Что такое документ в компьютере
Благодаря Google Документам вы можете создавать файлы, редактировать их и работать над ними вместе с другими пользователями где и когда угодно – совершенно бесплатно.
Что такое документ?
Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.
Автоматическая проверка правописания
Люди часто делают при письме ошибки. Когда возникают сомнения в написании какого-нибудь слова, мы заглядываем в орфографический словарь. Современный текстовый редактор может помочь пользователю и в такой ситуации. В тех ТР, в которых реализован режим орфографического контроля, во внешней памяти хранится достаточно большой словарь. Благодаря этому становится возможным автоматический поиск ошибок в тексте.
Режим ввода-редактирования текста
Ввод-редактирование — это основной режим работы текстового редактора.
При записи текста на бумаге мы пользуемся ручкой или карандашом. Ввод (запись) текста в память компьютера производится с помощью клавиатуры. Если в прежние времена, до массового распространения ПК, быстро набирать текст на клавишах пишущих машинок умели только профессиональные машинистки, то сейчас этот навык становится необходимым для большинства людей. На занятиях в компьютерном классе вам поможет овладеть этим навыком учитель. Кроме того, существуют специальные учебные программы-тренажеры, развивающие умение быстро работать на клавиатуре.
При работе с текстовым редактором в режиме ввода-редактирования по экрану монитора перемещается курсор, который указывает текущую позицию для ввода. Символ, соответствующий нажатой клавише, помещается в позицию курсора, который после этого перемещается на один шаг вправо или, если достигнут конец строки, в начало следующей строки.
Под редактированием понимается внесение любых изменений в набранный текст. Чаще всего приходится стирать ошибочный символ, слово, строку; заменять один символ на другой; вставлять пропущенные символы, слова, строки. В процессе редактирования текста пользователь может изменять шрифты, форматировать текст, выделять фрагменты и манипулировать ими (переносить, удалять, копировать). В многооконных редакторах можно «разложить» сразу несколько документов в разных окнах и быстро переходить от одного к другому.
Всегда под рукой
Создавайте, редактируйте и просматривайте документы на любом устройстве – телефоне, планшете или компьютере. Все это можно делать даже без подключения к Интернету.
Для бизнеса
Все преимущества Google Документов, а также повышенный уровень защиты и дополнительные возможности для работы в команде.
The Golden Gate Bridge is a suspension bridge spanning the Golden Gate strait, the 1 mile wide, 3 mile long channel between San Francisco Bay and the Pacific Ocean.
The structure links the U.S. city of San Francisco, on the northern tip of the San Francisco Peninsula, to Marin County, bridging both U.S. Route 101 and California State Route 1 across the strait.
Печать документа
Тексты, созданные с помощью текстового редактора, можно распечатать на бумаге. Для этого предусмотрен режим печати. Он включается командой «Печать».
Компьютер для этого, во-первых, должен быть оснащен устройством печати — принтером. Во-вторых, поскольку существует очень много разных типов принтеров, постольку компьютер должен быть настроен на работу именно с тем принтером, который имеется в наличии. Настройка на тип принтера происходит путем установки специальной системной программы управления принтером, называемой драйвером. Поэтому имейте в виду, что если на вашей машине не выполняется печать, то это еще не значит, что неисправен принтер. Вполне возможно, что с принтером работает «чужой» драйвер.
Обычно текстовые редакторы позволяют настроить работу принтера на определенный режим. Можно, например, выполнить черновую печать, которая производится быстрее, чем обычная, но с низким качеством, можно установить режим высококачественной печати, если требуется получить «красивый» документ.
Среда текстового редактора (см. рис. 3.1)
Набираемый пользователем на клавиатуре текст отображается в рабочем поле редактора на экране. Место воздействия на рабочее поле отмечается курсором. Курсор имеет вид черточки или прямоугольника.
Часто текст имеет больший размер, чем тот, что может поместиться на экране. В этом случае в пределах рабочего поля располагается только часть текста. Экран является своеобразным окном, через которое можно просматривать текст. Для перемещения этого окна по тексту используются клавиши перемещения (клавиши со стрелками) или линейки прокрутки, работа с которыми происходит с помощью мыши.
У большинства текстовых редакторов (ТР) на экране имеется информация об их текущем состоянии — строка состояния. Как правило, в ней указываются координаты курсора (номер текущей строки и позиции в строке), номер страницы, формат текста, текущий шрифт и некоторая другая информация.
Для любого ТР характерно присутствие на экране меню команд управления редактором. Это команды изменения режимов работы, файловых операций, печати, форматирования текста, обращения за справкой и др. Меню может иметь как текстовую, так и пиктографическую форму.
Форматирование текста
Под форматом печатного текста понимается расположение строк (длина строки, междустрочное расстояние, выравнивание текста по краю или по центру строки), размеры полей, страниц.
Параметры формата (длина строки, междустрочное расстояние) устанавливаются пользователем перед вводом текста и в дальнейшем автоматически выдерживаются текстовым редактором. Пользователю остается только набирать текст.
Как, например, текстовый редактор управляет размером строки? После установки размера строки текстовый редактор сам следит за окончанием строк: как только длина набираемой строки достигает предела, происходит переход к новой строке (в память записывается символ конца строки).
При переходе к новой строке может происходить автоматическое выравнивание набранной строки по краям или по центру текста, если режим выравнивания установлен в текстовом редакторе.
Вот два примера текста: в первом был установлен режим выравнивания по центру текста, во втором — по левому краю.
У лукоморья дуб зеленый, Златая цепь на дубе том: И днем и ночью кот ученый Все ходит по цепи кругом. | У лукоморья дуб зеленый, Златая цепь на дубе том: И днем и ночью кот ученый Все ходит по цепи кругом. |
Некоторые текстовые редакторы производят автоматический перенос слов, соблюдая правила переноса.
Если вы ввели текст в определенном формате, а потом решили изменить формат, то с помощью текстового редактора это легко сделать.
Достаточно установить новые параметры формата и отдать команду «Переформатировать текст» (весь текст или абзац, или выделенный фрагмент текста).
Виды по ограничению доступа к бумагам
По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.
Вопросы и задания
1. Перечислите основные режимы работы текстового редактора.
2. Какие основные начертания шрифтов используются в текстовом редакторе?
3. Что понимается под форматированием текста?
4. Что такое фрагмент текста? Какие действия с ним можно выполнять?
5. Какие возможности предоставляет многооконный редактор?
6. Как осуществляется в текстовом редакторе поиск и замена?
8. Какие файловые операции можно выполнять, работая в текстовом редакторе?
9. Как распечатать текст на бумаге? Какие технические и программные средства для этого необходимы?
10. Как воспользоваться режимом помощи?
Объем содержания и ограниченность доступа
В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.
К примеру, локальные нормативные акты организации - приказы, распоряжения. Среди них есть и технические документы. Например, это могут быть регламенты, стандарты, инструкции и так далее. В зависимости от ограничения доступа документы могут быть несекретными, секретными и для служебного пользования. Последние могут свободно использоваться при необходимости сотрудниками данной компании. Для работы с секретными документами необходимо получение специального разрешения. Использование их осуществляется по установленным правилам. Многие из них также используются как юридические документы. Секретные и служебные носители информации помечаются соответствующими грифами.
Коротко о главном
Текстовый редактор — это прикладная программа, позволяющая создавать текстовые документы, редактировать их, просматривать содержимое документа на экране, распечатывать документ.
Стандартными компонентами среды ТР являются: рабочее поле, текстовый курсор, строка состояния, меню команд.
Пригласить:
Обязательно сходи в Третьяковку. Тимур
Эффективная совместная работа Google Документы позволяют нескольким пользователям одновременно работать с одним и тем же файлом.
Делитесь Откройте доступ к файлу друзьям, однокурсникам, коллегам или своим близким. Они смогут просматривать документ, редактировать его или оставлять комментарии.
Редактируйте вместе Когда документ редактирует кто-то ещё, вы видите, как двигается курсор с именем пользователя, а также как изменяется и выделяется текст.
Электронное приложение к уроку
Вернуться к материалам урока | |
Презентации, плакаты, текстовые файлы | Ресурсы ЕК ЦОР |
Видео к уроку |
Cкачать материалы урока
Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как "доказательство, образец, свидетельство". Рассмотрим далее, какие бывают типы документов.
Структурные единицы текста
Данные, с которыми работают текстовые редакторы, — это символьная информация. Наименьшим элементом текста является один символ. Слова — это символьные последовательности, отделяемые друг от друга пробелами или знаками препинания. Структурными единицами текста являются: символ, слово, строка, абзац, страница, раздел (рис. 3.1). Существуют определенные приемы (команды) работы с каждой из этих единиц.
§14. Текстовые редакторы
§15. Работа с текстовым редактором
Текстовые редакторы
Основные темы параграфа:
- что такое текстовый редактор и текстовый процессор;
- структурные единицы текста;
- среда текстового редактора.
Изучаемые вопросы:
- Понятия текстового редактора и текстового процессора.
- Режимы работы
- Шрифты
- Форматирование текста
- Работа с фрагментами текста
- Многооконный режим работы
Автоматическое сохранение
Все изменения автоматически сохраняются во время работы. Более того, благодаря истории изменений вы можете увидеть список предыдущих версий документа, отсортированный по дате и автору изменений.
В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.
Основные характеристики
В настоящее время существуют различные типы документов. Все они имеют свою специфику, отличительные черты. Однако их все объединяет одно назначение - они применяются для передачи какой-либо информации. Важнейшими носителями сведений считаются документы гражданина. Они выступают в качестве удостоверений, позволяющих идентифицировать того или другого человека, указывающих на его принадлежность к какому-либо объединению или возможности осуществлять ту или иную деятельность. В информационных системах, с одной стороны, документ как материальный объект характеризуется комплексом значений его свойств (реквизитов, атрибутов), то есть его метаданными. Вместе с этим описывается содержание присутствующих и закрепленных в нем сведений. Это, как правило, осуществляется посредством индексов или кодов. Например, врачи, заполняя определенные медицинские документы, используют шифры вместо слов.
Степень подлинности
Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов. Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.
Работа с фрагментами текста
Большинство текстовых редакторов позволяют выделять в тексте куски, которые называют фрагментами (блоками).
Чаще всего выделение фрагмента отмечается на экране изменением цвета фона и символов.
С выделенным фрагментом могут быть выполнены следующие действия:
• переформатирование;
• изменение шрифта;
• удаление;
• перенос;
• копирование.
Три последние операции связаны с использованием специальной области памяти, которую называют буфером обмена. Для примера рассмотрим, как происходит перенос фрагмента текста из одного места в другое.
Вот последовательность действий для такой операции:
1. Выделить фрагмент в тексте.
2. Выбрать команду «Вырезать».
3. Установить курсор в позицию вставки.
4. Выбрать команду «Вставить».
Удаленный из текста по команде «Вырезать» фрагмент не исчезает совсем, а только перемещается в буферную область. Затем из буферной области он копируется в указанное курсором место. Копирование из буфера можно производить многократно.
Если в пункте 2 вместо команды «Вырезать» выполнить команду «Копировать», то выделенный блок не только скопируется в буфер, но и останется в тексте на прежнем месте.
Классификация документов
- По назначению
- организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
- распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
- информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
- учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
- нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
- и др.
Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).
Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.
На протяжении истории носители информации менялись.
Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.
Коротко о главном
Основные режимы работы текстового редактора:
• ввод-редактирование;
• поиск и замена;
• проверка правописания;
• работа с файлами;
• печать;
• помощь.Режим помощи пользователю
Одно из главных условий «дружественности» программного обеспечения — наличие помощи пользователю. Это делается в форме подсказки, справочника, учебника, хранимых во внешней памяти компьютера. Обычно обращение к режиму помощи происходит по команде «Справка», или «Помощь», или «?». Получив справку, пользователь выходит из режима помощи и возвращается к тому этапу работы, который был прерван.
Реквизиты документов
Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:
- название;
- адресата;
- автора;
- дату;
- текст;
- подпись;
- резолюцию;
- утверждение и согласование.
Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.
Основные признаки
К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:
- Наименование.
- Адресата.
- Автора.
- Дату.
- Текст.
- Резолюцию.
- Подпись.
- Гриф утверждения, согласования и так далее.
В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.
Функции документов
Информация должна быть проверяема, иначе она может быть поставлена под сомнение и удалена.
Вы можете отредактировать эту статью, добавив ссылки на авторитетные источники.
Эта отметка установлена 12 мая 2011.Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:
- Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.
- Функции, обеспечивающие процесс управления
- Функции, носящие культурно-исторический характер.
Общие функции документа:
- Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
- Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
- Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.
Специальные функции документа:
- Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
- Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
- Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
- Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
- Историческая — документ является историческим источником.
Делопроизводство
Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.
При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений. Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования к содержанию отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне. Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.
Шрифты и начертания
В текстовом документе, созданном на компьютере с помощью текстового редактора, могут использоваться разнообразные шрифты. Современные текстовые редакторы имеют много наборов шрифтов. У каждого шрифта есть свое название. Например: Arial, Times New Roman и др. Буквы одного шрифта могут иметь разные начертания. Различаются обычное (прямое) начертание, курсив, полужирное начертание. Кроме того, предоставляется возможность подчеркивания текста. Вот несколько примеров:
Это обычное начертание шрифта Times New Roman.
Это курсив шрифта Times New Roman.
Это полужирное начертание шрифта Times New Roman.
Это полужирный курсив шрифта Times New Roman.
Это пример подчеркнутого текста.
Все текстовые редакторы позволяют управлять размером символов.
Следует иметь в виду, что если текстовый редактор позволяет менять шрифты, начертания и размеры, то в памяти приходится хранить не только коды символов, но и указания на способ их изображения. Это увеличивает размер файла с текстом. Информацию о шрифтах воспринимают программы, управляющие выводом текста на экран или на печать. Именно они и создают изображение символов в нужной форме.
Практически все редакторы, распространенные в нашей стране, позволяют использовать как русский, так и английский алфавит.
This is an example of English text.
Терминология
В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.
Работа с окнами
Часто человеку, работающему с деловыми бумагами, документами, приходится держать на столе открытыми одновременно несколько документов. Новый документ может составляться из фрагментов уже имеющихся документов. То же самое можно делать на компьютере, если ваш текстовый редактор поддерживает многооконный режим работы. Причем на компьютере это делать гораздо удобнее, поскольку части текста не нужно переписывать заново, а путем копирования фрагментов просто переносить из одного документа в другой.
В многооконном режиме текстовый редактор выделяет для каждого обрабатываемого документа отдельную область памяти, а на экране — отдельное окно. Окна на экране могут располагаться каскадом (друг за другом) или мозаикой (параллельно в плоскости экрана) (рис. 3.2). Активным окном является то, в котором в данный момент находится курсор.
С помощью специальных команд (нажимая определенные клавиши или используя мышь) производится переход от одного активного окна к другому. При этом можно переносить или копировать фрагменты текстов между разными документами, используя буфер, как об этом говорилось выше.
Сущность документа
В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).
В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.
Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.
Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.
В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.
Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.
Вопросы и задания
1. Для чего предназначены текстовые редакторы?
2. Изучите все элементы среды используемого вами текстового редактора. Какая информация содержится в строке состояния? Какие команды входят в меню, как они отдаются? Подготовьте памятку пользователя.
Работа с текстовым редактором
Основные темы параграфа:
- режим ввода-редактирования текста;
- шрифты и начертания;
- форматирование текста;
- работа с фрагментами текста;
- работа с окнами;
- поиск и замена фрагмента;
- автоматическая проверка правописания;
- файловые операции;
- печать документа;
- режим помощи пользователю.Приобретаемые умения и навыки:
- Использование знаков препинания при наборе текста.
- Использование режимов вставки и замены при наборе текста.
- Вставка символов.
- Удаление символов.
- Объединение строк.
- Разделение строк.
- Загрузка файла.
- Сохранение файла на диске.Классы документов
Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.
В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации.
Категории по способу внесения сведений
В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:
- Письменные. Это текстовый носитель, сведения в котором фиксируются разными видами письма.
- Рукописные. В такой документ сведения вносятся от руки.
- Текстовые. На таком носителе присутствует речевая информация, зафиксированная с помощью любой звукозаписывающей или письменной системы.
- Электронные. Эти документы создаются с использованием компьютера.
- Машинописные. На такие носители письменные знаки наносят с помощью технических средств.
- Изобразительные. Документы этой категории иллюстрируют информацию, путем иллюстрирования какого-то объекта.
- Фотографические - созданные с помощью фотоприемов.
- Кинематографические - аудиовизуальные или изобразительные документы.
В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:
- Беловыми. В таких документах текст составлен без помарок и исправлений или перенесен с другого носителя.
- Черновыми. Такие документы отражают работу редактора либо автора над текстом.
В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер.
Не просто буквы и слова
Google Документы – это целый набор удобных средств редактирования и оформления текстовых файлов. Используйте разные шрифты, добавляйте ссылки, изображения, рисунки и таблицы. И все это бесплатно!
Содержание
Виды документов по подлинности
По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.
Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.
Прочие критерии
В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:
Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).
Личные и официальные документы
Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.
- Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
- А вот официальные - это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.
Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.
Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.
Способ изложения
По этому критерию документы разделяют на:
- типовые;
- трафаретные;
- индивидуальные.
В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.
Переменная информация вписывается в них обычно от руки. Для постоянной информации существуют специальные бланки документов. Например, это могут быть благодарственные письма, декларации и так далее. Типовыми документами пользуются для фиксирования повторяющихся сведений. Тексты составляются по образцу. Например, это могут быть правовые документы (соглашения, договора), инструкции, правила и так далее. Метод типизации в делопроизводстве используется для составления форм текстов - образцов (эталонов). На их основе уже создаются те или иные документы. Типовым называют текст-образец. Впоследствии на его основании излагаются тексты с аналогичным содержанием.
Назначение информационных носителей
Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения. Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей. Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.
Поиск и замена фрагмента
Представьте, что в большом по объему тексте вам нужно найти определенное слово или фразу. В «бумажном» тексте, например в книге, такой поиск может занять довольно много времени. В компьютерном тексте текстовый редактор сделает это за вас достаточно быстро. В большинстве текстовых редакторов реализован режим поиска. Указав искомое слово (или фразу) и отдав команду «Поиск», вы можете быть уверены, что текстовый редактор не пропустит ни одного места в тексте, где слово встречается.
Часто поиск фрагмента текста совмещается с заменой одних слов на другие. Например, в некотором тексте вам требуется заменить слово «дисплей» на слово «монитор». Для этого достаточно отдать команду: «Заменить» «дисплей» на «монитор». И текстовый редактор произведет такую замену во всем документе.
Файловые операции
Документы, создаваемые с помощью текстового редактора, сохраняются в файлах на внешних носителях. Значит, работая с текстовым редактором, пользователь должен иметь возможность выполнять основные файловые операции:
• создать новый файл;
• сохранить текст в файле;
• открыть файл (загрузить текст из файла в оперативную память).В системе команд текстового редактора имеется команда включения режима работы с файлами. Обычно она так и называется: «Файл». Затем пользователь отдает одну из команд: «Создать», «Сохранить», «Открыть». Обращение к конкретному файлу происходит путем указания его имени.
Деление документов по срокам хранения и способу передачи
По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).
Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.
Способ изложения текста документа
По способу изложения документы делят так:
- типовые;
- трафаретные;
- индивидуальные.
В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.
Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.
Учет документов
Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.
Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.
Формуляр
Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.
К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов. Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации. В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.
Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве [1] .
В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.
Официальная формулировка в законодательстве России:
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов [2]
Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.
В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.
Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.
Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".
Классификация по способу документирования
По способу документирования информация может носить разный характер:
- письменный;
- текстовый;
- рукописный;
- машинописный;
- электронный;
- изобразительный.
Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.
Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.
По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.
Что такое текстовый редактор и текстовый процессор
Для работы с текстовыми документами существуют прикладные программы, которые называются текстовыми редакторами.
Текстовый редактор (ТР) — это прикладная программа, позволяющая создавать текстовые документы, редактировать их, просматривать содержимое документа на экране, распечатывать документ.
По отношению к текстовым редакторам с широкими возможностями форматирования текста, включения графики, проверки правописания часто применяется название текстовый процессор.
Доступ
Юридический документ
Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.
Читайте также: