Сервис документооборот это где электронная подпись
Бумага дорожает, заправка картриджей тоже, логистика меняется — переход на ЭДО становится необходимостью. Но есть страхи, из-за которых электронный документооборот кажется небезопасным, дорогим и сложным. В этой статье мы рассмотрим главные из них:
На вопросы отвечает Ксения Ермолаева, руководитель Линии консультаций ГК «Баланс-Софт»
Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) приравниваются к бумажным документам, которые подписаны собственноручно. Аналогично и с документами, которые должны быть заверены печатью, — электронный документ, подписанный КЭП приравнивается к документу, заверенному печатью (63-ФЗ «Об электронной подписи» ст 6, пункты 1, 3).
Счета-фактуры будут считаться юридически значимыми, если соблюдать 3 условия:
- счёт-фактура был выставлен или получен через оператора ЭДО, включённого в сеть доверия ФНС. Регламент выставления (получения) утверждён приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н;
- формат электронного счёта-фактуры полностью соответствует требованиям приказа от 19.12.2018г. №ММВ-7-15/820@ ФНС России;
- счет-фактура подписан электронной подписью, которая выдана ФНС, Доверенным лицом УЦ ФНС илиудостоверяющими центрами, признанными ФНС.
Также электронный счёт-фактуру можно выставлять во всех случаях, когда стороны согласны на обмен электронными счетами-фактурами, и у них есть для этого совместимые технические средства, если иное не предусмотреност. 169 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Нет. При налоговой проверке вы имеете право не распечатывать документы. Для этого вам нужно предоставить проверяющему доступ к электронным документам.
По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица (п. п. 2.47, 5.14 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).
Отвечает Наталья Журавлева, специалист по ЭДО СБИС ГК «Баланс-Софт»
Нет, документы хранятся на сервере оператора ЭДО. Так что если с компьютером что-то случится, вы просто зайдёте в ваш аккаунт с другого компьютера и получите доступ ко всем вашим документам.
4. Чтобы пользоваться ЭДО, нужны подписи для каждого сотрудника — это дороже, чем пользоваться бумажным документооборотом
Кратко: нет, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот.
Подробнее: большинству наших клиентов — это малый и средний бизнес — нужны одна или две подписи: для руководителя и бухгалтера. При этом подпись на руководителя выпускается в ФНС бесплатно.
Новая КЭП на сотрудника стоит 2200 рублей, а продление каждые 15 месяцев —1000 рублей. Но при покупке аккаунта в СБИС одна электронная подпись на сотрудника входит в стоимость. Нужно будет оплатить только её выпуск 1200 рублей единоразово и можно пользоваться.
Для сравнения стоимости бумажного и электронного документооборота я взяла количество исходящих писем по одному из наших направлений — ИЦ КонсультантПлюс Самара.
Всего 744 исходящих письма в год.
Примерно треть отправляется как простое письмо — 30 руб./письмо
Треть как заказные — 50 руб./письмо
И треть с описью и уведомлением — 100 руб./письмо
Получается 44 640 рублей в год только на почтовые расходы (744/3 * 30) + (744/3 * 50) + (744/3 * 100)
Без учёта стоимости бумаги, картриджей и обслуживания принтеров, потому что цены нестабильные. Без учёта зарплаты сотрудника, который запечатывает конверты, стоит в очереди на почте, потому что этот показатель варьируется в разных компаниях.
Сколько будет стоить отправка 744 писем в СБИС:
- аккаунт — 500 рублей
- пакет из 1 200 отправлений по ЭДО — 6 000 руб./год
- сюда же добавим выпуск электронной подписи на сотрудника — 1200 рублей. Если вы продлеваете аккаунт СБИС, то продление подписи бесплатно.
Первый год работы с ЭДО — 7 700 руб.
Продление — 6 500 руб./год.
Получается, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот (44 640/7700)
СБИС берёт на себя обязанность обеспечить конфиденциальность информации. Для этого используется несколько уровней защиты.
Физически центр обработки данных, где находятся сервера, находится под круглосуточной охраной с внешним и внутренним видеонаблюдением.
Все эти меры делают невозможным доступ к вашим документам для третьих лиц.
Чтобы этого избежать, вы можете:
- настроить систему ЭДО так, чтобы письма с определённым содержимым отправлялись в нужные отделы. Например, счета в бухгалтерию, договоры — менеджерам.
- настроить права доступа для ваших сотрудников. Например, можно предоставить доступ только в определённые разделы СБИС. А также дать возможность просматривать документы раздела без возможности их утвердить, отклонить или редактировать.
При отправке документа вы выбираете получателя — по ИНН или по названию организации. Если вдруг ошиблись с адресатом, то нужно аннулировать документ. После аннулирования с документом уже нельзя ничего сделать.
Если у вас небольшой документооборот — меньше 30–50 исходящих писем в месяц, то вам подойдёт тариф в облаке.
Вам нужно только зарегистрироваться в СБИС и оплатить подходящий тариф ЭДО — всё, вы можете отправлять и получать электронные документы.
Если вы хотите сэкономить и перейти на ЭДО, но большинство ваших контрагентов предпочитают бумажный документооборот, то можно подключить услугу SignedOnPage (ЭДО без оператора).
Получение писем в роуминге бесплатно, отправка идёт по тому тарифу, который у вас подключён.
При электронном документообороте вы просто отправляете запрос на аннулирование документа. Контрагент мгновенно видит его, подтверждает и получает исправленный вариант. Без временных затрат, без оплаты бумаги и стоимости отправки почтой.
В СБИС есть возможность редактирования даже подписанных документов, если документ не защищён от изменений. Тогда потребуется пересогласование — контрагент увидит новую редакцию, а также историю изменений на вкладке «Лента».
Если у вас остались вопросы по работе с ЭДО - пишите в нашу группу ВК. Там мы делимся секретами работы с ПО: 1С, СБИС, коды ОФД.
Электронный документооборот и электронная подпись тесно взаимосвязаны. Для придания документам юридической значимости их необходимо подписать. Поэтому электронная подпись в системе электронного документооборота — необходимое условие для его законности.
Термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) стал неактуальным с тех пор, как прекратил действовать Закон «Об электронной цифровой подписи» и вступил в силу 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сейчас по отношению к электронным документам и документообороту корректно употреблять словосочетание «электронная подпись». Она бывает разных типов.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) самодостаточна: документ, которым она подписана, по умолчанию обладает юридической силой. Исключение составляют случаи, когда законом установлено требование выставлять документ исключительно на бумаге.
Неквалифицированной электронной подписью (НЭП) также можно визировать документы, но потребуются еще гарантии в виде дополнительного соглашения между контрагентами. В нем должно быть оговорено, что стороны считают оригиналами документы, подписанные НЭП.
Важно: КЭП и НЭП для использования в электронном документообороте должны соответствовать требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В ряде случаев электронные документы можно подписать только КЭП, иначе они не будут обладать юридической силой. Это счета-фактуры, универсальные передаточные документы, их исправленные и корректировочные пары. В связи с этим в Диадоке в основном применяется КЭП. У подавляющего числа пользователей она уже есть, так как только ею можно подписывать электронную отчетность в ФНС. И с КЭП не нужно тратить время на заключение дополнительного соглашения об ЭДО с контрагентом.
Простая электронная подпись
- это подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Простая электронная подпись содержится в самом электронном документе . Ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с помощью которой формируется электронный документ, и в созданном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого он был создан.
Таким образом, простую электронную подпись имеют, например все пользователи Сбербанк Онлайн и Почта России, где для идентификации требуется ввести логин и пароль.
Простая электронная подпись не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.
Возможности электронной подписи
Итак, закон «Об электронной подписи» определяет три вида ЭП. Исходя из того, какую подпись использует пользователь, формируется объем его возможностей.
Так, простая подпись дает возможность получать почтовые отправления на Почте России, минуя бумажные извещения; электронная регистратура позволяет записаться на прием к врачу, не посещая больницы. Это простые, но важные действия, облегчающие жизнь обывателя.
Неквалифицированная электронная подпись дает возможность вести электронный документооборот. Она может применяться:
- для подписания внутренних документов предприятия, договоров, приказов, платежных поручений, др.;
- для подписания договоров и других документов между двумя контрагентами;
- для работы в других сервисах, например в кабинете налогоплательщика ФНС (только для физических лиц);
- при сотрудничестве с физическими лицами;
- в арбитражном суде;
- для участия в электронных торгах.
Однако, сфера применения неквалифицированной электронной подписи не распространяется, например, на подачу отчетности в налоговую службу юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Для этой цели пользователь должен иметь квалифицированную электронную подпись, выданную аккредитованным удостоверяющим центром.
- работать на государственных порталах и в информационных системах, таких как:
- Госуслуги;
- ГИС ЖКХ;
- ФНС;
- ФТС;
- ЕГАИС;
- Росимущество;
- Рособрнадзор;
- СМЭВ;
- Маркировка, и др.
Работать с системами раскрытия информации:
- Интерфакс;
- СКРИН;
- АЗИПИ;
- AK&M;
- ПРАЙМ;
- участвовать в государственных и коммерческих торгах на электронных торговых площадках;
- осуществлять юридически значимый защищенный электронный документооборот и т.д.
В настоящее время электронная подпись доступна и физическому лицу, и бизнесу. В зависимости от потребностей, Вы можете пользоваться любой из перечисленных ЭП.
Отчетность через интернет
Основная сфера применения электронной подписи — это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через интернет представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы. Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.
Инструкция по работе с ЭДО
Какая бывает электронная подпись
Любое взаимодействие, которое осуществляется с помощью электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63 «Об электронной подписи» . 63-ФЗ предусмотрены два вида подписей: простая и усиленная. В свою очередь, усиленная подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.
Начало работы
Чтобы начать работу, нужно указать данные организации в личном кабинете сервиса. Для этого в правом верхнем углу нажмите кнопку «Настройки» и перейдите на страницу «Реквизиты организации».
Заполните реквизиты и укажите контакты специалиста, ответственного за ЭДО.
На вкладках «Подразделения» и «Сотрудники» вы можете настроить структуру организации и добавить данные специалистов, которые будут работать с электронными документами. Обязательно укажите электронную почту на странице «Персональные настройки», чтобы своевременно узнавать о новых документах и ответах контрагентов.
Работа с государственными информационными системами
Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают отчетность в электронном виде. Чтобы работать на этих порталах, также понадобится электронная подпись.
Большинство площадок принимают базовые квалифицированные подписи, например:
- ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие.
Для некоторых нужен квалифицированный сертификат, который содержит в структуре специальный идентификатор, например:
- ФТС, порталы для раскрытия информации и некоторые коммерческие торговые площадки: B2B-Center, ЭТП ГПБ, Фабрикант и др.
Выберите сертификат для работы с конкретным ведомством с помощью Мастера подбора сертификатов.
Работа с документами
Отправляйте и получайте юридически значимые документы онлайн
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
- это усиленная электронная подпись, которая соответствует всем признакам НЭП и дополнительно содержит ключ проверки электронной подписи в квалифицированном сертификате.
Для создания и проверки такой подписи используются средства криптографической защиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра.
За счет регламентированных правил выпуска и описания структуры электронной подписи в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ее можно использовать в информационных системах без необходимости описания применения в регламенте или соглашении сторон.
Квалифицированная электронная подпись значительно расширяет круг возможностей пользователя. Имея такую ЭП, можно осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать и получать государственные и муниципальные услуги, участвовать в электронных торгах и совершать другие юридически значимые действия через интернет.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП, ЭЦП) является абсолютным аналогом Вашей подписи, поставленной письменно. Согласно законодательству КЭП придает юридическую значимость подписанному электронному документу.
Как получить электронную подпись?
Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:
Электронный документооборот — это «хождение» документов по цифровым каналам связи, минуя руки пользователя в прямом смысле. Как и бумажный, ЭДО может быть внутренним, внешним и юридически значимым. Как и бумажный, электронный документ может быть заверен или нет подписью ответственного лица. Рассмотрим виды электронных подписей и их применение в ЭДО.
Руководство пользователя ЭДО
Справочные материалы и инструкции есть в сервисе Диадок. Они находятся в разделе «Справочная» на зеленом фоне, расположенном по левому краю.
Руководство пользователя можно найти в «Центре поддержки». Для это нужно нажать в правом верхнем углу на иконку со знаком вопроса. Кроме этого, вы можете кликнуть на ссылку «Помощь» в подвале сайта.
Также подробную пошаговую инструкцию по работе в ЭДО через Диадок можно найти на нашем сайте. Для этого нужно в правой нижней части экрана нажать на «Центр поддержки» и в новом окне выбрать «Руководство пользователя».
Электронная подпись необходима, чтобы сдавать отчетность, участвовать в закупках, вести юридически значимый электронный документооборот, подавать арбитражные иски, обращаться в госорганы и т.д. Посмотрим, в каких ситуациях без нее точно не обойтись.
29 августа 2017
В России применение электронной подписи регулируется федеральным законом от 06.04.2013 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон устанавливает виды электронных подписей, правила признания юридической силы подписанных документов, правила выдачи и использования электронной подписи.
В России используют три вида электронной подписи:
- простую,
- усиленную неквалифицированную,
- усиленную квалифицированную.
Подробнее о каждом из видов можно прочитать в этой статье.
Простая и неквалифицированная электронная подпись придают документу юридическую силу только на основании нормативных актов, выпущенных Правительством РФ, или договоренностей между участниками электронного документооборота. В обоих случаях должна быть возможность проверить личность подписанта.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью обладает такой же юридической силой, как и бумажный, который завизирован собственноручной подписью.
Если действующее законодательство не обязывает применять конкретный вид подписи для тех или иных действий, то участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи по договоренности между собой.
Использование ЭП в частной жизни
С квалифицированной электронной подписью физические лица могут:
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
- это усиленная электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует отправителя и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся.
Применяется неквалифицированная электронная подпись для документов, которые не требуют заверения печатью . Как правило, такую подпись используют во внутренних системах электронного документооборота компаний.
НЭП приравнивает документ к собственноручно подписанному с печатью организации только в случае, если это установлено регламентом информационной системы, в котором используется данный вид подписи, либо соглашением сторон, участвующих в электронном документообороте.
Этот вид ЭП выпускается с использованием специального программного комплекса.
Как подписать документ в Диадоке
Электронную подпись нельзя в прямом виде «поставить» на документ. Файл подписи создается криптографическим способом, когда пользователь обращается к сертификату КЭП. То есть подписание — это формирование файла подписи для конкретного документа.
Сам процесс зависит от того, где пользователь хранит свой сертификат КЭП для ЭДО , который позволяет проверить подлинность подписи:
- Если на ПК или в реестре — нажмите «Подписать» в ящике Диадока. Система обратится к сертификату и сформирует файл КЭП.
- Если на съемном носителе, предварительно нужно вставить флешку или рутокен (гораздо реже — дискету, съемный жесткий диск) в компьютер или ноутбук, чтобы система увидела сертификат.
Рассмотрим, как подписать документ в системе ЭДО Диадок. В первую очередь нужно понять, есть ли у сотрудника право подписывать документы. Это можно проверить на вкладке «Настройки» в разделе «Персональные настройки». Если подписание недоступно, нужно обратиться к администратору ящика вашей компании в Диадоке.
В Диадоке можно подписывать каждый документ по отдельности или сразу несколько документов.
Перейдите на вкладку с входящими документами. Для подписания одного документа откройте его, нажав на ссылку с названием. На странице документа кликните кнопку «Подписать».
Чтобы подписать один или больше документов, отметьте галочками нужные документы на странице входящих и нажмите кнопку «Подписать».
После нажатия на кнопку «Подписать» появится окно, в котором нужно подтвердить действие. Выберите «Подписать и завершить документооборот». Статус документа изменится на «Подписан».
В случае с исходящими документами применение электронной подписи в документообороте происходит следующим образом. Вы формируете документ, вносите необходимые сведения в форму. После нажатия на кнопку «Подписать» документ сразу отправится контрагенту.
Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.
Электронный документооборот (ЭДО) набирает обороты, все больше организаций начинают им пользоваться. В этой статье мы изучим процесс перехода на ЭДО, инструкцию по началу работы в сервисе и основные моменты взаимодействия с контрагентами.
Для отправки электронных документов контрагентам необходимо подключиться к оператору ЭДО. Сервис Контур.Диадок предназначен для мгновенного обмена документами, которые подписаны электронной подписью и обладают юридической силой. Их можно использовать в суде и представлять в контролирующие органы.
Начать пользоваться Диадоком просто — переходите на ЭДО с Контуром
Работа с контрагентами
Отправленное приглашение вы увидите во вкладке «Ожидается ответ», а после его принятия организация окажется в списке ваших контрагентов.
Если кто-то отправил вам запрос, уведомления найдете в разделе «Приглашают вас».
Использование ЭП в работе
Участие в электронных торгах
Больше половины закупок всех бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов. До июля 2018 года для участия в госзакупках нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе».
С помощью НЭП участники госзакупок аккредитуются на электронных торговых площадках и подписывают контракты в случае победы в закупке. Но специалисты рекомендуют сразу же оформить КЭП, необходимую для других действий, связанных с участием в госзакупках: например, она нужна, чтобы оформить банковскую гарантию через интернет, обратиться в ФАС или арбитраж.
Кроме того, КЭП подойдет для участия в электронных закупках компаний с госучастием и коммерческий компаний, которые тоже проводят часть своих закупок на электронных площадках.
Чтобы приобрести подходящую электронную подпись для участия в торгах в качестве поставщика, уточните требования к виду подписи на тех площадках, на которых планируете участвовать в электронных торгах.
Планируете участвовать в электронных торгах впервые? СКБ Контур поможет разобраться в сложных процедурах государственных и коммерческих торгов с помощью услуги Сопровождение торгов. Вы пройдете полный цикл от аккредитации на площадке до подписания контракта вместе с нашими специалистами. Услуги сопровождения торгов предотвратят ошибки, которые допускают новички. Мы проанализируем документацию, правильно составим и подадим заявки. Для победы вам останется подготовить конкурентное предложение.
Отчетность в ЕГАИС ФСРАР
Особняком стоит взаимодействие с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) ФСРАР. Система создана, чтобы контролировать алкогольный рынок: производство, оптовую и розничную продажу спиртосодержащих напитков.
Для подключения к системе и взаимодействия с ней организации или индивидуальному предпринимателю нужна специальная квалифицированная электронная подпись — КЭП для ЕГАИС ФСРАР. Это связано с требованиями безопасности и техническими особенностями ключевых носителей: криптографические операции происходят в самом носителе, а не на компьютере пользователя.
Электронный документооборот
Все больше организаций, особенно с большим количеством контрагентов, переходят на электронный документооборот, оценив плюсы этой технологии:
- быстрый обмен любыми документами, в том числе бухгалтерской «первичкой»,
- сокращение издержек на обработку и передачу документов.
По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи, но гарантом юридической силы электронных документов без подписания дополнительных соглашений между участниками документооборота является только КЭП. Кроме того, государство установило обязанность использовать квалифицированную электронную подпись для счетов-фактур.
Подключение к сервису
Если организация еще не работает в Диадоке
Для подключения к сервису пользователю нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для этого необходимо оставить заявку на сайте.
Если КЭП уже есть, откройте страницу установочного диска, нажмите на кнопку «Установить» и следуйте инструкции. На рабочем столе появится ярлык Диадока. При входе выберите сертификат вашей организации. Готово!
Если организация уже подключена к Диадоку
Читайте также: