Условное форматирование в excel
В Excel условное форматирование позволяет использовать формулы в критериях вместо значений. В таком случаи критерий автоматически получает результирующие значение, которое выдает формула в результате вычислений.
Условное форматирование по формуле
Формулы в качестве критериев можно использовать практически любые, которые возвращают значения. Но для логических формул (возвращающие значения ИСТИННА или ЛОЖЬ) в Excel предусмотрен отдельный тип правил.
При использовании логических формул в качестве критериев следует:
- Выбрать инструмент: «Главная»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Управление правилами».
- В появившемся окне «Диспетчер правил условного форматирования» нажать на кнопку «Создать правило».
- В списке опций «Выберите тип правила:» выберите опцию «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
- В поле ввода «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной» ввести логическую формула, а нажав на кнопку «Формат» указать стиль оформления ячеек.
Правила использования формул в условном форматировании
При использовании формул в качестве критериев для правил условного форматирования следует учитывать некоторые ограничения:
- Нельзя ссылаться на данные в других листах или книгах. Но можно ссылаться на имена диапазонов (так же в других листах и книгах), что позволяет обойти данное ограничение.
- Существенное значение имеет тип ссылок в аргументах формул. Следует использовать абсолютные ссылки (например, =СУММ($A$1:$A$5) на ячейки вне диапазона условного форматирования. А если нужно ссылаться на несколько ячеек непосредственно внутри диапазона, тогда следует использовать смешанные типы ссылок (например, A$1).
- Если в критериях формула возвращает дату или время, то ее результат вычисления будет восприниматься как число. Ведь даты это те же целые числа (например, 01.01.1900 – это число 1 и т.д.). А время это дробные значения части от целых суток (например, 23:15 – это число 0,96875).
Иногда встроенные условия формата ячеек не удовлетворяют всех потребностей пользователей. Добавление собственной формулы в условное форматирование обеспечивает дополнительную функциональность, которая не доступна в строенных функциях данного инструмента. Excel предоставляет возможность использовать много критериев или применять сложные вычисления, что дает широкое поле к применению сложных настроек критериев для автоматически генерированного презентабельного экспонирования важной информации.
Практический пример использования логических функций и формул в условном форматировании для сравнения двух таблиц на совпадение значений.
Условное форматирование – удобный инструмент для анализа данных и наглядного представления результатов. Умение им пользоваться сэкономит массу времени и сил. Достаточно бегло взглянуть на документ – нужная информация получена.
Как сделать условное форматирование в Excel
Инструмент «Условное форматирование» находится на главной странице в разделе «Стили».
При нажатии на стрелочку справа открывается меню для условий форматирования.
Сравним числовые значения в диапазоне Excel с числовой константой. Чаще всего используются правила «больше / меньше / равно / между». Поэтому они вынесены в меню «Правила выделения ячеек».
Введем в диапазон А1:А11 ряд чисел:
Выделим диапазон значений. Открываем меню «Условного форматирования». Выбираем «Правила выделения ячеек». Зададим условие, например, «больше».
Введем в левое поле число 15. В правое – способ выделения значений, соответствующих заданному условию: «больше 15». Сразу виден результат:
Выходим из меню нажатием кнопки ОК.
Условное форматирование по значению другой ячейки
Сравним значения диапазона А1:А11 с числом в ячейке В2. Введем в нее цифру 20.
Выделяем исходный диапазон и открываем окно инструмента «Условное форматирование» (ниже сокращенно упоминается «УФ»). Для данного примера применим условие «меньше» («Правила выделения ячеек» - «Меньше»).
В левое поле вводим ссылку на ячейку В2 (щелкаем мышью по этой ячейке – ее имя появится автоматически). По умолчанию – абсолютную.
Результат форматирования сразу виден на листе Excel.
Значения диапазона А1:А11, которые меньше значения ячейки В2, залиты выбранным фоном.
Зададим условие форматирования: сравнить значения ячеек в разных диапазонах и показать одинаковые. Сравнивать будем столбец А1:А11 со столбцом В1:В11.
Выделим исходный диапазон (А1:А11). Нажмем «УФ» - «Правила выделения ячеек» - «Равно». В левом поле – ссылка на ячейку В1. Ссылка должна быть СМЕШАННАЯ или ОТНОСИТЕЛЬНАЯ! , а не абсолютная.
Каждое значение в столбце А программа сравнила с соответствующим значением в столбце В. Одинаковые значения выделены цветом.
Внимание! При использовании относительных ссылок нужно следить, какая ячейка была активна в момент вызова инструмента «Условного формата». Так как именно к активной ячейке «привязывается» ссылка в условии.
В нашем примере в момент вызова инструмента была активна ячейка А1. Ссылка $B1. Следовательно, Excel сравнивает значение ячейки А1 со значением В1. Если бы мы выделяли столбец не сверху вниз, а снизу вверх, то активной была бы ячейка А11. И программа сравнивала бы В1 с А11.
Чтобы инструмент «Условное форматирование» правильно выполнил задачу, следите за этим моментом.
Проверить правильность заданного условия можно следующим образом:
- Выделите первую ячейку диапазона с условным форматированим.
- Откройте меню инструмента, нажмите «Управление правилами».
В открывшемся окне видно, какое правило и к какому диапазону применяется.
Условное форматирование – несколько условий
Исходный диапазон – А1:А11. Необходимо выделить красным числа, которые больше 6. Зеленым – больше 10. Желтым – больше 20.
- 1 способ. Выделяем диапазон А1:А11. Применяем к нему «Условное форматирование». «Правила выделения ячеек» - «Больше». В левое поле вводим число 6. В правом – «красная заливка». ОК. Снова выделяем диапазон А1:А11. Задаем условие форматирования «больше 10», способ – «заливка зеленым». По такому же принципу «заливаем» желтым числа больше 20.
- 2 способ. В меню инструмента «Условное форматирование выбираем «Создать правило».
Заполняем параметры форматирования по первому условию:
Нажимаем ОК. Аналогично задаем второе и третье условие форматирования.
Обратите внимание: значения некоторых ячеек соответствуют одновременно двум и более условиям. Приоритет обработки зависит от порядка перечисления правил в «Диспетчере»-«Управление правилами».
То есть к числу 24, которое одновременно больше 6, 10 и 20, применяется условие «=$А1>20» (первое в списке).
Условное форматирование даты в Excel
Выделяем диапазон с датами.
Применим к нему «УФ» - «Дата».
В открывшемся окне появляется перечень доступных условий (правил):
Выбираем нужное (например, за последние 7 дней) и жмем ОК.
Красным цветом выделены ячейки с датами последней недели (дата написания статьи – 02.02.2016).
Условное форматирование в Excel с использованием формул
Если стандартных правил недостаточно, пользователь может применить формулу. Практически любую: возможности данного инструмента безграничны. Рассмотрим простой вариант.
Есть столбец с числами. Необходимо выделить цветом ячейки с четными. Используем формулу: =ОСТАТ($А1;2)=0.
Выделяем диапазон с числами – открываем меню «Условного форматирования». Выбираем «Создать правило». Нажимаем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Заполняем следующим образом:
Для закрытия окна и отображения результата – ОК.
Условное форматирование строки по значению ячейки
Задача: выделить цветом строку, содержащую ячейку с определенным значением.
Таблица для примера:
Необходимо выделить красным цветом информацию по проекту, который находится еще в работе («Р»). Зеленым – завершен («З»).
Выделяем диапазон со значениями таблицы. Нажимаем «УФ» - «Создать правило». Тип правила – формула. Применим функцию ЕСЛИ.
Порядок заполнения условий для форматирования «завершенных проектов»:
Обратите внимание: ссылки на строку – абсолютные, на ячейку – смешанная («закрепили» только столбец).
Аналогично задаем правила форматирования для незавершенных проектов.
В «Диспетчере» условия выглядят так:
Когда заданы параметры форматирования для всего диапазона, условие будет выполняться одновременно с заполнением ячеек. К примеру, «завершим» проект Димитровой за 28.01 – поставим вместо «Р» «З».
«Раскраска» автоматически поменялась. Стандартными средствами Excel к таким результатам пришлось бы долго идти.
Условное форматирование – это инструмент в Excel, который служит для присвоения особенного формата ячейкам или целым диапазонам ячеек на основе критериев условий определенных пользователем. Вы познакомитесь с примерами использования условий основанных на сложных формулах. А так же научитесь управлять такими функциями как:
- поля данных;
- цветовая палитра;
- настройка шрифтов.
Научитесь работать со значениями, которые можно вставлять в ячейки в зависимости от их содержимого.
Как сделать условное форматирование в Excel
Для начала рассмотрим: как подбирать соответствующие критерии форматирования и как их изменять. Принцип его действия проще всего понять на готовом примере:
Допустим столбец, содержит диапазон ячеек с числовыми значениями. Если определить их соответствующим условием форматирования, то все значения с числом более чем 100 будут отображаться красным цветом. Чтобы реализовать эту задачу данный инструмент Excel проанализирует в соответствии с условиями критериев значение каждой ячейки заданного диапазона. Результаты анализа дают положительный результат, например (A2>100=ИСТИНА), тогда будет присвоен предварительно заданный новый формат (красный цвет). В противоположном результате (A2>100=ЛОЖЬ), формат ячеек не изменяется.
Естественно это достаточно простой пример. Ознакомиться с широкими возможностями условного форматирования только во время использования его в больших наборах данных со сложной структурой, в которых сложно даже заметить конкретные значения. Возможность использования формул в качестве критерия для присвоения формата ячейки, позволяет создавать сложные условия для быстрого поиска и экспонирования числовых или текстовых данных.
Как создать правило условного форматирования в Excel
Данный инструмент Excel предоставляет к вашему распоряжению 3 правила для форматирования, которые могут взаимно выключать значения несоответствующие заданным критериям. Принцип использования нескольких условий в условном форматировании рассмотрим на простом примере.
Допустим в ячейке A1 находиться числовое значение 50:
Определим следующие условия для формата отображения значений в A1:
- Если число больше чем 15, то шрифт будет отображаться зеленым цветом.
- Если число больше чем 30, то шрифт будет отображаться желтым цветом.
- Если число больше чем 40, то шрифт будет отображаться красным.
Определенно вы заметили, что значение 50 в ячейке A1 соответствует всем условиям (A1>15, A1>30 и A1>40 = ИСТИНА). Каким же цветом шрифта Excel отобразит числовое значение 50?
Ответ следующий: формат будет присвоен тот, который соответствует последнему условию. А следовательно это красный цвет . Важно запомнить об этом принципе, когда нужно конструировать более сложные условия.
Примечание. В старых версиях Excel при определении условий форматирования необходимо было сосредотачивать свое внимание на то, чтобы условия не накладывались друг на друга. Данная ситуация чаще всего применяется, когда экспонированные данные должны уступить значениям на определенном уровне. Но начиная с версии Excel 2010 нет никаких ограничений при наложении условий.
Создать второе правило
Второй пример. Допустим нам нужно отформатировать расходы в колонке C следующим образом:
Все суммы в пределах 300$-600$ должны закрасить свои ячейки желтым фоном, а суммы меньше чем 500$ должны еще иметь и красный цвет шрифта.
Попробуем сконструировать данные условия:
- Выделите диапазон ячеек C4:C7 и выберите инструмент: «Главная»-«Условное форматирование»-«Управление правилами».
- В появившемся окне нажмите на кнопку «Создать правило».
- В окне «Создание правила форматирования», выберите тип правила «Форматировать только ячейки, которые содержат».
- В первом выпадающем списке укажите «Значение ячейки», во втором «между». А в остальных двух введите границы придела 300 и 600.
- Нажмите на кнопку «Формат» и на вкладке «Заливка» укажите желтый цвет.
- Нажмите «ОК» для возврата к окну «Диспетчер правил условного форматирования».
- Снова нажмите на кнопку «Создать правило» и снова же выберите тип правила «Форматировать только ячейки, которые содержат».
- Первый выпадающий список оставляем без изменений «Значение ячейки», а во втором выбираем опцию «меньше». В поле ввода указываем значение 500.
- Нажмите на кнопку «Формат» и на вкладке «Шрифт» укажите красный цвет.
- На всех окнах нажмите «ОК».
Обратите внимание, в какой способ Excel применил форматирование. Суммы в ячейках C10, С13 и С15 соответствуют обоим условиям. Поэтому к ним применены оба стиля форматирования. А там где значение соответствует только одному из условий, они отображаются соответственным форматам.
Смотря на сухие цифры таблиц, трудно с первого взгляда уловить общую картину, которую они представляют. Но, в программе Microsoft Excel имеется инструмент графической визуализации, с помощью которого можно наглядно представить данные, содержащиеся в таблицах. Это позволяет более легко и быстро усвоить информацию. Данный инструмент называется условным форматированием. Давайте разберемся, как использовать условное форматирование в программе Microsoft Excel.
Простейшие варианты условного форматирования
Для того, чтобы произвести форматирование определенной области ячеек, нужно выделить эту область (чаще всего столбец), и находясь во вкладке «Главная», кликнуть по кнопке «Условное форматирование», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Стили».
После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:
- Гистограммы;
- Цифровые шкалы;
- Значки.
Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.
Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.
При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.
Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки. Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них. К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.
При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.
Правила выделения ячеек
По умолчанию, используется правило, при котором все ячейки выделенного фрагмента обозначаются определенным цветом или значком, согласно расположенным в них величинам. Но, используя меню, о котором мы уже говорили выше, можно применять и другие правила обозначения.
Кликаем по пункту меню «Правила выделения ячеек». Как видим, существует семь основных правил:
- Больше;
- Меньше;
- Равно;
- Между;
- Дата;
- Повторяющиеся значения.
Рассмотрим применение этих действий на примерах. Выделим диапазон ячеек, и кликнем по пункту «Больше…».
Открывается окно, в котором нужно установить, значения больше какого числа будут выделяться. Делается это в поле «Форматировать ячейки, которые больше». По умолчанию, сюда автоматически вписывается среднее значение диапазона, но можно установить любое другое, либо же указать адрес ячейки, в которой содержится это число. Последний вариант подойдёт для динамических таблиц, данные в которых постоянно изменяются, или для ячейки, где применяется формула. Мы для примера установили значение в 20000.
В следующем поле, нужно определиться, как будут выделяться ячейки: светло-красная заливка и темно-красный цвет (по умолчанию); желтая заливка и темно-желтый текст; красный текст, и т.д. Кроме того, существует пользовательский формат.
При переходе на этот пункт, открывается окно, в котором можно редактировать выделения, практически, как угодно, применяя различные варианты шрифта, заливки, и границы.
После того, как мы определились, со значениями в окне настройки правил выделения, жмём на кнопку «OK».
Как видим, ячейки выделены, согласно установленному правилу.
По такому же принципу выделяются значения при применении правил «Меньше», «Между» и «Равно». Только в первом случае, выделяются ячейки меньше значения, установленного вами; во втором случае, устанавливается интервал чисел, ячейки с которыми будут выделяться; в третьем случае задаётся конкретное число, а выделяться будут ячейки только содержащие его.
Правило выделения «Текст содержит», главным образом, применяется к ячейкам текстового формата. В окне установки правила следует указать слово, часть слова, или последовательный набор слов, при нахождении которых, соответствующие ячейки будут выделяться, установленным вами способом.
Правило «Дата» применяется к ячейкам, которые содержат значения в формате даты. При этом, в настройках можно установить выделение ячеек по тому, когда произошло или произойдёт событие: сегодня, вчера, завтра, за последние 7 дней, и т.д.
Применив правило «Повторяющиеся значения» можно настроить выделение ячеек, согласно соответствию размещенных в них данных одному из критериев: повторяющиеся это данные или уникальные.
Правила отбора первых и последних значений
Кроме того, в меню условного форматирования имеется ещё один интересный пункт – «Правила отбора первых и последних значений». Тут можно установить выделение только самых больших или самых маленьких значений в диапазоне ячеек. При этом, можно использовать отбор, как по порядковым величинам, так и по процентным. Существуют следующие критерии отбора, которые указаны в соответствующих пунктах меню:
- Первые 10 элементов;
- Первые 10%;
- Последние 10 элементов;
- Последние 10%;
- Выше среднего;
- Ниже среднего.
Но, после того, как вы кликнули по соответствующему пункту, можно немного изменить правила. Открывается окно, в котором производится выбор типа выделения, а также, при желании, можно установить другую границу отбора. Например, мы, перейдя по пункту «Первые 10 элементов», в открывшемся окне, в поле «Форматировать первые ячейки» заменили число 10 на 7. Таким образом, после нажатия на кнопку «OK», будут выделяться не 10 самых больших значений, а только 7.
Создание правил
Выше мы говорили о правилах, которые уже установлены в программе Excel, и пользователь может просто выбрать любое из них. Но, кроме того, при желании, пользователь может создавать свои правила.
Для этого, нужно нажать в любом подразделе меню условного форматирования на пункт «Другие правила…», расположенный в самом низу списка». Или же кликнуть по пункту «Создать правило…», который расположен в нижней части основного меню условного форматирования.
Открывается окно, где нужно выбрать один из шести типов правил:
- Форматировать все ячейки на основании их значений;
- Форматировать только ячейки, которые содержат;
- Форматировать только первые и последние значения;
- Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего;
- Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения;
- Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
Согласно выбранному типу правил, в нижней части окна нужно настроить изменение описания правил, установив величины, интервалы и другие значения, о которых мы уже говорили ниже. Только в данном случае, установка этих значений будет более гибкая. Тут же задаётся, при помощи изменения шрифта, границ и заливки, как именно будет выглядеть выделение. После того, как все настройки выполнены, нужно нажать на кнопку «OK», для сохранения проведенных изменений.
Управление правилами
В программе Excel можно применять сразу несколько правил к одному и тому же диапазону ячеек, но отображаться на экране будет только последнее введенное правило. Для того, чтобы регламентировать выполнение различных правил относительно определенного диапазона ячеек, нужно выделить этот диапазон, и в основном меню условного форматирования перейти по пункту управление правилами.
Открывается окно, где представлены все правила, которые относятся к выделенному диапазону ячеек. Правила применяются сверху вниз, так как они размещены в списке. Таким образом, если правила противоречат друг другу, то по факту на экране отображается выполнение только самого последнего из них.
Чтобы поменять правила местами, существуют кнопки в виде стрелок направленных вверх и вниз. Для того, чтобы правило отображалось на экране, нужно его выделить, и нажать на кнопку в виде стрелки направленной вниз, пока правило не займет самую последнюю строчу в списке.
Есть и другой вариант. Нужно установить галочку в колонке с наименованием «Остановить, если истина» напротив нужного нам правила. Таким образом, перебирая правила сверху вниз, программа остановится именно на правиле, около которого стоит данная пометка, и не будет опускаться ниже, а значит, именно это правило будет фактически выполнятся.
В этом же окне имеются кнопки создания и изменения выделенного правила. После нажатия на эти кнопки, запускаются окна создания и изменения правил, о которых мы уже вели речь выше.
Для того, чтобы удалить правило, нужно его выделить, и нажать на кнопку «Удалить правило».
Кроме того, можно удалить правила и через основное меню условного форматирования. Для этого, кликаем по пункту «Удалить правила». Открывается подменю, где можно выбрать один из вариантов удаления: либо удалить правила только на выделенном диапазоне ячеек, либо удалить абсолютно все правила, которые имеются на открытом листе Excel.
Как видим, условное форматирование является очень мощным инструментом для визуализации данных в таблице. С его помощью, можно настроить таблицу таким образом, что общая информация на ней будет усваиваться пользователем с первого взгляда. Кроме того, условное форматирование придаёт большую эстетическую привлекательность документу.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Начнем изучение Условного форматирования с проверки числовых значений на больше /меньше /равно /между в сравнении с числовыми константами.
Эти правила используются довольно часто, поэтому в EXCEL 2007 они вынесены в отдельное меню Правила выделения ячеек .
Эти правила также же доступны через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило, Форматировать только ячейки, которые содержат .
Рассмотрим несколько задач:
СРАВНЕНИЕ С ПОСТОЯННЫМ ЗНАЧЕНИЕМ (КОНСТАНТОЙ)
Задача1 . Сравним значения из диапазона A1:D1 с числом 4.
- введем в диапазон A1:D1 значения 1, 3, 5, 7
- выделим этот диапазон;
- применим к выделенному диапазону Условное форматирование на значение Меньше ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек/ Меньше );
- в левом поле появившегося окна введем 4 – сразу же увидим результат применения Условного форматирования .
- Нажмем ОК.
Результат можно увидеть в файле примера на листе Задача1 .
СРАВНЕНИЕ СО ЗНАЧЕНИЕМ В ЯЧЕЙКЕ (АБСОЛЮТНАЯ ССЫЛКА)
Чуть усложним предыдущую задачу: вместо ввода в качестве критерия непосредственно значения (4), введем ссылку на ячейку, в которой содержится значение 4.
Задача2 . Сравним значения из диапазона A1:D1 с числом из ячейки А2 .
- введем в ячейку А2 число 4;
- выделим диапазон A1:D1 ;
- применим к выделенному диапазону Условное форматирование на значение Меньше ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек/ Меньше );
- в левом поле появившегося окна введем ссылку на ячейку A2 нажав на кнопочку, расположенную в правой части окна (EXCEL по умолчанию использует абсолютную ссылку $А$2 ).
В результате, все значения из выделенного диапазона A 1: D 1 будут сравниваться с одной ячейкой $А$2 . Те значения из A 1: D 1 , которые меньше A 2 будут выделены заливкой фона ячейки.
Результат можно увидеть в файле примера на листе Задача2 .
Чтобы увидеть как настроено правило форматирования, которое Вы только что создали, нажмите Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами ; затем дважды кликните на правиле или нажмите кнопку Изменить правило . В результате увидите диалоговое окно, показанное ниже.
ПОПАРНОЕ СРАВНЕНИЕ СТРОК/ СТОЛБЦОВ (ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ)
Теперь будем производить попарное сравнение значений в строках 1 и 2.
Задача3 . Сравнить значения ячеек диапазона A 1: D 1 со значениями из ячеек диапазона A 2: D 2 . Для этого будем использовать относительную ссылку.
- введем в ячейки диапазона A2:D2 числовые значения (можно считать их критериями);
- выделим диапазон A1:D1 ;
- применим к выделенному диапазону Условное форматирование на значение Меньше ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек/ Меньше )
- в левом поле появившегося окна введем относительную ссылку на ячейку A2 (т.е. просто А2 или смешанную ссылку А$2 ). Убедитесь, что знак $ отсутствует перед названием столбца А.
Теперь каждое значение в строке 1 будет сравниваться с соответствующим ему значением из строки 2 в том же столбце! Выделены будут значения 1 и 5, т.к. они меньше соответственно 2 и 6, расположенных в строке 2.
Результат можно увидеть в файле примера на листе Задача3 .
Внимание! В случае использования относительных ссылок в правилах Условного форматирования необходимо следить, какая ячейка является активной в момент вызова инструмента Условное форматирование .
Примечание-отступление : О важности фиксирования активной ячейки при создании правил Условного форматирования с относительными ссылками
При создании относительных ссылок в правилах Условного форматирования , они «привязываются» к ячейке, которая является активной в момент вызова инструмента Условное форматирование.
СОВЕТ : Чтобы узнать адрес активной ячейки (она всегда одна на листе) можно посмотреть в поле Имя (находится слева от Строки формул ). В задаче 3, после выделения диапазона A1:D1 (клавиша мыши должна быть отпущена), в поле Имя , там будет отображен адрес активной ячейки A1 или D 1 . Почему возможно 2 вырианта и в чем разница для правил условного форматирования?
Посмотрим внимательно на второй шаг решения предыдущей задачи3 - выделение диапазона A 1: D 1 . Указанный диапазон можно выделить двумя способами: выделить ячейку А1 , затем, не отпуская клавиши мыши, выделить весь диапазон, двигаясь вправо к D1 ; либо, выделить ячейку D1 , затем, не отпуская клавиши мыши, выделить весь диапазон, двигаясь влево к А1 . Разница между этими двумя способами принципиальная: в первом случае, после завершения выделения диапазона, активной ячейкой будет А1 , а во втором D 1 !
Теперь посмотрим как это влияет на правило условного форматирования с относительной ссылкой.
Если мы выделили диапазон первым способом, то, введя в правило Условного форматирования относительную ссылку на ячейку А2 , мы тем самым сказали EXCEL сравнивать значение активной ячейки А1 со значением в А2 . Т.к. правило распространяется на диапазон A 1: D 1 , то B 1 будет сравниваться с В2 и т.д. Задача будет корректно решена.
Если при создании правила Условного форматирования активной была ячейка D1 , то именно ее значение будет сравниваться со значением ячейки А2 . А значение из A 1 будет теперь сравниваться со значением из ячейки XFB2 (не найдя ячеек левее A 2 , EXCEL выберет самую последнюю ячейку XFD для С1 , затем предпоследнюю для B 1 и, наконец XFB2 для А1 ). Убедиться в этом можно, посмотрев созданное правило:
- выделите ячейку A1 ;
- нажмите Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами ;
- теперь видно, что применительно к диапазону $A$1:$D$1 применяется правило Значение ячейки 6 (задан формат: красный фон) и Значение ячейки >7 (задан формат: зеленый фон), см. рисунок выше. Т.к. правило Значение ячейки >6 (задан формат: красный фон) располагается выше, то оно имеет более высокий приоритет, и поэтому ячейка со значением 9 будет иметь красный фон. На Флажок Остановить, если истина можно не обращать внимание, он устанавливается для обеспечения обратной совместимости с предыдущими версиями EXCEL, не поддерживающими одновременное применение нескольких правил условного форматирования. Хотя его можно использовать для отмены одного или нескольких правил при одновременном использовании нескольких правил, установленных для диапазона (когда между правилами нет конфликта). Подробнее можно ]]>прочитать здесь ]]> .
Если к диапазону ячеек применимо правило форматирования, то оно обладает приоритетом над форматированием вручную. Форматирование вручную можно выполнить при помощи команды Формат из группы Ячейки на вкладке Главная . При удалении правила условного форматирования форматирование вручную остается.
УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ и ФОРМАТ ЯЧЕЕК
Условное форматирование не изменяет примененный к данной ячейке Формат (вкладка Главная группа Шрифт, или нажать CTRL+SHIFT+F ). Например, если в Формате ячейки установлена красная заливка ячейки, и сработало правило Условного форматирования, согласно которого заливкая этой ячейки должна быть желтой, то заливка Условного форматирования "победит" - ячейка будет выделены желтым. Хотя заливка Условного форматирования наносится поверх заливки Формата ячейки, она не изменяет (не отменяет ее), а ее просто не видно.
Через Формат ячеек можно задать пользовательский формат ячейки , который достаточно гибок и иногда даже удобнее, чем Условное форматирование. Подробнее см. статью Пользовательский ЧИСЛОвой формат в MS EXCEL (через Формат ячеек) .
ОТЛАДКА ПРАВИЛ УСЛОВНОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ
Чтобы проверить правильно ли выполняется правила Условного форматирования, скопируйте формулу из правила в любую пустую ячейку (например, в ячейку справа от ячейки с Условным форматированием). Если формула вернет ИСТИНА, то правило сработало, если ЛОЖЬ, то условие не выполнено и форматирование ячейки не должно быть изменено.
Вернемся к задаче 3 (см. выше раздел об относительных ссылках). В строке 4 напишем формулу из правила условного форматирования =A1
В тех столбцах, где результат формулы равен ИСТИНА, условное форматирование будет применено, а где ЛОЖЬ - нет.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ПРАВИЛАХ ССЫЛОК НА ДРУГИЕ ЛИСТЫ
До MS Excel 2010 для правил Условного форматирования нельзя было напрямую использовать ссылки на другие листы или книги. Обойти это ограничение можно было с помощью использования имен . Если в Условном форматирования нужно сделать, например, ссылку на ячейку А2 другого листа, то нужно сначала определить имя для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Условного форматирования . Как это реализовано См. файл примера на листе Ссылка с другого листа .
ПОИСК ЯЧЕЕК С УСЛОВНЫМ ФОРМАТИРОВАНИЕМ
- на вкладке Главная в группе Редактирование щелкните стрелку рядом с командой Найтии выделить ,
- выберите в списке пункт Условное форматирование .
Будут выделены все ячейки для которых заданы правила Условного форматирования.
ДРУГИЕ ПРЕДОПРЕДЕЛЕННЫЕ ПРАВИЛА
В меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек разработчиками EXCEL созданы разнообразные правила форматирования.
Чтобы заново не изобретать велосипед, посмотрим на некоторые их них внимательнее.
- Текст содержит… Приведем пример. Пусть в ячейке имеется слово Дрель . Выделим ячейку и применим правило Текст содержит …Если в качестве критерия запишем ре (выделить слова, в которых содержится слог ре ), то слово Дрель будет выделено.
Теперь посмотрим на только что созданное правило через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами.
Как видно из рисунка выше, Условное форматирование можно настроить выделять не только ячейки, содержащие определенный текст, но и не содержащие , начинающиеся с и заканчивающиеся на определенный текст. Кроме того, в случае условий содержит и не содержит возможно применение подстановочных знаков ? и * .
Пусть снова в ячейке имеется слово Дрель . Выделим ячейку и применим правило Текст содержит … Если в качестве критерия запишем р?, то слово Дрель будет выделено. Критерий означает: выделить слова, в которых содержатся слога ре, ра, ре и т.д. Надо понимать, что также будут выделены слова с фразами р2, рм, рQ , т.к. знак ? означает любой символ. Если в качестве критерия запишем . (выделить слова, в которых не менее 6 букв), то, соответственно, слово Дрель не будет выделено. Можно, конечно подобного результата добиться с помощью формул с функциями ПСТР() , ЛЕВСИМВ() , ДЛСТР() , но этот подход, согласитесь, быстрее.
- Повторяющиеся значения… Это правило позволяет быстро настроить Условное форматирование для отображения уникальных и повторяющихся значений. Под уникальным значением Условное форматирование подразумевает неповторяющееся значение, т.е. значение которое встречается единственный раз в диапазоне, к которому применено правило. Чтобы выделить уникальные значения (т.е. все значения без их повторов), то см. эту статью .
- Дата… На рисунке ниже приведены критерии отбора этого правила. Для того, чтобы добиться такого же результата с помощью формул потребуется гораздо больше времени.
- Значение ячейки. Это правило доступно через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило . В появившемся окне выбрать пункт форматировать ячейки, которые содержат. Выбор опций позволит выполнить большинство задач, связанных с выделением числовых значений.
Советую также обратить внимание на следующие правила из меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений.
Задача4 . Пусть имеется 21 значение, для удобства отсортированных по возрастанию . Применим правило Последние 10 элементов и установим, чтобы было выделено 3 значения (элемента). См. файл примера , лист Задача4 .
Слова "Последние 3 значения" означают 3 наименьших значения. Если в списке есть повторы, то будут выделены все соответствующие повторы. Например, в нашем случае 3-м наименьшим является третье сверху значение 10. Т.к. в списке есть еще повторы 10 (их всего 6), то будут выделены и они.
Соответственно, правила, примененные к нашему списку: "Последнее 1 значение", "Последние 2 значения", . "Последние 6 значений" будут приводить к одинаковому результату - выделению 6 значений равных 10.
К сожалению, в правило нельзя ввести ссылку на ячейку, содержащую количество значений, можно ввести только значение от 1 до 1000.
Применение правила "Последние 7 значений" приведет к выделению дополнительно всех значений равных 11, .т.к. 7-м минимальным значением является первое сверху значение 11.
Аналогично можно создать правило для выделения нужно количества наибольших значений, применив правило Первые 10 элементов .
Рассмотрим другое родственное правило Последние 10% .
Обратите внимание, что на картинке выше не установлена галочка "% от выделенного диапазона". Эта галочка устанавливается либо в ручную или при применении правила Последние 10% .
В этом правиле задается процент наименьших значений от общего количества значений в списке. Например, задав 20% последних, будет выделено 20% наименьших значений.
Попробуем задать 20% последних в нашем списке из 21 значения: будет выделено шесть значений 10 (См. файл примера , лист Задача4) . 10 - минимальное значение в списке, поэтому в любом случае будут выделены все его повторы.
Задавая проценты от 1 до 33% получим, что выделение не изменится. Почему? Задав, например, 33%, получим, что необходимо выделить 6,93 значения. Т.к. можно выделить только целое количество значений, Условное форматирование округляет до целого, отбрасывая дробную часть. А вот при 34% уже нужно выделить 7,14 значений, т.е. 7, а с учетом повторов следующего за 10-ю значения 11, будет выделено 6+3=9 значений.
ПРАВИЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФОРМУЛ
Создание правил форматирования на основе формул ограничено только фантазией пользователя. Здесь рассмотрим только один пример, остальные примеры использования Условного форматирования можно найти в этих статьях: Условное форматирование Дат ; Условное форматирование Чисел ; Условное форматирование Текстовых значений ; другие задачи .
Предположим, что необходимо выделять ячейки, содержащие ошибочные значения:
- Выделите ячейки, к которым нужно применить Условное форматирование (пусть это ячейка А1 ).
- Вызовите инструмент Условное форматирование ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
- Выберите Использовать формулу для определения форматируемых ячеек
Того же результата можно добиться по другому:
- Вызовите инструмент Условное форматирование ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
- Выделите пункт Форматировать только ячейки, которые содержат ;
- В разделе Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие: в самом левом выпадающем списке выбрать Ошибки.
СОВЕТ : Отметить все ячейки, содержащие ошибочные значения можно также с помощью инструмента Выделение группы ячеек .
Читайте также: