы, это:
Неиспользуемые файлы (старые версии документов).
Корзина (файлы, которые вы удалили, попадают в корзину и хранятся там до очистки).
Выберите, что вы хотите удалить и запустите очистку.
Чтобы посмотреть подробную информацию о занятом месте перейдите в «Экспертный режим».
В этом отчете подробная информация по всем файлам, по каждому сотруднику, инструменту.
Например, можем посмотреть, сколько места на диске занимает каждый сотрудник.
Или посмотреть, чем конкретно занято место и почистить папки.
Вы можете удалять файлы по одному.
Или выбрать несколько файлов для последующего удаления.
2-й способ «Очистка вручную»
Раньше в «Битрикс24» не было специального функционала по очистке диска.
Чистить место надо было через общий диск, диски групп и личные диски сотрудников.
Делать так можно и сейчас. Но помните, что к любому удалению файлов надо подходить аккуратно, тем более к ручной очистке.
Общий диск хранит записи разговоров и файлы, прикрепленные к письмам.
При необходимости эти файлы можно удалить (предварительно их можно скачать).
Например, звонки сохраняются в папки по месяцам. Вы можете удалить записи за прошлые месяцы которые вам уже не нужны.
Удаление файлов может занять длительное время.
Мой диск. Сюда попадают файлы, которые вы подгружаете на портал.
Проверьте папки, удалите ненужные файлы. Не забудьте очистить корзину.
Диски сотрудников. Вы можете проверить и диски сотрудников.
Для этого перейдите в профиль сотрудника и выберите вкладку «Диск».
Диски Групп. Перейдите в интересующую рабочую группу, выберите раздел «Диск» и удалите ненужные файлы.
Создание документа
Создавать документы можно на Диске:
При выборе создания документа с помощью программ на компьютере будет запущено соответствующее приложение на вашем компьютере, в нем будет создан и открыт на редактирование новый документ.
Документу будет присвоено стандартное имя, которое впоследствии можно изменить на желаемое через Переименовать.
При выборе для создания документа через онлайн-сервисы Google Docs, MS Office Online и Office365 будет запущено соответствующее онлайн приложение. При первом запуске онлайн-сервисов будет запрошен ввод данных учетной записи Google или Microsoft в зависимости от подключаемого сервиса. После завершения работы портал предложит сохранить документ:
При сохранении можно сразу задать желаемое имя для документа.
Вопросы о диске
В этой статье собраны ответы на самые часто задаваемые вопросы о диске.
Что может Битрикс24.Диск?
Вы можете организовать коллективный доступ и работу над документами с помощью Общего диска.
Для хранения персональных файлов каждый сотрудник может использовать личное хранилище — Мой диск.
Битрикс24.Диск позволяет синхронизировать ваши файлы и папки в облаке с жестким диском и работать с ними в любое удобное время.
Чтобы работать с файлами вашего Битрикс24.Диска на компьютере, вы можете подключить вcё хранилище или отдельную папку как сетевой диск. Файлы будут синхронизированы, и при работе на компьютере все изменения появятся на вашем Битрикс24. И наоборот.
Подробнее о подключении своего диска читайте в статье.
Можно ли отследить полную историю изменений файлов на Диске?
Можете отследить историю изменений каждого файла в отдельности. Общая история изменений на Диске на данный момент не реализована.
Как очистить место на диске?
В разделе Мой тариф > Место в облаке указано сколько и чем занято места.
Можно ли подключить облачное хранилище к Битрикс24?
Возможность подключения облачного хранилища к Битрикс24 не предусмотрена. Вы можете загрузить файлы в Битрикс24 с облачного хранилища.
Есть ли возможность перенести документы с Моего диска на Общий диск компании?
Перемещение документов возможно только в рамках одного диска: общего или личного.
Можно ли загрузить сразу несколько папок на диск?
На данный момент такая возможность не реализована. Вы можете создать папку на диске, перейти в неё и загрузить файлы.
Можно ли синхронизировать Диск Битрикс24 с данными на диске компьютера?
Да, это можно сделать с помощью Десктоп-приложения.
Подробную инструкцию читайте в статье.
Можно ли синхронизировать диск с рабочего ПК и домашнего?
Да, конечно. Если несколько десктопов под одним логином на разных устройствах, то они между собой будут синхронизировать файлы.
Как сделать, чтобы сотрудники не могли скачивать файлы с диска?
Вы не можете запретить скачивать файлы, если к ним есть право доступа. Даже при минимальном праве на чтение будет возможность скачать файл.
Настройка прав доступа
По умолчанию доступ к папкам и файлам установлен следующим образом:
- Администраторы - Полный доступ;
- Все сотрудники - Редактирование.
Настройте доступ сотрудникам как к отдельному файлу или всей папке.
Что позволяют разные типы прав?
- Чтение – разрешен только просмотр содержимого диска.
- Добавление – разрешен просмотр и добавление файлов на диск.
- Делиться – разрешено делиться с коллегами файлами через Общий доступ. Данное право использовать отдельно от остальных бессмысленно. Его лучше комбинировать с другими. Например, дать пользователю Иванову одновременно права «Чтение» и «Делиться».
- Редактирование – разрешены все возможные действия, а также подключение папки к личному диску, но менять настройки и права доступа нельзя.
- Полный доступ – разрешены все возможные действия.
Практический кейс о том, как разработать свой сценарий интеграции
Появившиеся в 2006 году сервисы Google по работе с текстовыми документами (Google Docs) и таблицами (Google Sheets), дополненные 6 лет спустя возможностями работы с виртуальным диском (Google Drive), завоевали широкую любовь пользователей, лишив компанию Microsoft сложившейся десятилетиями монополии на работу с офисным программным обеспечением.
Вспоминается, как один консультант, занимавшийся внедрением дорогостоящих систем бюджетирования, искренне радовался появлению бесплатной электронной Google-таблицы, в которую можно поместить требуемую бюджетную модель и дать к ней доступ всем, кому нужно. Совместная работа над текстом в Интернете тоже стала повсеместной практикой с появлением Google-сервисов.
В связи с популярностью последних часто возникает задача сделать новый или обновить существующий Google-файл в привязке к событиям в CRM-системе. Например, при переходе сделки на этап «Составление коммерческого предложения» необходимо, взяв из CRM-системы наименование клиента и сумму сделки, создать на Google Drive предварительный текст коммерческого предложения, дать к нему доступ юристу, отправив ссылку на редактирование контракта. А когда сделка будет успешно закрыта, может появиться другая задача внести данные по закрытой сделке в Google-таблицу сбора статистики продаж.
В базовом функционале CRM-систем интеграция с сервисами Google представлена лишь в Битрикс24 и предполагает создание пустого документа на базе диска с переходом в режим редактирования при последующем клике на него.
Конечно, в маркетплейс Битрикс24 или дополнениях amoCRM можно найти определенный набор решений для закрытия тех или иных более глубоких сценариев интеграции. Но как быть, если необходимо разработать свой сценарий?
Для того, чтобы выполнить какое-то действие на Google – диске своего аккаунта есть два подхода: вызвать соответствующий REST API метод или запустить написанный Google Script. Как показал наш опыт, REST API библиотека Google пока имеет гораздо более бедный набор возможностей по отношению к скриптам, например, с помощью метода create можно создать исключительно пустой документ без наполнения. Поэтому, универсальным является сейчас комбинированный подход, заключающийся в написании исполняемого скрипта, который будет вызываться извне с помощью API с определенным набором параметров.
Разберемся, какие шаги необходимо выполнить, чтобы задействовать этот подход на практике. Нашей задачей будет создать из бизнес-процесса вот такой документ, в котором данные для текста, выделенного желтым, должны прийти из CRM-системы.
Шаг 1. Создание скрипта
Перед написание скрипта мы создаем шаблон документа, папку, в которую должен сохраняться создаваемый на базе шаблона файл и копируем их ID из адресной строки браузера.
Сам script добавляется на диске точно также как мы добавляем обычный файл на него.
Мы не будем подробно комментировать код скрипта, отметим лишь, что языком программирования выступает привычный Javascript, с описанием методов любому можно ознакомиться в документации Google.
Шаг 2. Привязка скрипта к проекту Google Cloud Platform
Пройдя все шаги мастера создания API, вы скачиваете файл credentials.json, который будет нужен для работы обработчика. После этого вы берете номер проекта и привязываете его к скрипту в настройках.
Шаг 3. Публикация скрипта
Чтобы скрипт был доступен извне, его надо развернуть через кнопку начать развертывание.
Полученный идентификатор необходимо скопировать, чтобы использовать в PHP-обработчике.
Шаг 4. Написание PHP-обработчика
Для работы с API Google существует готовая библиотека, которую вы подключаете к своему проекту командой: composer require google/apiclient:^2.0
В файле с подключенной библиотекой вызываете функцию для подключения токена авторизации:
Файл с этой функцией должен быть изначально исполнен в командной строке ssh – клиента “php (имя файла)”.
При первом запуске на экране появится url, который вы открываете в своем браузере и дав необходимые разрешения копируете verification code из url ресурса приложения, который вы указали на шаге 1, вставляя его в командную строку. После этого система создает файл токена авторизации (token.json), сохраняя его в папке PHP-обработчика. Следует отметить, что данную операцию надо выполнить один раз.
С готовым файлом токена, исполняется вторая часть функции, предполагающая запуск самого скрипта.
Шаг 5. Вызов PHP-обработчика из CRM
Имея протестированный обработчик, можно запустить его в привязке к событиям CRM.
Базовым вариантом запуска является вызов исходящего вебхука в привязке к событию CRM и данному обработчику, см. cтатьи про настройки вебхуков в:
При этом, в Битрикс24 вебхук может быть встроен в бизнес-процесс, получая в качестве своих Get-параметров данные из сделки, переменных и констант бизнес-процесса.
Итогом работы данного вебхука стали добавляемые документы в соответствующую папку Google Drive:
Существенным ограничением запусков обработчиков через вебхуки является предельно допустимая длина URL, в которой будут передаваться Get-параметры. Напомним, что она составляет 4 кб (или 2048 символов).
Поэтому, если передаваемый в документ текст будет достаточно длинным, то пользователям Битрикс24 мы рекомендуем написать собственную активити бизнес-процесса. Информацию о подходах к ее разработке можно взять из данной статьи.
Битрикс24 Диск — защищенное облачное хранилище корпоративного портала. Инструментарий облака позволяет объединить все данные в системе и обеспечить безопасный доступ к файлам с любого устройства.
В статье разберем все преимущества облачного диска Битрикс, а также рассмотрим тонкости его настройки и использования.
Настройка Битрикс24.Диск
Чтобы полноценно использовать дисковое пространство в Битрикс24, требуется установить desktop-приложение. Для этого переходим в раздел «Windows» или «macOS», скачиваем и устанавливаем приложение.
После установки приложения на ПК, необходимо пройти авторизацию и подключиться к корпоративному порталу. Теперь файлы будут синхронизироваться между Битрикс и ПК при подключении к интернету или в случае их изменения онлайн.
По умолчанию данные сохраняются по адресу «\Документы\Bitrix24\». Чтобы изменить место сохранения можно в настройках «Изменить директорию» и указать новый адрес.
Читайте также: