Если приложением является обособленный электронный носитель компакт диск usb флеш накопитель и др
18. Отметка о приложении
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
Отметка о приложении к документу печатается с "красной" строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:
1. Заключение на проект . на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке . на 3 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2020 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флэш-накопитель и др.):
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложениях оформляется следующим образом: в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: . (приложение) или . (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: (приложение N 2).
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
к приказу Минтранса России
от 15.03.2020 N 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
приказом Минтранса России
от 12.11.2020 N 125
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Прокомментируем п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 – какие изменения появились в оформлении реквизита «отметка о приложении» в основном документе (в тексте и специальном реквизите) и в его приложениях (в верхнем правом углу). При этом поясним, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью. Кроме того, ответим на целый ряд практических вопросов, не урегулированных новым ГОСТ: как организовать «систему ссылок» в многостраничном приложении, которое имеет собственные дополнительные приложения либо сложную рубрикацию текста? как принято оформлять приложения к договорам? как оформить отметку о приложении на электронном носителе к бумажному документу? как транслировать приложения к приказу организации для исполнения внутри подразделения поручением его руководителя?
Зачем оформляют отметку о приложении
- в основном документе оформляются указания (ссылки) на то, что его содержание более подробно и конкретно раскрывается в отдельных самостоятельных документах, которые являются дополнительными, и как правило, применяются и имеют юридическую силу в связи с основным документом;
- на документах-приложениях оформляются ссылки на принадлежность к основному документу, закрепляющие связь с ним.
За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.
Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.
При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.
Сфера применения
1 июля 2018 г. вводится в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.
Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.
Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных 1 . Одновременно Правительством РФ был введен запрет 2 на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах 3 федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.
В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:
«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов №№ 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».
- организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
- никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.
Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:
- применение стандарта оправдано экономически;
- позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
- применение стандарта повышает культуру работы с документами.
Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.
Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:
- исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
- руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
- служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.
По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.
Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.
Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.
Ответы на вопросы читателей
Теперь перейдем к ответам на конкретные вопросы читателей.
Организация разрабатывает Положение. Получилось так, что к нему составлено одно большое приложение, состоящее из нескольких частей. Можно ли приложение обозначить № 1, а его части назвать Приложение 1.1 и 1.2 и т.п.?
Не нужно этого делать. Приложение ведь тоже является целостным документом, его необходимо оформлять по общим правилам. У вас 2 выхода.
1. К основному приложению (Положению) можно оформить несколько дополнительных приложений, которые нужно пронумеровать в том порядке, в каком они упоминаются в Положении. Тогда у вас появятся приложения № 1, № 2, № 3 к Положению (см. Примеры 8, 9 и 10).
На самостоятельные приложения удобно делать ссылки в тексте документов (особенно если их необходимо повторять несколько раз), публиковать их и направлять на исполнение в соответствии с правами доступа исполнителей, контролировать исполнение и, наконец, актуализировать и поддерживать версионность как основного документа, так и его приложений.
2. Можно текст многостраничного документа-приложения большого объема разделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, а также оформить содержание (оглавление) к нему. Уровней рубрикации (деления текста на составные части) должно быть не более 4 (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
Пример 11. Содержание многостраничного приложения
На конкретные пункты и подпункты единственного приложения также удобно делать ссылки, но труднее будет поддерживать его версионность и вносить изменения. Исходите из разумной практичности при выборе конкретного варианта оформления из возможных.
В старом ГОСТ Р 6.30-2003 были примеры, когда в отметке о наличии приложения писалось слово «Приложение:» в единственном числе, а далее шел список из нескольких приложений. Это выглядело нелогично. В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – то же самое:
Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления кредитования на 2 л. в 1 экз.
Неужели так правильно? Или это описка, которая перекочевала в новый ГОСТ? Если мы будем писать слово «Приложения:» во множественном числе, когда надо оформить перечень из нескольких приложений, будет ли это принципиальной ошибкой?
Целью разработки требований к оформлению организационно-распорядительных документов было достижение их единообразия. В процессе унификации документов и ориентации их на автоматизированную обработку составные части (реквизиты) всегда упрощаются и формализуются для простоты и удобства оформления, а также для однозначной идентификации как документа в целом, так и каждого отдельного реквизита. И сейчас мы имеем дело с условным «языком реквизитов», в котором отсутствуют обычные грамматические связи.
Таким образом, на основном документе под его текстом (4 интервала ниже последней строки текста) и от границы левого поля оформляется отметка со словом «Приложение» в единственном числе, даже если документов-приложений будет несколько и потребуется их перечисление.
А действительно принципиальными вопросами в примере, который приводится со ссылкой на стандарт, являются следующие:
- в качестве приложения идет подлинник документа или его копия?
- правильно ли и полностью названы документы-приложения?
Поэтому данный пример оформления из стандарта подлежит корректировке, но совсем «в других местах»:
Пример 12. Отметка о нескольких приложениях на основном документе (оранжевым выделены корректировки представленного в ГОСТ Р 7.0.97-2016 варианта оформления)
Обратите внимание также и на то, что под словом «Приложение:» никакой текст не оформляется, а если документов-приложений несколько, то они нумеруются, и их номера располагаются «знак под знаком».
У нас в организации издан приказ, в котором присутствуют приложения о заполнении форм отчетности в виде таблиц. Руководство дало задание подготовить поручение по службе по исполнению приказа.
Первый вопрос: стоит ли задваивать требования приказа? Зачем писать поручение по службе, если все требования изложены в приказе, а сам приказ подписан вышестоящим руководством? И распространяется он, естественно, на все подразделения организации.
Второй вопрос: могу ли я в этом поручении сослаться на приложения к приказу (например, «заполнять отчеты согласно приложению № 1 к приказу от . №. ) без прикладывания этих приложений (таблиц) к самому поручению?
В данной управленческой ситуации первый вопрос вам необходимо было задать руководителю. Вы, как и любой исполнитель, вполне имеете право уточнять суть поручения, его конкретные сроки, фамилии ответственных и другие особенности работы с документом именно в вашей службе. Потому что все эти особенности и конкретные мероприятия по исполнению приказа организации имеет право устанавливать руководитель вашего подразделения в своем поручении (это – новый вид распорядительного документа) или распоряжении (если по положению о подразделении и должностному положению он имеет право их издавать). Описанная в вопросе задача имеет смысл и вполне может быть поставлена руководителем территориально обособленного подразделения (службы).
Если копии приказа организации вы ранее не рассылали исполнителям в своей службе (конечно же, с резолюцией руководителя вашей службы), то не рекомендуем в поручении руководителя вашей службы ограничиваться простой ссылкой на приложения к тому приказу, которого эти исполнители еще не видели (это ответ на второй вопрос).
Руководитель посчитал необходимым организовать исполнение приказа в своей службе на основании собственного письменного поручения, поэтому в его тексте можно использовать речевую формулу: «. представлять отчеты о . ежемесячно к . по следующей форме: . ». И если таблица к приказу организации не очень сложная, то ее форму (названия граф, которые часто называют «шапкой» таблицы) можно включить в текст поручения.
А если таблица сложная, комбинированная, то ее необходимо оформить как приложение еще и к поручению вашего руководителя. Только проконтролируйте, чтобы утвержденная форма обязательно соблюдалась, т.к. потом на основании собранных отчетов подразделений по утвержденным показателям будет формироваться консолидированная отчетность всей организации.
19. Отметка о приложении
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:
1. Заключение на проект. на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке. на 3 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
письмо Росархива от 05.06.2020 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
брошюра в 2 экз.
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флэш-накопитель и др.):
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложениях оформляется следующим образом: в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается. (приложение) или. (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: (приложение N 2).
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
к приказу Росжелдора
от 15.03.2021 N 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
от 12.01.2021 N 125
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Отметка о наличии приложения к документу печатается с "красной" строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в правила составления документов вашей организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем только что изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года.
Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016
В п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в 2 управленческих ситуациях:
1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.
Основные правила ее оформления новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не изменил. Мы по-прежнему должны обращать внимание на то, названо или нет приложение в тексте основного документа (см. отметку «1» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016):
Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Следует обратить внимание на приведенный в ГОСТ пример оформления отметки о сброшюрованном приложении (см. «2» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016). Его можно взять за образец и не указывать количество листов (как это показано в ГОСТ), но оформлять наименование вида документа и идентификационные реквизиты совершенно необходимо! Тогда вместо короткого «отчет о НИР в 2 экз.» после двоеточия у нас получится:
Пример 1. Отметка о сброшюрованном приложении
Новым является также правило оформления отметки в случае, если приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. (см. «3» там же). Его мы далее подробно прокомментируем в ответе на один из вопросов читателей.
2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).
На данных ЛНА оформляется отметка о приложении (см. «5» там же), а в тексте основного распорядительного документа обозначается наличие приложения после его первого упоминания (см. «4» там же). Причем новый ГОСТ предусматривает написание в тексте слова «приложение» в скобках и со строчной (маленькой) буквы. А если приложений несколько, то они нумеруются, при этом допускается использование знака «№» перед цифрами. В этом случае рекомендуем придерживаться единообразия в оформлении: если в тексте основного документа приложения нумеруются со знаком номера (приложение № 3), то и на каждом документе-приложении необходимо его использовать (Приложение № 3), см. Примеры 2 и 3 далее.
Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка о приложении как отдельный реквизит в распорядительных документах не оформляется, все наименования документов-приложений и ссылки на их наличие делаются только в тексте постановлений, решений, протоколов, приказов, распоряжений, поручений и указаний.
Если нормативный документ (например, правила или инструкция) утвержден распорядительным (приказом или др.), то на нормативном документе:
- отметка о приложении обозначается только словом «Приложение» (может быть с номером),
- а ниже оформляется гриф утверждения с реквизитами распорядительного документа (см. Примеры 2 и 3).
Таким образом, данные распорядительного документа не задваиваются в отметке о приложении и грифе утверждения. Это новое правило зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. «6» во фрагменте документа выше), однако ранее оно уже встречалось на практике.
Пример 2. Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (без знака «№»)
Пример 3. Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (со знаком «№»)
- пронумерованный перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора;
- у каждого приложения указывается количество листов, а количество экземпляров – специальной типовой формулировкой (см. Пример 4).
На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу должна быть отметка со ссылкой на договор как основной документ (по правилам п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, см. Пример 5).
Пример 4. Раздел «Приложения» в тексте договора
10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:
10.1.1. Соглашение о тарифах на 2 полугодие 2018 года на 5 л.
10.1.2. Инструкция по эксплуатации Объекта на 29 л.
10.1.3. Соглашение о защите персональных данных представителей Сторон на 2 л.
Пример 5. Отметка о приложении на нем самом – ссылка на договор
Не рассматривается в новом стандарте и ситуация, когда утвержденный многостраничный организационный документ-приложение имеет собственные приложения.
А на самих дополнительных приложениях в составе основного утвержденного приложения уточняют, к какому разделу, пункту и подпункту они относятся:
Пример 6. Отметка на дополнительном приложении со ссылкой на основное приложение, утвержденное распорядительным документом
Пример 7. Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству
Если дополнительные приложения имеют самостоятельную нумерацию, то в содержании основного приложения они перечисляются в той же последовательности, в которой упоминаются в его тексте, с указанием (или без указания) количества листов (Пример 8).
На самих дополнительных приложениях возможны 2 варианта оформления отметки о приложении, которые формально будут соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016: показаны в Примерах 9 и 10.
Пример 8. Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству (основного приложения), если дополнительные приложения имеют собственную нумерацию в тексте основного приложения
Пример 9. Отметка на дополнительном приложении, которое имеет собственный номер и тоже утверждено распорядительным документом (вместе с основным приложением)
Пример 10. Отметка на дополнительном приложении, имеющем собственный номер, если основное утвержденное приложение регистрируется в отдельном документопотоке ЛНА и потому еще имеет собственный регистрационный номер
Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016
В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Росстандарта от 08.10.2016 № 2004-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ), подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в двух управленческих ситуациях:
1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.
Основные правила ее оформления новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не изменил. Мы по-прежнему должны обращать внимание на то, названо или нет приложение в тексте основного документа (см. отметку «1» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016 ниже).
Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016
Следует обратить внимание на приведенный в ГОСТ пример оформления отметки о сброшюрованном приложении (см. «2» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016). Его можно взять за образец и не указывать количество листов (как это показано в ГОСТ), но оформлять наименование вида документа и идентификационные реквизиты необходимо. Тогда вместо короткого «отчет о НИР в 2 экз.» после двоеточия у нас получится:
Пример 1. Отметка о сброшюрованном приложении
Приложение: отчет о НИР по теме 25.32.05.15 «Мониторинг объемов документооборота
федеральных органов исполнительной власти за 2017 год» в 2 экз.
Новым является также правило оформления отметки в случае, если приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. (см. «3» там же). Его мы далее подробно прокомментируем в ответе на один из вопросов читателей.
2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).
На данных ЛНА оформляется отметка о приложении (см. «5» там же), а в тексте основного распорядительного документа обозначается наличие приложения после его первого упоминания (см. «4» там же). Причем новый ГОСТ предусматривает написание в тексте слова «приложение» в скобках и со строчной (маленькой) буквы. А если приложений несколько, то они нумеруются, при этом допускается использование знака «№ » перед цифрами. В этом случае рекомендуем придерживаться единообразия в оформлении: если в тексте основного документа приложения нумеруются со знаком номера (приложение № 3), то и на каждом документе-приложении необходимо его использовать (Приложение № 3), см. Примеры 2 и 3 далее.
Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка.
Прокомментируем п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 – какие изменения появились в оформлении реквизита «отметка о приложении» в основном документе (в тексте и специальном реквизите) и в его приложениях (в верхнем правом углу). При этом поясним, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью. Кроме того, ответим на целый ряд практических вопросов, не урегулированных новым ГОСТ: как организовать «систему ссылок» в многостраничном приложении, которое имеет собственные дополнительные приложения либо сложную рубрикацию текста? как принято оформлять приложения к договорам? как оформить отметку о приложении на электронном носителе к бумажному документу? как транслировать приложения к приказу организации для исполнения внутри подразделения поручением его руководителя?
Зачем оформляют отметку о приложении
- в основном документе оформляются указания (ссылки) на то, что его содержание более подробно и конкретно раскрывается в отдельных самостоятельных документах, которые являются дополнительными, и как правило, применяются и имеют юридическую силу в связи с основным документом;
- на документах-приложениях оформляются ссылки на принадлежность к основному документу, закрепляющие связь с ним.
См. статью «Как изменится оформление документов по новому ГОСТ» журнала № 7′ 2018
За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.
Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.
При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.
Читайте также: