Можно ли ответы на обращения граждан подписывать электронной цифровой подписью
6.1. Ответ гражданину подготавливается по результатам рассмотрения его обращения.
6.2. Ответы на обращения граждан подписывают заместители руководителя, начальники и заместители начальников структурных подразделений центрального аппарата Роскомнадзора, руководитель и заместители руководителя территориальных органов Роскомнадзора в пределах своей компетенции.
6.3. Ответ должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
6.4. При подготовке ответа на обращения, указанные в пункте 3.17 настоящей Инструкции, исполнитель в обязательном порядке перечисляет источники поступления обращений в Роскомнадзор (приложение N 3).
6.5. При подготовке ответа на обращения, указанные в п. 3.18 настоящей Инструкции, исполнитель в обязательном порядке перечисляет ID обращений, поступивших в Роскомнадзор (приложение N 4).
6.6. При подготовке ответа на обращения, указанные в пункте 3.21 настоящей Инструкции, исполнитель в обязательном порядке перечисляет федеральные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и другие организации, которые перенаправили в Роскомнадзор обращения заявителя (приложение N 5).
6.7. При подготовке ответа на обращения, указанные в пункте 4.1.5 настоящей Инструкции, исполнитель в обязательном порядке указывает наименование территориального органа Роскомнадзора, из которого поступило обращение, и причину его перенаправления (приложение N 6).
6.8. При подготовке ответа на обращения, указанные в пункте 5.2.1 настоящей Инструкции, исполнитель в обязательном порядке указывает основание для рассмотрения обращения гражданина соответствующим территориальным органом (приложение N 6).
6.9. Подготовка специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт и экземпляр принятого правового акта направлен заявителю.
6.10. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется по почтовому или электронному адресу, указанному в обращении.
6.11. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного ответа.
6.13. В Роскомнадзоре формирование исходящего регистрационного номера ответа на обращение гражданина осуществляется в следующем порядке:
6.13.1. для центрального аппарата:
xxФИ-0000, где "xx" - код структурного подразделения центрального аппарата по номенклатуре дел, которое готовило проект исходящего ответа, "ФИ" - первые буквы фамилии и имени заместителя руководителя Роскомнадзора, подписавшего исходящий ответ, "0000" - валовый регистрационный номер;
xx-0000, где "xx" - код структурного подразделения по номенклатуре дел, начальник/заместитель начальника которого подписывает исходящий ответ, "0000" - валовый регистрационный номер;
6.13.2. для территориальных органов: 000-xx/aa, где "000" - валовый регистрационный номер, "xx" - номер структурного подразделения по номенклатуре дел территориального органа, "aa" - код территориального органа.
6.14.2. После признания исходящего ответа на обращение гражданина "недействительным" исполнитель по обращению гражданина готовит новый проект исходящего ответа из ранее данного по нему поручения.
6.15. Ответ на обращение гражданина подписывается уполномоченным должностным лицом Роскомнадзора усиленной квалифицированной электронной подписью. Допускается подписание ответа заявителю собственноручной подписью должностного лица.
6.15.1. При направлении заявителю ответа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в обязательном порядке в сопроводительном письме указывается информация о способах проверки подлинности электронной подписи (формируется автоматически системой электронного документооборота Роскомнадзора).
6.15.2. При направлении гражданину ответа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, по почтовому адресу распечатанное на бумаге письмо заверяется специальным штампом "Копия электронного документа, подписанного электронной подписью" с указанием должности, ФИО и даты заверения уполномоченными лицами центрального аппарата и территориальных органов Роскомнадзора.
6.15.3. Не требуется заверение копии ответа, распечатанного на бумажном носителе, специальным штампом (п. 6.15.2) в случае, если в электронном шаблоне бланка используется визуализация информации о сертификате электронной подписи должностного лица.
6.16. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
6.17. В случае, если гражданину Роскомнадзором был направлен запрос о предоставлении дополнительных сведений или документов, необходимых для рассмотрения его обращения по существу, обращение считается исполненным, а в разделе "Результативность" делается отметка "Разъяснено".
6.17.1. При предоставлении заявителем запрашиваемой информации или документов сотрудники отдела документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан Административного управления, в территориальных органах - уполномоченные структурные подразделения, в новой регистрационной карточке обращения делают отметку "Дубликат" к первому регистрационному номеру обращения, а срок рассмотрения обращения исчисляют от даты регистрации дубликата с дополнительно представленной гражданином информацией и документами (не более 30 (тридцати) календарных дней со дня регистрации обращения с отметкой "Дубликат").
6.18. После завершения рассмотрения обращения подписанный уполномоченным должностным лицом ответ обрабатывается отделом документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан Административного управления Роскомнадзора (уполномоченным структурным подразделением или уполномоченным сотрудником территориального органа) и отправляется заявителю в соответствии с указанным в тексте письма адресом.
В случае указания исполнителем в тексте письма почтового и электронного адреса заявителя - подписанный ответ направляется в оба указанных адреса.
6.19. После направления итогового ответа гражданину (сопроводительного письма о перенаправлении обращения) уполномоченным сотрудником отдела планирования, контроля и отчетности Управления организационной работы (сотрудником уполномоченного структурного подразделения территориального органа Роскомнадзора) в регистрационно-контрольной карточке обращения проставляются отметки о результативности его рассмотрения: поддержано (меры приняты), не поддержано, разъяснено, направлено по принадлежности, направлено в ЦА, направлено в ТО.
6.20. В целях обеспечения установления связей между документами и формирования межтерриториальных электронных дел в рамках системы электронного документооборота Единой информационной системы Роскомнадзора запрещается:
6.20.1. проставление отметки об исполнении обращения (о результативности рассмотрения обращения: поддержано, не поддержано, разъяснено, перенаправлено по компетенции, направлено в ТУ, направлено в ЦА) без наличия в регистрационно-контрольной карточке обращения связей с исходящим письменным (электронным) ответом гражданину или сопроводительным письмом о перенаправлении обращения для рассмотрения в пределах компетенции;
6.20.2. создание запроса по обращению или ответа гражданину вне поручения руководителя (в инициативном порядке);
6.20.3. создание ответа на запрос центрального аппарата (территориального органа) по рассматриваемому обращению гражданина вне поручений руководителей к входящему документу (запросу).
6.21. В случае технической ошибки при работе с обращением гражданина в системе электронного документооборота (пп. 6.15.2, 6.15.3 - ошибочного проставления исполнителем отметки об исполнении поручения о рассмотрении обращения или об исполнении обращения в целом, технического сбоя, приведшего к изменению статуса поручения и т.д.) исполнитель при подготовке исходящего документа в обязательном порядке дает ссылки на все документы, имеющие отношение к рассматриваемому вопросу (заполняется графа "Пользовательские ссылки" вкладки "Связи" регистрационно-контрольной карточки документа).
Обращения, направленные заявителем в форме электронных документов, могут служить основанием для проведения внеплановой проверки только при условии их направления с использованием средств информационно-коммуникационных технологий, предусматривающих обязательную авторизацию заявителя.
Согласно вступившим в силу с 01.01.2017 изменениям в ч.3 ст.10 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» обращения и заявления, направленные заявителем в форме электронных документов, могут служить основанием для проведения внеплановой проверки только при условии, что они были направлены заявителем с использованием средств информационно-коммуникационных технологий, предусматривающих обязательную авторизацию заявителя.
Таким образом, в случае если обращение направлено без использования средств информационно - коммуникационных технологий, предусматривающих обязательную авторизацию заявителя в Единой системе идентификации и аутентификации (далее-ЕСИА), оно не может служить основанием для проведения органами государственного контроля (надзора), муниципального контроля внеплановой проверки. В таких случаях при рассмотрении заявления контролирующего органа о проведении внеплановой выездной проверки необходимо принимать решение об отказе в согласовании ее проведения.
Порядок регистрации в ЕСИА определен Положением о федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме», утвержденным приказом Минкомсвязи России от 13.04.2012 № 107.
При этом следует иметь в виду, что если поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа обращение в соответствии с требованиями ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее - Федеральный закон №59-ФЗ) содержит фамилию, имя, отчество, адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, то в силу прямого указания данной нормы оно подлежит рассмотрению в порядке, установленном в ст.10 данного федерального закона.
Согласно правовой позиции, изложенной в определении Конституционного Суда Российской Федерации от 21.05.2015 № 1163-О, по смыслу взаимосвязанных положений ч.3 ст.8, п.п.4 и 5 ч.1 ст.10 Федерального закона №59-ФЗ государственный орган обязан дать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, если указанные вопросы входят в его компетенцию.
В противном случае несоблюдение данных требований содержит признаки административного правонарушения, предусмотренного ст. 5.59 КоАП РФ.
Обращения, направленные заявителем в форме электронных документов, могут служить основанием для проведения внеплановой проверки только при условии их направления с использованием средств информационно-коммуникационных технологий, предусматривающих обязательную авторизацию заявителя.
Согласно вступившим в силу с 01.01.2017 изменениям в ч.3 ст.10 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» обращения и заявления, направленные заявителем в форме электронных документов, могут служить основанием для проведения внеплановой проверки только при условии, что они были направлены заявителем с использованием средств информационно-коммуникационных технологий, предусматривающих обязательную авторизацию заявителя.
Таким образом, в случае если обращение направлено без использования средств информационно - коммуникационных технологий, предусматривающих обязательную авторизацию заявителя в Единой системе идентификации и аутентификации (далее-ЕСИА), оно не может служить основанием для проведения органами государственного контроля (надзора), муниципального контроля внеплановой проверки. В таких случаях при рассмотрении заявления контролирующего органа о проведении внеплановой выездной проверки необходимо принимать решение об отказе в согласовании ее проведения.
Порядок регистрации в ЕСИА определен Положением о федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме», утвержденным приказом Минкомсвязи России от 13.04.2012 № 107.
При этом следует иметь в виду, что если поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа обращение в соответствии с требованиями ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее - Федеральный закон №59-ФЗ) содержит фамилию, имя, отчество, адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, то в силу прямого указания данной нормы оно подлежит рассмотрению в порядке, установленном в ст.10 данного федерального закона.
Согласно правовой позиции, изложенной в определении Конституционного Суда Российской Федерации от 21.05.2015 № 1163-О, по смыслу взаимосвязанных положений ч.3 ст.8, п.п.4 и 5 ч.1 ст.10 Федерального закона №59-ФЗ государственный орган обязан дать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, если указанные вопросы входят в его компетенцию.
В противном случае несоблюдение данных требований содержит признаки административного правонарушения, предусмотренного ст. 5.59 КоАП РФ.
Давно возник вопрос у исполнителей по обращениям граждан. Если обращение поступило по электронной почте и его официально зарегистрировали, то ответ по электронной почте мы также должны официально оформлять с регистрационным номером? Или можно просто отвечать по электронной почте без него? Вышестоящее руководство утверждает, что если по электронной почте обращение пришло, то и мы также должны ответить заявителю по электронной почте. Можно ли получить ответы со ссылками на нормативные документы?
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Рассмотрение обращений граждан, поступивших в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в электронной форме, регламентируется ч. 3 ст. 7 и ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Гражданин в своем обращении в форме электронного документа в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (при наличии) и ад-рес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ (ч. 3 ст. 7).
А ответ на обращение гражданина (ч. 4 ст. 10) должен быть направлен организацией «в форме электронного документа по адресу электронной почты…, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении». В данной формулировке союз «и» вынуждает организации на практике соблюдать следующий порядок.
1. Если обращение поступило в электронной форме только с адреса электронной почты гражданина и в самом обращении указан этот или иной адрес электронной почты для получения ответа, то ответ в форме электронного документа направляется исключительно по желаемому гражданином адресу.
Ответ на обращение может быть оформлен также исключительно в электронной форме (в виде электронного оригинала, который сканировать не потребуется). В этом случае он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица и остается в информационной системе вашей организации, но как отдельный файл (фактически – копия) направляется адресату. В данном случае вложенный в электронное письмо ответный электронный документ опять же должен иметь собственный регистрационный номер и дату.
Таким образом, о написании просто ответного текста «в теле» письма почтовой программы речи не идет!
2. Если обращение поступило в электронной форме с адреса электронной почты гражданина (файл), но в самом обращении гражданин указал свой почтовый адрес, то организация:
- направляет электронную копию (файл) ответа на адрес электронной почты и
- дополнительно подлинник ответа в бумажной форме «досылает» по почте, чтобы соответствовать требованиям действующего законодательства.
В последнее время граждане становятся более квалифицированными в общении с государственными и муниципальными органами – в своих обращениях специально указывают адреса, по которым они ожидают получения ответа. Необходимо ориентироваться на эти каналы «обратной связи», специально названные гражданином. Ведь электронное обращение гражданина может поступить к вам не только с его адреса электронной почты, но и:
- через официальный сайт (при заполнении специальных «входных» форм);
- в порядке «пересылки» из органов государственной власти и органов местного самоуправления по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ), Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (ЕПГУ) и порталы государственных и муниципальных услуг субъектов РФ.
Можно ли при обращении граждан с просьбой проставить номер входящего заявления использовать штамп с наименованием организации, строкой «получено» и датой, но без проставления входящего номера (как того требует п. 5.27 ГОСТ Р 7.0.97-2016)? Можно! Мы объяснили, на какую нормативную базу вы сможете опереться. См. ответ журнала № 1' 2019
Про оформление отметки об электронной подписи читайте раздел «Правила оформления идентификационных реквизитов» статьи «Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016» журнала № 8' 2019
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Возможен ли обмен электронными документами, подписанными электронной квалифицированной подписью, через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? Могут ли государственные органы направлять организации запросы, оформленные в электронном виде и подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, по электронной почте? Может ли организация также ответить на такие запросы по электронной почте? Нужно ли в таких ситуациях соглашение об электронном документообороте?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для обмена электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, не нужно заключать соглашение об электронном документообороте. Возможен обмен документами по электронной почте без участия оператора электронного документооборота.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Вопрос: Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путём обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2020 г.);
- Вопрос: Необходимость наличия соглашения между контрагентами при использовании электронной цифровой подписи (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);
- Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа Диадок)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.);
- Вопрос: Организация использует электронный документооборот для сдачи отчетности в контролирующие органы и для обмена актами выполненных работ с контрагентами. Как организация должна организовать хранение таких документов? Достаточно ли распечатывать электронные документы и хранить их в обычном архиве в документарной форме? Не будут ли запрашиваться электронные документы либо сертификаты при проверке обоснованности затрат? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2017 г.).
2 декабря 2021 г.
Этот вопрос появляется у владельцев сертификатов электронной подписи ( ЭЦП), когда нужно подписать цифровой подписью электронные документы без использования привычных систем, в которые интегрированы специализированные модули для реализации и контроля электронных подписей. В данной статье рассмотрены варианты заверения ЭД любых видов с помощью популярных программных средств.
КриптоАРМ
Программа для подписи документов ЭП (ЭЦП), проверки сертификатов полученных документов и шифрования данных. Стартовая версия программы имеет ограниченный функционал, и пользоваться ею бесплатно можно только в течение ограниченного периода. Базовая и стандартная версии содержат основные и дополнительные функции.
Чтобы подписать документ электронной подписью в КриптоАРМ, нужно, соблюдая порядок, выполнить следующие шаги:
Запустить программу и в верхнем меню нажать на значок «Подписать».
Рис.1 Крипто АРМ
Ознакомиться с инструкцией и нажать «Далее».
Рис.2 Мастер создания ЭП
Нажать «Добавить файл», если требуется подписать один документ, или «Добавить папку», если нужно подписать все файлы определенного каталога.
Рис.3 Выбор файлов
В открывшемся окне менеджера файлов выделить целевой файл и нажать «Открыть»
Рис.4 Выбор договора
При необходимости повторить данную процедуру, если требуется подписание нескольких файлов из разных каталогов, затем нажать «Далее».
Рис.5 Повтор процедуры
На странице следующего этапа следует выбрать кодировку и расширение, если значения по умолчанию не подходят, а также указать каталог для выходных файлов. В этом каталоге будут созданы новые файлы. Когда все настройки установлены, нажать «Далее».
Рис.6 Продолжение настроек
Рис.7 Параметры подписи
На следующей странице нажать «Выбрать». Откроется окно хранилища сертификатов. Из списка сертификатов нужно выбрать тот, которым будет подписан документ или папка. После чего нужно нажать «Далее».
Рис.8 Выбор сертификата
Откроется страница завершающего шага. Если планируется использование этих параметров для подписи в других документах, на данном шаге можно сохранить профиль, установив соответствующую галочку. После чего нажать «Готово».
Рис.9 Сохранение настроек
Напомним, что наиболее часто ЭП используется в процессе электронного документооборота с контрагентами. В этом случае ЭД имеют юридическую силу и позволяют избавиться от бумажного документооборота. Если вам необходимо перейти на безбумажный документооборот или нужна помощь с переходом на простой и удобный ЭДО, наши специалисты всегда готовы ответить на все вопросы, связанные с ЭДО. Наша компания разработала авторскую технологию WA:ЭДО, интегрированную с 1С и различными сервисами ЭДО. Она позволяет работать с операторами ЭДО в едином интерфейсе с автоматической настройкой роуминга как с операторами Хаба 1С, так и с другими операторами ЭДО, включая Контур.Диадок.
Прокуратура
Тамбовской области
Прокуратура Тамбовской области
29 мая 2019, 09:21
Какие документы нужно подписывать электронной подписью (ЭЦП)?
На сегодня цифровую подпись можно ставить под документами любых видов. Вопрос конкретной необходимости определяется договоренностями между отправителем и получателем такого документа
Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.
Можно выделить несколько основных случаев, в которых требуется электронная подпись:
- ЭДО. Самая распространенная сфера применения электронных подписей. В зависимости от договоренностей участников электронного документооборота, документы могут быть подписаны простой (например, при обмене внутри компании) или квалифицированной ЭП.
- Сдача отчетности в надзорные органы. Большинство служб, таких, например, как ФНС/ФСС/ПФР или Росстат, поддерживают и рекомендуют обмен данными в цифровом виде. Чтобы подать отчетность таким способом, понадобится заверить документы электронной подписью (ЭЦП). У безбумажной отчетности есть ряд преимуществ, к примеру, отсутствие ручного ввода и автоматическая проверка ошибок.
- Подача заявлений на портале «Госуслуги». Портал позволяет обращаться в различные государственные ведомства гражданам РФ без личного визита.
- Арбитражные споры в суде. ЭД, заверенные усиленной электронной подписью, являются аналогом собственноручно подписанных бланков на бумаге. Договоры, письма, акты, счета и прочие документы с ЭЦП имеют юридическую силу и рассматриваются судом как доказательства.
ПО для подписания электронных документов
Непосредственно подписание документов происходит с помощью специального ПО. Это могут быть плагины для существующих программ или отдельные программы. Ключевые различия популярных решений можно увидеть в таблице ниже.
Таб.1 ПО для подписания электронных документов
Наиболее популярным производителем ПО для работы с ЭП (ЭЦП) на российском рынке является компания КриптоПро. Продукты этой фирмы поддерживают все распространенные носители, типы подписей и открывают возможность получения заверенного файла любого типа. Рассмотрим необходимые средства для создания ЭП (ЭЦП).
Что нужно для подписания документов цифровой подписью?
КриптоПРО CSP
Ключевое программное средство, которое обеспечивает работу программ и плагинов от КриптоПРО. Это ПО должно быть установлено на компьютере пользователя, который планирует работу с ЭП (ЭЦП) в программах этого производителя.
Прямая работа с данным ПО для получения подписанного файла не предусматривается. ПО используется для настройки работы с ЭП (ЭЦП) на компьютере и поддерживает такие возможности как:
- Настройка считывателей закрытых ключей;
- Настройка типов носителей;
- Установка и просмотр сертификатов;
- Настройка параметров алгоритмов шифрования;
- Установка криптопровайдеров по умолчанию;
- Настройки безопасности.
Обычно настройка осуществляется ИТ-специалистами, но дальнейшая работа пользователя по подписанию и проверке документов происходит постоянно в одной программе и предполагает ряд однотипных действий.
Читайте также: