Какие виды работ позволяет выполнить табличный процессор excel
• построения графиков, диаграмм, гистограмм по табличным данным.
Что такое диапазон данных?
Диапазон – группа связанных между собой ячеек, выделенных для одновременной работы с ними.
Как выделить несмежные диапазоны для совместного их форматирования?
Для выделения несмежного диапазона следует держать нажатой клавишу [Ctrl].
Какие отличия имеют панели инструментов Стандартная и Форматирование программы Excel от соответствующих панелей текстового редактора Word?
Работая с редактором Word, имеем дело с символами, словами, строками и предложениями текста. Для создания нового документа можно щелкнуть в панели инструментов «Стандартная». В отличие от большинства текстовых редакторов Word позволяет выдавать на экран изображения непечатаемых символов (пробела, маркера конца абзаца, маркера конца ячейки, символа Tab).
Интерфейс Excel: окно Excel, панели инструментов и строка меню, меню окно, столбцы, строки и перемещение внутри таблицы, книга и листы, меню вид, сохранение документа.
Какие виды диаграмм можно построить в Excel?
Гистограмма, график, круговая, линейчатая, с областями, точечная, биржевая, поверхность, кольцевая, пузырьковая, лепестковая.
Как Excel работает с датами?
Основная единица времени в Excel – сутки (целые числа от 1 до 65380). Базовая дата, представляемая значением 1, это 1 января 1900 года. Максимальное значение даты 65380 представляет 31 декабря 2078 года. Вводимая в ячейку дата хранится в виде целого значения, равного количеству дней между базовой датой и заданной датой. Например, 1 апреля 2002 года представляется значением 37347 (разница в днях между 1 января 1900 г. и 1 апреля 2002 г.).
Время суток – десятичная дробь, которая представляет часть суток между началом (00:00 часов) и заданным временем. Например, 12 часов дня представляется значением 0,5.
Благодаря тому, что Excel преобразует дату и время в число, с ними можно производить те же операции, что и с обычными числами.
Дата может быть представлена в различных форматах (Формат→Ячейки, вкладка Число, раздел Дата).
Форматы представления даты и времени задаются с помощью соответствующих разделов вкладки Число (Формат→Ячейки).
Приведите примеры использования абсолютной и относительной адресации.
Ссылки могут быть абсолютные, относительные и смешанные.
По умолчанию для указания адресов ячеек создаются относительные ссылки. Это означает, что ссылки на ячейки изменяются при перемещении формулы на новое место. Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула. После копирования формулы относительные ссылки будут указывать на другие ячейки так, чтобы сохранить прежние отношения в соответствии с новым местоположением. Например формула =A3+B3, хранящаяся в ячейке С3, при перемещении в ячейку С4 примет вид: =A4+B4.
В тех случаях, когда ссылки не должны изменяться при копировании формулы, следует использовать абсолютные ссылки. Абсолютные ссылки обозначаются знаком доллара, например $A$4. При вводе абсолютных ссылок удобно использовать клавишу [F4] после ввода ссылки.
Ссылки вида $A4 или A$4 называются смешанными.
Какие преимущества дает использование имен ячеек?
Любой ячейке может быть присвоено имя. Имя ячейки используется как абсолютная ссылка на эту ячейку. Имя должно начинаться с буквы, не содержать пробелов, не совпадать с индексацией ячеек.
Присвоение имени выделенной ячейке: Вставка→Имя→Присвоить или щелкнуть по полю имени (левое поле в строке формул).
Вставка имени в формулу производиться при выборе именованной ячейки или по команде Вставка→Имя→Вставить.
Какое расширение имеют файлы, созданные с помощью Excel?
Какие параметры работы Excel может настроить пользователь?
Пользователь может настроить вид рабочего поля программы. Можно изменить вид экрана, выбрать отображаемые элементы, добавить команды в меню или кнопки на панели инструментов, создать свои собственные панели инструментов и меню.
построения графиков, диаграмм, гистограмм по табличным данным.
Что такое диапазон данных?
Диапазон – группа связанных между собой ячеек, выделенных для одновременной работы с ними.
Как выделить несмежные диапазоны для совместного их форматирования?
Для выделения несмежного диапазона следует держать нажатой клавишу [Ctrl].
Какие отличия имеют панели инструментов Стандартная и Форматирование программы Excel от соответствующих панелей текстового редактора Word?
Панель Стандартная Excelвыглядит почти также как и в Word, но есть небольшое различие. На панели Стандартная в Excel помимо обычных кнопок, присутствующих в Word, содержатся кнопки Автосумма(Автоматически суммирует выделенный диапазон чисел, также раскрывает выпадающий список параметров суммирования), Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию, Мастер диаграмм.
На панели Форматирование присутствуют кнопки: Объединить и поместить в центре, Денежный формат, Процентный формат, Формат с разделителями, Увеличить разрядность, Уменьшить разрядность, Границы.
Какие виды диаграмм можно построить в Excel?
Обычная, с накоплением, нормированная, объемный вариант обычной, объемный вариант с накоплением, объемный вариант нормированной, трехмерная
Обычная, с накоплением, нормированная, объемный вариант обычной, объемный вариант с накоплением, объемный вариант нормированной
Обычный, с накоплением, нормированный, с маркерами, с накоплением с маркерами, нормированный с маркерами, объемный вариант графика
обычная, объемный вариант, вторичная, разрезанная, объемный вариант разрезанной, вторичная гистограмма
Точечная, точечная со значениями сглаженными линиями с маркерами, точечная со значениями сглаженными линиями без маркеров, точечная, значения которых соединены отрезками с маркерами, точечная, значения которых соединены отрезками без маркеров
Обычная, с накоплением, нормированная, объемные варианты обычной, с накоплением, нормированной
подобная круговой, отражающая несколько рядов данных, разрезанная
Обычная, с маркерами, заполненная
Обычная, проволочная, контурная, проволочная контурная
Обычная, объемный вариант обычной
Отражающая наборы данных из трех значений, отражающая наборы данных из четырех значений, отражающая наборы данных из пяти значений
Гистограмма обычная, с накоплением, нормированная, Линейчатая обычная, с накоплением, нормированная, объемный вариант
Гистограмма обычная, с накоплением, нормированная, Линейчатая обычная, с накоплением, нормированная, объемный вариант
Гистограмма обычная, с накоплением, нормированная, Линейчатая обычная, с накоплением, нормированная, объемный вариант
Блоки с областями
ЧБ график и время
Как Excel работает с датами?
Excel позволяет вводить дату разными способами и понимает их все. Внешний вид (отображение) даты в ячейке задается в меню Формат – Ячейка. Excel не умеет работать (без дополнительных настроек) с датами ранее 1 января 1900 года. С датами и временем в Excel возможно выполнять любые математические операции. В Excel можно вычислять: Количество дней между двумя датами, Количество рабочих дней между двумя датами, Количество полных лет, месяцев и дней между датами, Возраст в годах, Сдвиг даты на заданное количество дней, Сдвиг даты на заданное количество рабочих дней, Вычисление дня недели, Вычисление временных интервалов.
Приведите примеры использования абсолютной и относительной адресации?
Абсолютная ссылка– это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное. Пример: $В$5; $D$12- полные абсолютные ссылки, B$5, D$12 – частичная абсолютная ссылка, не меняется номер строки; $B5, $D12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется наименование столбца.
Относительная ссылка– это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное. Форма написания относительной ссылки совпадает с обычной записью. Например: А12, RT567.
Какие преимущества дает использование имен ячеек?
Имена позволяют понять смысл формулы и использовать ее,
Описательное имя диапазона (например, Общий_доход) запоминается легче, чем адреса ячеек(например, A21),
Вы можете легко перемещаться по рабочему листу, используя поле Имя, расположенное в левой части строки формул,
Формулы с использованием имен и диапазонов записываются легче,
Использование имен вместо адресов ячеек и диапазонов облегчит создание макросов
и дальнейшую работу с ними.
Какое расширение имеют файлы, созданные с помощью Excel?
Какие параметры работы Excel может настроить пользователь?
параметры, которы может настроить пользователь Excel, можно найти с помощью команды Сервис – Параметры. В появившемся окне видим различные вкладки. Это: вид, вычисления, правка, общие, переход, списки, диаграмма, цвет, международные, сохранение, проверка ошибок, орфография, безопасность.
Как защитить свой файл от постороннего доступа?
Сервис – Параметры, вкладка Безопасность. Здесь можно ввести пароль для открытия, изменения книги, а так же управлять личными сведениями и безопасностью макросов.
Какие последовательности поддерживает Excel при автозаполнении?
При автозаполнении excelподдерживает даты, представленные днями недели, месяцев и другие. Автозаполнением могут занесены последовательности, состоящие из текста и номера и другие.
Как ввести собственный список (последовательность) для автозаполнения?
Сервис – Параметры, вкладка Списки. Внести элементы нового списка и нажать кнопку Добавить.
Формулы в Excel
Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.
Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.
Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:
- возведение в степень (знак ^)
- процент (знак %).
Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.
Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».
Формулы позволяют автоматически пересчитывать значения ячеек сложных таблиц
Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.
Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.
В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.
Microsoft Excel – очень полезный инструмент, который используется во многих сферах жизни. Однако, многим пользователям работа с этой программой кажется очень сложной и загадочной. Чтобы облегчить начало работы, стоит познакомиться с основными функциями Excel. Ознакомьтесь с некоторыми из них и убедитесь, что Excel не так страшен, как о нём говорят.
Сводные таблицы
Возможность использования сводных таблиц в Excel – одна из самых полезных в работе функций, и часто даже работодатели требуют её. Неудивительно, ведь сводные таблицы – отличный инструмент для анализа данных, незаменимый при создании сводок и отчетов.
Вопреки внешнему виду, их создание довольно просто:
-
Чтобы подготовить сводную таблицу, вам нужно собрать данные в строках и столбцах;
Важно! Список, на основе которого будет создана сводная таблица, не может содержать пустых строк и столбцов, а каждый столбец с данными должен иметь заголовки.
Списки и диапазоны данных в Excel
Заполнить рабочий лист данными можно двумя способами. Первый – вручную перетащить курсор мыши. Операция в этом случае очень проста:
- просто введите данные в любую ячейку;
- щелкните по ней и, удерживая курсор в правом нижнем углу, перетащите в любом направлении.
Таким образом, вы можете автоматически заполнить список с последовательными днями недели и месяцами, включая сокращенный формат.
Такой подход также работает для создания рядов данных, состоящих из чисел и дат. Однако, что касается чисел, если вы вводите значение только в одной строке, оно будет просто скопировано в следующую. Чтобы создать числовую последовательность, вам необходимо установить шаблон, который будет заполнен серией как минимум в двух ячейках, например, введя значения 5 и 10, следующие ячейки будут заполнены значениями, увеличенными на 5. Если вы вводите одну дату, после перетаскивания появятся следующие дни, а когда заполнены две или более ячеек, Excel автоматически распознает строку даты.
Фильтрация в документах Excel
Большая часть работы в Excel основана на таблицах. Таблицы содержат данные, которые нам часто нужны или которые мы хотим полностью удалить из электронной таблицы. Но как быстро выбрать все необходимые данные из большой электронной таблицы? Один из способов – настроить фильтры в Excel.
Фильтрация скрывает строки с временно нерелевантными данными, оставляя видимыми только те, которые содержат важную информацию:
- Выберите данные для фильтрации или просто щелкните одну из ячеек в таблице, если вы хотите отфильтровать данные во всех столбцах;
- На вкладке Данные в меню «Сортировка и фильтрация» щёлкните Фильтр. Эта функция также находится в основных инструментах в группе редактирования;
- В заголовке столбца разверните появившийся список с параметрами фильтрации;
Нумерация созданного списка
В случае нумерации уже созданного списка данных достаточно пронумеровать первые две ячейки и вместо того, чтобы вручную растягивать до конца таблицы, и дважды щелкнуть в правом нижнем углу.
Другой способ – использовать функцию Заполнить в разделе «Главная». Здесь вы можете выбрать, следует ли создавать ряды по столбцам или по строкам, насколько должно увеличиваться значение в последующих ячейках и каким должно быть окончательное значение.
В случае дат вы можете выбрать единицу измерения, которую следует учитывать при создании ряда, т.е. они могут увеличиваться на последующие дни, месяцы, годы или указать, что последующие даты могут содержать только дни недели.
Полезные сочетания клавиш в Excel
В Excel, как и в других программах Microsoft, есть много удобных сочетаний клавиш. Их знание сделает вашу работу в Excel намного проще и быстрее.
Электронная таблица Microsoft Excel
Основные элементы интерфейса окна Excel
Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.
Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.
Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.
Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.
Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».
Создать раскрывающийся список
Сделать выпадающий список очень легко, вам нужно выполнить несколько простых шагов:
- Создайте список в одном столбце или одной строке с данными, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке;
- Выберите любую другую ячейку, в которой должен появиться список;
- В верхнем меню выберите вкладку Данные, а затем щелкните Проверка данных;
- Откроется окно с названием Проверка вводимых значений, в котором нужно развернуть список в элементе «Тип данных:» и выбрать Список, а в поле «Источник:» выбрать мышью ячейки, значение которых следует добавить в список;
Разделение текстов
Возможность автоматического разделения текста на несколько ячеек – чрезвычайно полезная функция. В случае нескольких введенных данных ручное пополнение их в отдельных ячейках не является большой проблемой, однако, когда мы говорим об огромном листе, содержащем, например, данные нескольких десятков сотрудников, дело обстоит совсем иначе.
К счастью, Excel имеет решение на такой случай – функция «Текст по столбцам» на вкладке Данные:
- Выделите ячейку или столбец, содержащий текст, который нужно разбить на части;
- Выберите функцию Текст по столбцам;
- Появится окно Мастер распределения текста по столбцам, выберите там пункт с разделителями ;
- В следующем окне нужно выбрать разделители данных. Это означает, что, например, если данные, которые вы хотите разделить на отдельные ячейки, разделены пробелом, вы должны выбрать поле «Пробел». В предварительном просмотре данных вы увидите, правильно ли выполнено разделение;
- Затем вы выбираете формат данных столбца; здесь по умолчанию выбран общий формат, который распознает большинство типов данных. Кроме того, вы можете выбрать: текст, дату и возможность опустить столбец. В том же окне вы должны выбрать место назначения, куда должны быть помещены разделенные данные;
- Нажмите Готово , и всё готово.
Редактирование списка
Вы можете редактировать список в любое время несколькими способами, в зависимости от ваших потребностей:
- Редактируя источник списка;
- Изменяя диапазон ячеек, являющихся источником списка. Чтобы сделать это, нажмите на Проверка данных на вкладке Данные и выберите новые ячейки в качестве источника;
- Расширение указанного диапазона исходных ячеек, если вы хотите включить в список новые значения. Для этого перейдите на вкладку Данныеи нажмите кнопку Проверка данных и расширьте исходный диапазон, т.е. просто выберите его снова с учетом новых ячеек.
2. Основные приёмы работы по созданию электронных таблиц и организации вычислений в таблицах средствами табличного процессора Microsoft Excel.
Структура листа Excel
Самым важным элементом Excel, над которым выполняется работа, является лист.
Лист состоит из нескольких элементов:
- Строки;
- Столбцы;
- Клетки;
- Диапазоны.
Лист представляет собой очень большую поверхность, состоящую из 1 048 576 строк и 16 384 столбцов. Строки в Excel помечены цифрами, а столбцы – буквами от A до XFD. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки, называемые в соответствии с их положением, то есть начиная с A1 и заканчивая XFD1048576 (вы можете менять названия ячеек на собственные значения). Последний элемент листа – это диапазон, представляющий собой набор ячеек.
Условное форматирование в Excel
Условное форматирование – это функция, позволяющая выделять данные. С фильтрами выбранные данные отображаются, а остальные скрываются, условное форматирование работает иначе. В этом случае никакие данные не скрываются, выделяются только те, которые вы хотите выделить. Эта функция очень проста в использовании, но очень полезна в повседневной работе, особенно если электронная таблица имеет большой размер и содержит много данных с разными значениями.
Чтобы использовать функцию условного форматирования:
- Выберите область, в которой находятся данные, которые вы хотите выделить. Если вы хотите выделить все данные в данном столбце, вам пригодится сочетание клавиш Ctrl + Shift + ↓ , благодаря которому вы выберете все заполненные ячейки в столбце, вплоть до первой пустой;
- На вкладке Главная выберите Условное форматирование;
- Установите курсор в поле Правила выделения ячеек и выберите нужный вариант в появившемся меню.
Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК
Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.
Как устроен Excel
После запуска Microsoft Excel на экране монитора открывается рабочее окно приложения, позволяющее редактировать данные в ячейках листа.
Структура программы очень проста и понятна. Каждый, кто использует Word, найдёт всё очень быстро, потому что расположение функций очень похоже:
- Вверху есть строка заголовка, которая, среди прочего, включает возможность сохранить файл, настроить панель инструментов, название приложения (Excel), стандартное название книги (Книга1) и имя пользователя;
- Ниже находится меню Файл и панель вкладок с функциями. Вы можете просмотреть параметры Excel в меню Файл. Здесь вы также можете сохранить текущий файл и изменить наиболее важные настройки приложения.
Панель закладок – самый важный элемент приложения. Наиболее важные вкладки включают:
- Главная;
- Вставка;
- Разметка страницы;
- Формулы;
- Данные;
- Рецензирование;
- Вид;
- Справка;
- Дополнительные расширения.
Что такое Excel и как он выглядит?
Excel позволяет создавать электронные таблицы с большим количеством информации. Используя Excel, вы можете создавать и форматировать книги с богатыми информацией электронными таблицами для создания и выполнения вычислений и анализа данных. Excel позволяет сохранять формулы, чтобы выполнять вычисления с использованием этих данных, создавать модели анализа данных, изменять порядок данных различными способами.
С помощью этой программы мы анализируем и представляем данные как в числовой форме, так и в виде графиков – линии, круговая диаграмма или столбцы. Благодаря такому широкому спектру возможностей программа используется как в повседневной жизни и образовании, так и в самом широком объёме профессиональной жизни. В бухгалтерии листы Excel используются, например, для создания финансовых отчетов о движении денежных средств, прибылях и убытках. Для данных о продажах вы можете легко создавать такие формы, как счета-фактуры, отборочные листы или заказы на покупку. Таблицы в Excel можно использовать очень многими способами.
Сортировка в Excel
Сортировка – ещё одна очень полезная функция Microsoft Excel. Благодаря ей вы можете, например, расположить список фамилий в алфавитном порядке по возрастанию (от А до Я) или по убыванию (от Я до А), создать список расходов в порядке возрастания или убывания или отсортировать их в хронологическом порядке (по дате и времени).
Сортировка позволяет быстро просматривать данные, упрощая их систематизацию и поиск нужной информации.
Чтобы использовать функцию сортировки:
- Выделите соответствующие ячейки с данными в таблице или выберите одну ячейку в столбце, в котором они должны быть отсортированы;
- Выберите раздел Главная и выберите Сортировка и фильтрация. Вы также можете выбрать опцию «Сортировка» на вкладке Данные;
- Чтобы отсортировать данные в алфавитном порядке от А до Я или от наименьшего числа к наибольшему, щелкните символ АЯ↓ ; Если вы хотите отсортировать данные в обратном порядке, нажмите кнопку ЯА↓ .
Чтобы отсортировать данные по нескольким критериям, нажмите настраиваемая сортировка и кнопку Сортировка и выберите, какие критерии следует учитывать в Excel.
Office 365 заменён новой платформой Microsoft 365
На смену Office 365 пришел Microsoft 365. Изменилось не только название, вместе с ним появилось много улучшений и совершенно новых решений.
Среди них приложение «Семейная безопасность», инновационные решения для Microsoft Word, Excel или PowerPoint, расширенные функции хранения файлов в облаке OneDrive, а также службы Microsoft Teams и Outlook.
Важно отметить, что переход на новую платформу происходит автоматически и не требует дополнительных затрат. Для новых пользователей цены на отдельные пакеты подписки также не изменились.
В случае с Excel количество доступных функций настолько велико, что большинство наиболее важных из них невозможно уместить в одном тексте. Выбранные ниже функции позволяют вам изучить основы и немного более сложные возможности, которые можно использовать в этой программе.
Связь текстов в Excel
Если текст можно разделить, можно ли его объединить? Конечно, да. Вы можете объединить данные из нескольких ячеек в одну с помощью символа &.
Знак & позволяет комбинировать текстовые элементы без использования дополнительных функций. В этом случае в выбранной ячейке введите = → добавьте координаты ячейки → введите знак & → добавьте пробел в формате " " (если он нужен) → введите знак & → затем добавьте координаты другой ячейки, например, =A1&" "&B1 и нажмите Enter . Вы можете объединить сразу несколько ячеек.
Общая характеристика и функциональные возможности табличных процессоров
Назначение и функции электронных таблиц
Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в виде таблиц - двумерных массивов, состоящих из строк и столбцов. Существуют специальные программы, которые позволяют создавать таблицы в ПК и производить автоматизированную обработку табличных данных. Программные средства для проектирования электронных таблиц называются табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и систематизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские, инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решения различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Функции табличных процессоров весьма разнообразны:
• создание и редактирование электронных таблиц;
• оформление и печать электронных таблиц;
• создание многотабличных документов, объединенных формулами;
• построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
• работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
• создание итоговых и сводных таблиц;
• использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
• решение экономических задач типа «что, если» путем подбора параметров;
• решение оптимизационных задач;
• статистическая обработка данных;
• разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя.
Наиболее популярными электронными таблицами для ПК сейчас являются следующие:
Excel (фирма Microsoft);
Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Development);
Quattro Pro (фирма WordPerfect-Novell Applications Group).
История и тенденции развития табличных процессоров
Табличные процессоры различаются, в основном, набором выполняемых функций и удобством интерфейса, поэтому целесообразно проанализировать лишь широко используемые программные продукты.
По оценкам фирмы PC Data of Reston, наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Excel (фирма Microsoft), Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Development) н Quattro Pro (фирма WordPerfect — Novell Applications Group). Если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил своп лидирующие позиции. Результаты тестирования, проведенные лабораторией журнала «Home PC», продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus 1-2-3 - это скорость работы, но, опять же, превышение небольшое.
Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному.
Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию набора (функциональных средств Excel, и в этом, безусловно, ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Например, средства создания перекрестных таблиц в Lotus 1-2-3 не настолько богаты, как Мастер сводных таблиц в Excel. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает эффективные, формульные решения многих задач, а применение имен диапазонов в (формулах н функциях обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.
Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала па разработке инструментов групповой работы, в чем явно преуспела. Версия 4.0 пакета Lotus 1-2-3 дополнена Version Manager для моделирования но принципу «что-если», а версия 5.0 дополнена средствами маршрутизации и связи с Notes, что позволяет разрабатывать приложения, которые невозможно создать в других пакетах. Lotus 1-2-3 имеет ряд сильных сторон, к которым можно отнести простоту создания н редактирования графиков, а также наиболее логичную структуру трехмерных таблиц. Предусматривается также совершенствование групповой работы с таблицами: использование Team Consolidate предоставит возможность группе пользователей редактировать копни электронных таблиц, а затем их объединять. В версию пакета для Windows 95 будет включен также язык программирования Lotus Seri pi.
Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались возможности сортировки данных, которые прекрасно реализованы и в Excel, а также удобство эксплуатации. В то же время отмечались сложности при освоении графических возможностей Quattro Pro, недостаточный объем справочной информации.
Ситуация, сложившаяся к настоящему времени на рынке электронных таблиц, характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте но объему продаж — Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.
Основные понятия электронных таблиц, типы данных
Идеология функционирования и технология работы пользователя с электронными таблицами одинаковы для всех электронных процессоров. Как отмечалось выше, различия между ними определяются, в основном, функциональными возможностями. По этой причине остановимся на рассмотрении работы наиболее популярного табличного процессора Excel.
После запуска программы Excel на экране появляется окно, состоящее из стандартных элементов (рис.1.):
Строка заголовка – в правой части находятся кнопки минимизации, максимизации и закрытия окна, а в левой – пиктограмма системного меню Excel.
Строка меню – содержит меню команд Excel (Файл, Правка,…, Справка).
Строки панелей инструментов (на рисунке их две - стандартная и форматирования) – с множеством кнопок, предназначенных для выполнения основных операций Excel.
Рис.1 Окно Excel с открытой рабочей книгой.
Строка формул – находится под панелями инструментов, в ней отображается содержимое текущей ячейки. В этой строке можно вводить и исправлять данные, находящиеся в выбранной ячейке активного рабочего листа.
Окно рабочей книги
Строка состояния – самая нижняя строка окна Excel; индикатор, находящийся в левой части строки, показывает текущее состояние программы.
Электронные таблицы (ЭТ) состоят из столбцов и строк. Столбцы идентифицированы буквами латинского алфавита (А, В, С, DA. YI. ), расположенными в заголовочной части таблицы. Строки идентифицированы цифрами (1, 2, 3 . ), расположенными в первой колонке. Количество строк и столбцов в разных электронных таблицах различно, например в табличном процессоре Excel 256 столбцов и 65536 строк. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свои уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки, например А28, Р45 н т. п. Электронные таблицы могут содержать несколько рабочих листов (по умолчанию 3), которые объединяются в один файл и носят название рабочей книги. Создав рабочую книгу, пользователь в любой момент может добавить в нее столько дополнительных рабочих листов, сколько позволяют ресурсы его ПК.
Для открытия нужного листа нужно щелкнуть на его ярлычке.
Для присвоения листу смыслового имени, достаточно щелкнуть дважды на его ярлычке и ввести нужный текст, или воспользоваться командой переименования в контекстном меню, вызываемом с помощью правой клавиши мыши.
В формулах, командах и т.п. ячейки обозначаются с помощью адреса:
Текущий лист. Пример: адрес ячейки – C10
Используя связывание и внешние ссылки, можно обмениваться данными, расположенными в разных листах или книгах.
Другой лист этой же рабочей книги. Пример: адрес ячейки – Лист 2! C10
Лист другой рабочей книги. Пример: адрес ячейки – [Книга. xls] Лист 2! С10
Связывание не ограничено связыванием 2 книг. Можно создать иерархии связанных книг. Внешние ссылки можно использовать для:
1) слияния данных нескольких книг. С помощью связывания книг отдельных пользователей распределенные данные можно использовать, интегрировав их в итоговую книгу. Исходные книги могут изменяться независимо от итоговой книги;
2) создания различных представлений одних и тех же данных. Все данные и формулы можно ввести в одну или несколько книг и затем создать книгу отчетов по данным исходных книг;
3) последовательной разработки больших и сложных моделей обработки данных. Если разделить сложную модель обработки данных на последовательность взаимосвязанных книг, то можно работать с отдельными частями моделей без открытия всех составляющих моделей книг.
В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т.п.
В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок (диапазон). Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (:), например блок А1:В4 включает в себя ячейки А1, А2, A3, A4, В1, В2, ВЗ н В4. С блоками ячеек в основном выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т.п.
В электронных таблицах используют, как правило, следующие типы данных:
• текст — это любая последовательность символов. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев;
• число — это числовая константа;
• формула — это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций (+, -, *, /). Кроме числовых величин, в формулу могут входить в качестве аргументов адреса ячеек, функции и другие формулы. Пример формулы: =А5/Н8*12. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислении. Саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной;
• функции — это запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ(М:М);
• строка – это формула, результатом действия которой является текстовая строка. Например : = «my name is»
• дата - может быть представлена в различных форматах, с нею можно выполнять различные арифметические и логические операции. Дата 1 января 1900года считается первым днем.(полночь-0, 6 утра- 0,25, полдень- 0,50). Дату и время проще всего вводить в том стиле, который поддерживает Excel. Если в дате опустить число месяца, Excel подразумевает первое число. Если опустить год, Excel подразумевает текущий год.
Excel проверяет все вводимые пользователя данные и определяет их тип. Если содержимое ячейки не является значением (датой, формулой и т.п.), оно считается текстом и Excel выравнивает его по левому краю.
Текстом считаются следующие данные:
Неправильно введенные числа. Например: 1234 56 - ошибочный пробел.
Неправильно заданные формулы. Например: вводится формула 22+А1. здесь отсутствует знак равенства в начале формулы и буква А введена на русском языке и Excel определяет содержимое ячейки не как формулу, а как текст.
Неправильно заданные даты. Например: вводиться дата 12/32/98. Такой даты не существует. Поэтому Excel определяет содержимое ячейки как текст.
В Microsoft Excel можно работать с 4 основными типами документов: электронной таблицей (рабочим листом), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.
Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывается с 3 рабочими листами Лист1, Лист2 , Лист3, однако их число можно увеличить или уменьшить. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т.п.
Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами ЭТ. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.
Макротаблица (макрос) — это последовательность команд, которую приходится постоянно выполнять пользователю в повседневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.
Выпадающий список в Excel
Раскрывающийся список в электронной таблице Excel делает вашу работу проще, быстрее и эффективнее. Такой список с выпадающими опциями значительно ускоряет работу. Благодаря этому нет необходимости вручную вводить или копировать данные.
Диаграммы в документах Excel
Диаграмма – это графическое представление собранных данных в электронной таблице. Графики позволяют отображать релевантную информацию простым и понятным способом.
Создать диаграмму в Microsoft Excel очень просто:
- Отметьте данные для графика;
- Выберите вкладку Вставка и нажмите «Рекомендуемые диаграммы»;
- Откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать тип диаграммы, которая вам подходит, а затем отобразится её предварительный вид;
Удаление раскрывающегося списка
Чтобы удалить список в Excel, недостаточно нажать кнопку «Удалить». Для этого вам необходимо выполнить следующие действия:
- Выделите всю область из выпадающего списка;
- Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных;
- В диалоговом окне выберите опцию Очистить все;
- Щелкните ОК .
Иногда бывает сложно найти такой список, например, когда электронная таблица очень длинная и содержит много различной информации. Как удалить раскрывающийся список, не зная его местоположения? Для этого вам необходимо:
- Перейдите на вкладку Главная, нажмите «Найти и выделить» и после раскрытия меню нажмите Перейти → Специальные. Вы также можете сделать это с помощью сочетания клавиш Ctrl + G ;
- Выберите параметр «Проверка данных», и будут выбраны все раскрывающиеся списки, доступные на листе.
Режим работы Excel
Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:
- режим готовности;
- режим ввода данных;
- командный режим;
- режим редактирования.
При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества
В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.
Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.
Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.
Читайте также: