Выдача вкладыша в трудовую книжку как оформить в 1с
Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.
Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.
В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Что изменится согласно новому порядку
Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.
По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.
В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.
Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:
- основное общее;
- среднее общее;
- среднее профессиональное;
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.
Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.
Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.
Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.
С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать , достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).
Когда и кому выдавать новые бланки БТК
Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.
Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.
Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.
В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.
В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.
Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:
- если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
- если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
- по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.
Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.
Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.
Работодатель при заключении трудового договора с гражданином, который устраивается на работу впервые, обязан оформить ему трудовую книжку и в течение всего срока действия трудового договора вести названную книжку, а при прекращении трудового договора выдать ее работнику ( ст. 65 , 66 и 84.1 ТК РФ ). Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).
Согласно п. 44 Правил у работодателя постоянно должно быть необходимое количество бланков трудовых книжек (вкладышей в них). Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыши за плату на основании договора с законным распространителем этой продукции – организацией "ГОЗНАК". При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель может взимать плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение ( п. 47 Правил ). Бланки трудовой книжки хранятся в организации как бланки строгой отчетности (БСО) ( п. 42 Правил ).
Бухгалтерский учет
Порядок учета бланков трудовых книжек нормативно не закреплен. На практике применяется несколько вариантов учета трудовых книжек:
Организация самостоятельно определяет, какой способ учета трудовых книжек она будет применять, и утверждает его в учетной политике.
Минфин России в рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год (утверждены письмом от 29.01.2008 № 07-05-06/18 ), указал, что в соответствии с ПБУ 10/99 и ПБУ 9/99 расходы организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, – на прочие доходы.
В балансе бланки трудовых книжек могут быть учены на счете 10 "Материалы".
В учетной политике организации можно закрепить положение о том, что стоимость новой трудовой книжки работник возмещает при ее оформлении ( п. 47. Правил ), кроме случаев, когда старая трудовая книжка испорчена или потеряна по вине организации.
Трудовые книжки хранятся в организации как бланки строгой отчетности на счете 006 "Бланки строгой отчетности" (БСО).
Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (форма 0504045) по видам, сериям и номерам. В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, после чего выводится остаток. Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.
Налоговый учет
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Обязанность приобретать соответствующие бланки закреплена в подзаконном акте, поэтому затраты на приобретение бланков трудовых книжек являются обоснованными и учитываются при расчете налога на прибыль. Плата, взимаемая с работника при выдаче трудовой книжки (вкладыша), включается в доходы (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@ ).
На дату выдачи трудовой книжки организация, плательщик НДС, должна:
- начислить НДС по ставке 18% на ее покупную стоимость;
- выписать счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж (письмо Минфина РФ от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818 ).
При выдаче бланка трудовой книжки (при увольнении работника) с ее стоимости удерживается НДФЛ только в одном случае: если бланк трудовой книжки (вкладыш в нее) был передан работнику безвозмездно ( пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ ). Хотя и в этом случае Минфин РФ считает, что факт выдачи ТК можно рассматривать как материальную помощь работнику (до 4 000,00 руб.) и не удерживать НДФЛ (письмо от 01.06.2010 г. № 03-04-06/6-106 ).
При выдаче трудовой книжки работнику (за плату или бесплатно) со стоимости бланка страховые взносы не начисляются.
Согласно постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" с целью учета трудовых книжек (а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее) у работодателей ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В программе "1С:Бухгалтерия 8" поступление бланков трудовых книжек оформляется документом "Поступление (акт, накладная)", а ее оформление – документом "Реализация (акт, накладная). Забалансовый учет трудовой книжки (как БСО) выполняется ручными проводками в документе "Операция".
Обратите внимание. Формулировки "Выдача бланка трудовой книжки" и "Выдача на руки трудовой книжки" имеют разный смысл и выполняются в разные даты. В первом случае речь идет о заполнении бланка трудовой книжки в момент приема сотрудника на работу, как это предписывает законодательство. В этот день в бухгалтерском учете отражается операция "Реализация трудовой книжки". Во втором – происходит именно выдача трудовой книжки на руки работнику. Эта операция выполняется в день его увольнения и в учете не отражается. Работник только расписывается за полученную на руки трудовую книжку.
Добрый день,какими документами в программе 1С (8,3) отразить выдачу трудовой книжки при увольнении сотрудника и начисление НДС?
Трудовая книжка оформляется при приеме на работу (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Материал по теме
НДС, выдача трудовой книжки
.
Консультации даются по 1С Бухгалтерия 3.0.
В программе 1С реализация трудовых книжек отражается следующим образом:
1. Поступление трудовых книжек. Документ Поступление (акт, накладная). Счет учета 10.06.
Д 10.06 К 60.01
Д 19.03 К 60.01
Д 68.02 К 19.03
2. Оплата за трудовые книжки. Документ Списание с расчетного счета — Оплата поставщику.
Д 60.01 К 51
3. Учет трудовых книжек на забалансовом счете Д 006. Документ Операция, введенная вручную.
Д 006
4. Реализация трудовой книжки сотруднику. Документ Реализация (акт, накладная). НДС начисляется на сумму реализации. Счет доходов 91.01, Счет расходов 91.02, Счет НДС 91.02, Счет расчетов 73.03. Вместо 73.03 можно использовать счет 76.09, но тогда понадобится еще одна корректировка (Д 73.03 К 76.09).
Д 73.03 К 91.01
Д 91.02 К 68.02
Д 91.02 К 10.06
5. На основании документа Реализация (акт, накладная) создать документ Счет-фактуру выданный.
6. Списание трудовой книжки с забалансового счете К 006. Документ Операция, введенная вручную.
К 006
7. Создать вид удержания, например, Удержание за трудовые книжки.
8. При расчете зарплаты в документе Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание. Удержание будет отражено в расчетном листке.
9. Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника. Документ Операция, введенная вручную.
Д 70 К 73.03
Если по датам алгоритм разложить, то будет так:
Дата приобретения трудовой книжки
1. Поступление трудовых книжек. Документ Поступление (акт, накладная). Счет учета 10.06.
Д 10.06 К 60.01
Д 19.03 К 60.01
Д 68.02 К 19.03
2. Оплата за трудовые книжки. Документ Списание с расчетного счета — Оплата поставщику.
Д 60.01 К 51
3. Учет трудовых книжек на забалансовом счете Д 006. Документ Операция, введенная вручную.
Д 006
Дата оформления трудовой книжки в день приема на работу
4. Реализация трудовой книжки сотруднику. Документ Реализация (акт, накладная). НДС начисляется на сумму реализации. Счет доходов 91.01, Счет расходов 91.02, Счет НДС 91.02, Счет расчетов 73.03. Вместо 73.03 можно использовать счет 76.09, но тогда понадобится еще одна корректировка (Д 73.03 К 76.09).
Д 73.03 К 91.01
Д 91.02 К 68.02
Д 91.02 К 10.06
5. На основании документа Реализация (акт, накладная) создать документ Счет-фактуру выданный.
6. Списание трудовой книжки с забалансового счете К 006. Документ Операция, введенная вручную.
К 006
Дата начисления заработной платы в месяце, в котором трудовая книжка оформлена
7. Создать вид удержания, например, Удержание за трудовые книжки.
8. При расчете зарплаты в документе Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание. Удержание будет отражено в расчетном листке.
9. Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника. Документ Операция, введенная вручную.
Д 70 К 73.03
Для налога на прибыль и в целях БУ — выдача трудовой книжки приравнивается к реализации. Т.е. только начислением НДС не обойтись. А чтобы «реализацию» МПЗ провести нужно иметь остатки на балансе.
Поэтому или по алгоритму, который обсудили выше. Он логичный, корректный и безопасный с точки зрения НУ. Полноценно реализован в 1С.
Или заводите в справочник Номенклатура услугу, например, Оформление трудовой книжки.
И оформляйте, как реализацию, но пропишите сразу для этой номенклатуры счета учета 91.01 для доходов и 91.02 для стоимости и НДС, чтобы в ручном режиме каждый раз не подставлять.
Трудовые книжки входят в состав бланков строгой отчетности 1С. Начиная с первого января 2019 приобретение БСО необходимо отражать на балансе учреждения.
В этой статье мы рассмотрим учёт ведения трудовых книжек на примере программного продукта 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 2.0.
Для отражения приобретения трудовых книжек необходимо оформить поступление материальных запасов в 1С.
В программе 1С Бухгалтерия государственного учреждения 8 необходимо выбрать операцию "Поступление от поставщика " и счет расчетов с контрагентом. В табличной части из справочника "Номенклатура" нужно выбрать элемент "Трудовые книжки ", указать их количество и сумму закупки. Согласно СГС "Запасы" приобретение бланков строгой отчетности 1С отражает по подстатье 349 КОСГУ.
В результате, получатся проводки:
Дт 502.12 Кт 502.11 Принято денежное обязательство;
Дт 105.36 Кт 302.34 Поступление трудовых книжек на баланс учреждения.
После того как трудовые книжки заполняются и присваиваются сотрудникам, их необходимо списать с баланса и отразить на забалансовом счете 03.
Для списания трудовых книжек нужно создать "Ведомость на выдачу МЗ на нужды учреждения". Документ можно создать из покупки трудовых книжек.
В документе необходимо указать вручную КЭК 449.
На вкладке "Бухгалтерская операция" в 1С БГУ 8 необходимо указать счет расходов.
В результате, получится проводка:
Дт 109.80 Кт 105.36 Списание трудовых книжек.
2. Поступление трудовых книжек
Далее необходимо оформить поступление бланков строгой отчетности в 1С Бухгалтерия государственного учреждения 8.
В документе нужно указать материально-ответственное лицо, за кем будут числиться трудовые книжки в бюджетном учреждении. В табличной части документа указываем элемент "Трудовые книжки" из справочника БСО. Также необходимо указать серию бланков, начальный и конечный номера.
В результате, получится проводка:
Дт 03.1 Поступление трудовых книжек на забаланс.
3. Списание трудовых книжек
Когда трудовая книжка выдается работнику, необходимо оформить списание БСО. Например, если сотрудник уволился или решил вести трудовую книжку в электронном виде.
В акте списания БСО нужно выбрать трудовую книжку, указать её серию и номер.
В результате, получится проводка:
Кт 03.1 Списание трудовой книжки.
Для отслеживания движения и остатков БСО по сериям и номерам удобно использовать отчет "Книга учета бланков строгой отчетности". Этот отчет можно найти в отчетах раздела "Материальные запасы" в 1С.
Специалист компании «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
С 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.
Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде. Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.
Изменения в правилах ведения и хранения
Установлен срок выдачи бумажной трудовой работнику, который написал заявление о переходе на электронный формат сведений о работе. Книжку нужно отдать не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал такое заявление, а менее чем через три рабочих дня он увольняется, трудовую выдают не позднее дня увольнения.
Добавлены особенности заполнения трудовой при внешнем совместительстве:
- запись по-прежнему вносят по основному месту работы по желанию работника. Нужен только подтверждающий документ — оригинал или заверенная копия кадрового приказа, справка от работодателя;
- запись можно сделать у работодателя по совместительству, если сотрудник в этот момент не работает по основному месту;
- записи могут идти в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приёме и об увольнении;
- запись можно сделать, даже если работа по совместительству была ещё до трудоустройства по основному месту.
Изменены правила записи при увольнении в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю. Теперь нужно ещё указывать наименование организации или ИП, куда переводится работник.
Как заполнять трудовую книжку по новым правилам
- вручную световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
- техническими средствами путём переноса красителей — то есть напечатать на принтере или аналогичных устройствах;
- оттиском штампа или печати с готовым текстом.
Как заполнить трудовую, если работник отказывается от бумажного варианта и подаёт заявление о переходе на электронный формат:
- графа 1 — порядковый номер новой записи;
- графа 2 — дата выдачи на руки бумажной трудовой;
- графа 3 — запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графа 4 — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, дата и номер его регистрации.
Как заполнить трудовую книжку, если временный перевод внутри организации становится постоянным:
- графа 1 — номер записи;
- графа 2 — дата, когда работник приступил к обязанностям в связи с временным переводом;
- графа 3 — наименование структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
- графа 4 — дата и номер приказов (распоряжений), по которым работника перевели временно, а затем постоянно.
При увольнении работника записи о приёме, переводах и увольнении заверяют подписью работодателя или ответственного за трудовые книжки. Печать ставят, если она есть. По старым правилам работника нужно было ознакомить с каждой записью под роспись.
Изменили формулировку записи при переименовании организации. Раньше она выглядела как «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». Теперь немного по-другому:
- графа 3 — (Старое наименование организации, дата переименования) переименована (новое наименование организации);
- графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.
Новые книги учёта трудовых книжек и вкладышей
- книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
- приходно-расходную книгу по учёту чистых бланков.
Учёт трудовых книжек и вкладышей вести по-прежнему нужно, но теперь можно использовать самостоятельно разработанные формы. Больше не нужно скреплять их сургучной печатью или опломбировать. Книги или журналы учёта должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя. Печать ставят при её наличии. Уже начатые старые формы книги учёта можно вести, пока они не закончатся.
Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года
Новая форма трудовой книжки будет действовать с 1 января 2023 г. до 1 сентября 2027 г.
- На титульный лист добавлено уточнение, что отчество вписывают при наличии. То же самое с печатью работодателя — ставят, только если она есть.
- В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов, а в «Сведениях о награждениях» — 7. В прежней форме в каждом было по 10.
- В графе 3 «Сведений о работе» добавили, что нужно ссылаться ещё и на часть, а не только на статью и пункт закона.
В форме вкладыша к трудовой книжке те же изменения — уточнено, что отчество и печать нужны, если они есть, в разделах изменено количество разворотов.
Читайте также: