Выделенные объекты нельзя объединить в группу excel
Добрый день. Прошу Вас помогите решить проблему возникшей при создании сводной таблицы с большим массивом данных свыше 183 000 строк и 365 дней. Функция от старых к новым - отсутствует, группировка дат по полю - не активна. Как поступить в данном случае? Необходимо отсортировать даты по месяцам, кварталам в последовательности. Буду благодарна за оказанное мне внимание за участие в решении данной проблемы. Прилагаю файл, сокращенный.
Добрый день. Прошу Вас помогите решить проблему возникшей при создании сводной таблицы с большим массивом данных свыше 183 000 строк и 365 дней. Функция от старых к новым - отсутствует, группировка дат по полю - не активна. Как поступить в данном случае? Необходимо отсортировать даты по месяцам, кварталам в последовательности. Буду благодарна за оказанное мне внимание за участие в решении данной проблемы. Прилагаю файл, сокращенный. Coraline
Даже не смотря файл - в исходнике преобразуйте столбец с датами в нормальные даты. Быстрее всего - выделите весь столбец - Данные - Текст по столбцам - ОК
Затем обновите сводную
* Посмотрел файл
Все так и есть
Даже не смотря файл - в исходнике преобразуйте столбец с датами в нормальные даты. Быстрее всего - выделите весь столбец - Данные - Текст по столбцам - ОК
Затем обновите сводную
* Посмотрел файл
Все так и есть _Boroda_
* Посмотрел файл
Все так и есть Автор - _Boroda_
Дата добавления - 12.11.2018 в 14:35
Спасибо большое. На маленьком файле получилось, а на большом массиве данных пишет не достаточно ресурсов, значит нужно частями преобразовывать?
Спасибо большое. На маленьком файле получилось, а на большом массиве данных пишет не достаточно ресурсов, значит нужно частями преобразовывать? Coraline
Попробуйте Контрл h заменить точку на точку
Или скопировать пустую ячейку, выделить диапазон с псевдодатами, спецвставка, поставить галки "значение" и "сложить", ОК
Попробуйте Контрл h заменить точку на точку
Или скопировать пустую ячейку, выделить диапазон с псевдодатами, спецвставка, поставить галки "значение" и "сложить", ОК _Boroda_
Ура. Получилось с помощью контр H с точку на точку. Только ждала когда пересчитает все 187 650 строк , но все равно не дольше если с текстом по столбцам. Спасибо огромное преогромное Вам, что подсказали. Всего Вам хорошего и удачи во всем.
Ура. Получилось с помощью контр H с точку на точку. Только ждала когда пересчитает все 187 650 строк , но все равно не дольше если с текстом по столбцам. Спасибо огромное преогромное Вам, что подсказали. Всего Вам хорошего и удачи во всем. Coraline
Основное предназначение сводной таблицы - анализ данных. И для этого она снабжена достаточным довольно обширным функционалом, включая группировку элементов. Для чего она нужна. Предположим, имеется таблица примерно такого вида:
И необходимо проанализировать данные в разрезе месяца или квартала или на основании групп артикулов с определенным шагом.
ГРУППИРОВКА ДАТЫ И ВРЕМЕНИ
Если необходимо просмотреть суммарную стоимость предложений по кварталам, то пригодиться группировка по датам.
- Выделить любую ячейку нужного поля из области строк или столбцов и щелкнуть правой кнопкой мыши;
- Выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) ;
- В поле Начиная с (Starting at) ввести начальную дату для группы;
- В поле по (Ending at) ввести конечную дату для группы;
- В поле с шагом (By) выбрать диапазон группировки: секунды, минуты, часы, дни, месяцы, кварталы, годы (seconds, minutes, hours, days, months, quarters, years) ;
- Нажать OK
Начиная с 2016 версии Excel группировка полей с датой и временем создается автоматически сразу при добавлении поля в область сводной таблицы. Чтобы отключить автогруппировку перейдите в: Файл (File) -Параметры (Options) -Данные (Data) -снять галочку с пункта Отключить автоматическое группирование столбцов даты и времени в сводных таблицах (Disable automating grouping of Date|Time columns in PivotTables) .
ГРУППИРОВКА ЧИСЛОВЫХ ПОЛЕЙ
Может пригодиться для группировки по занятым местам или по ценам предложений. Например, можно отобрать все предложения от 110 000р до 130 000р с шагом 10 000р. В данном случае получим таблицу, в которой будут интересующие предложения из указанного диапазона, разбитые с нужным шагом. Если какие значения превышают указанную сумму(130 000р), то будет отдельная группа: >130000, если меньше:
- Выделить любую ячейку нужного поля из области строк или столбцов и щелкнуть правой кнопкой мыши;
- Выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) ;
- В поле Начиная с (Starting at) ввести первый элемент группы (110000);
- В поле по (Ending at) ввести последний элемент группы (130000);
- В поле с шагом (By) указать шаг для детализации в каждой группе (10000).
Но может быть и так, что зеленых треугольников нет, а группировка не работает. Для начала следует убедиться, что в столбце нет ячеек с явным текстом, а так же ячеек с пробелами. По хорошему - пустые ячейки тоже лучше убрать или заменить нолями. Опять обновить пару раз сводную.
Если после этого группировка все равно отказывается работать - значит где-то еще есть числа/даты, записанные как текст. Но они могут быть не подсвечены зеленым треугольником. Такое поведение часто наблюдается в файлах, выгруженных из 1С или иных программ. Часто побеждают это очень упорным трудом: выделяют ячейку, жмут F2(чтобы войти в режим редактирования ячейки) и Enter. Тогда Excel преобразует дату/число в настоящие дату/число. Но если таких ячеек хотя бы 100 - это уже не на пару минут рутины. Благо, все это можно сделать за пару секунд. Чтобы быстро преобразовать ячейки с датами/числами, записанными как текст в реальные даты/число необходимо:
- скопировать любую пустую ячейку на листе
- выделить все ячейки с датами/числами
- правая кнопка мыши -Специальная вставка (Paste Special) -в окне выбрать Значения (Values) , операция - Сложить (Multiply)
- ОК
Excel автоматом преобразует даты и числа в нормальные данные. Возможно, придется заново задать формат датам - но это уже совершенно не сложно: правая кнопка мыши -Формат ячеек (Format Cells) -Дата (Date) .
Про другие возможности Специальной вставки можно прочитать в этой статье: Как быстро умножить/разделить/сложить/вычесть из множества ячеек одно и то же число?
ГРУППИРОВКА ТЕКСТОВЫХ ПОЛЕЙ ИЛИ ОТДЕЛЬНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ
- Выделить ячейку из области строк или столбцов с одним из элементов поля для группировки;
- Удерживая CTRL или SHIFT выделить другие элементы (ячейки) этого поля;
- Щелкнуть правой кнопкой по любой выделенной ячейке и выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) или на вкладке Параметры (Options) в группе Группировать (Group) нажать кнопку Группа по выделенному (Group Selection);
- При необходимости задать свое имя группе
В полях с уровнями можно группировать только элементы, имеющие одинаковые подуровни. Например, если в поле есть два уровня «Страна» и «Город», нельзя сгруппировать города из разных стран.
ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ ГРУППЫ ПО УМОЛЧАНИЮ
При группировке элементов Excel задает имена групп по умолчанию, например Группа1 (Group1) для выбранных элементов или Кв-л1 (Qtr1) для квартала 1(если работаем с датами). Задать группе более понятное имя совсем несложно:
- Выделить имя группы;
- Нажать клавишу F2;
- Ввести новое имя группы.
- Выделить группу элементов, которые требуется разгруппировать;
- На вкладке Параметры (Options) в группе Группировать (Group) нажать кнопку Разгруппировать (Ungroup) (или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт Разгруппировать (Ungroup) ).
- Кликните правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец с возрастами) и выберите команду Группировать (Group). Появится диалоговое окно Группирование (Grouping) для чисел.Excel автоматически заполнит поля Начиная с (Starting At) и По (Ending At) минимальным и максимальным значениями из наших исходных данных (в нашем примере это 5 и 16).
- Мы хотим объединить возрастные группы в категории по 4 года, следовательно, в поле С шагом (By) вводим значение 4. Жмём ОК.Таким образом возрастные группы будут объединены в категории начиная с 5-8 лет и далее с шагом по 4 года. В итоге получится вот такая таблица:
- Кликнуть правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец, содержащий сгруппированные значения);
- В появившемся меню нажать Разгруппировать (Ungroup).
- Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию.
- Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов.
- Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
- Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК.
- Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы.
- Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
- Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
- В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.
- Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
- Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
- После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
- Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.
- Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
- После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
- Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
- Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
- Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
- Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
- После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
- Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
- Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
- Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.
- В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
- Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
- Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».
Для числовых полей или полей даты и времени все группы для поля будут разгруппированы. При выборе групп будут разгруппированы только выбранные элементы, а поле группы не будет удалено из списка полей сводной таблицы, пока все группы в поле не будут удалены.
Часто возникает необходимость выполнить группировку в сводной таблице по заголовкам строки или столбца. Для численных значений Excel может сделать это автоматически (в том числе для дат и времени). Далее это продемонстрировано на примерах.
Пример 1: Группировка в сводной таблице по дате
Предположим, мы создали сводную таблицу (как на картинке ниже), которая показывает данные продаж для каждого дня первого квартала 2016 года.
Если нужно выполнить группировку данных о продажах по месяцам, то это можно сделать вот так:
Пример 2: Группировка в сводной таблице по диапазону
Предположим, мы создали сводную таблицу (как на картинке ниже), которая группирует список из 150 детей по возрасту. Группы делятся по возрастам от 5 до 16 лет.
Если нужно пойти еще дальше и объединить возрастные группы в категории 5-8 лет, 9-12 лет и 13-16 лет, то можно поступить вот так:
Как разгруппировать сводную таблицу
Чтобы разгруппировать значения в сводной таблице, нужно:
Распространённые ошибки при группировке в сводной таблице
Ошибка при группировке в сводной таблице: Выделенные объекты нельзя объединить в группу (Cannot group that selection).
После этого кликните правой кнопкой мыши по сводной таблице и нажмите Обновить (Refresh). Данные в сводной таблице будут обновлены, и теперь группировка строк или столбцов должна быть доступна.
Helen Bradley рассказывает, как группировать данные в сводной таблице Excel для их дальнейшего обобщения и анализа.
Работая в Excel со сводной таблицей, Вы можете прийти к выводу, что многие данные должны быть обобщены ещё больше. Это может быть сделано с помощью группировки данных, и цель этой статьи – показать Вам, как это делается.
Группируем по значению
Представьте себе такую ситуацию: Вы анализируете подборку счетов, собранных в сводной таблице. Вы можете обобщать счета, объединяя их в группы по 5 – 10 или даже 100 счетов. Давайте рассмотрим пример, где идентификатор строки OrderID – это числовое поле. В данный момент каждому счёту соответствует отдельная строка, и результат получается довольно громоздким. Мы можем сгруппировать эти данные, чтобы упростить таблицу.
В этой сводной таблице каждый идентификатор OrderID представлен в отдельной строке. Такие данные можно считать обобщёнными, но нам этого недостаточно.
Для этого кликните правой кнопкой мыши по одному из OrderID данной сводной таблицы и в появившемся меню выберите Group (Группировать). Так как OrderID это числовое поле, то диалоговое окно уже будет подготовлено для численной группировки с полями Starting At (Начиная с), Ending At (По) и By (С шагом). В данной ситуации Excel предлагает Вам группировать элементы по 10 штук.
По умолчанию Excel предлагает в качестве значения Starting At (Начиная с) первый элемент OrderID: 10248. Тем не менее, Вы можете настроить точнее или создать другую группировку, установив собственное значение параметра Starting At (Начиная с). Чтобы начать с элемента 10240, введите это значение в поле Starting At (Начиная с) – Вы можете установить любое стартовое значение, даже такое, которого нет в данных.
Мы настраиваем параметры группировки данных – они будут сгруппированы по полю OrderID по десять последовательно пронумерованных заказов.
Итак, мы настроили значение Starting At (Начиная с), оставили значение Ending At (По) таким, как предложил Excel, и оставили значение By (С шагом) равным 10, поскольку оно нам подходит. Вы можете делать группы меньше или больше, изменяя это значение – например: 5, 20, 50 или 100. Теперь жмём ОК. Данные будут сгруппированы по значению OrderID в более удобные для обработки группы.
Вот так выглядят данные, сгруппированные по OrderID. Как видите, они значительно более обобщены, чем ранее.
Группируем по дате
Если данные, с которыми Вы работаете, являются датами, то Вы сможете использовать похожий приём. Чтобы сгруппировать информацию по датам, кликните правой кнопкой мыши по дате в столбце или строке Вашей сводной таблицы и выберите Group (Группировать). Вы можете выбрать шаг группировки – Seconds (Секунды), Minutes (Минуты), Hours (Часы), Days (Дни), Months (Месяцы), Quarters (Кварталы) или Years (Годы), и установить начальный и конечный момент времени. Для группировки по годам, кварталам и месяцам интервал зафиксирован равным 1, а для группировки по дням Вы можете установить собственный интервал, например, равный 7 дням, чтобы сгруппировать данные по неделям. Для этого выберите Days (Дни) как шаг группировки, установите количество дней равным 7, укажите для параметра Starting At (Начиная с) дату, которая выпадает на начало недели, и нажмите ОК. Информация будет сгруппирована по неделям.
Большой объём данных будет сгруппирован по неделям (по 7 дней), и первым днем выступит воскресенье – день недели, соответствующий дате, указанной в параметре Starting At (Начиная с).
Группируем данные вручную
Не всегда набор записей можно разделить по группам с такой же лёгкостью, как последовательность чисел или дат. Иногда группа становится группой просто потому, что Вы так решили. В этом случае можно создать свою собственную группировку. Откройте лист со сводной таблицей, кликните по первому элементу данных, который нужно включить в группу и далее, с нажатой клавишей Ctrl, последовательно щелкните по всем элементам, которые также нужно включить в эту группу. Затем на вкладке PivotTable / Options (Работа со сводными таблицами / Анализ) нажмите Group Selection (Группировка по выделенному) и элементы будут добавлены в новую группу. Таким же образом Вы можете выделить другие элементы и создать еще одну группу.
Выделив несколько полей, Вы можете объединить их в группы так, как будет удобно.
При помощи этого инструмента Вы можете группировать данные в небольшие подборки, с которыми удобно работать. Так как по умолчанию группы названы именами Group 1 (Группа 1) и Group 2 (Группа 2), Вам придётся самостоятельно переименовать их. Для этого кликните ячейку, содержащую имя группы, и в строке формул введите более подходящее имя для группы.
После того, как группы созданы, Вы вправе переименовывать их, как угодно.
Вы можете развернуть или свернуть группу, нажав символы плюс или минус (+/-) слева от имени группы.
Исправляем ошибки
Детализация групп
Одним из преимуществ, которые даёт группировка данных, является то, что Вы можете извлечь подмножество сгруппированных данных на новый лист. Чтобы сделать это, выберите группу, и дважды щелкните по ячейке с интересующим Вас итоговым значением. Данные, из которых было собрано это итоговое значение, будут извлечены на новый лист текущей рабочей книги Excel.
Двойной щелчок мышью по любому значению в сводной таблице создаёт новый лист, содержащий все данные, относящиеся к этому значению.
Группировка и несколько диапазонов консолидации
Вы можете создавать группы в сводной таблице, которая собрана из нескольких консолидированных диапазонов, например, из данных на разных листах рабочей книги. Для этого в Excel 2007 и 2010 на Панель быстрого доступа необходимо добавить команду PivotTable and PivotChart Wizard (Мастер сводных таблиц и диаграмм).
Теперь Вы можете создать сводную таблицу из нескольких диапазонов Excel с единообразной компоновкой данных. Вам понадобятся данные с одинаковым количеством столбцов, одинаковыми заголовками столбцов, при этом каждая таблица может иметь разное количество строк.
Эта команда исключена из меню Excel 2010, но Вы можете добавить её на Панель быстрого доступа самостоятельно.
Создайте новый лист в Вашей рабочей книге Excel, кликните только что добавленную кнопку PivotTable and PivotChart Wizard (Мастер сводных таблиц и диаграмм), выберите пункты Multiple Consolidation Ranges (В нескольких диапазонах консолидации) и PivotTable (Сводная таблица), а затем нажмите Next (Далее). Выберите I will create the page fields (Создать поля страницы) и снова нажмите Next (Далее). Теперь Вам нужно указать каждый из диапазонов. Зайдите на первый лист, выберите все данные, включая заголовки таблицы, и нажмите Add (Добавить). Повторите шаги, чтобы добавить информацию со следующего листа и так далее, пока не добавите данные со всех листов, которые планировали использовать в сводной таблице.
Мастер сводных таблиц и диаграмм позволяет объединять сразу несколько диапазонов в одной сводной таблице.
В Мастере сводных таблиц и диаграмм первым делом нужно выбрать, какие диапазоны данных будут использованы.
Далее укажите количество полей, которые нужно добавить в сводную таблицу – вероятнее всего, Вам понадобится одно или два. Теперь выберите один из диапазонов в поле немного выше и введите для него имя группы. Затем выберите следующий диапазон и проделайте для него те же самые шаги. И так далее для всех диапазонов. Если имя группы уже существует, Вы можете не вводить его, а выбрать из выпадающего списка.
Так, например, диапазон, содержащий даты, может быть частью группы, которая разделяет месяцы по кварталам, а также частью группы, которая разделяет месяцы по сезонам: Winter (Зима), Spring (Весна), Summer (Лето) и Fall (Осень). Группировки могут быть по любому признаку, который Вы посчитаете подходящим для своих данных. Нажмите Next (Далее), кликните по ячейке, в которой должен будет находиться верхний левый угол сводной таблицы и нажмите Finish (Готово).
В Мастере сводных таблиц и диаграмм Вы можете связать диапазоны со страницами, как показано на рисунке выше – Quarters (Кварталы) и Seasons (Сезоны).
Сводная таблица будет сформирована автоматически, группы будут созданы как поля Report Filter (Фильтры) в списке полей сводной таблицы, но Вы, если пожелаете, можете перетащить эти поля в область Row Labels (Строки) или Column Labels (Колонны).
На рисунке выше показано: мы переместили страницу Page 2 (Сезоны) из области Report Filter (Фильтры) в область Row Labels (Строки).
Группируете ли Вы данные в уже готовой сводной таблице или Вы делаете это вместе с созданием сводной таблицы из нескольких диапазонов – результат будет одинаковый, и это станет ещё одним полезным инструментом в Вашем арсенале для обобщения данных в сводных таблицах Excel.
Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?
Как настроить группировку
Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:
На этом подготовительный этап можно считать оконченным.
Группировка по строкам в Excel
Осуществим группировку информации по рядам.
Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.
Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.
Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.
После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.
После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.
Группировка по столбцам в Excel
Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.
На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.
Создание вложенных групп
На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:
После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.
Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).
Разгруппирование в Эксель
Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.
После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.
Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция
Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:
Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.
Автоматическая структуризация в Excel
Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.
Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.
Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.
Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.
Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.
Как сортировать данные таблицы
С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.
Цветовое деление
Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.
Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.
Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».
Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».
Объединение значений
Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.
Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.
Как упростить большую таблицу Эксель
Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:
После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.
Читайте также: