Битрикс24 бизнес процесс передать файл
Битрикс24 - отличный сервис для совместной работы! Но надо уметь его настраивать :-) В моем блоге вы найдете информацию о нестандартных способах решения различных задач, а также о том, что нового появляется в Битрикс24!
Двухэтапное утверждение
Рекомендуется для ситуаций, когда вам необходима экспертная оценка перед утверждением документа. На первом этапе эксперт должен утвердить документ. В противном случае документ возвращается на рассмотрение. В случае утверждения документ передается на голосование группой сотрудников. Если на данном этапе документ не утвержден, он возвращается автору. Процесс повторяется до утверждения документа.
Итератор: как работать с множественными переменными в бизнес-процессах
Я долго ждала, и он появился! Итератор : для чего он нужен, как настраивать и пример использования - всё по ссылке "Подробнее" :-)
Проверка, какие поля изменились
То есть теперь, для того чтобы проверить, какое конкретно поле изменилось, больше не требуется создание дополнительного служебного поля.
Есть одно НО: эта возможность есть только в шаблонах для процессов и списков :-) В шаблонах бизнес-процессов CRM такой опции пока нет.
Запуск бизнес-процесса из шаблона другого бизнес процесса
Как включить бизнес-процессы
Для начала работы с бизнес-процессами их нужно активировать. Перейдите в пункт Диск > Общий диск > Значок шестеренки > Настройка бизнес-процессов.
Включите опцию Активировать Бизнес-процессы.
После этого появится пункт Бизнес-процессы для создания и настройки.
Работа с диском в бизнес-процессе Битрикс24: переименование загруженного файла + готовый пример
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
Самая популярная статья в моем блоге - это Работа с файлами и папками в бизнес-процессах Битрикс24, 2016 год. Когда я настраивала этот процесс для заказчика, столкнулась с тем, что загружаемый файл нужно переименовывать, но специальных настроек для этого нет. В комментариях к статье описала примерный алгоритм, как это сделать с помощью запуска дополнительного бизнес-процесса в диске. Получилась вполне рабочая схема без программных доработок, но с ограничением: корректно можно было только дописать что-то в начало названия файла, но не полностью поменять его. Если очень коротко, то проблема сводилась к тому, что нужно было в бизнес-процессе как-то получать расширение файла.
Настройка для переименования загружаемого файла так и не появилась, 2020 год 😂, но зато в бизнес-процессах появились функция калькулятора выражений explode и итератор, и, если очень захотеть, то переименовать файл с их помощью можно 😉
Будем настраивать упрощенный процесс:
Инициатор запускает процесс Загрузка договора с полями Номер договора с типом Строка и Договор с типом Файл. Загруженный файл автоматом сохраняется на общем диске в папке Договоры с названием Договор №..
В общем диске создаем новый бизнес-процесс с названием Переименование файла с параметром Новое название. Этот процесс НЕ должен запускаться на создание/изменение.
Полностью схема процесса выглядит так:
1. В множественную переменную Название файла (массив) с типом Строка записываем выражение <<=explode('.',<=Document:NAME>)>>. Эта функция разобьет имя файла на подстроки по разделителю точка. Для названия файла всегда будет 2 подстроки - название и расширение файла. Для того чтобы получить расширение мы всё это и делаем.
3. На каждой итерации, а их будет 2, сохраняем значение итератора в переменную Значение итератора с типом Строка. Соответственно, на последней итерации мы сохраним в переменную расширение файла.
4. В переменной Новое название файла с типом Строка формируем новое название файла из значения параметра бизнес-процесса и полученного расширения: .
Процесс в диске уже можно протестировать: для любого файла из общего диска запустить вручную бизнес-процесс Переименование файла, задать параметр и убедиться, что файл переименовался, а расширение при этом сохранилось.
2. Формируем в переменной Новое название файла (без расширения) значение параметра, который передадим в следующее действие: Договор № .
3. Запускаем бизнес-процесс Переименование файла для загруженного файла, в параметр передаем значение переменной Новое название файла (без расширения):
Мой Текстовый документ.docx сохранился в папке Договоры на Общем диске с новым названием Договор №165_34.docx:
Думаю, что с настройкой основного процесса проблем быть не должно: если вы так же как и я столкнулись с проблемой получить расширение файла, значит с первой частью вы уже разобрались. Если с настройкой шаблона в общем диске есть сложности, то можете скачать мой шаблон по ссылке, заимпортировать на свой портал и посмотреть детали настройки😀
Битрикс24 - отличный сервис для совместной работы! Но надо уметь его настраивать :-) В моем блоге вы найдете информацию о нестандартных способах решения различных задач, а также о том, что нового появляется в Битрикс24!
Алгоритм
Создаем процесс в живой ленте
Дадим возможность руководителю отдела продаж запускать бизнес-процесс прямо из Живой ленты.
Для этого создаем процесс Отчет по продажам. Доступ на запуск и чтение этого процесса должен быть только у руководителя отдела продаж. Поля процесса, которые будут показаны в форме добавления элемента:
- Отчетный период: тип - список, значения - январь, февраль, март, апрель и т.д.
- Файлы: тип - Файл(диск), множественное
В итоге запуск процесса из живой ленты должен выглядеть так:
Настраиваем шаблон бизнес-процесса
Скопировать в подкаталог файлы, которые загрузил руководитель отдела продаж в поле Файлы процесса: действие Загрузить файл в хранилище Диска.
Создать задачу, в описание которой разместить ссылку на подкаталог с документами: действие Задача.
Простое утверждение/голосование
Этот бизнес-процесс рекомендуется, если решение принимается простым большинством. Вы можете указать, кто голосует, и дать им возможность прокомментировать свое решение. По окончании голосования все участники будут проинформированы о результате.
Расширение возможностей бизнес-процессов с помощью вебхуков: работа с задачами
Стандартные активити бизнес-процессов позволяют автоматизировать только часть функционала, который доступен на портале. Например, из бизнес-процесса можно создать задачу, но завершить или делегировать ее встроенными средствами не получится. Часть таких простых функций можно реализовать самостоятельно без программирования и сторонних приложений , но при условии, что на портале работают REST API и вебхуки - с 1 января 2021 года они стали доступны только на коммерческих тарифах.
Функция Бизнес-процессы на диске доступна не на всех тарифах Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.
Бизнес-процессы на диске организуют автоматическую обработку файлов. Например, руководитель отдела загружает на диск документ с премиями сотрудников > директор его утверждает > бухгалтерия производит выплату.
Работа с файлами и папками в бизнес-процессах Битрикс24
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
Относительно недавно в редакторе бизнес-процессов Битрикс24 появился раздел Диск:
И я хочу показать практический пример использования новых действий для работы с файлами и папками :-)
Итак, задача:
Руководитель отдела продаж каждый месяц должен предоставлять отчетность по продажам. Это может быть один или несколько файлов. В Общем диске есть папка Отчеты по продажам. Отчеты по месяцам хранятся в соответствующих папках Отчет за февраль, Отчет за март, и т.д. Как только пакет документов загружен, ставится задача Обсудить отчет по продажам за март на директора, бухгалтера и руководителя отдела продаж. В описании задачи должна быть ссылка на папку с файлами.
Можно написать инструкцию и все эти действия проделывать вручную. Но мы попробуем этот процесс автоматизировать.
Работа с файлами и папками в бизнес-процессах Битрикс24
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
Относительно недавно в редакторе бизнес-процессов Битрикс24 появился раздел Диск:
И я хочу показать практический пример использования новых действий для работы с файлами и папками :-)
Итак, задача:
Руководитель отдела продаж каждый месяц должен предоставлять отчетность по продажам. Это может быть один или несколько файлов. В Общем диске есть папка Отчеты по продажам. Отчеты по месяцам хранятся в соответствующих папках Отчет за февраль, Отчет за март, и т.д. Как только пакет документов загружен, ставится задача Обсудить отчет по продажам за март на директора, бухгалтера и руководителя отдела продаж. В описании задачи должна быть ссылка на папку с файлами.
Можно написать инструкцию и все эти действия проделывать вручную. Но мы попробуем этот процесс автоматизировать.
Бизнес-процессы: много нового и интересного
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
- Новое действие: Запуск бизнес-процесса
- Копирование блоков бизнес-процесса с помощью drag&drop + Ctrl
- Проверка, какие поля были изменены
- Пропуск сотрудников с завершенным рабочим днем
- Работа с файлами и папками из бизнес-процесса
- Создание элемента списка
А теперь обо всем по порядку и с описанием конкретных ситуаций, где этот функционал может потребоваться :-)
Работа с бизнес-процессами
При первом запуске можно создать стандартные бизнес-процессы. Они представлены на всех Битрикс24 и обрабатывают некоторые популярные сценарии работы.
Вы также можете создавать собственные бизнес-процессы.
Для настройки доступны следующие параметры:
- Запускать при создании и Запускать при изменении - укажите, как будет работать бизнес-процесс.
- Изменить - получить доступ к редактированию шаблона.
- Удалить - удалить шаблон бизнес-процесса.
Вы не можете запускать более 2 процессов одновременно с одним файлом. Подробнее в статье Ограничение на запуск процессов.
В Битрикс24 при работе с документами доступны стандартные бизнес-процессы на Диске. С их помощью вы можете быстро организовать автоматическую обработку файлов.
Стандартные Бизнес-процессы присутствуют на общем диске и дисках групп. Для работы с бизнес-процессами перейдите в раздел Диск > Общий диск > Значок шестеренки > Бизнес-процессы.
В открывшемся окне вы увидите все доступные бизнес-процессы. Все стандартные бизнес-процессы можно редактировать с помощью Дизайнера бизнес-процессов.
Пропуск сотрудников с завершенным рабочим днем
Например, если распределение заявок по менеджерам осуществляется с помощью бизнес-процесса, то этой настройкой можно НЕ направлять заявку на менеджеров, которые уже завершили свой рабочий день. Настройка актуальна только для тарифа Компания.
Создание элемента списка
Этим действием можно создать новый процесс или новый элемент списка. Как пример, при переходе в определенную стадию сделки автоматически создавать заявку на заказ материалов или оплату счета.
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
Работа с файлами и папками в бизнес-процессах Битрикс24
Относительно недавно в редакторе бизнес-процессов Битрикс24 появился раздел Диск : И я хочу показать практический пример использования новых действий для работы с файлами и папками :-)
Работа с файлами и папками из бизнес-процесса
Вариантов использования этого функционала множество! Например, для сделки в определенный момент можно сделать запрос файла с помощью действия Запрос дополнительной информации и действием Загрузить в диск поместить этот файл в каталог документов для этой сделки.
Утверждение документа со статусами
Ознакомление с документом
Рекомендуется использовать этот рабочий процесс, если вы хотите ознакомить с документом группу сотрудников. Также можно будет добавлять комментарии к документу.
Копирование блоков бизнес-процесса с помощью drag&drop + Ctrl
Чтобы скопировать действие бизнес-процесса или блок из нескольких действий, теперь достаточно просто перетащить этот блок на нужное место, удерживая при этом Ctrl. Это значительно ускоряет настройку!
Экспертная оценка
Рекомендуется для случаев, когда ответственному сотруднику требуется экспертная оценка для принятия решения. В рамках процесса создается группа экспертов, каждый член которой может дать заключение по документу. Мнения передаются ответственному сотруднику. После этого он утверждает или отклоняет документ.
Результат
Запускаем процесс из живой ленты.
И вот что у нас создалось в общем диске:
А вот такая задача создалась автоматически:
Ссылка на подкаталог работает :-)
Пример простой, но на его основе можно создать или улучшить процессы по согласованию счетов, договоров, или, например, автоматизировать загрузку документации по рабочим проектам.
Битрикс24 - отличный сервис для совместной работы! Но надо уметь его настраивать :-) В моем блоге вы найдете информацию о нестандартных способах решения различных задач, а также о том, что нового появляется в Битрикс24!
Комментарии
Спасибо за отзыв :)
Вот если бы подробнее раскрыть тему "Запуск бизнес-процесса из шаблона другого бизнес процесса" было бы очень интересно
Здравствуйте, спасибо за ваши посты!
Мне очень непонятно, как создать новый элемент списка из БП.
При выборе такого действия в БП нет даже возможности указать, в каком списке создавать элемент. Подскажите, пожалуйста.
Утверждение по первому голосу
Рекомендуется использовать этот бизнес-процесс, когда достаточно одного экспертного мнения из некоторого сообщества. В рамках этого процесса указывается группа сотрудников, которые могут принять такое решение. Процесс завершается, как только один из указанных сотрудников утверждает или отклоняет документ.
Читайте также: