Средства коммуникаций программы для работы в компьютерной сети примеры
Сегодня сложно найти вид деятельности, который можно сделать эффективным без использования прогрессивных технологических решений. Мы сделали подборку программ, которые способны значительно упростить организацию внутренних и внешних коммуникаций.
Вторая полезная функция сервиса – создание и размещение на сайте форм подписок для постоянных пользователей. С ее помощью можно создавать базы посетителей ресурса, заинтересованных в предлагаемых услугах. Бесплатный тариф предоставляет широкий спектр услуг, достаточный даже для активного использования имейл-маркетинга.
Относительно новый сервис, превратившийся за год в профессиональную социальную сеть для журналистов, PR-специалистов, пресс-секретарей и маркетологов. В его основе лежит идея обеспечение эффективной коммуникации между профессионалами в области медиа и экспертами с помощью комплекса инновационных решений.
Deadline.Media позволяет связываться напрямую с экспертами и получать комментарии по интересующим вопросам, аккредитоваться на отдельные мероприятия, искать специалистов и участвовать в тендерах, организовывать информационное сотрудничество.
Обойтись публичной компании без системы аналитики онлайн-ресурсов сегодня никак нельзя. По статистике, 80% потребителей перед покупкой собирают информацию о продукте в Интернете. В этом сегменте уже представлено достаточно много специализированных платформ и традиционных мониторинговых агентств.
Brand24 – это удобный в использовании и прогрессивный сервис, позволяющий иметь постоянных доступ к отзывам о своем продукте в различных социальных сетях и авторитетных изданиях. Среди полезных функций также возможность идентификации пользователей с наибольшим авторитетом, сегментации комментариев по типам, организации совместной работы, использования групп поисковых запросов.
Полезная программа от известного IT-гиганта для повседневной жизни. Установив Google Now на смартфон, вы получите персонализированную подборку информации, включая данные о пробках, прогнозе погоды, планируемых встречах, результатах спортивных событий, актуальных новостях, наличии билетов на разные виды транспорта, окружающих достопримечательностях. Девиз программы: «Нужная информация в нужное время!»
Чрезвычайно полезный помощник в построении корпоративной культуры и управлении ею. Сервис позволяет проводить различные типы исследований и опросов, составлять развернутые отчеты и планировать эффективные стратегии развития компании. Для многих компаний CultureIQ уже стал важным инструментом для выявления проблем в организационном управлении и стратегическом планировании.
Отличное приложение от Microsoft превращает камеру смартфона или ПК в мощный сканер документов. С его помощью можно легко распознавать текст и сохранять в нескольких «офисных» форматах.
Несмотря на широкое распространение социальных сетей и других источников информации, RSS-ленты продолжают оставаться популярным инструментом для получения новостей. После закрытия Google Reader и аналогичного сервиса в браузере Opera Feedly стал пользоваться еще большим спросом.
Этот плагин Google Chrome позволяет лучше узнать вашего клиента и получить информацию об интересующем его контенте. Установка приложения на Gmail дает возможность получить дополнительную информацию об отправителе письма.
Незаменимый сервис для автора текстов на английском языке. За короткое время онлайн-редактор проверит текст на читабельность, поможет его оптимизировать, убрать лишние наречия, упростить сложные конструкции и расставить нужные акценты.
В построении эффективной системы коммуникаций невозможно обойтись без удобного сервиса визуализации данных. iCharts – это комфортный и простой в использовании сервис для создания ярких диаграмм. Его библиотека содержит немалое количество шаблонов, которые легко адаптировать под нужные параметры. Создана возможность интегрирования данных из Google Docs, электронных таблиц Excel и других ресурсов.
Cossa спросила у PR-директора диджитал-агентства aim, какие сервисы помогают поддерживать внутренние коммуникации: работать, общаться, обучаться, развиваться и отдыхать. Как быть в контакте с коллегами, даже если работаешь удалённо, рассказала Екатерина Корчагина.
Mattermost для общения команды
Сейчас без корпоративных чатов сложно представить рабочие будни. Неважно, сидите ли вы друг напротив друга или работаете в распределённой команде.
Подходит для централизованного управления учётными записями, хранения файлов и истории на собственном сервере. Данные в безопасности и точно не потеряются, как в наших любимых мессенджерах. Пользоваться можно в браузере или приложениях на любых устройствах. Есть бесплатная версия, нашему коллективу в ней работать вполне комфортно.
А ваш бизнес в порядке?
Бизнес в порядке, когда десятки сервисов для работы заменяет один бесплатный — Битрикс24.
Платная версия — от 3,25 $ за пользователя в месяц.
Таск-трекер и внутрикорпоративный портал с Битрикс24.Офис
В Битрикс24.Офис много полезных инструментов для организации внутренних коммуникаций: от постановки задач и трекинга времени до автоматизации бизнес-процессов и формирования базы знаний.
Полезный внутриком: живая лента, структура компании, подробные профили сотрудников с тэгами интересов и благодарностями от коллег, дни рождения, работа с документами (с интеграцией Google Docs), совместные календари и планировщики.
Просто и удобно автоматизировать бизнес-процессы — например, планировать и согласовывать отпуск. И отдельный плюс — организация базы знаний, онбординг сотрудников.
Есть бесплатный тариф, минимальный пакет для двух пользователей — 790 ₽ в месяц.
Корпоративный Google Workspace (G Suite)
Удобное пространство для совместной работы, которое решает множество задач.
Здесь сразу и корпоративная почта, и календарь, и совместная работа над документами, и видеовстречи в Google Meet, и анкеты обратной связи.
Мы в aim любим использовать Google Docs, поэтому нам такое пространство подходит. Google Meet для организации совместных видео встреч и внутренних митапов ничем не проигрывает по возможностям сервису Zoom. Любой документ можно расшарить, как на отдельных участников (это есть и в обычном Google Docs), так и на всех участников пространства.
Стартовый тариф — от 5,40 $ за пользователя в месяц.
Сервис для опросов проведения Survey Monkey или Google Forms для опросов
Для опросов среди сотрудников используем Google Forms, которые уже есть в Google Workspace. Или сервис Survey Monkey, в нём удобный вывод результатов опросов с аналитикой.
Минимальный пакет — от 1500 ₽ за пользователя в месяц.
Сервис графического дизайна Canva
Любимый SMM-щиками сервис с кучей готовых форматов и шаблонов: пост в Инстаграм, плакат, инфографика, презентация, логотип. Помогает быстро создавать ситуативные материалы, например, плакаты на праздник, открытки, посты для социальных сетей.
С помощью Canva можно оперативно собрать шаблонную презентацию или загрузить элементы собственного фирменного стиля, фотографии, видео и создать уникальные материалы. Платный доступ позволяет загружать собственные шрифты, делать ресайзы материалов и использовать банк готовых шаблонов.
Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом. Платная — от 9,95 $ в месяц.
Сервис для совместного просмотра фильмов Vmeste
Есть бесплатная версия. VIP-доступ — от 100 ₽.
Интерактивные викторины Мозгобойня
Для любителей викторин. Mозгобойня Live — игра в формате вопрос-ответ с ведущим в режиме реального времени из любой точки мира.
Под компьютерными коммуникациями понимают технические устройства и программное обеспечение, посредством которых осуществляются прием и передача информации.
1. Синхронные коммуникации позволяют обмениваться информацией в реальном времени. Данный тип коммуникаций предоставляет возможность непосредственного общения и является наиболее перспективным.
2. Асинхронные коммуникации позволяют передавать и получать данные в удобное для каждого участника процесса время, независимо друг от друга.
По составу участвующих в коммуникации субъектов можно выделить следующие виды коммуникаций: «один к одному», «многие ко многим», «один ко многим» и «многие к одному». Рассмотрим их более подробно.
I. Модель «один к одному» характеризует общение на персональном уровне.
1. Электронная почта. Асинхронность этого вида коммуникации заключается в том, что человек, который пишет электронное письмо, не знает, когда его прочтет адресат. Электронное письмо является обычным текстом, который можно редактировать или распечатывать.
II. Модель «многие ко многим». Каждый пользователь сети может обращаться к другим пользователям или группам либо от своего имени, либо от имени группы. Такая форма общения
часто освобождает пользователя от всяческого контроля со стороны.
1. Форумы (пример 6.3). Служат для общения на одну или на несколько тем. Обычно форумы предлагают набор разделов для обсуждения. Пользователи могут создавать темы в разделах для последующего обсуждения внутри этих тем. Классифицировать форумы можно по разным критериям (пример 6.4).
2. Социальные платформы — онлайновые социальные пространства, где люди могут общаться, делиться новостями, фотографиями, идеями, искать работу, выбирать покупки, работать над проектами, т. е. осуществлять социальное взаимодействие (пример 6.5).
2. Интернет-рассылка (email-рас сылка) — автоматизированная отправка писем по электронной почте. Используется маркетинговыми службами для повышения продаж.
4. Новостной сайт — интернет-издание, которое занимается сбором и выдачей общетематических новостей или новостных материалов на конкретную тему. Новостные сайты могут принадлежать СМИ или же быть независимыми изданиями.
IV. Модель «многие к одному». Типичными представителями данной модели являются поисковые системы в Интернете, в которых информация предоставляется по запросу пользователя.
Существуют и другие способы классификации компьютерных коммуникаций.
Коммуникации могут быть институализированными (учреждения, организации или их подразделения, в чьи функции входит производство и/или распространение информации) и неформальными.
По характеру используемых знаковых средств и форм можно выделить следующие коммуникации: голосовые, текстовые, графические; осуществляемые на естественном или искусственном языках и т. д.
Пример 6.1. Интернет-коммуникации.
Синхронные коммуникации:
- голосовые конференции;
- видеоконференции;
- чаты;
- видеочаты.
- форумы;
- доски объявлений;
- электронная почта;
- wiki.
Пример 6.2. Мессенджеры.
Среди тенденций развития социальных платформ можно выделить перспективное использование:
Пример 6.3. Форум-платформы. Логотипы и краткая характеристика.
Позволяет реализовать форум всего в пару кликов. Внешний вид может сочетаться почти с любой темой. Цвета, ширина элементов, иконки — все настраивается.
Коммерческая платформа. Позволяет создать красивый и удобный форум.
Пример 6.4. Классификация форумов:
- тематические (форум любителей кино, автомобилей, кулинарии и т. д.);
- научные (математика, биология, алгоритмы и структуры данных и др.);
- форум сообщества (форум учащихся вашего учебного заведения, кружка, спортивного клуба и т. д.).
Форумы могут быть открытыми (участвуют все желающие) и закрытыми (только для определенного круга участников).
Пример 6.5. Социальные платформы.
Логотип
Пример 6.6. Блог-платформы. Логотипы и краткая характеристика.
Бесплатный сервис для ведения блога. Позволяет создать блог в течение нескольких минут. Предлагает множество тем оформления.
Стирает границу между блогами и социальными сетями.
Позволяет отделить содержание от дизайна. Содержимое хранится на внешних серверах, и его можно вставить в любой дизайн или на любую платформу.
Одним из видов электронных коммуникаций является электронное правительство (англ. e-Government) — способ предоставления информации и оказания существующих государственных услуг гражданам, бизнесу, чиновникам и другим ветвям государственной власти, при котором взаимодействие между государством и заявителем осуществляется с использованием компьютерных технологий.
По данным социологических исследований, удалённая работа в последние годы находится «на подъёме». Однако на рынке происходит нечто более глубокое, чем простое увеличение численности удалённых сотрудников. Мы становимся свидетелями возникновения принципиально новой распределённой схемы работы, практически – виртуальной компании. Эта схема явно отличается от традиционной удалённой работы, где люди могут работать вне офиса лишь какое-то время.
Тренд заметили даже на высшем правительственном уровне - уже в 2013 году порядок и особенности регулирования труда дистанционных сотрудников включили в главу 49.1 Трудового кодекса РФ в раздел XII «Особенности регулирования труда отдельных категорий работников». Теперь вполне законно с дистанционным работником заключается трудовой договор. Согласно закону, сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку. В этом случае полноправным доказательством деятельности будет трудовой договор.
Возникновение распределённых компаний влечёт за собой принципиально другую схему деятельности, новую стратегию, нацеленную на полное распределение – ввиду связанных с этим преимуществ. А их немало: возможность пригласить талантливых профи из любой точки мира, баланс между работой и отдыхом, снижение затрат и т. д.
Уже давно для организации коммуникации между сотрудниками придумано множество сервисов. Но, как ни странно, почти каждому в них чего-то недостаёт. Предлагаем собрать вместе популярные сервисы, узнать, чего в них не хватает, а может, уже есть кто-то, приближающийся к идеалу?
Системы для корпоративного и частного общения (устного, письменного и с видео) развивались постепенно и в нескольких разных направлениях. Так для работы с общими списками задач и самими задачами были придуманы разнообразные таск-менеджеры и инструменты совместного редактирования.
Конкурируя возможностями со Skype, были написаны и запущены разнообразные сервисы видеоконференций. Для работы над проектами были созданы чат-румы, а для текстового общения пользователей — мессенджеры. Все эти сервисы развивались и получали всё больше и больше функций, абонентов, денег, стикеров и смайликов. И даже нельзя сказать, что слабые и нежизнеспособные сбрасывались со счетов и выживали крутейшие. Это вам не Спарта, выживали все и все находили свою аудиторию, а некоторые — свой континент или свою страну (как ooVoo в Бразилии) почитателей.
Мы попросили провести анализ рынка специалиста, который по роду своей деятельности активно и часто работал с приложениями для удалённой работы. Он выбрал следующие сервисы для сравнения: SOCOCO, GoToMeeting, Cisco Webex, Skype для бизнеса, Битрикс 24, ooVoo, Slack, Google Hangouts, Join.me.
Собственно, выбор не случаен — это те инструменты, с которыми ему приходилось работать, проводить совещания, конференции, митинги и летучки. Через их интерфейсы прошёл гигантский поток корпоративной и не очень информации. Передаём слово эксперту.
Вы когда-нибудь видели план эвакуации вашего офиса? Ну вот SOCOCO — такая же модель, но все люди ещё на местах. Можно бродить по интерфейсу из комнаты в комнату, мотивироваться занятыми коллегами, присоединяться к обсуждениям, собираться в курилке на митинг. SOCOCO - настоящий виртуальный офис, в составе которого собраны все лучшие черты конкурентов. Фишка сервиса заключается в том, что он за счёт визуализации хорошо знакомого рабочего помещения на психологическом уровне обеспечивает участникам атмосферу присутствия рядом друг с другом, позволяет чувствовать себя частью коллектива. И, кстати, приложение уравнивает интровертов и экстравертов — за своим компьютером всем комфортно и никто не испытывает коммуникативных барьеров. SOCOCO — единственная площадка для непрерывного взаимодействия сотрудников. В остальных сервисах общение происходит как разовый акт коммуниикации — обсудили вопрос, разошлись, отключились, приложение воспринимается просто как средство связи.
Но главное - SOCOCO дает возможность быстро проанализировать, занят коллега или нет, можно ли его побеспокоить и готов ли он к общению. SOCOCO - единственный сервис, который позволяет моментально, в пару кликов, собрать совещания из нескольких десятков человек. И еще одно неоспоримое преимущество - чтобы пригласить гостей или партнеров на встречу, SOCOCO не нужно устанавливать - доступ к сервису осуществляется по ссылке.
Удобный дизайн программы, одновременно доступны более 15 видов статусов коллег, и вся компания - на экране. Интуитивно понятное управление: за счёт оформления сервиса создаётся ощущение работы в офисе, близости к коллегам. Возможно настроить вид программы, придумать планировку «виртуального офиса».
- аудио и видеоконференции (+стриминг) с возможностью легко приглашать неограниченное количество гостей
- интеграция со Slack
- удобный гостевой доступ (доступ в спейс по ссылке, не требуется установки приложения)
- возможность легко, никого не отвлекая, подключаться и отключаться от конференций
- русскоязычный интерфейс
- возможность поделиться экраном у каждого участника встречи
- возможность визуально контролировать всех сотрудников на интерактивной карте
- круглосуточная русскоязычная служба поддержки, с аудио- и видеоконсультацией онлайн (есть только у SOCOCO)
- общение проходит в «комнатах», легко создаются приватные совещания
- количество участников видеоконференции – 60 человек (и больше)
- веб-версия (Google Chrome, Яндекс.Браузер и прочие производные типа Vivaldi)
- десктопные приложения (Windows, OS X, Linux)
- нет мобильного приложения (в планах во 2 квартале 2016)
- нет записи аудио и видео (в планах на 3 квартал 2016)
- До 16 пользователей в спейсе, до 4 человек в комнате – бесплатно.
- Безлимитное общение и гостевой доступ для сотрудников – 15 долларов за человека в месяц.
GoToMeeting — это один из первых веб-сервисов для видеоконференций и удаленного управления компьютерами. Он создан компанией Citrix Online, являющейся подразделением корпорации Citrix Systems, и позволяет пользователям общаться с другими людьми через интернет в режиме реального времени.
Внешний вид программы настраивается, можно убирать и добавлять функции и окна. Участники беседы (до 6 одновременно видны в видео-окнах) могут быть расположены в любой части экрана. Управление не интуитивное. Неудобно пользоваться при большом количестве собеседников, нет статусов, поиска сотрудников. Почему-то горячо любим сотрудниками офисов европейских компаний и отечественными бизнес-консультантами.
Возможности:
- аудио и видео (HD) конференции
- доски объявлений
- возможность делиться экраном и удаленное управление вашим компьютером
- календарь
- приватное общение
- запись аудио
- поддержка телефонной связи
- возможность «рисовать» поверх любого экрана (и делиться этим с другими)
- нет записи видео
- нет возможности приглашать гостей в беседу
- всего 6 одновременных видео-окон собеседников
- нет русскоязычного интерфейса
- нет русскоязычной локализации
- базовый - 49 долларов США в месяц за 25 участников (около 2 долларов за человека),
- премиум – 69 долларов в месяц за 100 участников (69 центов за человека в месяц)
Cisco WebEx - облачный сервис для общения и совместной работы в режиме реального времени. В веб-конференция Webex не ограничено количество участников, причем они все находятся в постоянном аудио- и видеоконтакте друг с другом.
Сервис Cisco Webex подойдёт для обучения и проведения мозговых штурмов при решении сложных проблем в рамках каких-либо проектов. Для представления новых продуктов, включая и программные решения любой сложности, для поддержки пользователей, находящихся на удалении от специалистов обслуживания. Используя возможность сервиса вебинаров Cisco Webex записывать всё, что происходит во время конференции, можно создавать полноценные обучающие видеоролики, а также вести протокол собрания. И да, Webex дорогой, как всё, что имеет отношение к Cisco.
- функционал для совместной работы с документами, приложениями и веб-контентом
- интеграция с системами видеоконференцсвязи
- аудио и HD Видео связь
- возможность записи аудио и видео
- интеграция с MS Office, Outlook и Lotus Notes
- демонстрация своего экрана (до 3 экранов)
- безопасность вебинаров в Webex; версия программного обеспечения обновляется каждые 4-5 месяцев и загружается в обязательном порядке.
- кроссплатформенность. Windows , iOS, Android, iPad. (онлайн версия работает только в Firefox)
- облачный сервис — требований на ширину канала практически нет, количество места на облачном диске зависит от тарифного плана
- видеочат во время вебинара
- звонки на телефоны (в более чем 50 странах мира)
- модерирование чата
- планировщик встреч и задач
- доски заметок
- удаленное управление компьютером
- видимая зона контактов очень мала (до 7 чел. при видеоконференции), при большом количестве собеседников сервисом пользоваться будет неудобно
- нет возможности по настройке внешнего вида сервиса
- нет русскоязычной локализации
- дорого
- видеоконференции до 8 чел (15 фунтов в месяц за человека)
- до 25 чел (30 фунтов в месяц за человека)
- до 100 чел (49 фунтов в месяц за человека)
«Skype для бизнеса» это ребрендинг сервиса Microsoft Lync. С помощью этого сервиса можно упростить инфраструктуру компании, развернув единую платформу для звонков, конференций, обмена видео и другой информацией. В новой программе сохранились все возможности для коммуникаций, совместной работы и обеспечения безопасности, а также инструменты для администрирования.
Из «Skype для бизнеса» можно совершать голосовые звонки как на клиент, так и на обычный телефон, а также устанавливать видеосвязь. Кроме того есть возможности для организации онлайн-конференций с возможностью одновременного участия до 250 пользователей.
Возможности:
- интеграция с программами Microsoft
- аудио и видеосвязь до 250 собеседников.
- телефонная связь
- возможность показать свой экран собеседникам
- запись аудио и видео и множество функций для управления проектами (в премиум версии программы)
- от 120 руб. (примерно 1,5 доллара США) за пользователя в месяц
- за 250 руб в месяц появляются в числе других опции записи разговора и видеоконференции в формате HD
Корпоративный портал Битрикс 24 - система управления внутренним информационным ресурсом компании для коллективной работы над задачами, проектами и документами, для эффективных внутренних коммуникаций. Это фактически социальная сеть для сотрудников, которая включает в себя живую ленту, почту, видео и голосовые звонки, а так же чат.
Вся коммуникационная часть портала Битрикс 24 доступна в бесплатном варианте для неограниченного количества пользователей, однако в этом режиме доступны не все функции и на работу команды выделяется всего 5 Гб места в облаке.
Возможности:
- внутренние и внешние коммуникации
- управление задачами и проектами
- совместная работа с документами
- планирование и учет рабочего времени
- десктопные приложения
- мобильные приложения
- интеграция с 1С, Microsoft, Google, Apple
- видеозвонки максимум до 4х человек одновременно
- в бесплатном режиме на Битрикс24.Диске доступно 5 Гб на команду
- нет записи видео
- в бесплатной версии как на неограниченную коммуникацию, так и на 12 человек, есть ограничения по функциональности
- нет возможности одновременно видеть всех сотрудников
- в облаке - от 990 рублей в месяц
- лицензия на коробочную версию «1C-Битрикс24» (Корпоративный портал, 25 пользователей) - 219500 руб
- лицензия на короб очную версию «1C-Битрикс24» (Холдинг, 25 пользователей) - 549 500 руб
- максимум участников - 12 человек
- назойливая реклама
- не русскоязычной службы поддержки
Slack — это онлайн-сервис для ведения переписки внутри команды и большой компании, корпоративный мессенджер. Этот сервис отличается возможностью тесной интеграции активных диалогов с другими приложениями, именно поэтому я решил включить его в своей обзор. Такой принцип позволяет вести мониторинг прогресса работы над различными проектами при помощи одного интерфейса и убрать лишнюю информацию. По меркам ИТ-мира, сервис ещё молодой (запущен в тестовом режиме в 2013 году), но очевидно, что он полон сил и желания развиваться. Чего стоит абсолютно безумное количество интеграций! Кстати, и SOCOCO его не обошёл вниманием — интеграция уже готова.
Возможности:
- имеется бесплатный тариф и несколько платных, стартуют от $6.67 за пользователя в месяц
Возможности:
- аудиосвязь без ограничений (+звонки на телефоны в более чем 40 странах)
- высокое качество видео и аудиосвязи
- возможность поделиться своим экраном (see what I see)
- совместное редактирование документов
- версии: онлайн, приложение для смартфонов, программы для MAC и Windows
- нет удобной визуализации всех собеседников и системы виртуального офиса
- видеоконференции доступны максимум для 10 человек
- нет удобного сервиса поддержки
- нет архива видеоконференций
- нет интеграции с другими программами
- нет русскоязычного интерфейса
- нет русскоязычной службы поддержки
- бесплатная тестовая версия
- «про» и «люкс» за 20 и 25 долларов в месяц за пользователя
Вот уже 7 лет, как я раз и навсегда «переехала» из реальных офисов в виртуальные. Мне гораздо комфортнее работать дома на удалёнке. Под «виртуальным офисом» я подразумеваю системы управления проектами. За годы дистанционной работы с разными компаниями и студиями я перепробовала их более 10 штук.
Сейчас я работаю с ребятами из YouGile, которые развивают свою собственную систему. Они делают акцент именно на активном общении, чтобы корпоративный мессенджер таким же удобным, как Телеграм.
Я оценивала удобство коммуникаций максимально объективно, по ряду критериев:
• «Есть ли чаты и живая лента?»
• «Насколько широк функционал комментариев?»
• «Есть ли интеграция с облачными хранилищами?»
• «Сколько ГБ в облаке на бесплатном тарифе?»
• «Можно ли хранить файлы в одном месте?»
Системы я расположила по моему рейтингу: от самых крутых до наиболее слабых. В конце обзора – сравнительная таблица.
1. YouGile
Чат задачи YouGile и быстрая ссылка на файл
Чаты и комментарии
Обмен файлами
На бесплатном тарифе дается 5 ГБ под хранение файлов. Интеграции с облачными хранилищами и дисками нет. Обмен файлами происходит непосредственно в чате задачи. А чтобы не потерять важный документ или картинку, его можно «закрепить» над чатом с помощью быстрой ссылки и добавить любую метку-название.
Личное мнение
Сейчас я работаю вместе с командой YouGile, поэтому и подружилась с их системой. Ребята делают крутые фишки. И фишки эти на мой взгляд достойны внимания. Например, «зеркальные столбики», раньше я их нигде не встречала, а это удобно для связи между отделами.
2. Asana
Общение и обмен файлами в задаче Asana
Чаты и комментарии
Обмен файлами
Для быстрого доступа к материалам можно давать прямую ссылку на задачу. Файлы в задаче выводятся отдельно, над всеми комментариями, и всегда остаются на виду. Также можно подняться на уровень выше и посмотреть все файлы по проекту – в отдельной вкладке «Files». Есть интеграция с Google Диск, Dropbox, OneDrive, Box. Места на облаке – сколько угодно, без ограничений.
Уведомления появляются в левом боковом меню во вкладке «Inbox». Если какая-то задача сильно надоела, просто жмем «Leave Task» под всеми обсуждениями и больше не получаем по ней нотификаций. Также есть нотификации на почту.
Личное мнение
Интерфейс простой, интуитивно понятный, в основных функциях легко разобраться с первого раза. Летающие единороги радуют безмерно. Asana – отличный вариант для организации небольшого отдела маркетинга на 10-15 человек. Но есть один значимый минус – отсутствие русскоязычной версии. Если команда более крупная, и не все сотрудники знают английский, то рано или поздно эта проблема возникнет.
3. Wrike
Общение в подзадаче Wrike
Чаты и комментарии
Обмен файлами
В каждой задаче удобно обмениваться файлами, есть интеграция с Google Диск, Dropbox, OneDrive, Box и другими сервисами, а также с YouTube. На бесплатном тарифе дается 2 ГБ облачного хранилища. Большой плюс – можно отдельно посмотреть все файлы, приложенные к конкретному проекту или доске. Еще один плюс – доступ к материалам можно сделать как общим для всех коллег, так и ограниченным.
Личное мнение
У Wrike много крутых фишек, одна из них – готовые шаблоны проектов под разные цели, например, запуск нового продукта. При помощи шаблона легко сделать проект с чёткой структурой. Ещё одна фишка – встроенный редактор, который позволяет редактировать документы прямо в системе, не скачивая их. В целом работать в системе мне было комфортно, устраивало всё. Правда, Wrike дороговат для России, оплачивается в долларах.
4. BaseCamp
Чат «Campfire» для общения по проекту в BaseCamp
Чаты и комментарии
Есть приватные чаты «Campfire» с возможностью обмениваться файлами. Есть некая отдельная «Message Board» (аналог «Живой ленты») – там тоже можно коммуницировать с коллегами и обмениваться файлами. Можно ответить на конкретный коммент, можно добавить смайл. В «Message Board» отображаются все новые комментарии и вложения.
Обмен файлами
Все файлы по чату можно вывести отдельно, и у них нет шансов потеряться. Также файлы можно хранить на отдельной доске «Docs & Files». Вместимость облачного хранилища — 500 ГБ (на пробном и базовом тарифе). Интеграция только с Dropbox и Google Docs. Структура чёткая и понятная, потерять что-то важное сложно. Только надо заранее договориться, куда какие файлы скидывать: в «Message Board», в чаты или в раздел «Docs & Files» по каждому проекту.
Личное мнение
5. Worksection
Общение с клиентом в задаче Worksection
Чаты и комментарии
Обмен файлами
Файлы загружаются с компьютера, интеграций нет. На бесплатном пробном тарифе доступно всего 100 МБ в облаке.
Нотификации удобнее всего получать на почту, также есть пуш-уведомления. На каждый отдельно взятый коммент в проекте можно поставить свою нотификацию. Например, хочется задать вопрос коллеге, не беспокоя при этом клиента. Убираем его из нотификции – и готово.
Личное мнение
6. Bitrix24
Обмен файлами в задаче Битрикса
Чаты и комментарии
Обмен файлами
На бесплатном тарифе – 5 ГБ в облаке. Интеграция с Dropbox, Google Диск, Яндекс.Диск, One Drive Хорошая задумка — создавать группы и проекты в виде отдельных папок, в них хранить файлы и обсуждать материалы. В отделе маркетинга, где я работала, мы создали группы: «Идеи для рассылок», «Вопросы и ответы», «Отзывы», «Дизайн», «Социальные сети», «Рассылки», «Контент на сайте», «Маркетинг». Было очень удобно в теории, но на практике… Уже через месяц мы начали просто игнорировать эти папки и обмениваться файлами в общих чатах. А там всё быстро терялось.
Всплывающее окно, звуковой сигнал и цифра напротив окна с задачами или чатами. Можно настроить уведомления на почту.
Личное мнение
Возможностей у Битрикса масса, но… ими почему-то не пользуешься. Это как огромный паром, комфортабельный и роскошный, но «едет» медленно. Иногда проще сесть на самолет. Широчайший функционал и пестрый, «тяжеловесный» интерфейс путает и отпугивает коллег. В итоге вся совместная работа переносится в чатики, где царит полный хаос. Однако это все-таки чатики внутри системы, а не «на стороне».
7. Планфикс
Общение в подзадаче Планфикса
Чаты и комментарии
Обмен файлами
В отдельном окне «Документы» можно получить доступ ко всем файлам в рамках выбранного проекта. Есть интеграция с Dropbox, Google Диск, One Drive, а также со всеми популярными мессенджерами. Базовый размер облачного хранилища на всех тарифах – 1 ГБ, дальше надо доплачивать. Удобно, что все документы по конкретной задаче можно скачать одним архивом.
Широкие возможности для настройки нотификаций. Они могут приходить на почту или в мессенджер: Skype, WhatsApp, Telegram и иже с ними. Также есть всплывающие окна в браузере и звуковые оповещения.
Личное мнение
В этой системе удобно работать над маркетинговыми задачами, которые состоят из этапов и в которых задействованы несколько специалистов. Например, провести SEO-оптимизацию сайта или запустить лендинг с контекстом. Легко оформлять списки задач и на каждом этапе обмениваться файлами и комментариями.
8. Pyrus
Файлы и обсуждения в задаче Pyrus
Чаты и комментарии
Обмен файлами
В задачах удобно обмениваться файлами — копируем и отправляем коллегам прямую ссылку на конкретный документ или картинку. Файлы в каждой карточке хранятся в отдельном списке, то есть их можно не выискивать с фонариком в темном лесу комментов. Есть интеграция данных из Dropbox, One Drive, Google Диск, Box. В облачном хранилище дается 10 ГБ места, но только на платном тарифе.
Личное мнение
Объективно система хорошая, но мне «не зашла». Смущало то, что обычному пользователю нельзя создать приватную задачу. Обнаружить настройки прав доступа сложно, и непонятно, видна ли твоя задача коллегам. В итоге оказывается, что видна, и только администратор может устанавливать приватность. А такая «прозрачность» иногда смущает, и часть общения переносится в мессенджеры.
9. Trello
Комментарии в карточке задачи Trello
Чаты и комментарии
Обмен файлами
Вложения к задачам точно не потеряются: весь текстовый, графический и видео контент можно хранить в карточке задачи. Загружать вложения легко как с компьютера, так и с Dropbox, Google Диск, One Drive и Box. Правда, на бесплатном тарифе есть ограничения по весу файла — не более 10 МБ.
Все нотификации прилетают на «колокольчик» в верхнем углу окна. Если какая-то карточка задачи и обсуждения в ней очень уж надоели, можно от нее отписаться.
Личное мнение
В Trello всё просто и понятно. К рабочим процессам легко подключать новых сотрудников, фрилансеров и клиентов – достаточно расшарить информацию и прислать ссылку. Знаю, многие любят эту систему, особенно небольшие команды, но у меня с Trello отношения как-то не сложились. Пробовала использовать её для координации работы двух моих помощниц-копирайтеров и дизайнера, с которыми работали в связке. Нам не хватало функционала для общения, и мы постоянно «сбегали» из системы в мессенджеры. В карточках комментарии «тяжеловесные», идут строго по очереди, как на форуме образца 2006 года (никакого тебе «микроблога»).
10. Мегаплан
Коммуникации в задаче Мегаплана
Чаты и комментарии
Обмен файлами
Файл можно загрузить с компьютера. Интеграции с основными облачными хранилищами и дисками нет. В задачах файлы хранятся в отдельной вкладке, на любой из них можно дать быструю ссылку или добавить в избранное.
Когда оставляешь новый комментарий в задаче, можно выбрать, кого из коллег об этом уведомить. А в живой ленте можно выбирать, за каким обсуждением следить.
Личное мнение
В целом необходимый функционал для общения по задачам есть. Но поначалу в системе тяжело освоиться. Нет ощущения цельности и системности, пёстрый интерфейс с большим количеством функций, в которых легко заблудиться. Всё-таки это больше CRM, чем система для коммуникаций.
Идеальной во всех отношениях системы не существует. Здесь я делала сравнение систем «под соусом» удобства коммуникаций и обмена файлами с коллегами. А если возьмусь сравнивать по критерию (например) удобства постановки задач — рейтинг будет уже совсем другим. Поэтому найти для себя «виртуальный офис мечты» можно только методом проб и ошибок.
Вот, кстати, еще один обзор систем управления задачами, где я рассматриваю системы уже по другому критерию — удобства работы именно с задачами.
UPD. А вот — самый гигантский обзор, где рассматриваются сразу 52 системы управления проектами.
Читайте также: