Что подтверждает юридическую значимость электронной подписи в документе
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
(в ред. Федерального закона от 30.12.2015 N 445-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее - нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее - соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.
(в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.
(часть 3.1 введена Федеральным законом от 23.06.2016 N 220-ФЗ)
4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.
ФЗ от 6 апреля 2011 года прията юридическая сила ЭЦП. Согласно принятым положениям, подпись имеет вид простого изображения. С ее помощью разрешается подписать юридический документ, договор купли-продажи или аналогичную документацию.
Применение электронного образца подписи подтверждает согласие ответственного лица на услугу или заключение соглашения. Сила и значимость ЭЦП имеет признание наравне с собственноручно подписанным вариантом.
Использование ЭЦП упрощает вопросы документооборота. Ее сила позволяет ускорить процесс передачи информации о согласии стороны на услугу или действие. Применима подпись в случаях, когда поддерживается система приема/передачи цифровой электронной подписи.
Неформализованные документы
Признанная юридическая сила электронной подписи формата КЭП подтверждает, что ответственное лицо создало документ собственноручно. Таким образом, носитель является официальным.
В список формального документооборота входят категории:
Подобные варианты разрешается подписать простым видом или неквалифицированной подписью. Все лица, причастные к созданию ЭДО, заключают предварительные соглашения о взаимном подтверждении согласия на юридическую силу и значимость подобной подписи.
Необходимым условием является заключение соглашения от обеих сторон. В нем прописывается формат носителя, условия оформления реквизитов и их содержание. Учитываются все детали, нюансы и мелочи. Именно это соглашение позволяет признать достоверность или недостоверность изображения в ходе определения его правовой силы.
Критерии юридически значимого ЭДО
Электронные документы ничем не отличаются от бумажных — их так же создают, обрабатывают, изменяют, получают, отправляют. Но взаимодействие с контрагентами и госструктурами будет облагаться правами и обязанностями для сторон, вызывать правовые последствия, только если:
- документ содержит ряд реквизитов — название и номер, наименование организации, подпись, имя подписанта, дату;
- гарантируются целостность и подлинность подписи.
В электронном документообороте применяется электронная подпись — аналог собственноручной. ЭП дает право убедиться в достоверности подписи и отсутствии изменений в документе после подписания. За счет этого документы принимаются как доказательства и правовые аргументы, в том числе в судебных инстанциях. Это подтверждает судебная практика по электронному документообороту.
В федеральном законе № 63-ФЗ прописаны виды ЭП:
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Для ЭДО ЮЗД применяется наиболее надежная и защищенная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она позволяет проверить, кто именно и в какой момент подписал документ, а также вносились ли в файл изменения после визирования.
Программное обеспечение для работы с КЭП и структура сертификата определяются ФСБ, а выдать ЭП может только удостоверяющий центр с аккредитацией Минцифры. КЭП принимается госструктурами, а для ведения ЭДО с партнерами не нужны дополнительные соглашения.
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
- В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
- В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
- В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
- В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, Adobe Acrobat и другими ).
- В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
- В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.
Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России растет ежегодно. Этому способствуют детально проработанные решения для их внедрения и взятый государством курс на переход к безбумажному документообороту. Тем более что юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) ни в чем не проигрывает бумажному, но способен снизить административные расходы и даже повысить конкурентоспособность компании.
Формализованные документы
В СЭД формальными документами считаются:
трудовой договор с
сотрудником, работающим на
удаленной основе
истребуемые
документы, их опись
Юридическое значение подпись принимает в случае соответствия формату и соблюдения условий оформления подписи. Необходима передача электронной информации строго по протоколам. Если после проверки подтверждается достоверность поставленного знака, договор официально признается. Формат подписи должен отвечать правилам регистрации квалифицированной ЭП (КЭП).
При получении подобного договора сторона имеет право на проверку через соответствующие системы. Зашифрованная подпись на информации (КЭП) по умолчанию считается равной собственноручному созданию документа. Она имеет юридическую силу, признается наравне с рукописным вариантом. Подобный электронный договор с изображением подписи, юридическая сила которого признается значимой, регулируется государством.
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
- федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
- федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
- приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.
Что такое ЮЗЭДО
Система юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) — это способ обмена официальными документами между субъектами хозяйственной деятельности. Работа по такому механизму реализует концепцию безбумажного делопроизводства, а юридическую значимость счетам, приказам, актам, договорам придает электронная подпись (ЭП).
Электронный документооборот юридические препятствия при использовании ЭП не создает. Участвующие в ЮЗ документообороте документы имеют такой же правовой статус, как бумажные, подписанные собственноручной подписью.
Что придает юридическую силу ЭЦП
Разберем вопрос, что подтверждает юридическую значимость электронной подписи. Справка: электронная подпись — это изображение или группа символов/цифр, позволяющие подписать юридический цифровой документ или поручение.
Важно разделять два понятия: сила и значимость подписи. Информация на бумажном носителе представляет самостоятельный объект. Нанесенный вручную на нее опознавательный знак призван подтверждать его достоверность. Процесс его создания не оспаривает достоверность причастности ответственного лица.
Цифровой вариант подразумевает возможность вмешательства третьих лиц. Только применение сертифицированного ключа подтверждает отношение субъекта к формированию документа. Иметь доступ к зашифрованным данным может только владелец или ответственное доверенное лицо.
Именно благодаря внесению в систему электронного документооборота (СЭД) данных о владельце договор, подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу. Он позволяет достичь договоренности между сторонами о признании равнозначности бумажного и цифрового носителя. В этом заключается сила электронной формы подписи.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.
-
Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Преимущества ЮЗДО
Все системы юридически значимого документооборота отличаются схожими достоинствами, которые превосходят качества привычного бумажного формата. Среди них — мгновенная скорость транзакций, сокращение административных расходов на печать и отправку документов, опция создания электронного архива и поиска файлов по критериям, снижение риска ошибок или утери.
Также внедрение ЮЗ ЭДО сделает возможным:
- придавать электронным документам равнозначную бумажным юридическую силу;
- представлять их в государственные контролирующие органы, если невозможность этого не оговорена законодательно;
- получать доступ к файлам и работать с ними, в том числе подписывать, с любого устройства;
- безопасно и результативно выстраивать ЭДО с организациями-контрагентами;
- участвовать в тендерах, госзакупках;
- органично встроить ЭДО в процессы внутри организации;
- ускорить расчеты по сделкам;
- отслеживать статус каждого отправления.
Еще одно преимущество электронного документооборота стало очевидным в 2020 году. Компания, освоившая использование СЭД, способна в считаные дни перестроить работу. В том числе перейти на удаленку.
Ваш подарок: 25 % пакета исходящих документов
Равноценность ЭЦП с бумажным документом
Для многих актуален вопрос, имеет ли силу электронная подпись наравне с бумажным вариантом. Юридическая сила признается за носителем, если он содержит соответствующие реквизиты.
При необходимости рукописный вариант сравнивается с зафиксированными в базах данных образцами из паспортного стола и налоговой инспекции. Для ЭП это отдельная база, в которой содержится полная информация о владельце. Эти данные заносятся при регистрации цифрового автографа, должны иметь полный перечень сведений без ошибок и неточностей. Именно поэтому рекомендуется обращаться к специалистам, чтобы избежать несоответствий.
Составленная по всем правилам подпись приравнивается к рукописному варианту. В зависимости от тонкостей оформления и назначения ее можно применять в создании договоров, соглашений и др. Законодательством признаются электронные носители, в которых проставлены необходимые реквизиты.
Наша компания предоставляет услуги регистрирования и оформления ЭЦП. Гарантируется быстрое и грамотное заведение баз данных. Наши специалисты проведут всю операцию, от сбора реквизитов до установки на ваш ПК.
Оформленная нами электронная подпись имеет юридическую силу и распознается без ошибок. Если вы хотите иметь цифровую подпись, вам достаточно подписать с нами договор на выполнение работ. Стоимость услуг имеет демократичные рамки.
ЭЦП — электронная (цифровая) подпись — это аналог рукописной подписи. Она выполняет ту же функцию — обеспечивает юридическую значимость для документов. Только подписывают с помощью ЭЦП документы не бумажные, а электронные. Кроме того, электронная подпись фиксирует информацию, которая была в документе на момент подписания, тем самым подтверждая её неизменность.
Как устроена электронная подпись
Электронная подпись состоит из двух основных частей:
- Открытый ключ, он же сертификат.
- Закрытый ключ — криптографическая часть.
Эти составные части выполняют разные функции: с помощью закрытого ключа, доступного только владельцу, документ шифруется, а с помощью сертификата, доступного для всех, документ дешифруется. Таким образом, достигается цель использования ЭЦП — подтверждается то, кем был подписан документ, и заверяется его неизменность с момента подписания.
Закрытый ключ не содержит в себе ничего, кроме механизма, с помощью которого он может шифровать документы. Сертификат же несёт в себе такую полезную информацию, как сведения о владельце, сведения об удостоверяющем центре, срок действия электронной подписи и т.д. Сертификат выступает в роли главного носителя информации о ЭЦП.
Программы для работы и алгоритмы шифрования
Чтобы шифровать и подписывать документы, недостаточно только иметь сертификат и закрытый ключ, для работы нужно устанавливать специальные программы. С помощью этих программ, которые работают по определённому стандарту шифрования (в России — ГОСТ Р 34.10-2012), обеспечивается связь закрытого и открытого ключа с документами.
Самой популярной программой-криптопровайдером в России является «КриптоПро CSP». С её помощью можно подписывать и шифровать документы, проверять сертификаты на подлинность, контролировать целостность соответствующего программного обеспечения.
Принцип работы электронной подписи
Электронная подпись работает по ассиметричному принципу шифрования. То есть документ зашифровывается с помощью закрытого ключа, а расшифровывается с помощью открытого.
Подписание документа производится в несколько этапов:
- Хеш документа шифруется с помощью закрытого ключа.
- Полученная подпись добавляется к документу.
- К документу прикрепляется сертификат проверки.
Так как сертификаты, выдаваемые удостоверяющим центром, так же подписываются с помощью электронной подписи, подменить сертификат невозможно. На сайте удостоверяющего центра, как правило, можно скачать открытый ключ проверки, хеш которого должен совпадать с хешем открытого ключа владельца. Таким образом доказывается его достоверность.
Приобрести квалифицированную электронную подпись можно только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи. УЦ «Астрал-М» предлагает надёжную и безопасную подпись «Астрал-ЭТ». Чтобы получить электронную подпись, достаточно выполнить четыре действия:
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Поддержка ЮЗДО в Диадоке
Диадок — система электронного документооборота, подключение к которой открывает абоненту новые возможности для выстраивания точных и действенных бизнес-процессов, оптимизации работы в компании. Сервис Диадок:
- позволит создавать и отправлять клиентам, партнерам (если контрагент подключен к ЭДО) и контролирующим организациям документацию с электронной подписью;
- сохранит документы в электронном архиве и предложит понятный поиск по файлам;
- отследит статус каждого отправленного документа;
- ускорит и упростит процесс обработки документов;
- отвечает пожеланиям пользователей к системам ЭДО юридически значимых документов.
К системе Диадока уже подключилось свыше 1 500 000 компаний из разных сфер: автопрома, фармацевтики, IT, производства. Абоненты отмечают: документооборот стал более мобильным, надежным и прозрачным, одновременно — менее трудоемким и затратным. Бизнес признает возможность обмена юридически значимыми электронными документами дополнительным конкурентным преимуществом.
При этом подключение к ЭДО ЮЗД в Диадоке займет минимум времени и усилий. Для начала нужно оставить заявку. Специалисты Диадока обучат взаимодействию с системой, окажут техническую поддержку, при необходимости адаптируют работу под нужды компании и детально ответят на каждый вопрос.
Кто использует ЮЗЭДО
Документооборот в организации бывает двух видов. Внутренний затрагивает отделы компании — руководителей, бухгалтеров, разработчиков, менеджеров, HR-специалистов. Внешний служит способом обмена документами с контрагентами. Так что электронный документооборот, юридическая сила которого подтверждена ЭП, востребован на разных уровнях для:
- создания и отправки организационных, нормативных, распорядительных актов;
- ведения и оформления финансовой отчетности;
- участия в торгах на коммерческих и федеральных площадках и проведения закупок по 44-ФЗ;
- ведения кадрового и других учетов;
- регистрации онлайн-касс в ФНС и заключения договора с оператором фискальных данных.
Логика проста: ЭДО надежнее и намного экономнее «бумажного» ведения дел. При этом с электронной подписью документы имеют тот же статус, что обычные. Более того, некоторые госструктуры требуют представлять документы в электронном виде. Например, ФНС (если в компании числится свыше 100 сотрудников), Пенсионный фонд и Фонд социального страхования (если работает больше 25 человек). Это делает юридически значимый документооборот незаменимым решением.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
- соответствие формату, утвержденному государством,
- передача документов в соответствии с регламентом, (далее — КЭП).
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Читайте также: