Время продуктивной работы outlook отключить
Глеб Архангельский рассказывает о том, как планировать свое время с помощью простой программы Outlook. Простые инструменты для того, чтобы расставлять приоритеты и успевать все.
Жесткое и гибкое планирование
Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Например: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Гибкое планирование, как и многое новое – это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» – линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения – «Пятница, 15.00». Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в «Календаре». Выглядит она так:
Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.
Как настроить отображение календаря с панелью задач:
Зайдите в раздел «Календарь».
В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой вид, как на рис. … – по горизонтали дни, по вертикали часы.
В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».
Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в «Рабочей неделе» – все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря.
Тонкие способы работы с напоминаниями
Создавая задачу в Microsoft Outlook, мы видим много различных параметров – срок исполнения, процент готовности, и т.д. Многие из этих параметров вам понадобятся сравнительно редко.
Чаще всего при создании задач используют оповещение, «напоминалку». Когда вы задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически «узнает», что в этот день вас нужно оповестить выпрыгнувшей в отдельном окошке «напоминалкой». По умолчанию оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи, в 9 утра.
Если задача достаточно крупная и сложная – рекомендую установить оповещение на некоторое время раньше срока исполнения задачи. Посмотрите на нижеследующий рисунок (создание задачи «Подготовить отчет»):
Обратите внимание, срок исполнения задачи – к утру четверга, в поле «Срок» (стрелка 1) выставлен четверг. А вот напоминание мы установили на среду. Таким образом, в среду утром Outlook напомнит нам о необходимости подготовить отчет, и мы сможем начать выполнять эту задачу, либо запланировать ее на какое-либо конкретное время в «Календаре».
Не злоупотребляйте оповещениями, используйте их только для задач, действительно привязанных к определенному дню. Иначе каждый час у вас будут появляться все новые и новые звенящие напоминалки, а ваш рабочий день будет заполнен в основном нажиманием кнопки «отложить».
Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным точкам. Репер, от французского «ориентир» – понятие из артиллерии. Это некоторая заметная точка на местности, например водокачка, высокое дерево, от которой отсчитывается направление при стрельбе. Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: не нужно вычислять, какие координаты у вражеского танка, лейтенанту-разведчику достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее/левее или дальше/ближе взять от репера.
При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например, вы создаете задачу: «Где-то в начале января созвониться с Ивановым». Вы знаете, что для вас основной день прозвона клиентов, предположим, вторник. Тогда «напоминалку» уместно поставить на первый вторник января. Аналогично, все клиентские дела, намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику. В начале января, во вторник утром, у вас появится десяток напоминалок о клиентских делах. Посмотрев на все эти десять напоминалок, вы сможете уже более точно разбросать эти дела по расписанию недели (Иванов будет только в четверг, перенесем на четверг; Петрову позвоним прямо сейчас, и т.д.) Таким образом, вы разбираете все напоминалки в один день, день реперной точки, а не сталкиваетесь с этими напоминалками в самые разные моменты в начале января.
Кроме «Дня прозвона клиентов», достаточно часто используемой реперной точкой является «День просмотра долгосрочных задач и мыслей». У меня, например, это последняя суббота месяца. Задача «Во время летнего делового спада внедрить в компании такую-то новую технологию» будет отнесена к последней субботе июня. В последнюю субботу июня, скорее всего, появится пять-десять оповещений о такого рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.
Расстановка приоритетов: важное – красным!
Один из главных секретов успешного управления личным временем – грамотная расстановка приоритетов. В любом списке задач выделяйте главное, и начинайте именно с главного – вот главное правило в этом деле. Microsoft Outlook позволяет этот процесс автоматизировать и сделать более удобным.
Создайте в Outlook несколько задач, о которых вам необходимо помнить. Например:
Петров: проверить готовность отчета В банке: оплатить домашний интернет Проект А: подготовиться к встрече Сделать презентацию по новому продукту
Рекомендую начать со среднесрочных задач, т.е. таких, которые нужно выполнить в ближайшие несколько недель. Если вы активно пользуетесь бумажным ежедневником, не рекомендую сразу пытаться «перепрыгнуть» с него на Outlook. Оставьте пока краткосрочные встречи и задачи в ежедневнике, а вот среднесрочные создавайте в Outlook. Тем более что именно со среднесрочными задачами Outlook справляется гораздо лучше ежедневника.
В дальнейшем мы будем разбирать все техники планирования времени с помощью Outlook на одном большом управленческом «кейсе». Чтобы никому из представителей различных отраслей и профессий не было обидно, возьмем в качестве главного героя хорошо всем известного менеджера – Остапа Бендера из «Золотого теленка». Типичный менеджер среднего звена: несколько подчиненных (Козлевич, Балаганов и Паниковский), большой сложный проект (раскулачивание Александра Ивановича Корейко), много мелкой «текучки», необходимость создавать баланс работы и личной жизни (Зося Синицкая), и т.д.
Неупорядоченный список задач, составленный для Остапа Бендера на момент въезда в город Черноморск, вы можете увидеть на рисунке:
Как только вы внесете первые 10-15 задач, ориентироваться в них станет сложно. Поэтому важно сразу начать расставлять приоритеты: выделять наиболее значимые задачи, чтобы, согласно принципам тайм-менеджмента, начинать работу именно с них.
Outlook позволяет автоматически раскрашивать приоритетные задачи. Выделим приоритеты в работе Остапа Ибрагимовича: очевидно, первым делом необходимо обеспечить команду проекта деньгами на текущее существование и выяснить адрес тов. Корейко. После отыскания некоторого количества денег и выяснения адреса можно будет уже заняться поиском жилья и запугиванием Корейко.
Приоритезированный список задач для Остапа Бендера вы можете видеть на рисунке:
Приоритезированный список задач на «Панели задач»
Если при создании задачи вы выбирали «Важность – высокая», то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу более крупным и красивым шрифтом (на приоритезированные задачи указывают стрелки). Если задача потеряла актуальность – вы снимаете с задачи «Высокую» важность, и задача возвращается к обычному шрифту и цвету. Таким образом, Outlook помогает вам структурировать ваше внимание, сразу видеть в списке задач главное, не рассеиваясь на мелочи.
Мы решили управленческую задачу: концентрироваться на приоритетном. Разберемся теперь, как решить ее технически, т.е. что нужно сделать в настройках Outlook, чтобы получать красивый приоритезированный список задач.
Как настроить пользовательское представление. Правила автоформатирования
«Настроить пользовательское представление» означает – побудить Outlook показывать вам задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам хочется.
Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два слова и пять кнопок. Два волшебных слова – «Пользовательское представление» и «Пользовательское поле». О пяти кнопках – чуть дальше.
Пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить ваши задачи именно так, как хотите вы. Т.е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате, и т.д. Поскольку для Outlook Вы – пользователь, то и настроенное вами представление называется «пользовательским», в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.
Возможность увидеть наши приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом – это как раз пример пользовательского представления. Давайте на этом примере разберемся, как настраивать удобное вам представление.
1. Кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» в панели задач (стрелка 1).
2. В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление» (стрелка 2).
Мы вошли в то место, где мы можем менять текущее представление панели задач. Перед собой вы видите такое меню:
Вот они, те самые 5 кнопок, которые нужно знать для эффективного управления Outlook. Кнопок здесь больше, но нам потребуются не все. Сейчас мы освоим одну кнопку, автоформат, с остальными разберемся позже. Настроим отображение приоритетных задач красным цветом.
3. Выберите в меню пункт «Автоформат» (стрелка 1). Появится меню «Автоматическое форматирование». Перед собой вы видите список правил, которые говорят Outlook-у, какие задачи как раскрашивать. Это стандартные правила – «завершенные и непрочитанные отображать серым полужирным перечеркнутым», «просроченные задачи – красным», и т.п. К этим стандартным правилам мы можем добавлять свои, пользовательские.
Нажмите в списке правил кнопку «Добавить» (стрелка 2). В списке правил появится новое правило (стрелка 3), изначально называющееся «Без имени». Назовите это правило «Приоритет» (просто впишите название правила на место слов «Без имени»).
5. Каждое правило состоит из двух компонентов: Условие и Шрифт (стрелка 4). Условие – это тот параметр задачи, видя который, Outlook выделяет задачу соответствующим шрифтом (а также цветом, курсивом либо полужирным, и т.п.) Чтобы определить наше правило «Приоритет», нам нужно в параметре «Шрифт» задать тот цвет, в который вы хотите видеть раскрашенными приоритетные задачи; в качестве «Условия» задать проверку задачи на то, что у нее параметр «важность» равен «высокая».
Выбор шрифта, которым будут раскрашены ваши задачи.
7. Закройте окно выбора шрифта, нажав «ОК». Теперь нажмите кнопку «Условие» (стрелка 4). Здесь вы скажете Outlook-у, какие именно задачи вы хотите видеть раскрашенными красным полужирным курсивом. При нажатии кнопки «Условие» появится меню, изображенное на рис.:
Выбор условия для отбора раскрашиваемых задач
8. В этом меню выберите вкладку «Дополнительно», на ней кнопку «Поле», в появившемся меню пункт «Все поля задачи», в нем подпункт «Важность». Выглядит это так:
Выбор параметра задачи, который подскажет Outlook-у ее раскрасить.
Установка значения параметра, при котором Outlook будет раскрашивать задачу
Теперь откройте одну из ваших задач в Панели задач, и установите параметр «Важность – высокая» (стрелка 1). Нажмите «Сохранить и закрыть» (стрелка 2).
Установка параметра важности в задаче
Если все в шагах 1-8 сделано правильно, выделенная вами как «Важная» задача в списке задач выделится вашим красивым шрифтом:
Список задач с запущенным правилом автоформатирования «важное – отображать крупным полужирным курсивом»
Чтобы отработать навык настройки представлений, вы можете сделать следующие упражнения:
Упражнение 1:настройте правило автоформатирования, заставляющее Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.
Упражнение 2: настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели – выделять синим цветом».
Встроенные предложения помогают повысить производительность и производительность вашей команды, отображая полезные предложения, советы и рекомендации по управлению электронной почтой и выполнению собраний. Они помогают информировать и помогают принимать эффективные решения по электронной почте и собраниям. Они также помогут вам освободить рабочее время и улучшить навыки совместной работы, а также другие практические преимущества. Типы встроенных предложений перечисляют некоторые из того, что можно увидеть в Outlook.
Только вы видите свои данные. См. подробности в статье Часто задаваемые вопросы о конфиденциальности.
Просмотр встроенных предложений
Встроенные предложения доступны в последних версиях веб-Outlook и Outlook для Windows с Microsoft 365 или Microsoft 365 лицензиями. Чтобы просмотреть встроенные предложения в Outlook для Windows, убедитесь, что на вашем компьютере есть следующее:
Встроенные предложения недоступны на мобильных устройствах.
Типы встроенных предложений
Ниже приведено несколько предложений, которые можно увидеть в Outlook.
Отказ от предложений в тексте
Щелкните значок Параметры (шестеренки) в Viva Аналитика надстройке.
В Параметры для встроенных предложений по производительности измените значение параметра на "Выкл.".
Если я отказался, могу ли я вернуться обратно?
Да. Если вы отказаться от использования, вы можете в любое время отказаться от этого, чтобы восстановить доступ к встроенным предложениям.
Предоставление отзывов
Вы можете оставить отзыв о встроенном предложении, выбрав "Обратная связь " в предложении. В разделе "Отзывы" выберите "thumbs up" или "thumbs down" и любые другие применимые отзывы. Если вы нажмете пальцы вниз, вы увидите меньше этого предложения.
Вы также можете отключить все уведомления , если не хотите получать встроенные предложения в будущем.
Вы также можете предоставить общий отзыв о чем угодно, щелкнув значок смайлика в правом верхнем углу области надстройки Viva Аналитика надстройки.
Задержка доставки
Это предложение доступно вам, если вы используете Outlook классическим приложением. Убедитесь, что у вас есть Outlook версии Windows 2016 версии 1808 или более поздней и сборки 16.0.12016.10000 или более поздней.
Задержка доставки
Откроется аналитический отчет, чтобы отобразить запланированное время. Можно выбрать указанные ниже варианты.
Рекомендуемые невыполненные задачи
Найдите больше времени для продуктивной работы
При чтении приглашения в календарь может отобразится предложение запланировать время для работы с фокусом (при большой нагрузке на собрания), чтобы получить больше времени для выполнения глубокой работы и освобождения календаря для работы, которая наиболее важна.
Выберите "Просмотреть рекомендуемые значения времени", чтобы открыть панель, в которую будет отображаться все время, доступное для фокусировки на следующей неделе, с несколькими доступными слотами каждый день. Одним щелчком мыши можно добавить время продуктивной работы в календарь и приготовиться к глубокой работе без отвлекающих факторов. Вы также можете забронировать все доступное время для продуктивной работы одним щелчком мыши, тем самым настраивая вас на продуктивную работу в течение более длительного времени.
Планируйте свое время
При создании приглашения по электронной почте или календарю в Outlook о предстоящем времени отсутствия на работе может отобразится примерно следующее предложение.
Уменьшите нагрузку планирования на время отсутствия работы с контрольным списком планирования времени отсутствия. Когда отобразится встроенная подсказка, выберите "План ", чтобы открыть контрольный список, и выполните следующие действия.
Дополнительные сведения о том, как использовать контрольный список, см. в разделе "Планирование времени отсутствия".
Резервируйте время продуктивной работы
Если приглашение на собрание конфликтует с существующим блоком времени фокусировки, может отобразится предложение защитить блок времени фокусировки, переместив время фокуса в другое время или выполнив собрание в другое время.
Выберите "Просмотреть другое доступное время", чтобы открыть Аналитика надстройки и отобразить все доступное время на следующей неделе, чтобы перепланировать собрание. Выбрав блок времени, вы можете предложить организатору собрания новое время.
Выберите "Переместить блок фокуса", чтобы открыть надстройку Аналитика и отобразить все доступные блоки фокус-времени на следующей неделе. Выбрав блок времени, можно переместить блок фокуса, который находится в конфликте, в новое время, чтобы у вас было некоторое время для глубокой работы.
Сократите время собрания
При составлении приглашения на собрание длительностью один час вы можете увидеть предложение сократить собрание на 15 минут, чтобы создать некоторое время буфера и сэкономить время участников.
Выберите "Сократить собрание ", чтобы сократить время собрания на 15 минут. Откроется также Аналитика надстройка, где можно просмотреть время, сохраненное всеми участниками собрания.
Отслеживание электронной почты
План фокусировки в Viva Аналитика помогает блокировать регулярное время для работы с наивысшим приоритетом, планируйте до четырех часов каждый день, чтобы сосредоточиться. Этот план также позволяет настроить параметры продуктивной работы в соответствии с вашими потребностями.
- Вы можете отключить или разрешить уведомления чатов в Teams и Skype для бизнеса.
- Вы можете отключить или включить звук уведомлений команд.
При желании вы можете создать, настроить или закрыть свой план продуктивной работы. Дополнительные сведения см. в разделах Создание плана продуктивной работы и Закрытие или изменение плана продуктивной работы.
Создание плана продуктивной работы
Вы можете создать план фокуса на панели мониторинга или в Аналитика Outlook надстройке:
Создание плана фокусировки на панели мониторинга
При регистрации в плане продуктивной работы вы настраиваете способ резервирования времени продуктивной работы в календаре. Viva Аналитика на этот раз в зависимости от задаваемого параметра:
- Количество часов продуктивной работы в день — один, два или четыре часа.
- Предпочтительное время дня — утро или после полудня.
- Следует ли отключить или разрешить звук уведомлений чатов в Teams. Отключение звука уведомлений чата изменяет ваш статус в Teams на "Продуктивная работа".
В заголовке страницы Продуктивная работа личной панели мониторинга выберите Начать.
Выберите время в часах, в течение Viva Аналитика каждый день, а затем нажмите кнопку "Далее".
Выберите время дня для продуктивной работы и нажмите Далее.
Выберите, следует ли отключить Teams чата во время фокусировки, и выберите "Выглядит хорошо".
Viva Аналитика теперь ищет время в календаре Outlook, чтобы выделить фокус на основе ваших предпочтений. Количество и выделение времени продуктивной работы зависит от времени открытия календаря.
Изменение настроек плана продуктивной работы
Вы всегда можете изменить настройки плана продуктивной работы, выбрав Настройка плана.
Откроется область Настройка плана, в которой можно изменить количество часов продуктивной работы в день, ваше предпочтение утреннего или послеполуденного времени, а также отключение звука уведомлений Teams. См. раздел Закрытие или изменение плана продуктивной работы.
Создание плана продуктивной работы в надстройке Outlook "Аналитика"
Вы также можете использовать надстройку Outlook для регистрации в плане продуктивной работы. Для этого выполните следующие действия.
Выберите аналитику Вам требуется время продуктивной работы каждый день?
Выберите Зарезервировать время.
Область "Аналитика" теперь уведомляет вас о начале плана продуктивной работы, а ваш календарь содержит блоки времени продуктивной работы:
Теперь с помощью плана продуктивной работы вы можете выполнять следующие действия.
Проверка хода выполнения плана продуктивной работы
После начала плана вы можете проверить ход его выполнения и убедиться, что у вас ежедневно зарезервировано время продуктивной работы на предстоящие две недели. Если план начался хотя бы несколько дней назад, в нем будут доступны отчетные показатели.
На панели мониторинга выберите "Фокус слева", чтобы просмотреть статистику о времени фокусировки:
В разделе "Последняя неделя" показана важная метрика о том, сколько дней прошлой недели у вас было времени для фокусировки.
В следующих разделах вы можете спланировать время фокусировки на предстоящие дни.
Зарезервированное время продуктивной работы
Для текущей и следующей недели в этой области указано количество дней и конкретные дни, в которые зарезервировано время продуктивной работы. На снимке экрана выше три дня с зарезервированным временем продуктивной работы выделены зеленым цветом.
Требуется время для продуктивной работы
В этом разделе показаны предстоящие дни, в которые не зарезервировано время продуктивной работы, но есть доступное время. Выберите "Книга", чтобы Viva Аналитика и на этот раз.
Требуется проверка
В течение указанного числа дней (на снимке экрана три дня) Viva Аналитика не удалось заказать время или обнаружено заданное время фокусировки с конфликтом на собрании. Выберите Проверить, чтобы открыть свой календарь в Outlook в Интернете для устранения проблемы.
Если вы вносите изменения в календарь Outlook, они отразятся на панели мониторинга в течение пяти минут.
Закрытие или изменение плана продуктивной работы
Область действия: новая страница плана Параметры фокусировки (которая описана в этом разделе) в настоящее время находится в состоянии предварительной версии. Он находится в процессе развертывания для всех Viva Аналитика пользователей.
Вы можете соглашаться и отказываться от плана продуктивной работы любое количество раз.
Выберите Настройка плана:
Откроется страница Конфигурация и отобразится область Настройка плана, в которой можно закрыть план или изменить настройки.
После выбора настроек нажмите Сохранить изменения.
Чтобы прекратить Viva Аналитика время, необходимое для резерва, выберите "Выйти из плана".
Концепции
В следующих разделах указаны сведения, помогающие создавать и отслеживать планы продуктивной работы.
Автоматическое резервирование времени продуктивной работы
После того как вы настроите автоматическое резервирование в качестве Viva Аналитика, вы начнете искать время в календаре Outlook, чтобы выделить его в качестве времени фокусировки. Запланированное время фокусировки отображается в календаре как другой цвет и помечено как "Время фокусировки".
Время продуктивной работы никогда не создает конфликты в календаре, то есть время продуктивной работы не будет резервироваться поверх существующего события календаря, например поверх собраний на весь день, зарезервированного личного времени или встреч.
Хотя два часа — это максимальная продолжительность блока времени продуктивной работы, который можно запланировать автоматически, вы можете вручную увеличить время продуктивной работы в своем календаре Outlook.
Расписание резервирования
Viva Аналитика за две недели до начала работы с книгами. Например, когда вы открываете календарь в понедельник, вы увидите, что время продуктивной работы зарезервировано на каждый день текущей недели и до пятницы следующей недели. Каждые выходные служба ищет блоки времени на следующей неделе и резервирует время соответствующим образом.
Как выбираются периоды времени
Резервируемое для вас время зависит от вашего свободного времени в течение дня. Viva Аналитика начать поиск в начале рабочего дня, так как он определен в Outlook параметрах.
Viva Аналитика также учитывает время фокусировки "Не планировать" раньше, чем параметр в диалоговом окне " Конфигурация плана". Например, если задать для этого параметра значение 9:00, Viva Аналитика не будут выбирать слоты времени фокусировки, которые начинаются до 9:00.
Viva Аналитика также определяет приоритеты длины интервалов времени фокусировки и части дня (утреннего или дневного времени). Например, если выбрать четыре часа времени в фокусе и выбрать день, Viva Аналитика сначала сканирует календарь, чтобы найти четырехчасовые открытые слоты во второй половине дня. Если свободные четырехчасовые периоды после полудня отсутствуют, она продолжит сканировать ваш календарь, чтобы найти свободные четырехчасовые периоды с утра. Если доступно время только меньшей продолжительности, служба может зарезервировать блоки продуктивной работы минимальной продолжительностью 30 минут.
После резервирования блока для одного дня она переходит к следующему дню, чтобы найти следующий подходящий блок с учетом ваших настроек. (В большинстве случаев создается только один блок времени продуктивной работы в день.)
Обеденное время
Viva Аналитика время с 13:00 до 13:00 в качестве времени для полудня. Если автоматическое резервирование включено, Viva Аналитика сначала пытается зарезеть любое другое время дня. Если другие блоки недоступны, она резервирует время обеденного перерыва.
Звуки чатов отключены во время времени продуктивной работы
Дополнительные сведения см. в статье Управление уведомлениями в Teams.
Дайджест плана фокусировки
Viva Аналитика надстройки
Вы можете открыть надстройку Outlook, чтобы проверить, все ли предстоящие дни содержат время продуктивной работы. Для этого используйте следующую карточку:
При выборе этой карточки отображаются следующие параметры, с помощью которых можно зарезервировать время продуктивной работы для отдельных или нескольких дней одновременно:
Например, вы собираетесь взять отпуск в ближайшие две недели и хотите заблокировать это время в календарях Outlook и календарях Outlook ваших коллег, есть идеи? Эта статья представит вам два решения.
Заблокируйте разовый отпуск в календаре Outlook
Если вам нужно исключить разовый отпуск из своего календаря и календаря ваших коллег, вы можете сделать следующее:
1. Откройте календарь, в котором вы заблокируете время отпуска, и нажмите Главная > Новая встреча создать новую встречу.
2. В новом окне записи, пожалуйста (1) введите тему и местоположение, как вам нужно, (2) укажите диапазон дат, в который вы отправитесь в отпуск в Время начала и Время окончания коробки, а затем (3) проверить Событие на весь день вариант. Смотрите скриншот:
3. Далее выберите Вне офиса из Показать как выпадающий список под События таб. Смотрите скриншот:
4. При необходимости внесите другие изменения и нажмите События > Сохранить и закрыть для сохранения события.
Теперь время вашего отпуска будет отображаться как отсутствие на работе в календаре Outlook и в вашем календаре, и в календаре ваших коллег. Когда они отправляют вам приглашения на собрания или другие запросы, ваш отпуск недоступен.
Блокируйте ежедневное время обеда в календаре Outlook
Если вы хотите заблокировать обычное время отдыха в каждый будний день в календарях Outlook и календарях Outlook ваших коллег и ваших коллег, например время обеда, сделайте следующее:
1. Откройте календарь, в котором вы заблокируете время обеда, и нажмите Главная > Новая встреча создать новую встречу.
2. В новом окне встречи введите тему и место, как вам нужно.
3, Под Назначение вкладка, пожалуйста (1) выберите Вне офиса из Показать как раскрывающийся список, (2) выберите все из Напоминание раскрывающийся список и (3) нажмите Повторение кнопка. Смотрите скриншот:
4. В диалоговом окне «Повторение встречи» выполните следующие действия:
(1) В Время встречи раздел, укажите время обеда по своему усмотрению;
(2) В Шаблон повторения раздел, пожалуйста, проверьте Daily и Каждый день опции;
(3) В Диапазон повторения в разделе укажите желаемый диапазон дат блокировки;
(4) Щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:
5. Теперь вы вернетесь в окно встречи, внесите другие необходимые изменения и нажмите Назначение > Сохранить и закрыть.
С этого момента время вашего обеда в каждый будний день будет отображаться как отсутствие на работе.
С Kutools for Outlook отлично Нежелательная инструменты, вы можете легко удалить все входящие электронные письма по темам, отправителям, доменам отправителей или содержимому выбранных писем, а также автоматически переместить существующие нежелательные письма в папку нежелательной почты в Outlook. Кстати, поддерживаются более сложные правила перехода и исключения. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Как определить и изменить рабочее время / дни / неделю в Outlook?
В Microsoft Outlook обычное время по расписанию - с понедельника по пятницу каждую неделю и с 8:00 до 5:00 каждый будний день по умолчанию. Это расписание подходит для большинства пользователей.
Однако в некоторых случаях вы можете работать посменно или вам придется работать в субботу и воскресенье. Конечно, вы можете перетаскивать полосы прокрутки и каждый раз показывать рабочий период, который вам подходит.
Здесь мы предоставим вам трюк, с помощью которого можно легко изменить рабочее время и рабочую неделю в Microsoft Outlook, что позволит Microsoft Outlook автоматически отображать ваши рабочие часы и рабочие дни без перетаскивания полос прокрутки.
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще .
Изменение рабочего времени и рабочей недели в Outlook 2010 и 2013
Первая часть - показать вам, как изменить рабочее время и рабочую неделю в Microsoft Outlook 2010 и 2013.
Шаг 1: нажмите Файл > Доступные опции.
Шаг 2. В диалоговом окне "Параметры Outlook" щелкните значок Календарь в левой панели.
Шаг 3: перейдите к Рабочее время раздел:
Изменить рабочее время
Чтобы изменить рабочее время, измените время в Время начала: коробка и Время окончания: пунктом.
Например, ваше рабочее время с 1:00 до 10:00, выберите 1:00 в Время начала: поле и выберите 10:00 в Время окончания: пунктом.
Изменить рабочую неделю
Чтобы изменить рабочую неделю, отметьте дни недели, в которые вы работаете, и снимите флажки с тех дней, в которые вы не работаете, в Рабочая неделя .
Допустим, ваши рабочие дни - понедельник, среда и пятница, пожалуйста, проверьте понедельник, среду и пятницу и снимите флажки с воскресенья, истинного времени, четверг и сб.
Шаг 4: нажмите OK кнопку.
Затем, когда вы нажмете Календарь в области навигации он автоматически покажет ваше рабочее время и рабочую неделю. См. Следующий снимок экрана:
Примечание: Настраиваемые часы работы и рабочая неделя будут отображаться автоматически, когда вы просматриваете свой календарь в режиме просмотра. день, Рабочая неделя или Просмотр расписания.
Изменение рабочего времени и рабочей недели в Outlook 2007
В классическом представлении Microsoft Outlook 2007 вы можете изменить рабочее время и рабочую неделю, выполнив следующие действия:
Шаг 1: нажмите Инструменты > Доступные опции.
Шаг 2. В диалоговом окне "Параметры" щелкните значок Параметры календаря Кнопка на Предпочтение меню.
Шаг 3. В диалоговом окне «Параметры календаря» перейдите к Календарная рабочая неделя раздел, вы можете изменить рабочее время и рабочую неделю с помощью тот же метод, о котором мы говорили в Outlook 2010.
Читайте также: