К каждому входящему документу можно присоединить один или несколько файлов если
Внедряем 1С:Документооборот Проф, Внутренний документ, с вложенным в него файлом из Word, проходит процесс согласования, регистрации, а после этого нам нужно добавить к нему сканированный файл со всеми подписями. Программа этого сделать не даёт, уже всяко пробовала экспериментировать с правами, получается добавлять только с админовскими, лезть в конфигуратор не хочется. Может кто знает как настроить права, чтобы можно было добавлять файлы уже после регистрации внутреннего документа?
На закладке "Права" (группа "Перейти" по-старому, сейчас слева внизу под админом) право "Изменение" есть у нужного пользователя?
база дома, забыл скопировать на флешку.
Стандартный из демо-базы гос.учреждения. Единственно после обновления на 6.1 добавил права на чтение папок внутренних документов и пересчитал права.
ДО типовой? или уже начали допиливание?
Могу поделиться волшебным алгоритмом - добавляет всех участников бизнес-процессов в рабочую группу предмета
Пока типовой, ничего менять не хотим (но это пока нет острой необходимости)
Не добавляет: кнопки "редактировать" и "добавить" не активны.
Про волшебный алгоритм, пока не совсем поняла нужен ли он нам
Возник вопрос, добавлять файлы после регистрации документов, только определенным людям, и только до отправки задач.
Я решил ее так..
ОбщийМодуль.Делопроизводство
// Устанавливает доступность полей карточки документа в зависимости от состояния
Процедура УстановитьДоступностьПоСостоянию(Форма, Состояние, ДоступныеПоля = "") Экспорт
.
.
.
Если Константы.ОграничиватьДоступностьПолейПоСостоянию.Получить() Тогда
Если Состояние = Перечисления.СостоянияДокументов.НаРегистрации Тогда
Если РольДелопроизводитель Тогда
ДоступныеПоля = "";
НедоступныеПоля = "";
Иначе
ДоступныеПоля = Новый Структура("
|Состояние,
|ОткрытьФайл, СохранитьКак, НастроитьСписок, ВывестиСписок, Изменить,
|КонтекстноеМенюФайлыОткрытьФайл, КонтекстноеМенюФайлыСохранитьКак");
КонецЕсли;
Если РольДелопроизводитель Тогда
ДоступныеПоля = Новый Структура("
|Зарегистрировать, РегистрационныйНомер, ДатаРегистрации,
|Резолюции, РезолюцииДобавить, РезолюцииИзменить, РезолюцииУдалить,
|Состояние,
|СрокИсполнения, Дело,
|ОткрытьФайл, СохранитьКак, НастроитьСписок, ВывестиСписок, Изменить,
|КонтекстноеМенюФайлыОткрытьФайл, КонтекстноеМенюФайлыСохранитьКак");
Иначе
ДоступныеПоля = Новый Структура("
|ОткрытьФайл, СохранитьКак, НастроитьСписок, ВывестиСписок, Изменить,
|КонтекстноеМенюФайлыОткрытьФайл, КонтекстноеМенюФайлыСохранитьКак");
КонецЕсли;
Программа позволяет прикладывать к каждому документу произвольное число файлов различных видов. С файлами в карточке документа можно производить следующие действия:
§ Добавить новый файл;
§ Просмотреть вложенный файл;
§ Хранить историю изменения файла (версии);
§ Удалить вложенный файл;
§ Обновить вложенный файл измененной версией файла с диска;
§ Редактировать файл;
§ Переименовать;
§ Вывести на печать.
Добавление файла в карточку документа
Способ добавления файла в карточку документа отличается в зависимости от того, к какому документу этот файл прикрепляется: к новому или уже записанному документу. При необходимости добавления файла в карточку нового еще незаписанного или только что созданного документа можно:
Нажать кнопку «Добавить» в разделе «Реквизиты» карточки документа или воспользоваться командой «Добавить» в разделе «Файлы».
Если необходимо добавить новый файл к существующему документу, который был создан в системе ранее, следует воспользоваться командой «Добавить файл к документу» на вкладке «Обзор» карточки документа.
После выполнения команды «Добавить» / «Добавить файл к документу» откроется диалоговое окно с вариантами способов создания нового файла:
§ Создать по шаблону;
§ Загрузка с диска.
В случае выбора варианта «Создать по шаблону…» будет открыто окно с предложением выбрать один из существующих шаблонов файлов.
Если выбрать вариант «Загрузить с диска…» откроется стандартное диалоговое окно для выбора файла, при этом есть возможность выбрать сразу несколько файлов.
После выбора необходимых файлов они отобразятся на вкладке «Файлы» (для нового документа) или на вкладке «Обзор» (для существующего документа) в соответствующей табличной части.
Вариант 1. Создание документов на основании других документов.
На командной панели карточки каждого документа есть команда «Создать на основании». С ее помощью можно создавать другие внутренние, входящие и исходящие документы на основании уже существующих, автоматически устанавливая связь между ними.
При записи такого документа, созданного на основании внутреннего, программа предложит установить между ними связь.
Исходящий документ удобно создавать как ответ на входящий документ. Это можно сделать при помощи меню «Создать на основании» в карточке входящего документа. При этом поля нового исходящего документа автоматически заполнятся данными из входящего документа. Между документами будет автоматически установлена связь, которая отобразится на закладке «Связи» карточек этих документов.
Вариант 2. Установка связи вручную.
Для установки связи вручную следует нажать кнопку «Добавить» на закладке «Связи» в карточке документа. При этом откроется помощник создания связи, который позволит выбрать нужный документ, указать тип связи и вписать комментарий (по желанию).
После выбора документа следует нажать кнопку «Далее» либо дважды щелкнуть по выбранной строке. Помощник создания связи перейдет на следующий шаг – выбор типа связи.
В окне выбора типа связи расположены следующие поля:
■ Что связать – предмет, из которого создается новая связь;
■ С чем связать – предмет, который выбран для создания связи;
■ Тип связи – список возможных типов связи между выбранными предметами;
■ Комментарий – примечания к создаваемой связи.
Необходимо выбрать тип связи из списка возможных (по умолчанию выбрана первая строка), вписать комментарий (если это необходимо) и нажать «Создать связь».
Созданная связь будет показана на закладке «Связи» карточки документа.
На закладке «Связи» видны не только связанные документы, но и их файлы. То есть, не открывая карточку связанного документа, можно ознакомиться с его файлами, сохранить их на диск или напечатать.
«1С: Документооборот 8» располагает всеми необходимыми возможностями для эффективного ведения учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции. При этом происходит автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Настройка этих правил производится в разделе «Нумераторы» и будет нами рассмотрена в отдельной статье.
О том, как производится регистрация исходящих документов в 1С:Документооборот версии 2 написано в новой статье.
В свою очередь регистрация документов может производиться только в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями, а также «традициями» отечественного делопроизводства.
- автоматизации процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- контролем регламентированных сроков исполнения документов;
- формированием отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
О том, как производится регистрация исходящих документов в 1С:Документооборот версии 2 написано в новой статье.
В свою очередь регистрация документов может производиться только в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями, а также «традициями» отечественного делопроизводства.
- автоматизации процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- контролем регламентированных сроков исполнения документов;
- формированием отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Как происходит регистрация входящих и исходящих документов?
Доступ к файлам и документам, хранящимся в информационной базе, предназначен раздел «Документы и файлы».
Панель навигации и панель действий указанного раздела содержат необходимые команды для работы с документами и файлами, построения отчетов и выполнения сервисных операций.
Главное окно программы «1С: Документооборот» версии 1.4
Создание входящего документа
2. Заполняем шапку документа, а именно такие поля, как «Отправитель», «Подписал», «№ отправителя», «Получатель», «Срок исполнения», «Гриф», «Вид», «Получен», «Состояние», «Организация», «Наименование».
Для заполнения поля «Отправитель» мы нажимаем кнопку или — у вас откроется список уже созданных предприятий и физических лиц из справочника «корреспонденты».
Обратите внимание! Если вы создаете документы (заявление, жалобу, письмо), они, как правило, приходят от физических лиц.
Создание нового корреспондента
В поле «Наименование» может содержаться как название предприятия (ООО «Аврора»), так и конкретный человек (Иванов С. В.), тогда в поле «Вид корреспондента» выбираем физическое или юридическое лицо. Также следует учитывать что реквизит наименование можно заполнять в следующем виде: «Аврора ООО». В этом случае вы облегчите алфавитный поиск по справочнику корреспонденты, однако стоит не забывать, что впоследствии для автоматизации шаблонов документов будет необходимо дополнительное преобразование наименований корреспондентов для того, чтобы в шапке писем отображались корректные наименования. Подробнее о заполнении шаблонов word мы поговорим в отдельных статьях.
Создание нового корреспондента ООО «Алибейли»
Окно заполнения необходимых данных корреспондента
4. После внесенных данных нового корреспондента необходимо сохранить информацию, нажав кнопку «Записать объект» или «Записать и закрыть».
Сохранение созданного корреспондента
5. Для заполнения следующих полей используем кнопку «Выбрать».
В поле «Подписал» указывается лицо, подписавшее документ (если для корреспондента определено одно контактное лицо, оно сразу подставляется при выборе отправителя).
Поле «Организация» показывается в случае ведения документооборота для нескольких организаций.
Для установки регистрационного номера нужно нажать кнопку «№ отправителя», предварительно заполнив обязательные поля:
- «Гриф» (если в настройках программы включено выполнение грифов доступа);
- «Вид» документа (если в настройках программы включено использование видов входных документов);
- другие обязательные для заполнения поля, отмеченные красным подчеркиванием, например «Организация» или «Вопросы деятельности».
Поле «Состояние» меняется автоматически, но может быть изменено и вручную, если установлена настройка программы «Разрешить изменение состояния вручную».
- «Адресат» — указывается, кому именно направлено данное письмо. Это элемент справочника «Корреспонденты»;
- «Срок исполнения» — указывается конкретная дата;
- «Получен» — указываете, каким способом был доставлен документ;
- «Наименование» — краткое содержание документа, который прикреплен.
К входящему документу можно присоединить один или несколько файлов. Это можно сделать разными способами:
- отсканировать документ;
- добавить файл с диска кнопкой «Добавить в список файлов входящего документа»;
- добавить один или несколько файлов с диска с помощью команды «Импорт файлов» контекстного меню списка файлов;
- перенести один или несколько файлов из проводника Windows мышкой в список файлов в карточке документа.
6. Чтобы прикрепить документ к «входящему документу», необходимо сначала его сохранить, а затем зайти во вкладку «Файлы», нажать кнопку «Добавить из списка» и добавить документ.
Выбор документа с рабочего стола компьютера Отображение прикрепленного документа в программе
С помощью подменю «Создать на основании» поддерживается весь жизненный цикл входящего документа, например:
- рассмотрение руководителем (бизнес-процесс);
- выполнение в соответствии с резолюцией руководителя (бизнес-процесс «Выполнение»);
- создание «исходящего документа» на основании данного «входящего документа» и другие операции.
7. Сначала пишем ответ на входящий документ. Сохраняем документ на рабочем столе компьютера, а затем нажимаем «Копировать», переносим его на «Удаленный рабочий стол» сервера и нажимаем «Вставить».
Документ для отправки на принтер
8. С помощью подменю «Создать на основании» создаем «исходящий документ», нажав кнопку «Создать на основании», выбираем из списка «исходящий документ», заполняем все необходимые поля, как мы это делали при создании «входящего документа».
Создание исходящего документа на основании входящего
9. Прикрепить документ в «исходящий документ», сохранить, нажав кнопку «Сохранить», затем зайти во вкладку «Файлы», нажать кнопку «Добавить», в открытом окне выбрать «Из файла на диске» и нажать кнопку «Создать». Затем сохраняем и закрываем документ, нажав на кнопку «Записать и закрыть».
Выбор файла документа, размещенного на компьютере
Ниже описан порядок действий для добавления "скрепки" (присоединение файлов) к новому документу "НашНовыйДокумент" (как пример).
1. Копируем справочник с наименованием содержащим на конце словосочетание "ПрисоединенныеФайлы". Например "АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы".
2. Меняем наименование так, чтобы префикс точно соответствовал наименованию документа, а окончание содержало "ПрисоединенныеФайлы". В нашем случае: "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
3. Меняем ТИП у реквизита "ВладелецФайла" справочника "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы" на "НашНовыйДокумент".
4. Включаем в состав определяемых типов "ПрисоединенныйФайл" и "ПрисоединенныйФайлОбъект" наш новый справочник "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
5. Расширим состав определяемого типа "ВладелецПрисоединенныхФайлов" нашим документом (ДокументСсылка) "НашНовыйДокумент".
6. Расширим состав типов свойства "Источник" у подписки "ПереопределитьПолучаемуюФормуПрисоединенногоФайла", включив в него справочник "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
7. Расширим состав типов свойства "Источник" подписки УстановитьПометкуУдаленияПрисоединенныхФайловДокументов, включив в него наш новый документ (ДокументОбъект) "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
8. Расширим состав общей команды "ПрисоединенныеФайлы" и "ПрисоединенныеФайлыБП", включив в него наш новый документ (ДокументСсылка).
Если необходимо добавить "Скрепку" на форму списка (в типовом варианте должна добавиться автоматически), чтобы картинка значения появлялась при наличии прикрепленных файлов у документа (строка в списке), то выполняем следующие действия:
1. В форме списка, у реквизита "Список" имеющего тип "ДинамическийСписок" выставляем галку "ПроизвольныйЗапрос", после чего открываем настройку списка (в там же в свойствах) и добавляем в блок "Выбрать":
НаличиеФайлов.ЕстьФайлы КАК ЕстьФайлы
2. После того, как поправили запрос, в реквизитах списка появится "ЕстьФайлы". Перетаскиваем реквизит в табличное поле и указываем в свойствах:
Читайте также: