Что входит в понятие файл электронного документа
ГОСТ Р 7.0.95-2015
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики
System of standards on information, librarianship and publishing. Electronic documents. Basic types, imprints, technological descriptions
Дата введения 2016-07-01
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает основные виды электронных документов, соответствующие условиям работы библиотек, необходимый набор характеристик, технико-технологические параметры, метаданные электронных документов, их выходные сведения; приводит необходимые термины и их определения.
Настоящий стандарт не распространяется на электронные документы и формы документов сферы управления и делопроизводства, документы, требующие электронную подпись, компьютерные программы, документы и данные, предназначенные исключительно для компьютерной обработки; финансовые документы и документы ограниченного распространения.
Стандарт предназначен для организаций, осуществляющих библиотечно-информационную деятельность, органов научно-технической информации, организаций, официально выпускающих в публичное обращение электронные документы с целью их массового использования.
Что понимать под ЭД
Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).
Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.
Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.
Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 7.1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.60 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения
ГОСТ 7.69 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения
ГОСТ 7.70 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описания баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик
ГОСТ 7.73 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Поиск и распространение информации. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.83 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения
ГОСТ Р 52292 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
ГОСТ Р ИСО 23081-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
Отличия образа документа от электронного документа
Следует различать образы документов и ЭД, поскольку установленные требования и критерии при оформлении к ним различаются, как и возможности последующего придания им юридической значимости и распространения
Под образом документа следует понимать версию информации, содержащуюся на материальном носителе. Наиболее простой пример – распечатанные ЭД. Они создаются только для удобства работы пользователей с электронными документами, так как дают им информацию о состоянии электронного документа в момент времени просмотра или в момент сохранения. Примером может послужить распечатка платежного поручения, с отметками банка о подписании в формате pdf, для каких-то срочных внутрикорпоративных нужд.
Стоит отметить, что даже если такие документы будут заверены надлежащим образом, во многих случаях (например, на суде), они все равно останутся копиями, которые будет необходимо подтверждать оригиналами. При этом все копии электронного документа в электронном виде являются оригиналами.
Актуальность архивного хранения документов
Технология подразумевает, что документы либо создаются сразу в электронном виде, либо бумажная «первичка» сканируется, оцифровывается и размещается в базу данных электронной системы документооборота (далее СЭД).
Документы в электронном виде всегда обрабатываются пользователями информационной системы. Они для этого и появляются в СЭД. Например, входящие документы: создаются, регистрируются, отправляются на рассмотрение к адресату, потом в зависимости от полученной резолюции, документ идет на исполнение или на ознакомление. И после полной отработки входящего документа он должен попасть на архивное хранение.
Та же самая история происходит с исходящим документом: он создается, прорабатывается его текст (обычно это происходит в режиме исполнения), затем исходящий документ согласовывается с ответственными компетентными лицами, утверждается руководителем организации и отправляется по назначению. После окончания полного цикла обработки исходящего документа он должен быть размещен на архивное хранение.
Практически не существует документов, которые после их обработки и завершения цикла, более не нужны. Исключение, может быть, это «пропуск в офис для посетителей», но и здесь при наличии всех этих документов, мы всегда может поднять «историю посещений».
Получается, что любой документ, с которым люди работают в организации, желателен в виде архивного документа. Есть обязательные к архивному хранению документы, которые все еще используются в бумажном виде. К ним, например, относятся кадровые или бухгалтерские документы, организационно-распорядительные, договорные документы, документы, связанные с фиксацией деятельности предприятия.
Архивное хранение документов – это организация хранения электронных (или бумажных) документов. Это важная функция, которую обязана обеспечивать любая организация.
Электронная документация
Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.
Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:
- дате его формирования;
- авторе данных;
- наименовании документа;
- формате, который необходим для корректного прочтения материалов.
Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.
4 Структура и свойства электронных документов
4.1 Под электронным (информационным) ресурсом понимаются электронные данные (информация в виде чисел, букв, символов, изображений, звуков или их комбинаций) и поддерживающие их программно-технологические средства.
4.2 Под электронным объектом понимается файл (совокупность файлов), формируемый в компьютерной программе пользователя или в автоматизированной системе и содержащий в зафиксированном виде данные, предназначенные для восприятия с помощью средств вычислительной техники.
Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.
Номенклатура дел документов и сроки их хранения
Номенклатура дел – это устоявшаяся технология работы с бумажными документами именно для целей архивного хранения.
С приходом новых технологий старые хорошо работающие традиции делопроизводства остались. Умные вдумчивые разработчики «1С» реализовали эту технологию работы с документами в «1С:Документооборот» (1С:ДО). Причем этот способ упорядочивания и хранения документов можно в программе применять как к бумажным документам, так и к электронным.
Одна из основных функций номенклатуры дел – это организовать связь электронного документа с бумажной его версией. Например, у нас в программе есть документ в электронном виде, с которым мы спокойно работаем, но при ситуации, когда нужен именно оригинал документа в бумажном виде, пользователь точно знает, в каком разделе номенклатуры дел, в какой папке документов (томе) хранится этот экземпляр. Документ будет предоставлен по запросу в архивную службу или службу ДОУ.
У каждого дела из номенклатуры дел есть сроки хранения:
Рис.1 Номенклатура дел со сроками хранения
Номенклатура дел состоит из разделов и заголовков дел, которые относятся к разделам. Номенклатура дел формируется для каждого юридического лица каждый год. Очень часто уже при устоявшейся классификации разделов и томов, номенклатура дел просто копируется из прошлого года.
Рис.2 Номенклатура дел и заголовки дел как классификатор в программе
Каждое дело содержит в себе документы и опись этих документов, размещенных в томе данного дела, всегда можно распечатать.
Рис.3 Внутренняя опись документов дела (тома)
Рис.4 Передача дела (тома) в архив
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным бюджетным учреждением "Российская государственная библиотека", Федеральным государственным бюджетным учреждением "Российская национальная библиотека", Федеральным государственным бюджетным учреждением "Президентская библиотека им.Б.Н.Ельцина", Федеральным государственным бюджетным учреждением науки "Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук"
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.
Выводы и рекомендации от экспертов WiseAdvice-IT
В этой статье мы рассмотрели функции электронного архива, определились с предназначением электронного архива, как технологии работы с электронными документами. Разобрали особенности электронных архивов. Узнали, как организуется хранение электронных документов. Познакомились с системами архивного документооборота и узнали про сроки хранения электронных документов.
ГОСТ Р 7.0.95-2015
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики
System of standards on information, librarianship and publishing. Electronic documents. Basic types, imprints, technological descriptions
Дата введения 2016-07-01
Что говорит закон об электронных документах?
Понятие документа закрепляет Федеральный Закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (действующая редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов». Так, документ – материальный носитель, который содержит текстовую, графическую, аудио- или видеоинформацию, а также реквизиты владельца, предназначенную для передачи, хранения и использования физическими и юридическими лицами.
Соответственно, с точки зрения закона бумажные и электронные документы практически не отличаются, только электронный формат подразумевает хранение информации на CD-дисках, FLASH- или USВ-накопителях, винчестерах, а бумажный, соответственно, на бумаге. Но это не значит, что электронный и бумажный документ – тождественные понятия.
Термин электронного документа (далее ЭД) дан в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ (действующая редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Так, ЭД – это информация, изначально созданная и представленная в электронном виде в формате, который позволяет обработать ее с помощью компьютера или других электронно-вычислительных систем.
Функции электронного архива
Функциями электронного архива на основе решений фирмы «1С» являются:
- Создание документов в электронном виде;
- Хранение документов в базах данных и в сетевых хранилищах;
- Классификация документов и файлов, для целей отбора, группировки, поиска, групповой обработки, определения прав доступа;
- Учет размещения бумажных документов в делах (томах), соответствующих электронным карточкам;
- Учет и контроль выдачи и возврата бумажных документов (оригиналов);
- Учет сроков хранения документов, при необходимости перемещения их в архив (технически в другие файловые хранилища), уничтожения документов при особой необходимости, например, если это документы регистрации событий, которые через какое-то время больше не нужны;
- Возможности поиска документов и файлов по заданным параметрам, или, что еще удобнее, по полнотекстовому поиску, когда хочется найти документ по его содержимому тексту внутри файла (например, файла PDF) с помощью произвольного текстового запроса;
- Возможности применения различных способов упорядочивания и структурирования контента документов и файлов, применения различных систем классификаций;
- Одновременная работа многих людей с актуальной информацией;
- Запуск по архивным документам процессов для координации работы разных сотрудников компании;
- Доступа к документам архива из разных географически-распределенных территорий.
Консультация по автоматизации документооборота
Бесплатно от экспертов 1С:ДО. Рекомендуем ПО, сориентируем по цене и срокам внедрения
Основой для структурирования документов могут быть:
- папки документов;
- виды документов;
- вопросы деятельности;
- номенклатура дел;
- дела (тома), размещения документов;
- проекты;
- контрагенты (особенно удобно, когда пул поставщиков и потребителей небольшой);
- категории документов (это особые отметки, сформированные по разным признакам);
Рис.5 Архив внутренних документов в разрезе папок хранения электронных карточек
Рис.6 Архив внутренних документов в разрезе вопросов деятельности
Рис.7 Архив внутренних документов в разрезе видов документов
Электронные файловые документы – требование современного общества
Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.
Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.
Законодательство трансформируется, подстраиваясь или определяя современные тенденции, и из-за этого, так или иначе, документооборот постепенно, но неуклонно, переходит в электронный вид. Это удобнее, быстрее и практичнее работы с бумагой. Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо соблюдать ряд правил, которые рассмотрим далее.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ 7.60, ГОСТ 7.69, ГОСТ 7.73, ГОСТ Р 7.0.8, ГОСТ Р 7.0.83, ГОСТ Р 52292, ГОСТ Р ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 архивирование электронного документа: Сохранение электронного документа или его копии в обособленном физическом или логическом пространстве для надежного долговременного хранения и последующего использования, при соблюдении условий защиты информация от утраты, внесения изменений и деградации.
3.2 версия электронного документа: Формально идентифицированное качественное состояние содержания электронного документа на определенной стадии (этапе) его разработки, содержащее дополненные или обновленные материалы.
3.3 визуализация: Отображение информации в доступной для восприятия человеком форме.
3.4 выходные сведения электронного документа: Совокупность данных, всесторонне характеризующих электронный документ и предназначенных для его однозначной идентификации, библиографической обработки, статистического учета и информирования потребителей.
Примечание - Выходные сведения электронного документа составляют часть его метаданных.
3.5 доступ к электронному документу: Обращение к электронному документу, размещенному на устройстве, отличном от устройства пользователя.
3.6 идентификатор электронного документа: Признак электронного документа, который однозначно определяет документ.
3.7 идентификация электронного документа: Анализ электронного документа по уникальному признаку с целью опознания документа, отнесения к конкретному классу/виду, типу.
3.8 информационная единица: Файл или набор файлов, рассматриваемый как единое целое для представления содержания.
3.9 конвертирование: Преобразование данных из одного формата в другой, обычно с сохранением основного логически-структурного содержания информации.
3.10 контекст электронного документа: Сведения об обстоятельствах создания, контроля, использования, хранения и управления электронным документом, а также сведения о его взаимосвязях с другими подобными документами.
3.11 копирование электронного документа: Процесс повторения электронного документа способом, отличным от способа его создания без каких-либо потерь структуры или содержания.
3.12 метаданные: Структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа.
3.13 неопубликованный электронный документ: Электронный документ, не прошедший редакционно-издательскую подготовку и не рассчитанный на широкое распространение.
3.14 обнародованный электронный документ: Электронный документ, правомерно введенный в гражданский оборот и публично предоставленный для всеобщего сведения в доступ путем размещения на любом носителе информации или через информационно-телекоммуникационные сети.
1 Обнародованный документ, не прошедший редакционной обработки и не имеющий в своих метаданных сведений об издателе, не имеет статуса опубликованного документа.
2 Документы, неправомерно представленные для всеобщего сведения, не подлежат использованию в сфере информации, библиотечного и издательского дела и в настоящем стандарте не рассматриваются.
3.15 опубликованный электронный документ: Электронный документ, прошедший редакционно-издательскую обработку, имеющий выходные данные и предназначенный для публичного доступа на любом носителе информации или через информационно-телекоммуникационные сети.
1 Обнародованный документ, не прошедший редакционной обработки и не имеющий в своих метаданных сведений об издателе, не имеет статуса опубликованного документа.
2 Опубликованный электронный документ, предназначенный для распространения в неизменном виде, является электронным изданием.
3.16 открытый формат: Свободная от лицензионных ограничений при использовании общедоступная спецификация (стандарт) хранения цифровых данных, позволяющая переносить их с одной программной платформы на другую без искажения формы, структуры, содержания.
1 Открытый формат не тождественен свободной лицензии на использование.
2 Открытость заключается в доступности спецификаций и соответствии открытого формата электронного документа, понятие свободы относится к передаче прав и является одной из моделей лицензирования.
3.17 оцифровка (оцифровывание): Технология создания копии аналогового документа в цифровой форме.
3.18 размер электронного документа (файла): Автоматически определяемое компьютером количество информации в файле (или файлах, образующих электронный документ) в стандартных единицах.
1 Стандартными единицами измерения размера электронных объектов являются производные от понятия "байт", например, килобайт, мегабайт, гигабайт.
2 Фактический объем дискового пространства, занимаемого файлом, зависит от конкретной файловой системы.
3.19 редакция электронного документа: Исправленный вариант существующего электронного документа или одной из его версий (локализация; изменение формы/оформления; непринципиальные изменения содержания, не ведущие к качественному преобразованию, например, исправление ошибок, перестановка абзацев и т.д.).
Примечание - Редакция электронного документа может не иметь обязательного формального идентификатора.
3.20 реквизит электронного документа: Обязательный элемент метаданных электронного документа, который содержит конкретную характеристику документа, имеет имя и значение.
3.21 содержание (контент) электронного документа: Информация (сведения), содержащаяся в документе и отражающая его смысл, независимо от формы представления этой информации.
3.22 сохранение электронного документа: Комплекс мер, предпринимаемых для сохранения внешнего вида, функциональности и содержания электронного документа.
3.23 схема метаданных: Унифицированные набор и структура представления элементов метаданных, предназначенный для формального описания электронных документов.
3.24 формат данных: Конкретная форма представления данных, в которой установлены ограничения типа данных.
Примечание - Формат файла является частной формой формата данных.
3.25 формат электронного документа (файла): Определенная спецификация, описывающая структуру файла, в соответствии с которой осуществляется его интерпретация, передача по сети в виде потока данных и хранение.
3.26 целостность электронного документа: Характеристика (состояние) электронного документа, предусматривающая полноту и неизменность его содержания и оформления, а также гарантирующая контроль и фиксирование по установленным правилам всех вносимых в документ изменений, дополнений и удалений.
электронный документ: Документ в цифровой форме, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения:
3.28 электронный носитель информации/электронный носитель данных: Материальный объект, используемый для записи, хранения и воспроизведения цифровой информации.
Содержание документа
Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.
Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:
- возможность длительного хранения;
- удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
- возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
- простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.
Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.
Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.
К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.
Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.
Основные преимущества
Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.
Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.
Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.
4 Структура и свойства электронных документов
4.1 Под электронным (информационным) ресурсом понимаются электронные данные (информация в виде чисел, букв, символов, изображений, звуков или их комбинаций) и поддерживающие их программно-технологические средства.
4.2 Под электронным объектом понимается файл (совокупность файлов), формируемый в компьютерной программе пользователя или в автоматизированной системе и содержащий в зафиксированном виде данные, предназначенные для восприятия с помощью средств вычислительной техники.
Виды электронных документов
В широком смысле ЭД делятся на формализованные и неформализованные. Для этих определений важен тип (сила) электронной подписи, используемой для их подписания.
К первой категории относятся бумаги, которые направляются в ФНС, суд и другие государственные органы. Например, бухгалтерскую и налоговую отчетность допускается сдавать в электронном виде в установленных форматах при условии, что документированная информация подписана усиленной квалифицированной подписью.
Документы налогового учета, в отношении которых установлены специальные форматы и процедуры обмена, дополнительно требуют обязательного посредничества Оператора ЭДО!
Аналогично обстоят дела с обращениями в суд. Иски, ходатайства и другие файлы разрешено отправлять в электронном виде. При обращении в арбитражные суды подача электронных документов происходит через сервис «Мой арбитр». Для отправки документов в суды общей юрисдикции нужно создать личный кабинет на сайте ГАС «Правосудие» и воспользоваться вкладкой «Подача процессуальных документов в электронном виде». В обоих случаях заполняются необходимые формы, загружаются документы, которые подписываются усиленной квалифицированной подписью.
Другие государственные органы также предоставляют возможность вести документооборот в электронном виде. Подобное решение удобно хотя бы потому, что позволяет избежать стояния в очередях или ожидания своего номера по электронной записи, а также увеличивает скорость обработки информации.
Документы второй группы, которые используются в межкорпоративном документообороте, составляются в условно-произвольной форме, к таким бумагам относятся:
- Договоры;
- Контракты;
- Соглашения;
- Первичные учетные документы.
Так, частью 2 статьи 434 ГК РФ закреплена возможность заключать гражданско-правовые соглашения с использованием ЭД. При этом не уточняется, как именно должны быть составлены и оформлены документы. Из юридической практики известно, что электронные договора, контракты и соглашения составляются аналогично бумажным аналогам и содержат те же обязательные реквизиты, закрепленные ГК РФ, что и бумажные аналоги.
Что касается подписания таких документов, рекомендуется также использовать квалифицированную цифровую подпись. Этот вид ЭП автоматически придает документу юридическую силу бумажного оригинала. Если договор подписывают обе стороны, используйте специализированное ПО, которое позволяет ставить несколько подписей в одном документе, а еще надежнее – систему оператора электронного документооборота. Оператор не только проверяет в момент подписания действительность сертификата ЭД, но и позволяет вести документооборот, даже неформализованными документами, по четко установленным правилам.
Рис. 1 Электронная подпись
Отдельно отметим, что работу с «первичкой» в электронном виде регулирует и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (действующая редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учете» и ст. 169 НК РФ, где прописаны аспекта обмена первичными документами в таком формате.
Вести первоначальную документацию в электронном виде удобно. Например, по запросу контролирующих органов можно за секунды найти оригинал электронного документа и предоставить его в виде файла документа и файла подписи на электронном носителе, а запрашивающий орган также быстро сможет его проверить сертифицированными средствами.
Система электронного документооборота организует работу сотрудников с документами в электронном виде и позволяет обеспечить их полноценное архивное хранение. В этой статье разберем способы организации электронного архива и основные нюансы для пользователей при работе с ним. Примером удобной и многофункциональной программы станет российский продукт «1С:Документооборот 8».
С 2009 года «1С:Документооборот» выходит как СЭД-платформа и позволяет организовать достаточно широкий функционал электронного документооборота для любой организации, и как базу – архивное хранение электронных документов.
Способы организации архива электронных документов
Хранение документов осуществляется по определенным правилам.
Предназначение электронного архива – хранение документов, четкая их классификация, удобный и оперативный доступ к экземпляру документа и быстрая пересылка этого документа по назначению запроса.
Функции электронного архива не ограничиваются только «хранением, классификацией, поиском». Очень хорошо, если электронный архив позволяет:
- размещение (хранение данных) на различных ресурсах;
- разные способы классификаций документов;
- многовариантные механизмы поиска документов;
- ограничения доступа к документам по различным критериям;
- надежное сокрытие «секретных», недоступных пользователю документов;
Безусловно, еще нужно упомянуть функцию «уничтожения» документов, у которых истек срок хранения, но мы с вами понимаем, что документы в электронном виде не равно документы в бумаге, которые занимают место и требуют для их хранения специальных людей. Документы в электронном виде занимают, как правило, незначительное место на файловых ресурсах и их проще продолжать хранить, чем уничтожить и, тем самым потерять историю чего-либо.
Прекрасный инструмент для организации архивного хранения документов является промышленный российский продукт фирмы «1С», безусловного лидера на рынке отечественного программного обеспечения, программное решение «1С:Документооборот 8».
Программа выпускается с 1990 года. Тогда это был продукт «1С:Архив», а с 2009 года продукт выходит как СЭД-платформа и позволяет организовать достаточно широкий функционал электронного документооборота для любой организации, и как базу – архивное хранение электронных документов.
Для целей управления документами в электронном виде выпускаются следующие продукты:
- 1С:Документооборот 8 ПРОФ;
- 1С:Документооборот 8 КОРП;
- 1С:Документооборот для государственных учреждений;
- 1C:Document Management;
- 1С:Договоры;
- 1С:Архив 3.0.
Каждый из вышеперечисленных программных решений обладает полноценным функционалом для организации архивного хранения. Но этой статье мы с вами рассмотрим организацию электронного архива на основе программы «1С:Документооборот 8 КОРП» - расширенной корпоративной версии.
Какие электронные документы существуют
Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.
- Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
- Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:
- текстовых,
- изобразительных,
- звуковых,
- мультимедийных изданиях,
- программных продуктах.
Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.
- Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
- Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
- Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
- Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
- Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
- Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает основные виды электронных документов, соответствующие условиям работы библиотек, необходимый набор характеристик, технико-технологические параметры, метаданные электронных документов, их выходные сведения; приводит необходимые термины и их определения.
Настоящий стандарт не распространяется на электронные документы и формы документов сферы управления и делопроизводства, документы, требующие электронную подпись, компьютерные программы, документы и данные, предназначенные исключительно для компьютерной обработки; финансовые документы и документы ограниченного распространения.
Стандарт предназначен для организаций, осуществляющих библиотечно-информационную деятельность, органов научно-технической информации, организаций, официально выпускающих в публичное обращение электронные документы с целью их массового использования.
Условия хранения электронных документов в архиве
Карточки документов в программе 1С:Документооборот 8 КОРП хранятся в базе данных под управлением СУБД (системы управлением базами данных), а файлы, прикрепленные к карточкам документов, хранятся отдельно в специальном файловом хранилище. Более того, для файлов могут быть организованы разные тома хранения файлов. Для каждого созданного Тома для хранения файлов могут быть заданы правила размещения в них файлов. Например, правила могут быть такими:
- Том №1 – «Офисные документы»;
- Том №2 – «Документы, подписанные цифровой подписью генеральным директором»;
- Том №3 – «Видео и фотодокументы»;
- Том №4 – «Архивные файлы, загруженные из предыдущей системы, после перехода на «1С:Документооборот 8 КОРП».
Нужно понимать, что в СЭД документы хранятся в виде записей базы данных и в виде файлов. Все эти данные связаны между собой и являются просто набором двоичных данных. Как правило, данные не занимают много места, и при необходимости всегда можно докупить дискового пространства или подключить еще один том файлового хранилища.
Рис.8 Настройка томов хранения файлов. Их может быть много, у каждого тома могут быть свои правила. По совокупности всех правил файл будет отнесен программой к заданному файловому тому
Лучший способ размещения архива – это облачные технологии, когда сама база данных и ее содержимое размещаются в дата-центре, где есть любые необходимые ресурсы, доступ в помещение строго контролируется, обеспечено бесперебойное питание и профессионалы высочайшего класса обслуживают работу «железа».
При облачной технологии может быть организовано ваше географически распределенное информационное (архивное) пространство. Для этого организуется кластер серверов, которые размещены в географически разных дата-центрах. И если на одной территории возникает форс-мажорная ситуация, то вся ваша информационная система по организации СЭД и Архива продолжит работу, без сбоев и без потери данных!
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным бюджетным учреждением "Российская государственная библиотека", Федеральным государственным бюджетным учреждением "Российская национальная библиотека", Федеральным государственным бюджетным учреждением "Президентская библиотека им.Б.Н.Ельцина", Федеральным государственным бюджетным учреждением науки "Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук"
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.
250 преимуществ 1С:ДО КОРП
-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 7.1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.60 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения
ГОСТ 7.69 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения
ГОСТ 7.70 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описания баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик
ГОСТ 7.73 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Поиск и распространение информации. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.83 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения
ГОСТ Р 52292 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
ГОСТ Р ИСО 23081-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
1С:Документооборот как среда для организации электронного архива
«1С:Документооборот 8 КОРП» позволяет все размещенные в базе документы, включая вложенные файлы во всех карточках документов, структурировать и хранить их в базе данных.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ 7.60, ГОСТ 7.69, ГОСТ 7.73, ГОСТ Р 7.0.8, ГОСТ Р 7.0.83, ГОСТ Р 52292, ГОСТ Р ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 архивирование электронного документа: Сохранение электронного документа или его копии в обособленном физическом или логическом пространстве для надежного долговременного хранения и последующего использования, при соблюдении условий защиты информация от утраты, внесения изменений и деградации.
3.2 версия электронного документа: Формально идентифицированное качественное состояние содержания электронного документа на определенной стадии (этапе) его разработки, содержащее дополненные или обновленные материалы.
3.3 визуализация: Отображение информации в доступной для восприятия человеком форме.
3.4 выходные сведения электронного документа: Совокупность данных, всесторонне характеризующих электронный документ и предназначенных для его однозначной идентификации, библиографической обработки, статистического учета и информирования потребителей.
Примечание - Выходные сведения электронного документа составляют часть его метаданных.
3.5 доступ к электронному документу: Обращение к электронному документу, размещенному на устройстве, отличном от устройства пользователя.
3.6 идентификатор электронного документа: Признак электронного документа, который однозначно определяет документ.
3.7 идентификация электронного документа: Анализ электронного документа по уникальному признаку с целью опознания документа, отнесения к конкретному классу/виду, типу.
3.8 информационная единица: Файл или набор файлов, рассматриваемый как единое целое для представления содержания.
3.9 конвертирование: Преобразование данных из одного формата в другой, обычно с сохранением основного логически-структурного содержания информации.
3.10 контекст электронного документа: Сведения об обстоятельствах создания, контроля, использования, хранения и управления электронным документом, а также сведения о его взаимосвязях с другими подобными документами.
3.11 копирование электронного документа: Процесс повторения электронного документа способом, отличным от способа его создания без каких-либо потерь структуры или содержания.
3.12 метаданные: Структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа.
3.13 неопубликованный электронный документ: Электронный документ, не прошедший редакционно-издательскую подготовку и не рассчитанный на широкое распространение.
3.14 обнародованный электронный документ: Электронный документ, правомерно введенный в гражданский оборот и публично предоставленный для всеобщего сведения в доступ путем размещения на любом носителе информации или через информационно-телекоммуникационные сети.
1 Обнародованный документ, не прошедший редакционной обработки и не имеющий в своих метаданных сведений об издателе, не имеет статуса опубликованного документа.
2 Документы, неправомерно представленные для всеобщего сведения, не подлежат использованию в сфере информации, библиотечного и издательского дела и в настоящем стандарте не рассматриваются.
3.15 опубликованный электронный документ: Электронный документ, прошедший редакционно-издательскую обработку, имеющий выходные данные и предназначенный для публичного доступа на любом носителе информации или через информационно-телекоммуникационные сети.
1 Обнародованный документ, не прошедший редакционной обработки и не имеющий в своих метаданных сведений об издателе, не имеет статуса опубликованного документа.
2 Опубликованный электронный документ, предназначенный для распространения в неизменном виде, является электронным изданием.
3.16 открытый формат: Свободная от лицензионных ограничений при использовании общедоступная спецификация (стандарт) хранения цифровых данных, позволяющая переносить их с одной программной платформы на другую без искажения формы, структуры, содержания.
1 Открытый формат не тождественен свободной лицензии на использование.
2 Открытость заключается в доступности спецификаций и соответствии открытого формата электронного документа, понятие свободы относится к передаче прав и является одной из моделей лицензирования.
3.17 оцифровка (оцифровывание): Технология создания копии аналогового документа в цифровой форме.
3.18 размер электронного документа (файла): Автоматически определяемое компьютером количество информации в файле (или файлах, образующих электронный документ) в стандартных единицах.
1 Стандартными единицами измерения размера электронных объектов являются производные от понятия "байт", например, килобайт, мегабайт, гигабайт.
2 Фактический объем дискового пространства, занимаемого файлом, зависит от конкретной файловой системы.
3.19 редакция электронного документа: Исправленный вариант существующего электронного документа или одной из его версий (локализация; изменение формы/оформления; непринципиальные изменения содержания, не ведущие к качественному преобразованию, например, исправление ошибок, перестановка абзацев и т.д.).
Примечание - Редакция электронного документа может не иметь обязательного формального идентификатора.
3.20 реквизит электронного документа: Обязательный элемент метаданных электронного документа, который содержит конкретную характеристику документа, имеет имя и значение.
3.21 содержание (контент) электронного документа: Информация (сведения), содержащаяся в документе и отражающая его смысл, независимо от формы представления этой информации.
3.22 сохранение электронного документа: Комплекс мер, предпринимаемых для сохранения внешнего вида, функциональности и содержания электронного документа.
3.23 схема метаданных: Унифицированные набор и структура представления элементов метаданных, предназначенный для формального описания электронных документов.
3.24 формат данных: Конкретная форма представления данных, в которой установлены ограничения типа данных.
Примечание - Формат файла является частной формой формата данных.
3.25 формат электронного документа (файла): Определенная спецификация, описывающая структуру файла, в соответствии с которой осуществляется его интерпретация, передача по сети в виде потока данных и хранение.
3.26 целостность электронного документа: Характеристика (состояние) электронного документа, предусматривающая полноту и неизменность его содержания и оформления, а также гарантирующая контроль и фиксирование по установленным правилам всех вносимых в документ изменений, дополнений и удалений.
электронный документ: Документ в цифровой форме, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения:
3.28 электронный носитель информации/электронный носитель данных: Материальный объект, используемый для записи, хранения и воспроизведения цифровой информации.
Электронный документ и ЭЦП
Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.
ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:
- сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
- должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
- подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
- подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.
Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.
Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.
Читайте также: