Управление версиями в excel
Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Word для Microsoft 365 для Mac PowerPoint для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Excel 2021 for Mac Word 2021 for Mac PowerPoint 2021 for Mac Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Excel 2019 для Mac Word 2019 для Mac PowerPoint 2019 для Mac Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Excel 2016 для Mac Word 2016 для Mac PowerPoint 2016 для Mac Еще. Меньше
Просмотр предыдущих версий файла
Журнал версий в Office работает только для файлов, хранящихся в OneDrive или SharePoint в Microsoft 365. Дополнительные сведения см.в этой OneDrive.
Откройте файл, который вы хотите просмотреть.
Щелкните Файл > сведения >версии.
Выберите версию, чтобы открыть ее в отдельном окне.
Если вы хотите восстановить предыдущую открытую версию, выберите восстановить.
Откройте файл, который вы хотите просмотреть.
Перейдите в >файлов.
Примечание: Если кнопка Журнал отсутствует в области навигации, возможно, у вас на самом деле имеется версия Office, доступная по подписке. В области навигации выберите кнопку Сведения и посмотрите, есть ли там доступ к истории версий.
Выберите версию, чтобы открыть ее в отдельном окне.
Откройте файл, который вы хотите просмотреть.
Если вы используете Microsoft 365 для Mac, выберите имя документа в заголовке панели приложения, а затем выберите Обзор истории версий.
Если вы используете версию Office 2016 или 2019 для Mac, выберите файл > Обзор истории версий.
Выберите версию, чтобы открыть ее в отдельном окне.
Откройте файл, который вы хотите просмотреть.
Перейдите в >файлов >версий.
Выберите версию, чтобы открыть ее.
Если вы хотите восстановить предыдущую открытую версию, выберите восстановить.
Примечание: При входе с помощью личной учетной записи Майкрософт вы можете получить последние 25 версий. При входе с помощью учебной или учебной учетной записи количество версий будет зависеть от конфигурации библиотеки.
SharePoint в Microsoft 365 версий
Если вы работаете в SharePoint в Microsoft 365, у вас под рукой есть мощные средства управления версиями. SharePoint в Microsoft 365 библиотеки предлагают отслеживание версий, общий доступ и хранилище корзины при удалении чего-либо. Дополнительные сведения об SharePoint в Microsoft 365 версиях см. в
SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint в Microsoft 365 Microsoft 365 Microsoft Списки SharePoint в Microsoft 365 для малого бизнеса SharePoint, предоставляемый 21Vianet Еще. Меньше
С помощью управления версиями в списках и библиотеках можно отслеживать данные с течением времени, а также просматривать и восстанавливать предыдущие версии из истории элемента.
Если эта возможность включена, новые версии добавляются в историю элемента после снесения изменений. Количество хранимых версий, а также видимость черновиков или других версий можно изменить для каждого списка и библиотеки.
Включить и настроить версии в списке или библиотеке
Откройте список или библиотеку, для чего нужно включить версии.
Выберите "Параметры ", а затем выберите "Параметры списка" или "Параметры библиотеки".
На странице "Параметры" выберите "Параметры версии".
На странице "Параметры версии" доступны следующие параметры:
Для библиотеки документов:
потребовать утверждения контента для отправленных элементов;
Создавать версию при каждом редактировании файла в этой библиотеке документов с помощью только основных или основных и дополнительных версий.
ограничить число хранимых версий и черновиков;
указать, кто может просматривать черновики;
потребовать извлечения документов перед их редактированием.
потребовать утверждения контента для отправленных элементов;
настроить создание версии при каждом изменении элемента в списке;
ограничить число хранимых версий и черновиков;
указать, кто может просматривать черновики в списке.
Нажмите ОК.
Просмотр, восстановление и удаление более ранних версий в списке или библиотеке
Откройте список или библиотеку с элементом или документом, который вы хотите просмотреть.
Рядом с элементом, для которого вы хотите просмотреть историю, выберите . (много много раз).
Выберите "История версий".
Если вы не видите историю версий, выберите "Еще", а затем выберите "История версий".
В диалоговом окни "История версий" наведите указатель мыши на ссылку с датой в более ранней версии и, чтобы отобрать меню, выберите стрелку вниз.
В меню можно выполнить перечисленные ниже действия.
Просмотреть текущий документ. Появится диалоговое окно, в котором можно восстановить или удалить предыдущую версию, а также узнать текущее состояние утверждения. В этом диалоговом окне также можно изменить текущую версию.
Восстановить документ. Появится диалоговое окно с запросом на то, нужно ли сделать документ, утвержденный в данный момент. Он будет добавлен как новая версия.
Удалить документ. Появится диалоговое окно с запросом на отправку элемента в корзину.
Отклонить эту версию. Отображается только в утвержденных документах вместо удаления.
Когда все будет готово, в правом верхнем углу выберите X.
Включить и настроить версии в списке или библиотеке SharePoint 2016 или SharePoint 2013
Откройте библиотеку или список, для которого нужно включить управление версиями.
На ленте выберите "Библиотека" или "Список".
или
В группе "Параметры"выберите "Параметры библиотеки" или "Параметры списка".
или
На странице "Параметры" выберите "Параметры версий".
На странице "Параметры версии" доступны следующие параметры:
Для библиотеки документов:
потребовать утверждения контента для отправленных элементов;
настроить создание версии при каждом изменении файла в этой библиотеке документов, используя только основные номера версий или основные и дополнительные;
ограничить число хранимых версий и черновиков;
указать, кто может просматривать черновики;
потребовать извлечения документов перед их редактированием.
потребовать утверждения контента для отправленных элементов;
настроить создание версии при каждом изменении элемента в списке;
ограничить число хранимых версий и черновиков;
указать, кто может просматривать черновики в списке.
Нажмите ОК.
Отключение управления версиями в списке или библиотеке SharePoint 2016 или 2013
Сделайте то же самое для включения, но на странице "Параметры версии" выберите "Без версий". Для обязательного утверждения контентаможно также выбрать "Нет".
Просмотр, восстановление или удаление более ранней версии
Вот как можно восстановить предыдущую версию документа:
Перейдите к списку или библиотеке, содержащим элемент или документ, для которого требуется просмотреть журнал.
На ленте выберите "Файлы"или "Элементы". Если ленты нет, рядом с элементом, для которого вы хотите просмотреть историю, выберите . (много много раз).
Выберите "История версий".
Если вы не видите диалоговоеокно "История версий", в диалоговом оке выберите . (много много на эллипс), а затем — "История версий".
В диалоговом окни "История версий" наведите указатель мыши на ссылку с датой в более ранней версии и, чтобы отобрать меню, выберите стрелку вниз.
В меню можно выполнить перечисленные ниже действия.
Просмотреть текущий документ. Появится диалоговое окно, в котором можно редактировать, восстанавливать и удалять файлы, а также видеть текущее состояние утверждения.
Восстановить документ. Появится диалоговое окно с запросом на то, нужно ли сделать документ, утвержденный в данный момент. Он будет добавлен как новая версия.
Удалить документ. Появится диалоговое окно с запросом на отправку элемента в корзину.
Отклонить эту версию. Отображается только в утвержденных документах вместо удаления.
Закончив работу, щелкните значок X в правом верхнем углу.
Включение и настройка управления версиями в списке или библиотеке SharePoint 2010
Чтобы включить и настроить версии в списке или библиотеке, выполните указанные здесь действия.
Перейдите к нужному списку или библиотеке. Если имя не появляется в области быстрого запуска, выберите "Весь контент сайта", а затем выберите имя списка или библиотеки.
На ленте в группе "Инструменты списка" или "Инструменты библиотеки" выберите вкладку "Список" или "Библиотека".
Выберите "Параметры списка"или "Параметры библиотеки".
или
Откроется страница "Параметры списка" или "Параметры библиотеки".
В области "Общие параметры"выберите "Параметры версии".
Откроется диалоговое окно "Параметры версий".
Выполните одно из следующих действий:
Длябиблиотек документов: в разделе "Элемент: история версий" в разделе "Создание версии" при каждом редактировании файла в этой библиотеке документов?Выберите либо основные, либо основные и дополнительные версии.
Для списковв разделе "Элемент: история версий" в разделе "Создание версии" при каждом редактировании элемента в этом списке?выберите "Да".
(Необязательно) Выберите в списке нужное количество версий.
(Необязательно) Для списков выберите количество утвержденных версий, для которых нужно хранить черновики. Этот параметр доступен в разделе "Утверждение контента", если выбрано "Да".
Для библиотек задайте числовое значение параметра Хранить черновики для следующего числа основных версий.
(Необязательно) Определите, какие пользователи могут видеть черновики элементов. В списке этот параметр доступен только в разделе "Утверждение контента", если для параметра "Требуется утверждение контента отправленных элементов" задано "Да".
Выберите один из следующих параметров:
Любой пользователь с разрешением на чтение элементов. Разрешает доступ всем пользователям с разрешениями на чтение для сайта.
Только пользователи с разрешением на изменение элементов. Ограничивает просмотр черновиков теми, у кого есть разрешения на редактирование.
Только пользователи, которые могут утверждать элементы (и автор элемента). Ограничение представления только первоначальным автором элемента и теми, у кого есть разрешения на утверждение элементов в списке.
Чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на страницу "Параметры", выберите "ОК".
Отключение управления версиями в списке или библиотеке SharePoint 2010
Выполните те же действия, что и для включения управления версиями, но потом сделайте следующее:
Для библиотек документов: в разделе "Элемент: история версий" в разделе "Создание версии" при каждом редактировании файла в этой библиотеке документов?выберите "Без проверки версий".
Для списковв разделе "Элемент: история версий" в разделе "Создание версии" каждый раз, когда вы редактируете элемент в этом списке?выберите "Нет".
Нажмите ОК.
Просмотр, восстановление и удаление версий в списке или библиотеке SharePoint 2010
Перейдите к списку или библиотеке, содержащим элемент или документ, для которого требуется просмотреть журнал.
Рядом с документом или элементом, который вы хотите просмотреть, выберите стрелку вниз, а затем выберите "История версий".
В диалоговом окни "История версий" наведите указатель мыши на ссылку с датой в более ранней версии и, чтобы отобрать меню, выберите стрелку вниз.
В меню можно выполнить перечисленные ниже действия.
Просмотреть текущий документ. Появится диалоговое окно, в котором можно редактировать, восстанавливать и удалять файлы, а также видеть текущее состояние утверждения.
В диалоговом окне Просмотр можно перейти к редактированию, хотя обычно эта функция отключена. Чтобы изменить файл или элемент, в меню "Изменить свойства" выберите пункт "Изменить свойства".
Восстановить документ. Появится диалоговое окно с запросом на то, нужно ли сделать документ, утвержденный в данный момент. Она будет добавлена в качестве новой версии.
Удалить документ. Появится диалоговое окно с запросом на отправку элемента в корзину.
Отменить публикацию этой версии. Этот пункт появляется, если вы применяете утверждение и публикацию для документов или элементов.
Когда все будет готово, в правом верхнем углу выберите X,если диалоговое окно еще не закрыто.
Другие параметры, влияющие на управление версиями
Вы можете настроить другие параметры, влияющие на версии. В списках и библиотеках можно требовать утверждения контента. В библиотеках можно сделать так, чтобы файлы были и нужны.
Дополнительные сведения об этих параметрах и других параметрах см. в сведениях о том, как работает работа с версиями в списке или библиотеке?
Некоторые досадные ошибки знакомы каждому пользователю Excel. Вы или ваши коллеги можете по ошибке ввести неверные значения или даже случайно удалить ценные данные. Функция MS Excel «Отслеживать исправления» имеет свои ограничения: история изменений периодически удаляется, функция не подразумевает сохранения резервных копий и работает только в общих книгах. Есть ли способ сохранять данные без создания множества резервных копий или сложных макросов?
Инструмент «Контроль версий» решит эти задачи и надёжно сохранит данные:
Перед началом работы добавьте «Контроль версий» в Excel
«Контроль версий для книг» – это один из 20+ инструментов в составе надстройки XLTools для Excel. Работает в Excel 2019, 2016, 2013, 2010, десктоп Office 365.
Как включить «Контроль версий» в Excel и начать отслеживать изменения
Надстройка XLTools «Контроль версий для книг» — это инструмент для контроля изменений и управлениями версиями документов Excel. С его помощью можно отслеживать изменения файлов Excel и видеть кто, когда и какие изменения вносил.
В окне настроек нажмите Включить Готово, теперь для этой рабочей книги ведется учёт истории изменений. Далее вы можете сохранять версии книги.
Как сохранять (commit) версии рабочей книги Excel в Журнал изменений
Когда вы включите Контроль Версий для рабочей книги, рекомендуем сразу сохранить исходную версию в Журнал изменений. Это позволит сравнивать с ней последующие версии, а при необходимости восстановить исходную книгу.
Добавьте содержательный комментарий, напр. «Исходная версия» OK Готово, исходная версия сохранена в Журнал изменений.
По мере редактирования книги сохраняйте версии в Журнал изменений. Рекомендуем сохранять версию после любых существенных изменений или так часто, как сочтёте нужным.
Совет: пишите содержательные комментарии. Это поможет отличить версии друг от друга и найти нужную в Журнале изменений.
По умолчанию новая версия сохраняется в Журнал изменений по нажатию кнопки Сохранить изменения на панели инструментов. Если вы хотите, чтобы версия сохранялась каждый раз при обычном сохранении файла, задайте это в настройках:
Отметьте чекбокс «Сохранять версию в Журнал изменений каждый раз, как я сохраняю книгу с изменениями».
Как посмотреть и сравнить недавние изменения (diff) до сохранения версии
Посмотрите результат Закройте временный файл Нажмите ОК, чтобы сохранить эту новую версию, или Отмена, чтобы вернуться к редактированию книги.
Как версии книги Excel сохраняются в Git репозиторий
Все версии книги, сохранённые в Журнал изменений, хранятся в Git репозитории на вашем компьютере. Git — это широко используемая система контроля изменений, она безошибочно регистрирует все изменения и не занимает много места на диске.
Сразу после включения «Контроля версий», в той же папке, где находится ваша книга Excel, автоматически появится папка «НазваниеКниги_Revisions». Это Git репозиторий, в котором будет храниться вся история изменений данной книги. Каждый раз, как вы сохраняете версию (commit), она сохраняется в репозиторий.
Внимание: это важно – не удаляйте, не переименовывайте, не перемещайте эту папку репозитория. В противном случае история изменений будет утеряна.
Как работать с Журналом изменений и смотреть, кто и когда вносил изменения
Журнал изменений содержит список всех ранее сохранённых версий.
Просматривайте список версий: он отображает комментарии, имена авторов и время, когда версия была сохранена. Можно отслеживать, кто и когда вносил изменения.
Фильтруйте сохранённые версии и ищите нужную. Введите запрос в поле поиска, и поиск пройдет по названиям версий, комментариям, авторам и датам.
Посмотрите меню инструментов: свернуть или развернуть список, открыть, сохранить, откатиться и сравнить версии.
Как сравнить две версии рабочего листа Excel
Вы можете легко сравнить две версии рабочего листа друг с другом:
Удерживая клавишу Ctrl, выделите два листа, которые вы хотите сравнить > В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить две выбранные версии .
Внимание: инструмент «Контроль версий» сравнивает значения в ячейках. Если значения ячеек в двух версиях отличаются, они быдет выделены. «Контроль версий» не отслеживает (пока) изменения в формулах, форматах, добавленные или удаленные строки и столбцы.
Таким же образом вы можете сравнить любую версию рабочего листа с предыдущей или текущей версией:
В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить с Предыдущей версией или Сравнить с Текущей версией .
Как сравнить две версии рабочей книги с помощью надстройки Inquire
Инструмент «Контроль версий» интегрирован с надстройкой Inquire. Она помогает сравнивать версии документа Excel более детально.
Inquire – это бесплатная надстройка от Microsoft, доступная в Office Professional Plus. Посмотрите, как включить Inquire в Excel.
Удерживая клавишу Ctrl, выделите две книги, которые вы хотите сравнить В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить две выбранные версии в Inquire .
Таким же образом вы можете сравнить любую версию рабочей книги с предыдущей или текущей версией:
В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить с Предыдущей версией в Inquire или Сравнить с Текущей версией в Inquire .
Как восстановить и вернуться к предыдущей версии книги Excel
Чтобы открыть, сохранить или откатиться до любой предыдущей версии рабочей книги:
В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите нужную операцию:
Как использовать «Контроль версий» для общей книги Excel
Надстройка XLTools «Контроль версий» помогает эффективно организовать совместную работу над общим документом.
Поместите рабочую книгу в общую папку на локальном диске Разрешите доступ к книге всем членам команды Дайте им права на чтение и редактирование книги. Никто вне команды не сможет редактировать документ, который находится под Контролем версий.
Как использовать «Контроль версий» для макросов VBA in Excel
Если вы работаете с макросами в Excel, вы можете использовать «Контроль версий» для отслеживания и сравнения изменений в ваших VBA проектах.
Ограничения при работе с «Контролем версий»
Если файл сохранён в сетевой папке или на облачном диске, «Контроль версий» может выдать ошибки пути к файлу («слишком длинный путь к файлу»). Чтобы хранить историю версий, Git репозиторий создаёт вложенные папки, и иногда путь к этим папкам может превышать лимит Windows.
Наши разработчики уже ищут решение. Пока рекомендуем попробовать сократить путь к сетевой папке, а также название файла. Или сохраняйте документы под Контролем версий на локальном диске на вашем компьютере.
Теван Здравствуйте. А есть ли решение позволяющее "делиться" изменениями с другими пользователями, работающими над одним файлом? Говоря в терминах git, есть ли возможность работать с удалённым репозиторием: git pull, git push, git merge, git rebase и т.п.?
Maria Balobanova Пока такой возможности нет. Спасибо за предложение! Подумаем, как можно реализовать в следующих версиях.
Алексей Здравствуйте. Хотелось бы попробовать «Контроль версий». Вышлите и мне, пожалуйста, пробную версию
Maria Balobanova Алексей, спасибо за интерес к XLTools! Скачайте надстройку, и ключ пробной лицензии будет отправлен на Ваш email (если нет - проверьте, пожалуйста, папку спам). Пробный период на 14 дней дает полный доступ ко всем возможностям XLTools, в т.ч. Контроль Версий, SQL запросы, т.д.
Павел Здравствуйте. Хотелось бы попробовать "Контроль версий". Вышлите и мне, пожалуйста, пробную версию.
Помимо учёта изменений в книгах Excel, надстройка XLTools позволяет отслеживать историю изменений проектов VBA. Этот уникальный инструмент будет полезен продвинутым пользователям Excel и разработчикам VBA. Надстройка дает возможность сравнить изменения в коде, сохранить VBA модули в Git репозиторий и восстановить предыдущие версии макросов.
Инструмент XLTools «Контроль версий для VBA проектов» надёжно сохранит данные макросов Excel:
Перед началом работы добавьте «Контроль версий» в Excel
«Контроль версий для проектов VBA» – это один из 20+ инструментов в составе надстройки XLTools для Excel. Работает в Excel 2019, 2016, 2013, 2010, десктоп Office 365.
Как включить «Контроль версий» для проектов VBA и начать отслеживать изменения
Надстройка XLTools «Контроль версий для проектов VBA» — это инструмент для контроля изменений и управлениями версиями макросов Excel. С его помощью можно отслеживать изменения в проектах VBA и видеть кто, когда и какие изменения вносил в код.
Активируйте параметры макросов для разработчиков:
Вкладка «Разработчик» Безопасность макросов Отметьте флажком «Предоставлять доступ к объектной модели проектов VBA».
Или: Файл Параметры Центр управления безопасностью Параметры центра управления безопасностью Параметры макросов Отметьте флажком «Предоставлять доступ к объектной модели проектов VBA»
Включите «Контроль версий» для рабочей книги Excel:
Как сохранять (commit) версии модуля VBA в Журнал изменений
Когда вы включите Контроль Версий для книги с макросом, рекомендуем сразу сохранить исходную версию в Журнал изменений. Это позволит сравнивать с ней последующие версии, а при необходимости восстановить исходную книгу.
Добавьте содержательный комментарий, напр. «Исходная версия» OK Готово, исходная версия сохранена в Журнал изменений.
По мере редактирования книги сохраняйте версии в Журнал изменений. Рекомендуем сохранять версию после любых существенных изменений или так часто, как сочтёте нужным.
Совет: пишите содержательные комментарии. Это поможет отличить версии друг от друга и найти нужную в Журнале изменений.
По умолчанию новая версия сохраняется в Журнал изменений по нажатию кнопки Сохранить изменения на панели инструментов. Если вы хотите, чтобы версия сохранялась каждый раз при обычном сохранении файла, задайте это в настройках:
Отметьте чекбокс «Сохранять версию в Журнал изменений каждый раз, как я сохраняю книгу с изменениями».
Как посмотреть и сравнить недавние изменения (diff) в коде VBA до сохранения версии
Для предпросмотра и сравнения изменений дважды кликните мышкой по отредактированному модулю в списке.
Откроется сравнение «Старой» и «Новой» версии кода рядом друг с другом. Изменённые строки будут выделены цветом.
Посмотрите результат Закройте окно сравнения Нажмите ОК, чтобы сохранить эту новую версию, или Отмена, чтобы вернуться к редактированию.
Как версии VBA макросов Excel сохраняются в Git репозиторий
Все версии книги, сохранённые в Журнал изменений, хранятся в Git репозитории на вашем компьютере. Git — это широко используемая система контроля изменений, она безошибочно регистрирует все изменения и не занимает много места на диске.
Сразу после включения «Контроля версий», в той же папке, где находится ваша книга Excel, автоматически появится папка «НазваниеКниги_Revisions». Это Git репозиторий, в котором будет храниться вся история изменений данной книги и макросов. Каждый раз, как вы сохраняете версию (commit), она сохраняется в репозиторий.
Внимание: это важно – не удаляйте, не переименовывайте, не перемещайте эту папку репозитория. В противном случае история изменений будет утеряна.
Как работать с Журналом изменений и смотреть, кто и когда редактировал макрос
Журнал изменений содержит список всех ранее сохранённых версий.
Просматривайте список версий: он отображает комментарии, имена авторов и время, когда версия была сохранена. Можно отслеживать, кто и когда вносил изменения.
Фильтруйте сохранённые версии и ищите нужную. Введите запрос в поле поиска, и поиск пройдет по названиям версий, комментариям, авторам и датам.
Посмотрите меню инструментов: свернуть или развернуть список, открыть, сохранить, откатиться и сравнить версии.
Как сравнить две версии макроса VBA
Вы можете легко сравнить две версии макроса друг с другом:
Удерживая клавишу Ctrl, выделите два модуля VBA, которые вы хотите сравнить В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить две выбранные версии .
Откроется сравнение «Новой» и «Старой» версии кода рядом друг с другом. Изменённые строки будут выделены цветом.
Таким же образом вы можете сравнить любую версию модуля VBA с предыдущей или текущей версией:
В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить с Предыдущей версией или Сравнить с Текущей версией .
Как сравнить две версии макроса VBA с помощью надстройки Inquire
Инструмент «Контроль версий» интегрирован с надстройкой Inquire. Она помогает сравнивать версии документа Excel более детально.
Inquire – это бесплатная надстройка от Microsoft, доступная в Office Professional Plus. Посмотрите, как включить Inquire в Excel.
Удерживая клавишу Ctrl, выделите две версии VBA модуля, которые вы хотите сравнить В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить две выбранные версии в Inquire .
Таким же образом вы можете сравнить любую версию модуля VBA с предыдущей или текущей версией:
В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить с Предыдущей версией в Inquire или Сравнить с Текущей версией в Inquire .
Как восстановить и вернуться к предыдущей версии макроса Excel
Чтобы сохранить или откатиться до любой предыдущей версии макроса Excel:
В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите нужную операцию:
Как использовать «Контроль версий» для общей книги Excel
Надстройка XLTools «Контроль версий» помогает эффективно организовать совместную работу над общим документом.
Поместите рабочую книгу в общую папку на локальном диске Разрешите доступ к книге всем членам команды Дайте им права на чтение и редактирование книги. Никто вне команды не сможет редактировать документ, который находится под Контролем версий.
Как использовать «Контроль версий» для отслеживания изменений в книгах Excel
Независимо от того, содержит ваша рабочая книга макросы или нет, включив «Контроль версий», вы можете сохранять и отслеживать изменения на рабочих листах.
Ограничения при работе с «Контролем версий»
Если файл сохранён в сетевой папке или на облачном диске, «Контроль версий» может выдать ошибки пути к файлу («слишком длинный путь к файлу»). Чтобы хранить историю версий, Git репозиторий создаёт вложенные папки, и иногда путь к этим папкам может превышать лимит Windows.
Наши разработчики уже ищут решение. Пока рекомендуем попробовать сократить путь к сетевой папке, а также название файла. Или сохраняйте документы под Контролем версий на локальном диске на вашем компьютере.
Some disappointments are familiar to every Excel user. You or your colleagues may enter incorrect values or even delete critical data by mistake. MS Excel Track Changes feature comes with limitations: history of changes is periodically deleted, it does not do backups and works only for shared workbooks. How can you protect data without piles of backup copies or complicated macros?
XLTools Version Control add-in solves these problems and keeps your data safe:
Before you begin, add Version Control to Excel
Version Control for Workbooks is one of the 20+ features within XLTools Add-in for Excel. Works in Excel 2019, 2016, 2013, 2010, desktop Office 365.
How to enable Version Control in Excel and start tracking changes
XLTools Version Control add-in for Excel workbooks is a revision control, or a source control tool. It helps track changes to Excel files and gives a clear picture of who, how and when modified the document.
In the Settings window, click Enable Done, now you are tracking changes and history of the spreadsheet. Next, you can commit versions of the workbook.
How to commit versions of Excel workbook to Change Log
Once you enable Version Control in a workbook, we recommend you commit the initial version to Change Log. This will allow you to compare future versions with it, as well as restore the initial version if necessary.
Add a descriptive comment, e.g. "Initial version" OK Done, the initial version is saved to Change Log.
As you keep editing the workbook, keep committing versions along the way. We recommend you commit a version after any critical changes, or as often as often as you find necessary.
Tip: create descriptive comments. It will help tell the versions apart and search for the necessary version in the Change Log.
By default, a version is committed to Change Log through the Commit Changes button on the ribbon. If you want to commit a version every time you save the file, specify this in the settings:
How to preview and diff recent changes before committing a version
A temporary file will open, and the Newer version will have the changed cells highlighted in red color.
Review the result Close the temporary file Click OK to commit this new version, or Cancel to go back to editing the workbook.
How Excel spreadsheet versions are saved to Git repository
All versions of a workbook that were committed to Change Log are saved to the Git repository on your computer. Being a widely adopted system for revision control, Git accurately records all changes and does not take much of your disk space.
Immediately after you enable Version Control, a folder 'WorkbookName_Revisions' is automatically generated in the same destination as the workbook. This is the Git repository that will safely store all revision history of the workbook. Every time you commit a version, it is saved to the repository.
Important: do NOT delete, rename or move this repository folder. Otherwise the revision history will be lost.
How to navigate the Change Log and see who made changes and when
The Change Log shows the list of all previously committed versions.
Click the Change Log button on XLTools tab The Change Log will open.
Review the list of versions: it displays comments, authors and the time the version was committed. You can see who made changes and when.
Filter the committed versions and search for the version you need. Type what you are looking for, and the search will run through version names, comments, authors and dates.
Review the tools in the menu: you can expand and collapse the list, open, save, roll back to, diff and compare versions.
How to compare two versions of an Excel worksheet
You can easily compare two worksheet versions with each other:
Hold the Ctrl key and select two worksheet versions you want to compare In the log's menu, or in the right-click context menu, select Compare two selected versions .
A temporary workbook will open. The sheet with the Newer version has the modified cells highlighted in red.
Note: the Version Control tool compares the values in cells. If the values are different in the two versions, the cell will be highlighted. Version Control does not (yet) track changes to formulas, formats, added or removed rows and columns.
In the same way, you can compare any worksheet version with the previous or the current version:
In the log's menu, or in the right-click context menu, select Diff with Previous version or Diff with Current version .
How to compare two workbook versions with Inquire Add-in
The Version Control tool is integrated with the Inquire plugin. It helps compare spreadsheet versions in more detail.
The Inquire plugin is a free plugin by Microsoft, available in Office Professional Plus edition. See how to turn on Inquire in Excel.
Hold the Ctrl key and select two workbook versions you want to compare In the log's menu, or in the right-click context menu, select Compare two selected versions in Inquire .
In the same way, you can compare any workbook version with the previous or the current version:
In the log's menu, or in the right-click context menu, select Diff with Previous version in Inquire or Diff with Current version in Inquire .
How to restore and roll back to a previous version of Excel workbook
To open, save or roll back to any previous workbook version:
In the log's menu, or in the right-click context menu, select the operation you need:
How to use Version Control for a shared Excel workbook
XLTools Version Control add-in helps arrange group work and collaborate on shared spreadsheets effectively.
Place the workbook in a shared folder on a local disk Share the workbook with your team Provide reading and writing permissions. This prevents anyone outside the group from editing the workbook under versioning.
How to use Version Control for VBA macros in Excel
If you work with macros in Excel, you can also use Version Control to track and compare changes in your VBA projects.
Limitations when using Version Control
When the spreadsheet is stored on a network folder or a cloud drive, Version Control may return file path errors (“pathname is too long”). In order to store revision history, the Git repository creates nested folders and sometimes the paths to these subfolders may exceed the limitation set in Windows.
Our development team is already searching for a workaround. In the meanwhile, we recommend you try and shorten the network path, as well as the name of the spreadsheet. Or, save the spreadsheets on the local disk on your computer.
Читайте также: