В 1с не проводится документ отпуск
Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.
Больничный во время отпуска
Пример.
Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).
В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:
- она может либо продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
- или же сотрудница вправе выйти на работу сразу после окончания отпуска (14 дней), а количество дней отпуска, во время которых она болела, необходимо перенести на другой период (то есть перенести 4 дня, к примеру, на август 2018 г.).
И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.
Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.
Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.
Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск».
Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Отпуск с последующим увольнением
Пример.
Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.
Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.
В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск». После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника Березкина А.А. – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).
Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.
Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – отчет «Остатки отпусков» или же «Справка об остатках отпусков»). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника Березкина по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск
Пример.
Сотрудник Захаркин С.П. является инвалидом II группы. В соответствии со статьей 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере Захаркину организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25.01.2017 по 24.01.2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Захаркин С. П. написал заявление на ежегодный отпуск с 04.06.2018 г. по 10.06.2018 г. на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию.
Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год. Захаркину, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска.
Чтобы начислить основной ежегодный отпуск одновременно с компенсацией в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, необходимо создать документ «Отпуск» (в разделе «Зарплата» или «Кадры») и на вкладке «Основной отпуск» проставить в нем даты начала и окончания отпуска, а также установить флаг напротив «Компенсация отпуска» с указанием количества компенсируемых дней. Документ автоматически рассчитает среднедневной заработок, сумму отпускных и денежной компенсации.
Если же бухгалтеру необходимо рассчитать только денежную компенсацию без предоставления сотруднику отпуска, то в регистрируемом документе «Отпуск» нужно убрать флаг напротив «Отпуск» и оставить только флаг «Компенсация отпуска». В итоге рассчитана будет только лишь денежная компенсация отпуска.
Заметьте, что в примере с Захаркиным С. П. компенсация предоставляется за основной ежегодный отпуск, но удлиненный, поэтому и отражается на вкладке «Основной отпуск» в документе «Отпуск». Если же работнику полагается дополнительный к основному отпуск, то его начисление и компенсация будут отражены на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы». Для этого нужно проставить флаг «Предоставить дополнительный отпуск», затем кнопкой «Добавить» выбрать соответствующий вид отпуска и проставить число дней компенсации в колонке «Дн. комп».
Категории дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков можно уточнить в ст. 116-119 ТК РФ.
(1) может быть этот: EF_60001098: В межрасчетных документах типа Отпуск (с выплатой в межрасчетный период) не рассчитывается НДФЛ, если в уч.политике установлен флажок расчета налога по прогрессивной шкале.
При расчете отпуска ошибки:
Подскажите, пожалуйста, какие патчи нужны?
по причине:
<(41, 10)>: Поле не входит в группу "СведенияОДоходахНДФЛ.ДоходМежрасчетногоПериода"
ИЛИ >СведенияОДоходахНДФЛ.ДоходМежрасчетногоПериодаенеджерРасчетаЗарплаты.МодульОбъекта(12860)>: НДФЛ = УчетНДФЛ.РассчитатьНалогПоОсновнойСтавке(
: НДФЛ = РезультатРасчетаНДФЛ();
: РассчитатьНДФЛ();
: РассчитатьЗарплатуСлужебный();
: МенеджерРасчета.РассчитатьЗарплату();
: ПерезаполнитьНачисленияСотрудника(,,ПерезаполнитьНачисления);
: РассчитатьНачисленияНаСервере(Истина);
по причине:
<(41, 10)>: Поле не входит в группу "СведенияОДоходахНДФЛ.ДоходМежрасчетногоПериода"
ИЛИ >СведенияОДоходахНДФЛ.ДоходМежрасчетногоПериода
У меня в релизе 1С ЗУП 3.1 (3.1.21.75) после установки патча ошибка не ушла. Начал разбираться, в конфе в учетной политике установлена галка "Выполнять расчет НДФЛ по прогрессивной шкале". Из-за этого в модуле "УчетНДФЛАрхивныеАлгоритмы" возникала ошибка. Исправил путем правки процедуры "РассчитатьНалогПоПлоскойСтавке" в расширении.
(14) Кстати, там был косяк, при удалении сотрудника билась ошибка. Точно не скажу сейчас, но проблема была в том что замена кода производилась только в "ИНАЧЕ", а в "ЕСЛИ" если туда заходил код то замены кода в запросе соответственно не было
Спасибо.
11. anton_sh 41 11.04.22 13:55
Расширение ИсправлениеОшибок_3_1_21_75.cfe решило все проблемы. Работает!
У нас аванс сегодня не считался по этой причине. Нажимаешь Заполнить, а 1С :
"Поле не входит в группу "СведенияОДоходахНДФЛ.ДоходМежрасчетногоПериода"
ИЛИ >СведенияОДоходахНДФЛ.ДоходМежрасчетногоПериодаенеджерРасчетаЗарплаты.МодульОбъекта(12860)>". И никому не считает.
Галку сняли "Выполнять расчет НДФЛ по прогрессивной шкале" (т.к. проверили, в прошлом году у всех налог был только 13%) и аванс посчитался . К концу года поди 1С просигналит, если превышение будет.
Добрый вечер.
У нас выходит такая ошибка: восстанавливаем учет за 2019 и 2020 . После обновления не можем ничего сделать.
Патч не помогает.
Расширение тоже не помогло.
Может у кого есть мысли или решение?
по причине:
<(36, 10)>: Поле не входит в группу "СведенияОДоходахНДФЛ.Период"
КОГДА (>СведенияОДоходахНДФЛ.Период < &НачалоМесяцаРасчета
Посмотреть информацию о релизе:
Ошибка появляется, если в Учетной политике (раздел-Настройка-Организации или Реквизиты организации-Учетная политика и другие настройки-Учетная политика) на вкладке НДФЛ установлен флажок – Выполнять расчет НДФЛ по прогрессивной шкале.
Такая же ошибка, при проведении Больничного листа, Начисление прочих доходов и других документов.
- Планируется исправление в будущих версиях программы.
- Способ исправления в настоящий момент – Установить патч EF_60001098.
- Для оперативного исправления ошибок выпускаются так называемые патчи - небольшие файлы (специальным образом подготовленные расширения конфигурации), которые предназначены для исправления конкретной ошибки в конкретном релизе конфигурации до обновления этой конфигурации. При установке следующего релиза конфигурации, в котором данная ошибка уже исправлена, патч теряет свою актуальность и удаляется автоматически.
- При автоматической загрузке и установке патчей пользователь, вероятнее всего и не заметит ошибку при работе с программой.
- Патч установится автоматически, если в Информационной базе установлен флажок - Загружать и устанавливать исправления (патчи) автоматически (раздел Администрирование -Интернет - поддержка и сервисы - Обновление версии программы).
Где скачать патч для установки в ручном режиме:
Далее необходимо распаковать архив в произвольный каталог на компьютере.
Для загрузки исправления (патча) в программу, заходим в раздел Администрирование-Обслуживание-Обновление программы, нажимаем на ссылку «Установка обновлений и исправлений (патчей)» и выбираем ранее распакованный файл, кнопка «Далее», кнопка «Продолжить».
Исправление (патч) успешно установлено.
После установки исправления (патча) сформируем документ Отпуск.
Ошибка исправлена, документ рассчитан и проведен.
Также, после исправления ошибки, рассчитываются и проводятся, и другие документы.
Освойте программу 1С:Зарплата и управление с нуля. Ознакомиться с курсами по зарплате и кадрам для любого уровня подготовки можно кликнув по ссылке
Заходим в программу 1С «Зарплата и Управление Персоналом», рабочий стол Бухгалтера. На рабочем столе выбираем закладку «Кадровый учет» /«Остатки отпусков».
В открывшемся диалоговом окне видим список сотрудников на конкретную дату и информацию о них: наименование, должность, подразделение, вид договора, …, остаток отпуска. Выбираем сотрудника, для которого необходимо ввести остаток неиспользуемого отпуска или откорректировать его. Выбираем инструмент «Редактировать остаток отпуска».
Откорректировать остатки отпусков можно двумя способами:
1.Простой ввод остатков,
2. Детальный ввод остатков.
1. Простой ввод остатков.
Вводится дата (на которую вводятся остатки. С даты, следующей после даты остатков, начнется новый рабочий год) и общее число дней. Нажимаем «ОК».
2. Детальный ввод остатков.
Вводится дата (на которую вводятся остатки. С даты, следующей после даты остатков, начнется новый рабочий год). Нажимаем «Детальный ввод остатков» и открывается табличное поле детального ввода остатков. Нажимаем «Добавить», выбираем вид ежегодного отпуска, вводим периоды работы: года работы, за которые предоставляется отпуск и количество дней отпуска. Нажимаем «ОК».
Количество дней отпуска изменилось, теперь можно делать отчеты, начисление отпуска и рассчитывать компенсации отпуска при увольнении.
Если в процессе эксплуатации механизма 1С, медленнее проводятся документы или формируются отчеты по отпускам, заполнение справочника поможет решить эту проблему. Программа будет рассчитывать остатки каждого сотрудника не с даты приема на работу, а только для тех рабочих лет, для которых нет записей в справочнике остатков.
Кнопка "Рассчитать" в форме редактирования остатков по сотруднику, позволяет рассчитать остатки автоматически с даты приема сотрудника на работу, используя данные о фактических отпусках, введенных в программу и проигнорировав все остатки, введенные вручную.
Этим механизмом можно воспользоваться, если необходимо откорректировать остатки отпусков, если они неправильно перенеслись при переходе с 1С7.7 в 1С8 и заметили ошибку несколько лет спустя.
Так же этим механизмом можно воспользоваться, в ситуации, если работник уходил в отпуск по беременности и родам, потом - в отпуск по уходу за ребенком до трех лет и его рабочий год необходимо внести изменения. Если по каким- либо причинам это не делается автоматически.
В ст.121 ТК РФ содержится перечень времени, включаемого и не включаемого в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно указанной статье время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается (ч.2 ст. 121 ТК РФ). Следовательно, окончание рабочего года смещается на количество дней такого отпуска работника.
Как изменить количество дней отпуска в год с определенной даты
Трудовым Кодексом РФ для некоторых категорий работников в дополнение к основному ежегодному отпуску установлено предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - это время отдыха, которое предоставляется сотруднику помимо ежегодного основного отпуска.
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются, в частности (ч.1 ст. 116 ТК РФ):
- работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);
- работникам с особым характером работы (ст. 118 ТК РФ);
- работникам с ненормированным рабочим днем - не менее трех рабочих дней;
- работникам, работающим в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству), - 24 календарных дня, а лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (в том числе по совместительству), - 16 календарных дней (ст. 321 ТК РФ, Обзор Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях);
- судьям - от пяти до 15 рабочих дней (п.2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1);
- муниципальным служащим - не более 15 календарных дней (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ);
- прокурорским работникам - от пяти до 15 календарных дней (п. 1 ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1);
- сотрудникам Следственного комитета - от пяти до 15 календарных дней (п. 3 ст. 25 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ);
- гражданским служащим - один календарный день за каждый год гражданской службы (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ);
- работникам профессиональных аварийно-спасательных служб - не более 15 суток из расчета один день отпуска за 24 часа работ (п.6 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ);
- таможенным служащим - от пяти до 15 календарных дней (ст. 39 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ);
- гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне, - 14 календарных дней (п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ);
- гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, - 14 календарных дней (п.5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1);
- работникам представительств Российской Федерации за границей - не менее трех календарных дней. Условием предоставления такого отпуска является работа в определенных странах (постановление Правительства РФ от 21.04.2010 N 258). Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска этих работников зависит от страны, в которой они работают (приложение к Приказу МИД России от 08.08.2011 N 14299);
- работникам федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы - от 3 до 15 календарных дней (Приказ МЧС России от 03.06.2011 N 285).
Описание видов дополнительных от пусков производится в справочнике «Виды ежегодных отпусков». Создается новый вид отпуска. В карточке элемента справочника производится настройка вида отпуска. Проставляется способ расчета остатка отпуска, проставляется опция предоставление отпуска сотрудникам и указывается количество дней в год. К примеру, если дополнительный отпуска предоставляются только работникам определенной должности, то галочка «Предоставлять отпуск всем сотрудникам» не проставляется. Чтобы назначить дополнительный отпуск, необходимо перейти в справочник «Должности». Открыть карточку элемента справочника «Должности», перейти на вкладку «Ежегодные отпуска» добавить дополнительный отпуск и проставить количество дней. Теперь сотрудники, принятые на данную должность, будут получать дополнительный отпуск каждый год.
Для начисления дополнительного отпуска заходим в основные начисления организации и создаем новый вид расчета.
1. Указывается Наименование вида расчета, последовательность расчета — «Первичное», т.е. результат данного начисления не зависит от других начислений, Способ расчета устанавливается в положение «Регламентированный». Способ расчета выбирается в зависимости от того, предоставляется ли дополнительный отпуск в календарных или рабочих днях, указывается способ расчета «По среднему заработку для отпуска по календарным дням» либо «По среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней». Формулу расчета в этом случае вручную описывать не надо. Если коллективным договором не предусмотрено иное, то переключатель выбора расчетного периода для определения среднего заработка устанавливается в положение «Стандартно», согласно трудовому законодательству. «Стандартный» расчетный период для определения заработка, сохраняемого на период дополнительных отпусков, составляет 12 календарных месяцев, предшествующих началу события.
2. На закладке «Время» переключатель «Вид времени» устанавливается в положение «Неотработанные полные смены, а также командировки». Выбирается вид времени по классификатору использования рабочего времени (для отображения нашего отпуска в табеле учета рабочего времени Т-13): «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск». Проверяется, как будет выглядеть буквенное обозначение дополнительного отпуска в табеле. Для этого после выбора вида времени из классификатора открывается для просмотра настройки этого вида времени при помощи кнопки «Открыть» (лупа справа от реквизита). Буквенное обозначение в табеле «ОД».
3. На закладке «Использование» указывается, что начисление «Не является пособием по социальному страхованию», настраивается порядок учета периодов начисления для расчета остатка неиспользованных отпусков. Если организация ведет учет использования дополнительного отпуска в разрезе рабочих лет, то в справочнике Виды ежегодных отпусков описывается соответствующий вид отпуска, например, Дополнительный ежегодный отпуск, в форме вида расчета для начисления дополнительного отпуска переключатель Ежегодные отпуска устанавливается в положение «Является отпуском» и выбирается вид отпуска из справочника «Виды ежегодных отпусков». Количество дней ежегодного дополнительного отпуска, положенное по должности работника указывается в справочнике «Должности организаций» на закладке Ежегодные отпуска. порядок отражения периодов начисления в форме персонифицированного учета СЗВ-6: в общем случае указывается, что период нахождения в ежегодном дополнительном отпуске Включается в стаж для досрочного назначения пенсии.
4. На закладке «Бухучет и ЕНВД» настраиваются особенности отражения начисления в регламентированном учете.
5. На закладке «Налоги» производится настройка налогообложения начисления.
6. На закладке «Взносы» настраивается порядок обложения начисления страховыми взносами.
7. На закладке «Прочее» указываются виды расчета, которые будут вытеснять этот вид расчета, если период их действия будет совпадать.
Новый вид расчета удобнее создать копированием предопределенного вида расчета Оплата отпуска по календарным дням (или Оплата отпуска по шестидневке).
Теперь рассмотрим более детально механизм изменения количества дней отпуска в год с определенной даты.
В программе предусмотрено два места, где можно указать количество дней отпуска:
- Справочник «Сотрудники»,
- Справочник «Должности».
- Справочник «Сотрудники»
В этом случае дополнительный отпуск будет учитываться с даты приема сотрудника.
2. Справочник «Должности».
В этом случае с даты перехода на данную должность.
Необходимо сделать так:
А. Указываем продолжительность отпуска непосредственно для сотрудника. Дополнительные дни начнут учитываться с даты приема.
Б. Теперь «сдвигаем» дату начала действия дополнительного отпуска.
В карточке сотрудника или в справочнике «Остатки отпусков» нажимаем «Изменить остатки отпусков».
Затем переходим на закладку «Детальный ввод остатков». Удаляем лишние виды отпусков. Вместо периода работы указываем дату, с которой должны начать учитываться дополнительные дни к отпуску. Количество дней указываем равными нулю. В данном примере дополнительный ежегодный отпуск для сотрудника будет учитываться с 10 декабря 2013 года.
Проконсультируем по работе с прогулами, неявками в 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!
Поддержка вашей работы в 1С, регулярные консультации, помощь в настройках и устранении ошибок.
Для любого предприятия, вне зависимости от того где оно находится и какого рода деятельность ведёт, вопрос регистрации отсутствий сотрудников играет ключевую роль. Для этого, существует две веских причины:
- Корректный расчёт заработной платы.
- Поддержание трудовой дисциплины в коллективе.
Хотелось бы сразу разъяснить, какие существуют варианты отсутствий сотрудника на рабочем месте, помимо тех случаев, когда на период отсутствия работника сохраняется средний заработок. Это варианты, когда отсутствие сотрудника было по уважительной причине и без уважительной причины
Уважительными причинами считаются:
- Форс мажорные ситуации. Это считаются природные катаклизмы, войны, эпидемии, коммунальные аварии.
К примеру. Если сотрудника не было целую смену на рабочем месте, по причине повреждения водопровода в его квартире, и он подтвердил это справкой от аварийной службы – это считается уважительной причиной. - Ситуации, связанные с транспортом. Это задержка, отмена или перенос рейса для возвращения к месту работы, дорожно-транспортные происшествия.
Т.е. если сотрудник был в заграничном отпуске, но по причине отмены рейса не смог прибыть на рабочее место вовремя, ему необходимо, в качестве подтверждения уважительной причины предоставить соответствующий документ от авиакомпании. - Причины личного характера. Это болезнь сотрудника или его ребёнка, рождение ребёнка
- Прохождение планового медосмотра
- Исполнение государственных обязательств. Если сотрудник находится в суде по повестке, например, как истец, свидетель, присяжный или представитель избирательной комиссии
- Задержка заработной платы более 15-ти дней. Однако, работник должен письменно об этом предупредить работодателя.
Неуважительные причины отсутствия, которые считаются прогулом. Это отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины, длительностью более 4-х часов подряд, без учёта времени на обеденный перерыв.
К примеру, рабочий день начинается в 8:00, а сотрудник явился на рабочее место в 11:55. В этом случае фиксируется опоздание, т.к. длительность отсутствия не превышает 4-х часов.
Ещё один пример. Смена начинается в 9:00, а перерыв на обед длится с 13:00 до 14:00. Сотрудник явился на рабочее место в 13:45, т.е. отсутствовал более 4-х часов, однако и в этом случае, мы тоже оформляем опоздание, т.к. 45 минут превышения нормы опоздания, пришлись на обеденное время. А вот если сотрудник явился в 14:05, и не предоставил оправдывающих его документов, есть основание для оформления факта прогула, с последующим увольнением сотрудника на основании подпункт «а» пункта 6 части 1 ст. 81 ТК РФ.
Безусловно, факт любого отсутствия работника на рабочем месте, необходимо зафиксировать в программе для кадровиков. И раз программное обеспечение от компании 1С является наиболее популярным для использования в кадровых службах, предлагаю перейти к рассмотрению примера учета отсутствий сотрудников в программе 1С «Зарплата и управление персоналом» КОРП.
Как это оформить в 1С ЗУП?
Для начала, давайте разберемся, а какие виды отсутствий сотрудников на рабочем месте заложены в программе для зарплаты и кадров предприятия? Условно, если не брать в расчёт отпуска, командировки, выходные дни по уходу за детьми-инвалидами и прочих подобных, то документы именно для регистрации отсутствий работников, можно поделить на два вида:
- Документ, где регистрируется факт отсутствия на рабочем месте, но это время оплачивается работнику с сохранением среднего заработка. Таковым в программе является документ «Отсутствие с сохранением заработной платы».
- Документ, где мы регистрируем факт неявки по невыясненным причинам. Т.е. это может быть звонок от работника с информированием о его болезни, но больничного листа или справки от врача у него пока нет.
Или необходимо отразить невыходы, которые уже являются подтверждёнными фактами нарушения трудовой дисциплины. К примеру, был зафиксирован факт прогула. Для этого, в 1С ЗУП используется документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
Перед тем как создать эти документы в базе, необходимо проверить настройки системы, которые понадобятся нам для процесса регистрации невыходов работников.
Итак, переходим в раздел «Настройки», далее выбираем пункт «Расчёт зарплаты» и переходим по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» и на вкладку «Учёт отсутствий».
Рис.1 Настройка расчета зарплаты
Ставим галочки напротив тех пунктов, которые нам нужны. Прежде всего, для нас важно чтобы вёлся учёт прогулов и неявок, в том числе и внутрисменные.
Необходимые шаги для оформления документов отсутствия в 1С ЗУП
Как мы говорили выше, есть два вариант документов для регистрации факта отсутствия сотрудников - это «Отсутствие с сохранением заработной платы» и «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Оба этих документа, возможно оформить через журнал «Все отсутствия сотрудников», расположенный в разделе «Кадры»
Рис.2 Все отсутствия сотрудников
Предположим, что наш сотрудник получил повестку в военкомат для прохождения медицинского осмотра. Медосмотр проводится в рабочее время, соответственно, работник будет отсутствовать на рабочем месте, однако, у него сохраняется средний заработок на этот период. Для отражения этого факта, создаём документ «Отсутствие с сохранением заработной платы».
Рис.3 Отсутствие с сохранением заработной платы
Выбираем необходимого нам сотрудника, вид времени, который будет применяться в табеле, период отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Рис.4 Выбор начисления на сотрудника
Выбираем нужный вид начисления. В нашем случае, это оплата по среднему заработку сотрудника. Однако, форма документа позволяет перейти к справочнику с начислениями, такая же возможность присутствует и для видов рабочего времени.
Далее, проводим этот документ и переходим в табель учёта рабочего времени.
Как видим, факт отсутствия сотрудника отразился в табеле учёта рабочего времени.
Теперь, представим такую ситуацию, которая возможна на любом предприятии, где есть хоть один наёмный сотрудник. Вам поступает звонок от сотрудника, где он вас предупреждает о своём невыходе на работу по причине плохого самочувствия. Т.к. он ещё не посетил медицинское учреждение для получения листа о нетрудоспособности, вы не можете оформить документ «больничный лист». Соответственно, необходимо создать документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
Рис.6 Создание документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)
В нём необходимо выбрать сотрудника предприятия, период отсутствия и вид времени для отражения в табеле. Опять же, вид времени для документа можно выбрать именно тот, который максимально соответствует кадровой политике вашей организации. К примеру, многие компании не требуют больничного листа от сотрудника, если он пропустил по болезни не более 1-й рабочей смены.
После заполнения информации, документ необходимо провести. В табеле учёта рабочего времени отразится факт отсутствия сотрудника по причине болезни.
Рис.7 Отсутствия сотрудника в табеле учёта рабочего времени
Может произойти и такая ситуация, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте, но уведомлений от него не было и вы не можете с ним связаться. Что делать? Сотрудника на рабочем месте нет уже более 4-х часов, однако, оформлять прогул ещё нельзя, т.к. сотрудник может принести оправдательные документы, которые объяснят, что причина его отсутствия была уважительной.
Поэтому, мы снова оформляем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» также заполняем информацию о сотруднике, период отсутствия, вид времени и причину невыхода выбираем «отсутствие по невыясненной причине» и проводим документ.
Рис.8 Отсутствие по невыясненной причине
После того, как стало понятно, что сотрудника не было на рабочем месте без уважительных причин и оправдательных документов, с очень большой вероятностью, это признают прогулом. Соответственно, нам необходимо зарегистрировать этот факт в 1С ЗУП.
Рис.9 Исправление документа
Откроется документ-исправление, в котором необходимо выставить причину отсутствия «прогул» и провести его.
Рис.10 Документ-исправление
После этого, вид времени в табеле отразится уже как «Прогул», однако первоначальная версия документа будет доступна для просмотра в программе.
Рис.11 Вид времени Прогул в табеле
Также, в 1с ЗУП, возможно оформить документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) на список сотрудников», если неявка произошла у нескольких сотрудников по одинаковой причине.
Рис.12 Оформление документа на нескольких сотрудников
Для того чтобы провести анализ неявок, и просмотреть невыходы сотрудников, в 1С ЗУП существует отчёт «Отсутствия сотрудников»
Рис.13 Отчёт Отсутствия сотрудников
Доработка 1С:ЗУП для работы с прогулами
Доработаем программу для удобного учета прогулов и неявок. Гарантия на услуги 12 месяцев.
Автоматизация кадрового учета
Автоматизация учета рабочего времени, штатного расписания, прогулов и неявок, формирование табеля
В нём отражается информация об отсутствиях по каждому сотруднику, с указанием периодов и причин отсутствия на рабочем месте. В заключении, хотелось бы выразить надежду на то, что в вашей организации будет всё хорошо с трудовой дисциплиной, и использование функционала для регистрации отсутствий в 1С ЗУП, не будет часто встречаться в работе отдела кадров предприятия.
Читайте также: