Какой объем файла можно отправить в налоговую
Раньше действовали несколько приказов, устанавливающих правила для обмена разными видами электронных документов:
порядок передачи акта совместной сверки расчётов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утверждённый приказом от 29.12.2010 N ММВ-7-8/781@;
порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа, утверждённый приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@;
порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий, утверждённый приказом ФНС от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@;
порядок представления заявлений, уведомлений и запросов в налоговые органы в электронном виде для целей учёта в налоговых органах организаций и физических лиц, утверждённый приказом от 07.11.2011 N ММВ-7-6/735@.
Новый документ объединил все актуальные требования и правила. Теперь налогоплательщикам не придётся разбираться во множестве нормативных актов, чтобы понять, как им нужно работать.
Документ закрепляет правила отправки и получения электронных документов, а также порядок предоставления документов по требованию налоговой.
Правила обмена электронными документами с ФНС
Электронные документы можно подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью.
Утверждён список технологических электронных документов, которые сопровождают основной документ:
подтверждение даты отправки;
квитанция о приёме;
уведомление об отказе в приёме;
извещение о получении, которое формируется на каждый документ, в том числе технологический;
Участники электронного документооборота обязаны хранить все эти документы, за исключением извещений о получении, а также квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи.
Датой направления документов в налоговые органы считается та, которая закреплена в подтверждении даты отправки. Дата принятия фиксируется в квитанции о приёме.
Кроме этого, в приказе прописан алгоритм отправки электронных документов через оператора ЭДО.
Отправитель заполняет документ в электронной форме, подписывает его своей УКЭП и отправляет оператору ЭДО, отметив при этом дату отправки.
Оператор ЭДО в течение часа направляет ответное извещение о получении документа, а затем, не позднее следующего рабочего дня — подтверждение даты отправки. Отправитель, получив подтверждение, направляет оператору извещение о получении электронного документа.
Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня отправляет получателю основной документ и подтверждение даты отправки, подписанное своей УКЭП. Получатель в течение часа должен прислать ему извещения о получении обоих документов.
Получатель проверяет документ и формирует квитанцию о приёме или, если есть основания, уведомление об отказе в приёме, подписывает своей УКЭП и в течение шести рабочих дней после приёма отправляет оператору ЭДО.
Оператор ЭДО в течение часа направляет получателю извещение о получении электронного документа. Не позднее следующего рабочего дня он направляет документ, полученный от получателя, отправителю. Отправитель в течение часа направляет оператору извещение о получении электронного документа.
Отказать в приёме могут в трёх случаях:
документ направлен не тому получателю;
у отправителя нет УКЭП или сертификат не соответствует ключу;
документ составлен не по утверждённому ФНС формату.
Если получатель не отправил квитанцию о приёме, он отправляет бумажный документ. Но есть три документа, которые налоговая никогда не отправляет на бумаге:
требования о представлении документов;
требования о представлении пояснений;
уведомления о вызове в налоговый орган.
Эти документы направляются налогоплательщику, который не сдал налоговую декларацию в электронном виде.
Наверное, нет ни одной организации в нашей стране, кому бы ни разу не приходили требования от налоговиков о предоставлении документов. Раньше бухгалтерия копировала нужные документы, заверяла подписями и печатями уполномоченных лиц и собственноручно отвозила в налоговую. Сейчас всё стало гораздо проще: все документы сканируются и отправляются электронно. И вот как раз при отправке таких документов через сервис 1С-Отчетность или другие почтовые агенты пользователи сталкиваются с тем, что объем отправляемого вложения слишком велик. Что делать? Как уменьшить размер имеющихся файлов? Эти вопросы мы рассмотрим в статье.
Учтите, что разбивка не выполняется только в том случае, если один файл вложения превышает размер 72 Мб.
Сформируйте ответ
Нажмите «Ответить» и выберите:
В ответ на требование нельзя отправлять только письмо, иначе ФНС может наложить штраф. Ответ обязательно должен быть формализованным (п.2 ст.93 НК РФ).
Отправьте документы
Дождитесь квитанции о приеме. Состояние отправленных документов можно определить по статусу в списке файлов или в документе. Все файлы сгруппируются по дате и времени отправки.
Если пришел отказ, исправьте данные в загруженных документах и отправьте представление еще раз.
Добавьте документы
Сделать это можно одним из способов.
-
Документы хранятся в личном кабинете СБИС — нажмите «Загрузить документы» и выберите «Из СБИС». Воспользуйтесь фильтром, чтобы отобрать нужные. Отметьте файлы флагом и нажмите «Добавить отмеченные».
При отправке файлы будут распределены по комплектам в зависимости от их объема и/или количества.
Для загрузки файлов, которые не входят в список утвержденных документов, создайте форму «Представление документов (сведений)». Файл может иметь расширение *.jpg, *.jpg, *.tif, *.pdf. Также можно загрузить файлы с расширением *.doc и *.xls — они сконвертируются в *.pdf.
Подготавливаем документы
Если требование изначально было направлено на бумаге, то представить документы по ТКС не получится из-за невозможности сформировать опись документов. Дело в том, что xml-формат описи предполагает наличие так называемого идентификатора файла документа, к которому формируется опись (т.е. требования). Этого идентификатора нет на бумажном требовании, а без него опись не прогрузится в систему инспекции.
Заполните обязательные поля
Введите номер документа из требования: 1.ХХ или 2.ХХ, где ХХ — номер по порядку. Указать его можно и в окне загрузки файлов — поле «Порядковый номер».
Чтобы массово заполнить реквизиты документов, нажмите , отметьте файлы и нажмите «Заполнить поля». Выберите тип документа из списка или добавьте свой. Типы документов нужны для разбивки по папкам, в файл описи не записываются.
Чтобы убедиться, что вы подготовили ответы на все запросы налоговой, нажмите и сверьтесь с требованием.
Завершите работу с требованием
По одному требованию можно отправлять несколько представлений. После получения квитанции в разделе «Требования» у документа появится статус «Документы приняты».
Если вы отправили все документы и больше не планируете работать с требованием, нажмите «Завершить».
Завершили работу с требованием по ошибке — снимите отметку.
Работа с требованием завершена.
В требовании перейдите на вкладку «Ответить» и выберите:
В ответ на требование нельзя отправлять только письмо, иначе ФНС может наложить штраф. Ответ обязательно должен быть формализованным (п.2 ст.93 НК РФ).
Пример из практики
Межрайонная ИФНС Ростовской области № 6152 через систему спецоператора СКБ Контур направила налогоплательщику электронное требование о представлении счетов-фактур, которые были выставлены на бумаге. При этом инспекция выразила желание получить эти документы в виде скан-образов через Интернет. Налогоплательщик отсканировал документы, сформировал в системе спецоператора опись и направил весь пакет в инспекцию. Пакет успешно прогрузился в систему электронного обмена данных ИФНС, после чего документы были проверены инспектором и занесены в базу данных инспекции.
«Технология представления документов в электронном виде работает во всех ИНФС России с ноября 2012 года, — рассказывает Тамара Мокеева. – Налоговые инспекторы все чаще самостоятельно выступают с инициативой приема документов через Интернет — как электронных, так и бумажных».
«При представлении документов на бумажном носителе заверяются копии документов. При этом должна быть заверена копия каждого документа, а не прошивка этих документов. Электронные документы объективно проще в обработке и хранении, а автоматизированный учет исполнения требований уменьшает риск нарушения сроков представления. Снижаются затраты на пересылку. ФНС прорабатывает вопрос о расширении перечня документов, которые можно представить по ТКС. Активное участие налогоплательщиков в ЭДО ускорит данное направление работы», — считает Татьяна Василенко, начальник отдела по работе с налогоплательщиками межрайонной ИФНС № 6152.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
В разделе «Отчетность/Требования» или «Учет/Отчетность/Требования» (в зависимости от конфигурации) откройте документ, на который хотите сформировать ответ, и подтвердите его получение.
Где видно размер и объем изображения?
Выделите файл и в нижней части окна отразится его размер (в пикселях — точках) и «вес» в мегабайтах или килобайтах. Информация о размере видна и в строке файла, при настройке отображения «Вид» — «Таблица».
Либо можно щелкнуть по файлу правой кнопкой мыши, вызвав при этом контекстное меню и нажав кнопку «Свойства». На экране появится информация о нем, в том числе и о его размерах.
У вас есть два варианта развития событий:
- выполнить настройку уменьшения размера файла еще на этапе сканирования;
- уменьшить в размерах уже готовый файл.
Завершите работу с требованием
По одному требованию можно отправлять несколько представлений. После получения квитанции в разделе «Требования» у документа появится статус «Документы приняты».
Если вы отправили все документы и больше не планируете работать с требованием, нажмите «Отметить завершенным». Статус документа изменится на .
- В разделе «ФНС» перейдите на вкладку «Требования ФНС». Откройте требование, полученное от налоговой инспекции, и подтвердите его получение.
- Нажмите «Загрузить первичные документы».
Ответы, сформированные ранее по данному требованию, можно открыть по ссылке «Представление отдельных документов в налоговые органы № от ».
При отсутствии подтверждения получения требования налоговая в праве заблокировать расчетный счет этой организации ( п. 5.1 ст. 23, пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ ). Для того, чтобы подтвердить прием требования, откройте требования и нажмите кнопку «Подтвердить прием».
Для ознакомления с сутью требования, откройте вложение в формате pdf по гиперссылке. Там указаны сроки и перечень запрашиваемых документов. При нарушении сроков, указных в требовании, налогоплательщику грозит штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Кнопка «Отказать в приеме» используется в следующих случаях:
- Требование предназначалось другому адресату и отправлено ошибочно.
- Требование не соответствует установленному формату.
- В требовании отсутствует электронная подпись уполномоченного должностного лица налогового органа или не соответствует ему.
По кнопке «Подготовить ответ» имеется три варианта:
- Ответ на требование документов (информации) – ответ на требование по формату Приказа №16
- Уведомление о невозможности ответить в срок – если бухгалтерская служба оценила время на подготовку запрашиваемых документов и не считает возможным уложиться в указанные в требовании сроки. Направляется уведомление согласно приказу ФНС России от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@
- Реестр документов, подтверждающих льготы по НДС – отправляется сразу реестр в формате и форме согласно письму ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589, чтобы сократить время на камеральную проверку.
Если выбрать первый вариант, Ответ на требование документов (информации), то откроется форма, куда можно загрузить документы с диска (кнопка «Загрузить с диска») или из информационной базы (кнопка «Выбрать из базы»). При загрузке с диска также необходимо выбрать: загрузка это сканированных документов или документов из другой базы (архив с xml-файлами или изображениями, выгруженными из другой базы). Не до конца подготовленный ответ на требование можно сохранить для продолжения работы позже по кнопку «Записать».
При загрузке сканов документов, необходимо будет для каждого скана указать наименование источника (можно воспользоваться подбором и указать реквизиты документа из базы), наименование основания (необязательно, можно указать договор-основание, первичный документ, счет на оплату) и подпись нотариуса (выбирается файл электронной подписи нотариуса, если документ ее содержит).
Если документ многостраничный, то в данной форме воспользуйтесь кнопкой «Добавить».
После нажатия кнопки «Добавить в ответ на требование» откроется окно, где необходимо указать к какому пункту требования относится этот документ и нажать кнопку ОК.
При загрузке архива документов, выгруженных из другой базы, выбирается один из двух вариантов: документы из другой базы в формате xml или сканированные документы из другой базы. Аналогично указывается пункт требования, которому относится тот или иной файл ил архива.
По кнопке «Выбрать из базы» три варианта:
- Электронные документ 1С-ЭДО, 1С-Такском – xml- документы, полученные по ЭДО от контрагентом
- Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур
- Документы из базы – другие сканы и документы из вашей базы. Выбирается вид документа, а затем и сам документ из списка.
Аналогично указывается пункт требования, которому относится тот или иной файл ил архива.
К документам из базы можно добавить вложения (сканы с диска, например).
По итогу заполняется табличная часть в ответе на требование. Кнопками над таблицей можно удалить или редактировать строки.
После приема ответа вам придет квитанция о приеме, а до этого вы можете отслеживать статус своего ответа на требование из рабочего места 1С-отчетность.
Прикрепляем документы
Остается прикрепить документы. Документы в виде xml-файлов можно выгрузить из системы ЭДО или из электронного архива. Из реквизитов понадобится указать код или наименование документа, код формы документа по КНД и порядковый номер в требовании. Чтобы прикрепить скан-образы бумажных (или электронных в произвольных форматах) документов, придется заполнить больше данных: каких именно, зависит от типа документа. Для счетов-фактур это, например, в том числе дата и номер документа, реквизиты участников сделки, сумма с НДС и НДС.
Формируем опись
Приведем в пример порядок подготовки и направления документов в системе сдачи налоговой отчетности «Контур-Экстерн». Чтобы заполнить реквизиты описи, вам необходимо указать код формы документа по КНД (1165034) и признак лица, подписавшего документ — руководителя организации (3) или её представителя (4).
Отправьте документы
Дождитесь квитанции о приеме. Состояние отправленных документов можно определить по статусу в списке файлов или в документе.
Если пришел отказ, исправьте данные в загруженных документах и отправьте представление еще раз.
Настройки сканирования изображения
Рассмотрим первый вариант — настройка при сканировании документа.
Сразу отметим, что рассматриваемые действия и настройки зависят от установленного на компьютере программного обеспечения. Но суть действий одинакова: главное знать, что искать.
Приведем пример на имеющемся МФУ фирмы «НР».
Программное обеспечение этого МФУ позволяет выводить сканируемое изображение как в формат рисунка, так и в формат документа («Сканировать документ»). При выводе файла в текстовом формате выбирается — «Сканировать документ» и выбирается формат — в нашем примере это файлы PDF. Здесь же сохраняется файл в формате изображения TIFF.
Мы рассмотрим пример сканирования изображения, т.к. зачастую требуется документ именно в формате JPEG.
Шаг 2. Выбрав пункт «Сканировать изображение в файл», нажмите кнопку «Изменить параметры».
Шаг 3. На этапе «Сканировать изображение в файл» нажмите кнопку задания настроек сканирования — «Сохранить в файл Параметры сохранения».
И вот она, заветная кнопка!
У вас может быть сканер другой фирмы, другое программное обеспечение, но суть одна: нужно найти кнопку с настройкой параметров сканирования и вывода (сохранения) изображения. Инструкция от производителя вам в помощь.
И вот оно, окошко настройки качества — а значит, и объема, размера, получаемого при сканировании файла. В нашем примере установлено изначально высокое качество изображения.
Шаг 5. Перемещая ползунок, измените параметр качества изображения.
Отсканируйте документ и проверьте результат. Изменяя настройки, действуйте путем эксперимента, ищите какой результат вас удовлетворит.
Таким образом, мы имеем следующую цепочку действий:
- Выберите вариант сканирования.
- Перейдите к настройке параметров сохранения.
- Перейдите к параметрам файла JPEG.
- Установите нужное качество изображения.
Изменение размера готового файла
Разберем второй вариант изменения размера сканированного изображения — когда файлы уже отсканированы, но имеют большой размер, не удовлетворяющий требованиям для их отправки.
Данный пункт также зависит от установленного программного обеспечения.
Как посмотреть, какой программой можно открыть файл для редактирования? Ведь пользователь может и не знать, какие программы установлены у него, кроме той, с помощью которой открывается изображение.
Нажмите правой кнопкой мышки по файлу, в появившемся контекстном меню видны команды:
- «Открыть с помощью» — здесь можно посмотреть список предлагаемых программ, которыми можно открыть данный файл;
- «Свойства» — посмотреть информацию о файле, какой программой он открывается по умолчанию и при необходимости ее изменить.
В нашем примере предлагается вот такой список, но не все варианты хороши, лучше открывать программой именно для просмотра фото.
В нашем случае, оптимальный вариант — это программа, включенная в стандартный пакет — Microsoft Office Picture Manager. В более новых «офисных» пакетах этой программы нет, что очень огорчает, т.к. это довольно простой и удобный инструмент.
Если у вас в списке есть более удобный вариант, а открывается обычным «просмотрщиком» и вас это не устраивает, можно изменить приложение.
Нажмите в контекстном меню команду «Свойства» — кнопку «Изменить» и выберите другую программу, для открытия графических файлов (более удобную для себя). Если вариантов нет или они не устраивают, можно установить программы, подобрав бесплатный вариант.
Здесь же видно и размер файла. Наша задача его уменьшить. Приступим.
Шаг 1. Откройте файл и нажмите команду «Изменить рисунки».
В вашей программе редактирования ищите аналогичную команду: изменить, редактировать и т.п.
Шаг 2. В открывшейся сбоку панели нажмите гиперссылку «Изменение размера».
В данной настройке можно задать:
- стандартную высоту и ширину;
- произвольную высоту и ширину;
- а также задать в процентах от исходного варианта.
В поле «Итоговый вариант» пользователь видит исходный размер в точках и получившийся при его корректировке. Только сохранив изображение, можно увидеть его «вес» в мегабайтах.
Шаг 3. Задайте процент для изменения размера файла и нажмите «Ок».
После этого данные о размере файла изменятся.
Обратите внимание: если вы хотите оставить и оригинал изображения, перед правкой сделайте его копию, выполнив команду «Файл» — «Сохранить как. ».
Проверяем размер получившегося файла — 896 КБ. Нас этот вариант устраивает. Если нет — повторите действия, не забыв сохранить первоначальный оригинал.
Примеров программ может быть множество, мы рассмотрели наиболее распространенный вариант. В любой программе ищите функцию «Изменить».
Приведем пример еще одной программы, в которой можно уменьшить размер файла — Paint 3D.
В ней настройка изменения изображения «прячется» в меню «холст». И как видите, здесь присутствуют примерно такие же настройки, как рассмотрены выше — изменение размера холста по ширине и высоте в процентах.
Программа Аdobe Acrobat Reader также обладает функцией сжатия изображения, тем самым способствуя уменьшению размера изначального файла.
Но бывают и такие ситуации, когда в компьютере ничего не установлено, а открывает программа, которая только «листает картинки». А у вас нет времени искать и скачивать нужные программы. Что делать?
Самый простой вариант — это воспользоваться онлайн сервисом.
Зайдите в любой браузер и введите в строке поиска — «Изменить изображение онлайн. » и у вас появится сразу множество предложений.
Мы зашли на первый попавшийся под руку сайт. Вот он — целый графический редактор онлайн, где есть команда «Изменить». Далее действуем по той схеме, что мы рассмотрели выше:
Порядок представления по ТКС утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. В соответствии с порядком налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов. Если налогоплательщик в течение суток не примет требование, налоговая продублирует его на бумаге и вышлет почтой. Не принять требование налогоплательщик имеет право по трем причинам: невозможность прочитать его из-за нарушения формата, неправомерность подписи под требованием или ошибочное направление (п. 14 Приказа).
Добавьте документы
Если документы в формате *.xml с электронной подписью, выберите:
-
«из СБИС» — для загрузки документов, которые хранятся в личном кабинете. Воспользуйтесь фильтром, чтобы отобрать нужные. Отметьте флагом файлы и нажмите «Добавить отмеченные»;
Если документы оформлены на бумаге, заверены печатью организации и подписаны вручную, выберите:
- «скан» — чтобы сканировать документы;
- «с диска» — чтобы загрузить готовые копии. Отметьте файлы и нажмите «Загрузить». Выберите «В один документ» или «В разные».
При отправке файлы будут распределены по комплектам в зависимости от их объема и/или количества.
Для загрузки файлов, которые не входят в список утвержденных документов, создайте форму «Представление документов (сведений)». Файл может иметь расширение *.jpg, *.jpg, *.tif, *.pdf. Также можно загрузить файлы с расширением *.doc и *.xls — они сконвертируются в *.pdf.
Читайте также: