Оглавление машинного носителя в которое записываются краткие сведения о файле что это
4.1. Понятие информационного обеспечения, его назначение и структура.
Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.
Структура информационного обеспечения включает:
систему показателей предметной области;
системы классификации и кодирования экономической информации;
унифицированную систему документации;
потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;
информационные массивы (файлы), хранящиеся на машинных носителях, имеющие различную степень организации и подлежащие автоматизированной обработке.
Назначение информационного обеспечения заключается в следующем.
Обеспечение организации представления информации пользователям для выполнения ими профессиональных задач по подготовке управленческих решений, а также создание условий работы автоматизированным информационным технологиям.
Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозадачного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
Создание эффективной организации хранения и поиска данных, позволяющей формировать данные для решения регламентированных задач, а также функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
Состав информационного обеспечения определяется на стадии проектирования ИС при активном участии пользователей.
4.2. Классификаторы, коды и технология их применения.
Для выполнения группировок возникает необходимость кодирования группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.
Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений. Код – условное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами кодирования.
Кодирование – процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, буквенными или комбинированными.
К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличению значности кода); длина кодового обозначения должна быть минимальной.
Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных видов классификаторов: международных и действующих только на территории Российской Федерации. Международные классификаторы входят в состав Сисетмы мждународных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами (Международная стандартная торговая классификация, классификация основных продуктов, классификация продовольственных и сельскохозяйственных организаций и др.).
Классификаторы, действующие на территории России, входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), созданную по постановлению правительства в 1970-х годах.
ЕСКК состоит из следующих групп классификаторов:
общероссийские классификаторы (ОК), разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны;
отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности;
региональные, единые для данной территории;
локальные, составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).
4.3. Документация и методы ее формирования.
Основным носителем информации является документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.
Документ является средством осуществления подтверждения хозяйственных операций и широко используется для оперативного управления.
Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависит сокращение циклов обработки и своевременное получение всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.
Развитие ИС, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандартизации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в 1970-х гг. постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ», в котором определены требования к унифицированной системе документации, т.е. комплексу взаимосвязанных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требований к документам, главное из которых – удобство компьютерной обработки информации.
Электронный документ – структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Электронный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содержать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требованиям компьютерной обработки. Важным достоинством электронного документа, постоянно хранящегося в базе данных, является автоматическое форматирование на основе однажды введенных данных новых видов унифицированных документов с теми же реквизитами и добавлением некоторых новых данных.
Документооборот – последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив.
Программы электронного делопроизводства обеспечивают единый порядок обработки документов в управлении делами организации, секретариате, канцелярии. Их главные функции заключаются в приеме документов, регистрации, рассмотрении, передаче, отправке, информационно-справочном обслуживании, оперативном хранении, контроле исполнения, систематизации и формировании дел, составлении описей, передаче дел в архив, а также в использовании электронной почты.
4.4. Структура внутримашинного информационного обеспечения.
Под внутримашинным информационным обеспечением понимают систему специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это могут быть информационные файлы (массивы) базы данных, хранилища данных, базы зКлассификация ЭВМ.
Файл – это именная последовательность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинном носителе.
Для поиска файлов на машинном носителе создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление машинного носителя, в которые записываются краткие сведения о файле (его имя, расширение, размер, дата и время создания или последнего обновления), и выполняется поиск нужного файла. Кроме главного каталога может быть создано любое количество подкаталогов. В подкаталоги объединяются файлы, относящиеся к одной тематике.
База данных – организованная в соответствии с определенными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера именованная совокупность данных, которая характеризует актуальное состояние некоторой предметной области.
Банк данных представляет собой автоматизированную систему, представляющую совокупность информационных, программных, технических средств, персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базами данных.
Хранилище данных – система, которая предназначена для информационного обеспечения управления крупной корпорацией или иной организацией и интегрирует в себе данные из учетных автоматизированных систем, внешних источников, консолидирует данные филиалов.
Базу знаний можно представить как семантическую модель, предназначенную для представления в компьютере знаний, накопленных человеком в определенной предметной области. В экспертных системах база знаний состоит из базы правил и базы данных, содержащей известные факты, касающиеся предметной области.
Все программы и данные хранятся в долговременной (внешней) памяти компьютера в виде файлов.
Файл- это определенное количество информации (программа или данные), имеющее имя и хранящееся в долговременной (внешней) памяти.
Имя файла.Имя файла состоит из двух частей, разделенных точкой: собственно имя файла и расширение, определяющее его тип (программа, данные и так далее). Собственно имя файлу дает пользователь, а тип файла обычно задается программой автоматически при его создании.
Таблица 1. Типы файлов и расширений
Тип файла | Расширения |
Программы | exe, com |
Текстовые файлы | txt, doc |
Графические файлы | bmp, д1Т,]рдидр |
Звуковые файлы | wav, mid |
Видеофайлы | avi |
Программы на языках программирования | bas, pas и др |
Файловая система.На каждом носителе информации (гибком, жестком или лазерном диске) может храниться большое количество файлов. Порядок хранения файлов на диске определяется используемой файловой системой.
Каждый диск разбивается на две области: область хранения файлов и каталог. Каталог содержит имя файла и указание на начало его размещения на диске.
Для дисков с небольшим количеством файлов (до нескольких десятков) может использоваться одноуровневая файловая система, когда каталог (оглавление диска) представляет собой линейную последовательность имен файлов. Такой каталог можно сравнить с оглавлением детской книжки, которое содержит только названия отдельных рассказов.
Таблица 2.Одноуровневый каталог
Имя файла | Номер начального сектора |
Файл_1 | |
Файл_2 | |
……. | |
Файл_112 |
Если на диске хранятся сотни и тысячи файлов, то для удобства поиска используется многоуровневая иерархическая файловая система, которая имеет древовидную структуру.
Начальный, корневой каталог содержит вложенные каталоги 1-го уровня, в свою очередь, каждый из последних может содержать вложенные каталоги 2-го уровня и так далее. Необходимо отметить, что в каталогах всех уровней могут храниться и файлы.
Файловая система— это система хранения файлов и организации каталогов.
Путь к файлу.Путь к файлу вместе с именем файла называют иногда полным именем файла.
Операции над файлами.В процессе работы на компьютере наиболее часто над файлами производятся следующие операции:
• копирование (копия файла помещается в другой каталог);
• перемещение (сам файл перемещается в другой каталог);
• удаление (запись о файле удаляется из каталога);
• переименование (изменяется имя файла).
Форматирование дисков.Для того чтобы на диске можно было хранить информацию, диск должен быть отформатирован, то есть должна быть создана физическая и логическая структура диска.
Формирование физической структуры диска состоит в создании на диске концентрических дорожек, которые, в свою очередь, делятся на секторы. Для этого в процессе форматирования магнитная головка дисковода расставляет в определенных местах диска метки дорожек и секторов.
После форматирования гибкого диска 3,5" его параметры будут следующими:
• информационная емкость сектора — 512 байтов;
• количество секторов на дорожке — 18;
• дорожек на одной стороне — 80;
Логическая структура гибких дисков. Логическая структура магнитного диска представляет собой совокупность секторов (емкостью 512 байтов), каждый из которых имеет свой порядковый номер (например, 100). Сектора нумеруются в линейной последовательности от первого сектора нулевой дорожки до последнего сектора последней дорожки.
На гибком диске минимальным адресуемым элементом является сектор.
При записи файла на диск будет занято всегда целое количество секторов, соответственно минимальный размер файла — это размер одного сектора, а максимальный соответствует общему количеству секторов на диске.
Файл записывается в произвольные свободные сектора, которые могут находиться на различных дорожках. Например, Файл_1 объемом 2 Кбайта может занимать сектора 34, 35 и 47, 48, а Файл_2 объемом 1 Кбайт — сектора 36 и 49.
Таблица 3. Логическая структура гибкого диска формата 3,5" (2-я сторона)
№ дорожки | № сектора |
…………………. |
Для того чтобы можно было найти файл по его имени, на диске имеется каталог, представляющий собой базу данных.
Запись о файле содержит имя файла, адрес первого сектора, с которого начинается файл, объем файла, а также дату и время его создания.
Таблица 4. Структура записей в каталоге
Имя файла | Адрес первого сектора | Объем файла, Кбайт | Дата создания | Время создания |
Файл 1 | 14 01 99 | 14 29 | ||
Файл 2 | 14 01 99 | 14 45 |
Полная информация о секторах, которые занимают файлы, содержится в таблице размещения файлов (FAT — File Allocation Table). Количество ячеек FAT соответствует количеству секторов на диске, а значениями ячеек являются цепочки размещения файлов, то есть последовательности адресов секторов, в которых хранятся файлы.
Для размещения каталога — базы данных и таблицы FAT на гибком диске отводятся секторы со 2 по 33. Первый сектор отводится для размещения загрузочной записи операционной системы. Сами файлы могут быть записаны, начиная с 34 сектора.
Виды форматирования. Существуют два различных вида форматирования дисков: полное и быстрое форматирование. Полное форматирование включает в себя как физическое форматирование (проверку качества магнитного покрытия дискеты и ее разметку на дорожки и секторы), так и логическое форматирование (создание каталога и таблицы размещения файлов). После полного форматирования вся хранившаяся на диске информация будет уничтожена.
Быстрое форматирование производит лишь очистку корневого каталога и таблицы размещения файлов. Информация, то есть сами файлы, сохраняется и в принципе возможно восстановление файловой системы.
Информационная емкость гибких дисков. Рассмотрим различие между емкостью неформатированного гибкого магнитного диска, его информационной емкостью после форматирования и информационной емкостью, доступной для записи данных.
Заявленная емкость неформатированного гибкого магнитного диска формата 3,5" составляет 1,44 Мбайт.
Рассчитаем общую информационную емкость отформатированного гибкого диска:
Количество секторов: N = 18 х 80 х 2 = 2880.
512 байт х N = 1 474 560 байт = 1 440 Кбайт -= 1,40625 Мбайт.
Однако для записи данных доступно только 2847 секторов, то есть информационная емкость, доступная для записи данных, составляет:
512 байт х 2847 = 1 457 664 байт = 1423,5 Кбайт = 1,39 Мбайт.
Логическая структура жестких дисков. Логическая структура жестких дисков несколько отличается от логической структуры гибких дисков. Минимальным адресуемым элементом жесткого диска является кластер, который может включать в себя несколько секторов. Размер кластера зависит от типа используемой таблицы FAT и от емкости жесткого диска.
На жестком диске минимальным адресуемым элементом является кластер, который содержит не сколько секторов.
Таблица FAT16 может адресовать 2 16 — 65 536 кластеров. Для дисков большой емкости размер кластера оказывается слишком большим, так как информационная емкость жестких дисков может достигать 150 Гбайт.
Например, для диска объемом 40 Гбайт размер кластера будет равен:
40 Гбайт/65536 = 655 360 байт = 640 Кбайт.
Файлу всегда выделяется целое число кластеров. При размещении на жестком диске большого количества небольших по размеру файлов они будут занимать кластеры лишь частично, что приведет к большим потерям свободного дискового пространства.
Эта проблема частично решается с помощью использования таблицы FAT32, в которой объем кластера принят равным 8 секторам или 4 килобайтам для диска любого объема.
В целях более надежного сохранения информации о размещении файлов на диске хранятся две идентичные копии таблицы FAT.
Преобразование FAT16 в FAT32 можно осуществить с помощью служебной программы Преобразование диска в FAT32, которая входит в состав Windows.
Мы рассмотрели файловую систему, имеющую название FAT, однако в последнее время все большую популярность приобретает файловая система NTFS (New Technology File System - файловая система операционных систем семейства Windows NT), которая, в частности, используется в Windows NT и Windows ХР.
Максимальный размер раздела NTFS в данный момент ограничен лишь размерами «жестких» дисков. Как и любая другая система, NTFS делит все полезное место на кластеры — блоки данных, используемые единовременно. NTFS поддерживает почти любые размеры кластеров — от 512 байт до 64 Кбайт, неким стандартом же считается кластер размером 4 Кбайт. Диск NTFS условно делится на две части. Первые 12 % диска отводятся под так называемую зону MFT (Master File Table). Это БД, представляющая собой общую файловую таблицу, строки которой соответствуют файлам тома NTFS, а столбцы - атрибутам файлов. Запись каких-либо других данных в эту область невозможна. Остальные 88 % диска является обычным пространством для хранения файлов.
Зона MFT поделена на записи фиксированного размера (обычно 1 Кбайт), и каждая запись соответствует какому-либо файлу (в общем смысле этого слова). Первые 16 файлов носят служебный характер и недоступны ОС — они называются метафайлами, причем самый первый метафайл - сам MFT. Эти первые 16 элементов MFT - единственная часть диска, имеющая фиксированное положение. Интересно, что вторая копия первых трех записей для надежности — они очень важны - хранится ровно посередине диска. Остальной MFT-файл может располагаться, как и любой другой файл, в произвольных местах диска — восстановить его положение можно с помощью его самого, «зацепившись» за самую основу первый элемент MFT.
Дефрагментация дисков.Замедление скорости обмена данными может происходить в результате фрагментации файлов. Фрагментация файлов (фрагменты файлов хранятся в различных, удаленных друг от друга кластерах) возрастает с течением времени, в процессе удаления одних файлов и записи других.
Так как на диске могут храниться сотни и тысячи файлов в сотнях тысяч кластеров, то фрагментированность файлов будет существенно замедлять доступ к ним (магнитным головкам придется постоянно перемещаться с дорожки на дорожку) и в конечном итоге приводить к преждевременному износу жесткого диска. Рекомендуется периодически проводить дефрагментацию диска, в процессе которой файлы записываются в кластеры, последовательно идущие друг за другом.
Под внутримашинным информационным обеспечением (ИО) понимают систему специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это могут быть информационные файлы (массивы), базы данных, хранилища данных, базы знаний (рис. 3.13).
Файл — это именованная совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинном носителе.
Информационные массивы (файлы) могут храниться в памяти компьютера и на машинных носителях. Более сложной организацией является база данных, которая включает массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями.
Рис. 3.13. Компоненты внутримашинного И О |
Информационный массив — совокупность зафиксированной информации, предназначенная для хранения и использования и рассматриваемая как единое целое. Информация может быть представлена в виде публикаций, отчетов, электронных записей и т.д. Обычно на предприятиях и в учреждениях информационные массивы формируются по функциональному признаку.
Назначение массивов зависит от задач, стоящих перед ИТ и отражает их специфику.
Информационные массивы по их роли в машинной обработке и технологии использования классифицируются следующим образом.
• Постоянные массивы относятся к категории нормативно-справочных, составляют информационный базис ИТ и содержат относительно редко меняющиеся сведения. В их состав входят массивы классификаторов, справочников, каталогов и другой условно-постоянной информации. В массивах классификаторов хранятся коды и тексты показателей хозяйствующего субъекта. Они формируются до начала эксплуатации системы, в процессе работы обновляются и по мере надобности изменяются.
• Текущие (переменные) массивы включают переменную информацию, которая поступает в систему от управляемого объекта и характеризует как состояние внешней среды, так и сам процесс управления объектом. Чаще всего текущие массивы образуются на основе первичных документов, например, массив отчетных авизо, расчета проекта плана поступления налога с оборота и т.п.
• Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач. Формирование этих массивов связано с потребностью в промежуточной информации, которая не имеет самостоятельного значения для целей управления.
• Выходные массивы хранят информацию, полученную в результате обработки исходной информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений, например данные по лицевым счетам, численности работающих, фонду заработной платы и т.д.
• Хранимые массивы чаще всего формируются на основе выходных и содержат информацию, необходимую для обработки в будущих отчетных периодах, сопоставления данных за разные отчетные периоды, расчетов нарастающим итогом.
• Поисковые (информационные) массивы представляют собой совокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либо содержание определенных документов, либо конкретный объект, систему, организацию и т.д.
• Служебные массивы содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов.
Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы и представляют собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Создание единого информационного фонда обеспечивает систематизацию и унификацию показателей, позволяет установить терминологическое единство, однозначность описаний и связей между показателями во внут- римашинном ИО.
Для поиска файлов на машинном носителе создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление машинного носителя, в которые записываются краткие сведения о файле (его имя, расширение, длина в байтах, дата и время создания или последнего обновления), и выполняется поиск нужного файла. Кроме главного каталога может быть создано любое количество подкаталогов. В подкаталоги объединяются файлы, относящиеся к одной тематике. Подкаталогам также присваиваются имена по тем же правилам, что и файлам. Такая организация упрощает и ускоряет поиск информации на машинном носителе, облегчает работу пользователя.
Пофайловый подход в создании информационного фонда отвечает принципу локальной организации данных и используется при незначительных объемах информации. Такая организация данных позволяет быстро и удобно манипулировать информацией в файлах, но требует жесткой привязки к программам, затруднительна при корректировках данных и программ, имеет ориентацию на отдельные несложные задачи. Локальный способ организации данных не предусматривает установления связи между файлами, исключает работу в диалоге. При файловой организации массивов трудно обеспечить актуальное состояние данных, их достоверность и непротиворечивость.
Файловые системы используются для хранения слабо структурированных данных или в тех случаях, когда детализацию их логической структуры целесообразно оставить исполнительной программе. Для ИС такой подход в организации хранения данных не является оптимальным по следующим причинам.
• ИС ориентированы главным образом на хранение и модификацию постоянно существующих данных, а не единожды или временно используемых.
• Структура данных ИС, как правило, сложна по своей природе и задача обеспечения к ним оперативного доступа требует более развитых средств их структуризации при хранении.
• Хотя структуры данных в разных ИС различны, между ними часто бывает много общего.
• В ИС характерно использование одних и тех же данных различными прикладными программами.
• Для ИС характерным является достаточно частое изменение состава и модернизация отдельных прикладных программ при практически не изменяющейся структуре данных.
Таким образом, для И С целесообразна организация хранения хорошо структурированных данных, доступных различным прикладным программам. Этим средством хранения являются базы данных.
База данных — это организованная в соответствии с определенными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера именованная совокупность данных, которая характеризует актуальное состояние некоторой предметной области.
Банк данных представляет собой автоматизированную систему, представляющую совокупность информационных, программных, технических средств, персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.
Для преобразования больших объемов детализированных данных, накопленных в БД, в форму, удобную для стратегического планирования, реорганизации бизнеса и необходимую лицам, принимающим решения, используют хранилища данных.
Хранилище данных — это система, которая предназначена для информационного обеспечения управления крупной корпорацией или иной организацией и интегрирует в себе данные из учетных автоматизированных систем, внешних источников, консолидирует данные филиалов. Предоставляет разнообразные инструментальные средства для анализа данных.
Для решения сложных трудно формализуемых научных, производственных и экономических задач и тиражирования, профессионального опыта применяются системы, основанные на знаниях. Их составной частью является база знаний.
Базу знаний можно представить как семантическую модель, предназначенную для представления в компьютере знаний, накопленных человеком в определенной предметной области. В экспертных системах, основанных на правилах продукции (если описание ситуации, то описание действия), база знаний состоит из базы правил и базы данных, содержащей известные факты, касающиеся предметной области (см. п. 3.8).
Организация внутримашинного ИО должна решать целый ряд проблем и обеспечивать:
• полноту хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;
• целостность хранимой информации, т.е. непротиворечивость данных при вводе информации в компьютер;
• своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
• гибкость системы, т.е. ее адаптируемость к изменяющимся информационным потребностям;
• реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИО;
• релевантность ИО, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;
• удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к данным;
• разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.
1. Файловая организации данных – это организация данных в виде файлов под управлением какой-либо операционной системы. Структура файла соответствует структуре управленческого документа из внемашинного ИО. Файл – это именованная совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинном носителе. Для обработки файл должен характеризоваться структурой, т.е. именем для его поиска, количеством полей в записи, последовательностью фиксации полей в записи, типом записи (постоянная или переменная длина записи), типом поля (символьное или числовое), длиной поля (количество разрядов), ключом доступа для поиска нужных записей (могут быть первичными и вторичными). Для обращения каждый файл должен иметь имя и расширение, уточняющее его назначение: EXE, COM - программные файлы, готовые к использованию, DBF – файлы базы данных, DOC, TXT – текстовые файлы.
Для поиска файлов на машинном носителе создаются каталоги. Они представляют собой оглавление машинного носителя, в которое записываются краткие сведения о файле (его имя, расширение, длина в байтах, дата и время создания или последнего обновления). По этим сведениям выполняется поиск нужного файла. Кроме главного каталога может быть создано любое количество подкаталогов. В подкаталоги объединяются файлы, относящиеся к одной тематике. Подкаталогам также присваиваются имена по тем же правилам, что и файлам.
Каждый программный продукт работает с одним или несколькими файлами данных, структура которых находится в прямой зависимости от приложений. При этом любые изменения в структуре данных возможны только при условии соответствующего изменения приложений; информация, содержащаяся в файлах данных, в большинстве случаев оказывается недоступной для других программных средств.
В целом такую организацию программного и информационного обеспечения можно представить в виде схемы:
На схеме видно, что некоторые приложения могут использовать одни и те же файлы данных; в других случаях требуется специальная программа-конвертер для преобразования данных из одного формата в другой, доступный для использования другим программным средством. Каждое из приложений хранит внутри себя описание используемых данных.
Такая организация отвечает принципу локальной организации данных и используется при незначительных объемах информации.
Достоинство: локальные файлы обеспечивают более быстрое время обработки данных.
Недостатки:
1. Требует жесткой привязки к программам. Файлы данных жестко привязаны к программному обеспечению. Использование их возможно только вместе с соответствующими приложениями;
2. Затруднительна при корректировке данных и программ. Любые изменения в структуре информации требуют соответствующего изменения программного обеспечения, то есть, фактически, включают этап дополнительного программирования;
3. Имеет ориентацию на решение отдельных несложных задач;
4. Избыточность информации и дублирование данных. Разные программные средства могут использовать одну и ту же информацию, например, нормативно-справочные данные. Но, поскольку каждое приложение использует файлы данных собственного формата, приходится дублировать эту информацию для каждой из использующих программ.
5. Не предусматривает установления связи между файлами.
Эти недостатки предопределили появление других способов организации внутримашинного ИО.
2. Организация информационной базы в виде базы данных. При увеличении объемов информации для многоцелевого применения и эффективного удовлетворения информационных потребностей различных пользователей используется интегрированный подход к созданию внутримашинного ИО.Базу данных можно представить как совокупность взаимосвязанной информации,она включает не только сами данные, но и взаимосвязи между ними. Одной из главных идей базы данных является совместное хранение данных с их описаниями. Благодаря этому хранимые данные становятся понятными для любого числа приложений, работающих с базой. Это делает базу данных самостоятельным информационным ресурсом, который может многократно использоваться различными приложениями, оставаясь при этом независимым от них.
Преимущества организации внутримашинного ИО в виде баз данных:
1. Сокращение избыточности хранимых данных за счет снижения до минимума объема дублируемых данных;
2. Устранение противоречивости хранимых данных;
3. Возможность использования данных оптимальным образом для множества приложений;
4. Обеспечение удобства доступа к данным;
5. Независимость данных от прикладных программ.
Перечисленные достоинства обеспечиваются способами логической и физической организации данных, закладываемыми на стадии проектирования внутримашинного информационного обеспечения.
3. Организация информационной базы в виде базы знаний, т.е.знаний человека, представленных в памяти компьютера в соответствии с какой-либо моделью. Базы знаний помимо данных о предметной области, содержат еще и правила их использования для принятия управленческих решений. На основе баз знаний разрабатываются экспертные системы. Особенностью баз знаний по сравнению с базами данных является выработка решений. В экспертных системах накапливаются и обрабатываются знания — высшая форма информации.
Примерами являются существующие сегодня "Консультант+”, "Гарант”. Основными элементами информационной технологии, используемой в БЗ, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы, ПК.
Пользователь использует интерфейс для ввода запросов и команд в экспертную систему и получает выходную информацию из нее. Выходная информация включает не только само решение, но необходимые объяснения.
4. Организация информационной базы в виде хранилищ данныхобеспечивает сбор данных из существующих внутренних баз предприятия и внешних источников, формирование, хранение и эксплуатацию информации как единой, хранение аналитических данных в форме, удобной для анализа и принятия управленческих решений. К внутренним базам данных предприятия относятся локальные базы подсистем ЭИС (бухгалтерский учет, финансовый анализ, кадры, расчеты с поставщиками и покупателями и т.д.). К внешним базам - любые данные, доступные по интернету и размещенные на web cepвеpax предприятий-конкурентов, правительственных и законодательных органов, других учреждений.
Отличие реляционных баз данных, используемых в ЭИС, от информационного хранилища заключается в следующем:
1. Реляционные базы данных содержат только оперативные данные организации. Информационное хранилище обеспечивает доступ как к внутренним данным организации, так и к внешним источникам данных, доступным по интернету.
2. База данных ориентирована на одну модель данных функциональной подсистемы ЭИС и обеспечивают запросы оперативных данных организации. Информационные хранилища поддерживают большое число моделей данных, включая многомерные, что обеспечивает ретроспективные запросы (запросы за прошлые годы и десятилетия), запросы, как к оперативным данным организации, так и к данным внешних источников.
3. Данные информационных хранилищ могут размещаться не только на сервере, но и на вторичных устройствах хранения.
Под носителем информации понимается физическая среда, используемая для записи и накопления информации. По способу записи и считывания информации носители подразделяются на ручные, машинные и гибридные.
К ручным носителям относятся бумажные документы, заполненные информацией и воспринимаемые непосредственно человеком без использования технических средств.
К машинным носителям относятся носители, на которые записывается и с которых считывается информация с использованием технических средств (магнитные и оптические носители).
Гибридные носители в зависимости от способа записи и считывания представляют собой машиночитаемые документы, информацию на которые заносит пользователь, а считывание производится с помощью специальных технических средств.
В настоящее время наиболее распространенным носителем информации является документ. Статистическая информация, возникающая из
учетных данных предприятий и организаций, фиксируется в документах-формах первичной статистической отчетности, а статистическая информация со сведениями обобщающего характера, используемая для принятия управленческих решений, отражается в документах-формах сводной статистической отчетности. Отчетностью называются сведения, предоставляемые в обязательном порядке по установленным формам и в определенные сроки.
Проектирование первичных отчетов происходит в 3 этапа.
На первом этапе нужно определить необходимый состав разрабатываемых показателей, при этом избежать лишней информации, но сохранить ту, которая необходима для решения целого комплекса задач. Особое внимание здесь уделяется отбору постоянной и переменной информации.
На втором этапе приступают к размещению реквизитов на бланке отчета. Практикой проектирования с целью эффективного использования различных средств вычислительной техники рекомендуется следующий порядок размещения реквизитов: справочные реквизиты-признаки, группировочные реквизиты-признаки и другие реквизиты-признаки, а также абсолютные и относительные реквизиты-основания.
Указанные группы реквизитов располагаются в определенных частях отчета и могут иметь разные способы размещения: анкетный, линейный и табличный.
Линейный способ предусматривает размещение реквизитов в двух строках: в верхней располагаются наименования, а в нижней - их значения.
Анкетный способ применяется для размещения реквизитов в вертикальной последовательности обычно в виде двух граф: левая графа предназначена для наименований, а правая - для их значений.
Табличный способ предусматривает размещение различных реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали. Табличный способ используется чаще всего для размещения реквизитов-признаков в сочетании с реквизитами-основаниями.
На третьем этапе после окончательного уточнения разрабатываемого первичного отчета и согласования с размещением его реквизитов на машинном носителе приступают к расчету площади бланка. Бланки документов разрабатываются строго определенного, предусмотренного ГОСТом формата (мм): A1 - 841×594, А2 - 594×420, А3 - 420×297, А4 -297×210, А5 - 210×148, А6 - 148×105 и А7 - 105×74.
Для большинства первичных статистических отчетов, представляемых по почте, принята типовая структура размещения информации, состоящая из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительной (см. ниже).
Типовая структура размещения реквизитов в первичном статистическом отчете
Заголовочная часть для большинства статистических отчетов является стандартной. В ней приводятся постоянные справочные и группировочные реквизиты-признаки и дается полное наименование отчета с индексом формы.
Для построения заголовочной части используются анкетный и линейный способы размещения информации.
Содержательная часть отчета содержит наименования реквизитов-признаков (строк и граф) и их числовые значения (реквизиты-основания), представленные в табличном виде. Это удобно для визуального контроля и анализа, а также позволяет вводить необходимые итоги по строкам или графам и осуществлять балансовую увязку показателей.
Оформительная часть предназначена для проставления подписей должностных лиц, отвечающих за составление отчета, печати и даты составления отчета.
При проектировании первичных отчетов обязательно учитываются возможности применения современных технических средств, чтобы автоматизировать процесс их дальнейшего ввода в ПЭВМ.
Одним из перспективных способов подготовки данных является применение считывающих устройств, позволяющих осуществлять непосредственное считывание информации с первичных документов.
Широкому внедрению читающих устройств предшествует разработка специальных форм документов, которые получили название машиночитаемых документов. При их проектировании предъявляются особые требования к форме, размеру, качеству и цвету бумаги, а также к порядку размещения реквизитов и их количественному составу.
В настоящее время в системе Госкомстата РФ наибольшее распространение получило читающее устройство для считывания информации, нанесенной в виде графических отметок и нормализованных цифр в определенных позициях специального бумажного документа. Устройство применяется в подготовке материалов переписи населения и других единовременных работах при вводе машиночитаемых документов в ПЭВМ. Бланки этих документов печатаются типографским способом на плотной белой бумаге обычно размером 210 × 297 мм. Информационное поле представляет собой матрицу, состоящую из 1000 позиций (40 строк × 25 колонок), в каждой из которых располагается заданное значение (цифры и метки), наносимое вручную.
Эффективное применение машиночитаемых документов в ЭИС возможно лишь при стандартизации их форм и форматов, а также правил заполнения.
Наиболее распространенной и удобной для пользователей (экономистов) формой вывода результатов является сводный отчет.
Проектируемые сводные статистические отчеты должны содержать необходимый состав показателей для качественного удовлетворения органов управления, иметь четкий порядок размещения реквизитов и конкретное название отчета, которое полностью отражает его содержание.
Проектирование сводных отчетов производится в три этапа.
На первом этапе определяется общий состав сводных показателей с целью установления возможностей получения максимального их числа машинным способом.
На втором этапе устанавливается конкретный состав показателей, включаемых в отдельные сводные отчеты. Возможность объединения нескольких показателей в один отчет решается после того, как установлено, что они имеют однородные признаки и должны быть получены в одинаковые сроки и для одного круга потребителей.
На третьем этапе проводится размещение реквизитов и разрабатывается бланк формы сводного отчета.
При проектировании формы сводного отчета (см. ниже) обычно выделяются заголовочная и содержательная части.
Типовая структура размещения реквизитов в сводном статистическом отчете
Наименование сводного отчета________ | Форма №______________ | |||
Наименование территории____________ | Код_______________ | |||
Наименование группировочных признаков | Код | Наименование граф | ||
Абсолютные | Относительные | |||
А | Б | . | . | m |
В заголовочной части указывается наименование и индекс формы сводного отчета, а также ряд групп признаков, по которым сводятся одноименные показатели.
В содержательной части размещаются группировочные реквизиты-признаки (подлежащее таблицы) и наименования граф (сказуемое таблицы) и их числовые значения.
При проектировании форм сводной отчетности учитывается только требование, связанное с ограничением ширины листа, выдаваемого на печать.
В условиях совершенствования статистической методологии важное значение придается унификации, устанавливающей единые требования к содержанию и построению отчетно-статистических документов, используемых в экономике.
Унификация отчетности обеспечивается единым законодательным порядком разработки и централизованного утверждения органами Госкомстата РФ форм отчетов и инструкций по их заполнению, а также единой методологией приспособления статистических форм к их машинной обработке. В качестве руководящего материала при унификации используются государственные стандарты на систему отчетно-статистической документации.
При организации обработки отчетности особое внимание уделяется созданию различных массивов информации, под которыми понимается совокупность данных, хранящихся на машинных носителях. Их проектирование осуществляется в три следующих этапа.
На первом этапе определяется общий состав информационной базы, необходимой для решения требуемого комплекса задач, для чего производится анализ содержания проектируемых первичных и сводных отчетов.
В результате анализа устанавливается, в какой степени перечень реквизитов первичной отчетности обеспечивает разработку всех сводных отчетов. При необходимости вносятся соответствующие изменения за счет включения новых или устранения дублирующих реквизитов при сохранении минимальной избыточности данных и целостности информационной базы.
На втором этапе устанавливаются перечень и содержание массивов исходя из стабильности (постоянные и переменные) и сроков поступления данных. Для выполнения этого этапа необходимо знать не только состав комплекса решаемых задач, но и располагать всеми их объемно-временными характеристиками.
На третьем этапе проектируется внутримашинная структура записи массива и выбирается машинный носитель.
При проектировании внутримашинной структуры необходимо определить состав реквизитов массива и по каждому реквизиту обозначить тип записи и максимальную его значность.
При выборе машинного носителя необходимо руководствоваться такими критериями, как тип используемого компьютера, информационная емкость носителя, скорость записи и считывания данных и обеспечение определенного уровня достоверности и надежности данных.
Читайте также: