Защитить ячейки в гугл таблице эксель от редактирования
Если вы хотите запретить другим редактировать данные в таблице, защитите их. Помните, что эта функция не дает лишь вносить правки. Люди могут скопировать, экспортировать и распечатать защищенную таблицу, а также импортировать ее копии. Открывайте доступ к таблице только тем, кому вы доверяете.
Примечание. Если пункт "Защищенные листы и диапазоны" отсутствует, это может означать, что вы работаете в режиме редактирования файлов Microsoft Office. Чтобы использовать защиту листов или диапазонов ячеек, документ в формат Google Таблиц. Подробнее о работе с файлами Office в редакторах Google и о том, как преобразовать файлы Microsoft Office в формат Google…
Внимание! Если защитить лист, вы не сможете:
- запретить форматирование ячеек и в то же время разрешить пользователям изменять введенные значения;
- установить пароль для доступа к данным.
- Откройте файл в Google Таблицах.
- Нажмите ДанныеНастроить защищенные листы и диапазоны. Справа появится панель.
- Выберите Добавить лист или диапазон или нажмите на вариант в списке защищенных данных, если хотите внести изменения.
- Выберите вкладку Диапазон или Лист.
- Диапазон. Укажите диапазон, нажав на значок таблицы и выделив в ней нужные ячейки.
- Лист. Выберите лист в раскрывающемся меню. Если вы хотите, чтобы другие могли редактировать некоторые ячейки на защищенном листе, установите флажок "Исключить отдельные ячейки".
- Нажмите Задать разрешения или Настроить доступ.
- Установите ограничения, выбрав нужный вариант.
- Показывать предупреждение во время редактирования этого диапазона. Пользователи смогут редактировать диапазон или лист, но им придется подтверждать свои правки.
- Выбрать, кто может редактировать этот диапазон. Выберите один из двух следующих вариантов:
- Только вы. Редактировать диапазон или лист сможете только вы и владелец таблицы (если это другой человек).
- Только домен. Если вы пользуетесь Google Таблицами в компании или учебном заведении, изменять диапазон или лист смогут только пользователи домена при условии, что у них всех есть право редактировать таблицу.
- Указать. Редактировать диапазон или лист смогут только выбранные вами пользователи.
- Импортировать список редакторов. Если вы хотите использовать настройки доступа, заданные для другого диапазона или листа, выберите этот вариант.
- Нажмите Сохранить или Готово.
Чтобы увидеть защищенные ячейки, нажмите ВидЗащищенные диапазоны. Они будут заштрихованы.
- Владелец таблицы может запрещать и разрешать другим пользователям вносить правки.
- Редакторы таблицы имеют те же полномочия, но не могут устанавливать ограничения для владельца.
- Пользователи с правами на просмотр и комментирование не могут защищать диапазоны и листы.
- Редакторы таблицы могут копировать защищенные листы и книги, а также загружать новые версии.
- Пользователи с правом только на просмотр могут копировать таблицу.
Как снять защиту
- Откройте таблицу Google и нажмите ДанныеНастроить защищенные листы и диапазоны.
- Чтобы посмотреть все защищенные диапазоны, на панели справа нажмите Отмена.
- Найдите нужный вариант нажмите "Удалить" .
Как скрыть лист таблицы
Лист, который устарел или используется для вычислений на других листах, можно скрыть.
Если вы хотите запретить другим редактировать лист, защитите его (просто скрыть лист недостаточно). Помните, что
- пользователи с правами на редактирование могут просматривать скрытые листы и снова делать их видимыми.
- Скрытые листы не видны лишь тем, у кого есть разрешение только на просмотр таблицы. Если кто-нибудь скопирует таблицу со скрытыми листами, листы в копии будут скрыты, но пользователь сможет сделать их видимыми.
Как скрыть лист
- Откройте файл в Google Таблицах.
- Выберите лист, который хотите скрыть.
- Нажмите на стрелку вниз на вкладке листа.
- Выберите Скрыть лист (в таблице должно быть хотя бы два листа).
Как сделать лист видимым
- Нажмите ВидСкрытые листы. Если в таблице нет скрытых листов, этот вариант будет недоступен.
- Нажмите на лист, который хотите вернуть.
- Вид таблицы обновится.
Листы останутся скрытыми в следующих случаях:
Как скопировать, изменить или удалить лист
Совет. С листами в Таблицах можно выполнять массовые действия:
- копировать;
- удалять;
- дублировать;
- скрывать;
- перемещать.
Для этого отметьте листы, удерживая Shiftвыберите массовое действие.
Скопировать лист можно в ту же самую или другую таблицу.
Вот как скопировать лист в другую таблицу:
- Нажмите на стрелку вниз на вкладке листа.
- Нажмите Копировать в.
- Выберите в списке нужную таблицу.
- Нажмите Выбрать.
Вот как создать копию листа в таблице:
- Нажмите на стрелку вниз на вкладке листа.
- Выберите Создать копию.
- Копия появится рядом с вкладкой оригинала.
Для этого просто перетащите ее на нужное место.
Для этого дважды нажмите на текущее название листа, а затем введите новое.
Так как вы предоставили многим людям доступ к своей таблице, часто бывает необходимо защитить всю таблицу либо страницу в вашей рабочей книге, или отдельный диапазон ячеек от изменений.
Для чего это нужно? Бывает, что случайно кто-то из ваших коллег изменит данные на каком-то листе, удалит какие-то данные. Это может случиться совершенно случайно и тот, кто это сделал, даже не заметит этого. Конечно, мы можем зайти в историю изменений файла (об этом мы чуть далее расскажем подробнее) и отменить случайно сделанные изменения. Но поиск в истории займет некоторое время. А самое плохое в том, что вам при этом придётся отменить и «правильные» изменения, сделанные уже после тех, которые были сделаны ошибочно. То есть чьи-то результаты труда также будут уничтожены. Чтобы такого не происходило, существует возможность защиты данных в Google таблицах. Давайте посмотрим, как это можно сделать.
Защита всей книги в Google таблицах.
Только что мы с вами рассмотрели, как можно давать разрешения на доступ к таблице и какие права при этом можно предоставить.
Самый простой совет – старайтесь как можно меньше давать доступ на редактирование и чаще – права на чтение. Тогда случайных изменений будет меньше.
Это самый простой способ защиты. Но не всегда его можно успешно применять, так как основная “фишка” Гугл таблиц как раз и заключается в совместной работе над таблицей. А какая же может быть совместная работа без возможности вносить изменения не одному человеку, а всей группе?
Поэтому будем действовать более тонко.
Защита листа в Google таблицах.
Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и в появившемся меню выберите “Защитить лист”.
Поле “Введите описание” не является обязательным, но всё же рекомендую ввести описание, чтобы вы помнили, что и зачем вы решили защитить от изменений.
Далее уже указано, что мы будем защищать от изменений весь лист, так как ранее мы выбрали “Защитить лист”. Но очень удобно то, что мы при этом можем разрешить изменение отдельных ячеек на этом листе, если отметим “Исключить отдельные ячейки” и затем укажем, какие ячейки (или диапазон ячеек) мы разрешаем изменять.
После этого обязательно нужно указать, для кого эти правила редактирования действуют. Нажимаем “Задать разрешения”.
Если выбрать только тех, кому вы доверяете изменять этот лист, то здесь, как и при защите всей книги, нужно указать каждого, кому будет разрешено редактировать Гугл таблицу.
После этого рядом с ярлычком листа появится значок защиты.
Как снять защиту с листа в Google таблице.
Чтобы снять защиту с листа, снова щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и в появившемся меню снова выберите “Защитить лист”.
Защищаем диапазон ячеек в Google таблице.
Здесь можно действовать двумя способами. Первый – тот, который мы только что с вами разобрали, когда учились защищать лист.
Снова щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и в появившемся меню выберите “Защитить лист”. Затем в появившемся окне настроек защиты выберите не “Лист”, как это мы делали раньше, а “Диапазон”. Далее вы можете добавить столько диапазонов данных для защиты, сколько посчитаете нужным. Все дальнейшие действия по установке разрешений для редактирования совершенно такие же, как описано выше. Поэтому повторяться не будем.
А вот второй способ.
Выделите диапазон ячеек, который вы хотите защитить. Затем нажмите правую кнопку мыши и в появившемся меню выберите “Защитить ячейки”.
Далее вы попадаете в уже знакомое окно редактора параметров защиты.
Как снять защиту с диапазона ячеек в Google таблице.
Итак, мы научились защищать нашу таблицу. Но может пройти некоторое время, и вы забудете, что же вы хотели защитить, кому и какие разрешения давали.
Вы спросите – а как же снять защиту с этого диапазона и как вообще вспомнить о том, что он защищен? Ведь при установке защиты на диапазон ячеек никакой замочек рядом с названием листа не появляется. А со временем всё, конечно забудется.
Для этого есть простой способ. В главном меню нажимаем “Данные” – “Защищенные листы и диапазоны”.
И там мы увидим тот диапазон ячеек, который мы с вами только что защитили. Вы можете его корректировать, устанавливать разрешения, или же просто снять защиту.
Выберите защищенный диапазон и измените разрешения, либо снимите защиту, нажав на значок корзины так же, как недавно мы снимали защиту с листа.
Надеюсь, теперь наша таблица Google надёжно защищена об непредвиденных изменений.
Советы по эффективной работе с Google таблицами:
Что такое Google таблицы? - Большинство из нас привыкли работать с таблицами данных, используя Microsoft Excel. Однако, у него появился очень достойный конкурент - таблицы Google, которые к тому же ещё и очень быстро развиваются…
Три способа быстро создать Гугл таблицу - Быстро создать новую Гугл таблицу можно из Google диска, из раздела таблиц, а также находясь в процессе редактирования другой таблицы. Рассмотрим подробнее все эти способы. Прежде всего отметим, что никакое…
Как сохранить, переместить и дать совместный доступ к Google таблице - Итак, вы создали таблицу в Google Документах. Совершать какие-то дополнительные действия, чтобы сохранить данные, не нужно. В этом состоит положительное отличие от обычного табличного процессора. Гугл таблица автоматически сохраняет ваши…
Начинаем работать с Google таблицами – ручной ввод и импорт данных - Итак, мы с вами научились создавать Гугл таблицы. Теперь пора начать работать с ними. Для начала разберемся, как происходит ввод данных и насколько эта процедура отличается от привычных нам программ…
Закрепить строку, восстановить историю и другие приемы работы с Google таблицами - Итак начало положено, информация внесена в Google таблицу. Обратите внимание, что вам больше не нужно заботится о её сохранении на случай непредвиденного выключения либо поломки вашего компьютера или мобильного устройства.…
Как работать с онлайн-документами Google в оффлайн-режиме - Многие считают одним из главных недостатков Google таблиц и всех офисных программ "облачного" офиса то, что их можно использовать только при наличии Интернет. Ведь файлы хранятся в облаке. Но они…
Добавляем примечания и комментарии в Google таблицах - В Google таблицах можно добавлять к ячейкам примечания и комментарии. Если помните, в MS Excel возможны только примечания. Давайте более подробно разберёмся с этими важными возможностями, которые совершенно необходимы для…
Как распечатать, сохранить или удалить Google таблицу - Мы подробно рассмотрели, как ввести информацию в Google таблицу. Но ведь рано или поздно необходимо её оттуда получить – вывести на печать либо сохранить в файл на вашем компьютере. А…
Итак начало положено, информация внесена в Google таблицу. Обратите внимание, что вам больше не нужно заботится о её сохранении на случай непредвиденного выключения либо поломки вашего компьютера или мобильного устройства. Забудьте про Ctrl+S. Вы вводите символ – сервис немедленно сохраняет изменения. Если даже компьютер выключится в процессе работы – вы не потеряете ни одного слова. Но настоящая работа с Google таблицами теперь только начинается.
Рассмотрим несколько полезных рекомендаций.
Основные приёмы работы с данными в Google таблице.
О том, как ввести данные в ячейку таблицы, мы с вами уже поговорили.
Думаю, что с редактированием уже введенных данных также не возникнет проблем: просто установите курсор в нужную ячейку и измените ее содержимое. После этого переместитесь в любую другую ячейку, и данные тут же будут сохранены. Всё точно также, как и в любой другой программе по работе с электронными таблицами.
Теперь разберёмся, как можно удалить информацию из таблицы.
Все так же просто, как и в любом другом табличном процессоре: выделяем ячейку или диапазон, нажимаем на клавиатуре Del.
Если же у вас каким-то образом ячейки отформатированы, например выделены цветом, то одного нажатия Del будет не достаточно.
Для удаления форматирования ячейки или диапазона в Google Sheets, необходимо выделить нужный диапазон ячеек и в меню выбрать: Формат -> Очистить форматирование или нажать сочетание клавиш Ctrl + \ на клавиатуре.
А теперь давайте разберемся, как это форматирование можно создать для более удобного просмотра ваших данных.
Форматировать свою ячейку вы можете с использованием меню.
Если подвести курсор к каждой из иконок, то в появившейся подсказке вы увидите, какое действие эта иконка выполняет.
Вы можете изменить формат чисел, шрифт и его размер, цвет, выравнивание ячейки. Если вы ранее работали с другими табличными процессорами, то это не составит для вас проблемы.
Два способа закрепления строк и столбцов в Google таблице.
Кроме того, вы можете «заморозить» заголовок таблицы, чтобы при перемещении по ней заголовки строк и столбцов были всегда видны. Это очень полезно при просмотре большого количества данных.
Предположим, у нас есть данные о продажах шоколада, и мы хотим их удобно просматривать. Для начала мы хотим, чтобы при прокрутке таблицы вниз шапка не скрывалась и мы всегда могли бы видеть заголовки строк и столбцов. Думаю, такая задача актуальна для любой таблицы, данные которой не помещаются на один экран.
Для того, чтобы зафиксировать первую строку, в которой находятся заголовки столбцов, есть два способа.
Вы можете использовать меню Вид-> Закрепить и затем выбрать, сколько строк или столбцов вы хотите «заморозить».
А можно поставить курсор на серый прямоугольник в верхнем левом углу, найти положение у его нижней границы, при котором указатель курсора превратится в руку, и перетащить появившуюся границу на одну или более строку вниз. Точно так же можно закрепить и столбцы, либо даже одновременно и строки, и столбцы.
Продолжим редактирование нашей таблицы.
Добавление и скрытие листа.
Одного листа в таблице часто бывает недостаточно. Ведь расчеты чаще всего не ограничиваются одной таблицей, а разные таблицы целесообразно размещать на отдельных листах. Рассмотрим, как можно добавить лист в наш файл.
В левом нижнем углу находится кнопка для добавления листа в таблицу.
Нажмите на знак +, и в вашу таблицу добавится ещё один лист. Вам останется только переименовать его, щелкнув мышкой по названию и введя затем новое.
Важно отметить, что созданные листы вы можете затем скрывать от посторонних. Нажмите на ярлычке листа правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите «Скрыть лист». Обратите внимание, что здесь же вы можете изменить цвет ярлыка листа, удалить его, сделать копию или дубликат в другом файле.
А как же теперь вернуть скрытый лист?
Либо кликните по значку в левом нижнем углу и в открывшемся списке листов выберите ваш скрытый, либо используйте меню Вид -> Скрытые листы.
Лист вернётся на своё прежнее место и снова станет доступен для редактирования.
Отметим, что операцию эту смогут сделать только те люди, которым вы доверили права на редактирование файла. (Как это сделать – смотрите здесь). Для остальных лист останется скрытым.
Исправляем ошибки редактирования при помощи истории изменений.
Вы спросите – а если при редактировании файла были допущены ошибки либо кто-то из пользователей случайно удалил либо изменил часть данных? Нужно иметь ежедневные копии файлов, как это обычно делают в офисах?
В Google таблицах всё гораздо проще и надёжнее. Для вас имеется история всех изменений, внесённых в файл. Для её просмотра используйте меню Файл -> Просмотреть историю изменений.
Выбрав этот пункт меню, вы увидите историю всех изменений файла, сможете каждое из них просмотреть и восстановить данные в том виде, в каком они были некоторое время назад.
[the_ad Просматривая историю изменений, будьте внимательны, так как она включает в себя не только историю листа, который вы просматриваете, но и историю изменения других листов вашего файла. Поэтому при просмотре изменений не волнуйтесь, если вы вдруг переместитесь на другой лист вашего файла. Просто выберите другую точку истории.
После того, как вы нашли утерянные данные, можете нажать кнопку вверху страницы и восстановить версию файла, на которой вы остановились.
Конечно, вы при этом можете потерять некоторые важные изменения, сделанные после даты восстановления.
Изменение масштаба просмотра для работы с Google таблицей.
Ну и, наконец, еще один вопрос, который возникает при редактировании Гугл таблицы – как изменить её масштаб, чтобы с данными было более удобно работать?
Изменение масштаба всей таблицы в Google Sheets не предусмотрено. Но поскольку для работы мы используем браузер, то можно изменить масштаб браузера.
Для этого традиционно используются следующие сочетания клавиш:
- Для увеличения масштаба – Ctrl + + (плюс на цифровой клавиатуре).
- Для уменьшения масштаба – Ctrl + – (минус на цифровой клавиатуре).
Вы также можете включить режим отображения таблицы на весь экран. Для этого в меню выберите Вид -> Полный экран.
Для возврата к прежнему состоянию просто нажмите клавишу ESC.
Советы по эффективной работе с Google таблицами:
Что такое Google таблицы? - Большинство из нас привыкли работать с таблицами данных, используя Microsoft Excel. Однако, у него появился очень достойный конкурент - таблицы Google, которые к тому же ещё и очень быстро развиваются…
Три способа быстро создать Гугл таблицу - Быстро создать новую Гугл таблицу можно из Google диска, из раздела таблиц, а также находясь в процессе редактирования другой таблицы. Рассмотрим подробнее все эти способы. Прежде всего отметим, что никакое…
Как сохранить, переместить и дать совместный доступ к Google таблице - Итак, вы создали таблицу в Google Документах. Совершать какие-то дополнительные действия, чтобы сохранить данные, не нужно. В этом состоит положительное отличие от обычного табличного процессора. Гугл таблица автоматически сохраняет ваши…
Правила и способы защиты Google таблицы от изменений - Так как вы предоставили многим людям доступ к своей таблице, часто бывает необходимо защитить всю таблицу либо страницу в вашей рабочей книге, или отдельный диапазон ячеек от изменений. Для чего…
Начинаем работать с Google таблицами – ручной ввод и импорт данных - Итак, мы с вами научились создавать Гугл таблицы. Теперь пора начать работать с ними. Для начала разберемся, как происходит ввод данных и насколько эта процедура отличается от привычных нам программ…
Как работать с онлайн-документами Google в оффлайн-режиме - Многие считают одним из главных недостатков Google таблиц и всех офисных программ "облачного" офиса то, что их можно использовать только при наличии Интернет. Ведь файлы хранятся в облаке. Но они…
Добавляем примечания и комментарии в Google таблицах - В Google таблицах можно добавлять к ячейкам примечания и комментарии. Если помните, в MS Excel возможны только примечания. Давайте более подробно разберёмся с этими важными возможностями, которые совершенно необходимы для…
Как распечатать, сохранить или удалить Google таблицу - Мы подробно рассмотрели, как ввести информацию в Google таблицу. Но ведь рано или поздно необходимо её оттуда получить – вывести на печать либо сохранить в файл на вашем компьютере. А…
Одна из лучших особенностей Google Таблиц — это то, что вы можете легко сотрудничать с другими людьми.
Когда вы делитесь своей работой с другими людьми, вы также можете заблокировать некоторые ячейки в Google Таблицах (или, возможно, заблокировать определенные строки / столбцы или заблокировать весь лист).
Google Таблицы позволяют вам легко блокировать ячейки, чтобы вы не позволяли другим людям вносить изменения в эти конкретные ячейки.
Это особенно полезно, когда несколько человек вводят данные или меняют формулы на одном листе. Существует высокая вероятность того, что кто-то может случайно отредактировать, чтобы удалить содержимое какой-либо ячейки.
Чтобы предотвратить это, лучше всего заблокировать ячейки, чтобы предоставить доступ к этим ячейкам соавтору только там, где они вам нужны для внесения изменений.
В этом уроке я покажу вам, как заблокировать ячейки в Google Таблицах . Это могут быть определенные ячейки, которые вы хотите заблокировать, или ячейки всей строки / столбца, или даже весь лист.
Блокировать определенные ячейки в Google Таблицах
Если в вашем документе Google Таблиц есть ячейки, которые нельзя изменять, вы можете заблокировать их, чтобы никто не мог вносить в него какие-либо изменения.
Например, предположим, что у меня есть данные, как показано ниже, и я не хочу, чтобы кто-либо вмешивался в значение в ячейке E2. Итак, я могу запереть камеру.
Ниже приведены шаги по блокировке ячейки в Google Таблицах (чтобы никто не мог ее изменить, кроме вас):
Вышеупомянутые шаги заблокируют ячейку (E2), чтобы только вы могли ее изменить.
Если кто-то, кроме вас, попытается изменить ячейку, он получит диалоговое окно, как показано ниже:
Хотя в этом примере я заблокировал только одну отдельную ячейку, вы можете использовать те же шаги, чтобы заблокировать диапазон ячеек или даже целые строки и столбцы. Все, что вам нужно сделать, это выбрать диапазон, который вы хотите заблокировать, а затем выполнить все шаги, начиная с шага 2 и далее.
Примечание. Вы не можете заблокировать несмежный диапазон ячеек за один раз, но можете делать это по одной. Просто выберите диапазон ячеек, заблокируйте его, а затем сделайте то же самое для другого диапазона ячеек.
Заблокировать ячейки и дать разрешение на редактирование выбранным людям
Теперь, что, если вы хотите заблокировать ячейку таким образом, чтобы некоторые выбранные люди, кроме вас, также могли редактировать заблокированные ячейки.
В удивительном мире Google Таблиц это легко сделать.
Предположим, вы хотите заблокировать ячейку E2, но на этот раз вы также хотите дать своему коллеге возможность редактировать ее при необходимости.
Ниже приведены шаги для блокировки ячейки (или диапазона ячеек) и предоставления кому-либо разрешения на редактирование (может быть несколько человек):
Обратите внимание, что вы можете добавить больше людей в этот список, если хотите позже предоставить разрешение на редактирование большему количеству людей. И если вы хотите отозвать разрешение у кого-то, у кого оно уже есть, вы также можете это сделать.
Я считаю, что эта способность разрешать выборочный доступ к ячейкам / диапазонам при блокировании всех остальных ячеек действительно полезна. Представьте, что вы работаете с 10 людьми, которым нужно ввести данные в один и тот же документ Google Таблиц. Вы можете установить разрешение таким образом, чтобы каждый человек получал доступ для редактирования только к тем ячейкам, которые он должен заполнить. Таким образом, они не смогут вмешиваться в чужие данные (намеренно или случайно).
Защитить целые таблицы в Google Таблицах
Так же, как вы можете защитить ячейку или диапазон ячеек, вы также можете защитить весь лист.
И снова, как и ячейки и диапазоны, вы также можете оставить его полностью заблокированным для всех или предоставить доступ некоторым людям, которые могут его редактировать.
Кроме того, при защите листа вы можете оставить некоторые из них разблокированными.
Ниже приведены шаги по защите всего листа в Google Таблицах:
Вышеупомянутые шаги защитят лист, и никто, кроме вас, не сможет его редактировать.
При блокировке листа в Google Таблицах вы можете сделать еще несколько вещей:
- Вы можете предоставить доступ некоторым людям, которые могут его редактировать. Для этого выберите «Пользовательский» на шаге 6, а затем укажите электронные письма людей, которые будут иметь доступ к листам и могут их редактировать.
- Вы можете оставить некоторые ячейки разблокированными, в то время как весь лист будет защищен. Для этого на панели «Защищенные листы и диапазоны» щелкните параметр «За исключением определенных ячеек», а затем укажите, какие ячейки следует оставить разблокированными.
Показывать предупреждение, но разрешать редактирование заблокированных ячеек
Это не ограничит человека от редактирования ячейки, которую вы заблокировали, но он увидит предупреждение (как показано ниже) при изменении содержимого ячейки.
Это может быть полезно, так как напомнит пользователю, что с этими ячейками нужно обращаться осторожно, и они не изменят содержимое ячейки или не удалят его по ошибке.
Как разблокировать запертую ячейку
Если вы заблокировали ячейки на листе и хотите их разблокировать, выполните следующие действия:
- В меню выберите пункт «Данные».
- Щелкните «Защитить листы и диапазоны». Это откроет панель «Защитить листы и диапазоны» справа, в которой будут перечислены все ячейки / диапазоны, которые вы заблокировали.
- Нажмите на вариант ячейки / диапазона / листа, который вы хотите разблокировать для всех.
- Щелкните значок «Удалить», расположенный рядом с полем «Введите описание».
Таким образом, вы можете заблокировать ячейки в Google Таблицах, заблокировать всю строку или столбец и защитить листы. Вы также можете предоставить определенным людям доступ для редактирования к заблокированной ячейке, что удобно при совместной работе с несколькими людьми над одним и тем же документом Google Sheets.
Таблицы, как правило, содержат конфиденциальную информацию. Хотя ваш лист Google можно использовать только для составления расписания, он, скорее всего, будет использоваться для совещаний по бюджету, отчетов о доходах / расходах и рабочего времени сотрудников.
Когда электронная таблица используется для чего-то конфиденциального — чего-то, что содержит личную информацию, финансовую информацию или интеллектуальную собственность — она должна быть защищена и защищена.
Когда дело доходит до большинства документов, лучший способ сделать это — защитить их паролем. Но это немного сложнее с Google Таблицами, которые не поддерживают внутреннюю защиту паролем.
Давайте посмотрим, как защитить паролем лист Google — и что еще вы можете сделать для защиты своих данных.
Зачем вам нужно защищать паролем лист Google?
Google Таблицы — это облачное приложение. Все хранится в сети. Когда вы переходите к редактированию документа, у вас есть разрешение на его просмотр. Если у вас и только у вас есть разрешение на просмотр, это может не иметь большого значения.
Но часто Google Таблицы делятся между собой. Вы можете поделиться ими по ссылке и позволить любому, у кого есть ссылка, просматривать документ.
В этом сила облака, которая делает его сверхдоступным. Проблема в том, что если вы поделитесь ссылкой Google с кем угодно, то любой сможет ее получить. Если кто-то войдет в систему на устройстве, на котором хранится информация о вашем облаке, он уже будет в ваших таблицах Google.
Защита паролем, как минимум, гарантирует, что люди, у которых нет пароля, не смогут войти, даже если они нашли ссылку.
Проблема в том, что Google на самом деле не предоставляет функции защиты паролем или шифрования. Вам нужно пойти немного дальше, чтобы убедиться, что ваши документы защищены.
Как защитить паролем документы Google Таблиц
В чем проблема с Google Таблицами? В платформу не встроена функция защиты паролем.
Вместо этого вы можете не предоставлять общий доступ к документу (что по-прежнему означает, что он доступен из вашего личного облака). Вы можете поделиться документом только со ссылкой (и надеяться, что не тот человек не получит ссылку). Или, что наиболее безопасно, вы можете поделиться документом с определенными людьми — но опять же, это может быть рискованно, потому что любой в их учетной записи также сможет просмотреть документ.
К сожалению, невозможно защитить Google Таблицы внутренним паролем. Это также верно и для других программ Google, таких как Google Docs.
Что вы можете сделать, так это установить плагин. Существуют надстройки, такие как Защита паролем для документов Google. Проблема заключается не только в том, что для защиты паролем требуется много работы, но это также означает, что вам нужно доверять стороннему агенту.
Защита паролем листа Google как листа Excel
Один из самых простых и простых способов защитить паролем лист Google — фактически превратить его в книгу Excel. Excel имеет простой встроенный протокол шифрования, и очень легко экспортировать Google Таблицы в Excel.
Сначала загрузите лист Google в виде документа XLSX.
Затем откройте его в Microsoft Excel. Убедитесь, что все данные успешно обработаны.
Оттуда просто перейдите в Файл -> Информация -> Защитить книгу -> Зашифровать паролем.
Вам нужно будет подтвердить, что пароль — это тот пароль, который вам нужен.
Теперь у вас есть файл, содержащий все данные вашего файла Google Таблиц вместе с паролем, который его защищает.
Если вы никогда не делитесь своим исходным документом Google Таблиц, он должен быть относительно хорошо защищен — по крайней мере, так же хорошо защищен, как и ваша учетная запись. Файл, которым вы делитесь, всегда должен быть файлом Excel, который останется защищенным паролем и управляемым.
Не забывайте свой пароль. Поскольку данные, защищенные паролем, защищены односторонним шифрованием, не будет возможности восстановить или сбросить пароль, если вы больше не сможете его запомнить.
Скрытие отдельной страницы в листе Google
Если вы пытаетесь скрыть данные от других, вы всегда можете щелкнуть правой кнопкой мыши на листе и выбрать «скрыть». После этого вам нужно будет убедиться, что при предоставлении общего доступа к листу другие пользователи могут только «читать» и «комментировать» лист, но не редактировать его. Они не смогут отобразить скрытую вами страницу, поэтому они не смогут просматривать эти данные.
Но обратите внимание, что это не всегда лучший способ, особенно потому, что данные все еще находятся в файле — если кто-то действительно хочет получить их, возможно, они смогут. Кроме того, вам придется отобразить данные, чтобы отредактировать их, и это сделает их видимыми для всех, кто просматривает файл.
Вы также увидите опцию «Защитить лист». Это позволяет вам устанавливать разрешения, но это не проблема конфиденциальности, это проблема контроля; вы можете запретить людям редактировать ваш документ, но не просматривать его.
Печать таблиц Google Excel
Хотя это может показаться нетехнологичным, но если вы находитесь в одном офисе с кем-то, с кем делитесь отчетами, один из самых быстрых и простых способов защитить данные — это распечатать бумажную копию.
У бумажных копий есть несколько преимуществ. Они не могут быть украдены кем-либо в вашей учетной записи или учетной записи получателя. Как только они уничтожены, они уничтожаются. И они не нуждаются в защите паролем, потому что к ним может получить доступ только один человек одновременно.
Поскольку большинство решений являются техническими, это решение часто можно упустить. Но рассмотрите преимущества распечатки и раздачи копий конфиденциальной информации, а также учета и уничтожения этих копий после того, как это будет сделано.
Другой способ поделиться листом Google
Вы по-прежнему можете защитить лист Google без защиты паролем Google Таблиц — это не так безопасно.
- Держите это в секрете. Вы можете оставить его не доступным для всех (значок блокировки). Только вы и только вы можете получить доступ к этому файлу… при условии, что никто другой не войдет в вашу учетную запись в облаке. Это не идеально, потому что кто-то все еще может получить доступ к вашей облачной учетной записи, но это близко к этому.
- Делитесь этим только с конкретными людьми. Поделитесь своим документом с определенными людьми, отправив им приглашение через их учетную запись Google. Но убедитесь, что они понимают, что документ предназначен только для их глаз, и при необходимости ограничивают разрешения.
- Поделитесь им в ограниченном количестве . Если вы все же поделитесь ссылкой, вы можете поделиться ею в режиме просмотра или комментариев, где, по крайней мере, пользователи смогут только комментировать или читать.
Итак, есть несколько безопасных способов поделиться листом Google. Проблема в том, что нет внутреннего типа шифрования или защиты паролем, поэтому вам придется немного поработать.
Лучше всего защищать паролем Google Таблицы, когда они содержат конфиденциальную или личную информацию. если информация не будет публиковаться в сети, ее следует защитить паролем. В отличие от Microsoft Excel, все в Google Таблицах по умолчанию доступно для просмотра в Интернете. Если вы начнете делиться своим документом, это может иметь непредвиденные последствия.
Поскольку в Google Таблицах нет внутренней защиты паролем, самый простой способ защитить файл паролем — это превратить его в файл Excel. Превратив его в файл Excel перед отправкой, вы можете сохранить безопасность документа, сохранив при этом преимущества некоторых основных функций и преимуществ Google Таблиц при создании файла.
Читайте также: