Таблица для заполнения 6 ндфл эксель удобная
6-НДФЛ — форма ежеквартальной отчетности, которую сдают налоговые агенты по НДФЛ. Начиная с отчетности за первый квартал 2021 года, необходимо заполнять новый бланк. Он утвержден приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Расчет содержит информацию об исчисленных и удержанных суммах налога на доходы физлиц. В разделах 1 и 2 формы 6-НДФЛ налоговый агент обобщает информацию по всем получателям дохода. В приложении № 1 (сдается один раз в год) — указывает сведения по каждому физическому лицу в отдельности. В данном материале мы дадим пошаговую инструкцию о том, как заполнить и сдать 6-НДФЛ. Инструкция составлена в виде таблицы.
Порядок и сроки сдачи 6-НДФЛ
Кто заполняет 6-НДФЛ
Налоговые агенты: организации, ИП, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, вознаграждение по гражданско-правовым договорам, дивиденды и прочие виды доходов ( ст. 226 НК РФ ).
Правопреемники компаний, прошедших реорганизацию (п. 5 ст. 230 НК РФ ).
За какой период составлять расчет
За первый квартал, полугодие, девять месяцев, год.
Куда и когда представлять 6-НДФЛ
В налоговую инспекцию:
- за 2020 год — не позднее 1 марта 2021 года;
- за первый квартал 2021 года — не позднее 30 апреля 2021 года;
Заполните, проверьте и сдайте действующую форму 6‑НДФЛ через интернет Сдать бесплатно
- за полугодие 2021 года — не позднее 2 августа 2021 года;
- за девять месяцев 2021 года — не позднее 1 ноября 2021 года;
- за 2021 год — не позднее 1 марта 2022 года.
Даты указаны с учетом совпадений отчетных дат с выходными днями в 2021 и 2022 годах. Если отчетная дата приходится на выходной или праздник, срок сдачи расчета переносится на ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ ).
Куда сдавать расчет по обособленному подразделению
По месту учета данного подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ). В поле «КПП» указывается код этого подразделения (см. «ФНС уточнила, какой КПП нужно указать при заполнении расчета 6-НДФЛ по обособленному подразделению»).
Расчет 6-НДФЛ за закрытое подразделение сдается в ИФНС по месту учета головной организации. При этом указывается ИНН и КПП головной организации и ОКТМО ликвидированного подразделения (см. «ФНС сообщила, как заполнить и сдать отчетность по НДФЛ в случае закрытия филиала»).
С 1 января 2020 года разрешено сдавать расчеты 6-НДФЛ за все обособленные подразделения, расположенные в одном муниципальном образовании, централизованно. Также можно сдавать отчетность через головную организацию, если она и все ОП находятся в одном муниципальном образовании (п. 2 ст. 230 НК РФ ). Представлять отчетность в «свою» ИФНС может одно из подразделений, либо головная организация (см. «Поправки по НДФЛ и страховым взносам: как в 2020 году изменятся правила уплаты и сдача отчетности»). О выборе инспекции, через которую будут сдаваться расчеты, нужно уведомить налоговиков по форме, утвержденной приказом ФНС от 06.12.19 № ММВ-7-11/622@ (см. «Утверждена форма уведомления о выборе инспекции для сдачи «единой» отчетности по НДФЛ за филиалы»). Сделать это в общем случае нужно не позднее 1 числа налогового периода. Ежегодное уведомление не требуется, если централизованный порядок сдачи отчетности сохраняется (см. «Организация платит НДФЛ за филиалы одной платежкой: нужно ли ежегодно уведомлять налоговиков»).
Куда сдавать расчет при смене места нахождения
В инспекцию по новому местонахождению с указанием КПП, присвоенного «новой» ИФНС. При этом:
- в расчете за период до смены ИФНС указывается ОКТМО по прежнему месту нахождения;
- в расчете за период после смены ИФНС указывается ОКТМО по новому месту нахождения (см. «Налоговики разъяснили, как заполнять формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ тем организациям, которые встали на учет в новой инспекции»).
Куда сдают 6-НДФЛ предприниматели на ПСН, которые наняли работников
В ту инспекцию, где ИП состоит на учете по месту ведения деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ)
Через интернет посредством оператора ЭДО (электронного документооборота) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.
Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) Получить через час
Если налоговый агент выплачивает доходы 10 физическим лицам и менее, можно сдать расчет на бумажном носителе (п. 2 ст. 230 НК РФ). «Бумажный» расчет должен быть представлен в виде машиноориентированной формы, заполненной от руки или напечатанной на принтере. Сдается один экземпляр расчета, составленного на бумажном носителе.
Что запрещено при заполнении расчета
При оформлении «бумажного» расчета запрещено:
- исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
- двусторонняя печать на бумажном носителе;
- скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя;
- использование чернил, отличных от черного, фиолетового или синего цвета.
Как нумеровать страницы
Нумерация страниц сквозная.
Поле «Стр.» заполняется на каждой странице, кроме титульного листа.
Порядковый номер следует записывать так: для второй страницы — «002», для десятой — «010» и т.д.
Что делать, если необходимая информация не умещается на одной странице
Заполняется необходимое количество страниц. Отметим, что при отправке 6-НДФЛ через интернет, вопросов с нумерацией страниц и их нехваткой попросту не возникает.
Как заполнять текстовые, числовые и кодовые поля
Слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа.
При указании десятизначного ИНН в двух последних знакоместах ставится прочерк (например, «ИНН 5024002119--»).
Что указывать в расчете, если суммовое значение отсутствует
При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).
Как оформить расчет для распечатки на принтере
С использованием шрифта Courier New выстой 16-18 пунктов. Допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест.
Какая дата считается днем сдачи расчета
Это зависит от способа сдачи:
- при направлении по интернету через оператора ЭДО — дата, зафиксированная оператором в подтверждении даты отправки;
- при сдаче непосредственно в ИФНС (лично или через представителя) — дата фактической сдачи;
- при отправлении по почте — дата отправки почтовым отправлением с описью вложения.
Нужно ли сдавать нулевой расчет
Как сдать уточненный расчет 6-НДФЛ
Зависит от того, вносятся ли уточнения в справки о доходах (приложение № 1 к расчету):
- если вносятся, нужно сдать «уточненку» по 6-НДФЛ и плюс к ней корректирующие справки о доходах;
- если не вносятся, надо сдать только «уточненку» по 6-НДФЛ без приложения.
Заполнение разделов и приложений 6-НДФЛ
Раздел 1 формы 6-НДФЛ. Данные об обязательствах налогового агента
В разделе 1 расчета за соответствующий период отражаются данные за последние три месяца этого периода.
Раздел 1 заполняется отдельно для каждого КБК, по которому перечисляется налог. Если в течение последних трех месяцев использовали два КБК — для ставки 13% и для ставки 15% - нужно заполнить два раздела 1.
Раздел 1 состоит из повторяющихся блоков.
Один блок из строк 121 и 122 заполняется для одного срока перечисления НДФЛ. Для сумм налога, относящихся к двум срокам перечисления, нужно заполнить два блока, к трем срокам — три блока и т.д.
Случается, что дата удержания НДФЛ и срок перечисления налога в бюджет относятся к разным периодам. Тогда операцию следует отразить в разделе 1 расчета за тот период, на который приходится срок перечисления.
Один блок из строк 131 и 132 заполняется для одной даты возврата НДФЛ.
Строка 010 «Код бюджетной классификации»
Строка 020 «Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная за последние три месяца отчетного периода»
Сумма НДФЛ, удержанная за последние три месяца отчетного периода (обобщенно по всем физлицам).
Цифра в строке 020 должна равняться сумме цифр, указанных в строках 022.
Строка 021 «Срок перечисления налога»
Дата, не позднее которой необходимо перечислить в бюджет удержанный НДФЛ:
- для всех доходов, кроме больничных, отпускных и выплаченных акционерным обществом дивидендов, — день, который следует за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ);
- для больничных и отпускных — последнее число месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ);
- для дивидендов, выплаченных акционерным обществом, — дата по истечении месяца со дня выплаты (подп. 3 п. 9 ст. 226.1 НК РФ).
Строка 022 «Сумма налога»
Сумма удержанного НДФЛ (обобщенная по всем физлицам), которая подлежит уплате на дату, указанную в строке 021.
Строка 030 «Сумма налога на доходы физлиц, возвращенная в последние три месяца отчетного периода»
Общая сумма НДФЛ, возвращенная налоговым агентом на основании статьи 231 НК РФ за последние три месяца отчетного периода.
Цифра в строке 030 должна равняться сумме цифр, указанных в строках 032.
Строка 031 «Дата возврата налога»
Дата, на которую налоговый агент вернул НДФЛ на основании статьи 231 НК РФ.
Строка 032 «Сумма налога»
Сумма НДФЛ (обобщенная по всем физлицам), которая была возвращена на дату, указанную в строке 031.
Раздел 2 формы 6-НДФЛ. Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц
В разделе 2 следует указывать показатели, обобщенные по всем физлицам, и рассчитанные нарастающим итогом с начала налогового периода (года).
Раздел 2 заполняется отдельно для каждой налоговой ставки. Если в течение года работодатель применял, к примеру, две ставки, нужно заполнить два раздела 2.
Поле 100 «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, облагаемых по ставке ______ процентов»
Ставка налога, с применением которой исчислены суммы НДФЛ (и для которой заполнен раздел 2).
Строка 105 «Код бюджетной классификации»
Строка 110 «Сумма дохода, начисленная физическим лицам»;
- строка 111 «сумма дохода, начисленная в виде дивидендов»
- строка 112 «сумма дохода, начисленная по трудовым договорам (контрактам)»
- строка 113 «сумма дохода, начисленная по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ (оказание услуг)»
Соответствующий показатель указывается нарастающим итогом с начала года (обобщенно по всем физлицам).
Строка 120 «Количество физических лиц, получивших доход»
Общее число физлиц, которым в отчетном периоде начислен облагаемый доход.
В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же человека, количество физлиц не корректируется.
ФНС предупредила: если в строке 120 вместо количества физлиц по ошибке указать величину дохода, это приведет к искажению сведений и, возможно, к штрафам (см. «Новая форма 6‑НДФЛ: налоговики ответили на самые популярные вопросы»).
Строка 130 «Сумма вычетов»
Сумма вычетов, уменьшающих облагаемый доход (нарастающим итогом с начала года обобщено по всем физлицам).
Строка 140 «Сумма налога исчисленная» и
строка 141 «в том числе сумма налога, исчисленная с доходов в виде дивидендов»
Указывается нарастающим итогом с начала года (обобщенно по всем физлицам).
Декабрьская зарплата указывается в строке 140 расчета за год (например, зарплата за декабрь 2021 указывается в 6-НДФЛ за 2021 год). Дата перечисления НДФЛ не имеет значения (см. «ФНС сообщила, как отразить в расчете 6-НДФЛ и справке о доходах зарплату за декабрь 2021 года»).
Строка 150 «Сумма фиксированного авансового платежа»
Сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая к уменьшению исчисленного НДФЛ (нарастающим итогом с начала года обобщено по всем физлицам).
Строка 160 «Сумма налога удержанная»
Сумма удержанного НДФЛ (нарастающим итогом с начала года обобщено по всем физлицам).
Строка 170 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом»
Сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом (нарастающим итогом с начала года обобщено по всем физлицам).
Строка 180 «Сумма налога, излишне удержанная»
Сумма НДФЛ, излишне удержанная налоговым агентом (нарастающим итогом с начала года обобщено по всем физлицам).
Строка 190 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»
Сумма НДФЛ, возвращенная налоговым агентом на основании статьи 231 НК РФ (нарастающим итогом с начала года обобщено по всем физлицам).
Приложение № 1. Расчет суммы налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом
Приложение № 1 следует сдавать в ИФНС один раз в год, в составе расчета 6-НДФЛ за календарный год. Срок сдачи — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Приложение № 1 заменило собой справку 2-НДФЛ, которую налоговые агенты сдавали за 2020 год и более ранние периоды.
Приложение № 4. Справка о доходах и суммах налога физического лица
Эту справку налоговый агент выдает физическому лицу по его заявлению. С апреля 2021 года нужно применять форму, утвержденную приказом ФНС № ЕД-7-11/753@. Но никаких изменений по сравнению с предыдущей версией, в новом бланке нет.
ВАЖНО
Налоговый регистр для 6-НДФЛ - образец данного документа мы представим в этой публикации — поможет вам организовать учет налога на доходы физлиц. Рассмотрим, какие реквизиты и информацию должен содержать правильный регистр для 6-НДФЛ.
Для чего нужны налоговые регистры
Регистры налогового учета служат для обобщения сведений, необходимых для расчета тех или иных налогов. Они, во-первых, помогают налоговикам контролировать полноту уплаты налогов налогоплательщиками, а во-вторых, позволяют самим налогоплательщикам проверять правильность осуществляемых ими расчетов по тому или иному виду налогового обязательства и упрощают формирование налоговых отчетов.
ВАЖНО! Несмотря на то, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков создавать и вести такие регистры, их формы не утверждены законодательно, а потому каждое предприятие (или ИП) обязано самостоятельно разработать структуры применяемых налоговых регистров, при этом очень желательно утвердить их учетной политикой.
Налоговые регистры должны отвечать следующим общим требованиям:
- непрерывное формирование учетных налоговых данных в хронологической последовательности;
- осуществление полного раскрытия порядка формирования налоговой базы;
- простота восприятия информации, отраженной в регистре, и удобство его заполнения;
- ведение в бумажном или электронном виде.
Что касается налоговых регистров по НДФЛ, ст. 230 НК РФ устанавливает для них свои специфические критерии. Подобный регистр должен включать:
- информацию, позволяющую однозначно идентифицировать налогоплательщика;
- его статус;
- виды выплачиваемых ему доходов и их суммы;
- виды и суммы предоставленных вычетов;
- суммы, уменьшающие налоговую базу;
- даты выплаты дохода, удержания и уплаты НДФЛ.
О требованиях, предъявляемых к регистрам по НДФЛ, читайте в статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».
Ответственность за формирование налоговых регистров несут сотрудники, которые их составляют и подписывают. Они же отвечают за сохранность этих документов и за обеспечение невозможности доступа к ним посторонних лиц. Вносить исправительные записи в регистр может только ответственный сотрудник. При этом он обязан заверить корректирующую запись своей подписью, проставить дату внесения корректировки и привести соответствующие пояснения.
Пример налогового регистра для 6-НДФЛ см. в типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Что представляет собой бланк 6-НДФЛ
Налоговые агенты обязаны заполнять отчетную форму — 6-НДФЛ. С 2021 года эта форма кардинально обновлена приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в этом же документе можно найти и порядок ее заполнения).
Воспользуйтесь образцом 6-НДФЛ за 2021 год, составленным экспертами КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Каковы особенности этого отчета:
- Заполняется 6-НДФЛ не в разрезе данных по каждому налогоплательщику, а по всем налогоплательщикам-физлицам, которым был выплачен доход налоговым агентом, в целом (п. 1 ст. 80 НК РФ).
- Данные по удержанным и выплаченным физлицам доходам фиксируются нарастающим итогом с начала года (п. 1 ст. 230 НК РФ).
- Периодичность сдачи — ежеквартально.
- Основание заполнения формы — данные налогового учета, содержащиеся в регистрах (п. 1 ст. 230 НК РФ).
О том, где и как заполнить данную форму онлайн, читайте в статье «Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?».
Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ
Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.
- титульный лист;
- раздел 1 под названием «Данные об обязательствах налогового агента»;
- раздел 2, называемый «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц».
Для заполнения титула формы понадобятся:
Для оформления раздела 1 нам потребуются:
- дата удержания налога;
- срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ);
- суммы удержанного налога с физлиц к перечислению на дату, указанную выше.
Для заполнения раздела 2 нам необходимы:
- размер ставок НДФЛ, по которым исчисляется налог;
- суммы начисленных всем физлицам доходов;
- суммы вычетов по НДФЛ;
- размер налога, исчисленного и удержанного;
- количество физлиц, получивших доход от налогового агента.
Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.
Лучше понять порядок расчета НДФЛ вам поможет материал «Практические задачи по НДФЛ с решениями».
Пример заполнения отчета по форме 6-НДФЛ за год можно найти тут.
Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ
В 2021 году вы можете использовать для формирования расчета 6-НДФЛ тот же регистр, что ранее использовали для справок 2-НДФЛ, имеющий следующую структуру:
Сведения учетного регистра
Комментарии по заполнению
Информация для идентификации налогоплательщика
Приводим перечень данных о работающих сотрудниках:
- Ф. И. О. сотрудника;
- полную дату его рождения;
- информацию об удостоверяющем его личность документе;
- ИНН физлица;
- его адрес;
- гражданство
Для каждого вида дохода должно быть предусмотрено свое поле, в которое заносится особый цифровой код, соответствующий виду дохода. Коды берутся из приказа ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387@.
По необлагаемым НДФЛ доходам данные отражать необязательно.
Облагаемые НДФЛ доходы, имеющие пределы необложения налогом, фиксируются в регистре на общих основаниях, поскольку они могут накапливаться в течение года
Вычеты фиксируются в регистре с приведением соответствующих кодов. Перечень кодов см. в приказе ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387@
Указываем суммы, начисленные до налогообложения и уменьшения на вычеты
Даты выплаты доходов
В данном поле указывается дата выплаты доходов в соответствии с нормами ст. 223 НК РФ
В данном поле указывается, к какому виду лиц относится налогоплательщик исходя из его резидентства в РФ
Дата удержания НДФЛ
Указываем день фактического удержания налога
Дата перечисления НДФЛ
Заполняем в соответствии с платежными документами
Реквизиты платежного документа
Указываем номер, дату и сумму платежки на уплату НДФЛ
Фиксируем сумму рассчитанного и удержанного налога
Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре, вы можете скачать по ссылке ниже:
Составляем налоговый регистр для отчета 6-НДФЛ
Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-НДФЛ (их мы рассмотрели ранее) использовать для ее заполнения не всегда удобно. А вот составить на его основе «персональный» регистр именно для 6-НДФЛ очень просто.
Представляем вам заполненный образец налогового регистра для формы 6-НДФЛ. При необходимости вы его можете скачать:
РАЗЪСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
Главное при заполнении расчета 6-НДФЛ - аккуратно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ. Поэтому если налоговый учет в порядке, то и заполнить расчет 6-НДФЛ будет несложно .
Как правильно заполнить расчет, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Особенности наложения ответственности за несоставление или некорректное составление регистра для 6-НДФЛ
Отсутствие налоговых регистров законодательство РФ рассматривает как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, наказываемое штрафом (ст. 120 НК РФ) в размере 10 000–40 000 руб. в зависимости от того, сколько длилось правонарушение и как оно повлияло на размер налоговой базы (письмо ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). Арбитры в данном случае — на стороне контролеров. Однако не в тех случаях, когда налоговики превышают свои полномочия.
Не получится оштрафовать налогоплательщика:
- За использование регистров по НДФЛ, формы которых не утверждены учетной политикой. Однако стоит понимать, что составлять максимально полную учетную политику — в интересах самого налогоплательщика, ведь она является мощным оружием в спорах с налоговыми контролерами по вопросам применения налоговых регистров. Поэтому мы настоятельно рекомендуем вам закрепить форму регистра для 6-НДФЛ в локальном нормативном документе.
ВАЖНО! Налоговые регистры, предусмотренные учетной политикой налогоплательщика, обязательны к составлению. В противном случае штраф по ст. 120 НК РФ будет совершенно обоснован.
- За неполное заполнение регистра. Ситуация выглядит так. Налоговики, найдя незаполненные поля регистра, утвержденного учетной политикой или рекомендованного ФНС, объявляют его недействительным в силу того, что он не обеспечивает полноту и корректность учета. А раз регистр недействителен, то фактически его нет — за это, как мы выяснили, положен штраф. Однако недействительным можно признать только тот налоговый регистр, в котором отсутствуют обязательные реквизиты — для НДФЛ они приведены в ст. 230 НК РФ (мы их перечислили выше). Отсутствие «необязательных» данных в налоговом регистре не может служить для признания его отсутствующим у налогоплательщика.
- За непредставление налогоплательщиком «построчных» налоговых регистров. Речь идет о ситуации, когда ФНС запрашивает налогоплательщика регистр, необходимый для расшифровки той или иной строки отчета. Однако подобное требование контролеров незаконно, поскольку НК РФ не накладывает на налогоплательщиков обязанности построчного ведения налоговых регистров. Важно лишь, чтобы регистр достоверно отражал данные, необходимые для расчета налоговой базы.
Вам также может понадобиться информация об ответственности за неуплату НДФЛ — см. материал «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?».
Итоги
Требования к перечню информации, которая должна быть отражена в налоговом регистре для заполнения 6-НДФЛ, перечислены в ст. 230 НК РФ. Привлечь к ответственности налогоплательщика за неведение регистра по НДФЛ можно только в том случае, если в регистре отсутствуют обязательные реквизиты, или в случае несоставления регистра, предусмотренного учетной политикой.
Все нюансы заполнения формы 6-НДФЛ вы найдете в нашей рубрике «Расчет 6-НДФЛ».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Справки о доходах физлиц за 2021 год нужно включить в состав годового расчета по форме 6-НДФЛ. Сдать расчет по новой форме необходимо не позднее 1 марта 2022 года. При проверке отчетности налоговики будут использовать контрольные соотношения. Предлагаем ознакомиться с ними и самостоятельно проанализировать расчет. Это позволит исключить возможные неточности и избежать штрафов.
Справка о доходах стала приложением к 6-НДФЛ
Федеральная налоговая служба разработала контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ (письмо от 23.03.21 № БС-4-11/3759@; см. « Опубликованы контрольные соотношения для новой формы 6‑НДФЛ »).
Заполните, проверьте и сдайте действующую форму 6‑НДФЛ через интернет Сдать бесплатно
Рассмотрим наиболее важные соотношения, которые будут применяться при проверке годового расчета 6-НДФЛ и справок о доходах за 2021 год.
Какие данные расчета должны «биться» с показателями из справок
В расчете 6-НДФЛ следует привести итоговые показатели за 2021 год по всем физлицам — получателям дохода. А в справках — те же показатели по каждому человеку в отдельности. Очевидно, что итоговая цифра расчета должна равняться сумме соответствующих цифр из всех справок. На этом принципе основан целый ряд контрольных соотношений (см. табл. 1).
Данные годовой формы 6-НДФЛ, которые должны совпадать с показателями справок о доходах
Показатель формы 6-НДФЛ
Суммарный показатель по всем справкам о доходах
Строка 110 «Сумма дохода, начисленная физическим лицам» по соответствующей ставке
Сумма строк «Общая сумма дохода» по соответствующей ставке (раздел 2 справки)
Строка 111 «Сумма дохода, начисленная в виде дивидендов»
Сумма строк «Сумма дохода» по коду доходов 1010 (раздел справки «Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»). Коды доходов приведены в справочнике, утв. приказом ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@ (см. «В расчете 6-НДФЛ обновлены коды доходов и вычетов»).
Строка 140 «Сумма налога исчисленная» по соответствующей ставке
Сумма строк «Сумма налога исчисленная» по соответствующей ставке (раздел 2 справки)
Строка 170 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом»
Сумма строк «Сумма неудержанного налога» (раздел 4 справки)
Строка 120 «Количество физических лиц, получивших доход» по соответствующей ставке
Количество разделов 2 справок по соответствующей ставке
Строка 130 «Сумма вычетов»
Сумма строк «Сумма вычета» (раздел 3 справки) плюс сумма строк «Сумма вычета» (раздел справки «Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»)
Строка 150 «Сумма фиксированного авансового платежа»
Сумма строк «Сумма фиксированных авансовых платежей» (раздел 2 справки)
Сформировать платежки на уплату НДФЛ и взносов с актуальными реквизитами Попробовать бесплатно
Как проверят налоговую базу по данным справки о доходах
Облагаемая база по НДФЛ — это доходы за минусом налоговых вычетов.
Стандартные, социальные и имущественные вычеты применяются в отношении доходов, облагаемых по ставкам 13% и 15%. Эти вычеты указываются в разделе 3 справки.
Остальные виды вычетов (в частности, инвестиционные) нужно отражать в разделе справки, который называется «Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».
При проверке облагаемой базы (для каждого физлица) инспекторы будут руководствоваться следующими контрольными соотношениями.
Для ставки НДФЛ 13% или 15%
Цифра по строке «Налоговая база» раздела 2 справки
Цифра по строке «Общая сумма дохода» раздела 2 справки
Сумма цифр по всем строкам «Сумма вычета» раздела 3 справки
Сумма цифр по всем строкам «Сумма вычета» раздела справки «Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»
Для ставки НДФЛ, отличной от 13% и 15%
Цифра по строке «Налоговая база» раздела 2 справки
Цифра по строке «Общая сумма дохода» раздела 2 справки
Сумма цифр по всем строкам «Сумма вычета» раздела справки «Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»
Рассчитывайте зарплату и НДФЛ со стандартными вычетами в веб‑сервисе Рассчитать бесплатно
Когда погрешность является допустимой
Каждая справка о доходах будет проанализирована, и различные показатели из нее сопоставлены между собой. В идеале должны выполняться определенные равенства (некоторые из них см. в табл. 2).
Какие равенства предусмотрены для различных показателей справки о доходах
Равенство
Что оно показывает
Откуда взяты данные
стр. «Сумма налога исчисленная» – (стр. «Налоговая база» × ставка налога / 100) = 0
Сумма НДФЛ равна облагаемой базе, умноженной на соответствующую ставку
Из раздела 2 справки
(стр. «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом» × ставка налога / 100) – стр. «Сумма неудержанного налога» = 0
Сумма неудержанного НДФЛ равна доходам (с которых налог не был удержан), умноженным на соответствующую ставку
Из раздела 4 справки
Но строгое соблюдение указанных равенств не обязательно. Допустима погрешность не более 1 руб. Это значит, что вместо нуля в приведенных формулах может стоять число не более единицы (со знаком плюс или минус). Тогда ошибку не зафиксируют.
Что будет, если контрольные соотношения нарушены
Сотрудники ИФНС проанализируют контрольные соотношения в рамках камеральной проверки расчета 6-НДФЛ. И если обнаружат несоблюдение соотношений, вышлют налоговому агенту требование о необходимости дать пояснения или внести исправления. На его исполнение отводится 5 рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Запросить в ИФНС акт сверки по налогам через интернет Запросить бесплатно
Если организация или ИП даст неубедительные пояснения, либо вовсе их не предоставит, налоговики оформят акт проверки, где укажут нарушения. Далее акт направят налоговому агенту (ст. 100 НК РФ; см. « Камеральная налоговая проверка: сроки и порядок проведения »).
6-НДФЛ - бланк этого отчета является обязательной частью комплекта бумаг для налоговой. О назначении бланка 6-НДФЛ и о том, где можно бесплатно скачать актуальный вариант, расскажет наш материал.
Форма НДФЛ-отчетности: назначение и свойства
Форма 6-НДФЛ предназначена:
- для регулярной отчетности налоговых агентов по НДФЛ;
- группировки сведений о НДФЛ и связанных с его исчислением параметров;
- контроля фискальными органами полноты и своевременности расчета и перечисления подоходного налога;
- налогового и бюджетного планирования.
Бланк 6-НДФЛ обладает следующими свойствами:
- унификации — позволяет формировать НДФЛ-данные в единой форме для всех отчитывающихся фирм и ИП;
- концентрации — объединяет и накапливает НДФЛ-информацию последовательно нарастающим итогом;
- детализации — дает возможность формировать детализированные данные о суммах фактически выплаченных доходов, в том числе персонализированно (с 2021 года), а также датах исчисления и перечисления НДФЛ;
- наглядности — показывает начисленный доход и исчисленный НДФЛ отдельно по каждой налоговой ставке, фиксирует не попавшие в бюджет суммы налога (не удержанные и возвращенные) и др.
Отчет 6-НДФЛ обладает существенной информативностью, хотя и таит в себе множество нюансов заполнения, связанных с требованиями налогового законодательства (в части признания доходов, применения вычетов и др.).
Где скачать бланк 6-НДФЛ
Детальное описание коммерческих программ для формирования 6-НДФЛ см. в статье «Существует ли программа для заполнения отчета 6-НДФЛ?».
Кому может потребоваться бланк 6-НДФЛ в формате Excel
Фирмы, доходы от которых получает незначительное количество физических лиц (10 чел. и менее), вправе отчитываться перед налоговиками посредством бумажного отчета 6-НДФЛ. Эту возможность предоставляет п. 2 ст. 230 НК РФ.
В этом случае бесплатными помощниками являются электронные таблицы Excel, с помощью которых можно заполнить 6-НДФЛ.
Приведенный ниже бланк 6-НДФЛ в Excel — это шаблон, полностью соответствующий по объему и содержанию требованиям приказа № ММВ-7-11/450@, в котором:
- 1-я страница отдана титульным данным налогового агента (его наименованию, ИНН, КПП и др.), отличительным признакам самого расчета (коду отчетного периода, номеру корректировки и т. д.), а также иным показателям организационного характера;
- 2-я страница включает основные разделы отчета (обобщенные показатели и детализацию выплат и НДФЛ по датам и суммам).
При необходимости подачи уточенного расчета на еще более старом бланке вы можете воспользоваться бланком, действовавшим в период 16.11.2015 по 25.03.2018.
Итоги
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как заполнить отчет 6-НДФЛ: изучаем правила
Как заполнять форму 6-НДФЛ? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно изучить порядок заполнения отчета.
Для формы за 2021 год порядок утвержден приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в ред. приказа от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@, то есть тем же, что и сам новый бланк. Этот порядок мы и рассмотрим ниже в статье.
С заполнением новой формы уже разобрались эксперты КонсультантПлюс. Посмотреть построчные комментарии можно в Готовом решении. Также в К+ можно ознакомиться с образцом 6-НДФЛ за 2021 год, бесплатно, получив пробный доступ к системе:
О заполнении справок о доходах, которые с 2021 года сдаются в составе годового 6-НДФЛ, читайте в этой статье.
И обратите внимание на нюансы отражения в 6-НДФЛ и справках о доходах зарплаты за декабрь, в зависимости от того, когда она выдана: в декабре или в январе.
Порядок заполнения 6-НДФЛ за 2021 год
Заполнение 6-НДФЛ производится с учетом следующих требований:
- основание для заполнения отчета — данные налоговых регистров по НДФЛ (обязательных для ведения каждым налоговым агентом);
Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ вы найдете здесь.
- количество страниц отчета не ограничено и зависит от объема данных (с учетом предусмотренных отчетом строк и ячеек);
- на каждый показатель отчета — 1 поле;
- при отсутствии каких-либо суммовых показателей в предназначенных для них ячейках проставляется 0, а в незаполненных знакоместах проставляются прочерки;
- направление заполнения ячеек — слева направо;
- при оформлении бумажного варианта отчета не допускается: заполнение его разноцветными чернилами (можно только черными, фиолетовыми и синими), исправление ошибочных записей корректирующим карандашом (или иным средством), двусторонняя распечатка, а также применение приводящего к порче листов отчета способа их скрепления;
- для отчета, оформляемого с использованием программного обеспечения, допускается отсутствие границ знакомест и прочеркивания незаполненных ячеек, печать шрифтом Courier New высотой 16–18 пунктов, а изменение размеров расположения и размера значений реквизитов не допускается.
Подробнее о правилах заполнения расчета читайте здесь.
Инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ в стандартных ситуациях
Когда работодатель выплачивает физическому лицу доход, у него автоматически появляется обязанность по оформлению 6-НДФЛ. Величина выплаченной суммы и количество выплат при этом не имеют значения. Как заполнить 6-НДФЛ?
Для прояснения ответа на данный вопрос рассмотрим наиболее распространенную ситуацию — получение работниками зарплаты.
Допускаются ли отрицательные значения в 6-НДФЛ? Ответ на данный вопрос дал советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Морозов Д. А. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.
Для отчета 6-НДФЛ понадобятся данные:
- о выплаченном всем работникам заработке;
- наличии (отсутствии) и величине налоговых вычетов;
- календарных датах выдачи зарплаты и суммах выплат по датам за последние 3 месяца;
- законодательно установленных крайних сроках перечисления НДФЛ в бюджет.
Основная особенность «зарплатного» заполнения 6-НДФЛ — наличие «переходящих» выплат. Речь идет о ситуации, когда зарплата начислена за отработанное время в последнем месяце отчетного периода, а выплачена в установленные внутренними актами календарные даты месяца, относящегося к последующему отчетному периоду.
Например, зарплата за сентябрь попадает в раздел 2 6-НДФЛ за 9 месяцев:
- по стр. 110 и 112 — начисленный заработок;
- по стр. 140 — рассчитанный с заработка НДФЛ.
Факт получения работниками зарплаты и удержания НДФЛ в октябре будет отражен в отчете за год — заполнить необходимо раздел 1, указав в нем:
- по стр. 021 дату крайнего срока уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ);
- по 022 — сумму НДФЛ к перечислению.
Важно! Согласно последним разъяснениям ФНС, зарплату (как и любые доходы) не следует включать в 6-НДФЛ, если на дату сдачи расчета она еще не выплачена. Поэтому отчитываться лучше после установленного у работодателя срока выплаты зарплаты за последний месяц отчетного периода. Иначе потребуется уточненка.
Второй «зарплатный» нюанс 6-НДФЛ — отражение в отчете авансов. Выплачивать зарплату дважды в месяц работодатель обязан в силу требований трудового законодательства: авансом именуется одна из таких выплат, выдаваемая до осуществления расчета зарплаты за прошедший месяц и представляющая собой «зарплатную» предоплату. Как выглядит в 6-НДФЛ образец, учитывающий выплату «зарплатных авансов», узнайте из следующего раздела.
О правилах начисления аванса по зарплате читайте в статье «Как начисляется аванс?».
«Зарплатная» предоплата: образец в 6-НДФЛ
При заполнении 6-НДФЛ необходимо учитывать все облагаемые НДФЛ доходы физических лиц. «Зарплатный» аванс является для каждого работника таким доходом. Однако в целях исчисления НДФЛ он обладает следующими отличительными признаками:
- аванс — это выплачиваемая заранее часть «зарплатного» дохода, НДФЛ с которого отдельно не определяется, не удерживается и не перечисляется в бюджет;
- аванс в 6-НДФЛ отдельно не отражается, а входит в общий заработок, начисленный за весь прошедший месяц (аванс + окончательный расчет) — эта совокупная сумма и находит отражение в отчете;
- датой отражения аванса в 6-НДФЛ является день начисления заработка — по п. 2 ст. 223 НК РФ он выпадает на последний день месяца, за который производится начисление зарплаты.
Рассмотрим особенности отражения аванса в 6-НДФЛ (пример заполнения).
В ООО «Рустранс» трудятся 38 человек: водители, курьеры, диспетчеры. Ежемесячная совокупная сумма заработка всех сотрудников фирмы составляет 912 000 руб., за 12 месяцев — 10 944 000 руб.
Аванс выдается в фиксированной сумме (каждому работнику по 10 000 руб.), а окончательный расчет осуществляется персонально в соответствии с отработанным временем и тарифной ставкой (окладом).
Выдача заработанных денег производится в установленные Положением об оплате труда ООО «Рустранс» сроки:
- аванс — 20-го числа каждого месяца;
- окончательный расчет — 5-го числа месяца, следующего за отработанным.
Для упрощения примера примем, что сотрудники ООО «Рустранс» прав на вычеты не имеют и кроме аванса и окончательного расчета в текущем периоде иных доходов не получали.
Раздел 2 декларации 6-НДФЛ будет иметь следующий вид:
- стр. 100 — «зарплатная» ставка налога (13%);
- стр. 110 — общая сумма начисленного заработка 10 944 000 руб. (912 000 руб. × 12 мес.);
- стр. 140 и стр. 160 — рассчитанный и удержанный «зарплатный» НДФЛ = 1 422 720 руб. (10 944 000 руб. × 13%). Строка 160 равна строке 140, поскольку из-за праздников зарплата за декабрь выдана 30.12.2021.
Образец заполнения 6-НДФЛ за 2021 год (2 раздел) представлен ниже:
Как разместить данные в первом разделе 6-НДФЛ (порядок заполнения), расскажем в следующем разделе.
Образец заполнения первого раздела 6-НДФЛ
Порядок заполнения первого раздела 6-НДФЛ регламентируется п. 3.1–3.2 раздела III приказа ФНС № ЕД-7-11/753@:
- заполнению подлежат блоки стр. 021-022, отражающие крайние даты уплаты НДФЛ и суммы НДФЛ к перечислению;
- данные приводятся по НДФЛ, который был удержан в последние 3 месяца отчетного периода;
- блоки указанных строк заполняются отдельно по каждому сроку перечисления НДФЛ (в том числе по доходам, имеющим одинаковые даты фактического получения).
При заполнении раздела 1 декларации 6-НДФЛ в ситуации получения работниками аванса и окончательного расчета необходимо учитывать следующее (продолжение примера):
- заполняются 4 блока стр. 021-022, несмотря на то, что выплат было 8 (с учетом зарплаты за сентябрь и авансов);
- по стр. 021 — крайний допустимый законодательством для перечисления НДФЛ срок (для зарплаты такой датой является следующий за выдачей зарплаты день, п. 6 ст. 226 НК РФ);
- по 022 — исчисленный НДФЛ к уплате.
Образец заполнения формы 6-НДФЛ (раздел 1) представлен ниже:
В раздел 1 попали выплаченная в октябре зарплата за сентябрь, а также зарплата за декабрь, которую из-за выпадения срока выдачи (5-го числа) на новогодние каникулы выдали 30 декабря. Отдельной расшифровки требует стр. 021, посвященная срокам перечисления НДФЛ, об этом речь пойдет в следующем разделе.
Инструкция по заполнению строки 021 в 6-НДФЛ
Описание правил заполнения стр. 021 приведено в п. 3.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС № ЕД-7-11/753@. В ячейках указанной строки проставляется дата, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен.
Здесь не следует путать 2 даты — фактического перечисления НДФЛ (день поступления платежного поручения в банк) и крайнего допустимого срока перечисления налога. Для стр. 021 дата платежки значения не имеет.
Чтобы правильно указать срок перечисления налога, надо исходить из требований налогового законодательства. Указываемый по стр. 021 срок находится в зависимости от вида получаемого физическим лицом дохода.
Например, срок перечисления НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ):
- с зарплаты и премии — не позднее дня, следующего за днем выдачи наличности (из кассовой выручки или денег, полученных в банке для «зарплатных» целей), либо за днем перечисления на карту сотрудника;
- отпускных и больничных — не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены.
Важный нюанс заполнения стр. 021 кроется в необходимости сдвинуть указываемую в ней дату на 1 или несколько дней, если крайняя дата перечисления НДФЛ выпадает на нерабочий день (выходной или праздничный).
В этой ситуации действует правило, установленное п. 7 ст. 6.1 НК РФ: последним днем срока уплаты подоходного налога считается ближайший следующий за выходным или праздничным днем рабочий день.
В ранее рассмотренном примере из-за выходных перенесены сроки перечисления налога в ноябре и декабре. НДФЛ, срок перечисления которого выпадает на 10 января, попал в расчет за 2021 год, поскольку в разделе 1 указываются сведения о налоге, который удержан в последние 3 месяца отчетного периода, а удержание прошло 30 декабря.
Нестандартные ситуации в 6-НДФЛ: как правильно заполнить?
Заполнение формы 6-НДФЛ в нестандартных ситуациях вызывает множество вопросов у специалистов, в обязанности которых входит НДФЛ-отчетность.
Если у вас есть доступ к К+, проверьте правильно ли вы отражаете в 6-НДФЛ материальную помощь. Если доступа нет, получите бесплатный пробный доступ и переходите в Готовое решение.
Рассмотрим отдельные виды нестандартных ситуаций.
Декретное пособие в 6-НДФЛ
Выплата декретных с 2021 года осуществляется ФСС в рамках прямых выплат. При этом часть работодателей стремится поддержать будущих матерей и компенсирует им потерю в заработке при выходе в отпуск по беременности и родам.
При отражении в 6-НДФЛ подобного рода выплат необходимо учитывать следующее:
- пособие по беременности и родам (декретные) — это доход работницы, не облагаемый НДФЛ;
- но доплата декретнице до ее фактического заработка пособием не считается и облагается НДФЛ в полной сумме, что требует отражения в 6-НДФЛ.
Построчное заполнение 6-НДФЛ:
- срок перечисления налога (стр. 021) — следующий день после выдачи доплаты;
- стр. 022 — сумма удержанного НДФЛ к перечислению.
Подробнее о декретных в 6-НДФЛ читайте здесь.
Авансы по договору ГПХ
Привлечение физических лиц для выполнения работ (оказания услуг) часто практикуется работодателями, если выполняемые работы носят разовый характер или в штате отсутствуют специалисты нужной квалификации.
В таких ситуациях между заказчиком и исполнителем заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ), одним из условий которого может быть соглашение о выплате авансов в процессе выполнения работ.
Аванс по договору ГПХ кардинально отличается от «зарплатного аванса» каждая предоплата исполнителю приравнивается к выплате дохода, требующего отражения в 6-НДФЛ (письма Минфина России от 21.07.2017 № 03-04-06/46733, от 26.05.2014 № 03-04-06/24982).
Например, если в течение квартала исполнителю были выплачены 3 аванса и произведен окончательный расчет, все эти 4 события необходимо отразить в 6-НДФЛ отдельными блоками стр. 021-022 по каждой дате поступления денег исполнителю.
Как правильно отразить договор подряда в 6-НДФЛ, мы рассказали в этой статье.
Подарок пенсионеру
Часто работодатели не оставляют без внимания бывших работников — пенсионерам дарят подарки и оказывают иную материальную помощь. Такая обязанность обычно закрепляется в коллективном договоре или ином внутреннем акте. Для 6-НДФЛ это означает следующее:
- стоимость подарка отражается в отчете по стр. 110;
- при расчете НДФЛ применяется вычет (не более 4 000 руб. за налоговый период) — его необходимо указать в стр. 130;
- исчисленный налог (стр. 140) рассчитывается с разницы между стоимостью подарка и налоговым вычетом с применением ставки 13%;
- в 1 разделе 6-НДФЛ детализируется «подарочный» доход: стр. 021-022 заполняются нулями (если денежные доходы пенсионеру не выдавались и удержать НДФЛ нет возможности).
По завершении календарного года не удержанные налоговым агентом суммы подоходного налога подлежат отражению по стр. 170 отчета 6-НДФЛ.
О том, как проверяется сформированный отчет, читайте в материале «Как проверить 6-НДФЛ на ошибки?».
Итоги
На все случаи отражения дохода и подоходного налога в 6-НДФЛ инструкция едина — она утверждена приказом ФНС. А необычные и сложные вопросы оформления 6-НДФЛ налоговики и чиновники разъясняют отдельными письмами.
Об отражении в 6-НДФЛ различных выплат вам расскажут наши материалы:
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Читайте также: