Управление проектами в excel
Управление проектами при гибкой методике разработки представляет собой последовательный, поступательный способ координации деятельности в сфере разработки, информационных технологий и других областях бизнеса. Это очень гибкая, интерактивная методология, поэтому команды могут быстро выявлять и реагировать на вызовы, и в конечном итоге быстрее добиваться лучших результатов.
С помощью шаблона можно создать первичную структуру постоянно изменяющегося проекта. При работе с такими проектами необходимо постоянно адаптироваться к изменениям, но в то же время, используя шаблон, можно держать всех в курсе происходящего и отслеживать требования.
В этой статье вы найдёте восемь шаблонов для управления проектами при гибкой методике разработки в Excel. Вы также узнаете, как использовать аналогичные шаблоны в Smartsheet, инструменте для управления работой на основе электронных таблиц, упрощающим процесс и предлагающим дополнительные возможности для совместной работы.
Шаблон плана проекта при гибкой методике разработки
План проекта при гибкой методике разработки фокусируется на компонентах проекта. План содержит предварительную оценку срока выполнения каждого компонента, но при этом не включает в себя подробные сведения о том, как будут достигаться конечные результаты. Кроме того, так как планы проектов фокусируются на компонентах, схожие компоненты можно группировать в спринты.
План проекта при гибкой методике разработки постоянно меняется. Как только план разработан, команда проекта должна постоянно поддерживать его в актуальном состоянии, при необходимости обновляя статусы и графики.
Этот шаблон (также известный как график проекта при гибкой методике разработки) позволяет добавлять ваши задачи, ответственных за их выполнение лиц, даты начала работы и сроки выполнения, а также статус. Длительность каждой задачи будет высчитываться автоматически. Этот шаблон также содержит диаграмму Ганта (визуальное представление вашей временной шкалы), которая автоматически обновляется при добавлении данных в таблицу.
Внимание. При добавлении новых данных в таблицу, диаграмма Ганта будет изменена автоматически, тем не менее, диаграмма может отображать даты, которые вы не вводили, и в начале диаграммы может быть много пустого места. Вы можете изменить это, настроив расстояние между датами. Щёлкните правой кнопкой мыши по дате в верхней части диаграммы Ганта и выберите "Формат оси". Измените число в ячейке "Минимальное значение". Вам может потребоваться изменять число несколько раз, увеличивая его, чтобы добиться необходимого внешнего вида диаграммы.
A better, more agile way to plan, track, and manage your projects with Smartsheet
Smartsheet is a cloud-based platform that allows teams and organizations to plan, manage, and report on projects, helping you iterate more effectively and achieve more. See Smartsheet in action.
Упорядочивайте и отслеживайте простые проекты и временные шкалы на горизонтальной гистограмме с помощью этого шаблона диаграммы Ганта для проекта. Введите названия задач, даты начала и окончания и длительность задач, чтобы создать общее представление временной шкалы проекта, определить зависимости и отслеживать выполнение задач и проекта.
Шаблон для отслеживания проекта
Управляйте проектной информацией и обновляйте её, чтобы наблюдать за ходом выполнения проекта, с помощью этого шаблона для отслеживания. Фиксируйте задачи, статус, приоритет, сроки выполнения, затраты, затраченное время и другие данные для вашего проекта.
Шаблон плана проекта (гибкая методология)
Визуально управляйте графиками проектов, спринтами и длительностью задач, отслеживайте требования, устанавливайте сроки и упорядочивайте ресурсы, чтобы обеспечить своевременное выполнение всех спринтов с помощью этого шаблона плана проекта с гибкой методологией.
Повышение эффективности благодаря Smartsheet
В отличие от традиционных электронных таблиц Smartsheet позволяет переключаться между различными представлениями одних и тех же данных. Создавайте и редактируйте задачи и делитесь ими, используя предпочитаемый макет, а затем переключайтесь между представлениями сетки, карточек, диаграммы Ганта и календаря.
Шаблон бюджета проекта
Обеспечьте соответствие проекта установленному бюджету, отслеживая трудозатраты, стоимость материалов, фиксированные затраты и фактические значения. Контролируйте дополнительные расходы, выявляйте отклонения от бюджета и держите всех участников и заинтересованных лиц в курсе событий с помощью этого простого в использовании шаблона.
Шаблон списка задач
Документируйте важные задачи на каждую неделю, каждый день или даже каждый час с помощью этого удобного шаблона. Упорядочивайте личные и рабочие задачи, чтобы сфокусироваться на наиболее приоритетных из них, и просматривайте дела на неделю вперёд.
Шаблон временной шкалы проекта
С помощью этого шаблона вы можете отслеживать ход выполнения, определять потенциальные задержки и предупреждать возникновение проблем. Контролируйте фактическое время выполнения каждой задачи, чтобы не выйти из графика.
Шаблон для отслеживания проблем
Этот шаблон помогает определять, как потенциальные проблемы могут повлиять на сроки выполнения проекта, а также устранять возникшие проблемы. Назначайте лиц, ответственных за устранение проблем, по мере их появления, чтобы избежать задержек и обеспечить подотчётность.
Шаблон табеля учёта рабочего времени для проекта
Выделяйте ресурсы в рамках проекта и управляйте ими, чтобы все участники и заинтересованные лица знали, кто над чем работает. Отслеживайте доступность ресурсов на неделю или месяц вперёд и управляйте несколькими проектами одновременно без избыточного выделения ресурсов.
Шаблон для отслеживания проектных рисков
Выявляйте любые проектные риски, в том числе неправильно определённый объём работ и неправильно установленные зависимости, с помощью этого шаблона. Определяйте и устраняйте риски на ранних стадиях проекта, пока они ещё не успели повлиять на затраты и сроки выполнения. Держите всех заинтересованных лиц в курсе возможных проблем.
Панель мониторинга для управления проектами
Быстро сообщайте текущий статус проекта ключевым заинтересованным лицам и участникам и делитесь общим положением дел. Предоставляйте сведения о ходе работ и наиболее важные данные.
Оптимальные шаблоны для управления проектами любого размера
Шаблон для управления проектами — это эффективный инструмент для ведения любого проекта: большого или малого, простого или сложного. Даже если конечные результаты не слишком значительны, вам всё равно потребуется оценить, сколько времени займёт выполнение каждой задачи, определить необходимые ресурсы и назначить задачи каждому участнику команды. Вот почему важно подобрать подходящее решение для управления проектами, чтобы обеспечить своевременное выполнение работ и не выйти за рамки бюджета.
Одно из таких решений — Smartsheet, платформа для совместной работы, которая позволяет как крупным предприятиям, так и небольшим рабочим группам быстро воплощать свои идеи в реальность. Ведущие руководители проектов полагаются на Smartsheet при координации ресурсов, расписаний и усилий сотрудников для выполнения работы.
Стандартизируйте ключевые элементы проектов, ускорьте выполнение задач и оптимизируйте совместную работу с помощью масштабируемых решений Smartsheet, которые можно настроить в соответствии с потребностями организации. Поддерживайте подотчётность — собственную и всей команды, — обеспечьте чёткую видимость приоритетов и держите всё под контролем. Узнайте, как легко использовать шаблон для управления проектом в Smartsheet.
Откройте для себя лучший способ оптимизации рабочих процессов и навсегда избавьтесь от информационной разобщённости.
Шаблоны управления проектами являются неотъемлемой частью тиражирования успешных проектов. С помощью бесплатных шаблонов Microsoft Excel вы можете превратить ваши простые электронные таблицы в мощные инструменты управления проектами.
В этой статье вы найдете некоторые из самых полезных и бесплатных шаблонов управления проектами Microsoft Excel и отслеживания проектов, которые вы хотите использовать для своего следующего проекта.
В этой статье:
Шаблоны управления проектами Microsoft Excel
Давайте посмотрим на лучшие шаблоны управления проектами Microsoft Excel.
Примечание. Здесь мы рассмотрим как собственные, так и сторонние шаблоны. Чтобы найти предустановленные шаблоны таблиц Excel, откройте Excel и найдите соответствующее ключевое слово на экране « Новый документ». Если вы уже в Excel, перейдите в « Файл»> «Новый», чтобы вызвать поиск по шаблону. Обратитесь к разделу « Управление шаблонами Microsoft Excel » ниже для получения более подробной информации.
Шаблоны временной шкалы проекта Excel
Excel поставляется с несколькими временными шкалами и шаблонами диаграмм Ганта, предоставленными Microsoft, но также включает в себя шаблоны из Vertex42, одного из самых популярных сторонних ресурсов для электронных таблиц.
1. Рабочий план Хронология
Шаблон временной шкалы рабочего плана подходит для базового проекта с несколькими этапами. Когда вы вводите свои данные в таблицу, дорожная карта будет обновляться автоматически.
Этот шаблон поставляется с Microsoft Excel 2016.
2. Диаграмма Ганта с отслеживанием даты
Диаграммы Ганта являются одним из основных в каждом наборе инструментов менеджера проекта. Они помогают вам визуализировать поток ваших задач и отслеживать прогресс.
С помощью этого шаблона вы можете создать полную диаграмму Ганта с минимальными усилиями. Просто введите каждое задание, вместе с описанием, кому оно назначено, процентное значение для обозначения прогресса, дату начала и количество дней до завершения.
Этот шаблон является Microsoft Excel по умолчанию.
3. Сроки и задачи проекта
Если вы хотите интегрировать вехи в базовую временную шкалу, этот шаблон, предоставленный Vertex42, идеален. Он сочетает в себе лучшие элементы диаграммы Ганта, то есть визуализацию потока задач, с вехами, зависшими над временной шкалой. Просто заполните соответствующие таблицы, чтобы заполнить визуальный.
Вы можете найти этот шаблон, выполнив поиск в Excel.
Шаблон плана проекта Excel
План проекта — это документ. которые могут требовать диаграмм Excel, но в остальном составлены в Microsoft Word. Однако для базовых проектов вам может потребоваться только документ Microsoft Excel.
4. Простая диаграмма Ганта
При поиске в хранилище шаблонов Excel шаблонов плана проекта вы в основном найдете различные варианты диаграмм Ганта, включая эту простую диаграмму Ганта из Vertex42. Что отличает его от диаграммы Ганта, приведенной выше, так это включение этапов проекта.
Этот шаблон включен в Microsoft Excel.
5. Шаблон планировщика событий
План проекта действительно не то, что вы обычно составляете в Excel. Но если ваш проект достаточно прост, например, планирование вечеринки, вам нужен твердый одностраничный шаблон, в котором перечислены основные задачи и вы можете определить график и бюджет. Этот шаблон из Office Templates Online — отличное начало.
Шаблон отслеживания проектов Excel
При поиске трекера вы увидите удивительное сочетание личных и деловых шаблонов таблиц Excel для отслеживания. Вы можете сузить область поиска, выбрав категории, связанные с задачей управления проектом, с которой вы работаете.
6. Отслеживание затрат по видам деятельности
Этот шаблон отслеживания может помочь вам получить представление о прямых, косвенных, а также общих и административных затратах на продукт.
7. Шаблон отслеживания проекта
Этот шаблон Vertex42 необходим, если вы работаете с несколькими различными клиентами, проектами и / или результатами. Он объединяет детали проекта, расходы, статусы задач и сроки выполнения.
Шаблоны бизнес планов
В Microsoft Office есть собственная категория для бизнес-планов. Воспользуйтесь предложенным бизнес-поиском и выберите категорию « Бизнес-планы » справа.
Вы найдете следующие шаблоны Microsoft Excel:
- Затраты на запуск
- Контрольный список бизнес-плана
- Контрольный список бизнес-плана с SWOT-анализом
Дополнительные шаблоны бизнес-планов шаблоны бизнес-планов , посмотрите нашу специальную статью.
Поиск онлайн-шаблонов
Не можете найти нужный шаблон управления проектом в Excel? Обратитесь к стороннему онлайн-ресурсу для более широкого выбора шаблонов таблиц Excel. Мы рекомендуем следующие сайты.
Vertex42
На этом сайте есть несколько отличных шаблонов управления проектами для Microsoft Office 2003 и выше. Сайт отмечает, что его шаблоны в основном связаны с планированием проекта. Для более сложных задач может потребоваться Microsoft Project или другое программное обеспечение для управления проектами.
На странице, посвященной управлению проектами , вы найдете список полезных материалов, включая, помимо прочего, следующее:
Каждая страница содержит краткое описание того, что делает шаблон, один или несколько шаблонов, а также дополнительные советы и рекомендации для соответствующего инструмента управления проектами. Это отличный ресурс для начинающих менеджеров проектов.
TidyForm
TidyForm имеет респектабельный выбор шаблонов управления проектами Microsoft Excel. Самые популярные категории перечислены на главной странице. Если вы не можете сразу найти то, что вам нужно, переключитесь в раздел « Бизнес » или попробуйте функцию поиска.
Когда вы прокрутите до конца раздела, вы увидите список популярных категорий и связанных категорий. Это может быть полезно при поиске нужного шаблона.
Мы рекомендуем следующие страницы:
Все еще ищете идеальный шаблон? Возможно, вам придется создавать пользовательские шаблоны Excel. чтобы получить именно то, что вы хотите.
Управление шаблонами Microsoft Excel
Сначала посмотрим, какие шаблоны вы уже установили в Microsoft Excel. Для этой демонстрации мы использовали Excel 2016, но процедура аналогична в Microsoft Office 2013 и Office 2019.
Значения по умолчанию
Когда вы запускаете Microsoft Excel, первое окно, которое вы видите, будет содержать поле поиска для онлайн-шаблонов. Когда вы начинаете с существующей книги, перейдите в Файл> Создать, чтобы перейти к тому же представлению.
Microsoft Excel поставляется с набором предустановленных шаблонов. Они перечислены под полем поиска. Вы можете закрепить избранные, нажав на соответствующий символ в правом нижнем углу списка.
Искать в Интернете больше шаблонов проектов
Самый быстрый способ найти нужный вам шаблон — это поиск. Как только вы начнете поиск, например, для термина « проект» , вы также увидите категории шаблонов, перечисленные рядом с шаблонами, которые соответствуют вашему поиску.
Сузить поиск
Отличная особенность заключается в том, что вы можете сузить область поиска, выбрав несколько категорий. Это поможет вам исключить шаблоны, которые могут соответствовать вашему ключевому слову, но не нужной категории. С другой стороны, вы можете обнаружить, что идеальный шаблон не доступен в Microsoft Excel.
Предварительный просмотр и создание шаблона
При нажатии на шаблон вы увидите предварительный просмотр с кратким описанием того, что предоставляет шаблон. Вы также можете закрепить шаблон из его предварительного просмотра; символ находится в правом верхнем углу.
Чтобы загрузить и использовать шаблон, нажмите кнопку « Создать» , чтобы открыть новую книгу Microsoft Excel с предварительно заполненным шаблоном.
Шаблон готов, установлен, иди
Пока вы заняты этим, просмотрите наш список полезных офисных шаблонов. и запаситесь шаблонами деловых писем. Шаблоны
Мы рассмотрели много советов по управлению проектами и уловок прошлого. Когда вы разберетесь с шаблонами, вы можете рассмотреть дополнительные инструменты и решения. Например, знаете ли вы, что Outlook отлично подходит для управления проектами ? Аналогично, вы можете использовать OneNote для управления проектами. И вы можете интегрировать OneNote с Outlook для управления проектами. ? Возможности безграничны.
Вам не нужен Microsoft Project для создания диаграммы Ганта для вашего проекта. Если вы только начинаете с управления проектами и у вас нет доступа к такому программному обеспечению, вы можете просто использовать Microsoft Excel или PowerPoint для отслеживания. Если это звучит как вы, то шаблон диаграммы Ганта может быть именно тем, что вам нужно.
Мы собрали подборку из 10 шаблонов диаграмм Ганта для Excel и PowerPoint, которые помогут вам начать ваш проект с нуля.
1. Подробное планирование проекта Ганта (Microsoft Office)
В Microsoft Office есть потрясающий шаблон, который можно загрузить с веб-сайта или получить к нему доступ путем поиска шаблонов в Excel. ( Файл> Создать> Поиск онлайн-шаблонов ).
Когда вы измените значения активности, вы увидите, что гистограмма справа автоматически обновится. Вы также можете настроить период, который вы хотите выделить, введя число или выбрав его в раскрывающемся списке вверху.
Этот шаблон предлагает приятный цветовой контраст для удобного чтения и отлично подходит для подробного управления проектами.
2. Диаграмма Ганта с несколькими вариантами (TeamGantt)
Если вы не совсем уверены, какие записи вы хотите ввести вручную, чтобы настроить диаграмму Ганта, проверьте эту опцию в TeamGantt. Рабочая тетрадь имеет три вкладки, включая полную ручную диаграмму, ручную диаграмму даты окончания и ручную диаграмму продолжительности. Это дает вам гибкость выбора того, что использовать для вашего конкретного проекта.
Клавиша внизу каждой вкладки диаграммы Ганта показывает, какие ячейки рассчитаны, а какие — ручными, чтобы их было еще проще использовать.
3. WBS Диаграмма Ганта (Vertex42)
Если у вас есть структура разбивки работ структурой разбивки работ структурой разбивки для вашего проекта, этот шаблон из Vertex42 может быть тем, который вам нужен. Вы можете ввести свой номер WBS для каждой задачи для простого перехода из письменного в визуальный формат управления проектами.
Шаблон имеет ползунок вверху для быстрого просмотра различных периодов и небольшой раздел справки внизу для помощи с вводом данных и настройками.
Если вам понравился этот шаблон, вы можете взглянуть на то, что предлагает Pro Version, щелкнув эту вкладку в книге.
4. Обширная диаграмма Ганта (Template Lab)
Подобный шаблону из Vertex42, этот шаблон из Lab Lab хорошо работает с существующей WBS. Он имеет места для нумерации, задач и четырех уровней подзадач, а также поле назначения ресурсов. Вы можете указать свою продолжительность, фактическую продолжительность, процент выполнения, прогнозируемые и фактические даты окончания, а затем значения для назначенных, завершенных и оставшихся.
Гистограмма очень легко читается с хорошим контрастом цветов. Поля обновляются автоматически с вашими записями, что делает этот шаблон потрясающей общей диаграммой Ганта для детальных проектов. Template Lab предлагает множество других опций диаграммы Ганта, чтобы вы могли проверить их при посещении их страницы, но этот называется «Шаблон диаграммы Ганта 08».
Внешний вид шаблона делает его очень простым для чтения и в то же время полезным. Кроме того, взгляните на второй слайд, который содержит подробную информацию о надстройке Office Timeline PowerPoint для автоматического обновления диаграмм.
6. Временная шкала Диаграмма Ганта PowerPoint (Хронология Office)
Если вы хотите придерживаться шаблона диаграммы PowerPoint Gantt, но начните с более чистого, незагроможденного вида, скорее всего, этот шаблон вам нужен.
Этот шаблон использует макросы для включения ваших записей Просто помните, что вы должны включить их после загрузки шаблона. Затем дважды щелкните ячейки, чтобы ввести полный объем данных, включая затраты на задачу, ресурсы и номера бюджета.
8. Почасовая диаграмма Ганта (Office Timeline)
Вам нужно довести свой проект до почасового плана управления? Также для PowerPoint этот шаблон из Office Timeline позволяет вам сделать это. Полный график отображается на временной шкале, и вы можете отрегулировать задачи и сопутствующее время с точностью до минуты для каждого.
Хотя для некоторых это может быть слишком большим микроуправлением, для других это необходимо. Это зависит от вашего проекта и предпочтений. Итак, если почасовая диаграмма Ганта соответствует вашим потребностям, а PowerPoint — вашим навыкам, это отличный шаблон.
Вы просто вводите свои задачи, а затем настраиваете шкалы времени вручную. Каждый период разделен на квартал, а затем месяц. Это обеспечивает быстрый способ увидеть выполнения для каждой задачи.
Более подробные шаблоны диаграмм Ганта содержат даты и длительности. Тем не менее, если вы хотите просто посмотреть, когда элементы будут планироваться и когда они будут завершены, это хороший шаблон Excel, который стоит попробовать.
Для несложных презентаций плана вашего проекта презентации вашего проекта с помощью PowerPoint этот шаблон обеспечивает достойный и привлекательный вариант.
Какими советами по диаграмме Ганта вы можете поделиться?
Мы показали вам различные шаблоны диаграмм Ганта на выбор. Теперь нам интересно узнать, как вы используете свой шаблон.
Если вы заядлый пользователь диаграммы Ганта, у вас, вероятно, есть полезные советы, которые помогут другим кто не так знаком с инструментом управления проектами. Если вы ищете дополнительные варианты, взгляните на эти изящные инструменты для создания графиков проекта .
Если у вас есть хитрости, предложения или общие советы по использованию, которыми вы хотели бы поделиться, оставьте нам свой комментарий ниже!
Диаграмма Ганта в MS EXCEL часто используется при управлении проектами. Эта диаграмма может отображать:
- перечень работ/ задач проекта;
- плановую длительность работ;
- связи между работами;
- процент выполнения.
Процесс создания простейшей диаграммы Ганта без связей и % выполнения приведен в статье Диаграмма Ганта . Разовьем эти идеи для создания более совершенной диаграммы (см. файл примера ).
Пусть необходимо спланировать проект создания некого производства. Нужно выполнить ряд работ по проекту: провести конкурсы на приобретение оборудования, СМР (строительно-монтажные работы), ввести в эксплуатацию и др. Исходная таблица содержит перечень работ, дату начала работ (или ссылку на работу-предшественника), длительность, % выполнения.
Как и в статье Диаграмма Ганта будем использовать диаграмму Линейчатая с накоплением . Т.к. на диаграмме теперь будем отображать и процент выполнения, то потребуется добавить еще один ряд данных и несколько столбцов в исходной таблице: Начало работы (фиксированная дата начала выполнения работы), Выполнено (число дней соответствующее проценту выполнения работы), Не выполнено (столбец длительность минус столбец выполнено ).
Источник данных для диаграммы теперь будет выглядеть так:
Обычно предполагается, что работы в проекте логически связаны. Например, работа Разработка проекта начинается только после проведения конкурса по определению организации проектировщика, т.е. завершения работы Проведение конкурса . Реализуем связь начало-конец , т.е. когда начало одной работы связано с окончанием работы-предшественника. Также учтем возможную задержку между началом выполнения работы и окончанием работы-предшественника.
В исходной таблице создадим еще несколько дополнительных столбцов: Код работы; Работа-предшественник; Задержка . Если раньше в столбце Начало работы были фиксированные даты начала выполнения работы, то теперь заменим их формулой =ЕСЛИ(C6<>"";C6;ИНДЕКС($I$6:$I$10;ПОИСКПОЗ(D6;$B$6:$B$10;0))+E6+1)
Теперь, если задана фиксированная дата в столбце Начало , то в столбце Начало работы отобразится именно она. Если задана работа-предшественник, то будет определена дата окончания этой работы, учтена задержка и прибавлен 1 день.
Например, окончание работы Проведение конкурса запланировано на 21.03.2010. Для определения даты начала работы-последователя Разработка проекта вышеуказанная формула в столбце Начало работы (ячейка H 7 ) к сроку окончания прибавит 5-и дневную задержку и еще 1 день, чтобы связанная работа начиналась на следующий день. Получим 27.03.2010.
Теперь, после определения связей, при изменении длительности работы Проведение конкурса, скажем на 30 дней, получим соответствующий сдвиг у всех работ-последователей.
СОВЕТ : Для начинающих пользователей EXCEL советуем прочитать статью Основы построения диаграмм в MS EXCEL , в которой рассказывается о базовых настройках диаграмм, а также статью об основных типах диаграмм .
Читайте также: