Все объекты ms access хранятся в одном файле с расширением
СУБД MS Access - является средой разработки на двух языках программирования (Visual Basic и сильно усеченный диалект SQL), и CASE-средством, а также мощным и наглядным средством создания отчетов по результатам работы.
К недостаткам программы можно отнести ограниченный объем обрабатываемых данных и медлительность, поскольку MS Access является одной из самых медленных СУБД. Это накладывает ограничения на использование программы.
MS Access идеальна для решения небольших офисных задач, так как средство не требует особых затрат на разработку.
РСУБД MS Access (access – доступ) – новая популярная система управления базами данных, построенная на основе реляционных моделей, используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.
MS Access – это реляционная СУБД, представляющая собой совокупность связанных между собой реляционных таблиц, применяется многодокументный интерфейс (MDI – Multiple Document Intеrface, одновременно работает с несколькими таблицами, формами, отчетами, макросами, модулями, страницами доступа к данным).
MS Access входит, в состав профессионального пакета программ Microsoft Office, который функционирует в среде ОС Windows.
Объектами MS Access, хранящимися в файле базы данных, являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и страницы доступа к данным.
Объект таблица – основа базы данных, и все другие объекты зависят от данных таблиц.
Все объекты MS Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением .mdb. MS Access – позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными); реализует принцип связи и внедрение OLE – объектов, т. е. ссылок на конкретную информацию, которая сохраняется в своей первоначальной форме. OLE – объектом может быть Excel – таблица, Paintbrush – иллюстрация, звуковой файл и др.
MS Access воспринимает множество различных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД (Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и др.). MS Access работает с другими базами данных и поддерживает стандарт ODBC (взаимодействие баз данных открытой архитектуры), включая Microsoft SQL Server, Oracle, DB – 2 и Rdb.
В MS Access входят специальные средства: конструктор, мастер, построитель выражений, маска ввода, что позволяет создавать экранные формы, запросы, отчеты.
Программное средство конструктор содержат инструментальные средства, позволяющие довольно простым способом составлять нужные формы, запросы, отчеты.
Программное средство мастер помогают проектировать форму или отчет путем ответа пользователя на ряд вопросов для получения законченного отчета (формы, запросы).
Пользователю системы предоставляются средства автоматизации разработки приложений - элементов управления: в диалоге с системой пользователь может создать нужные ему элементы управления.
Построитель выражений (expression builder), содержащий список готовых выражений, оказывает пользователю помощь при определении (формировании) выражений в таблице, запросе, форме, отчете, макросе, модуле.
Инструментарий «Переместить и отпустить» позволяет переносить запросы, таблицы из окна базы данных в формы, отчеты, а также переносить таблицы Excel в окно базы данных MS Access.
Программное средство по разработке баз данных (Database Wizard) «Мастер баз данных» содержит более 20 шаблонов, которые создают таблицы, формы, отчеты.
«Мастер баз данных» максимально упрощает разработку базы данных.
Мастер по созданию форм (Form Wizard) и Мастер отчетов (Report Wizard);
Мастер по анализу таблиц, позволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных.
Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте БД в текстовые файлы.
Мастер защиты создает новую БД, копируя в нее все объекты из исходной БД, снимает все права предоставленные для работы с ней пользователям и шифрует ее. После завершения работы мастера администратор может присвоить пользователям новые права доступа к новой БД.
В Access присутствуют и другие мастера, работающие с данными других СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, Btrieve, а также файлы СУБД, поддерживающих стандарт доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity) - Oracle, Microsoft SQL Serve, Sybase SQL Server.
База данных обычно содержит сведения, необходимые многим пользователям. Получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно при установке MS Access в локальной сети и создании многопользовательской базы данных.
Для пользователей, которые не всегда имеют возможность подключиться к сети, MS Access позволяет создавать репликации.
Репликацией называют создание специальных копий (реплик) общей базы данных, с которыми пользователи могут работать на разных компьютерах, например, дома или в командировке. Отличие реплики от обычной копии файлов БД заключается в том, что для реплики возможна синхронизация изменений. Реплицироваться могут не все объекты БД, а только их часть.
СУБД MS Access может функционировать в локальной сети, поддерживающей концепцию «клиент-сервер». В такой сети используется сервер баз данных SQL, который располагается на мощном компьютере и обеспечивает их целостность и сохранность. Для управления БД на сервере используется язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language).
Архитектура объектов MS ACCESS представляет собой связь отображений между объектами базы данных, то есть между таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами, модулями, страницами доступа.
Тема 15. Работа с таблицами Access
Таблицы составляют основу базы данных Access - именно в них хранятся все информационные данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть, затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах. Все другие объекты (формы, отчеты, запросы) зависят от данных таблиц. Структура таблицы определяется перечнем следующих полей: имя поля; тип данных; свойства поля; описание.
Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Имя поля должно быть уникальным, максимальная длина имени 64 символа и имя не должно начинаться с пробела.
Тип данных - столбец, предназначенный для задания типа данных, которые будут храниться в соответствующем поле.
Каждому типу данных таблицы соответствует свой набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики.
Таблица может содержать следующие типы данных:
«Текстовый» тип данных. Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать 0- 255 символов (по умолчанию 50).
Тип данных «Поле MEMO». Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать 0- 64 000 символов («Поле –Memo» не может быть ключевым полем).
«Числовой» тип данных. Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Размер - 8 байт.
Тип данных «Дата/время». Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Размер - 8 байт.
«Денежный» тип данных. Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Размер - 8 байт.
Тип данных «Счетчик». Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Размер - 4 байта.
Тип данных «Логический». Значения « (1) – значение «Да»/ (0) – значение «Нет» «Yes/No», «Истина»/»Ложь»(True/False), «Вкл»/»Выкл»(On/Off), т.е. одно из двух возможных значений. Данные этого типа используются со специальными элементами управления. Размер - 1 бит.
Тип данных «Поле объекта OLE». Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Access через элемент управления в форме или отчете. (Это поле не может быть ключевым).
Тип данных «Гиперссылка». Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст (текст, выводимый в поле или в элементе управления); адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (смещение внутри файла или страницы). Гиперссылка может содержать до 2048 символов.
Существует пять способов конструирования новой таблицы:
1. В режиме таблицы: данные вводятся в табличном режиме по строкам и столбцам. Имена полей определены по умолчанию ПОЛЕ1, ПОЛЕ2, ПОЛЕ 3 и т.д. Тип поля и длину поля Access определяет на основании введенных значений. Структура таблицы формируется в соответствии с введенными значениями и потом может быть модифицирована.
2. В режиме конструктора: здесь вначале создается структура таблицы, а затем таблица заполняется данными.
3. В режиме мастера таблиц: создание таблицы на основе имеющихся шаблонов из мастера баз данных.
4. В режиме мастера импортирования таблиц: создание таблицы на основе данных, импортируемых из внешнего источника.
5. В режиме мастера связи с таблицами. Этот мастер позволяет создать новую таблицу не импортированием данных из внешнего источника, а установкой связи с внешними данными из новой таблицы.
Создание структуры таблицы представляет: определение имен полей, их типов и описаний; определение свойств полей; определение ключевого поля.
Свойства полей данных определяют способ ввода и хранения данных в таблице, служат для повышения целостности и непротиворечивости данных.
Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.
Ключ - однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.
Ключ подтверждает полномочия на доступ к данным. Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка «Ключ» с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически.
Если при создании таблицы в качестве ключа не определено ни одно из полей, то Access предлагает создать поле «Счетчик», содержащее уникальный номер записи таблицы.
MS Access устанавливает связи между таблицами, участвующими при создании форм, запросов, отчетов.
Для осуществления одновременной выборки данных из нескольких таблиц, их следует связать между собой. Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения.
Рис. 1. Бланк схема данных
Связь устанавливается на схеме данных (Рис.1). Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить целостность взаимосвязанных данных.
Access позволяет устанавливать связи следующих типов:
Связь один-к-одному « 1 – 1 », при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй. Такая связь устанавливается для таблиц, которые могли бы быть объединены в одну, но разделены с целью ускорения работы.
Связь один-ко-многим « 1 — ∞ », используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы.
Связь многие-к-одному « ∞ - ∞ » указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы.
Access позволяет устанавливать не только связи между таблицами, но и правила, определяющие условия взаимодействия между таблицами и поддерживающие целостность данных.
Одна из связанных таблиц является базовой, а вторая – подчиненной.
При создании связи таблиц определяется необходимость поддержания целостности данных. Если необходимо поддерживать целостность данных, то Access требует жесткого соответствия между базовыми и подчиненными записями (т.е. записей – «сирот» быть не может).
Схема данных отображается в окне «Схема данных», в котором таблицы представлены списками полей, а связи линиями между полями.
Ввод данных в таблицы и их редактирование ведется в режиме таблицы. Последняя запись таблицы всегда пустая и помечена маркером новой записи.
Сортировка записей. Если установлен первичный ключ, то записи таблицы автоматически упорядочиваются в соответствии со значением первичного ключа. Сортировка записей может выполняться по одному или нескольким полям.
Фильтрация записей. Способ быстрого отбора записей таблицы в соответствии с заданным критерием. Различают фильтры трех видов:
фильтр по выделенному фрагменту;
Фильтр по выделенному фрагменту отбирает записи таблицы на основании текущего выделения (выделяется значение поля).
«Исключить выделение» позволяет произвести отбор всех записей, кроме тех, которые удовлетворяют критерию отбора по выделенному.
«Изменить фильтр» позволяет сформировать критерий отбора, используя для формирования условий отбора значения полей и связывая условия отбора логической операцией «ИЛИ».
«Расширенный фильтр» позволяет сформировать критерий отбора в окне команды, связывая условия отбора операциями «И» и «ИЛИ». «Применить фильтр» позволяет выполнить отбор записей на основании критерия отбора.
Формат файлов ACCDB, впервые внедренный в Access 2007, обеспечивает множество преимуществ, недоступных в более ранних форматах файлов. При обновлении access до Access 2007 у вас могут быть файлы баз данных в формате MDB. В большинстве случаев эти базы данных следует сохранять в формате ACCDB. Вы можете сохранить копию исходного MDB-файла, чтобы убедиться, что переход прошел хорошо.
В этой статье объясняются преимущества формата ACCDB, причины, по которым может потребоваться использовать формат MDB, и объясняется, как преобразовать базу данных в новый формат файла.
Преобразование в новый формат файла
Чтобы преобразовать MDB-файл в формат ACCDB, откройте его и сохраните в формате ACCDB.
Важно: Следующая процедура для MDB-файлов, созданных в Access 97, Access 2000, Access 2002 или Access 2003.
Сначала откройте базу данных:
Откройте вкладку Файл.
Слева нажмите кнопку "Открыть".
В диалоговом окне "Открытие" выберите и откройте базу данных, которую нужно преобразовать.
Теперь преобразуйте базу данных:
Откройте вкладку Файл.
Слева выберите "Сохранить как".
В разделе Типы файлов щелкните Сохранить базу данных как.
Справа в области "Типы файлов баз данных"выберите "База данных Access".
В диалоговом окне "Сохранить как" в поле "Имя файла" введите имя файла или используйте предоставленное имя файла.
Microsoft Access 2010 по умолчанию используется расширение accdb, Access 2007. Access по-прежнему поддерживает формат, используемый в более ранних версиях Access. В этой статье объясняется, почему следует по возможности использовать новый формат файла и почему в некоторых случаях может потребоваться использовать формат файла более ранней версии. Вы также явно узнаете, как преобразовать базу данных в новый формат файла.
Таблицы и связи
Для хранения данных необходимо создать таблицу для каждого типа отслеживаемых сведений. Типы сведений могут включать данные о покупателях, продуктах или подробные сведения о заказах. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете, нужно определить связи между таблицами.
Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях создать связи на вкладке объекта "Схема данных" невозможно. Используйте для этого поля подстановки.
1. Сведения о клиентах, которые когда-то хранились в списке рассылки, теперь находятся в таблице "Покупатели".
2. Сведения о заказах, которые когда-то хранились в электронной таблице, теперь находятся в таблице "Заказы".
3. Уникальный код, например код покупателя, позволяет отличать записи в таблице друг от друга. Добавляя уникальное поле кода из одной таблицы в другую и определяя связи между полями, Access может сопоставить связанные записи в обеих таблицах, чтобы их можно было вместе добавить в форму, отчет или запрос.
Формы
Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за раз. Кроме того, с их помощью можно выполнять такие действия, как отправка данных другим приложениям. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями базовых таблиц. При открытии формы Access извлекает данные из одной или нескольких таких таблиц и отображает их в выбранном при создании формы формате. Форму можно создать с помощью команд Форма на ленте, в мастере создания формы, а также самостоятельно в режиме конструктора.
Примечание: Для создания форм и отчетов в веб-базах данных и веб-приложениях используется режим макета, а не конструктора.
1. В таблице одновременно отображается множество записей, однако для просмотра всех данных в одной записи иногда необходимо прокрутить ее горизонтально. Кроме того, при просмотре таблицы невозможно обновить данные из нескольких таблиц одновременно.
2. В форме внимание сосредоточено на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.
3. Форма может содержать кнопку, используемую для печати отчета, открытия других объектов или автоматического выполнения других задач.
Общие сведения
База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.
Предположим, что номера телефонов поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.
Возможности, предоставляемые форматом файла ACCDB
Многозначные поля. Многомерное поле — это вид поля подытога, которое позволяет хранить несколько значений в одной записи. Предположим, вам нужно назначить задачу нескольким сотрудникам. В ACCDB-файле можно создать многое поле, в котором будут храниться сотрудники, которым назначена задача. Имена сотрудников можно выбрать из таблицы или списка значений.
Многоуровневые поля можно легко выбрать и сохранить в несколько вариантов без необходимости создавать более сложные конструкторы баз данных. Многозначные поля также важны для интеграции с SharePoint, так как списки SharePoint также поддерживают многозначные поля.
Тип данных "Вложение" Тип данных "Вложение" позволяет легко хранить в базе данных документы всех типов и двоичные файлы, при этом сохраняя размер файла базы данных в 2 ГБ — вложения автоматически сжимаются. Запись может иметь несколько вложений, но в таблице может быть только одно поле вложения.
Более конечная интеграция с SharePoint и Outlook Формат файлов ACCDB поддерживает требования к безопасности SharePoint и Outlook, которые не поддерживаются MDB-файлами. Это позволяет более полно интегрировать Access с SharePoint и Outlook.
Улучшенное шифрование Вы можете установить пароль и зашифровать ее содержимое. Для шифрования данных в формате ACCDB Access по умолчанию использует Шифрование Windows API. Можно также использовать сторонние средства шифрования.
Отслеживание длинного текста (MEMO) Поля "Длинный текст" (MEMO) удобно использовать для хранения больших объемов данных. При использовании формата ACCDB вы можете настроить свойство(AppendOnly),чтобы приложение Access сохраняло историю всех изменений в поле "Длинный текст" (MEMO). Затем вы сможете просматривать этот журнал. Эта функция также поддерживает возможность версий в SharePoint, что позволяет использовать Access для отслеживания изменений в нескольких строках текстового поля, храняного в списке SharePoint (при условии, что для поля задан параметр "Внести изменения в существующий текст" задан да).
Вычисляемая тип данных Начиная с Access 2010, формат файла ACCDB поддерживает использование вычисляемого типа данных. Тип данных "Вычисляемая" можно использовать для хранения результатов определенного выражения.
В этой статье
Просмотр связей между таблицами
Чтобы получить графическое представление таблиц в базе данных, полей в каждой таблице и связей между таблицами, используйте вкладку объектаСвязи. Вкладка объекта Связи позволяет получить общее представление о таблице и структуре связей базы данных; эти сведения необходимы при создании или изменении связей между таблицами.
Примечание: Вкладку объекта Связи можно также использовать для добавления, изменения или удаления связей.
Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.
На вкладке Работа с базами данных в группе Связи нажмите кнопку Связи.
Откроется вкладка объекта Связи, на которой будут показаны связи между всеми таблицами в открытой базе данных.
Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать вкладку объекта "Схема данных" невозможно.
Для обеспечения выполнения работы необходимо иметь компьютер со следующим обеспечением: операционная система Windows и MS Office 2007 и выше.
Новый формат файла (ACCDB)
Access 2010 использует формат файла, который поддерживает ряд усовершенствований продукта. При создании базы данных в ней по умолчанию используется новый формат файла с расширением ACCDB.
Новый формат файла следует использовать по возможности, так как он поддерживает новые возможности, такие как многоценные поля и вложения. Кроме того, если вы хотите преобразовать базу данных рабочего стола в веб-базу данных с помощью службы Access, файл базы данных рабочего стола должен быть в формате ACCDB.
Однако новый формат файла невозможно открыть или связывать с более ранними версиями Access, он не поддерживает репликацию и не поддерживает безопасность на уровне пользователя. Если базу данных нужно использовать с более ранними версиями Access или требуется репликация или безопасность на уровне пользователя, необходимо использовать формат файла более ранней версии.
Форматы файлов MDB
До того как формат файла ACCDB был представлен в Access 2007, в access использовалось расширение MDB. Существует несколько разных версий формата MDB.
Некоторые MDB-файлы по-прежнему можно открыть. Если файл хранится в формате Access 2002–2003 или Access 2000, его можно открыть и использовать в обычном режиме. Однако функции, для работы с которые требуются файлы формата ACCDB, нельзя использовать.
Если вы полагаетесь на функции, недоступные в ACCDB-файле, не преобразуйте его — оставьте его в качестве MDB-файла.
Преобразование в новый формат файла
Чтобы явно преобразовать базу данных Access в новый формат файла ACCDB, необходимо сначала открыть ее, а затем сохранить в формате ACCDB.
Важно: Ниже процедуры доступны для файлов, созданных в Access 97, Access 2000, Access 2002 или Access 2003.
Сначала откройте базу данных:
Откройте вкладку Файл.
Слева нажмите кнопку "Открыть".
В диалоговом окне "Открытие" выберите и откройте базу данных, которую нужно преобразовать.
Теперь преобразуйте базу данных:
Откройте вкладку Файл.
В области "Сохранить всю базу данных"выберите "Сохранить базу данных как".
Справа в области "Типы файлов баз данных"выберите "База данных Access".
В диалоговом окне "Сохранить как" в поле "Имя файла" введите имя файла или используйте предоставленное имя файла.
Знакомство с таблицами, формами, запросами и другими объектами в базе данных Access поможет вам с легкостью выполнять различные задачи, такие как ввод данных в форму, добавление или удаление таблиц, поиск и замена данных и выполнение запросов.
Данная статья содержит общие сведения о структуре базы данных Access. Access предоставляет несколько инструментов, которые можно использовать для ознакомления со структурой конкретной базы данных. Кроме того, в статье описано, как, для чего и когда следует использовать каждый из этих инструментов.
Примечание: Эта статья посвящена классическим базам данных Access, которые включают в себя один или несколько файлов, где хранятся все данные и определены все возможности приложения, такие как формы для ввода данных. Некоторые сведения из статьи неприменимы к веб-базам данных и веб-приложениям Access.
Просмотр таблицы в режиме конструктора
Примечание: Режим конструктора недоступен для таблиц в веб-базах данных.
Открытие таблицы в Конструкторе позволяет подробно изучить ее структуру. Например, можно найти параметры типа данных для каждого поля и любые маски ввода или узнать, используются ли в таблице поля подстановок — поля, которые с помощью запросов извлекают данные из других таблиц. Эти сведения полезны потому, что типы данных или маски ввода могут влиять на возможность искать данные и выполнять запросы на обновление. Предположим, что необходимо использовать запрос на обновление для обновления некоторых полей в таблице путем копирования данных из таких же полей другой таблицы. Запрос не удастся выполнить, если типы данных каждого поля в исходной и целевой таблицах не совпадают.
Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно изучить, и выберите в контекстном меню пункт Режим конструктора.
При необходимости запишите имя каждого поля таблицы и его тип данных.
Тип данных поля может ограничивать размер и тип данных, которые можно ввести в поле. Например, размер текстового поля может быть ограничен 20 знаками, а поле с типом данных "Числовой" не поддерживает ввод текста.
Чтобы определить, является ли поле полем подстановок, откройте вкладку Поле подстановки в нижней части бланка запроса в разделе Свойства поля.
Поле подстановок отображает один набор значений (одно или несколько полей, например имя и фамилию), но обычно хранит другой набор значений (одно поле, такое как числовой код). Например, поле подстановок может содержать код сотрудника (хранимое значение), но отображать имя сотрудника (отображаемое значение). При использовании поля подстановок в выражениях или при поиске и замене необходимо использовать хранимое значение, а не отображаемое. Знакомство с хранимыми и отображаемыми значениями полей подстановок — лучший способ убедиться в том, что выражение или операция поиска и замены с использованием поля подстановки работает надлежащим образом.
На приведенном ниже рисунке показано типичное поле подстановок. Параметры, отображаемые в свойстве Источник строк поля, можно изменить.
Показанное здесь поле подстановок использует запрос для извлечения данных из другой таблицы. Существует также другой тип поля подстановок — список значений, который использует определенный в программе список вариантов. На приведенном ниже рисунке показан типичный список значений.
По умолчанию списки значений используют текстовый тип данных.
Лучший способ найти списки подытогов и значений — отобразить вкладку Под поиск и щелкнуть записи в столбце Тип данных для каждого поля таблицы. Дополнительные сведения о создании полей подпапок и списков значений см. по ссылкам в разделе См. также .
Отчеты
1. Создание почтовых наклеек с помощью отчета.
2. Отображение итоговых значений на диаграмме с помощью отчета.
3. Использование отчета для отображения рассчитанных итоговых данных.
После того как вы ознакомились с базовой структурой баз данных Access, ознакомьтесь со сведениями об использовании встроенных инструментов для изучения конкретной базы данных Access.
Просмотр подробных сведений об объектах в базе данных
Лучше всего ознакомиться с определенной базой данных с помощью архивариуса базы данных. Он используется для создания отчетов с подробными сведениями об объектах в базе данных. Сначала необходимо выбрать объекты, которые должны быть описаны в отчете. Отчет архивариуса будет содержать все данные о выбранных объектах.
Откройте нужную базу данных.
На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Архивариус.
В диалоговом окне Архивариус откройте вкладку, представляющую тип объекта базы данных, который необходимо задокументировать. Чтобы создать отчет обо всех объектах в базе данных, откройте вкладку Все типы объектов.
Выберите один или несколько указанных на вкладке объектов. Для выбора всех объектов нажмите кнопку Выбрать все.
Архивариус создаст отчет с подробными сведениями о каждом выбранном объекте, а затем откроет отчет в режиме просмотра перед печатью. Например, если архивариус был запущен для формы ввода данных, созданный им отчет будет содержать свойства всей формы, каждого раздела формы, всех кнопок, значков, текстовых полей и других элементов управления, а также модулей кода и пользовательских разрешений, связанных с формой.
Для печати отчета откройте вкладку Просмотр перед печатью и в группеПечать нажмите кнопкуПечать.
Возможности, предоставляемые форматом файла ACCDB
Публикация в Интернете с службы Access
Если у вас есть сервер под управлением службы Access, компонент SharePoint Server, вы можете опубликовать файл формата ACCDB в Интернете (suibject) с определенными ограничениями совместимости. Некоторые функции разработки и подходы отличаются для веб-баз данных, чем для баз данных на компьютере. Некоторые базы данных рабочего стола невозможно опубликовать в Интернете, не внося в них изменений.
После публикации базы данных в Интернете можно открыть ACCDB-файл, чтобы внести изменения в ее дизайн, а затем синхронизировать их с опубликованной версией. Пользователи могут использовать опубликованную веб-базу данных в браузере без установки Access.
Многозначные поля
Предположим, вам нужно назначить задачу одному из сотрудников, но решить, что ее нужно назначить более чем одному сотруднику. В Access 2010 вы можете создать многофакторное поле, в котором имена сотрудников можно выбрать из поля или в него ввели.
При щелчке этого флажка они указывают на ваши варианты. Выбранные сотрудники хранятся в многофакторном поле и разделены запятой (по умолчанию).
Многомерные поля можно легко выбрать и сохранить, не меняя при этом более сложный дизайн базы данных. Многозначные поля также важны для интеграции с Microsoft SharePoint Foundation, так как списки SharePoint также поддерживают многозначные поля.
Тип данных "Вложение"
Новый тип данных "Вложение" позволяет без лишних физических размеров хранить в базе данных документы всех типов и двоичные файлы. Вложения автоматически сжимаются, чтобы максимально увеличить пространство. Вы можете прикрепить документ Word к записи или сохранить ряд цифровых изображений. Можно даже оставить несколько вложений вложенными в одну запись.
Улучшенная интеграция с SharePoint и Outlook
Раньше файлы Access в формате MDB блокировали sharePoint или Outlook из-за того, что в базу данных Access может быть включен небезопасный код. Access 2010 позволяет проверять код как безопасный или отключенный. Это позволяет более полно интегрировать базы данных Access с SharePoint или Outlook.
Отслеживание истории полей Memo
Поля Memo полезно применять для хранения больших объемов данных. Начиная с Access 2007, вы можете настроить свойство(AppendOnly),чтобы приложение Access сохраняло историю всех изменений поля MEMO. Затем вы сможете просматривать этот журнал. Эта функция также поддерживает функцию Windows SharePoint Services 3.0, так что access можно использовать для отслеживания изменений в нескольких строках текстового поля, храняого в списке SharePoint (при условии, что для поля задан параметр "Изменения в существующем тексте" с параметром "Да").
Улучшенное шифрование
Вы можете установить пароль и зашифровать ее содержимое. При этом с помощью Access 2007 и файла, который использует новый формат, Access использует Для шифрования данных API Windows Crypto API. Можно также использовать сторонние средства шифрования.
В этой статье
Функции MDB-файлов, недоступные в ACCDB-файле
Среда смешанной версии Формат файла ACCDB невозможно открыть или даже использовать в предыдущих версиях Access Access 2007. Если в вашей организации есть люди с более ранней версией Access, подумайте, лучше ли использовать MDB-файл. Но не забудьте — вы можете использовать веб-приложение Access или веб-базу данных в веб-браузере, даже если приложение Access уже установлено.
Репликация базы данных Репликацию нельзя использовать в ACCDB-файле. Если в вашем решении Access используется функция репликации, вам потребуется повторно создать решение без репликации, если вы хотите использовать формат файла ACCDB.
Безопасность на уровне пользователя Формат файла ACCDB не поддерживает защиту на уровне пользователя— функцию, которая помогает пользователям видеть только то, что им нужно. Безопасность на уровне пользователя больше не эффективна в целях безопасности данных, так как ее способ устарел и легко скомпрометирован. Однако безопасность на уровне пользователя может повысить эффективность использования за счет простого использования. Например, если у кого-то нет деловых причин использовать определенную форму, можно скрыть ее от них. Если у вас есть решение Access, которое использует безопасность на уровне пользователя для повышения надежности использования, вы можете продолжать использовать формат файла MDB, чтобы использовать его как есть.
Файлы баз данных Access
Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:
таблицы для сохранения данных;
запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;
формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.
1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.
2. Извлечение данных с помощью запроса.
3. Просмотр или ввод данных с помощью формы.
4. Отображение или печать данных с помощью отчета.
Все эти элементы: таблицы, запросы, формы и отчеты — представляют собой объекты базы данных.
Примечание: Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, хранящиеся в других базах. Например, одна база данных Access может содержать только таблицы, а другая — ссылки на них, а также запросы, формы и отчеты, основанные на связанных таблицах. В большинстве случаев неважно, содержится ли в базе данных сама таблица или ссылка на нее.
Формат файла ACCDB
Начиная с Access 2007, accdb является форматом файлов Access по умолчанию. Формат файла ACCDB поддерживает ряд новых функций, таких как вычисляются поля и вложения. Однако существуют ситуации, в которых формат файла ACCDB может быть не правильным.
Формат файла более ранней версии (MDB)
Версии Access, более ранние чем Office Access 2007 поддерживают форматы файлов с расширением MDB. В Access 2010 можно открывать MDB-файлы. Если файл хранится в формате Access 2002–2003 или Access 2000, вы можете открыть его и использовать в Access 2010 как обычно. Тем не менее вы не можете воспользоваться новыми возможностями, для работы с файлами в формате ACCDB.
Если файл хранится в формате Access 95 или Access 97, при первом его открытие в Access 2010 access предлагает обновить базу данных до формата, задаемго по умолчанию (обычно это формат файла ACCDB, если только вы или администратор не изменили этот параметр). Если вы не планируете использовать базу данных с версиями Access до Access 2007 и не будете совместно использовать ее с другими пользователями, которые используют версии Access до Access 2007, но не будете использовать репликацию или безопасность на уровне пользователя, обновив файл базы данных до нового формата ACCDB. После обновления базы данных до формата ACCDB ее будет нельзя открыть в более ранней версии Access, чем Access 2007.
Если файл хранится в формате Access 95 или Access 97 и вы решили не обновлять его до формата ACCDB, изменить его оформление будет невозможно. Вы можете просматривать объекты и вносить изменения в данные с помощью Access 2010, но не вносить изменения в дизайн.
Общие теоретические сведения
Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД).
База данных (БД) – это поименованная совокупность данных относящихся к определенной предметной области.
Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии.
Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название "реляционная" связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью . Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем . Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия.
Класс объектов - совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе классами объектов могут быть студенты, преподаватели, предметы.
Свойство (атрибут) - определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца (поля) таблицы. Например, фамилия, имя, отчество - это свойства для объекта Студент.
Типы связей между объектами
Основным структурным компонентом базы данных, как правило, является таблица. При определении состава таблиц следует руководствоваться правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов.
Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.
Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и многие-ко-многим (М:М).
При установке связи типа "один-к-одному" (1:1) каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице.
Связь типа "один-ко-многим" (1:М) означает, что каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая – сторону "много".
Связь типа "много-ко-многим" (М:М) используется, когда множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для ее реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим. Соответственно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.
Структура MS Access
MS Access – это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Windows. В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули). Все объекты Access хранятся в одном файле с расширением .accdb. В таблицах хранятся данные, которые можно просматривать, редактировать, добавлять. Используя формы, можно выводить данные на экран в удобном виде, просматривать и изменять их. Запросы позволяют быстро выбирать необходимую информацию из таблиц. С помощью отчетов можно создавать различные виды документов, для вывода на печать, макросы и модули позволяют автоматизировать работу с базой данных.
Запуск Access осуществляется двойным щелчком мыши по значку «MS Access» на рабочем столе, или в подменю «Microsoft Office» меню «Пуск».
После запуска на экране появится окно Приступая к работе с Microsoft Office Access, с помощью которого можно создать новую базу данных, выбрать нужный шаблон базы данных из Интернета или открыть локально расположенную базу данных.
При нажатии на кнопку Новая база данных правая часть окна изменится. В ней необходимо указать название файла новой базы данных и её будущее местоположение. Затем нажать кнопку Создать (рис. 1).
Откроется окно новой базы данных с новой таблицей для дальнейшей работы. Верхняя строка представляет собой Ленту MS Office 2007. Она содержит вкладки и кнопки для выполнения определенных действий. Лента позволяет работать с таблицами, формами, запросами и отчетами базы данных (рис. 2).
Создание новой таблицы с помощью Конструктора
Для создания новой таблицы на вкладке Создание Ленты выбрать пиктограмму Конструктор таблиц. На экран будет выведено окно таблицы в режиме Конструктора, в котором можно задать имена, типы и свойства полей для вновь создаваемой таблицы.
Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access. Тип поля определяется характером вводимых в него данных (рис. 3).
Среди типов данных Access есть специальный тип – Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности. Редактировать значения такого поля нельзя.
Набор свойств поля зависит от выбранного типа данных. Для определения свойств поля используется бланк Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц.
Создание запросов
Для создания запроса выбрать на ленте вкладку Создание и нажать Мастер запросов. Появится окно для выбора способа построения запроса (рис. 4).
Существуют простые запросы и перекрестные запросы.
Простой запрос создает простой запрос из определенных полей.
Перекрестный запрос создает запрос, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату сводных таблиц в Excel. С помощью перекрестного запроса можно более наглядно представить данные итоговых запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам (по двум, в частности).
В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму - заголовками столбцов.
- режим конструктора – пример представлен выше. Этот режим рекомендуется для создания запросов. Запрос в этом режиме существует только в оперативной памяти;
- режим SQL – содержит команды на языке SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов) и указания, в каких таблицах и какие данные нужны пользователю.
Пример запись SQL-запроса, в котором производится выбор поля1и поля2 из таблицы с заданным именем для записей, если поле2 равно 0.
- режим таблицы – в этом режиме отображаются данные, отобранные с помощью запроса. На экране монитора данные, отвечающие условиям запроса представлены в форме таблицы.
Вычисляемые поля
Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе.
Для этого в строке Поле бланка QBE (бланк запроса) вводится формула для вычисления, причем имена полей, которые участвуют в вычислениях заключаются в квадратные скобки.
При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений. Для этого нужно щелкнуть по пустому полю в бланке запроса, а затем по кнопке панели инструментов Построить, откроется окно Построитель выражений.
Все имена объектов, из которых строится выражение для вычисления, заключены в квадратные скобки, причем перед именем поля может стоять восклицательный знак (!) разделяющий имя поля и имя таблицы.
Выражение создается в верхней части окна. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода.
Составление отчетов
Основным предназначением отчетов, является представление данных для их просмотра как в электронной, так и в печатной форме. Возможность использовать отчеты для анализа данных обусловлена тем, что в них можно не только включать необходимые данные других объектов БД (таблиц, запросов и форм), но и использовать для их обработки формулы и выражения.
Существует два режима отображения отчетов. В режиме предварительного просмотра отчет отображается так, как он будет выглядеть при печати. Режим конструктора предоставляет пользователю доступ к макету отчета. При этом можно придать отчету необходимые свойства, а также изменить состав и свойства объектов отчета. В этом режиме можно создавать отчет. Однако обычному пользователю целесообразно для этого использовать мастер создания отчетов.
Сортировка записей
Сортировку записей MS Access может осуществлять по одному признаку, который выбирается пользователем путем установки курсора в нужный столбец таблицы, или нескольким признакам. В последнем случае выделяются поля, содержащие признаки, по которым должна осуществляться сортировка. Однако при этом следует учитывать, что сортировка производится только по признакам, записанным в смежных столбцах. Она осуществляется поочередно в каждом столбце, слева направо. Это означает, что для такой сортировки необходимо сначала изменить макет таблицы таким образом, чтобы соответствующие столбцы располагались рядом. При этом слева должны располагаться признаки, значения которых принимает большее количество записей.
Для фильтрации данных в таблицах БД можно использовать два типа фильтров: фильтр «по выделенному» или расширенный фильтр . С этой целью используется команда Записи/Фильтр. (для того чтобы эта команда стала доступной пользователю, необходимо открыть таблицу). Затем пользователь выбирает тип фильтра.
При применении фильтра «по выделенному» программа оставляет доступными для просмотра только записи, содержащие признак, совпадающий с тем, который выбрал пользователь. Такой фильтр можно установить, выделив в таблице часть поля, одну или несколько смежных ячеек, содержащих данные, которые должны быть в соответствующих полях результирующего набора. MS Access отобразит записи, совпадающие с выделенным образцом.
Особую разновидность фильтра «по выделенному» представляет собой результат выполнения команды Записи/ Фильтр/Исключить выделенное. В этом случае отбираются записи, не содержащие выделенных данных.
В верхней части макета размещается окно с перечнем полей таблицы, а в нижней – бланк для записи условий фильтрации.
Упражнение 1.
В диалоговом окне Приступая к работе с Microsoft Office выбрать Новая база данных, задать имя файла базы данных и выбрать место расположения. Будет создана новая база данных вместе с новой таблицей (рис. 5).
В этой статье
Запросы
С помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям. Запросы также используются для обновления или удаления нескольких записей одновременно и выполнения предопределенных или пользовательских вычислений на основе данных.
Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать запросы для обновления или удаления записей невозможно.
1. Таблица "Покупатели" содержит сведения о покупателях.
2. Таблица "Заказы" содержит сведения о заказах.
3. Этот запрос извлекает из таблицы заказов код заказа и дату назначения, а из таблицы покупателей — название компании и город. Запрос возвращает только те заказы, которые были оформлены в апреле и только покупателями из Лондона.
Читайте также: