Сделать сводку в экселе с макросами на создание новых суток с чистыми полями
Макрос записывается двумя способами: автоматически и вручную. Воспользовавшись первым вариантом, вы просто записываете определенные действия в Microsoft Excel, которые выполняете в данный момент времени. Потом можно будет воспроизвести эту запись. Такой метод очень легкий и не требует знания кода, но применение его на практике довольно ограничено. Ручная запись, наоборот, требует знаний программирования, так как код набирается вручную с клавиатуры. Однако грамотно написанный таким образом код может значительно ускорить выполнение процессов.
Фильтры данных (информации из баз данных Excel)
- положительные фильтры – пропускают в результирующий файл информацию, которая совпала хотя бы с одним из эталонов, а остальную игнорируют…
- отрицательные фильтры – выбрасывают любую информацию, которая совпала хотя бы с одним из эталонов, и только оставшуюся пропускают в результирующий файл…
- суммирование данных по 3-5 конкретным городам – резонно использовать положительный фильтр;
- суммирование данных по всем городам, кроме Москвы и Санкт-Петербурга – здесь удобнее отрицательный фильтр;
Функция формирования фильтров для сводной таблицы (по массиву эталонных строковых значений) написана и есть в коде…
Определение полей сводной таблицы с Итоговыми данными (здесь суммами значений).
Итоговые данные (не обязательно суммирование) всегда представляют исключительный интерес… Правда?
Таких полей в сводной таблице может быть несколько, но в моем примере на «листе данных» больше нет числовых полей, поэтому и суммирование проводить больше, как по полю «Количество», не уместно…
svT.AddDataField svT.PivotFields("Количество"), "Сумма по полю Количество", xlSum
И вот, результат.
Безошибочность работы макроса в разы превышает возможности человека…
Про скорость я уж вообще не говорю…, Ни каких сравнений…
Поэтому, изучать язык программирования VBA очень интересно и выгодно.
Долго…? Времени на изучение жалко…?
В принципе… это не обязательно… Как не обязательно знать электронную начинку телевизора, чтобы использовать этот телевизор по назначению…
Если Вы сотрудничаете с программистом, то Вам останется – указать минимум данных и запустить уже готовый макрос… Все.
Пробуйте…
В данном примере представлены исходные коды и описания для макросов, которые позволяют настраивать и форматировать любые сводные таблицы.
Корректируем макрос
Созданный макрос можно изменить. Самая распространенная причина, которая приводит к такой необходимости – сделанные при записи ошибки. Вот как можно отредактировать макрос:
Как выделить повторяющиеся значения в Excel разными цветами?.
Пример удобного макроса для автоматической подсветки добирающихся значений ячеек разными цветами. Как выделить разным цветом дубликаты ячеек?
Макрос для поиска ближайшего значения заданному на всех листах книги Excel.
Готовое решение для поиска на всех листах рабочей книги как точного, так и максимально приближенного исходного значения. VBA код макрос для нахождения и получения числа с любого листа книги.
Макрос для слияния данных при серийной печати рассылок в Excel.
Альтернатива инструменту слияния в Word для печати рассылок прямо из Excel. Исходный код макроса, который выполняет слияние данных для серийной печати рассылок.
Макросы для фильтра сводной таблицы в Excel.
Как автоматизировать фильтр в сводных таблицах с помощью макроса? Исходные коды макросов для фильтрации и скрытия столбцов в сводной таблице.
Макрос позволяет рассчитать процент в сводной таблице Excel.
Как быстро преобразовать значения сводной таблицы на доли в процентном соотношении к общим итогам по строкам и по столбцам? Исходные коды макросов для работы с процентами.
Макрос для настройки полей и форматирования сводной таблицы.
Управление полями сводной таблицы с помощью макроса. Исходный код VBA-макроса для настройки и изменения структуры в сводных таблицах.
Макрос для создания сводной таблицы в Excel.
Как автоматически сгенерировать сводную таблицу с помощью макроса? Исходный код VBA для создания и настройки сводных таблиц на основе исходных данных.
VBA макрос для поиска скрытых строк и столбцов на листе Excel.
Поиск всех скрытых строк и столбцов на рабочем листе с помощью VBA-макроса. Исходные коды макросов для получения сводной информации о скрытых строках и столбцах рабочего листа.
Макрос для копирования и переименования листов Excel.
Как одновременно копировать и переименовывать большое количество листов одним кликом мышкой? Исходный код макроса, который умеет одновременно скопировать и переименовать любое количество листов.
Excel предоставляет широкие возможности для сбора, хранения и обработки большого объема данных. Однако с уверенностью можно сказать, что данные – это еще не все. Важно также способность и наличие возможности группировки значений данных, чтобы можно было получать какую-то информацию и презентовать ее в удобный вид для визуального анализа. Именно для реализации решений такого рода задач и служат сводные таблицы Excel. А если для создания сводных таблиц использовать макрос, получим неограниченные возможности.
Проверка вводимых данных в Excel (ключевых для работы макроса)
Видимо, название листа с целевыми данными (в отличие от предыдущего файла) было изменено, но Вам всего лишь нужно уточнить (посмотреть) как именуется лист в новом файле и вбить новое название в ячейку «В2». Именно так! Не переименовывать лист под требования макроса, а изменить ключевые данные для макроса… Ведь те, кто создавал для Вас файл данных, по каким-то причинам переименовали Лист…, то есть, с большой вероятностью, и в следующем файле (например, через месяц) Лист будет называться по-новому…
Абсолютная и относительная запись макроса
Вы уже знаете про абсолютные и относительные ссылки в Excel? Если вы используете абсолютную ссылку для записи макроса, код VBA всегда будет ссылаться на те же ячейки, которые вы использовали. Например, если вы выберете ячейку A2 и введете текст “Excel”, то каждый раз – независимо от того, где вы находитесь на листе и независимо от того, какая ячейка выбрана, ваш код будет вводить текст “Excel” в ячейку A2.
Если вы используете параметр относительной ссылки для записи макроса, VBA не будет привязываться к конкретному адресу ячейки. В этом случае программа будет “двигаться” относительно активной ячейки. Например, предположим, что вы уже выбрали ячейку A1, и вы начинаете запись макроса в режиме относительной ссылки. Теперь вы выбираете ячейку A2, вводите текст Excel и нажмите клавишу Enter. Теперь, если вы запустите этот макрос, он не вернется в ячейку A2, вместо этого он будет перемещаться относительно активной ячейки. Например, если выбрана ячейка B3, она переместится на B4, запишет текст “Excel” и затем перейдет к ячейке K5.
Теперь давайте запишем макрос в режиме относительных ссылок:
Макрос в режиме относительных ссылок будет сохранен.
Теперь сделайте следующее.
Как вы заметите, макрос записал текст “Excel” не в ячейки A2. Это произошло, потому что вы записали макрос в режиме относительной ссылки. Таким образом, курсор перемещается относительно активной ячейки. Например, если вы сделаете это, когда выбрана ячейка B3, она войдет в текст Excel – ячейка B4 и в конечном итоге выберет ячейку B5.
Вот код, который записал макрорекодер:
Обратите внимание, что в коде нет ссылок на ячейки B3 или B4. Макрос использует Activecell для ссылки на текущую ячейку и смещение относительно этой ячейки.
Не обращайте внимание на часть кода Range(«A1»). Это один из тех случаев, когда макрорекодер добавляет ненужный код, который не имеет никакой цели и может быть удален. Без него код будет работать отлично.
Чтобы записать макрос, следует:
- Войти во вкладку «разработчик».
- Выбрать запись макроса.
- Выбрать имя макроса (в имени нельзя использовать пробелы и дефисы);
- Можно выбрать сочетание клавиш, при нажатии которых будет начинаться запись макроса;
- Выбрать место сохранения:
— при сохранении в «Эта книга» макрос будет работать только в текущем документе;
— при сохранении в «Личная книга» макрос будет работать во всех документах на Вашем компьютере.
- Можно добавить описание макроса, оно поможет Вам вспомнить, какие действия совершает макрос.
- Нажать «Ок».
- Если вы не указали сочетание клавиш, запись начнется сразу после нажатия кнопки «Ок».
- Когда идет запись, Вы должны совершать требуемую последовательность действий.
- Когда закончите, нажимайте кнопку остановить запись.
Записанные макросы отображаются в книге макросов.
Чтобы их посмотреть следует нажать кнопку «макросы». В появившемся окне появится список макросов. Выберете нужный макрос и нажмите «Выполнить».
Макросы, находящиеся в книге можно редактировать. Для этого нужно выбрать макрос и нажать кнопку «Изменить». При нажатии на кнопку «Изменить» откроется редактор макросов с записанным на языке VBA скриптом.
Редактор Visual Basic
В Excel есть встроенный редактор Visual Basic , который хранит код макроса и взаимодействует с книгой Excel. Редактор Visual Basic выделяет ошибки в синтаксисе языка программирования и предоставляет инструменты отладки для отслеживания работы и обнаружения ошибок в коде, помогая таким образом разработчику при написании кода.
Запуск макроса
Для проверки того, как работает записанный макрос, выполним несколько простых действий.
-
Кликаем в том же блоке инструментов «Код» по кнопке «Макросы» или жмем сочетание клавиш Alt + F8.
Диалоговые окна Windows в макросах Word и Excel
Конечно, не очень сложно указать путь к требуемой книге Excel (ключевые данные для макроса в ячейке «В1»), но удобнее, как только Вы перешли в ячейку «В1» увидеть стандартное диалоговое окно Windows, специально предназначенное для открытия файлов и открыть книгу через него.
При этом в ячейку «В1» автоматически запишется имя открытой книги… В общем, сразу двух зайцев убиваем… И книга открыта, и макрос имеет на 100% безошибочные данные…
Форматирование сводной таблицы макросом
Созданная по умолчанию сводная таблица в большинстве случаев не соответствует желаемому уровню читабельности для пользователей. Как минимум нужно ей задать все необходимые форматы для отображения числовых значений. Следующий код макроса позволяет автоматически присвоить желаемый стиль для отображения чисел в денежном формате:
Снова нажмите комбинацию горячих клавиш (ALT+F8) или выберите: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Макросы»-«FormatDeneg» и нажмите «Выполнить».
Данный код необходимо записать в тот же самый модуль, в котором находятся коды других макросов.
В результате действия этого короткого и простого макроса все числовые значения в таблице будут преобразованы в денежный формат рублей (с разделителем тысяч и без копеек). Запустив макрос «FormatDeneg» сводная, таблица приобретет следующий вид:
В коде макроса мы использовали свойство NumberFormat, которое играет главную роль в форматировании чисел. В параметрах свойства мы просто указываем тип формат для отображения значения. Разновидность типов можно взять из списка: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Формат»-«Формат ячеек» (CTRL+1).
В появившемся окне на закладке «Число» выберите опцию «(все форматы)» из списка «Числовые форматы:». В правом поле «Тип:» можно подобрать свой желаемый параметр для свойства NumberFormat.
Обратите внимание! В конце строки параметра мы с помощью символа амперсанта добавляем непечатный символ, который возвращает функция ChrW(8381). Данная функция позволяет там вводить непечатные символы Unicode. А код 8381 в ее аргументе – это юникод непечатного символа рубля ₽
Подобными способами можно форматировать всю сводную таблицу используя другие сроки кода макроса. Просто нужно менять параметры для свойств (присваивать толщину и типы линий границ, изменять цвета фонов ячеек и т.п.).
Создание графической кнопки на листе Excel
Данный способ доступен для любой из версий MS Excel и заключается он в том, что мы вынесем кнопку прямо на наш рабочий лист как графический объект. Для этого вам нужно:
- В MS Excel 2003 и более старше переходите в меню «Вид», выбираете «Панель инструментов» и нажимаете кнопку «Формы».
- В MS Excel 2007 и более новее вам нужно на вкладке «Разработчик» открыть выпадающее меню «Вставить» и выбрать объект «Кнопка».
После всего этого вы должны нарисовать кнопку на вашем листе при зажатой левой кнопке мыши. После окончания процесса рисования включится автоматически окошко, где вам нужно будет выбрать тот макрос, который обязан, выполнятся при нажатии на вашей кнопке.
Определение строк сводной таблицы.
На этом этапе важно определить уровни группировки данных (по Вашему желанию или желанию Вашего руководства).
With svT.PivotFields("Препарат")
.Orientation = xlRowField
.Position = 1
End With
With svT.PivotFields("Упаковка")
.Orientation = xlRowField
.Position = 2
End With
Как видим, здесь в группу «Препарат» попали все виды упаковок данного лекарства.
«Пример создания Сводной таблицы макросом VBA Excel (эксель)»
В процессе профессиональной деятельности, оператор-аналитик многократно выполняет перегруппировку исходных (сырых) данных в тот формат, который удобен ему для анализа (например: таблица, график, диаграмма). Это может быть фильтрация, сортировка, создание сводных таблиц и т.д. …
Вспомните и проанализируйте свою повседневную работу…
Как часто Вам приходится выполнять однотипные операции с однотипными файлами?
Это и есть - работа по определенному алгоритму…
А значит, эту работу можно запрограммировать и поручить компьютеру…
Исходных данных может быть много!
Возможно, это будет множество листов во множестве книг Excel !
Результатов тоже может быть много (я имею в виду получение промежуточных результатов), но цель (или конечный результат) должна быть ясна и четко обозначена…
Один макрос может прочитать мегабайты данных из разных источников (обязательно предварительно указанных) и создать несколько новых файлов (или дописать информацию в существующие файлы)…
Пример создания Сводной таблицы макросом VBA Excel (эксель)
Хочу сразу оговориться, что многие авторитетные сайты, не считают задачу формирования сводной таблицы средствами VBA уместной. По их мнению, прекрасный инструментарий Excel позволяет с наименьшими трудностями обходиться без макросов в этом вопросе… Но, ко мне обращались, представители аналитического сообщества, которым скучно, и неприятно утомительно, из раза в раз устанавливать десятки флажков (checkbox) по нескольким полям большой Базы данных…. Так что все зависит от конкретного случая…. Для кого-то это решение может стать лучшим….
Определение фильтров сводной таблицы.
На этом этапе определяем фильтры, по которым макрос создаст сводную таблицу, но подкорректировать эти фильтры возможно будет и в ручную… Excel для этого предоставляет удобные возможности.
'добавляем эталонные строковые значения в массив необходимого размера
ReDim ar(0 To 5)
ar(0) = "Москва":
ar(1) = "г Москва":
ar(2) = "Москва г":
ar(3) = "Москва, ТЦ ""Малая Родина""":
ar(4) = "г Владимир":
ar(5) = "Зеленоград"
А сейчас формируем положительный фильтр по этим нескольким значениям
FilterPlusMinus True, ar, "Город" 'оставляет только указанные города
Или отрицательный фильтр (результат показан на Рис.4)
FilterPlusMinus False, ar, "Город" 'оставляет города, за исключением указанных
Конечно, фильтр, допускающий только одно значение выглядит проще…
'добавление фильтра с одним значением
With ActiveSheet.PivotTables(tNam).PivotFields("Поставщик")
.Orientation = xlPageField
.Position = 1
End With
svT.PivotFields("Поставщик").ClearAllFilters
svT.PivotFields("Поставщик").CurrentPage = "Санофи Россия"
А это фильтр, который по умолчанию фильтром не является, так как пропускает любые значения…, но все же есть смысл его добавить к сводной таблице, чтобы иногда… (в некоторых трудно прогнозируемых случаях), можно было его подстроить вручную…
'добавление фильтра со всеми значениями (для ручной корректировки в процессе анализа)
With ActiveSheet.PivotTables(tNam).PivotFields("Плательщик")
.Orientation = xlPageField
.Position = 1
End With
svT.PivotFields("Плательщик").CurrentPage = "(All)"
Вариант 1: Автоматическая запись макросов
Прежде чем начать автоматическую запись макросов, нужно включить их в программе Microsoft Excel. Для этого воспользуйтесь нашим отдельным материалом.
Подробнее: Включение и отключение макросов в Microsoft Excel
Когда все готово, приступаем к записи.
-
Перейдите на вкладку «Разработчик». Кликните по кнопке «Запись макроса», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Код».
Расширение файлов Excel, которые содержат макросы
Когда вы записываете макрос или вручную записываете код VBA в Excel, вам необходимо сохранить файл с расширением файла с поддержкой макросов (.xlsm).
До Excel 2007 был достаточен один формат файла – .xls. Но с 2007 года .xlsx был представлен как стандартное расширение файла. Файлы, сохраненные как .xlsx, не могут содержать в себе макрос. Поэтому, если у вас есть файл с расширением .xlsx, и вы записываете / записываете макрос и сохраняете его, он будет предупреждать вас о сохранении его в формате с поддержкой макросов и покажет вам следующее диалоговое окно:
Если вы выберете “Нет”, Excel сохранить файл в формате с поддержкой макросов. Но если вы нажмете “Да”, Excel автоматически удалит весь код из вашей книги и сохранит файл как книгу в формате .xlsx. Поэтому, если в вашей книге есть макрос, вам нужно сохранить его в формате .xlsm, чтобы сохранить этот макрос.
Редактирование макроса
Естественно, при желании вы можете корректировать созданный макрос, чтобы всегда поддерживать его в актуальном состоянии и исправлять некоторые неточности, допущенные во время процесса записи.
-
Снова щелкаем на кнопку «Макросы». В открывшемся окне выбираем нужный и кликаем по кнопке «Изменить».
Создание макросов
В Эксель создать макросы можно вручную или автоматически. Последний вариант предполагает запись действий, которые мы выполняем в программе, для их дальнейшего повтора. Это достаточно простой способ, пользователь не должен обладать какими-то навыками кодирования и т.д. Однако, в связи с этим, применить его можно не всегда.
Чтобы создавать макросы вручную, нужно уметь программировать. Но именно такой способ иногда является единственным или одним из немногих вариантов эффективного решения поставленной задачи.
Создание сводных таблиц макросом
Источник информации для сводных таблиц всегда один и тот же – база данных. Набор данных образующих базу для обработки в Excel может быть не только на листах рабочей книги, а также и во внешних источниках.
Для описания способа создания сводных таблиц средствами процедур VBA будет использоваться таблица, которая содержит данные по месяцам о оборотах семи магазинов фирмы за последние несколько лет деятельности.
Тестовая база для примера состоит из сгруппированных данных в 21 строке. Благодаря использованию сводных таблиц можно в читабельный вид презентовать изменение данных и извлечь соответственные результаты анализа.
Список данных по каждому месяцу определенного года содержит информацию о размере оборотов в отдельных магазинах фирмы. В таблице включен режим автофильтра, чтобы упростить на сколько возможно предварительный визуальный анализ данных.
С помощью макроса VBA создадим из этого большого объема данных читабельный и удобный для визуального анализа отчет в виде сводной таблице. Нам нужна сводная таблица отчета, в котором без труда можно прочитать интересующую нас информацию без визуального анализа сотен строк в исходной базе данных.
В данном примере создание сводной таблицы VBA-макросом будет достаточно простым. Простота решения будет достигнута за счет симуляции использования подобных параметров и действий, которые предоставляет к распоряжению мастер сводных таблиц в Excel. Используя экземпляр объекта PivotCaches запишем настройки своей сводной таблицы присвоив ей определенное имя. Это позволит потом непосредственно ссылаться на сводную таблицу в любой части кода. Для создания сводной таблицы используя макрос будем использовать метод PivotTableWizard. На этом же шаге будем использовать возможности объекта PivotFields, в котором определим структуру сводной таблицы с учетом исходных данных источника.
Написание кода макросов в Excel всегда начинается с открытия VBA-редактора (ALT+F11): «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Visual Basic».
Затем создадим модуль где будет храниться исходный код. Для этого выберите инструмент в редакторе VBA: «Insert»-«Module». В появившемся окне модуля введите следующий VBA-код макроса:
Sub CreateTableM()
ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= "Лист1!A1:D21" ).CreatePivotTable TableDestination:= "" , TableName:= "ТаблицаМ"
With ActiveSheet
.Name = "Анализ"
.PivotTableWizard TableDestination:=ActiveSheet.Cells(3, 1)
End With
With ActiveSheet.PivotTables( "ТаблицаМ" )
.SmallGrid = True
.PivotFields( "Оборот" ).Orientation = xlDataField
.PivotFields( "Год" ).Orientation = xlPageField
.PivotFields( "Месяц" ).Orientation = xlRowField
.PivotFields( "Магазины" ).Orientation = xlColumnField
End With
End Sub
Теперь достаточно лишь запустить макрос выбрав инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Макросы»-«CreateTableM»-«Выполнить»:
В результате будет автоматически сгенерированная сводная таблица с помощью макроса.
Отображение вкладки “Разработчик” в ленте меню
Перед тем как записывать макрос, нужно добавить на ленту меню Excel вкладку “Разработчик”. Для этого выполните следующие шаги:
- Щелкните правой кнопкой мыши по любой из существующих вкладок на ленте и нажмите «Настроить ленту». Он откроет диалоговое окно «Параметры Excel».
- В диалоговом окне «Параметры Excel» у вас будут параметры «Настроить ленту». Справа на панели «Основные вкладки» установите флажок «Разработчик».
- Нажмите «ОК».
В результате на ленте меню появится вкладка “Разработчик”
Создание кнопки для запуска макросов в панели инструментов
Как я говорил ранее вы можете вызывать процедуру макроса горячей комбинацией клавиш, но это очень утомительно помнить какую комбинацию кому назначена, поэтому лучше всего будет создание кнопки для запуска макроса. Кнопки создать, возможно, нескольких типов, а именно:
- Кнопка в панели инструментов в MS Excel 2003 и более старше. Вам нужно в меню «Сервис» в пункте «Настройки» перейти на доступную вкладку «Команды» и в окне «Категории» выбрать команду «Настраиваемая кнопка» обозначена жёлтым колобком или смайликом, кому как понятней или удобней. Вытащите эту кнопку на свою панель задач и, нажав правую кнопку мыши по кнопке, вызовите ее контекстное меню, в котором вы сможете отредактировать под свои задачи кнопку, указав для нее новую иконку, имя и назначив нужный макрос.
- Кнопка в панели вашего быстрого доступа в MS Excel 2007 и более новее. Вам нужно клацнуть правой кнопкой мышки на панели быстрого доступа , которое находится в верхнем левом углу окна MS Excel и в открывшемся контекстном меню выбираете пункт «Настройка панели быстрого доступа». В диалоговом окне настройки вы выбираете категорию «Макросы» и с помощью кнопки «Добавить» вы переносите выбранный со списка макрос в другую половинку окна для дальнейшего закрепления этой команды на вашей панели быстрого доступа.
Макрос для обновления сводной таблицы в Excel
Для примера воспользуемся тестовой сводной таблицей из предыдущего примера: Макрос для создания сводной таблицы в Excel.
Данной сводной таблице уже присвоено внутреннее имя «ТаблицаМ» (как описано в предыдущем примере, перейдите по ссылке выше картинки). Каждая сводная таблица состоит из 4-ох видов полей:
Поля фильтров содержат ту часть таблицы исходных данных, которые необходимо проанализировать уже в сводной таблице. В примере следует проанализировать объем оборотов по отдельным магазинам фирмы. Как поле колон, так и поле строк определяет соответственно ту часть исходных данных, которую необходимо сортировать по строкам или по столбцам. Нет здесь определенного правила – все зависит от желаемого результата, который необходимо получить.
В данном примере определено:
- Столбец в исходных данных «Год» – находиться в поле фильтров.
- «Месяц» – определен как поле строк.
- «Магазины» – подчиненный к полю колон.
- «Оборот» – это поле значений, соответственно.
Далее рассмотрим, как изменять значения полей сводной таблицы с помощью макроса.
С помощью блока опций для второго конструктора With собираем расположение полей в сводной таблице. Текущие настройки полей при создании сводной таблицы определяются следующими строками кода макроса:
With ActiveSheet.PivotTables("ТаблицаМ")
.SmallGrid = True
.PivotFields("Оборот").Orientation = xlDataField
.PivotFields("Год").Orientation = xlPageField
.PivotFields("Месяц").Orientation = xlRowField
.PivotFields("Магазины").Orientation = xlColumnField
End With
Как видно из структуры данной части кода, каждое с полей сводной таблицы определяется отдельной строкой макроса. Ведь эта часть кода находиться внутри конструктора, который начинается с инструкции With. Если бы мы не использовали конструктор, тогда эти свойства и методы необходимо было бы каждый раз добавлять к объекту:
Примечание. «ТаблицаМ» – это внутреннее имя таблицы, которое было ей присвоено при создании для того, чтобы на нее было легче ссылаться в том числе и в коде макроса.
И к такому объекту должно относиться каждое поле настраивая порядок полей для сводной таблицы.
Заголовки столбцов, которые необходимо упорядочить определенным полем указываем (в скобках) как аргумент в методе PivotFields перед его свойством Orientation. В конце строки указываем параметром, какое поле было определено. Для этого к распоряжению язык VBA предоставляет нам выше упоминаемые 4 типа полей:
Поля | Код VBA |
ФИЛЬТРЫ | xlPageField |
СТРОКИ | xlRowField |
КОЛОННЫ | xlColumnField |
ЗНАЧЕНИЯ | xlDataField |
С помощью этих 4 строк VBA-кода макроса можно полностью изменить и по-другому настроить сводную таблицу. Разные настройки полей можно генерировать простейшими макросами, благодаря чему можно моментально перенастроить структуру любой сводной таблицы. Так даже намного удобнее, чем вручную перетягивать мышкой поля на уровне пользовательского интерфейса для настройки сводной таблицы в Excel.
Создадим макрос для изменения и настройки полей сводной таблицы. Откройте редактор макросов (ALT+F11) и создайте модуль если он еще не создан: «Insert»-«Module».
Введете код макроса, в результате которого будет выполнена автоматическая перенастройка структуры сводной таблицы с помощью изменения расположения полей для заголовков исходной таблицы «Магазины» и «Год»:
Sub ChangeTableM()
With ActiveSheet.PivotTables( "ТаблицаМ" )
.PivotFields( "Магазины" ).Orientation = xlPageField
.PivotFields( "Год" ).Orientation = xlColumnField
End With
End Sub
Чтобы запустить макрос нажмите комбинацию горячих клавиш (ALT+F8) или выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Макросы»-«ChangeTableM» и нажмите на кнопку «Выполнить».
В результате сводная таблица автоматически изменит свою структуру как показано на рисунке.
Обратите внимание! В первой версии структуры сводной таблицы поле страницы служило для выбора года, относительного к соответственным показателям оборота магазинов фирмы. А теперь поле страниц служит для выбора соответственного магазина фирмы. В то же время года находятся в заголовках столбцов (поле КОЛОННЫ).
Создать макрос в Excel с помощью макрорекордера
Для начала проясним, что собой представляет макрорекордер и при чём тут макрос.
Макрорекордер – это вшитая в Excel небольшая программка, которая интерпретирует любое действие пользователя в кодах языка программирования VBA и записывает в программный модуль команды, которые получились в процессе работы. То есть, если мы при включенном макрорекордере, создадим нужный нам ежедневный отчёт, то макрорекордер всё запишет в своих командах пошагово и как итог создаст макрос, который будет создавать ежедневный отчёт автоматически.
Этот способ очень полезен тем, кто не владеет навыками и знаниями работы в языковой среде VBA. Но такая легкость в исполнении и записи макроса имеет свои минусы, как и плюсы:
- Записать макрорекордер может только то, что может пощупать, а значит записывать действия он может только в том случае, когда используются кнопки, иконки, команды меню и всё в этом духе, такие варианты как сортировка по цвету для него недоступна;
- В случае, когда в период записи была допущена ошибка, она также запишется. Но можно кнопкой отмены последнего действия, стереть последнюю команду которую вы неправильно записали на VBA;
- Запись в макрорекордере проводится только в границах окна MS Excel и в случае, когда вы закроете программу или включите другую, запись будет остановлена и перестанет выполняться.
Для включения макрорекордера на запись необходимо произвести следующие действия:
- в версии Excel от 2007 и к более новым вам нужно на вкладке «Разработчик» нажать кнопочку «Запись макроса»
- в версиях Excel от 2003 и к более старым (они еще очень часто используются) вам нужно в меню «Сервис» выбрать пункт «Макрос» и нажать кнопку «Начать запись».
Следующим шагом в работе с макрорекордером станет настройка его параметров для дальнейшей записи макроса, это можно произвести в окне «Запись макроса», где:
- поле «Имя макроса» — можете прописать понятное вам имя на любом языке, но должно начинаться с буквы и не содержать в себе знаком препинания и пробелы;
- поле «Сочетание клавиш» — будет вами использоваться, в дальнейшем, для быстрого старта вашего макроса. В случае, когда вам нужно будет прописать новое сочетание горячих клавиш , то эта возможность будет доступна в меню «Сервис» — «Макрос» — «Макросы» — «Выполнить» или же на вкладке «Разработчик» нажав кнопочку «Макросы» Sub MyMakros()
Dim polzovatel As String
Dim data_segodnya As Date
polzovatel = Application.UserName
data_segodnya = Now
MsgBox "Макрос запустил пользователь: " & polzovatel & vbNewLine & data_segodnya
End Sub
Примечание. Если в главном меню отсутствует закладка «РАЗРАБОТЧИК», тогда ее необходимо активировать в настройках: «ФАЙЛ»-«Параметры»-«Настроить ленту». В правом списке «Основные вкладки:» активируйте галочкой опцию «Разработчик» и нажмите на кнопку ОК.
Описание VBA-кода макроса для создания сводной таблицы Excel
Данный исходный код макроса позволяет автоматически сгенерировать сводную таблицу, такую же как показано на рисунке 4. Первая строка кода выглядит весьма необычно, но жизненно необходима для дальнейшей работы программы. Она содержит набор базовых параметров для коллекции PivotCaches, которые будут применены к создаваемой сводной таблице. В первом свойстве SourceType объявляется источник для загрузки данных в бедующую сводную таблицу. Параметр xlDatabase говорит нам о том, что исходные данные берутся с рабочего листа Excel.
Используя свойство SourceData задаем ссылку на диапазон ячеек, в котором находиться исходные данные предназначенные для последующей обработки. Указывая адрес ссылки в форме Лист1!A1:D21, мы определяем целый диапазон таблицы с исходными данными включая ее заголовки столбцов. Оба свойства (SourceType и SourceData) являются здесь аргументами для метода Add, который выполняет функцию сбора информации – аналогично инструкциям выполняемых при работе с мастером сводных таблиц. Функция создания сводной таблицы реализуется методом .CreatePivotTable, для которого так же необходимо указать следующие параметры.
Свойство TanleDestination позволяет установить место для вставки будущей сводной таблицы. Если есть необходимость вставить таблицу в конкретном месте выбранного листа, тогда следует указать здесь адрес ячейки для вставки. А если же необходимо создать сводную таблицу на новом листе, тогда достаточно указать пустую строку (“”) в качестве параметра. С помощью свойства TableName присваиваем внутреннее имя будущей таблицы, в данном примере это «ТаблицаМ». Обратите внимание, что название таблицы отличается от названия листа, в котором она будет находится. Благодаря присвоению внутреннего имени для создаваемой таблицы, появляется возможность отличать ее от многих других таблиц. Но самое главное преимущество – это возможность непосредственно ссылаться к таблице через имя, вместо того чтобы каждый раз указывать место и диапазон, где будет находиться сводная таблица.
Далее с помощью инструкции конструктора With собираем блок инструкций методов, свойств и параметров структуры. Все дальнейшие опции будут реализованы внутри свойства ActiveSheet. То есть будут касаться листа, в котором будет создана сводная таблица.
Свойством Name мы определяем имя для нового листа – в данном примере это имя «Анализ». Если нужно задать для нового листа имя такое же как у новой сводной таблицы (Таблица М), тогда эту задачу лучше всего реализовать именно на данном этапе написания кода макроса.
В следующей строке определяем место на новом листе, где будет сгенерирована сводная таблица. Указывая для параметра TanleDestination свойство:
Так мы определяем, что таблица будет сгенерирована в третьей строке и в первом столбце листа. То есть в ячейке A3. Эти строки кода определяют базовую информацию о сводной таблице. Закрываем конструктор инструкцией End With.
В следующих строках кода можно определить в каких полях должны находиться отобранные данные из исходной таблицы. Эта часть исходного кода должна начинаться с очередной инструкции конструктора With и заканчиваться инструкцией End With. А внутри конструктора указываться все параметры полей сводной таблицы.
Что нельзя сделать с помощью макрорекодера?
Макро-рекордер отлично подходит для вас в Excel и записывает ваши точные шаги, но может вам не подойти, когда вам нужно сделать что-то большее.
- Вы не можете выполнить код без выбора объекта. Например, если вы хотите, чтобы макрос перешел на следующий рабочий лист и выделил все заполненные ячейки в столбце A, не выходя из текущей рабочей таблицы, макрорекодер не сможет этого сделать. В таких случаях вам нужно вручную редактировать код.
- Вы не можете создать пользовательскую функцию с помощью макрорекордера. С помощью VBA вы можете создавать пользовательские функции, которые можно использовать на рабочем листе в качестве обычных функций.
- Вы не можете создавать циклы с помощью макрорекордера. Но можете записать одно действие, а цикл добавить вручную в редакторе кода.
- Вы не можете анализировать условия: вы можете проверить условия в коде с помощью макрорекордера. Если вы пишете код VBA вручную, вы можете использовать операторы IF Then Else для анализа условия и запуска кода, если true (или другой код, если false).
Мнение о Средствах (инструментах) специалиста-аналитика
Сфера деятельности специалиста-аналитика может быть любой (определяется компанией-работодателем), но в любом случае это работа с большими объемами информации. Как правило, информация поступает в виде однотипных файлов, генерируемых системами автоматического слежения за процессами или статистической отчетностью подразделений компании.
Файлы с расширением xlsx, а ранее xls (книги Excel) для этой цели подходят как нельзя лучше и используются чаще обычного.
В Вашей организации так? Или по-другому?
Начиная с MS Office 2007, для работы с макросами используются файлы с другим расширением: xlsm – книга Excel с поддержкой макросов. Поэтому наиболее целесообразно в виде инструментов специалисту-аналитику использовать именно файлы с расширением xlsm. Это будут небольшие файлы, не содержащие больших объемов данных, но содержащие программный код макроса и указывающие какой лист какой книги этому макросу следует обработать…
Такой инструмент дает возможность быстро использовать возможности макроса для многих файлов (регулярно поступающих к аналитику) без переноса VBA-модулей в них.
Запускаем выполнение макроса
Чтобы проверить работу записанного макроса, нужно сделать следующее:
- В той же вкладке (“Разработчик”) и группе “Код” нажимаем кнопку “Макросы” (также можно воспользоваться горячими клавишами Alt+F8).
- В отобразившемся окошке выбираем наш макрос и жмем по команде “Выполнить”. Примечание: Есть более простой вариант запустить выполнение макроса – воспользоваться сочетанием клавиш, которое мы задали при создании макроса.
- Результатом проверки будет повторение ранее выполненных (записанных) действий.
Настройка разрешения для использования макросов в Excel
В Excel предусмотрена встроенная защита от вирусов, которые могут проникнуть в компьютер через макросы. Если хотите запустить в книге Excel макрос, убедитесь, что параметры безопасности настроены правильно.
Читайте также: