Статья оборотов в 1с это
Статья является первой частью методического пособия, в котором излагаются основы разработки бюджетов в подсистеме «Бюджетирование» конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 8» (далее 1С:УПП). После знакомства с основными элементами подсистемы разобраны простейшие примеры построения Бюджета продаж и Бюджета производства. Подробный вариант статьи изложен в прилагаемом файле (upp1. zip).
1. ПОДСИСТЕМА «БЮДЖЕТИРОВАНИЕ» В 1С:УПП
1.1. Основные элементы подсистемы «Бюджетирование»
Сущность бюджетирования состоит в разработке взаимосвязанных планов хозяйственной деятельность компании, ее подразделений, исходя из текущих и стратегических целей функционирования, контроля за выполнением этих планов, в корректирующем воздействии на отклонения их исполнения. Планирование в подсистеме «Бюджетирование» конфигурации 1С:УПП ведется с помощью бюджетных операций.
Бюджетная операция похожа на проводку бухгалтерского учета. Главное различие между ними заключается в том, что бухгалтерская проводка отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает будущее событие или несколько будущих событий.
В бюджетной операции не указываются детали, которые не существенны для финансового планирования: конкретные расчетные банковские счета предприятия, с которых и на которые будут поступать денежные средства, конкретные подотчетные лица и т.д. Дату достаточно указывать с точностью до периода планирования, причем обычно указывается первая дата периода. В то же время в бюджетной операции фиксируются значения следующих аналитических разрезов:
- сценарий планирования;
- статья оборотов;
- валюта операции;
- центр финансовой ответственности (ЦФО);
- проект;
- контрагент;
- номенклатура.
Сценарий планирования - это средство для разделения нескольких вариантов финансовых планов в системе. В разрезе сценариев ведется планирование продаж, производства, закупок. Это позволяет сопоставлять данные бюджетов с данными системы планирования.
В сценарии определяются следующие параметры:
- детализация планирования (укрупненное планирование или планирование с точностью до элементов аналитического учета);
- периодичность (временной интервал, который определяет детализацию планирования по календарным периодам: год, квартал, месяц, неделя, день);
- способ планирования (циклическое планирование сразу на несколько последовательных периодов одинаковой продолжительности, скользящее планирование, когда очередной период планирования открывается по мере окончания предыдущего, планирование на определенный интервал времени);
- валюта планирования;
- признак использования отдельной линейки курсов валют для сценария (что позволяет подготовить несколько сценариев развития ситуации в зависимости от разных прогнозов динамики изменения курсов валют операций).
Статьи оборотов являются ключевыми элементами подсистемы «Бюджетирование». Они служат для детализации оборотов предприятия при составлении бюджетов и анализе фактической информации. Статьи оборотов характеризуются следующими параметрами:
- признаки ведения учета по сумме и по количеству;
- признаки ведения оборотов по номенклатуре и контрагентам;
- источники получения фактических данных (указание связи между статьей оборотов и реквизитами управленческого и бухгалтерского учета, что необходимо для автоматического сопоставления плановых и фактических показателей) и др.
Статья оборота бюджетной операции соответствует сочетанию счета дебета и счета кредита счетов бюджетирования или совокупности таких сочетаний, которые устанавливаются в свойствах статьи оборота.
Одному обороту соответствует одна или несколько бюджетных проводок, характеризующих перемещение денежных средств между счетами плана счетов бюджетирования. Причем в случае использования нескольких бюджетных проводок общая сумма оборота распределяется между ними пропорционально коэффициентам, указываемым в свойствах статьи оборота.
Справочник Статьи оборотов по бюджетам имеет иерархическую структуру. В нем можно вводить группы, например, Доходы и Расходы.
Счета бюджетирования служат для отражения планируемых остатков средств. В системе 1С:УПП по каждому из счетов можно организовать количественный и валютный учет, а также ведение аналитического учета в разрезе подразделений, номенклатуры и т.п. Совокупность всех счетов представлена планом счетов бюджетирования.
План счетов бюджетирования напоминает упрощенный план счетов бухгалтерского учета. Фрагменты плана счетов бюджетирования, принятого в типовой конфигурации 1С:УПП приведены в табл. 1.1. Жирным шрифтом выделены те счета, которые в дальнейшем будут использоваться в рассматриваемых ниже примерах.
Регистр сведений «Соответствие статей оборотов и статей регламентированного учета» содержит правила соответствия элементов справочника «Статьи оборотов» элементам справочников «Статьи затрат», «Прочие доходы и расходы» и «Статьи движения денежных средств».
Данные регистра «Соответствие статей оборотов и статей регламентированного учета» используются для автоматической подстановки в платежные документы статьи ДДС и при заполнении фактических данных в документе «Получение фактических данных».
Обработка «Сопоставление аналитик» предназначена для удобного сопоставления регламентированной и управленческой аналитики, а также для контроля за полнотой настройки соответствий. Обработка вызывается из разделов Бюджетирование и Преобразование данных, а также из регистров «Соответствие статей оборотов и статей регламентированного учета», Соответствие ЦФО и подразделений», «Соответствие статей оборотов и номенклатурных групп».
Также для удобства проверки, всем ли статьям регламентированного учета сопоставлены статьи оборотов, в систему добавлен отчет «Соответствие аналитик» (раздел «Бюджетирование»).
В отчете выводится информация, по каким статьям регламентированного учета установлено соответствие, а по каким не установлено. В настройках пользователя можно отобрать только те статьи, по которым соответствие не установлено (установить флаг «Сопоставлено = Нет»). Также можно выбрать конкретный вид соответствия из трех возможных:
Настройка подсистемы бюджетирования в 1С под ваши бизнес-процессы.
Плавный переход на 1С:ERP. Настройка обменов на этапе переходного периода. Перенос данных. Настройка и внедрение 1С:ERP.
Подсистема Бюджетирования, имеющаяся во многих программных решениях, как фирмы 1С, так и в разработанных партнерами продуктах, для автоматизации системы бюджетирования на предприятии: финансового учета, план-фактного анализа, а также учета приходов и затрат в разрезе Центров Финансовой Ответственности.
Эта статья посвящена подсистеме Бюджетирования в 1С УПП вообще и нескольким основным справочникам в частности, правильное проектирование которых является критически важным фактором, влияющим на успех проекта автоматизации в целом. Знать и понимать их назначение необходимо, чтобы правильно провести требуемые организационные преобразования, сформулировать техническое задание для настройки системы, а также получить высокую экономическую эффективность от внедрения.
Справочник «ЦФО» в подсистеме Бюджетирование в 1С УПП
Для начала разберемся, что может пониматься под ЦФО – Центрами Финансовой Ответственности.
В качестве ЦФО могут выступать как отдельные подразделения, департаменты, филиалы, так и отдельные сотрудники или проектные группы. Основной смысл заключается в том, что учет поступлений и расходов денежных средств ведется не по организации в целом, а по каждому ЦФО в отдельности.
Руководитель ЦФО отвечает за планирование приходов, расходов и финансовый результат своего ЦФО.
Таким образом, каждое ЦФО выступает и как заказчик, и как исполнитель: получает или оказывает услуги другим ЦФО в рамках предприятия, а также внешним контрагентам. Т.е. фактически все предприятие состоит из микро-компаний, каждая из которых имеет понятный набор услуг.
Например, ЦФО «Бухгалтерия» может оказывать услуги начисления заработной платы для ЦФО «Отдел маркетинга», «Отдел ИТ», «Производственный отдел», а также покупать услуги по сопровождению ИТ-систем в ЦФО «Отдел ИТ» и услуги уборки помещения в ЦФО «АХО».
Чтобы внедрить систему бюджетирования, важно определить, какие Центры Финансовой Ответственности будут выделены на Предприятии, какой набор услуг каждый из них оказывает другим ЦФО, каковы трудозатраты, себестоимость и стоимость этих услуг для предприятия.
С точки зрения бизнеса, такой подход позволит обнаружить и улучшить следующие аспекты:
- Оптимизировать численность сотрудников;
- Вывести высоко затратные, но низкоэффективные процессы на аутсорсинг;
- Каждое подразделение и каждый сотрудник будет знать, какой именно продукт является результатом его деятельности, что позволит улучшить систему мотивации, качество услуг и удовлетворенность внутренних пользователей;
- Организовать на базе успешных ЦФО отдельные бизнес-единицы, получая с них дополнительную прибыль за счет оказания услуг внешним контрагентам.
Например, ЦФО «Маркетинг» оказывает услуги маркетинга для ЦФО «Отдел продаж», а также берет дополнительные проекты у внешних контрагентов как маркетинговое агентство.
Настроить ЦФО в подсистеме Бюджетирование в 1С УПП достаточно просто, для этого нужно:
- Открыть меню «Справочники» - «Справочник ЦФО»;
- Нажать кнопку «Создать»;
- Ввести информацию о ЦФО: наименование, руководитель, вид ЦФО;
- Нажать кнопку «ОК».
Рис.1 Справочник «ЦФО»
Справочник статей ДДС – аналитический инструмент управленческого учета, позволяющий детализировать движение средств предприятия, используя который получают отчеты в разрезе выделенных статей, осуществляют их анализ и контроль.
Порядок разработки справочника статей движения денежных средств для управленческого учета
При создании справочника статей движения денежных средств, статьи разделяются на группы по видам деятельности:
- Операционная деятельность – это деятельность предприятия в соответствии с ее предметом и целью. Соответственно основным притоком денег от операционной деятельности является выручка от реализации, а оттоком – различные текущие затраты. Кроме этого в данный раздел включаются прочие внереализационные доходы и расходы.
- Инвестиционная деятельность состоит из статей, разделяющих вложение средств в инвестиционные проекты, капитальные вложения во внеоборотные активы, в т.ч. строительство объектов, отдача от которых приходит от 3-х и более месяцев.
- Финансовая деятельность включает такие статьи по операциям с финансами, как выплата дивидендов, поступления по кредитам и займам, выплата кредитов, расходы по обслуживанию и т.п.
Рис.1 Группы статей ДДС верхнего уровня с примерами статей
Классический список можно дополнить группой «Перемещение денежных средств», включающей статьи, отражающие движение средств между счетами и кассами внутри компании.
При наполнении справочника статьями придерживайтесь правил:
- Для группировки верхнего уровня достаточно четырех перечисленных выше групп статей – «Операционная деятельность», «Инвестиционная деятельность», «Финансовая деятельность», «Перемещение денежных средств».
- Внутри каждой группы статей не создавайте более 4-х уровней подстатей. Если доля статьи в общей сумме невелика, то выделять их нет необходимости, т.е. придерживаться принципа существенности.
- Если статей «Операционной деятельности» много, выделите подстатьи «Поступления средств» и «Выплаты средств», в которые включаются статьи по обычной деятельности (оплата поставщикам, поступления от покупателей, аренда, реклама и т.п.).
- Не делите статьи поступлений в соответствии с направлениями деятельности, т.к. для того предназначен другой справочник.
- Разделите группы статей по структурным подразделениям, торговым точкам, филиалам предприятия и производства.
- Можно выделить группу статей по поступлениям от продаж и возвратов (от покупателей, налоги, аванс поставщика и т.п.). Такое деление позволит выделить реальную сумму поступлений из общей массы поступивших денег.
- В группе статей «Выплаты средств» можно выделить группу статей «Возвраты клиентам».
- Не заводите статью «Прочее», чтобы не было желания все свалить на нее и потом было трудно получить по ней «расшифровку». Если завели ее, то постоянно контролируйте ее состав. Если она «раздута», то некоторые виды движений выносите в отдельную статью.
- При большом объеме статей разделите их на производственные и административные (управленческие).
- Не дробите на много статей, старайтесь обобщить.
- Используйте короткие названия, иначе длинная надпись может не полностью отразится в строке отчета.
- В наименовании статьи используйте коды, чтобы получилась определенная иерархия и было легко ориентироваться в списке.
Пример справочника статей ДДС
Приведем примеры организации справочника статей движения денежных средств на примере программ 1С.
Статьи ДДС в 1С:ERP
Перейдите в подсистему «Казначейство» - «Статьи движения денежных средств.
Рис.2 Справочник «Статьи ДДС» в 1С:ERP
Нажав кнопку «Создать группу», задайте группы статей ДДС по принципу, описанному выше.
Рис.3 Структура справочника статей ДДС в 1С:ERP
Разверните группу статей «Инвестиционная деятельность».
Рис.4 Группа статей «Инвестиционная деятельность»
Следующим списком представлен пример статей ДДС группы «Операционная деятельность».
Рис.5 Группа статей «Операционная деятельность»
Элементы, отмеченные желтым кружочком – предопределенные программой. С помощью кнопки «Создать» или «Ins» на клавиатуре пользователь дополняет группы справочника.
При создании новой статьи пользователи в настройке указывают:
- Наименование;
- Приоритет оплаты (низкий, средний, высокий);
- Вид движения денежных средств;
- Хозяйственные операции.
Рис.6 Создание статьи ДДС на примере 1С:ERP
Перейдите по гиперссылке «Указать хозяйственные операции». Здесь можно закрепить по умолчанию статью к заданным пользователем хозяйственным операциям.
Рис.7 Закрепление статьи ДДС за хозяйственными операциями
Аналогично задаются статьи ДДС по финансовой деятельности предприятия.
Рис.8 Группа статей «Финансовая деятельность»
Статьи ДДС в 1С:УХ
В 1С:Управление холдингом перечень «Статьи движения денежных средств» расположен в разделе «Справочники».
Рис.9 Расположение справочника «Статьи ДДС» в 1С:УХ
Здесь также устанавливают уровни структуры справочника, которые наполняются элементами – статьями ДДС. В нашем примере статьи объединены в группы – три классические и одну дополнительную, о которых говорилось в начале статьи.
Рис.10 Пример справочника «Статьи ДДС» в 1С:УХ
При создании новой статьи пользователь кроме наименования:
- задает использование по умолчанию в операциях;
- определяет вид движения денежных средств;
- указывает возможные операции (приход, расход);
- закрепляет виды аналитики, приоритет;
- устанавливает очередность платежа и другие настройки.
Рис.11 Пример создания статьи ДДС в 1С:УХ
По гиперссылке «Основные статьи» видно, для какого вида операции какая статья ДДС закреплена по умолчанию.
Рис.12 Статьи ДДС по умолчанию
Статьи ДДС в WA:Финансист
В программе WA:Финансист справочник статей движения денежных средств представлен в виде справочника «Статьи оборотов по бюджетам».
Рис.13 Раздел «Справочники» - «Статьи оборотов по бюджетам» в WA:Финансист
Он доступен и в других разделах программы, куда можно попасть из Главного меню, например, в подразделе «НСИ».
Рис.14 «Главное» - «НСИ»
В разделе «Планирование» также есть доступ к данному справочнику.
Рис.15 Раздел «Планирование» WA:Финансист
Открыв его из любого раздела, пользователь может попасть в справочник, создать группы и наполнить их своими статьями ДДС по кнопкам «Создать группу» и «Создать».
Рис.16 Создание групп и статей ДДС в WA:Финансист
При создании статьи, кроме ее названия, пользователь задает:
- «Тип статьи» – статья ДДС, статья бюджетирования;
- «Направление движения» – поступление или списание;
- «Приоритет платежа».
Также задается период действия статьи и другие параметры.
Рис.17 Карточка статьи ДДС в WA:Финансист
Формирование структуры справочника статей ДДС и аналитики позволяет разделять денежные потоки, сформировать отчеты по их движению и проанализировать их. Придерживаясь перечисленных выше правил и исходя из операций вашей компании, можно составить удобный именно для вас справочник. Адаптация статей под вашу деятельность, позволит четко видеть структуру движения финансовых потоков в отчетах.
Чтобы понять, что справочник составлен правильно, прежде всего нужно ориентироваться на «Отчет о движении денежных средств» (ОДДС). Он заполняется автоматом по тем движениям, где в документах указана статья ДДС. Поэтому от того, какими статьями наполнен справочник и какие из них пользователь закрепляет в хозяйственных операциях – напрямую зависит, что покажет ОДДС.
Правильно составленный справочник статей ДДС помогает получить достоверную, детальную информацию о движении денег и, оперируя цифрами отчетов, принимать верные управленческие решения. От правильности его структуры зависит детализация отчета о движении денежных средств. Разбивка статей на группы в справочнике влияет не только на форму подачи информации в отчетах, но и сокращает время работы пользователя, облегчает и ускоряет поиск нужной статьи.
Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия на базе 1С. Оценка стоимости и сроков проекта бесплатно!
Широкий выбор технических решений и готовых методик. Бесплатный подбор подходящего ПО
Помимо прочих возможностей подсистема Бюджетирование 1С:ERP позволяет настроить План подготовки бюджетов для каждой Модели бюджетирования. А, в свою очередь, для каждой такой модели можно установить лимиты расхода денежных средств.
Основными задачами процесса бюджетирования являются:
- Планирование деятельности;
- Контроль исполнения планов;
- Анализ деятельности.
Именно эти задачи можно решить при помощи автоматизации процесса бюджетирования и внедрения подсистемы Бюджетирование в 1С:ERP Управление предприятием 2.
Настройки подсистемы
Внедрение бюджетирования в 1С:ERP, как и автоматизация производства на базе системы 1С:ERP, начинается с основных настроек и заполнения справочников и, само собой, предварительной активации самой подсистемы.
Итак, обращаемся к настройкам подсистемы Бюджетирование (НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Бюджетирование и планирование) и включаем ее. Если соответствующая галочка не проставлена, вы не увидите ни одного элемента подсистемы бюджетирования. Возможность отключения раздела позволяет облегчить интерфейс системы, если формирование бюджетов в 1С:ERP не планируется, а также позволяет использовать механизм лимитирования подсистемы Казначейство, который отключается при использовании подсистемы Бюджетирование.
Рис.1 Бюджетирование
В зависимости от ваших потребностей в этом же окне можно настроить использование бюджетного процесса, оповещения для задач бюджетирования и правило расчета хранимых данных. Когда настройки сделаны, определимся с порядком заполнения справочников (в данной статье по умолчанию считается, что все справочники, не относящиеся к подсистеме Бюджетирование, но используемые для достижения целей бюджетирования заполнены). Практически вся информация для заполнения справочников должна быть определена в Положении по бюджетированию, разработанном на предприятии.
Перечень основных справочников подсистемы бюджетирования:
- Модели бюджетирования;
- Сценарий бюджетирования;
- Статьи бюджетов;
- Показатели бюджетов;
- Нефинансовые показатели;
- Вид бюджетов.
Справочники подсистемы Бюджетирование и дополнительные настройки находятся в разделе Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники.
Разберем каждый справочник.
Модели бюджетирования – справочник, элементы которого определяют совокупность видов бюджетов, показателей бюджетов, задач бюджетного процесса и лимитов на расходование денежных средств.
При заполнении модели бюджетирования необходимо заполнить основные настройки и настройки бюджетного процесса.
Основные настройки определяют срок действия модели бюджетирования, возможность использования основных аналитик бюджетов (Организации, Подразделения), необходимость использования процесса утверждения бюджетов.
Рис.2 Основные настройки
Настройка бюджетного процесса для модели бюджетирования позволяет определить базовую периодичность подготовки бюджетов и выбрать способ запуска бюджетного процесса: вручную или автоматически.
Рис.3 Настройка бюджетного процесса для модели бюджетирования
При выборе автоматического формирования задач бюджетного процесса система предлагает настроить расписание формирования задач (ссылка «Настроить расписание»).
Рис.4 Настроить расписание
При создании модели бюджетирования очень важно не забыть про выбор статуса элемента справочника (в шапке элемента). При статусе отличном от «Действует» сформировать бюджет не получится!
Сценарий бюджетирования – дополнительный разделитель бюджета, позволяющий хранить несколько версий плановых показателей (например, Целевой, Пессимистичный). Сценарий бюджетирования является элементом, в котором определяется валюта бюджета и, при необходимости, Прогнозные курсы.
Прогнозные курсы могут быть «позаимствованы» из другого сценария бюджетирования.
Рис.5 Прогнозные курсы
Для получения фактических данных необходимо использовать предопределенный сценарий – Фактические данные. Для целей контроля лимитов расхода денежных средств, также используется предопределенный элемент справочника – Исполнение бюджета.
Статьи бюджетов – основная составляющая бюджетов. Данные статей формируются из оборотов за период. Статья бюджета может оказывать влияние как на другие статьи, так и на показатели бюджета.
Элемент справочника Статья бюджетов позволяет выбрать до шести видов аналитик для детализации статьи. По умолчанию в 1С:ERP фигурируют более тридцати видов аналитик, при этом существует возможность расширить перечень аналитик в пользовательском режиме.
По умолчанию данные бюджетов выводятся в суммовом выражении в валюте Сценария, но настройки Статьи бюджетов позволяют добавить количественные показатели в отчеты и данные в валюте, отличной от валюты сценария (например, для расшифровки оборотов по дебиторской задолженности в у.е.).
Рис.6 Статьи бюджетов
Имеет смысл настроить для статьи бюджетов правила получения фактических данных и зависимые показатели. Правила получения фактических данных позволяют проводить план-фактный анализ в разрезе заполняемой статьи, а также осуществлять контроль за фактически израсходованными денежными средствами.
Зависимые показатели определяют влияние статей бюджетов на показатели бюджетов. Данная связь объектов подсистемы используется для формирования Прогнозного баланса на основании оборотов по статьям бюджетов.
Настройка правил получения фактических данных
Рис.7 Настройка правил получения фактических данных
Для формирования план-фактного анализа по статье необходимо создать правило с типом «Фактические данные». Для начала определим источник данных для правила:
- Оперативный учет;
- Регламентированный учет;
- Международный учет;
- Произвольные данные.
Рис.8 Формирования план-фактного анализа по статье
Выбирая разделом источника данных Оперативный учет, вы получаете возможность выбора хозяйственной операции, данные которой будут учтены при формировании фактических данных.
Открыв хозяйственную операцию, можно получить некоторые подсказки о получаемых данных, например: регистр, из которого будут получены данные, и аналитика данного регистра; Документы, формирующие движения по указанному регистру, и возможные для выбора показатели.
Рис.9 Оперативный учет
Рис.10 Оперативный учет
Рис.11 Оперативный учет
Показатели для выбора можно также увидеть и в самих правилах получения фактических данных.
Рис.12 Показатели для выбора
При выборе раздела источника данных – Регламентированный учет или Международный учет, за основу будет выбран тот или иной план счетов. В отчет по фактическим данным попадет сальдо или обороты по выбранному счету. Существует возможность установки ограничения по корреспондирующему счету.
Использование в качестве источника произвольных данных возможно только при работе через толстый клиент. При выборе данного раздела откроется возможность самостоятельного написания запроса (конструктор запросов). При этом надо учитывать ряд нюансов в написании запросов, обозначенных фирмой 1С.
На закладке «Дополнительный отбор» при любом выборе источника данных можно установить отбор по аналитике, определенной для данной хозяйственной операции.
Закладка «Заполнение аналитик статьи» предназначена для уточнения способа заполнения аналитики в отчетах при установке использования расширенной настройки заполнения статьи, в противном случае заполнение аналитик статьи осуществляется автоматически, с учетом выбранных ранее настроек статьи бюджета.
Автоматизация на базе 1С:ERP 2.5
Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия. Бесплатный аудит от ведущего партнера 1С!
Читайте также: