Компонентом какой информационной технологии являются компьютерные конференции и телеконференции
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей
Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения
Столичный центр образовательных технологий г. Москва
Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца
от 3 170 руб. 1900 руб.
Количество часов 300 ч. / 600 ч.
Успеть записаться со скидкой
Форма обучения дистанционная
- Онлайн
формат - Диплом
гособразца - Помощь в трудоустройстве
311 лекций для учителей,
воспитателей и психологов
Получите свидетельство
о просмотре прямо сейчас!
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»
ДЛЯ СТУДЕНТОВ 2-ГО КУРСА
СПЕЦИАЛЬНОСТИ «230105»
1. Понятие информационной технологии
Технология (с гр. «Искусство, мастерство, умение», а это ни что иное, как процессы).
Под процессом понимают определённую совокупность действий, направленных на достижение поставленных целей. Процесс должен определяться в выбранной человеком стратегии и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.
Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупность средств и методов обработки изготовления, изменение состояния, свойств, формы, сырья или материала.
Данные Информационные технологии Информационный продукт
Информационная технология – это процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичная информация) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационный продукт).
Цель информационной технологии производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого- либо действия.
Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества.
2. Средства обработки информации
В настоящее время она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом – развитием научно-технического прогресса , появлением новых технических средств переработки информации.
В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял, как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатов информации.
Внедрение ПК в информационную сферу и применение коммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии.
В понятие новой информационной технологии (НИТ) включены так же коммуникационные технологии , которые обеспечивают передачу информации разными средствами (факс, телефон, телеграф).
НИТ – это ИТ с «дружественным» интерфейсом работы пользователя, использующая ПК и телекоммуникационные средства.
Основные признаки НИТ:
1) Интерактивный (диалоговый) режим работы с ПК;
2) Интегрируемость (взаимосвязь) с другими программными продуктами;
3) Гибкость изменения, как данных, так и постановок задач.
Техническими средствами производства информации являются: аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса.
Инструментарий ИТ – это один или несколько взаимосвязанных программных продуктов, для определенного типа ПК, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.
ИТ тесно связаны с информационными системами. Информационная система является средой, состовляющимими элементами которой являются: компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди и т. д.
Цель информационной системы (ИС): организация хранения и передачи информации.
3. Этапы развития информационных технологий
Существует несколько принципов деления ИТ: признак вид инструментария технологии.
1) «Ручная» ИТ, где главным инструментарием было перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом, путём переправки через почту писем, пакетов. Основная цель – это представление информации в нужной форме.
2) «Механическая» технология, инструментарий, который составляла пишущая машина, телефон. Основная цель – представление информации в нужной форме, более удобными средствами.
3) «Электрическая» технология, инструментарий составляли большие ЭВМ и соответственное программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы.
4) «Электронная» технология, основным инструментарием становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления, информационные поисковые системы, оснащённые широким спектром базовых и специальных программных комплексов.
5) «Компьютерная» технология, основным инструментарием является компьютер с широким спектром программных продуктов разного назначения.
4. Классы компьютерных информационных технологий
1) Текстовая обработка информации (ввод текста, обработка, создание таблиц, редактирование, форматирование)
2) Табличная обработка информации (электронные таблицы)
3) Графическая обработка информации (создавать, изменять фотографии, редактирование графических изображений)
4) Система управления базами данных (накапливание, хранение информации, поиск и сортировка записей)
6) Экономическая, бухгалтерская, статистическая обработка, системы автоматиз. проектирования.
Раздел 1. Современные информационные технологии
Тема 1.1: Автоматизация офиса
По мере развития средств коммуникации, автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность труда. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникационного персонала (совещания, телефонные звонки, приказы), а лишь дополнить её.
ИТ автоматизированного офиса – поддержка и организация коммуникационных процессов, как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Информация из внешней среды и других информац. систем.
База данных
Информация для менеджеров, принимающих решение
и для передачи во внешнюю сферу.
Рисунок 1 Основные компоненты ИТ Автоматизации офиса
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями, конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем.
Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации общества в качестве решения проблем.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для ПК и непрограмных продуктов, обеспечивающих технологию автоматизации офиса (Электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, видеотекст), а так же специальные программы управления деятельностью (ведение документов, контроль над исполнением приказов). Также широко используются некомпьютерные средства (факсимильная связь, аудио и видео конференция).
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.
База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.
Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующих функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.
Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:
ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
обработка дынных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
качественное оформление табличных форм представления данных;
многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.
Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем, аудио- и видеоконференций.
Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:
создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставлять клиенту на магнитных или оптических дисках;
заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиконференци не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:
работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;
количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;
перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;
должны быть организованы запись конференции и ее хранение;
запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.
Видеоконференции предназначены для тех же целей что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.
Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:
односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении (от руководителя проекта к исполнителям);
односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;
двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Тема 1.2 Информационные технологии обработки данных
Она предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные, известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне исполнительной деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных, постоянно повторяющихся операций управленческого труда.
На уровне исполнительной деятельности решаются следующие задачи:
- Обработка данных об операциях произв. фирмой
- создание периода контрольных отчётов о состоянии дел в фирме
Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:
· создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
· заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;
· заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображении может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.
Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.
Аудиоконференции.Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязь между ее участниками. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:
· работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;
· количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
· программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;
· перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;
· должны быть организованы запись конференции и ее хранение;
· запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференцию, с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса. Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:
· односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;
· односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;
· двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используются двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
Вопросы:
1. Приведите характеристику и назначение информационной технологии автоматизированного офиса?
2. Основные компоненты автоматизированного офиса? Характеристика и назначение.
3. Какие компоненты автоматизированного офиса относятся к компьютерным офисным технологиям?
4. Какие компоненты автоматизированного офиса относятся к некомпьютерным офисным технологиям?
76. Компьютерные конференции и телеконференции являются компонентом .
• электронного офиса
77. Логически связанная совокупность реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, — это:
• показатель
78. Многофункциональные, оснащенные встроенным микропроцессором устройства со сканирующим узлом, функционирование которых основано на оптическом или магнитном «считывании» данных о покупке:
• автоматизированные узлы расчета (АУР)
79. Модули, ___________________, образуют нижний уровень в архитектуре автоматизированной банковской системы.
• обеспечивающие ведение бухгалтерского учета
80. Модули, обеспечивающие ___________________, образуют верхний уровень в архитектуре автоматизированной банковской системы.
• ввод информации, ее первичную обработку и любое внешнее взаимодействие банка
81. На ___________________ фазе обработки бухгалтерских задач осуществляется составление бухгалтерских проводок и их размещение в различных регистрах аналитического и синтетического учета.
• второй
82. На ___________________ фазе обработки бухгалтерских задач осуществляется составление оборотно-сальдовых ведомостей и Главной книги выполняется.
• третьей (заключительной)
83. На ___________________ этапе развития информационных технологий начали создаваться автоматизированные системы управления (АСУ).
• 4-ом этапе (с начала 70-х годов XX века)
84. На ___________________ этапе развития информационных технологий начинается широкое использование глобальных и локальных компьютерных сетей в различных областях.
• 5-ом этапе (с середины 80-х годов XX века)
85. На ___________________ этапе технологического процесса обработки бухгалтерских задач происходит заполнение и корректировка различных справочников.
• подготовительном
86. Назначение CASE-технологии .
• автоматизация процесса проектирования, разработки и сопровождения АИС
87. Назначение ИС оперативного уровня .
• отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме
88. Наиболее перспективная модель жизненного цикла ИС:
• спиральная
89. Наиболее распространенными компьютерными технологиями являются:
• обработка текстовых и табличных данных
90. Наиболее слабым звеном в вычислительных комплексах банков являются:
• серверы
Стандартные процедуры в организации - точно определенные правила выполнения заданий в различных ситуациях. Они охватывают все стороны функционирования организации, начиная от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и кончая разбором жалоб потребителей.
Субкультура любой организации - совокупность представлений, принципов, типов поведения. Особую роль играет важная ее составляющая - информационная культура специалиста. Это также должно найти отражение в информационной системе. Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями информационной системы. Поэтому очень важно на этане внедрения и проектирования информационных систем активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области. Следует заметить также, что информационные системы сами по себе дохода не приносят, но могут способствовать его получению. Они могут оказаться дорогими и, если их структура и стратегия использования не были тщательно продуманы, даже бесполезными. Внедрение информационных систем связано с необходимостью автоматизации функций работников, а значит, способствует их высвобождению. Могут также последовать большие организационные изменения в структуре фирмы, которые, если не учтен человеческий фактор и не выбрана правильная социальная и психологическая политика, часто проходят очень трудно и болезненно.
Вопросы:
1. Что является целью информационной технологии управления?
2. На создание каких видов отчетов направлена информационная технология управления?
3. Основные компоненты информационной технологии управления?
4. Что понимается под управлением?
5. Каковы виды и содержание управленческих функций?
6. Какие задачи решаются на каждом уровне управления?
Тема:Информационная технология автоматизации офиса. Характеристика, назначение и основные компоненты. Телеконференции.
1. Характеристика и назначение информационной технологии автоматизации офиса;
2. Основные компоненты автоматизированного офиса;
3. Компьютерные конференции и телеконференции.
Ключевые слова: автоматизированный офис, текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные конференции и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, база данных, факсимальная связь.
Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса (рис. 6) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Информационная технология автоматизированного офиса- организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса; текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.
ИТ автоматизированного офиса – организацияи поддержка коммуникационных процессов внутри организации и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств работы с информацией. Возможно использование автоматизации офиса в качестве инструмента для улучшения принимаемых решений.
Известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.
База данных (БД) – обязательный компонент любой технологии. БД концентрирует в себе данные о фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде БД. Информация из БД поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр.
Текстовый процессор – вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов, вид письменной коммуникации.
Табличный процессор является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника. Функции табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь –возможность использовать ПК для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Система дает возможность получить доступ к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встреч.
Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы. Телеконференция включает три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст основан на использовании ПК для получения отображения текстовых и графических данных на мониторе.
Хранение изображений –хранит не сам документ, а его образ, причем хранит в цифровой форме. Хранение изображений основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа в цифровой вид для хранения во внешней памяти (оптические диски).
Аудиоконференциииспользуют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными подразделениями фирмы. Техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия ПК.
Видеоконференциипредназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует ПК.
Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его на другом.
Читайте также: