Выписка из приказа в 1с как сделать
Выписка из приказа — это заверенный должным образом документ, который содержит отдельные сведения из распоряжения. Она обладает законной силой и предназначена для подтверждения указанной в ней информации.
Кто и для чего просит выписки
Все основные поручения работникам, назначения, переводы, увольнения в компании оформляют при помощи распорядительных документов, обязательных для исполнения. Иногда те или иные государственные органы требуют предоставить сведения о сотрудниках, которые содержатся в протоколах, поручениях, распоряжениях.
Понятно, когда бумага относится только к одному работнику и информация краткая, тогда легко просто сделать копию. Но иногда предоставить сведения полностью невозможно по ряду причин. Тогда законодательство предусматривает возможность составить выписку (статья 62 Трудового кодекса).
Работодатель обязан выдать выдержку из распорядительных документов в течение 3 рабочих дней после получения запроса от работника.
Чтобы правильно составить документ, следует понимать, что такое выписка из приказа, — это копирование той его части, которая требуется конкретному работнику и касается его лично.
Это делается в нескольких случаях:
- текст приказа слишком большой;
- он содержит конфиденциальную информацию;
- архивные документы повреждены;
- информация касается не только одного сотрудника.
Например, если это распоряжение о премировании сотрудников отдела и в нем есть личная информация нескольких людей, сведения о выделенных суммах и др. В этом случае выписывают лишь ту информацию, которая относится к запросившему ее человеку. Есть и бумаги, которые хранятся в одном экземпляре. Копировать запрещено, поскольку в них есть сведения, которые нельзя разглашать.
Иногда при помощи выдержки из распоряжений требуется подтвердить принятие на работу, увольнение, стаж и др. Такая необходимость возникает, например, если человек потерял трудовую книжку. И другого способа подтвердить данные нет. Наличие подобной выписки из приказа о зачислении воспитанников требуют контролирующие органы от дошкольных учреждений. На официальных сайтах ДОУ обязаны опубликовать их в течение трех дней после издания.
Такие справки требуются для предоставления и в следующие государственные органы:
- Пенсионный фонд;
- органы социальной защиты населения;
- судебные инстанции;
- контролирующие учреждения;
- Государственная инспекция труда и др.
Чем выписка отличается от копии
Чтобы решить, какой вид бумаг предоставить, следует понимать, в чем их разница. В одном случае документ полностью копируют, а во втором — фиксируют информацию выборочно, выписывая или копируя лишь некоторые пункты. Еще одно отличие — копию не всегда заверяют, а выдержку необходимо закрепить подписью должностного лица. Но юридически эти документы одинаковые.
Как сделать выписку
Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании. В нем указывает, из какого распоряжения и для чего требуется документ. Затем запрос отмечают у секретаря организации.
Единых стандартов для составления нет. Но как любой деловой документ, справка составляется по определенным правилам. В ней сохраняются основные реквизиты распоряжения — название организации, ИНН, адрес, контакты, номер, дата и место составления. Оформляется на листе А4 или на официальном бланке, в котором указаны все реквизиты организации. Если это обычный лист, то придется написать эти данные самостоятельно.
Ознакомьтесь с тем, как правильно оформить выписку из приказа, вот алгоритм:
- Сначала указываем наименование компании и ее реквизиты.
- Затем название документа, его дату и номер, точно как в распоряжении.
- Ниже располагают дату и место составления.
- Далее идет та часть текста, которая требуется заявителю.
- Затем необходимо написать должность и Ф.И.О. должностного лица, подписавшего распоряжение. Выдержку это лицо не подписывает, на этом месте следует написать слово «подпись».
- После основной части текст заверяет ответственный сотрудник при помощи отметки «Верно» и подписи.
Содержание основной части распоряжения, которая необходима сотруднику, указывается в точности, полностью. Сокращения и исправления не допускаются.
Образцы
О приеме на работу (шаблон):
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
от ______ № | город |
Принять на работу с _____________ (Ф.И.О., должность) с окладом _______ рублей. Установлено испытание при приеме на работу продолжительностью 3 месяца. Основание: трудовой договор № ____ от _____.
Руководитель __________ подпись
Начальник отдела кадров подпись, расшифровка
При заполнении ориентируйтесь на этот образец:
В отдел кадров вправе обратиться бывший сотрудник, утерявший трудовую книжку, и попросить выдержку из нескольких распоряжений — о принятии на работу, переводах и расторжении трудового договора. В таком случае ему обязаны предоставить эти документы в виде отдельной справки по каждому распоряжению.
Выписка из приказа о приеме на работу — документ, подтверждающий факт приема работника в конкретную компанию. С ноября 2021 года приказ о приме на работу исчез из перечня обязательных кадровых документов, но до этой даты приказ был неотъемлемым элементом кадрового документооборота и за выпиской из него работник по-прежнему вправе обратиться к работодателю. Как грамотно оформить такую выписку и в какой срок передать работнику — расскажем в материале. Здесь же найдете образец.
Когда нужна выписка из приказа о приеме на работу
Работнику может потребоваться выписка из приказа о приеме на работу в разных ситуациях: для предоставления в банк при оформлении кредита или в госорганы в связи с получением социальных и других аналогичных услуг.
Без выписки не обойтись внешним совместителям: основной работодатель не сможет внести запись о работе по совместительству в трудовую книжку, если работник об этом попросит. Кроме того, выписка из приказа с основного места работы нужна для оформления отпуска «по совместительству» одновременно с отпуском у основного работодателя (ст. 286 ТК РФ).
Важно! С ноября 2021 года приказ о приеме на работу можно не оформлять (ст. 68 ТК РФ в ред. Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Если с указанной даты работодатель отказался от оформления приказов о приеме на работу, выписку не смогут получить работники, принятые после вступления новых правил в силу.
Правила оформления выписки
- выписка представляет собой копию части документа;
- выписка заверяется в установленном порядке.
Детализируем каждый из указанных пунктов.
Выписку можно оформить на фирменном бланке компании с указанием:
- реквизитов работодателя (наименования, адреса и других);
- наименования документа («Выписка из приказа о приеме на работу»);
- даты составления выписки и номера;
- основного текста выписки: сведений о работнике (ФИО, должности, подразделения), даты приема на работу, иных требуемых сведений из приказа по запросу работника (можно включить в выписку нужные фрагменты из текста приказа);
- сведений о лице, подписавшем приказ.
Чтобы заверить выписку, сразу после сведений о том, кто подписал приказ, проставьте отметку о заверении выписки, в которую включите (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- слово «Верно»;
- данные о лице, заверившем выписку: должность и собственноручную подпись с расшифровкой;
- дату заверения выписки;
- указание на то, что оригинал приказа о приеме на работу находится в вашей компании.
Если в компании применяется печать, можно проставить ее в выписке.
Образец выписки из приказа о приеме на работу:
Образец выписки СКАЧАТЬ
Проверьте полноту сведений в выписке
Перед тем, как отдать работнику выписку из приказа, еще раз сверьтесь с оригиналом приказа — все ли нужные сведения перенесены верно.
На рисунке показан пример сравнения:
В данном примере все нужные сведения из приказа на работу попали в выписку.
Сколько стоит оформление выписки
По нормам трудового законодательства работодатель составляет и передает работнику выписку из приказа о работе бесплатно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Срок оформления выписки
При получении от работника письменного заявления, работодатель обязан выдать ему документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня получения такого заявления (ч.1 ст. 62 ТК РФ).
Приказ о приеме на работу относится к документам, связанным с работой, и выписка из него имеет такой же статус, поэтому работодателю следует уложиться в указанный срок.
Если срок нарушить, работодателя могут привлечь к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа:
- на должностных лиц и ИП от 1 000 по 5 000 руб.;
- на компанию от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение карается штрафами в повышенном размере.
Почему нельзя обойтись копией приказа
Оформить заверенную копию приказа о приеме на работу быстрее и проще, чем сделать из него выписку. Однако в силу законодательных ограничений или по внутренним причинам у работодателя не всегда есть возможность представить работнику полную копию запрашиваемого документа.
Оформление выписки из приказа о приеме на работу позволит избежать чрезмерного или необоснованного раскрытия информации. Если работник не хочет представлять по месту требования полную копию приказа о приеме на работу (например, не желает раскрывать третьей стороне размер своего оклада, указанного в приказе), он вправе запросить только копию необходимой части приказа с нужной информацией в виде выписки.
Другой вариант, когда без выписи не обойтись — приказ оформлен в табличной форме в отношении нескольких работников (например, форма № Т-1а «Приказ о приеме работников на работу»), персональные данные которых работодатель не имеет права предоставлять третьей стороне без их согласия (ст. 88 ТК РФ). В такой ситуации выдача работнику полной копии такого приказа о приеме на работу нарушает право остальных указанных в приказе работников на охрану их персональных данных.
В кадровую службу от руководителя организации поступило задание: сделать выписку из приказа о приеме на работу главного бухгалтера. Срочно нужен образец выписки, ведь задание нужно выполнить в кратчайшие сроки. Подскажем кадровику, как правильно ее оформить.
Право на выписки
Помимо заверенных копий кадровых приказов и других документов, связанных с работой, сотрудникам предприятия могу понадобиться выписки из них. Право работников на такие выписки обусловлено прямой нормой законодательства (ст. 62 ТК РФ). Вообще, на подготовку такой выписки дается три рабочих дня с момента поступления заявления от работника (п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако, если распоряжение поступило напрямую от директора, лучше не тянуть до последнего.
Итак, выписка из приказа о приеме на работу – это документ, содержащий текст или часть текста, который находится в подлиннике. Такая выписка равносильна заверенной копии. Конечно, сделать и заверить копию подчас проще, но часто имеет смысл делать именно выписку из приказа. Например, чтобы сохранить конфиденциальную информацию о других сотрудниках. Если бы пришлось копировать весь документ целиком, то эти сведения стали бы достоянием персонала.
Образец выписки из приказа о приеме
Выписка из приказа включает в себя название, собственно текст оригинального приказа, заверительную надпись и подпись работника, ответственного за заверение. Если у организации есть собственные фирменные бланки, то выписку из приказа надо оформить именно на таком бланке. Такая норма предусмотрена, действующим до настоящего времени п.1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779-X). Так выглядит образец выписки из приказа о приеме:
Выписку из приказа заверяем правильно и в срок
Действующее законодательство предусматривает единый порядок заверения документов (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Так, после текста приказа о приеме на работу делается надпись «Верно» и указываются фамилия, имя, отчество, а также должность компетентного лица, имеющего полномочия заверять выписки. Ставиться его подпись и печать организации (при ее наличии).
Многим из нас периодически приходится представлять в различные организации ту или иную информацию. В таких случаях, как правило, мы сразу думаем о копиях необходимых документов. Однако информация, содержащаяся в копиях документов, может быть избыточна. К примеру, требуется подтвердить только факт работы сотрудника в организации, а копия приказа содержит в том числе информацию об его окладе. Мы не вправе представлять лишние сведения! В таких случаях на помощь придут выписки из документов.
Наш словарик
Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке[1].
Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа[2].
Оформляя выписку, необходимо выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном листе и заверить в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016[3]. Согласно п. 5.26 данного документа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает:
- слово «Верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- собственноручную подпись лица, заверившего копию;
- расшифровку подписи лица, заверившего копию (инициалы, фамилию);
- дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год») и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Но это теория. А что на практике?
Выписка из приказа о приеме на работу и увольнении
Выписка из приказа о приеме на работу может потребоваться для представления в различные государственные органы, кредитные (в банк для получения кредита), другие организации (например, выписки из приказа о приеме на работу нужны совместителям) и т.д. Выписка из приказа подтверждает факт трудоустройства конкретного человека в конкретной организации.
Казалось бы, проще выдать копию документа. Зачем усложнять? В большинстве случаев именно так и поступают. Однако, как уже было сказано, организации-адресату не нужна, к примеру, информация о заработной плате человека. Как и сведения о других людях, ведь приказ может быть составлен не на одного человека (такая возможность косвенно подтверждается Постановлением № 1[6], которым утверждены унифицированные формы о приеме на работу как одного работника, так и нескольких).
Сразу необходимо отметить, что нормативными правовыми актами не регламентировано, что именно нужно включить в выписку из приказа. По общему правилу в выписке указываются следующие реквизиты:
- регистрационный номер и дата приказа;
- информация из приказа, связанная с работой работника (о приеме, увольнении и т.д.);
- наименование должности и Ф.И.О. лица, подписавшего оригинал приказа.
Согласно пп. 1 и 5 Указа № 9779-X[7] копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном данным Указом.
Внизу проставляется отметка о заверении копии.
Образцы выписок из приказа о приеме на работу и увольнении приведены в Примерах 1 и 2.
[3] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[4] Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 02.07.2021).
[6] Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
[7] Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003).
Н.В. Артонкина,
документовед, архивист
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2022.
На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику:
• трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения);
• копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы);
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.
Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.
Если работник не побеспокоился об этих документах при увольнении (а так чаще всего и происходит), то он может вспомнить о них, если начнется судебный процесс, исполнительное производство и т. д. Например, в ходе судебного заседания работнику (представителю работника) может потребоваться выписка из трудовой книжки за конкретный период.
После увольнения у работника остается право на основании ст. 62 ТК РФ (по общепринятым правилам) самостоятельно получить необходимые заверенные документы о работе.
Чтобы правильно выдать и оформить необходимый документ, нужно разобраться, чем отличаются копия и выписка из документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
[…]
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Если говорить языком делопроизводства, выписка — это только та часть информации из документа, которая необходима в отношении одного работника. Например, в выписке из трудовой книжки может содержаться запрошенная информация по конкретному периоду работы.
ОФОРМЛЯЕМ ВЫПИСКУ ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Чтобы составить выписку, перенесите запрашиваемые сведения из трудовой книжки работника на общий или фирменный бланк организации.
В выписке укажите данные о работодателе (наименование, юридический адрес, контакты), все сведения о работнике, находящиеся на титульном листе трудовой книжки, а также сведения за необходимый период времени в хронологическом порядке. Эти сведения можно представить в виде таблицы (пример 1).
Необходимо также указать дату выдачи этого документа и заверить выписку печатью организации. Если выписка состоит из нескольких листов, то их нужно пронумеровать, заверить и прошить.
Работник уволен. Может ли выписку для суда заверить нотариус?
Законодательство не обязывает работника после увольнения с работы заверять выписку из трудовой книжки для предоставления в суд у нотариуса. Выписку может заверить сам работодатель или уполномоченное лицо. При необходимости содержание выписки может заверить и нотариус.
ОФОРМЛЯЕМ ВЫПИСКУ ИЗ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ
Если приказ о приеме на работу работника оформлен не в форме № Т-1, а в форме № Т-1а (табличная, на нескольких работников), а для суда необходима информация по одному из работников, указанных в приказе, то готовится выписка тем же способом, что и выписка из трудовой книжки.
Как известно, выписка из приказа о приеме на работу должна сохранять практически все реквизиты из основного приказа.
Выписка из приказа о приеме на работу должна содержать: наименование организации, регистрационный номер оригинала приказа о приеме на работу, дату приказа о приеме на работу, фамилию и инициалы руководителя, подписавшего приказ.
Меняется вид документа: вместо «Приказ» будет «Выписка из приказа» (располагается по центру листа). В распорядительной части указываются только те пункты, которые касаются конкретного работника. Личная подпись работника не указывается.
Как заверить выписку из приказа о приеме на работу?
Чтобы выписка обрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Специальных правил для этого нет. Заверьте ее в том же порядке, что и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Для этого на выписке из документа укажите заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Проставьте дату заверения и печать организации.
И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 9, 2017.
Читайте также: