Можно ли получить эцп по доверенности другому лицу
Уже в 2019 году правительство решило навести порядок в сфере обращения электронных цифровых подписей. 476-ФЗ от 27.12.2019 внес существенные изменения в закон об ЭЦП (№ 63-ФЗ). Вмешательство государства вызвано многочисленными нарушениями при выпуске подписей.
Недобросовестные третьи лица умудрялись на ничего не подозревающих граждан и руководителей компаний открывать по нескольку фирм-однодневок, дарить кому-то квартиры и т.д.
Есть о чем тревожится — некоторым удостоверяющим центрам жить осталось до 2022 года (пункт 4 ст.3 476-ФЗ), а выдавать ЭП до июля 2021 (пункт 3 ст. 3 476-ФЗ). Мы уже немного рассказали о новшествах в прошлой статье , а теперь нам нужно разобраться с новой методикой получения подписей, без которой скоро ни один бизнес не сможет даже вздохнуть.
- Интерес к продукту 1С-ЭТП вырос по сравнению с 2019 годом на 30%; стал популярнее на 10%;
- На 50% больше ИП стали получать у нас электронные подписи.
Риски при передаче электронной подписи другим лицам
Электронная подпись руководителя зачастую используется его подчиненными, необходимо лишь его согласие. Это упрощает бухгалтеру сдачу отчетности, юрист получает возможность без труда сдать документы в суд и т. д.
Несмотря на это, предоставление прав на ЭЦП является очень опасным делом, ведь это может привести к весьма нежелательным последствиям. Предсказать действия подчиненного зачастую не представляется возможным — он может быть не заинтересован в выполнении поручений, а, напротив, использовать данные ему права в корыстных целях.
Если по отношению к владельцу ЭЦП были совершены неправомерные действия, у него возникнут большие проблемы с доказательством своей невиновности. Суд, руководствуясь нарушением принципа конфиденциальности ЭЦП, далеко не всегда сможет помочь возместить ущерб или же признать подписание документов незаконным.
Доверенность на получение сертификата электронной подписи (образец)
Доверенность потребуется только в случае, если в сертификат вносятся сведения о представителе юридического лица, не являющемся его руководителем.
Доверенность должна содержать информацию о:
- Компании-владельце ЭЦП: название, адрес, ИНН, телефон.
- Физлице-получателе ЭЦП: паспортные данные, адрес проживания, образец подписи.
- Полномочиях доверенного лица.
- Сроках действия доверенности.
- Дате выдачи, подписи (печати при наличии) доверителя.
Образец доверенности на получение ЭЦП можно скачать на нашем портале по ссылке ниже:
Использование ЭЦП в электронном документообороте
Электронный документооборот (ЭДО) пришел на смену бумажных носителей информации и находит всё большее применение. Для наделения электронных документов юридической силой их необходимо заверять электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
ЭЦП — это сведения о подписанте, присоединяемые к подписываемой информации. Документ, скрепленный ЭЦП, равнозначен бумажному, завизированному подписью (и печатью).
Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную (она подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную).
Простая подпись — это подпись, содержащая последовательность символов и паролей.
Неквалифицированная подпись генерируется при помощи криптографического преобразователя информации и позволяет определить подписанта, а также выявить, изменялся ли документ после подписания или нет.
Квалифицированная подпись обладает всеми свойствами неквалифицированной, но в обязательном порядке выдается вместе с сертификатом ключа проверки ЭЦП.
Подробнее о сертификате узнайте в статье «Каково назначение сертификата ключа ЭЦП?».
Квалифицированная подпись соответствует подписи владельца ЭЦП и печати предприятия, простая и неквалифицированная — только визе подписанта.
Получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в территориальном отделе Федерального казначейства (для участия в госторгах), в личном кабинете налогоплательщика (для физлиц), на портале госуслуг.
ВНИМАНИЕ! С 2022 года квалифицированные ЭЦП от имени компании можно оформить бесплатно, но только в ФНС. На новый порядок можно перейти досрочно с 01.07.2021. Параллельно до конца 2021 года действует прежний порядок выдачи подписей юрлицам в коммерческих удостоверяющих центрах (но только в тех, которые прошли аккредитацию в 2021 году). ЭЦП, полученные в аккредитованных центрах, действительны до окончания их срока действия. Квалифицированные сертификаты удостоверяющих центров, не прошедших аккредитацию в 2021 году, действительны до 31.12.2021 (если аккредитация или срок действия сертификата не кончились раньше). С 1 июля 2021 года такие удостоверяющие центры не могут выдавать сертификаты ключа проверки.
Подробнее о новшествах, действующих с июля 2021 года, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Алгоритм получения ЭЦП для работы на сайте госуслуг узнайте в материале «Как получить электронную подпись для портала госуслуг?».
С 01.07.2021 получить ЭЦП для юрлица может только директор или ИП лично придя в УЦ или в УЦ ФНС с паспортом. По доверенности такую подпись никому не выдадут.
Обычные работники смогут подписывать служебные документы личными электронными подписями по доверенности от организации. Личные подписи физлица смогут получить в коммерческих удостоверяющих центрах.
То есть подпись сотрудника будет сопровождаться машиночитаемой доверенностью. Это значит, что при каждом подписании документа работник должен прикладывать отдельный файл доверенности, и только после этого легитимно совершать действия по подписанию. Каждая машиночитаемая доверенность при этом заверяется сертификатом электронной подписи юридического лица - то есть, по сути, директором компании. Получается, что сотрудник сможет использовать в работе личную электронную подпись, а мандатом на право действовать от имени организации станет машиночитаемая доверенность.
Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ необходимо предоставить пакет бумаг, включающий:
- Копию паспорта, ИНН, СНИЛС лица — владельца ЭЦП.
- Заявление на получение ЭЦП.
- ИНН организации.
- Выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
- Документ, подтверждающий полномочия владельца ЭЦП подписывать документы (доверенность/приказ о праве подписи и т. п.).
Получить сертификат проверки может владелец ЭЦП лично или его представитель, уполномоченный совершать юридически значимые действия доверенностью.
Что уже изменилось с 1 июля 2020 года
Пробежим по действующим изменениям — вдруг вы что-то пропустили или только начинаете работу.
Подпись можно получить дистанционно. Для этого у вас есть два способа:
- Воспользоваться действующим сертификатом (подпункт «б» пункта 10 статьи 1 Федерального закона от 27.12.2019 N 476-Ф);
- Применить ноу-хау биометрии с помощью загранпаспорта РФ нового образца или сведений из ЕБС (единая биометрическая система от ЦБ и Ростелекома). Этот способ пока доступен не всем и не во всех УЦ.
И по-прежнему можно прийти в УЦ лично.
Руководителю организации разрешили получить за своих сотрудников ЭП . Они понадобятся для удаленной работы при подписании приказов, внутренних документов, накладных и актов.
Пока электронная подпись работника содержит данные об организации. Если он меняет место работы и там тоже используют ЭЦП для документов, то придется получать новую подпись. Но в будущем ситуация изменится.
Нововведения сделают подпись универсальной . Раньше вы выбирали для каких целей нужна ЭЦП: сдача отчетности, ЕГАИС, торги и т.п. Теперь сертификат КЭП обязаны принимать без ограничений все электронные площадки и информационные системы, в т.ч. те, которые ранее принимали только сертификаты со специфическими расширениями.
Физические лица будут уведомлены через Госуслуги , если на их имя кто-то выпустит ЭП. Вот это огромный плюс и новый уровень защиты.
Как будут действовать лица по доверенности
Чтобы подписать документ представителю юрлица, действующему по доверенности, нужно иметь свою КЭП, выданную физлицу, и электронную доверенность.
Электронная доверенность подписывается директором, пользующимся КЭП организации.
Что это значит — теперь директору не надо передавать бухгалтеру свою флэшку, хотя и раньше так делать не следовало, т.к. это нарушение правил использования КЭП.
Бухгалтер получает в УЦ КЭП на себя лично, оформляет электронную доверенность от директора на основании бумажной доверенности и может подписывать документы сам.
У предпринимателя такая же схема работы.
Давайте подведем итоги и отсортируем изменения в хронологическом порядке. Для удобства мы сделали табличку:
Как бы не хотелось удержаться за старые привычки, но пора признать — все становится цифровым — электронные документы, отчетность, проведение сделок, даже заключение трудовых договоров. Перестраивать работу бизнеса нужно не завтра, а уже сейчас , иначе ваша организация рискует оказаться динозавром в мире высоких технологий.
Безопасная электронная подпись для различных задач это Астрал-ЭТ . Быстрое получение и гибкие тарифы делают ее идеальной для бизнеса любого масштаба. А если возникнут проблемы с настройкой — вам удаленно поможет наша техподдержка.
Уполномоченный сотрудник — должностное лицо в организации, которое имеет право подписывать документы от лица компании. Таким правом его наделяет руководитель организации. Чтобы подписывать электронные документы, сотруднику нужно оформить электронную подпись на свое имя.
28 сентября 2021
Передача ЭП другому лицу
Владелец не должен передавать КЭП третьему лицу, например, коллеге, даже на основании распоряжения или акта приема-передачи. Такой процесс не обеспечивает конфиденциальность ключей КЭП и создает ложное ощущение безопасности, потому что сертификат электронной подписи содержит информацию о юрлице, а также ФИО и СНИЛС владельца подписи: руководителя или уполномоченного сотрудника — на основании учредительных документов и доверенности.
Например, КЭП юрлица можно сравнить с печатью и подписью директора на бумаге. Если кроме директора кто-то еще сможет расписываться на документах от его имени, то в случае разбирательств нельзя будет установить, кто именно поставил подпись, а директор не сможет доказать, что он не подписывал конкретную бумагу.
Итоги
Передача самой электронной подписи по определению невозможна. Предоставление прав на применение ЭЦП другому лицу не запрещено, однако никак не регламентировано. При этом владельцу ЭЦП стоит оценить потенциальные риски, которым он подвергается. Мы рекомендуем задуматься об избрании иной стратегии делегирования полномочий.
Об использовании ЭЦП предпринимателями читайте в статье «Как подключить электронную отчетность для ИП (нюансы)?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Доверенность на получение ЭЦП для юридических лиц составляется в произвольном порядке. С 2021 года не всегда можно получить ЭЦП по доверенности. О том, что следует отобразить в доверенности и как выглядит ее образец, читайте далее в статье.
Возможно ли подписание отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью
Закон рассматривает виды электронных подписей, права и обязанности их владельцев, а также ответственность за нарушение тех или иных правил. С одной стороны, согласно ст. 4 закона № 63-ФЗ, у участников электронного взаимодействия есть право применять электронную подпись любого вида по своему решению (в случае отсутствия требований об использовании конкретного вида ЭЦП).
С другой стороны, в ст. 10 того же закона приведены обязанности участников электронного взаимодействия, и одной из них является обеспечение конфиденциальности. Владелец ЭЦП должен следить за тем, чтобы принадлежащие ему ключи электронной подписи не использовались без его согласия. В том случае, если электронная подпись задействована без ведома ее обладателя, ответственность за последствия таких действий с него снята не будет.
Исходя из приведенных норм закона получается, что применение ключей уполномоченными лицами для подписания отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью не запрещено.
Как и где получить КЭП сотруднику
С 1 января 2022 года изменятся правила получения ЭП уполномоченными сотрудниками в соответствии с поправками к 63-ФЗ «Об электронной подписи».
До 2022 года сотрудник может получить сертификат в аккредитованном УЦ. Такой сертификат содержит сведения об организации и данные о работнике — его ФИО, СНИЛС и должность на основании доверенности, подписанной руководителем.
После 1 января 2022 года уполномоченные сотрудники будут получать сертификаты в тех же аккредитованных УЦ, что и раньше. Изменится сама подпись — это будет КЭП физлица, которую работники смогут использовать как в рабочих, так и в личных целях. В таком сертификате КЭП будут указаны только ФИО работника и не будет данных о компании, в которой он работает. Чтобы подписывать файлы организации, работнику придется использовать ЭП вместе с машиночитаемой доверенностью. Нормативные документы, которые устанавливают правила использования таких доверенностей, находятся на стадии проектов и еще не утверждены.
Если на 1 января 2022 года у работника будет действующая ЭП, выданная по старым правилам, то он может ее использовать до окончания срока действия.
Подробнее о поправках к 63-ФЗ «Об электронной подписи» можно прочитать в этой статье.
«Новые требования 63-ФЗ мы уже закрепили в своих регламентах, изменили под них процессы выдачи подписей. Вместе с нами изменения ввели и другие удостоверяющие центры. Это поможет снизить риск мошенничества с электронной подписью и сделать ее еще более надежным инструментом. Ведь теперь человек получает подпись лично, как и паспорт»,— отмечает руководитель Удостоверяющего центра Контура Сергей Казаков.
Чтобы получить подпись в Удостоверяющем центре Контура, нужно удостоверить личность одним из трех способов:
Для тех, кто получает подпись юрлица, действуют дополнительные правила:
- Если вы сотрудник и получаете ЭП юрлица на свое имя, то должны не только удостоверить личность очно, но и предоставить доверенность от руководителя на получение ЭП.
- Если вы руководитель, то можете получить ЭП юрлица на свое имя, а также на своих сотрудников, например, бухгалтера или тендерного специалиста. Это возможно, потому что вы представляете юрлицо, как основного будущего владельца подписи (ч.3 ст.14 63-ФЗ). Сотруднику нужно будет только подписать заявление на выдачу сертификата электронной подписи.
- Заказать выезд нашего курьера и не посещать офис УЦ. Курьер приедет к вам, проверит ваш паспорт, удостоверит личность и заберет заявление на выдачу сертификата электронной подписи.
Получить подпись онлайн. Это возможно, если вы получаете новую подпись вместо старой, а не оформляете ее в первый раз. Для онлайн-обновления должны выполняться три условия:
- У вас есть действующая квалифицированная электронная подпись от УЦ Контура.
- Остались прежними реквизиты организации и данные владельца, указанные в сертификате подписи.
- Ваша подпись приобретена не для СМЭВ ЭП-ОВ.
Если одно из условий не выполняется, то для обновления подписи вам нужно приехать в офис УЦ или заказать выезд курьера.
Изменения в 63-ФЗ также вводят новый дистанционный способ удостоверения личности для получения подписи — с помощью биометрии из загранпаспорта или Единой биометрической системы (ЕБС). Но этот способ еще не работает, нужно время, чтобы удостоверяющие центры настроили интеграцию с базами биометрических данных.
Передача ЭЦП другому лицу - закон разрешает ее или нет? Однозначного ответа на этот вопрос не существует. Нормативной базой в данном случае является закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Он четко описывает назначение и основные цели применения ЭЦП, но достаточно косвенно касается вопросов ее передачи.
Итоги
Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ нужно предоставить полный пакет документов, включающий доверенность на электронную подпись - образец ее, представленный в нашей статье, вы можете использовать для заполнения собственной документации.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Использование КЭП руководителя
Некоторые работники используют КЭП руководителя, когда подписывают документы организации, но такое использование может привести к неблагоприятным последствиям для руководителя и компании. Разберемся, почему.
Закон прямо не запрещает работнику пользоваться КЭП руководителя с его согласия. Но тогда руководитель, который сам разрешил подписывать файлы от его имени, лично несет ответственность за возможные последствия. Работник может злоупотребить полномочиями — подписать документы самовольно. Тогда доказать, что подпись поставил не владелец, а другой человек, почти невозможно. Поэтому для руководителя безопаснее наделить работника полномочиями подписывать определенные документы и выпустить ему КЭП на уполномоченного сотрудника.
Можно ли передавать ЭЦП другим лицам
Электронную подпись признают аналогом собственноручной подписи. Это означает, что сам факт передачи ЭЦП от одного лица другому невозможен.
Из п. 1 ст. 2 закона № 63-ФЗ следует, что электронная подпись должна идентифицировать ее владельца. При использовании ЭЦП любым человеком, не являющимся ее «хозяином», это условие невыполнимо. Следовательно, передача ЭЦП по закону запрещена, в то же время процесс предоставления прав на ее применение четко не регламентирован.
О том, какие бывают разновидности ЭЦП, читайте в публикации «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».
Какая ЭП нужна сотруднику
Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) — аналог собственноручной подписи на бумаге, с помощью которого можно подписывать электронные документы.
Чтобы подписывать документы организации, работнику нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такую ЭП используют, чтобы сдавать отчетность, вести электронный документооборот с контрагентами, участвовать в торгах, работать с госпорталами. КЭП определяет личность автора, проверяет целостность файла и наделяет его юридической силой без дополнительных соглашений. КЭП, а точнее ее сертификат, выдают аккредитованные Минцифрой России удостоверяющие центры (УЦ).
Каждому уполномоченному сотруднику нужен свой сертификат КЭП. Например, собственный сертификат должен быть у бухгалтера, у специалиста по торгам, заместителя директора.
Изменения 2021 года
С 2021 года нас ожидает новое понятие — доверенная сторона (пункт 17 ст. 2 63-ФЗ).
В цепочку обмена данными вклинивается новый институт доверенных третьих сторон (ДТС). Он в режиме реального времени располагает сведениями о всех выданных и действующих ЭП. Благодаря этому, ДТС проверяет действительность подписи в электронных документах в конкретный момент времени, а также документально подтверждает результаты такой проверки.
Новый закон не только усиливает контроль за ЭП, но и открывает новые возможности их использования. Аккредитованные УЦ могут хранить в «облаке» вашу КЭП , а это дает вам следующие преимущества:
- Мобильность пользователя . Теперь руководитель даже в командировке может удаленно подписать срочные документы.
- Повышенный уровень безопасности. Хранить ключ на флэшке безопасно только в сейфе. Облачное хранилище не требует физического накопителя, который можно потерять, сломать, или который смогут украсть мошенники.
- Не требуется покупать лицензии на специальные программы для работы с крипто-ключами, да и сам рутокен становится не нужным.
УЦ, утратившие аккредитацию 1 июля 2021 года, не смогут выдавать подписи. При этом ЭЦП по закон продолжают действовать до истечения срока действия, но не более срока действия аккредитации УЦ, либо не позднее чем до 1 января 2022 года.
Если УЦ передаст свои функции другому лицу, он должен сообщить об этом владельцу сертификатов не позднее, чем за месяц, если же функции УЦ никому передавать не станет, то сертификаты будут аннулированы и об этом их владельцев центр тоже должен будет известить.
Несмотря на разъяснения , которые дает Министерство цифрового развития, ситуация с сертификатами клиентов УЦ, которые потеряют аккредитацию, остается неопределенной. Надеемся, что либо будут внесены поправки в законодательство, либо будут даны более понятные пояснения. Иначе многие владельцы сертификатов после 1 июля 2021 года рискуют остаться без своих электронных подписей.
Недалекое будущее
В итоге с 2022 УЦ станут выдавать подписи физлицам, а налоговая получит эксклюзивные права по созданию КЭП (квалифицированной ЭП) для руководителей юридических лиц, предпринимателей и нотариусов. По доверенности подпись получить нельзя!
Если на момент продления срока действия ЭП директор имеет действующий сертификат, то новая КЭП может быть выдана без его личного присутствия в налоговой дистанционно. При смене директора КЭП автоматически теряет свою силу.
Появится новый вид ЭП для организаций без привязки к директору (единоличному исполнительному органу). Их можно использовать при любом автоматизированном подписании. Например, для технологических документов, формируемых автоматически в информационных системах. Сейчас такие подписи можно использовать только в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)
ЦБ будет аккредитован на выдачу КЭП для операторов платежных систем, кредитных и не кредитных финансовых организаций. Государственные должностные лица будут обращаться за подписью в УЦ казначейства. Получается, что произойдет разделение полномочий по выдаче электронных подписей.
В некотором смысле это даже радует. Сейчас ФНС принимает отчетность от операторов и, если возникают проблемы со сдачей декларации, например, кто-то выпустил мошенническим образом ЭП и подписал ей декларацию с недостоверными данными, то разбирательство ложится на плечи налогоплательщика.
Если ФНС будет выдавать подписи самостоятельно, то и контролировать законность их выдачи тому или иному лицу будет она.
Физлица, которым понадобится КЭП (ст 17.1. 63 ФЗ) для подписи удаленно трудового договора, покупки-продажи недвижимости, подписи накладных, счет-фактур и прочих документов, получат свои подписи в прошедших аккредитационный отбор коммерческих УЦ.
Читайте также: