Рейтинг провайдеров электронного документооборота
В этой статье мы рассмотрим существующие решения для организации системы электронного документооборота (СЭД), сделаем обзор современных систем, сравним разные СЭД между собой, попытаемся понять их отличия, недостатки и преимущества.
Автор данной статьи занимается направлением «1С:Документооборот 8» с момента выхода самого первого релиза 1.0 в 2010 году. В силу этого опыта было много общения с разработчиками стороннего программного обеспечения на специализированных саммитах и конференциях. Тема, действительно, интересна и не так проста, как это может показаться на первый взгляд.
6. Обмен в роуминге
Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.
Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.
С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.
5. Мобильное решение
Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур.Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а СБИС – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.
Synerdocs
Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.
Taxcom/1С: ЭДО
Для работы должен быть подключен тариф от 6000 руб. в год. Любые доработки оплачиваются отдельно.
1. Минимальные тарифы
Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.
Сфера Курьер
Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.
Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).
Taxcom/1С: ЭДО
Есть онлайн-помощник на сайте. Можно выбрать время звонка (в зависимости от загрузки инженеров поддержки).
Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.
Как выбрать оптимальную СЭД
Выбор программного продукта, производителя ПО, способа внедрения СЭД на предприятии – это непростое решение. Здесь стоит руководствоваться здравым смыслом и определенными ключевыми параметрами выбора.
Нам представляются следующие базовые параметры для выбора системы электронного документооборота:
- Надежность производителя.
- Компетенции и опыт в создании решений этого класса.
- Количество специалистов по данному продукту.
- Доступность специалистов по регионам страны.
- Перспективы развития программного продукта.
- Связи и программы сотрудничества с государственными органами у разработчика ПО.
- Наличие методологического отдела при группе разработки ПО.
- Общая функциональность решения.
- Стоимость решения, отдельных функциональных блоков.
- Масштабируемость решения.
- Интегрируемость СЭД в существующую информационную систему предприятия.
- Сложность внедрения системы.
- Сложность освоения пользователями системы.
- Возможность методической и технической поддержки от производителя (включая книги, обучение в учебных центрах, встроенные инструкции), наличие уже подготовленных специалистов на предприятии.
- Наличие успешного опыта внедрения и возможность с ним познакомиться.
- Опыт развития функциональности существующего решения.
- Планы производителя, стратегия развития продукта.
Возможно, вы сможете сформировать свои критерии для выбора нужной вам СЭД, но предложенный набор достаточно оптимален и основан на опыте разных компаний.
В ходе проектов мы сталкиваемся с самыми разными заказчиками, у которых уже внедрена или была внедрена другая система СЭД. Мы как специалисты всегда интересуемся, по каким критериям компания выбирала свой программный продукт и какие из этих критериев оказались важными и полезными, а какие были ошибочны. Особенно интересно это узнавать на проектах по «уходу со старой системы электронного документооборота». Суть отказа от предыдущих решений и перехода на современную нормальную промышленную СЭД – желание иметь полноценную систему с хорошей поддержкой, невысокой стоимостью владения и гарантией постоянного развития.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Выбор системы для ЮЗДО
Платформой для автоматизации документооборота могут выступать разные внутренние системы: единая ECM (Enterprise Content Management) или несколько решений (СЭД/ECM, ERP и др). Еще на стадии выбора учитывайте возможности масштабирования ЭДО в будущем. Инструментария уже установленной в компании системы электронного документооборота, которая всех полностью устраивает, в будущем может не хватить для какого-то определенного процесса. Сейчас он не используется, но как только потребность возникнет, придется выбирать дополнительное решение, а это сопряжено с новыми затратами как на лицензии, так и на поддержку. Поэтому систему сразу необходимо примерить «на вырост».
При выборе одной или нескольких ИТ-систем стоит учесть, что при ЮЗДО у каждой должны быть установлены свои коннекторы к операторам ЭДО, внешним и внутренним центрам хранения сертификатов подписей. Необходимо оценить, какие именно инструменты потребуются и, исходя из этого, очертить круг подходящих решений. Вполне возможно, что для полноценной реализации ЮЗДО вам может потребоваться не одна СЭД/ECM-система, но и ERP, CRM и другие, в зависимости от процессов.
Сфера Курьер
За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.
Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.
В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:
4. Интеграция
В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.
Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:
И немного от себя
Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.
Переход на юридически значимый документооборот (ЮЗДО) при всем влиянии на эффективность бизнеса остается сложной процедурой: нужно учесть многие нюансы, в том числе законодательные, перенастроить процессы, согласовать действия с контрагентами. Важна тщательная подготовка – самостоятельная или с помощью опытных консультантов.
Меня зовут Владислав Степанов, я специализируюсь на внедрении и консалтинге в сфере автоматизации документооборота в ИТ-компании «КОРУС Консалтинг». Хочу поделиться опытом и рекомендациями по переходу компаний на электронный документооборот и рассказать о нюансах: проблемах роуминга, типизации, маршрутизации, комплектности и обработки документов.
Для начала определимся с терминологией. Электронный документооборот (или ЭДО) – это любой обмен цифровыми копиями документов как внутри компании, так и вовне. Как только штат организации преодолевает условную отметку в 100+ человек, потребность в ЭДО начинает ощущаться все более остро. Разница между обычным документооборотом и юридически значимым (ЮЗДО) – в характере файлов, которыми обмениваются стороны. В последнем случае документ можно привлекать для доказательства прав. Таким образом, ЮЗДО – это разновидность ЭДО.
Использование автоматизированных систем для ЮЗДО в бизнесе постепенно увеличивается несмотря на ряд объективных сдерживающих факторов. Полностью перейти на электронный документооборот мешает отсутствие законодательных норм для некоторых типов документов, не прописано разделение зон ответственности при использовании электронной подписи (ЭП).
Есть и хорошая новость: определенные государственные инициативы (в частности, вступившие в силу с 1 января 2020 года поправки в 63 ФЗ об использовании ЭП), распространение удаленной работы, рост количества мобильных сотрудников и растущая цифровая зрелость бизнеса стимулируют переход на ЮЗДО.
Насколько глубоко компания распространит ЮЗДО на свои бизнес-процессы, зависит от многих факторов. В крупных организациях, по нашим оценкам, до 75% документов на данный момент могут быть полностью и успешно оцифрованы, но на практике этот показатель гораздо ниже. Часть контрагентов по-прежнему не хочет переходить в цифру, хотя среди крупных игроков доля выбравших ЭДО достигает 30-50%, а в некоторых случаях даже больше. Тем не менее даже эти контрагенты зачастую предпочитают использовать ЭДО для обмена только какой-то частью документов, например, финансовой первичкой. А некоторые, наоборот, готовы обмениваться по ЭДО только полными комплектами.
Дальнейший успех цифровизации документооборота и возможности для его масштабирования вовне зависят от того, насколько успешно компания разрешит возникающие технические и организационные вопросы. Вот только главные из них.
Taxcom/1С: ЭДО
Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.
2. Наличие демо-доступа
Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.
Возможность интеграции
Под интеграцией понимается возможность провайдера ЭДО подключится к ПО, которое ваша компания использует для ведения документооборота и отчетности. Как уже отмечалось, большинство российских компаний нуждаются в интеграции с 1С. Все провайдеры из списка поддерживают такую возможность, но качество услуг и цены отличаются.
- Контур.Диадок. Интеграция с 1С обойдется в 11800 рублей в год. Есть возможность заказать настройку. При типовых конфигурациях цена – 2300 рублей, при авторских – от 10000 рублей.
- Taxcom. Предлагает клиентам интегрированный модуль, который доступен при подписке на 1С:ИТС. Стоимость от 17000 до 55000 рублей в год в зависимости от объема ЭДО. Перечень всех опций доступен на официальном сайте.
- СБИС. Интеграция происходит автоматически при выборе тарифа от 6000 рублей в год. Дополнительная настройка или внесение изменений оплачиваются по индивидуальному договору.
- Synerdocs. Автоматическая интеграция при выборе тарифа от 6300 рублей в год. Стандартные протоколы внедряются бесплатно, при использовании нестандартных конфигураций 1С взимается дополнительная плата.
- Астрал. Минимальный тариф – 3000 рублей в год. Фактическая стоимость рассчитывается в зависимости от объема документооборота.
- Сфера Курьер. Интеграция обойдется в 6000 рублей в год. Также предоставляются услуги доработки существующих моделей и ведение 1С. Стоимость рассчитывается индивидуально.
- E-COM. Стоимость интеграции и обслуживания на 1 год составляет 12500 рублей. Чтобы узнать детали, необходимо заказать обратный звонок на официальном сайте.
Анализируя данную информацию, учитывайте, что не стоит смотреть на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем рассчитывали. Исходя из этого, первое место следует отдать Taxcom, поскольку оператор четко прописал тарификацию.
Исходя из дополнительных возможностей интеграции особый интерес представляет СБИС. Для современных компаний и бизнеса, нацеленного на онлайн, этот провайдер станет оптимальным партнером. По критерию цена-качество, его уверенно можно разместить на 2 месте.
Удобство интерфейса
Все представленные провайдеры предлагают достаточно удобный, интуитивно понятный интерфейс с возможностью отслеживания и скачивания документов. Основные отличия касаются графического оформления, поэтому в данном случае нет особых различий, какую именно компанию выбрать.
Но отметим, что сквозная синхронизация – напрямую из учетной системы 1С без дополнительного подключения стороннего программного обеспечения, позволяет работать с электронными документами напрямую из учетной системы в привычном интерфейсе. Можно автоматически загружать и выгружать данные, исключить ручной ввод информации, сократить затраты на доработку 1С. Это можно сделать с помощью технологии WA:ЭДО, которая позволяет вывести электронный документооборот между организациями на новый уровень.
Роуминг
В случае с ЭДО под роумингом подразумевается возможность обмена информацией и поддержание связи между различными операторами электронного документооборота, которая не требует дополнительных оплат связи – только настройку возможности обмена.
На официальных страницах всех рассматриваемых провайдеров указана поддержка роуминга, поскольку обязательным условием для аккредитации оператора в Минкомсвязи (для возможности обмена счетами-фактурами) является предоставление возможности роумингового обмена (то есть подписанного соглашения) со всеми аккредитованными операторами ЭДО либо присоединения к любому из существующих ХАБов.
Существует несколько систем (ХАБов ЭДО), которые пользуются спросом у компаний. Один из самых крупных и распространенных на отечественной платформе ХАБов – 1С-ЭДО, который включает в себя ряд операторов.
Если вернуться к операторам, отзывы клиентов свидетельствуют, что лучше всего данная опция реализована у СБИС и Synerdocs. Но учитывая, что этот критерий особенно важен для крупных компаний, работающих с десятками или сотнями партнеров, которые, в свою очередь, могут пользоваться услугами совершенно разных операторов, лучше попытаться роуминга вообще избежать. Наша технология WA:ЭДО позволяет избежать трудозатратной процедуры настройки роуминга.
Рис.2 Возможная схема реализации ЭДО у вас в компании
3. Техподдержка
Режим работы, заявленный на сайте:
Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.
Что ещё удалось выяснить о техподдержке:
Внедрение 1С:Документооборота
Эффективное управление процессами +47%, дисциплиной + 45%, скоростью обработки документов +100%
Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно снизить нагрузку на бизнес, значительно сократив расходы времени и денег на обмен документами. Рынок предлагает не только выбор программных решений ЭДО, но также и операторов.
Оператор ЭДО – это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения ЭДО с использованием УКЭП (п. 1.2 приказа ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота»).
Взаимодействие с оператором ЭДО начинается с того, что он подключается к ПО, которое ваша компания использует для ведения документооборота и отчетности. В российских реалиях 99% компаний нуждаются в интеграции с 1С
Забегая вперед отметим, что вы можете без выбора оператора воспользоваться встроенной в 1С технологией WA:ЭДО, которая обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами непосредственно из учетной системы, без использования других программ через одного или нескольких операторов электронного документооборота.
Далее мы рассмотрим критерии, по которым следует выбирать провайдера электронного документооборота, а также рейтинг лучших провайдеров ЭДО.
Рис.1 Электронный документооборот через оператора
Сфера Курьер
Платная – от 6 000 руб. в год.
Платная – от 12 500 в год.
И еще немного об интеграции:
Так какой электронный документооборот выбрать?
Каждый бизнес имеет свои особенности и специфику. Здраво оцените потребности и объем исходящей корреспонденции, после чего решайте, какой оператор электронного документооборота отвечает вашим целям. Лучший провайдер – не самый дешевый, а тот, который поможет вашему бизнесу вырасти и выйти на новый уровень дохода.
По нашему мнению, интереснее всего выглядит предложение и уровень сервиса 1С-ЭДО. Почему следует выбрать ЭДО, встроенное в решения 1С:
- Не требует установки;
- Сервис уже встроен в конфигурацию «1С:Предприятие»
- Исключает ошибки
- Счета-фактуры и документы реализации создаются автоматически – новые документы в базе 1С формируются на основе входящих электронных УПД;
- Экономит время;
- Встроенная возможность рассылки приглашений контрагентам прямо из 1С и прием их приглашений;
- Автоматизированное обновление.
С этим мнением согласно и большинство ведущих компаний в России, которые выбрали этого провайдера в качестве оператора ЭДО.
Однако если вам не хватает типового функционала 1С-ЭДО, предлагаем рассмотреть авторскую разработку компании WiseAdvice - WA:ЭДО. К преимуществам технологии можно отнести:
- Быстрый поиск – электронный документ (ЭД) найти так же просто, как и документ учетной системы (в ПП 1С архив ЭД является частью информационной базы);
- Нет необходимости дублировать настройки прав доступа;
- Не нужно переключаться в специальную программу – следовательно, появляется дополнительное повышение производительности труда бухгалтеров, менеджеров;
- Функции подготовки и подписания документов могут быть разделены: проведение документа ИБ, утверждение и подписание ЭД могут выполняться одним или несколькими разными сотрудниками;
- Реализован интерфейс «Процессин» для работы с ЭДО;
- Можно легко понять, какие действия с ЭД нужно сделать как со стороны продавца, так и со стороны покупателя. Для списка электронных документов существуют быстрые отборы по: контрагентам, датам, суммам сделок, видам документов, ответственным и пр.
Важно отметить, что технология WA:ЭДО позволяет избежать ручной настройки роуминга с различными операторами, поддерживает разных операторов в едином сервисе, обладает развитым API, готовыми интеграционными модулями к большинству информационных систем. Реализована поддержка различных маршрутов согласования документов, автоподписи документов. Работать с документами можно как в 1С, так и в электронной почте. Через WA:ЭДО можно обмениваться любыми документами.
ЛК сотрудника. Проекты любой сложности. Соответствие законодательству РФ.
Прямая интеграция с 1С:ЭДО и Контур.Диадок. Уникальный по возможностям обмен юридически значимыми электронными документами
Наряду с увеличением объемов обязательной электронной отчетности в контролирующие органы, с каждым днем все большее количество документов приобретают обязательную электронную форму, все большее число контрагентов хотят обмениваться юридически значимой информацией только посредством электронных потоков. Чтобы оставаться конкурентным и перспективным участником рынка, а также не потерять ключевые преимущества для стабильного и долгосрочного развития, современной компании необходимо своевременно отвечать подобным запросам окружающей среды.
Поэтому неудивительно, что одним из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами.
Рис.1 Преимущества ЭДО
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Рабочее место настраивает партнер. Выезд или удаленное подключение оплачиваются отдельно.
Synerdocs
Предоставляется бесплатно с тарифными пакетами от 1000 документов.
Основные критерии выбора
Сервис оператора должен давать возможность:
- Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;
- Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;
- Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;
- Распечатывать ЭД со штампом оператора;
- Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;
- Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;
- Аннулировать или отзывать ЭД;
- Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей.
Отметим, что каждая из перечисленных функций критически важна в работе с ЭДО, поэтому их можно считать обязательными. Дополнительными при этом могут быть:
- Внутрикорпоративное согласование;
- Автоподбор контрагентов для рассылки приглашений;
- Допканал для связи с налоговой и т.д.
Услуги ЭДО в РФ предлагают более 30 операторов, что делает выбор конкретного провайдера достаточно трудоемким. Проанализировав информацию в сети, официальные сайты и отзывы пользователей за 2019-2020, мы сократили список до 7 компаний:
- Контур.Диадок;
- Taxcom;
- СБИС;
- Synerdocs;
- Астрал;
- Сфера Курьер;
- E-COM.
Далее сравним их по 6 наиболее значимым критериям, которые позволяют всесторонне оценить оператора и определить, насколько он отвечает потребностям и целям бизнеса. Также отметим, что все компании аккредитованы ФНС.
Понятие электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная (построенная на основе программы или сервиса) многопользовательская система, поддерживающая процесс управления организацией. При этом предполагается, что процесс управления сопровождается человеко-читаемыми документами, являющиеся, по сути, инструкциями для сотрудников организации, необходимыми к исполнению.
Рис.2 Электронный документооборот
Электронный документ – это данные, представленные в электронном виде, при этом пригодные для восприятия человеком с помощью ПК или мобильного устройства, для обмена по телекоммуникационным каналам связи и обработки на электронных устройствах.
Электронная подпись (ЭП) – реквизит электронного документа для его защиты от подделок и визирования. В ЭДО можно пользоваться всеми видами подписей:
- Простой – для писем и спецификаций (разрабатывается посредством кодов и паролей);
- Усиленной неквалифицированной – для документов с идентификацией подписанта (разрабатывается посредством криптографического преобразования данных с применением ключа электронной подписи);
- Усиленная квалифицированная – выдается удостоверяющими центрами, имеющими специальную аккредитацию в части средств криптозащиты, сертифицированных ФСБ, для визирования счетов-фактур и отчетности в контролирующие органы и фонды. То есть этот вид не является обязательным для внутреннего ЭДО, например, для обмена документами с дочерними предприятиями, с филиалами и структурными подразделениями.
Электронный документ, подписанный ЭП, приравнивается к аналоговому документу на бумаге с подписью от руки.
Удобен ли обмен документами в электронном виде с ПФР, ФСС, налоговой
Электронный документооборот с контролирующими органами является прогрессивной и перспективной возможностью передачи данных, закрепленной законодательно. Удобно ли обмениваться электронными документами с контролирующими органами? Ответ однозначный – да, удобно, быстро, с возможностью контроля процесса.
На законодательном уровне принимаются решения о том, что все новые и новые отчеты теперь можно сдавать только в электронном виде. Очевидным преимуществом здесь можно указать то, что бухгалтерам больше не надо ехать в территориальные контролирующие органы, стоять в очередях, рискуя не податься в срок и тратя деньги на дорогу. Через оператора ЭДО по защищенным каналам связи любой бухгалтер непосредственно со своего рабочего места может передать необходимый документ инспектору ФСС, ПФР, ФСН и т.д. «одним нажатием клавиши». При этом можно оперативно исправлять ошибки, если таковые будут обнаружены проверяющим инспектором в предоставленных документах. Все это гарантирует точность учета, четкий контроль документооборота и конфиденциальность.
На сегодняшний день существует множество сервисов, обеспечивающих такой обмен электронной отчетностью, и один из самых удобных и востребованных из них является сервис 1С-Отчетность.
Выбор оператора ЭДО
Сегодня на рынке представлено не менее двух десятков операторов ЭДО, которые предлагают услуги маршрутизации внешних документов: «Диадок», СБИС, «СФЕРА Курьер», «Такском», «Калуга Астрал», «Синердокс» и другие. С точки зрения взаимодействия и выбора подходящего SLA, проще работать через единого оператора ЭДО. Но так только кажется.
На самом деле контрагенты компании обычно работают с разными операторами ЭДО. Чем больше у бизнеса партнёров, с которыми у него налажен документооборот, тем больше провайдеров ему придется вовлечь. Для обмена между операторами существует роуминг, но на данный момент в его реализации есть ряд сложностей.
Операторы по-разному настраивают роуминг: через запросы в личном кабинете, письма менеджеру, веб-формы, – и все эти процедуры нужно проходить в ручном режиме.
Роуминг между операторами может занимать много времени, так как тех, кто подписал в рамках инициативы ассоциации разработчиков и операторов систем электронных услуг (РОСЭУ) интеграцию в один клик, пока немного. У прочих провайдеров настройка может растянуться на 10-15 дней и даже несколько месяцев.
Роуминг не предоставляет все возможности ЭДО. Например, из-за этого довольно часто процесс аннулирования документов не работает. Это касается и дополнительных функций, на которые дал согласие один оператор ЭДО, но передать другому их нельзя.
Существуют проблемы с наименованием документов (при роуминге используется транслитерация).
У каждого оператора свое понимание того, как определять документы в полуформализованном виде (если для них нет установленных ФНС форматов). У кого-то существует единая сущность договора, у других – несколько. Соответственно, может теряться типизация документов при передаче между провайдерами.
Не все операторы ЭДО работают с пакетами документов, которая необходима многим крупным компаниям.
Обзор современных систем электронного документооборота
В первую очередь, нужно назвать всех существующих производителей информационных систем класса ECM (Enterprise Content Management).
Directum. Директум – это российская группа разработчиков из Ижевска, наверное, одна из самых первых компаний, начавшая заниматься электронным документооборот. На момент выхода промышленного решения «1С:Документооборот 8» от фирмы «1С» это был самый крупный и достойный игрок на российском рынке. Объемы и имена их клиентов впечатляли. Но очевидно, что на тот момент у крупного бизнеса особо и не было вариантов для выбора.
DocVision - это полноценный продукт от российского разработчика из Санкт-Петербурга, позволяющий управлять документами и процессами на предприятии.
ELMA. Замечательный продукт класса BPM (Business Process Management). Несмотря на то, что в основе заложена именно концепция управления процессами, система позволяет организовать полноценную СЭД. Стоит отметить, это еще одна группа разработчиков из Ижевска.
NauDoc. Разработчик системы электронного документооборота для бизнеса и органов власти из Екатеринбурга. Разработка построена целиком на основе решений этого производителя. Понятно, что в силу специфики разработки и особого спектра заказчиков, компания не очень широко представлена на российском рынке. Однако их решения достаточно интересны и с успехом используются в государственных учреждениях.
СЭД «ДЕЛО». Одно из старейших решений на рынке российского ПО. Еще в 1996 году разработка компании была отмечена сертификатом качества от Госстандарта. А в 2000 году московская компания ЭОС была признана лидером на российском рынке систем электронного документооборота. Помимо решений СЭД у компании есть решения и по управлению бумажным архивом.
EOS for Microsoft SharePoint. США, Редмонд. Признанное международное решение для создания полноценного корпоративного управления документами и процессами в компании. Решение изначально отлично интегрировано с MS Office, с электронной почтой MS Outlook. В 2017 году приказом Минкомсвязи данная система была внесено в реестр отечественного ПО.
СЭД «Е1 Евфрат». Московская инновационная компания «Когнитивные технологии» занимается разработкой самых различных уникальных решений с 1968 года. Создает программное обеспечение для беспилотного управления, для распознавания текста и изображения, создание технологий искусственного зрения. В какой-то степени, разработка «Е1 Евфрат» стала побочным продуктом, реакцией компании на рыночные тренды.
ТЕЗИС. Продукт самарской компании разработчиков собственной платформы CUBA, на основе которой реализовали достаточно интересное решение для автоматизации корпоративного документооборота TEZIS. Программное решение во многом следовало концепции «1С». Разработчики попытались уйти от «детских болезней» платформы «1С:Предприятие 8» (написана на С++). Разработка платформы CUBA ведется на Java, как и СЭД ТЕЗИС. Сложно оценить перспективы данного решения для охвата широкого рынка. Время покажет. Безусловно, у группы разработчиков имеется свой сегмент рынка, который в силу определенных причин тяготеет к уникальным программным разработкам.
Мне было очень интересно общаться с разработчиками СЭД ТЕЗИС. В какой-то степени это напомнило университетские времена, когда мы, математики, условно разделились тогда на два лагеря: любителей Borland C и Borland Pascal. В итоге, победил С++, и только потом появилась Java, как урезанная и максимально упрощенная версия С++.
«1С:Документооборот 8» (1С:ДО). Это очередное решение от крупнейшего российского производителя ПО для массового применения в бизнесе и государственных учреждениях. Сложно найти организацию, которая бы вела бухгалтерский учет не в программе «1С:Бухгалтерия». Хотя в середине 90-х и начале 2000-х программ для ведения бухгалтерского учета было огромное количество.
Стратегия фирмы «1С» — это спокойное и обстоятельное создание надежного универсального промышленного решения с поддержкой многочисленных сертифицированных специалистов 1С.
Продукт «1С:Документооборот» изначально был разработан на платформе «1С:Предприятие 8.2» в управляемых формах. На тот момент это были новые возможности платформы с использованием Web-технологий. За более уже 12 лет программа внедрена в более 2800 предприятиях России и за рубежом.
Одно из важных преимуществ 1С:ДО - это общая со всеми решениями фирмы «1С» библиотека стандартных подсистем. То есть любой программист легко разберется с внутренней архитектурой решений «1С», освоив библиотеку. Во всех решениях используются четко отработанные, хорошо структурированные и документированные решения. Если нужно добавить файл, создать нового контрагента или напечатать документ, везде используется один и тот же оптимальный и многократно выверенный открытый код программы.
Еще одна из важных особенностей «1С:Документооборот 8 КОРП» – это решение прекрасно интегрируется с любыми другими решениями на платформе 1С.
Рис.1 Механизмы и инструменты интеграции 1С:Документооборот
Контур.Диадок
Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.
Нюансы работы с документами: типизация, маршрутизация, комплектность
Типизация и маршрутизация документов – определение, к какой категории, отделу, сотруднику они относятся, в какую ИТ-систему должен быть передан. Существуют решения с широкой функциональностью в этой области. На их базе можно построить матрицу маршрутизации и реализовать весь процесс автоматически.
Однако с входящими документами это не всегда легко сделать. В таком случае используйте типизацию документов на основе формализованных частей в их наименовании. Другой вариант решения – дополнительный сервис по распознаванию или внесение новых атрибутов. Для этого в соглашение об ЭДО с контрагентами в отдельном приложении пропишите правила наименования документов. Например, код в названии распознается системой, и на его основании происходит маршрутизация. Однако не все контрагенты готовы к такой работе.
Еще один важный вопрос связан с комплектностью первичных документов, присланных контрагентами. Речь идет о возможности разбирать комплекты, чтобы потом передавать их в определенные ИТ-системы, и собирать их из нескольких систем в единый пакет, подписывать и отправлять вовне.
Третья группа вопросов связана с большим объемом документооборота с контрагентами. Для них может быть реализована техническая подпись. Кроме того, важно прогнозировать рост объема документов в перспективе для того, чтобы заранее определить потребность в ресурсах для их обработки и хранения. Этот параметр также влияет на выбор класса систем ECM и расчет потенциальных затрат.
При выборе типа электронной подписи стоит учесть, что для внутренней документации подходят простая электронная подпись (ПЭП) и неквалифицированная (НЭП), а для подписания внешних в большинстве случаев нужна усовершенствованная квалифицированная (УКЭП). НЭП в последнем случае тоже может быть использована, но с существенными оговорками. Смежный вопрос – чьими сертификатами пользоваться для ЭП.
Кроме того, в процессе перехода на ЭДО может возникнуть вопрос с остаточными бумажными документами. Он решается с помощью систем для работы с архивом Они позволяют автоматизировать процессы сканирования и штрих-кодирования,
оцифровки и хранения внутри ИТ-системы всего архива. Это может быть сделано как в самой компании, так и передано на аутсорсинг.
Несмотря на большое количество нюансов внедрение ЮЗДО в компаниях продолжается. Работа с внешними консультантами позволяет сделать такой переход максимально безболезненным, учесть все тонкости и факторы. Если в организации уже есть ЭДО и/или ЮЗДО, специалисты помогут сделать их использование более эффективным и масштабировать решения.
Поскольку сфера ЮЗДО постоянно трансформируется и меняется, включая правовое поле и пул доступных технических решений, именно опытный консультант может помочь бизнесу построить индивидуальную модель процесса, которая будет учитывать специфику деятельности компании, уже имеющиеся у нее ИТ-решения и сложившиеся взаимоотношения с контрагентами. Сотрудничая с консультантом, можно получить максимум от тех инструментов для ЭДО, которыми бизнес уже располагает, и дополнить их недостающими звеньями.
Ведь в конечном счете задача перехода на ЮЗДО состоит не в том, чтобы усложнить процессы в бизнесе, а упростить их, ускорить прохождение процедур, способствовать росту операционной эффективности и прибыли. И все эти возможности заложены в саму идею ЭДО, но работают только в умелых руках.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Всё, как в Taxcom.
Преимущества ЭДО между организациями
Электронный документооборот между организациями представляет собой совокупность процессов по совместной передаче, получению, хранению и использованию документов. Важным этапом этого процесса является гарантийная проверка целостности документа и подтверждение факта его получения квалифицированными операторами ЭДО.
Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным неоспоримы:
- Сокращение времени на обработку документа в десятки раз, сокращение затрат на канцелярию и отправку/доставку документов, а также на оплату труда сотрудников канцелярии и архивариусов;
- Исключены потери документов;
- Возможность быстро подготовить пул необходимых документов к налоговой проверке или любым другим мероприятиям;
- Своевременная доставка и получение документов. Длительный обмен документами исключен, документ «не опоздает» к оговоренному сроку;
- Снижение налоговых рисков: моментальная, подтвержденная отправка документов по налоговым обязательствам исключает штрафы и пени;
- Ускорение расчетов и платежей;
- «Прозрачная» работа с документами – в системе зафиксированы все действия с документом. Легкий доступ к любому документу;
- Повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки, согласование и т. д.
Есть ли недостатки у ЭДО?
Плюсы электронного документооборота мы обсудили, теперь о недостатках, обусловленных, в первую очередь, тем, что данные системы все еще переживают стадию бурного развития, и правила работы в таких системах только формируются.
- Вероятность повреждения базы данных или файловых хранилищ. Предотвратить это можно правильно настроенным планом резервного копирования данных.
Рис.4 Система электронного документооборота
- Сложность адаптации и обучения возрастных сотрудников работе в системе преодолевается четкими указаниями руководства и наличием постоянной поддержки специалистов.
- Стоимость. Цена СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 500-10000 долларов, поэтому, прежде чем решаться на внедрение, следует взвесить все за и против.
- Эффективность ЭДО снижается в случае отсутствия такового у контрагентов организации. Этот вопрос решиться со временем.
- Преимущества от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений не так заметны, но они остаются.
- Необходимость дублирования электронных документов в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами. Но скорость поиска и сохранность документа в системе сильно облегчает этот процесс.
- Отсутствие прямого роуминга между всеми операторами ЭДО. Например, если вы используете оператора, входящего в Хаб 1С (Калуга Астрал, Линк-сервис, Тензор, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), а ваш контрагент подключен к Контур.Диадок, то роуминг придется настраивать «руками». Такая настройка роуминга может в среднем занимать 5-6 дней, а проверять статус настройки надо будет самостоятельно, автоматически он не отображается. Если у вас много контрагентов и они часто меняются, то отсутствие автоматического роуминга между рядом часто используемых операторов может оказаться серьезной проблемой.
Перечисленные недостатки во многом обусловлены частичным отсутствием необходимых правовых норм и пока слабой степенью проникновения ЭДО в бизнес-среду. Но тенденции рынка свидетельствуют о том, что уже совсем скоро без полноценно функционирующего ЭДО невозможно будет себе представить современную развивающуюся компанию.
К тому же уже сейчас появились технологии, которые позволяют нивелировать ряд недостатков использования ЭДО. Специалисты компанииWiseAdvice разработали технологию WA:ЭДО, которая позволяет настраивать автоматический роуминг с различными операторами ЭДО благодаря прямой интеграции с 1С-ЭДО и Контур.Диадок. При этом технология предоставляет ряд дополнительных возможностей, включая работу с документами в едином интерфейсе и отправку исходящих наиболее дешевым маршрутом.
Самым значимым критерием оценки преимуществ от внедрения электронных систем документооборота является экономический эффект. Есть различные способы оценки этого критерия, но все они однозначно указывают на несомненную экономическую эффективность таких внедрений. Например, по данным фирмы 1С документооборот из 110 тысяч документов в бумажном виде потребует затрат, составляющих в сумме более 6 миллионов рублей, а электронный оборот того же количества документов потребует чуть более 300 000. Такая значительная разница только подтверждает тот факт, что цифровые технологии давно заняли место в ряду основных конкурентных преимуществ бизнеса, поддерживая глобальные векторы развития бизнес-среды компаний разного масштаба и направлений деятельности.
Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…
Техподдержка
Критерий имеет особое значение для бизнеса, работающего в режиме нон-стоп. При работе с техникой возможны разные сбои, ошибки или другие проблемы. Скорость их устранения прямо влияет на финансовые результаты компании. ТП операторов работают в следующем графике:
- Контур.Диадок – 24/7.
- Taxcom – 24/7.
- СБИС – 24/7.
- Synerdocs – с 07:00 до 20:00 по будням.
- Астрал – 24/7.
- Сфера Курьер – с 08:00 до 20:00 ежедневно.
- E-COM – 24/7.
Соответственно, по данному параметру только операторы Synerdocs и Сфера Курьер показывают посредственные результаты.
Плюсы и минусы внутрикорпоративного электронного документооборота
Чтобы организовать внешний электронный документооборот, для начала следует создать и запустить внутренний с использованием современных систем электронного документооборота.
При подготовке к внедрению подобной системы необходимо тщательно оценить все возможные риски, плюсы и минусы такого проекта.
Основным минусом при внедрении системы остается человеческий фактор – сотрудников необходимо убедить в преимуществах новой системы, чтобы избежать внутреннего саботажа. Далее их ждет квалифицированное обучение работе в системе, что тоже может вызвать негативные реакции.
Работа в такой системе потребует создания компетентной службы поддержки и сопровождения, способной оперативно отвечать на все вопросы пользователей и быстро устранять возникающие проблемы в работе с системой, а также содержания в актуальном состоянии эксплуатационной документации – регламентов, инструкций, памяток. Это значит, что в компании придется провести процесс перевода уже существующих бумажных документов в электронный вид.
Для нивелирования этих недостатков необходимо правильно спланировать внедрение системы, подготовить и обучить команду проекта, привлечь профессиональных аналитиков и методологов систем электронного документооборота, а также обеспечить работоспособные и отказоустойчивые IT-ландшафт и каналы связи.
Только грамотно спланированный проект может стать успешным. В противном случае будут возникать неоправданно большие расходы на исправление допущенных ошибок, система не будет работать и станет источником постоянных проблем и внутренних конфликтов.
Успешный проект перехода на внутренний ЭДО даст компании неоспоримые преимущества: до 30% времени (данные по проекту 2019 года), используя ЭДО, экономит сотрудник на согласование и поиск информации и документов, в 3 раза снижаются затраты на расходные материалы, до 25% повышается производительность труда и до 80% – сокращается стоимость хранения документов.
Стоимость
Рассмотрев основные критерии выбора оператора ЭДО, перейдем к сравнению тарифных планов:
Учитывая среднюю цену документа, все операторы ЭДО работают примерно в одном ценовом режиме. Но лучшее предложение у Taxcom. Технология WA:ЭДО, являясь агрегатором различных операторов ЭДО, позволяет отправлять исходящие документы через оператора, предлагающего самую выгодную цену.
В каких ситуациях приходится выбирать оператора ЭДО?
Прибегнуть к услугам оператора ЭДО компании придется, если стороны обмена документами не нашли технического решения для прямого обмена, а также для обмена счетами-фактурами. Обмен этим типом документов в электронном виде по закону должен проходить через оператора, который предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:
- Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
- Следит за форматами и регламентами, гарантируя соблюдение законодательства РФ;
- Уведомляет ФНС о новом участнике обмена (это необходимо при обмене счетами-фактурами);
- Гарантирует доставку ЭД контрагенту по заданному маршруту;
- Проверяет ЭП на действительность в момент подписания;
- Реализует обмен приглашениями.
Безопасность
Большая часть документов любой компании содержит сведения, являющиеся коммерческой тайной. Перехват такой информации может принести убытки или ущерб деловой репутации. Соответственно, оператор ЭДО должен предоставлять гарантии того, что ваши бумаги не станут достоянием третьих лиц или общественности. Для этого операторами используются различные механизмы защиты:
Учитывая эту информацию, с точки зрения безопасности первое место уверенно занимает Сфера Курьер. Хотя это важный критерий, но не единственный, поэтому продолжим.
Сравнение систем электронного документооборота
Для сравнения информационных систем электронного документооборота, программных решений класса СЭД/ECM, имеет смысл предложить некоторый перечень функциональности, которая будет полезна для организации корпоративной системы электронного ДО:
В рамках этой статьи мы не ставили себе целью делать детальный разбор функциональности решений от разных производителей. Вы можете это сделать самостоятельно, на основе предложенных параметров.
Со своей стороны мы гарантируем, что вся вышеперечисленная функциональность присутствует и регулярно развивается в программе «1С:Докуметооборот 8» версий КОРП, ДГУ и DM.
С чего всё началось
Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.
Итак, рассмотрели сервисы:
Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.
Сравнивали по следующим параметрам:
Контур.Диадок
Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.
Контур.Диадок
Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.
Synerdocs
Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.
Этапы создания системы внешнего ЭДО
Процесс построения системы электронного документооборота в рамках любой, отдельно взятой организации начинается с изменений в учетной политике и выпуске соответствующего приказа.
Далее следует заключить соглашения с каждым контрагентом, с которым планируется наладить обмен. Соглашение должно содержать правила создания, передачи и хранения документов, полный список документов на обмен, а также какой из трех вариантов подписи, установленных ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», будет использоваться.
После заключения договоров с контрагентами и оператором ЭДО система готова к работе: вы формируете, подписываете и отправляете документ по защищенным каналам связи, оператор ЭДО передает документ (возможно, через роуминг), контрагент получает его, проверяет и проводит документ.
Рис.3 Этапы внедрения ЭДО
Достоинства кадрового ЭДО
Кадровый документооборот – неотъемлемая, очень объемная и законодательно регламентированная часть внутреннего документооборота любой организации. Ошибки в этих документах или процессах их обработки могут стать причиной больших штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.
Кадровый документооборот в электронной форме позволит минимизировать основные риски в этой сфере, обеспечить требуемый уровень конфиденциальности и, наряду с этим, доступности необходимой информации.
При помощи кадрового документооборота можно:
- Вести личные карточки сотрудников;
- Оформлять все без исключения перемещения персонала;
- Вести архив записей об уволенных сотрудниках;
- Организовать кадровый резерв;
- Вести формы штатного расписания и справочника должностей;
- Легко выводить на печать любые отчетные формы.
Работа с контрагентами
На практике компаниям приходится взаимодействовать с несколькими операторами ЭДО, но их круг должен быть ограничен разумными рамками. Пока на рынке не существует универсального коннектора, который позволил бы подключиться к любому из них. Однако проблему работы с несколькими операторами ЭДО все же можно решить: например, с помощью отдельного микросервиса интеграции, шины данных, доработки СЭД как хаба и т.п.
Чтобы сделать выбор, нужно рассмотреть тех провайдеров, с которыми работает большинство контрагентов компании. Как правило, это СБИС, «Диадок» и «Такском». Такую информацию даст опросник, рассылаемый клиентам/поставщикам: его можно составить как своими силами, так и с помощью консалтинговой компании. Он поможет выяснить, готов ли партнер перейти на ЭДО, что ему мешает и как можно помочь.
Если партнер принципиально готов работать в рамках ЭДО, определите, какими именно типами документов он будет с вами обмениваться. Если данная организация раньше никогда не работала с электронным документооборотом, нужно будет донести до неё потенциальную выгоду цифровизации процесса.
Крупные организации, как, например, «Сбер» или «Магнит», могут себе позволить переход на ЭДО в уведомительном порядке, просто сделав его обязательным условием с оговоренной даты. Но если ваше влияние на рынке не столь велико, нужно будет договариваться с контрагентами и выделить на это время.
Читайте также: