Компьютер не справляется с многозадачностью
Стресс от многозадачности случается при большом количестве ежедневных разнонаправленных задач – когда нас отвлекают, когда мы переключаемся, и к концу дня мы чувствуем себя выжатыми, как лимон.
- Закрывайте ненужные окна — доделывать мелкие задачи. Каждые переключения с одной задачи на другую тратят ресурс головного мозга. Каждую нерешенную задачу лучше пока записать (на стикер, в блокнот), чтобы не держать её в голове, не тратить энергию мозга на её удержание. Потому что объем оперативной памяти небольшой. Необходимо фиксировать: мысли, договоренности, планы напоминания.
- План. Когда на вас валится куча разноплановых задач, можно забыть, что является самым важным, приоритетным. Важно осознанно, сделав паузу, выбирать то, что вы сделали бы, если бы у вас была только часть времени. Необходимо прописать план и ответить на вопросы:
- Какие из этих задач я бы выполнял, если бы у меня была только часть времени?
- Как получилось так, что я взял на себя больше, чем могу унести?
Действия: делегирование, перераспределение, продумывание другой организации работы.
- Инструмент «Стоп» - каждые 10–15 минут пауза на 1 минуту — каждые 1,5–2 часа пауза на 10–15 минут. Когда много разных задач, мозг теряет концентрацию. Чтобы восстановить её, важно останавливаться, хотя бы на минуту, вернуться к своему внутреннему гармоничному состоянию. Задайте себе правило регулярно «перезагружаться». Прием позволит держать мозг в тонусе.
- Якорение. Нужно вспомнить, какое состояние вы испытывали, когда у вас было много задач, составить список из 5–6 чувств, которые вы хотели бы переживать в этих же условиях (это м.б. состояние спокойствия, драйва, азарта, вдохновения, др.).
Выберите из этого перечня одно состояние и придумайте образ-метафору под это состояние.
Например: «Когда на меня валятся задачи, я нахожусь в цейтноте. А я хочу испытывать спокойствие. Для меня это состояние, как образ орла, парящего над долиной и смотрящего на все свысока в спокойном уравновешенном состоянии». Или: «Я хочу испытывать концентрацию, и для меня эта концентрация – образ ловкого жонглера.
И эта метафора-образ может напоминать вам про то самое состояние, которое вы хотели бы испытывать, и может вас настраивать на это состояние. Можно поставить себе на рабочий стол напоминалку: изображение орла (или жонглера), и, глядя на нее, приходить в то самое состояние спокойствия, чувствовать его внутри.
«Якорь» - это такое напоминание, которое нас погружает в то состояние. Такое случайное якорение бывает, когда мы слышим мелодию, связанную с дорогим событием, или запах. А можно сделать себе намеренное якорение, поставив его под контроль и себе на службу.
Автор иллюстрации: John Kenn
Многозадачность мешает сосредоточиться, довести начатое дело до конца, вызывает беспокойство и усталость, постоянное ощущение спешки, чувство неудовлетворенности, при этом эффективность работы падает.
Это способность, а если точнее — неспособность, справляться одновременно с несколькими делами и сосредотачиваться на чем-то одном. И хотя многозадачность считается эффективным методом решения проблем и отличным подходом к делам — это не так. Она легко добавит несколько рабочих часов в конце дня и растянет достижение цели на месяцы, а может, и на годы. Казалось бы, если браться за два дела сразу, время на исполнение сократится наполовину, но, на самом деле, времени и усилий понадобится в два раза больше, а шансы на успех сократятся вдвое.
Первичное действие: я отклоняюсь от темы.
Если все так плохо, то почему многозадачность существует?
Работодатели думают, что это выгодно. От сотрудников до сих пор могут требовать частого переключения между задачами.
«Дофаминовая игла». Связь между дофамином и многозадачностью исследовали многие. Во всех случаях вывод один: люди продолжают работать в режиме многозадачности несмотря на ее негативные последствия благодаря и дофаминовой зависимости. При завершении любой задачи вырабатывается гормон дофамин, отвечающий за удовольствие. Мозг хочет получать его как можно чаще, поэтому стремится завершать задачи вне зависимости от их размера и сложности. То есть, например, проверка почты или листание ленты – это тоже задачи. Психолог и ученый Дэниел Левитин в своей статье пишет: «Многозадачность создает петлю обратной связи дофаминовой зависимости, награждая мозг за потерю внимания и постоянный поиск внешней стимуляции».
Фрилансеры часто не могут иначе. Мы вынесли этот пункт отдельно, потому что число ИП, самозанятых и фрилансеров в сфере IT и маркетинга очень велико, и далеко не все они умеют эффективно управляться с гигантским потоком разнородных задач. Бизнес или фриланс – это единоличный контроль вообще всех сфер бизнеса, особенно на начальных этапах. Написать объявления, собрать СЯ, созвониться с подрядчиком, проверить выполненную им работу, дать обратную связь, составить КП для потенциального клиента, ответить на вопросы в WhatsApp. Все эти задачи требуют разного набора навыков. К сожалению, многие разочаровываются в собственном бизнесе или фрилансе в том числе и из-за выгорания, вызванного длительным и частым переключением.
2% людей действительно способны работать в режиме многозадачности. Неожиданно, да? После всех ужасов, которые мы описали в экспериментах, расскажем, что ученые нашли счастливчиков, которые действительно эффективно работают в режиме многозадачности. Правда, их не более 2%. Наверное, многие из вас сейчас подумали: «О! Я точно вхожу в эти два процента, потому что каждый день виртуозно жонглирую задачами». Вряд ли. По статистике, таким людям многозадачность в жизни требуется меньше всего. В очень интересной статье про таких «мастеров мультитаска» описаны просто какие-то суперлюди, производительность которых при добавлении новых задач не просто не снижается, но и повышается.
Замечаем ловушки
Для большинства людей ТОП ловушек такой:
Как понять, что вы не в числе тех 2%?
Возможно, если вы испытываете эти ощущения и попадаете в эти ситуации, вам стоит уменьшить количество переключений в работе:
замечаете, что делаете больше ошибок при увеличении числа переключений;
фиксируете ухудшение запоминания информации;
иногда ощущаете, что сделали очень мало задач из своего списка, несмотря на то что работали весь день и устали;
замечаете, что чаще «тормозите» и «зависаете» при переключении;
по завершении одной задачи долго (30 минут или дольше) не можете начать следующую;
замечаете, что вам сложно долго концентрироваться на одной задаче, постоянно хочется отвлечься;
чувствуете утомление и апатию в конце рабочего дня, наполненного переключениями.
Тренируем мозг
Мозг — это как мускул, хотя и не мускул, и ему требуются упражнения, которые включают и укрепляют механизмы контроля когнитивных функций и делают их эффективными.
Делегируем полномочия
Лучшее лекарство от многозадачности — попросить о помощи. Это сложно и порождает стресс, ведь доверив работу другим, забот может добавиться. Хотя это может быть неприятным, все равно стоит привлекать других. Обращение за помощью можно считать взаимовыгодным сотрудничеством, мы же помогали другим, когда они просили. Настала пора платить по счетам.
Многозадачность – это частые переключения?
Для начала проясним, что мы будем понимать под многозадачностью в этой статье, чтобы в комментариях не писали: «Мне скучно делать что-то одно весь день, я люблю переключаться, и это вовсе не вредно!»
Некоторые понимают многозадачность как наличие 5, 10, 20 задач в to-do-листе каждый день. Много же? Значит, многозадачность. На самом деле, неважно, сколько у вас задач. Главное, сколько переключений между разными раздражителями в процессе выполнения этих задач, как часто ваше внимание перескакивает с одного предмета на другой в течение дня и можете ли вы полностью концентрироваться на том или ином пункте, не отвлекаясь. Если вы выполняете запланированные задачи, максимально концентрируясь на каждой, – это здоровый режим работы. Конечно, можно сказать, что 10-20 задач – это слишком много, но объем работы мы в этой статье не рассматриваем.
Мы понимаем под многозадачностью такой режим, когда несколько задач (например, переписка с клиентом и анализ рекламной кампании) выполняются одновременно. Точнее, одновременность – это иллюзия.
Во время общения едва выдерживаем часовую беседу с друзьями, не пользуясь смартфоном.
У нас всегда много дел, ведь жизнь состоит из соперничающих за внимание требований. Мы жонглируем задачами и принимаем множество решений, перезваниваем, завершаем проекты, начинаем новые, кого-то куда-то отвозим, а других людей откуда-то забираем. При этом ведем домашнее хозяйство и не теряем голову. Разве это не круто? Не это ли доказывает, что мы мастера многозадачности почти как Юлий Цезарь?
Мы постоянно перегружены, пытаясь уместить в час как можно больше дел: ответ на письмо, участие в конференции, проверка материалов для встречи. Наш ежедневник уже напоминает небольшой роман.
А еще у нас появляются необычные симптомы.
Мы не можем надолго сконцентрироваться на одной задаче, мысли путаются, особенно если дело скучное, трудоемкое или длительное. При этом переходы от дела к делу отнимают все больше сил и вызывают подавленность и истощение. Все чаще задумываемся о качестве работы, но при этом появляется все больше ошибок. Проявляется небрежность и теряются вещи, забываются идеи, пропускаются встречи и не отправляются ответы на письма.
Для нас стало нормой во время разговора не дослушать до конца собеседника и начать придумывать ответ или мысленно его критиковать. А иногда в голову лезут посторонние мысли.
Я выключил газ?
Вам не нужно сосредотачивать внимание. *вжух*
Многозадачность съедает до 40 % рабочего времени
Социологи и психологи изучают тему уже больше 20 лет. Мы собрали для вас несколько наиболее интересных исследований, говорящих о том, какой вред когнитивным способностям может нанести мультизадачность.
Показатели мультитаскеров хуже во всем. К такому печальному выводу пришли несколько исследователей Стэнфордского университета. Они тестировали 100 студентов (так называемых media multitaskers – тех, кто регулярно переключается на медиа в процессе работы) и пришли к выводу, что их способности к запоминанию, структурированию информации, скорости переключения хуже, чем у «однозадачников». Один из исследователей признается: «Мы искали, в чем они (мультитаскеры) лучше, но не нашли».
Мультизадачность может изменить структуру мозга. В университете Сассекса выяснили, что люди, часто и долго отвлекающиеся на мультимедийные устройства в течение жизни, имеют меньшую плотность серого вещества в передней части коры головного мозга. Это уже серьезнее, чем просто проблемы с усвоением информации. Такой вывод был сделан после детального МРТ-исследования 75 взрослых, которые часто взаимодействуют с мультимедийными устройствами, такими как смартфоны, компьютеры, телевизоры, а также с печатными СМИ. Более того, поскольку эта область мозга отвечает за сопереживание и контроль эмоций, исследование выявило связь между мультимедийной многозадачностью и эмоциональными и ментальными проблемами: тревожностью и депрессией.
Многозадачность повышает риск ошибок и отнимает до 40 % времени. Это основные выводы целой серии исследований Американской Ассоциации Психологов (American Psychological Association). С 1990-х годов по настоящее время там изучают механизмы переключения внимания и пытаются понять, какую цену мы платим за частые переключения. В результате тестов установлено много интересного. Например, следующее:
процесс переключения состоит из 2 стадий: смещение цели («Я больше не буду выполнять эту задачу, а начну вот эту») и активация правила («Я отключаю правила выполнения первой задачи и включаю правила выполнения второй»);
смена стадий занимает в среднем несколько десятых долей секунды. Утомление от частых переключений увеличивает время перехода между задачами;
при частых переключениях это время может достигать 40 % от продуктивного времени человека;
частые переключения увеличивают количество ошибок.
Многозадачность может влиять на IQ (наверное). Громкий вывод о том, что мультитаскинг снижает IQ на 10 пунктов сделал Гленн Уилсон в своем исследовании «Инфомания» для компании Hewlett-Packard. В 2010 году это наделало много шума в том числе и потому, что в нем участвовали всего 8 испытуемых – сотрудников компании. Они были протестированы дважды: в нормальном спокойном состоянии (quiet conditions) и в состоянии «шума», когда их отвлекали телефонные звонки и электронные письма («noisy» conditions). При этом измеряли уровень стресса и кровяное давление. Было выявлено, что IQ снизился со средних 143,38 до 132,75 баллов. Вряд ли это исследование можно считать абсолютно достоверным из-за небольшого количества участников, однако гипотеза интересная и, на наш взгляд, стоит дальнейшего изучения.
Скрытый механизм многозадачности: неспособность управлять вниманием
Мозг способен работать в многозадачном режиме и делает это отлично. Даже в этот момент, читая статью, мы обрабатываем прочитанное, понимаем смысл написанного и создаем зрительные образы, возможно, даже комментируем про себя. При этом сердце продолжает биться, а легкие наполнятся воздухом. Наш желудок не перестает функционировать, а температура тела не выходит за пределы нормы, мы замечаем звуки и запахи.
Мозг производит миллионы вычислений в любой момент времени, и хотя в фоновом режиме он эффективен и способен работать со многими вещами одновременно, на первом плане всегда будет что-то одно. На чем будет сосредоточен мозг — зависит от задачи и потребностей. При чтении — понимание цепочки символов и смысла написанного. Когда мы слушаем кого-то — смысл сказанного. Во время вождения — дорожная обстановка.
Представим себя в темной комнате с фонариком в руке. Наше внимание — это луч света от фонарика, мы видим только то, что попадает под него. Нужно осмотреться? Для этого надо водить фонарем из стороны в сторону, но при этом будет видно все равно только то, что освещено.
Выделяют четыре типа управления вниманием:
- Фокусировка — описание текущей цели. Видим обстановку и выбираем, на что обратить внимание.
- Удержание — концентрация на чем-либо продолжительное время. Удержание позволяет не отключаться от достижения цели и задач столько времени сколько необходимо. При этом мы не скучаем и не страдаем от усталости или сонливости.
- Выбор и игнорирование — возможность концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться.
- Переключение — действия при обилии стимулов, требующих внимания.
Например, вести автомобиль и разговаривать по телефону или читать книгу и слушать музыку. Но позже обнаружилось, что при этом страдает результативность.
Разделяя внимание на две задачи, мы начинаем делать больше ошибок и пропускать что-то в одной задаче или в обеих.
Разделенное внимание — параллельная многозадачность. При разделении внимание будет делиться между разными задачами, и одна может получить 30%, а другая 70%. Полностью сосредоточиться на чем-то одном не удастся. Такой подход будет полезен при выполнении пары дел, одно из которых выполняется на автомате. Например, когда беседуете с другом, прогуливаясь по парку.
В случае, когда требуется уделять 100% внимания выполняемой задачи, будет полезно переключение.
В большинстве случаев многозадачность не завидное умение, а дурная привычка. Она мешает сосредоточиться и ухудшает концентрацию — становится сложно разобраться в распределении внимания. Мы становимся рассеянными и хуже сопротивляемся отвлечению. Многозадачность бьет по эффективности, а между ней и топтанием на месте — тонкая грань.
Тренируем однозадачность
TED 2012, Паоло Кардини рассказывает о однозадачности. Субтитры на русском языке.
Паоло Кардини, на TED 2012 предложил противоядие — однозадачность. Хотим сделать что-то хорошо — концентрируемся на текущей задаче. Главное — помнить о текущей цели. Готовим обед? Тогда ограничимся нарезкой, варкой и жаркой. Не стоит разговаривать по телефону, слушать телевизор, заказывать книгу рецептов по саге «Песнь льда и пламени». Ведем машину? Руки на руль, ноги на педали, а взгляд на дорогу. Не трогаем навигатор, не читаем СМС, не болтаем с пассажирами.
Отдыхаем с друзьями? Тогда забудем о важных письмах, звонках, работе и флирте с официантками.
Конечно, при необходимости можно и отойти немного от однозадачности: если промелькнула отличная мысль — запишем в блокнот и отложим до свободного времени. Так мы ее не забудем, а идея стала побочной задачей. Побочные задания — это как блокнот, только не блокнот, в который записывается все, что отвлекает от текущего дела. Главное ими не злоупотреблять, иначе так недалеко и до многозадачности.
Лучший обмен взаимопомощью — просто кого-нибудь нанять.
Тренируем мозг скукой
Хотя многозадачность дает стимулы и энергию, а однозадачность навевает зевоту и оцепенение — неинтересные задачи лучше всего тренируют мозг. Не бросать долгое и утомительное дело — отличное упражнение на внимание.
На этом по многозадачности все.
Надеюсь, что время, которые вы потратили на статью, дали полезную информацию для размышлений.
Лена работает в офисе. Она хочет быть востребованным менеджером, идеальной супругой и супермамой. Успевать и ничем не жертвовать.
Мы все немного Лена. Перед нами стоит множество задач на час, день, неделю, жизнь. Стоит ли загонять себя, распылять свои силы и выгорать? Есть ли другой способ выжить в мире многозадачности?
Руки делают, голова думает… о другом
Однажды посещает мысль — совместить дела, чтобы успевать больше. Делать одно и думать о другом. Кажется, идея превосходная. Представьте, руки заняты работой на автомате — домашними делами или рутиной, не требующей особого внимания. В это время вы составляете план задач для партнеров или продумываете образ для ребёнка на утренник, или собираете программу нового курса. Так же можно в 2 или даже в 3 раза быстрее решить все задачи. Звучит заманчиво.
В 2012 году психолог Дэвид Стрейер провел тест. Исследование показало — только у 2% людей в условиях многозадачности улучшается скорость и результативность работы. 98% участников не справились с решением нескольких задач одновременно. Их результаты стали хуже, чем при последовательной работе с теми же заданиями.
С задачи на задачу со скоростью света
Результаты исследований показали: 40 % времени уходит только на бесконечное переключение между задачами. Это 16 часов в неделю. Помимо потери времени, участники испытали повышенный стресс из-за невозможности завершить все задачи и усталость.
13 правил для успешной жизни в многозадачном мире:
Где выход? Создать условия. Для каждого человека они будут свои. Я дам общее описание.
- Устроить рабочее место – сделать так, чтобы вам было уютно и удобно работать. Хаос в голове- хаос на рабочем месте.
- Убрать то, что может отвлечь внимание: поставьте телефон в беззвучный режим, очистите стол, закройте посторонние вкладки
- Освободить сознание. Тревоги, заботы, переживания отвлекают от решения задачи. Помочь в этом могут списки: что тревожит? Что томит?* О чем переживаю? Списки - это не решение проблемы. Как работать с ними дальше - расскажу отдельно
- Определить задачу и подумать. Что хочу сделать? Как, каким образом это сделаю?
5. Найти помощников: инструменты и ресурсы. Программы и помощь экспертов способны ускорить решение задачи в несколько раз.
6. Расставить приоритеты. Одни задачи в любом случае окажутся важнее других
7. Выполнять дела последовательно.
8. Не брать на себя чужие дела
9. Относиться к делам, как к отдельным мирам. Зашли в один ради решения. Завершили дело — перешли в другой мир.
11. Распределять свои силы и планировать время. Не пытайтесь внести в план задач больше, чем вы можете сделать.
12. Делать перерывы. Не доводить себя до усталости
13. Внимание связано с целями и желаниями. Множество целей, отсутствие их устроения ведет к постоянному переключению внимания. Хотите быть собранным и успешным – работайте с целями.
Если нужна помощь разобраться в вашей ситуации или есть вопросы к названным правилам, что именно делать - обращайтесь.
Для большинства из нас выполнение нескольких задач одновременно делает нас менее продуктивными. Так почему же, черт возьми, нам так нелегко сконцентрироваться на одной единственной вещи?
Недавно я начала свой новый рабочий проект, который направлен на «однозадачность». Результаты моей же работы в режиме «не все сразу» меня просто поразили, именно поэтому я решила углубиться в изучение этого вопроса. Мне было интересно понять, что творится в наших головах и получить ответ на давно волнующий меня вопрос:
Почему мы вообще беремся за несколько дел одновременно? Почему мы вырабатываем у себя привычку хвататься за все сразу?
Я нашла поразительные результаты исследований и ответ на мой наболевший вопрос оказался прост, если не прозаичен: Это приносит нам моральное удовлетворение.
Но ирония заключается в том, что люди, которые выполняют много дел одновременно, вопреки разбивающей веру в многозадачность статистике, чувствуют себя очень продуктивными и в большинстве своем твердо уверены, что с легкостью переплюнут самого Юлия Цезаря. И, когда мы видим такого уверенного в себе человека, мы хотим походить на него. А чем, собственно, мы хуже? Сказано – сделано. И вот уже незаметно для нас самих мы плавно овладеваем искусством многозадачности, сначала с трудом «навешивая» на себя новые и новые дела, затем привыкаем и радуемся ощущению того, что мы познали дзен и вступили в лигу супер-продуктивных людей. В это время ежедневная производительность только снижается, как показали исследования.
Как человеческий мозг реагирует на многозадачность?
Самое интересное, что наш мозг совершенно не приспособлен к многозадачности. Когда мы ужинаем, общаемся в Facebook и параллельно просматриваем ленты новостей, наш «главный мыслитель» не фокусируется на всех этих действиях одновременно – напротив, он судорожно пытается переключаться между различными видами деятельности, которые мы на него нагрузили.
На расположенном ниже изображении вы можете увидеть различную активность головного мозга при выполнении нескольких действий и то, как он переключается между задачами, когда вы концентрируетесь на каждом деле по нескольку секунд за раз.
Исследователь из Стэндфордского университета Клиффорд Насс (Clifford Nass) предполагал, что те люди, которые делают много дел одновременно, в любом случае развивают какие-то другие удивительные способности. Ему казалось, что они должны быть великолепны в сортировке информации и быстром переключении между задачами, а также обязаны обладать хорошей кратковременной памятью.
Как ни печально, но в результате своих исследований профессор Насс открыл, что все его предположения оказались ошибочными – ни одно из трех не подтвердилось:
«Мы были просто шокированы. Мы все ошибались. Оказалось, что те, кто делает несколько дел одновременно, просто ужасны во всех аспектах многозадачности».
Люди, которые часто занимаются всем сразу, хуже фильтруют бесполезную информацию и значительно медленнее переводят внимание от задачи к задаче по сравнению с теми, кто сконцентрирован на чем-то одном.
Большинство исследований показывают, что такая практика очень вредна для нас – страдает не только наша продуктивность, но и способность отфильтровывать ненужную информацию.
Я все это заметила еще до тщательного изучения этой темы. И для того, чтобы снова повысить продуктивность своей работы, я решила расставить все точки над «i», упорядочив все мои рабочие процессы (особенное внимание было уделено работе в режиме онлайн) и забанив многозадачность раз и навсегда.
Как я построила свой рабочий процесс, который базируется на поочередном выполнении задач
1. Одна вкладка в браузере
Как вы уже могли догадаться, эта стратегия заключается в том, что я ограничиваю себя только одной вкладкой в браузере – так мне приходится расставлять приоритеты и работать именно с той задачей, которая для меня наиболее важна.
Я обрисую это на примере. Некоторые из моих ключевых задач связаны с написанием писем в электронной почте, общением в чате, написанием твитов и постов в блоге. Раньше я открывала все это разом, теперь же я работаю с каждой по очереди: закончив одно дело, я закрываю активную вкладку и перехожу к следующей.
Это реально и эффективно только в связке с другим важным пунктом:
2. Составление плана
Благодаря этому правилу моя идея работать с одной лишь вкладкой в браузере не осталась лишь призрачной фантазией, а стала вполне реальным фактом и даже переросла в привычку. Каждый вечер я сажусь и устраиваю мозговой штурм на тему: что мне нужно сделать завтра. Это не мое изобретение – техника эта довольно распространенная, и, возможно, вы сами уже долгое время делаете что-то подобное.
В моем же случае я внесла изменения в идею составления to-do-списка: в конце рабочего дня я обговариваю свои задачи с нашим гендиректором, и это привело к серьезным улучшениям продуктивности.
Теперь вместо того, чтобы полуавтоматически набросать список заданий, мне нужно обдумать их и быть готовой объяснить другому, почему я выбрала эти цели, и, самое главное – как я к ним приду. И благодаря этому ко мне пришло лучшее понимание того, чем именно я буду занята в течение каждого следующего рабочего дня и каждый проект четче обрисовывается в моей голове – а это уже половина работы. Вы можете кооперироваться с коллегами для таких 10-минуток – это и полезно для вашей продуктивности, и просто здорово – общаться и обсуждать свои проекты.
3. Постановка целей с помощью SmartProgress
Это продукт, который не только помогает мне ставить перед собой цели, но и методично идти к ним. Во многих статьях о продуктивности и достижении целей говорится, что для успешного выполнения всего задуманного нужно поделиться своими идеями с другими людьми, громогласно заявить о своих начинаниях. Сервис SmartProgress дает эту возможность. Он помогает обрести очертания тому, что когда-то было лишь призрачными задумками. В сообществе обязательно находятся те люди, которые с радостью дают советы и могут поделиться своим опытом в достижении тех целей, к которым мне еще предстоит прийти.
Но то, что мотивирует более всего, – это необходимость отчитаться в своем прогрессе. Засевшая в подсознании современного человека пресловутая боязнь провала и осуждения, которая нередко стоит на пути к успеху, здесь играет мне на руку. Нежелание прилюдно признать, что я потерпела неудачу, проявила слабоволие и не сдержала самой себе данное обещание, подталкивает меня вперед. Идти к целям нелегко, и поэтому особенно важно позаботиться о том, чтобы вашей мотивации хватило на весь путь от начала до конца.
4. Смена декораций (хотя бы раз в день)
Это то, что очень помогает мне продуктивно работать и оставаться сконцентрированной на одной задаче. Мы нередко слышим о том, что нам нужно комфортное рабочее место. Как выяснилось, мне нужно много таких мест, чтобы после окончания одной задачи я могла бы сменить декорации и приступить к чему-то новому. Я пробовала делать 5-минутные перерывы, закрывать ноутбук и уходить за кофе или что-то подобное – не помогает. Поэтому привычной частью моей ежедневной рабочей рутины стала перемена места. В основном я работаю дома в первой половине дня, затем иду в кафе. У меня даже составлен список кофеен, где могу продолжить трудиться на благо компании, но уже в другой атмосфере. Я знаю, что такая возможность доступна не каждому, но, это правило могло бы послужить на пользу тем, кто, как и я, имеет удаленную работу.
И лирическое отступление напоследок (хочу обрадовать меломанов, к армии коих сама принадлежу): прослушивание музыки во время работы не является многозадачностью, которая подорвет вашу эффективность. Уже известный нам профессор Клиффорд Насс упомянул, что «за прослушивание музыки отвечает особая часть нашего мозга, так что мы можем слушать любимые композиции во время того, как занимаемся чем-то другим». А хорошо подобранная музыка способна даже увеличить нашу продуктивность.
А как вы относитесь к выполнению нескольких задач одновременно при работе в режиме онлайн? Есть ли у вас механизмы, которые помогают вам бороться с тем, что вас отвлекает? Что вы делаете, чтобы избежать многозадачности?
Пост написан на основе оригинальной статьи и личных наблюдений автора.
P.S. Если у вас нет аккаунта на хабре, вы можете высказать свое мнение к данной статье в нашем блоге — SmartTalks
В вашем списке дел на день и так 10 пунктов, но клиенты и коллеги накидывают еще в виде срочных вопросов или асапных задач? Есть ощущение, что вы весь день решали проблемы и с кем-то общались, но ваш to-do list не уменьшился? К сожалению, так работают многие. Мультизадачность все еще норма, несмотря на то что она не только не способствует повышению продуктивности, а, напротив, снижает ее. А еще вызывает стресс, ухудшает память и ускоряет наступление усталости. Об этом говорят многочисленные исследования, о которых мы расскажем ниже.
Давайте разбираться, в чем конкретно вред многозадачности, как мы сами ее подкармливаем и что делать, если вы от нее устали.
Устраняем частые переключения пошагово
Эти советы могут помочь, если у человека есть эмоциональные ресурсы на перестройку системы работы. Если же многозадачность уже вызвала сильный стресс или выгорание, рекомендации могут не помочь и лучше сразу обратиться к психологу.
Шаг 1. Определите ситуации частого переключения и отвлекающие факторы. Это важно, чтобы работать с ними прицельно на шаге 3 и 4.
в конце дня из-за усталости я часто отвлекаюсь на Instagram;
перед сложной задачей, которую мне страшно начинать, я хожу пить чай и смотрю видео на YouTube;
Шаг 2. Определите время пиковой эффективности. Одни могут выполнить половину всех задач утром, когда они бодры и полны сил. Для других наиболее продуктивно послеобеденное время. А третьи вообще получают удовольствие от вечерней работы. Определите, какие часы в течение суток для вас наиболее продуктивны, и планируйте самые крупные и сложные задачи на них.
Шаг 3. Структурируйте задачи и спланируйте время. На этом шаге выполняется много аналитической работы:
выявляются крупные и сложные задачи, делятся на понятные части;
выявляются мелкие, простые и привычные задачи;
выявляются задачи, от которых можно отказаться или делегировать;
задачи примерно распределяются по времени выполнения с учетом времени пиковой эффективности и общего периода активной работы.
Можно выбрать наиболее подходящую для вас систему планирования и учета задач, а также взять в свой арсенал понравившиеся методы и приемы тайм-менеджмента. О нескольких популярных приемах мы уже писали на Хабре.
При планировании крайне важно учитывать время активности и пиковой продуктивности. Это значит, что, например, на вечер, если вы в это время не очень активны, нужно оставлять самые мелкие и простые задачи.
Шаг 4. Договоритесь с окружающими. Даже если ваша система планирования будет идеальной, она не поможет без выстраивания границ в коммуникации с окружающими. Например, если вас постоянно отвлекают вопросы коллеги, договоритесь, что сможете отвечать только в конкретные полчаса в течение дня или вовсе не сможете. Обсудите с руководителем, почему и зачем вы перестраиваете систему работы и как он может вам в этом помочь. Уведомите клиентов, что будете отвечать в течение рабочего дня, а не в течение 10 минут. Большинство людей реагируют нормально на такое вежливое выстраивание границ.
А как вы относитесь к многозадачности? Есть ли у вас свои лайфхаки, которыми вы хотели бы поделиться?
Списки дел
Главное — перечень дел должен нравиться, иначе мы к нему не будет возвращаться. Не важно, где вести список дел — в блокноте или в приложении, главное чтобы это доставляло удовольствие.
Если взять список задач, то в нем почти не будет пунктов, объединяющих несколько дел. Причина проста — многозадачность интуитивно воспринимается бессмысленной. Важно выработать привычку держать список дел под рукой и регулярно сверяться с ним особенно перед началом работы. Главное — работать по порядку приоритетности задач, а если появилась какая-то новая — фиксируем ее на будущее.
Учимся говорить «нет»
Начальник дал дополнительную работу, а подруга просит помочь с проектом? А может нужна помощь в организации какого-то мероприятия в школе у ребенка?
Часто мы чувствуем себя обязанными делать что-то для других, хотя и своих забот хватает. Многие набирают кучу проектов из рвения, чувства долга или желания быть полезными, хотя отлично знают, что это им не по силам.
Мы обязаны научиться говорить «нет» и отбросить все волнения о чужих проектах и делах, еще важно при этом не корить себя за невозможность кому-то помочь.
Многозадачность — враг совершенства.
Как бы не хотелось, но, занимаясь несколькими делами одновременно, не получиться уделить внимание деталям, и от этого будет страдать результат. Можно стать мастером на все руки, но в конкретном деле высот достичь не удастся. Еще одно из последствий многозадачности — потеря способности сохранять сосредоточенность. Умение сосредоточиться на одном деле более пяти секунд — почти утраченный навык.
Читайте также: