Можно ли вести книгу приказов в электронном виде по основной деятельности
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
КАК ОТДЕЛИТЬ ПРИКАЗЫ РАЗНЫХ КАТЕГОРИЙ ДРУГ ОТ ДРУГА?
Разработайте систему индексации, которая позволит только по номеру понять, к какому делу относится приказ.
Индекс приказа обычно состоит из двух частей: порядкового номера по журналу регистрации (он присваивается валово) и кода, определяющего категорию документа. Код может быть буквенным или цифровым. От порядкового номера он может быть отделен дефисом, косой чертой или другим знаком. Рассмотрим три варианта.
Вариант 1. Есть приказ с индексом 123-ОД. Здесь ясно, что 123 – это его порядковый номер, а ОД – сокращение от словосочетания «основная деятельность».
Вариант 2. Есть приказ с индексом 345/ЛС (2). В таком случае 345 – порядковый номер, ЛС – сокращение от «личный состав», а (2) – разновидность приказов по личному составу (например, о командировках).
Вариант 3. Есть приказ 789/03-12. Здесь порядковый номер 789, а 03-12 – индекс дела по номенклатуре, к которому он относится.
Оформление
Бланки распорядительных документов утверждены на локальном уровне инструкцией по делопроизводству – той самой, что предстоит изменить. До сих пор эти бланки были рассчитаны на бумажный носитель. Предстоит внести бланк в систему электронного документооборота (далее – СЭД) и, возможно, изменить его под электронный формат. Также в СЭД нужно задать настройки для автоматического заполнения полей бланка. За это несет ответственность техническая поддержка СЭД или ИТ-отдел.
В инструкции по делопроизводству после изменений должны остаться утвержденные бланки:
- приказа по основной деятельности (для подготовки на бумажном носителе);
- распоряжения (электронный);
- приказа по административно-хозяйственным вопросам (электронный).
[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2021.
В Перечне 2019, который пришел на смену Перечню 2010, увеличилось количество категорий приказов, изменились старые и появились новые сроки их хранения. В связи с этим секретари задаются простыми и сложными вопросами, которые касаются работы с приказами. Как понять, к какой категории относится приказ? Зачем нужна система индексации? Почему нельзя регистрировать приказы в одной учетной форме? Как разместить в номенклатуре дел приказы с разными сроками хранения?
КАК ОТЛИЧИТЬ ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ОТ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ?
В приказах по личному составу всегда содержатся решения работодателя относительно организации труда конкретного работника: прием, перевод, увольнение, смена фамилии, любой из видов отпуска и т.д. В приказах по основной деятельности работник получает задания или назначается ответственным за что-либо (это не относится к организации труда). К этой же категории относятся приказы об утверждении и внесении изменений в штатное расписание.
Правильно определить категорию приказа только по реквизиту 17 «Заголовок к тексту» не всегда удается. Например, попробуем определить, к какой категории приказов относится актуальный сегодня приказ о переводе на дистанционный режим работы.
Вариант 1. Если в приказе содержится управленческое решение типа: «Начальнику отдела кадров Зайцевой А.О. организовать перевод на дистанционный режим работы работников ООО «АБВ» старше 65 лет до 09.10.2020», то это приказ по основной деятельности. Здесь не содержится решений об организации труда работников.
Вариант 2. Если управленческое решение выглядит так: «Перевести на дистанционный режим работы с 12.10.2020 начальника ООТ Громова Петра Борисовича, ведущего инженера УЭРС Ромашина Виктора Викторовича, диспетчера ОДС Шишкину Любовь Владимировну…», то это приказ по личному составу, так как решение изменяет условия труда работников, указанных в документе.
Ответственный за ведение
Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.
В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.
Зачем нужен журнал
Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.
Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.
При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.
КАКИЕ ПРИКАЗЫ ОТНОСЯТСЯ К ПРИКАЗАМ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ? КАК БЫСТРО ОПРЕДЕЛИТЬ КАТЕГОРИЮ ПРИКАЗА?
Очертить тематический круг приказов по основной деятельности невозможно: он слишком широкий. Инициировать такие приказы может любое структурное подразделение, их регистрируют и хранят в приемной, так как их подписывает генеральный директор. Чтобы определить, какие приказы вашей организации относятся к приказам по основной деятельности, нужно воспользоваться методом исключения. Для этого из всех приказов следует исключить приказы по личному составу (перечислены в ст. 434 Перечня 2019) и приказы по административно-хозяйственным вопросам (это приказы по эксплуатации зданий, строений, сооружений; транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению).
Административно-хозяйственным вопросам посвящен раздел 10 «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности» Перечня 2019. Чтобы научиться определять категорию приказа, воспользуйтесь Алгоритмом. С помощью него вам будет просто определить, к какой категории относится приказ: к основной деятельности, к личному составу или к административно-хозяйственным вопросам.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2020.
Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Что необходимо фиксировать в документе
Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.
При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.
На что обратить внимание при оформлении
Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.
ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.
Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.
Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.
Как и сколько времени хранить журнал
Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.
Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.
К КАКОЙ КАТЕГОРИИ ОТНОСЯТСЯ ПРИКАЗЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА И ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ?
Нельзя определить категорию приказа только по его тематике или по названию структурного подразделения, в котором его создали. Приказ, утверждающий локальный нормативный акт по технике безопасности, будет касаться основной деятельности организации. Если в приказе идет речь об аттестации по охране труда, то он будет касаться личного состава. То есть при определении категории приказа следует ориентироваться только на управленческие решения, изложенные в тексте приказа.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Электронные документы в организации
К электронным служебным запискам все уже привыкли. Теперь все чаще встречаются электронные приказы и распоряжения. Многие организации экспериментируют, полностью или частично переводя в электронный вид свои распорядительные документы.
Можно «потренироваться» на некоторых видах распорядительных документов, если организация практикует их разделение. Например, в 2022 году перевести в электронный вид только распоряжения руководителей по направлениям деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам. А если эксперимент удастся, то с 2023 года можно будет сделать электронными и приказы по основной деятельности.
Таким образом, перед секретарем стоит задача подготовить перевод в электронную форму некоторых разновидностей распорядительных документов организации и внести соответствующие изменения в инструкцию по делопроизводству, чтобы они вступили в силу с 01.01.2022. Расскажем, как последовательно подойти к ее решению.
Основные правила составления
Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:
- наименование предприятия;
- дата открытия журнала, дата его окончания;
- должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
- срок хранения документа.
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:
- порядковый номер приказа, дату его выпуска;
- номер документа, его вид, содержание;
- ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
- основание для выпуска распоряжения.
При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.
Нормативные акты: Ведение электронного журнала регистрации кадровых приказов
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Методические рекомендации по порядку рассмотрения должностными лицами органов военного управления, воинских частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации обращений граждан о возможных коррупционных правонарушениях"
(утв. Минобороны России 23.10.2020) При отсутствии САООГ - в книге учета обращений (предложений, заявлений или жалоб) в форме электронных документов согласно рекомендуемому образцу (Приложение N 1 к Инструкции, утвержденной приказом Министра обороны Российской Федерации от 18 августа 2014 г. N 555)
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Приказ ФАС России от 01.07.2016 N 887/16
(ред. от 06.07.2020)
"Об утверждении Инструкции по кадровому делопроизводству в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы" 2.12. Кадровые приказы, регламентирующие вопросы, имеющие отношение ко всем гражданским служащим территориального органа, должны доводиться до их сведения под роспись. В этом случае к таким приказам должны прилагаться соответствующие листы ознакомления. Данные приказы регистрируются в журнале с буквой "к".
С чего начать перевод в электронный вид распорядительных документов организации? Как регламентировать новые правила оформления документов? Как внести изменения в инструкцию по делопроизводству? Ответы на эти вопросы – в статье.
Расшифровка понятия «личный состав»
Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.
Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о
- трудоустройстве,
- сокращении,
- отпуске,
- материальном поощрении,
- дисциплинарном взыскании,
- дежурствах,
- переводе на другую должность и т.д.
На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.
Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.
Определение категорий распорядительных документов
Если в электронный вид переводят не абсолютно все распорядительные документы, а только некоторые их разновидности, то эти разновидности нужно установить и определить. Что такое распоряжение именно в этой организации и что его отличает от приказа? Какие вопросы относятся к административно-хозяйственным? О носителе документа пока речь не идет. Задача – уточнить, есть ли в инструкции по делопроизводству соответствующие определения, и если нет, подготовить их.
Традиционно в инструкции по делопроизводству распорядительным документам посвящается соответствующий подраздел. В нем раскрывают особенности оформления приказов и, если организация их использует, распоряжений. Определения терминов вносят в раздел «Термины, определения и сокращения». Необходимо проследить, чтобы:
- в разделе «Термины, определения и сокращения» были определения приказа, распоряжения и административно-хозяйственных вопросов, а среди сокращений – аббревиатура АХВ;
- в разделе «Распорядительные документы» был приведен конкретный перечень ситуаций, при которых издают приказы и распоряжения.
Обратите внимание на то, что при формулировании определений нужно учитывать особенности именно вашей организации. Так, если общее определение распоряжения подразумевает только издание в целях разрешения оперативных вопросов[1], то в локальном нормативном акте (далее – ЛНА) конкретной организации нужно адаптировать его и написать, кто, например, имеет право издавать распоряжения (Таблица).
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
- Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
- Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
- Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Подборка наиболее важных документов по запросу Ведение электронного журнала регистрации кадровых приказов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
- Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
- Упорядочивание справочных данных о документации.
- Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
- Упорядочивание всей документации.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
- По учету входящей корреспонденции.
- По учету исходящей корреспонденции.
- По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
- По учету соглашений.
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Ведение электронного журнала регистрации кадровых приказов
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Переводим кадровые документы в "цифру", не нарушая трудовое законодательство
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2020, N 13) Таким образом, если обмениваться документами в электронном виде вам не нужно, без дополнительных расходов можно вести в электронном виде те документы, которые по законодательству в бумажном виде вы вести не обязаны. Например, различные журналы и книги учета (журнал учета трудовых договоров, книга регистрации кадровых приказов и пр.). Для оформления в электронном виде документов, которые не требуют ознакомления с ними под собственноручную подпись работника, достаточно наличия КЭП у руководителя или ответственного работника, составляющего эти документы (например, некоторые приказы, табели учета рабочего времени, штатное расписание, записка-расчет о предоставлении отпуска, расчетные листки и различные справки-расчеты .
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Новые правила трудовых проверок
(Ибрагимова А.)
("Расчет", 2019, N 12) Решение о ведении документов, не указанных в Административном регламенте, компания принимает самостоятельно. Например, многие компании ведут кадровые журналы и не понимают, какие из них являются обязательными. Исходя из Административного регламента можно установить, что обязательной будет книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. А вот журнал регистрации трудовых договоров или журнал регистрации приказов по личному составу - это необязательные документы, их компания может вести в электронном виде или не вести вовсе.
Перевод распорядительных документов в электронный вид: на что обратить внимание
При переводе распорядительных документов в электронный вид нужно обратить особое внимание на некоторые очень важные процессы их создания.
К таким процессам относятся:
- оформление;
- подписание;
- ознакомление;
- хранение.
Читайте также: