Воронка подбора персонала в excel
Создал очередное видео в своем YouTube канале (рекомендую подписаться, чтобы получать информацию о видео напрямую в YouTube) HR метрики воронки подбора персонала Как считать время закрытия вакансий в excel.
Это видео возникло в продолжение видео
Как правильно считать воронку подбора персонала в excel
Пояснения к видео в статье Как правильно считать воронку подбора персонала в excel
Мне в качестве претензии заявили, что я указал не все данные, которые можно собирать по воронке подбора персонала. Каюсь, не все. Хотя у меня и задачи такой не было, я хотел только показать, как правильно считать воронку подбора персонала, поскольку там есть фишечки, которые обязательно надо учитывать при расчетах.
Но да, у воронки подбора персонала глобально есть две бизнес метрики:
- Конверсия воронки
- Время / скорость закрытия вакансии.
- Минимальное время закрытия
- 1-й квартиль
- Медиана (или он же 2-й квартиль)
- 3-й квартиль
- Максимальное время закрытия
Или тоже самое - боксплот, но как строить его в excel.
И вот эта пятичастная структура данных времени закрытия вакансий представляет из себя внутренний бенчмарк времени закрытия вакансий – на какие сроки должен ориентироваться рекрутер и Заказчик при работе над вакансией. Медиана - средний срок закрытия вакансий.
Ну и напоследок позвольте дать ссылку на еще одно видео по теме воронки подбора персонала.
Вы спрашивали, мы отвечаем.
Для того, чтобы сделать воронку подбора в Excel, сначала надо выяснить, какая версия программы у вас установлена. Если у вас установлена последняя версия MS Office 2019 или 365, то визуализация не займет много времени, поскольку там уже есть встроенный тип диаграммы «Воронка». Чтобы потренироваться, скачайте наш файл, в котором мы подготовили пошаговую инструкцию и исходные данные для разминки.
На первом листе файла выделите таблицу «Данные». Затем перейдите на вкладку «Вставка» в меню «Диаграммы» и выберите тип диаграммы «Воронка»:
Вуаля, воронка подбора готова и осталось только ее отформатировать. Для этого можете кликнуть правой кнопкой мыши на диаграмму и выбрать «Формат ряда данных».
А вот если у вас установлена более ранняя версия MS Excel, придется выполнить некоторые «танцы с бубном», правда, займет это у вас не более 5 минут. Итак, для начала необходимо на 2-ом листе с инструкциями выделить таблицу с данными. Обратите внимание, что она содержит дополнительный вспомогательный столбец посередине. Это нужно для создания накопительной диаграммы:
Теперь необходимо зайти на вкладку «Вставка» в меню «Диаграммы» и выбрать «Линейчатая с накоплением»:
Затем следует изменить порядок следования категорий на обратный, чтобы вместо пирамиды получилась воронка. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой по оси ординат и выбрать «Формат оси»:
Напротив строки «Обратный порядок категорий» проставьте галочку. И вы увидите диаграмму похожую на рисунок ниже:
Вспомогательный столбец, конечно, портит нам всю картину, поэтому пришло время от него избавиться. Для этого придется его обесцветить, воспользовавшись меню «Формат ряда данных»:
Войти в меню «Формат ряда данных» можно также с помощью правой кнопки мыши. Здесь же можно обнулить боковой зазор:
И теперь все, что остается – убрать лишние элементы и добавить подписи данных. В итоге мы получаем вот такую воронку подбора:
Вместо количества человек на каждом этапе, можно указать время, которое занимает каждый этап или конверсию воронки. Ваши данные можно вносить непосредственно в таблицу. Если у вас в компании предусмотрено большее количество этапов подбора, то таблицу можно удлинить. Также интересно рассматривать воронку подбора в разных разрезах, например, по источникам подбора. Все это мы подробно рассматриваем на курсе «HR-цифры: как оценить эффективность управления персоналом».
Вы спрашивали, мы отвечаем.
Для того, чтобы сделать воронку подбора в Excel, сначала надо выяснить, какая версия программы у вас установлена. Если у вас установлена последняя версия MS Office 2019 или 365, то визуализация не займет много времени, поскольку там уже есть встроенный тип диаграммы «Воронка». Чтобы потренироваться, скачайте наш файл, в котором мы подготовили пошаговую инструкцию и исходные данные для разминки.
На первом листе файла выделите таблицу «Данные». Затем перейдите на вкладку «Вставка» в меню «Диаграммы» и выберите тип диаграммы «Воронка»:
Вуаля, воронка подбора готова и осталось только ее отформатировать. Для этого можете кликнуть правой кнопкой мыши на диаграмму и выбрать «Формат ряда данных».
А вот если у вас установлена более ранняя версия MS Excel, придется выполнить некоторые «танцы с бубном», правда, займет это у вас не более 5 минут. Итак, для начала необходимо на 2-ом листе с инструкциями выделить таблицу с данными. Обратите внимание, что она содержит дополнительный вспомогательный столбец посередине. Это нужно для создания накопительной диаграммы:
Теперь необходимо зайти на вкладку «Вставка» в меню «Диаграммы» и выбрать «Линейчатая с накоплением»:
Затем следует изменить порядок следования категорий на обратный, чтобы вместо пирамиды получилась воронка. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой по оси ординат и выбрать «Формат оси»:
Напротив строки «Обратный порядок категорий» проставьте галочку. И вы увидите диаграмму похожую на рисунок ниже:
Вспомогательный столбец, конечно, портит нам всю картину, поэтому пришло время от него избавиться. Для этого придется его обесцветить, воспользовавшись меню «Формат ряда данных»:
Войти в меню «Формат ряда данных» можно также с помощью правой кнопки мыши. Здесь же можно обнулить боковой зазор:
И теперь все, что остается – убрать лишние элементы и добавить подписи данных. В итоге мы получаем вот такую воронку подбора:
Вместо количества человек на каждом этапе, можно указать время, которое занимает каждый этап или конверсию воронки. Ваши данные можно вносить непосредственно в таблицу. Если у вас в компании предусмотрено большее количество этапов подбора, то таблицу можно удлинить. Также интересно рассматривать воронку подбора в разных разрезах, например, по источникам подбора. Все это мы подробно рассматриваем на курсе «HR-цифры: как оценить эффективность управления персоналом».
Неправильно составленная воронка подбора опасна для бизнеса: она не соответствует реальным событиям, рекрутеры ее не используют, а статистику и конверсию невозможно отследить. Рассказываем, как настроить воронку подбора, чтобы анализировать и повышать эффективность подбора
Время чтения: 3 мин
Совет № 1
Сделайте так, чтобы этапы воронки отражали реальные бизнес-процессы в компании
Не фантазируйте
Если этапы подсмотрены у коллег на HR-конференции, а по факту воронка совершенно не соответствует тому, что происходит в реальности, то рекрутеры не будут ее использовать. Нельзя пропускать реально существующие этапы подбора: пострадает результат.
Внимательно посмотрите, как происходит подбор и укажите в воронке каждый шаг, который есть в настоящей жизни. От лонг-листа до выхода нового сотрудника на работу и испытательного срока.
Добавьте обязательные этапы
Если вы не добавили в воронку обязательный этап, например «проверку рекомендаций», а новый рекрутер не знал, что надо это делать по умолчанию, то в результате компания возьмет на работу плохого сотрудника.
Если в вашей компании каждого кандидата согласовывает не только будущий руководитель, но и СБ, а в воронке отсутствует этап согласования, то в итоге вы не сможете отследить правильный статус. То есть, 10 кандидатов могут зависнуть на этапе «Согласование с СБ», если в воронке этого просто не видно.
Добавьте каждый уровень согласования отдельным этапом
Если у вас многоступенчатая процедура согласования кандидата, например с нанимающим менеджером и директором подразделения, то для каждого тоже необходимо сделать отдельный этап.
Если вы дополнительно согласовываете оффер по каждому кандидату, то это тоже отдельный этап, «Согласование оффера».
Пример воронки подбора. Можете оттолкнуться от этой воронки или построить свою, исходя из особенностей процесса найма в вашей компании.
Совет № 2
Не делайте отказы частью воронки
Иногда рекрутеры добавляют отказы по каждой причине в воронку, в результате статистика по вакансии не сходится. Отказ может произойти на любом этапе работы с кандидатом — от телефонного скрининга до тестового задания — но сам по себе он этапом не является.
Совет № 3
Анализируйте результаты и корректируйте воронку
Плохая воронка тормозит все процессы, снижает конверсию и не позволяет улучшать подбор на основе точных данных. Если вы отправляете десятки резюме нанимающему менеджеру, а на следующий этап попадают единицы, значит, возможно, вы находите не тех кандидатов. Если вы отправляете множество тестовых заданий, то кандидаты отказываются их делать и не переходят на следующий этап.
Правильно составленная воронка показывает эти проблемные места. Плохая воронка не покажет ничего.
Совет № 4
Ведите подбор в профессиональной CRM для рекрутинга
Специально для вас мы разработали шаблон воронки подбора в экселе. В ней можно фиксировать текущий статус прохождения кандидата по воронке.
Однако вести подбор в экселе — не лучшее решение, потому что так не получится отследить результаты подбора во временном промежутке и выгрузить статистику, а также составить численную воронку.
Лучше сразу выбрать удобный специализированный инструмент для автоматизации рекрутинга. Хантфлоу — профессиональная программа для ведения вакансий и работы с базой резюме. Вы легко настраиваете воронку под себя, а потом просто ведете кандидата по ней до выхода на работу. Встроенная мощная аналитика и сотни функций помогут вам сразу сделать рекрутинг максимально эффективным.
Главные принципы:
Желая упростить воронку, рекрутеры могут убирать из нее «лишние» этапы. А по факту без них в вашу компанию не получится никого трудоустроить. Поэтому:
Продолжаем серию публикаций со спикерами конференции MarHR про инструменты маркетинга в HR. В этой статье Екатерина Иванова, HRD компании eLama, расскажет про воронки в рекрутинге. Воронка подбора — важный инструмент, если уметь им правильно пользоваться, и абсолютно бесполезная история, если не анализировать данные, не делать выводы и ничего не менять.
Конференция MarHR дарит читателям нашего блога скидку 20% по промокоду love.
Для чего нужны воронки и цифры? Для меня основная цель — локализация проблемы в подборе и оперативное решение. Воронка показывает, на каком этапе возникает проблема, и позволяет вам точечно принимать управленческие решения.
Не сравнивайте свою воронку и конверсии с воронками других компаний. Бенчмарки хороши для ориентира. К тому же все бенчмарки, что я находила в открытом доступе, — это международные рынки, а в России нет бенчмарков, которые бы учитывали отрасль, численность, узнаваемость бренда, EVP и еще невероятное количество факторов. Поэтому ваши ориентиры — ваша воронка, сроки и конверсии вчера и сегодня.
На примере вакансий из личного опыта я расскажу об ошибках, которые мы совершили, и о воронках, которые позволили научиться, сделать правильные выводы и быстро принять решения. Для примера я взяла реальные воронки из разных направлений: IT, маркетинг, финансы и масснайм.
Анализируем текущую ситуацию
Чтобы сделать выводы и использовать статистику по каждому этапу, необходимо наладить процесс сбора данных:
- зафиксировать по вакансии этапы воронки, которые важны для анализа;
- выработать привычку постоянного анализа.
Например, мы с командой рекрутеров каждый рабочий понедельник начинали с анализа воронок по каждой позиции и обсуждения проблем, на которые указывают цифры.
Рассмотрим разные типы воронок и разберем, о каких проблемах они могут нам сказать на каждом этапе.
Воронка подбора на вакансию топ-менеджера
Это пример воронки, где не учли ресурсы команды рекрутеров на обработку всего трафика: 315 резюме на входе — это очень много. Слишком большой трафик — не всегда хорошо. И выбор из сотен нерелевантных резюме — это впустую потраченное время рекрутера, за которое вы платите.
Проблема этой воронки: много нерелевантных откликов и непродуманный барьер для отсева трафика на старте.
Решение. Чтобы отсеять неподходящих кандидатов, мы:
- добавили вопросы, на которые должен был ответить кандидат до отправки резюме;
- добавили сопроводительное письмо с заданной структурой;
- переименовали вакансию.
В результате:
Мы в два раза сократили время на обработку трафика, нерелевантные кандидаты (те, кто не писал сопроводительное, не соблюдали структуру) отвалились на старте. По ответам остальных кандидатов сразу был понятен их уровень.
Как правило, проблема большого нерелевантного трафика на первом этапе воронки бывает видна уже через 2-3 дня после начала работы над вакансией. Поэтому изменения можно вносить быстро, они сэкономят вам время. Анализируйте воронку не реже, чем один раз в неделю, и не ленитесь собирать цифры.
В Хантфлоу вы можете настроить любое количество воронок под ваши потребности
Воронка подбора на IT-вакансию
У каждой компании есть своя собственная статистика о том, сколько нужно набрать целевых контактов, чтобы закрыть одну IT-вакансию. В компаниях, где я работала ранее, была статистика, что нам необходимо от 35 до 42 целевых контактов, для того чтобы закрыть одну вакансию разработчика.
Проблема: недостаточное количество кандидатов на входе.
Решение:
В общем, пошли классическим путем IT-компании.
Если такая вакансия в компании открывается нечасто, то ваши действия будут направлены на то, чтобы единоразово обеспечить трафик. Если команда растет постоянно, надо комплексно работать над привлечением мотивированного трафика.
План действий:
Если мы говорим про массовый подбор в IT, то создаем стратегию и решаем задачи в нескольких плоскостях:
- бренд,
- обучение рекрутеров и внутренних заказчиков,
- маркетинг,
- развитие внутренних программ,
- оптимизация всех этапов воронки.
Воронка подбора на вакансию бухгалтера или экономиста
Проблема: неправильно сформулированы требования к вакансии, неправильно описаны задачи и, как следствие, нерелевантное тестовое задание. Если посмотреть на воронку, то до этапа собеседований с заказчиком все идет нормально, а сразу после него отсеиваются абсолютно все кандидаты. Даже те, кто прошли тестовое задание и, скорее всего, соответствуют требованиям, указанным в вакансии.
Сценариев тут несколько:
- Заказчик не знает, кто ему нужен, и простым перебором формирует более четкие требования.
- По мере прохождения потока людей становится понятно, что требования и тестовое сформированы неправильно. У нас был именно такой случай.
Решение:
Ситуацию можно отследить на старте, задав правильные вопросы заказчику.
Если сразу сформулировать запрос не получается, а задачи и компенсация различаются в 1,5 раза, то надо показать заказчику аналитику рынка. Чтобы он понимал, на каких кандидатов он может рассчитывать за условные 50 и 150 тысяч рублей.
После этого переформулировать требования и составить адекватное тестовое задание на отсев или проверку уровня (у каждого тестового своя цель). Компания индивидуально решает, как двигаться, задача рекрутера больше похожа на процесс фасилитации: помочь сформулировать требования и понять роль человека в команде или оставить заказчика дозревать и вернуться к вакансии позже.
Что сделали мы:
- пересмотрели задачи и требования;
- пересмотрели деньги;
- поняли, что ищем узкого специалиста с очень конкретным опытом, за который готовы платить;
- нашли идеального кандидата.
Воронка подбора на масснайм в офис
В массовом подборе самое главное — обеспечить мотивированный трафик в ограниченные сроки и очень качественно провести первичный скрининг и групповое интервью. Вместо группового интервью могут быть и другие варианты этапа в масснайме: деловые игры, видеособеседования и т. д.
Проблемы воронки:
- Нерелевантный целевой контакт — это видно из конечного количества выходов кандидатов.
- Плохое телефонное интервью — приглашены неподходящие кандидаты, это видно из слишком высокой конверсии на групповое интервью и последующий отвал кандидатов.
- Некорректное групповое интервью, где не смогли получить нужную информацию по релевантным кандидатам и замотивировать их двигаться дальше. В итоге до оффера дошли только 10% из тех, кто пришел на групповой этап.
Общая проблема: не проработаны цели каждого этапа и инструменты, которые используются для подбора, рабочие часы рекрутеров потрачены неэффективно.
Как решить проблему:
- Конкретизировать цель каждого этапа.
- Обеспечить правильный и мотивированный трафик из нужного канала.
- Проработать телефонное интервью по скрипту: график, зарплата, геолокация, когда готов выйти, на какой срок ищет работу, четко и подробно рассказать об обязанностях.
- Групповой этап может решать две задачи: либо мы оцениваем soft skills через деловую игру и просеиваем максимально эффективно, либо задача этапа — создать высокую мотивацию на работу в компании и как можно ближе и лучше познакомить кандидатов с компанией.
Резюмируем:
- Оперативный анализ воронок позволяет корректировать поиск.
- Грамотно выстроенные этапы и воронки позволяют локализовать проблему и быстро принять меры.
- Чем чаще вы анализируете, тем эффективнее вы работаете.
- В командах с ограниченным ресурсом в подборе корректные воронки увеличивают результативность подбора и грамотно расходуют время рекрутеров.
- Анализ должен стать привычкой, и тогда вы уже просто не сможете обходиться без цифр — советую выделять на это время в календаре вместе с командой.
* Организация Meta (владелец соцсети Facebook) признана экстремистской и запрещена на территории РФ.
Читайте также: