Разрешено ли писать объяснительную на компьютере если да то на чье имя и сколько экземпляров
Начальник отдела требует объяснительную. Я себя виновной не считаю. Знаю, что можно отказаться писать объяснительную. Так же наткнулась на следующее:
"Только работодатель или уполномоченное от него лицо имеют право требовать, чтобы работник давал письменные объяснения по поводу того или иного факта. Ни один другой начальник, в том числе, начальник кадров или начальник отдела не имеет права требовать от сотрудника такого документа.
Поэтому работник имеет право отказывать всем, кроме работодателя. Никаких санкций ему за это не будет! "
1. Так ли это? В моём случае представитель работодателя это директор филиала
2. Только директор филиала имеет право требовать объяснительные? Или начальника тоже могут наделить таким правом, но тогда как это должно выглядеть? Как понять, что начальника уполномочили, где и как это, должно быть, прописано?
3. Начальник уведомил меня о том, что требует с меня объяснительную. Я это уведомление подписала и теперь обязана дать письменный ответ. Что будет если я никакого ответа не дам?
4. Если я всё-таки напишу объяснительную (а скорее всего не одну) на имя начальника, предположим, что он не уполномочен с меня их брать, то можно ли потом в суде или в трудовой инспекции объявить их недействительными ссылаясь на то, что брал их неуполномоченный.
1. Да, за непредставление объяснительной никаких санкций не последует и санкции за такой проступок не регламентированы законом.
Но, если Вы отказываетесь писать объяснительную, это может сыграть против Вас.
2. Правом требования объяснительной могут быть наделены начальники отделов. Это должно быть прописано в их должностных инструкциях или они должны быть уполномочены на это соответствующим приказом руководителя.
3. Будет составлен акт о том, что Вы не предоставили объяснительную. Вам это ничем не грозит.
« Ст. 193 ТК
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.»
4. Для чего писать объяснительную, если потом объявлять ее недействительной. Это не логично. Если объяснительная написана под давлением, то возможность признать ее недействительной будет. Вопрос будет на усмотрение суда.
Согласно Трудового законодательства объяснительная берется с работника, чтобы понять мотивы его действий и может служить оправдательным документом для того, чтобы не применять к работнику дисциплинарного взыскания. Объяснительная – это документ свидетельствующий в Вашу защиту.
В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.
В соответствии со статьей 20 Трудового кодекса права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.
Возможно у вас на работе есть локальные нормативные акты, согласно которым ваш непосредственный начальник уполномочен брать объяснительные с работников для последующего применения дисциплинарных взысканий.
Поэтому, вам действительно лучше не разбираться, кто имеет право требовать объяснительную, а написать объяснения, которые от вас требуют, изложив на бумаге свое видение ситуации, в том числе то, что вы себя виноватой не считаете. Объяснительную напишите в двух экземплярах, на вашем пусть поставят отметку о принятии. Так у вас будет больше шансов обжаловать привлечение к дисциплинарной ответственности.
Кроме этого, ваш отказ от написания объяснительной ничего вам не даст, так как в соответствии со статьей 193 ТК РФ если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Обжаловать вам нужно будет не объяснительные, а применение дисциплинарного взыскания, если вы с ним не согласны. В соответствии со статьей 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Вы узнаете тонкости затребования письменных объяснений у работника и сроки, которые необходимо соблюсти. Вам поможет пореквизитный анализ объяснительной записки и рекомендации относительно составления ее текста. Даны отдельные пояснения к вопросам о том, что должно быть написано от руки, кому адресовать, что приложить, как зарегистрировать. Данный документ чаще составляется в связи с трудовыми отношениями: нарушением трудовой дисциплины, ненадлежащим выполнением трудовых обязанностей и т.п. Объяснительная поможет посмотреть на ситуацию глазами работника, дав шанс оправдаться, если он, конечно, не виноват.
П исьменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.
Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.
См. также образец требования о даче письменных объяснений в статье «Подложные документы для приема на работу»
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
Резюме
Если работодатель предлагает вам написать объяснительную, не нужно отказываться от своих прав — чем подробнее и убедительнее вы изложите свою позицию, тем больше шансов избежать серьезного наказания даже при допущенном нарушении.
Составляя документ, укажите все обстоятельства и факты — время и место действий, поведение иных лиц, наличие или отсутствие свидетелей и т.д. Рассмотрение этой бумаги является обязанностью работодателя, даже если картина проступка кажется очевидной.
А если распечатать и подписать и число поставить, что не покатит?
Один из примеров (не повторять дословно!) :
в трудовом кодексе указывается в какой форме должен писатся документ но шрифт и почерк не указывается можете печатать главное чтоб ваша дата и подпись были от руки, а вообще поинтересуйтесь почему вас просят от руки написать, потребуйте форму данного документа, если текст напечатан то в суде можно сказать что вас заставили расписатся на данном документе вот по этому требуют от руки писать)
В законе вроде нет такого чёткого определения. Там написано "написать заявление", "написать объснительную" и т. д.
Возможно руководитель прав, требуя написать от руки. Этим он обезопасивает себя от возможных неприятностей. А вдруг Вы откажетесь от того, что писали такую объяснительную в печатном варианте. Рукописную объяснительную всегда может докаэать графологическая экспертиза.
Очередной руководитель-самодур! Он случайно не требует объяснительную записку писать кровью, так для пущей верности .
Если касаться норм ТК РФ то согласно ст. 193 до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Как видно законодатель не указывает каким должно быть исполнение рукописным или машинописным, поэтому если Вам позволяют сроки, набирайте текст объяснительной записки на компьютере, распечатывайте, подписывайте, ставьте дату, запечатывайте в конверт и отправляйте письмишко работодателю заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении. Не забудьте второй экземпляр объяснительной записки оставить для себя.
Нормативного обоснования по этому вопросу нет, но работодателю необходимо иметь полноценное доказательство, что работник собственноручно, добровольно, без принуждения изложил свое желание или объяснительную в заявлении. Поэтому рекомендуется порядок составления заявления, объяснительные работника от руки. Если применяются шаблонные бланки, то такое оформление заявлений трактуется, при судебном конфликте, как факт давления на работника.
Февраль на дворе, а в марте на нашем производстве будет аттестация и решение по каждому работнику, стоит ли ему выплачивать 13 зарплату или нет. И уже сейчас вышестоящее начальство ищет на всех компромат.
Работаем по 12 часов, начальник участка задает план, мы его выполняем. И идем с позиции "Сделал дело - гуляй смело", поэтому бывает, что со смены уходим на 20-40 минут пораньше. И в течение года никаких претензий не возникало, однако. скоро март и Начальник решил устроить "Охоту на ведьм". У него появились распечатки с камер слежения по заводу с лицами, на которых можно увидеть того или иного сотрудника с датой и временем. Какой диапазон времени он задал - не известно.
Встает ряд вопросов, таких как:
- За какой срок меня могут заставить писать объяснительную? Ведь есть какой-то "срок давности"? Если я не ошибаюсь, то это пол года.
- Если нарушение выявлено, но хранится "на всякий пожарный" - не является ли это нарушением? Ведь существует период, за который необходимо решить, требовать от работника объяснительную или нет. И если это небольшой период, то как доказать, что "компромат" был, но его хранили? Ведь в марте начальник может с честными словами сказать, мол, только вчера узнал.
- Если нарушения однотипные (уход с работы раньше положенного времени, так получается), то по каждому из них, входящих в "срок давности", придется писать объяснительную? То есть, например, ушел за этот "срок" 10 раз раньше - 10 объяснительных? Или их можно свести к одной, в которой бы ты указал, что считал вот так (выполнил план - свободен), но так как тебя не оповестили о том, что ты "косячишь", то вот оно и повторялось.
1. В соответствии с ТК РФ:
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
То есть объяснение с Вас могут требовать не позднее месячного срока как работодателю стало известно о проступке
2. Если прошел месяц с того момента как это стало известно работодателю ( не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников), либо полгода с момента его совершения, то про него можно забыть. Привлечь Вас будет проблематично
3. Можно все описать в одной объяснительной. Роли не играет
А Вы пишите «Если нарушение выявлено, но хранится „на всякий пожарный“»
То есть срок для привлечения месяц, а не 6 месяцев, т.к. оно уже выявлено.
Ну тут у работодателя свобода маневра. Он всегда может сказать что доложили ему вчера например
Вот-вот. это я и имел ввиду.
Хм. а ведь, если это камеры, то должен был оформляться запрос, разве нет? Соответственно по дате запроса и учитывать дату выявления проступков.
— За какой срок меня могут заставить писать объяснительную? Ведь есть какой-то «срок давности»? Если я не ошибаюсь, то это пол года.
1) ТК РФ установлен порядок и предписана процедура, как оформляется выявленное нарушение. Так, согласно статьи 193 ТК РФ:
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
— Если нарушение выявлено, но хранится «на всякий пожарный» — не является ли это нарушением? Ведь существует период, за который необходимо решить, требовать от работника объяснительную или нет. И если это небольшой период, то как доказать, что «компромат» был, но его хранили? Ведь в марте начальник может с честными словами сказать, мол, только вчера узнал.
2) Никто не обязан Вас знакомить с актом уничтожения, к примеру, материалов видеофиксации службы НН или охраны предприятия или объекта. Из практики, такие сроки хранения могут регулироваться ЛПА, принимаемым в соответствии с ФЗ. Другое дело, если у Вас есть основания полагать, что зафиксированная информация нарушает Ваши конституционные права, то такая ситуация может стать предметом разбирательства, к примеру, в рамках процесса о защите охраняемой законом тайне (медицинской, переписки, т.д.), а также в контексте статьи 152.1 ГК РФ и Закона о защите персональных данных.
— Если нарушения однотипные (уход с работы раньше положенного времени, так получается), то по каждому из них, входящих в «срок давности», придется писать объяснительную? То есть, например, ушел за этот «срок» 10 раз раньше — 10 объяснительных? Или их можно свести к одной, в которой бы ты указал, что считал вот так (выполнил план — свободен), но так как тебя не оповестили о том, что ты «косячишь», то вот оно и повторялось.
3) Да, за каждое нарушение, образующее систему нарушений, придется давать объяснение, поскольку, как указано выше, за каждый проступок применяется одно дисциплинарное взыскание, кроме случаев, когда именно система проступков образует нарушение, однако оформление каждого нарушения идет отдельно, даже если будет впоследствии за систему нарушений применено взыскание единое.
Затребование письменных объяснений
Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение 1 . Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.
Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.
От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).
Пример 1. Письменное требование объяснений у работника
Пример 2. Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись
Теперь поясним, как рассчитать 2-дневный срок, отведенный статьей 193 ТК РФ для дачи письменных объяснений:
Пример 3. Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка
- 03.09.2014 – 1-й день,
- 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
- 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.
Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.
Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.
Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.
Объяснительная составлена. Что делать дальше?
Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.
Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.
Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).
Пример 15. Резолюция руководителя на объяснительной записке
Пример 16. Резолюция руководителя на объяснительной записке
Пример 17. Объяснительная записка
В статье «Служебная и докладная записки» вы найдете множество образцов полностью оформленных документов для различных ситуаций, поймете, как организовать регистрацию, исполнение записок и сколько их потом хранить
В процессе трудовых отношений нередко возникают конфликты или нештатные ситуации.
Для их урегулирования и принятия объективного решения каждая сторона должна изложить свою позицию и описать последовательность своих действий в определенный период. Эту информацию излагают в виде письменного документа — объяснительной записки.
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.
Пример 4. «Шапка» объяснительной записки
Пример 5. Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки
Обратите внимание: в Примере 5 устаревшей является строка с написанием вида документа (с маленькой буквы и точкой), а все, что выше – вполне корректно. Должность автора объяснительной записки может отступать от адресата (генерального директора, как в Примере 4), а может идти сразу на следующей строке (как в Примере 5). Предлог «от» может присутствовать или отсутствовать перед должностью автора.
За наименованием вида документа идет текст, который составляется в свободной форме. Единственные требования к нему:
- корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
- только точные даты, если нужно – время,
- факты и причины сложившейся ситуации.
Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».
Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.
Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.
Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.
Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:
Пример 6. Текст объяснительной записки
Пример 7. Текст объяснительной записки
Поводов для опозданий или отсутствия на рабочем месте может быть много, и далеко не все они уважительны. Если работник не хочет озвучивать истинную причину своего опоздания, это его право. Здесь выручат универсальные формулировки «по семейным» или «по личным обстоятельствам» (см. Пример 8). Еще один выход – признать свою вину без описания причин (Пример 9). Однако никакого понимания и сочувствия руководства такие клише, конечно, не вызовут.
Пример 8. Текст объяснительной записки
Пример 9. Текст объяснительной записки
Работник может предполагать, что его «простят», потому что причина проступка уважительна, а сам он давно работает, раньше никогда такого не случалось, или по каким-то другим причинам. Тогда ему лучше написать об этом в своих объяснениях:
Пример 10. Фрагмент текста объяснительной записки
Если у работника есть собственное мнение о своем поступке, он имеет полное право его выразить:
Пример 11. Текст объяснительной записки
Объяснительная записка может иметь приложения. Если работник считает себя правым в сложившейся ситуации и может подтвердить свою правоту документально, все доказательства нужно приобщить к объяснительной записке. Приложения перечисляются после текста:
Пример 12. Отметка о наличии приложения
Пример 13. Отметка о наличии приложения
Пример 14. Отметка о наличии приложений
Реквизит «подпись» содержит наименование должности работника, его собственноручную подпись, инициалы и фамилию. Датой объяснительной записки является дата ее составления.
Образец подробной объяснительной записки с оформлением всех проанализированных нами реквизитов показан в Примере 17.
Виды объяснительных
Данные документы могут оформляться не только по месту постоянной работы, но и в иных обстоятельствах. Выделим наиболее распространенные виды объяснительных, с которыми вы можете столкнуться:
- составленная по факту выявленного нарушения;
- разъясняющая причины поведения на рабочем месте при отсутствии факта дисциплинарного проступка;
- составленная в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (например, родители могут писать объяснительную записку за поведение своего ребенка в школе).
Правила оформления в разных ситуациях будут схожими — нужно максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.
Как правильно написать объяснительную записку?
Этот документ составляется по требованию работодателя или по собственной инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается не более двух дней, в иных случаях срок определяется на усмотрение сторон. Целесообразно составить объяснительную директору или иному представителю предприятия в максимально сжатые сроки, чтобы не допустить негативного развития ситуации.
Вот какие правила нужно учитывать:
- если бумага пишется по факту опоздания на работу, необходимо доказать уважительность причин позднего появления на рабочем месте;
- объяснительная по болезни должна содержать информацию о заболевании, обращении к врачу или вызове его на дом (впоследствии нужно подтвердить данные больничным листком);
- документ о невыполнении порученных обязанностей или срыве производственных задач должен содержать объективные причины, по которым допущено нарушение (например, неисполнение соответствующих обязанностей другими отделами).
Недопустимо писать бумагу под диктовку начальства или иного должностного лица. Как правило, в таких случаях могут искусственно создаваться доказательства, которые будут использованы для дисциплинарного взыскания (в том числе, увольнения по виновным основаниям).
Даже если вы признаете вину в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите:
- на мотивы своих действий, поскольку допущенное нарушение может быть вызвано устранением более серьезных последствий для работодателя;
- на первый факт допущенного нарушения, так как руководитель обязан учесть все обстоятельства проступка;
- на отсутствие серьезных последствий для производственно процесса;
- на возможность возместить причиненный ущерб в добровольном порядке.
Если составляется акт по факту дисциплинарного проступка, объяснительная должна быть включена в материалы служебного расследования.
При обжаловании действий работодателя в суде будут заново оцениваться все обстоятельства нарушения.
В содержании рассматриваемого нами документа должны быть следующие пункты:
- наименование должностного лица, на имя которого составляется бумага;
- сведения о сотруднике, с указание должности и структурного подразделения;
- обстоятельства и факты (например, выявленный факт отсутствия на рабочем месте);
- объяснения сотрудника в произвольной форме;
- дата составления документа и личная подпись сотрудника.
Составив объяснительную, нужно зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого ставится отметка входящего номера или подпись непосредственного начальника. Целесообразно сохранить второй экземпляр документа, чтобы использовать его при дальнейшем урегулировании спора.
От руки или на компьютере?
Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.
Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:
- должность,
- личный росчерк и
- И.О. Фамилия.
Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.
Что такое объяснительная записка?
Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.
Составление объяснительной является правом, а не обязанностью сотрудника, однако отказ от дачи объяснений может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.
Выделим основные правила, которые учитываются при составлении указанного документа:
- при проведении любого служебного расследования руководство предприятия обязано затребовать у сотрудника объяснительную в письменной форме. Об отказе дать пояснения составляется соответствующий акт;
- бумага пишется на имя руководителя предприятия или непосредственного начальника, уполномоченного на урегулирование спора с работником;
- объяснительная по нарушению дисциплины труда и правил внутреннего распорядка должна быть учтена при принятии решения о назначении наказания (отказ проверить доводы, указанные в документе, влечет отмену дисциплинарного взыскания).
Объяснительная на работу пишется в произвольной форме самим сотрудником. Закон не содержит типовой формы указанного документа, однако работник должен придерживаться общих правил оформления.
Эта бумага подлежит регистрации с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — прикладывается к материалам проверки.
Читайте также: