Способы получения справочной информации в ms excel
Термин "электронная таблица" используется для обозначения простой в использовании компьютерной программы, предназначенной для обработки данных. | Обработка включает в себя: | проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
Запуск Microsoft Excel
Мы приступаем непосредственно к работе с Excel. При этом мы предполагаем, что Вы имеете представление о действиях, совершаемых с помощью мыши (нажать кнопку мыши, дважды нажать кнопку мыши, указать на объект и т. д.). | Запуск Excel осуществляется выбором его значка из панели Microsoft Office.
Знакомство с окном Excel
Окно Excel содержит следующие объекты: строка основного меню, две панели инструментов – Стандартная и Форматирование, строка формул, поле имени, строка состояния, полосы прокрутки. | Строка основного меню содержит меню текущего окна.
Панели инструментов в окне Microsoft Excel
В главном окне Excel Вы видите две панели инструментов. Познакомимся с кнопками, расположенными на этих панелях. Отметим, что для вывода определенной панели инструментов на экран служит пункт меню Вид › Панели инструментов. | Переместите указатель мыши на панель инструментов, но не на кнопку панели.
Основное меню Microsoft Excel. Выбор команд меню. Отказ от выбора команды.
Выполнение действий в Excel осуществляется посредством выбора команд из основного и текущего меню. Часть этих команд являются иерархическими. Это означает, что в результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.
Использование специальных клавиш
Обычно при работе с Excel используется мышь. Однако Вы можете выполнить большую часть операций с помощью клавиатуры. | В зависимости от текущего режима работы Вы можете использовать для перемещения курсора все или некоторые из следующих клавиш: ←, →, ↑, ↓, PgUp, PgDn, Home, End.
Получение справочной информации
Подобно большинству популярных программ, Excel имеет контекстно-зависимую справочную систему. Это означает, что Вы можете получить справку по использованию средства, с которым работаете в настоящий момент. | Для получения справочной информации Вы можете воспользоваться одним из следующих способов.
Работа с файлами в Excel
В Excel под рабочую книгу отводится один файл со стандартным расширением .XLS. Команды работы с файлами собраны в пункте Файл основного меню. | Для создания нового файла выполните команду Файл › Создать, после чего Excel откроет рабочую книгу со стандартным названием "Книга 1".
Открытие, сохранение и закрытие файла
Команда Открыть выводит окно диалога Открытие документа. | Можно открыть одновременно несколько рабочих книг.
1. Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности MS EXCEL. Структура документа Excel. Размеры электронной таблицы.
2. Способы получения справочной информации в среде Excel.
3. Идентификация ячейки, диапазона ячеек. Относительные и абсолютные адресные ссылки. Имя ячейки, диапазона ячеек.
4. Первичная и вторичная информация. Ввод информации в ячейку.
5. Средства редактирования (перемещение, поиск и замена в таблице; выделение, перемещение, копирование, удаление информации).
6. Средства форматирования (изменение числовых форматов, выравнивание данных, задание нужного шрифта и размера).
7. Применение к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки.
8. Назначение специальной (частичной) вставки.
9. Оформление ячеек. Форматирование границ ячейки, узоров цветов.
10. Форматирование строк и столбцов (изменение размеров ячейки, объединение ячеек, перенос по словам, сокрытие строк или столбцов).
11. Условное форматирование. Автоформат.
12. Формулы. Ввод и копирование формул. Мастер функций, палитра формул.
13. Задание условий в Excel. Использование логических функций: ЕСЛИ, И, ИЛИ.
14. Диаграммы. Построение, редактирование.
15. Защита ячеек таблицы от несанкционированного доступа.
16. Графические возможности Excel. Внедрение объектов WordArt.
17. Работа на нескольких рабочих листах. Вставка, удаление, переименование рабочих листов. Ссылки на ячейки другого листа.
18. Понятия базы, записи, поля данных. Системы управления базами данных. Примеры.
19. Создание баз данных в EXCEL. Размер базы данных. Сохранение базы данных.
20. Ввод данных с помощью формы базы данных.
21. Сортировка базы данных.
22. Поиск данных с помощью средства автофильтра. Восстановление исходной базы после поиска.
23. Расширенная фильтрация с помощью диапазона критериев.
24. Создание промежуточных итогов. Функции подведения промежуточных итогов. Свёртывание записей промежуточных итогов. Удаление промежуточных итогов.
25. Поиск данных с помощью функций баз данных.
26. Подготовка документации к печати в Excel.
Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности MS EXCEL . Структура документа Excel . Размеры электронной таблицы.
Рабочее окно программы Excel содержит стандартную строку заголовка и панели команд. Строка под ними содержит поле имени и строку имени. Строка состояния программы Excel выдаёт информацию о текущем выборе, команде или операции.
Рабочая книга – многостраничный документ в Excel. Каждая страница рабочей книги называется рабочим листом, а страница, активная в данный момент, отображается в окне документа. Каждый рабочий лист разделён на столбцы, строки и ячейки, отдельные друг от друга разделительными линиями. Столбцы – это вертикальные разделы, строки – горизонтальные. Ячейка – это область пересечения строки и столбца.
Способы получения справочной информации в среде Excel .
1. Окно справочной системы.
Вкладка «Содержание» подобна оглавлению книги, где каждая глава представлена заголовком со значком закрытой книги. После нахождения интересующего вас раздела можно вывести его содержимое в правой части окна справки. Часто разделы содержат ссылки на другие разделы и справки. Подчёркнутый текст в правой области окна справки является гиперссылкой на другой раздел. Щелчок на гиперссылке активизирует соответствующий раздел. Это напоминает работу с браузером.
Для поиска нужной информации можно также использовать вкладку «Указатель». Если вы введёте ключевое слово и нажмёте кнопку «Найти» или дважды щёлкните на нужном слове в списке, то получите список всех подходящих разделов справки.
2. Получение справочной информации через Интернет.
Если имеется доступ к Интернету, для вас доступны дополнительные ресурсы. Команда «Office на Web» запускает браузер и подключает его к странице Office Update на Web-узле Microsoft. Этот узел постоянно обновляется, так что там можно найти свежую информацию.
3. Контекстная справка.
Excel позволяет получить информацию о конкретной команде без использования окна справочной системы. Справка такого вида называется контекстно-зависимой или просто контекстной, поскольку она действительно зависит от того, что вы делаете на листе.
4. Всплывающие подсказки.
Для тех, кому трудно запомнить назначение всех кнопок панелей инструментов, Excel предоставляет всплывающие подсказки. Если всплывающие подсказки включены, то при установке указателя мыши на кнопке панели инструментов появляется название кнопки. По умолчанию всплывающие подсказки включены. Чтобы отключить их, в меню «Вид» выберите команду «Панели инструментов», затем - «Настройка» и на вкладке «Параметры» открывшегося окна диалога снимите флажок «Отображать подсказки для кнопок».
4.1. Выполнила поиск необходимой информации с помощью справочной системы.
Рисунок 18 – Информация о копировании листов.
Контрольные вопросы
1. Структура окна табличного процессора MS Excel и назначение его основных элементов. Привести схематический рисунок с описанием элементов.
Рисунок 19 – структура окна MS Excel.
2. Строка состояния и отображаемая в ней информация.
Строка состояния - полоса в нижней части окна приложения, где отображаются сведения о выполняемых командах и операциях, кнопках панелей инструментов, положении курсора и параметры активного документа. Строка состояния - содержит разнообразную справочную информацию, зависящую от текущего режима работы.
3. Настройка экрана и панели быстрого доступа. Создание пользовательских панелей быстрого доступа.
Настройка экрана осуществляется с помощью вкладки ВидиФайл – Параметры.Создание пользовательских панелей быстрого доступаосуществляется с помощью командыФайл-Параметры-ПБД-Добавить-ОК.
4. Режимы отображения рабочей книги. Масштаб отображения рабочей книги.
Режим отображения рабочей книги:
Обычный – о6ычный режим отображения рабочей книги
Разметка страницы – режим, в котором рабочая книга представлена в таком виде, в каком она будет напечатана. Область печати отображается белым цветом. Таблица разбивается на страницы, границы страниц обозначены линиями синего цвета.
Во весь экран — режим, при котором с экрана удаляется большинство управляющих элементов, что увеличивает видимую часть документа.
Представления– выводит на экран диалоговое окно выбора или настройки представления текущей таблицы.
Страничный– предварительный просмотр разрывов страниц перед печатью.
Команда Вид– Масштаб управляет масштабом отображения рабочей книги. Масштаб отображения влияет только на представление рабочей книги на экране монитора.
5. Создание, открытие, сохранение, закрытие рабочей книги.
Чтобы загрузить документ MS Excel с диска, можно воспользоваться командой Файл - Открыть... или просто выполнить двойной щелчок мышкой по имени файла в окне папки или Проводника.
Команда Файл - Сохранить предназначена для записи файла на диск под текущим именем.
Команда Файл - Сохранить как. позволяет изменить имя файла, его расположение, формат файла. Путь, куда по умолчанию предлагается сохранить рабочую книгу, указан в Параметрах.
Создание новой рабочей книги (Файл - Создать).
Закрытие рабочей книги (Файл - Закрыть).
6. Операции с рабочими листами.
Операции с рабочими листами: вставить, удалить, переименовать, переместить, скопировать, просмотреть код, защитить лист, изменить цвет ярлычка, скрыть, выделить все листы.
7. Работа с несколькими одновременно открытыми рабочими книгами. Просмотр несмежных частей рабочей книги
Табличный процессор MS Excel позволяет одновременно работать с несколькими рабочими книгами. Для перемещения между открытыми рабочими книгами можно воспользоваться либо кнопками с именами этих книг на Панели задач, либо командами группы Окно. Просмотр несмежных частей рабочей книги осуществляется с помощью разделения окна документа. «Вид» - «Окно» - «Разделить»
8. Способы получения справочной информации в MS Excel.
Способы получения: справочная система, справка в окнах диалога, контекстно-зависимая справка.
Вывод: изучила пользовательский интерфейс приложения, настройку оконного интерфейса MS Excel, изучила структуру окна MS Excel и назначение его основных элементов, изучила работу с диапазоном ячеек, освоила основные приемы открытия, создания, сохранения рабочей книги. Научилась работать с панелью быстрого доступа. Изучила возможности редактирования ПБД, переноса ее на новое место. Научилась создавать собственную ПБД.
В версии 2007 программы Excel значительно улучшена справочная система: она содержит ответы почти на все вопросы, которые могут у вас возникнуть в ходе работы над документами Excel. При наличии доступа к Интернету вы получаете дополнительные возможности справочной системы.
Чтобы загрузить справочную систему, нужно нажать круглую кнопку со знаком вопроса в правой части ленты или клавишу F1. Появится окно справочной системы.
В правой части строки состояния окна справочной системы находится кнопка, нажав которую, вы можете выбрать режим работы справки:
• Показать содержимое с веб-узла Office Online. Дополнительная справочная информация будет загружена с сервера Microsoft (требуется подключение к Интернету).
• Показать содержимое только с данного компьютера. Справочная информация будет выводить только те материалы, которые установлены вместе с программой (рис. 11.7).
Рис. 11.7. Выбор режима работы справочной системы
В окне справочной системы содержатся ссылки на категории справки. Например, щелкнув кнопкой мыши на ссылке Новые возможности, вы отобразите информацию о новшествах версии 2007 программы Excel. В свою очередь, некоторые ссылки могут вести к вложенным ссылкам, с помощью которых требуется конкретизировать запрашиваемую информацию.
Рассмотрим на примере, как получить информацию о логической функции ЕСЛИ.
1. Щелкните кнопкой мыши на ссылке Справочник по функциям.
2. В появившемся списке категорий функций перейдите по ссылке Логические функции. Отобразится список функций категории Логические.
3. Щелкните кнопкой мыши на ссылке ЕСЛИ. В окне справочной системы отобразится подробнейшая информация о назначении и использовании функции, снабженная четырьмя практическими примерами (рис. 11.8).
Рис. 11.8. Раздел справочной системы, посвященный функции ЕСЛИ
Чтобы перейти на стартовую страницу, щелкните кнопкой мыши на ссылке Домашняя страница Excel, расположенной в верхней части окна справочной системы.
Кроме того, вы можете найти нужную информацию, используя поисковую систему. Для этого нужно ввести ключевое (искомое) слово в поле, расположенное в верхней части окна справочной системы. Например, чтобы найти информацию о логической функции ЕСЛИ, следует в поле поиска ввести слово ЕСЛИ и нажать кнопку Поиск. Отобразятся ссылки на все статьи справочной системы, в которых встречается указанное вами ключевое слово (рис. 11.9).
Рис. 11.9. Результат поиска по ключевому слову
Среди ссылок вы видите ссылку ЕСЛИ, которая ведет к информации о назначении и использовании данной функции.
Если нажать кнопку Показать оглавление в верхней части окна справочной системы (вторая справа кнопка), в левой части данного окна появится панель с древовидным списком разделов справки. Используя данную панель, можно быстро найти интересующую вас информацию.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
1.10. Справочная система
1.10. Справочная система «Родной» для UNIX справочной системой, аналогом Справки Windows, служат страницы интерактивного руководства (manual pages, man-страницы). Ими снабжена практически каждая программа, важный конфигурационный файл или системный вызов. Это обычные текстовые файлы,
7.2.2.1. Корневая файловая система и система инициализации
7.2.2.1. Корневая файловая система и система инициализации Итак, вы выбрали загрузку Linux. Загрузчик GRUB загрузит ядро, а затем передаст ему параметры и управление. Подробновесь процесс загрузки ядра рассматриваться здесь не будет. Вам достаточно знать следующее: ядру при
Глава 11 Примеры использования программы Excel
Глава 11 Примеры использования программы Excel В предыдущих главах описывались многочисленные приемы работы в программах Excel и Word. Теперь попытаемся применить свои знания. В данной главе мы рассмотрим примеры использования программы Excel в бухгалтерской практике, а также
Справочная система Access 2007
Справочная система Access 2007 Если вы не нашли ответа на свой вопрос в этой книге, вам поможет обращение к справочной системе Microsoft Access. Она позволяет искать информацию не только во встроенных справочных материалах, но и на веб-узле Office Online и в справочнике для разработчиков
Первая справочная информация
Первая справочная информация Программирование в VBA на самом деле несложно, по крайней мере, это относится к работе с переменными, управлению потоком выполнения программы и отображению форм.Трудности вероятны только при освоении объектной модели VBA-приложения.
11.1. Справочная система Microsoft Word
11.1. Справочная система Microsoft Word Microsoft Word имеет очень мощную справочную систему, и многие ответы на вопросы можно найти, обратившись к ней. В программе предусмотрено несколько способов получения доступа к справочной информации.Одним из нововведений Word 2007 являются
Интегрированная справочная система
Глава 11 Печать, справочная система и некоторые настройки программы Excel
Глава 11 Печать, справочная система и некоторые настройки программы Excel Теперь, когда мы уже поближе познакомились с программой Excel, рассмотрим некоторые вопросы, связанные с печатью документов, а также настройкой программы. Кроме того, разберемся, как работает справочная
Справочная литература
Справочная литература Берлянт A.M., Верещака Т.В. и др. Концепция и принцип разработки классификатора объектов картографирования. — М.: Росгеоинформ, 1999, 23 с.Воробьев Г.Г. Твоя информационная культура, — М.: Молодая гвардия, 1988 г., 303 с.Ковалев А.П., Кацура П.М., Невелев А.А. и др.
4.6. Справочная система Windows 2000
4.6. Справочная система Windows 2000 Современное программное обеспечение отличается высокой сложностью, поэтому и в операционной системе, и в большинстве ее приложений предусмотрено наличие справочных систем.Классический прием вызова справочной системы Windows состоит в
Справочная система
Справочная система Успех внедрения SAP во многом зависит от создания справочной службы по системе в масштабе всего предприятия, которое не испытывало бы недостатка в ресурсах. Это особенно важно во время пуска системы и непосредственно после него, потому что в это время к
Глава 9 Справочная система Windows
Глава 9 Справочная система Windows • Справка в Windows• Справка в программах• Контекстная справкаНаписать книги обо всех программах и особенностях их использования невозможно. Обычно очень быстро выходят новые версии, и уже опубликованные книги содержат не самые свежие
Справочная система приложений Office
Справочная система приложений Office Во всех приложениях семейства Microsoft Office для получения справочной информации лучше всего использовать поиск по ключевым словам. Например, вам нужно найти информацию о том, как вставить рисунок в текстовый документ. Для этого откройте
Знакомство с окном программы Excel
Знакомство с окном программы Excel Как и любую другую программу, Excel можно запустить с помощью поиска в меню Пуск. Запустить Excel можно и другим способом, например создать ярлык на Рабочем столе или на Панели быстрого запуска. Внешний вид окна программы Excel изображен на рис.
Microsoft Word имеет очень мощную справочную систему, и многие ответы на вопросы можно найти, обратившись к ней. В программе предусмотрено несколько способов получения доступа к справочной информации.
Одним из нововведений Word 2007 являются улучшенные всплывающие подсказки. Справочная информация появляется, если подвести указатель мыши к инструменту на ленте и задержать его (рис. 11.1).
Рис. 11.1. Улучшенная всплывающая подсказка
Это очень удобно, поскольку можно быстро узнать, для чего предназначен тот или иной инструмент.
Всплывающие подсказки также доступны в окне Параметры Word. Настройки, для которых есть справочная информация, отмечены значком
При подведении указателя мыши к такому параметру появляется справочная информация (рис. 11.2).
Рис. 11.2. Справка в окне параметры Word
Всплывающие подсказки можно отключить. Для этого откройте окно Параметры Word щелчком на одноименной кнопке меню Office и в разделе Основные выберите из раскрывающегося списка строку Не показывать всплывающие подсказки (рис. 11.3).
Рис. 11.3. Отключение всплывающих подсказок
Из этого списка можно также выбрать строку Не показывать всплывающие подсказки, в результате вместо расширенной справочной информации при подведении указателя мыши к инструментам будет отображаться только название инструмента (рис. 11.4).
Рис. 11.4. Обычная всплывающая подсказка
Дополнительные справочные сведения можно получить с помощью окна Справка: Word. Для его вызова нужно щелкнуть на кнопке
расположенной в правом верхнем углу окна программы, или нажать клавишу F1 (рис. 11.5).
Рис. 11.5. Окно Справка: Word
В этом окне можно осуществлять поиск по ключевому слову и просматривать тематически сгруппированные вопросы.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
1.10. Справочная система
1.10. Справочная система «Родной» для UNIX справочной системой, аналогом Справки Windows, служат страницы интерактивного руководства (manual pages, man-страницы). Ими снабжена практически каждая программа, важный конфигурационный файл или системный вызов. Это обычные текстовые файлы,
Справочная система Access 2007
Справочная система Access 2007 Если вы не нашли ответа на свой вопрос в этой книге, вам поможет обращение к справочной системе Microsoft Access. Она позволяет искать информацию не только во встроенных справочных материалах, но и на веб-узле Office Online и в справочнике для разработчиков
Интегрированная справочная система
Глава 11 Печать, справочная система и некоторые настройки программы Excel
Глава 11 Печать, справочная система и некоторые настройки программы Excel Теперь, когда мы уже поближе познакомились с программой Excel, рассмотрим некоторые вопросы, связанные с печатью документов, а также настройкой программы. Кроме того, разберемся, как работает справочная
Справочная система программы Excel
Справочная система программы Excel В версии 2007 программы Excel значительно улучшена справочная система: она содержит ответы почти на все вопросы, которые могут у вас возникнуть в ходе работы над документами Excel. При наличии доступа к Интернету вы получаете дополнительные
MICROSOFT WORD
MICROSOFT WORD . Я люблю – и значит, я живу, – это из Высоцкого . Я пишу – и значит, я работаю в Word, – это уже из нашей повседневной реальности. Наверное, нет в мире другой столь популярной программы, как текстовый редактор Word (исключая разве что Windows, хотя Word превосходно себя
Глава 9 Возможности COM в Microsoft Word и Microsoft Excel
Глава 9 Возможности COM в Microsoft Word и Microsoft Excel • Технология OLE• Технология COM• Использование OLE в Delphi• Управление Microsoft Word и Microsoft ExcelТехнология COM/DCOM является одной из важных и широко используемых современных технологий. Охватить все аспекты технологии COM/DCOM очень сложно, и
9.4. Управление Microsoft Word и Microsoft Excel
9.4. Управление Microsoft Word и Microsoft Excel Трюки в Microsoft WordВ этом разделе мы более подробно остановимся на рассмотрении практических примеров использования СОМ-сервера редактора Microsoft Word. Достаточно популярный редактор обладает обширным набором возможностей, которые можно
4.6. Справочная система Windows 2000
4.6. Справочная система Windows 2000 Современное программное обеспечение отличается высокой сложностью, поэтому и в операционной системе, и в большинстве ее приложений предусмотрено наличие справочных систем.Классический прием вызова справочной системы Windows состоит в
Справочная система
Справочная система Успех внедрения SAP во многом зависит от создания справочной службы по системе в масштабе всего предприятия, которое не испытывало бы недостатка в ресурсах. Это особенно важно во время пуска системы и непосредственно после него, потому что в это время к
Глава 4 Microsoft Word
Глава 4 Microsoft Word 4.1. Возможности Microsoft Word Microsoft Word — один из самых лучших и мощных текстовых редакторов на сегодняшний день. Word, в отличие от Блокнота и WordPad, не входит в состав Windows, а распространяется в составе программного пакета Microsoft Office. Программа обладает огромным
4.1. Возможности Microsoft Word
4.1. Возможности Microsoft Word Microsoft Word — один из самых лучших и мощных текстовых редакторов на сегодняшний день. Word, в отличие от Блокнота и WordPad, не входит в состав Windows, а распространяется в составе программного пакета Microsoft Office. Программа обладает огромным количеством полезных
Глава 9 Справочная система Windows
Глава 9 Справочная система Windows • Справка в Windows• Справка в программах• Контекстная справкаНаписать книги обо всех программах и особенностях их использования невозможно. Обычно очень быстро выходят новые версии, и уже опубликованные книги содержат не самые свежие
5.1.16. Совместимость с Microsoft Word
5.1.16. Совместимость с Microsoft Word Текстовый процессор Pages позволяет открывать файлы, созданные в MS Word. Причем с кириллицей нет никаких проблем, Mac OS X поддерживает шрифты операционной системы Windows, например, такие как: Arial, Comic Sans Ms, Courier, Helvetica, Tahoma, Times New Roman, поэтому приложение Pages
Настройки Microsoft Word
Настройки Microsoft Word Вид окна Microsoft Word зависит от выбора, сделанного в меню Вид строки Меню (рис. 3.2). Рис. 3.2. Меню Вид строки МенюНаиболее привычный вид документа вы увидите при включенном пункте меню Разметка страницы и выбранном пункте Линейка.В любом случае вы можете
Справочная система приложений Office
Справочная система приложений Office Во всех приложениях семейства Microsoft Office для получения справочной информации лучше всего использовать поиск по ключевым словам. Например, вам нужно найти информацию о том, как вставить рисунок в текстовый документ. Для этого откройте
Читайте также: