Создание заявки в 1с документооборот
В статье демонстрируется возможный пример реализации бизнес-процесса в ДО на примере практической задачи. Материал может быть полезен тем, кому быстро надо разобраться в архитектуре комплексных БП Документооборот.
Задача была сформулирована как необходимость отразить ход бизнес-процесса из внешней системы в ДО программно, используя типовой функционал с возможностью перевода пользователей на ведение этого БП в ДО.
Во внешней системе ведется цепочка согласования «Заявки на Страхование» перед оформлением договора, результатом работы является либо созданный договор либо отказ в создании договора.
Я задачу дефрагментировал на части:
1) Настройка демо базы ДО КОРП. (в базе должен быть нужный нам вид внутреннего документа, работающий шаблон комплексного БП, роли исполнителей которые нужны для работы с документом )
К статье приложены
1) архив демо базы с настройкой.
2) обработка для программного управления БП с реализованным интерактивным отчетом отражающим текущее место нашей Заявки на Страхование в схеме БП (в пищевой цепочке).
По Документообороту достаточно много статей на портале 1С, на какую либо оригинальность я не претендую, но я думаю что кому- то этот материал три-пять часов "изысканий" может сэкономить, этим и полезен.
В процессе реализации стало очевидно, что логику переходов между точками можно строить по-разному.
В данном случае я создаю внутренний документ - Предмет , по Предмету создаю БП , далее я модифицирую реквизиты в предмете что влияет на логику переходов схемы и толкаю незавершенный БП на следующий шаг. Документооборот согласно состоянию Предмета в зависимости от того где он находится сейчас генерирует очередную задачу согласно логике схемы. Это автоматическая маршрутизация.
Заложена ли возможность директивной маршрутизации на произвольную точку схемы БП в типовую модель Документооборота - я пока не разобрался (тот случай, когда новую задачу по БП или подчиненный БП создаешь сам и желательно на произвольную точку БП)
Вопросы и комментарии категорически приветствуются.
Тестировалось на Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1 (2.1.12.2) и 1С:Предприятие 8.3 (8.3.12.1529)
Для начала работы с сервисом "Подбор сотрудника" необходимо открыть 1С:Документооборот. Для этого нужно открыть удаленный рабочий стол и найти ярлык 1С:Предприятие , кликнуть по нему дважды, в открывшемся окне найти "ДО - КСК (Все организации)" и нажать "1С:Предприятие".
Важно! Сервис "Подбор сотрудника" не работает, если 1С:Документооборот открыт через браузер.
При открытии помощника создания руководителям, у которых в подчинении несколько подразделений или подразделения в разных обществах, будет необходимо выбрать "Организация" и/или "Подразделение" из выпадающего списка.
После выбора конкретного подразделения будут загружены позиции штатного расписания. Зеленым цветом отмечены позиции, по которым есть свободные ставки. Красным - позиции, по которым свободных ставок нет.
Можно сдвинуть ползунок вправо и увидеть следующую информацию:
Создание заявки на подбор нового сотрудника
Необходимо выбрать интересующую позицию, кликнув по ней однократно, затем выполнить команду «Заполнить заявку на подбор по штатному расписанию» .
После чего откроется окно, в котором будет содержаться информация о вакансии. Информация размещена на нескольких вкладках Большинство данных заполнены автоматически (на основании ранее заполненных профилей должности и штатного расписания). Вам необходимо будет заполнить пустые поля. На вкладке "Общее" нужно выбрать из списка "Причину открытия вакансии"
Автоматически заполненные поля не доступны для редактирования.
1. «Общее»
Сделать это можно так, как показано ниже:
2. «Обязанности»
На вкладке "Обязанности" информация заполняется автоматически.
3. «Требования»
На вкладке "Требования" необходимо заполнить пустые поля:
- "Требования к программам"
- "Требования к иностранным языкам"
- "Личные качества" (не обязательно к заполнению)
- "Водительское удостоверение"
- "Наличие материальной ответственности" (нужно выбрать из списка, как показано на рисунке 5.).
- "Из каких компаний интересны кандидаты" (не обязательно к заполнению).
В скором времени большинство из вышеперечисленных полей будут так же заполнены автоматически на основании данных профиля должности 1С ЗУП.
4. «Условия»
На вкладке условия большинство полей заполняются автоматически и недоступны для редактирования.
- Поле "График работы сотрудников" необходимо выбрать из выпадающего списка. (Если выбрать "Другое" появится дополнительное поле (обязательное к заполнению), в котором необходимо подробно описать график кандидата).
- Поле "командировки" необходимо выбрать из выпадающего списка, если оно пустое.
- Поле "Дополнительные условия" не обязательно к заполнению.
5. Прочее
На вкладке "Прочее" необходимо заполнить следующие поля:
- "Количество требуемых сотрудников на должность" (если число будет превышать количество свободных позиций, система выдаст ошибку, вы не сможете подать заявку)
- "Требуется медосмотр" (устанавливается автоматически и недоступно для редактирования)
Если кандидату необходимо оборудование и доступ к информационным системам (ИС) необходимо установить галки в поля:
- "Кандидату нужно оборудовать рабочее место" (не обязательно к заполнению для категории персонала "Рабочие")
- "Кандидат будет работать в ИС" (не обязательно к заполнению для категории персонала "Рабочие")
После чего появляется дополнительная форма, в которой информацию необходимо добавлять по кнопке "Добавить" так, как это показано на Рисунке 10.
При проставлении галочки в такие пункты, как «Кандидату нужно оборудовать рабочее место», появляется дополнительная форма, в которой информацию необходимо добавлять по кнопке «Добавить» так, как это показано ниже:
В списке будет доступно оборудование, соответствующее для уровня управления должности.
После этого заявка отправляется на согласование сотрудникам: 1. Экономисту по труду, 2. Руководителю HR по территории.
Если заявка будет согласована ответственными лицами, то в 1С ДО приходит задача на ознакомление сотрудникам: Инициатору заявки, Руководителю инициатора заявки на подбор, ответственному HRG. Параллельно заявка на подбор поступает в работу рекрутеру (специалисту по подбору персонала).
Если заявка не будет согласована Экономистом по труду или Руководителем HR по территории, задача вернется на доработку Инициатору заявки на подбор.
Если была выбрана позиция, по которой нет свободных единиц, по ней можно создать заявку на замену действующего сотрудника (Рисунок 13). При этом программа выдаст соответствующее уведомление (Рисунок 12).
Для того, чтобы создать заявку на замену, необходимо выбрать сотрудника и нажать "Выбрать позицию"
Рисунок 13
После создания заявки она поступает на согласование в ОТиЗ и HR, как только они принимают решение по заявке вам поступает задача "Ознакомиться с результатом согласования" и если заявка согласована, то она передается рекрутерам. Рекрутеры ведут подбор кандидатов в системе E-staff. Информация о назначении собеседований вы будете получать напрямую от рекрутера, а принимать решение по кандидату в 1С Документооборот.
Задачи, поступающие автору заявки во время подбора кандидата.
Согласование кандидата.
После проверки кандидата службой безопасности. Инициатору заявки поступает задача "Принять решение по кандидату".
Необходимо перейти в список "Задачи мне" и открыть задачу двойным кликом.
В открывшемся окне будет указан результат проверки кандидата специалистом службы безопасности:
- "Кандидат прошел проверку"
- "Кандидат частично прошел проверку, решение за руководителем"
Можно ознакомиться с документами в окне справа. Для того, чтобы открыть документ, необходимо кликнуть по нему дважды.
После ознакомления с информацией, требуется исполнить задачу, кликнув по одной из кнопок "Согласовано" или "Не согласовано". Рекрутер получит соответствующий статус:
- "Согласован заказчиком"
- "Не согласован заказчиком"
В случае если кандидат "Не согласован", процесс его обработки прерывается.
Ознакомление с оффером.
После того, как оффер был сформирован и согласован Руководителем ОТиЗ, автору заявки поступит задача "Ознакомиться с оффером".
Необходимо перейти в список "Задачи мне" и открыть задачу двойным кликом.
В открывшемся окне справа будут располагаться документы "Оффер" и "Заявка на подбор персонала". Для того, чтобы открыть документ, необходимо кликнуть по нему дважды.
После ознакомления с оффером, необходимо исполнить задачу, нажав "Ознакомился".
Ознакомление с решением кандидата и предварительной датой выхода.
В момент, когда стала известна дата выхода кандидата, формируется задача "Ознакомьтесь с решением кандидата".
Для работы с задачей необходимо кликнуть по ней дважды.
В открывшемся окне будет указано решение кандидата и предварительная дата выхода.
После ознакомления с информацией, требуется исполнить задачу, кликнув по кнопке "Исполнено".
В открывшемся окне «Создание нового внутреннего документа» отразится список видов внутренних документов, доступных для создания. Все виды внутренних документов сгруппированы по папкам. Откройте группу «Заявки, записки», выберите вид документа «Заявка на закупку» и нажмите кнопку « Создать».
Карточка документа
При создании нового внутреннего документа «Заявка на закупку» откроется карточка следующего вида:
Закладка «Реквизиты»
Номер поля на картинке
Название поля
Обязательность заполнения
Алгоритм заполнения
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при выборе вида документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа
Краткое содержание документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов
Наша организация, от имени которой создается документ, по умолчанию заполняется организацией сотрудника – инициатора документа
Указываются сведения о подписи документа
Указывается сотрудник, подписавший заявку на закупку. Например, руководитель среднего звена
Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе
Временный регистрационный номер
Указывается в случае, если документу уже присвоен регистрационный номер (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменен)
Дата документа указывается в случае, если она уже присвоена документу (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменена)
Папка, в которой будет размещен документ для хранения. Автоматически заполняется значением по умолчанию при выборе вида документа, может быть изменена.
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа.
Количество листов и экземпляров бумажного документа
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел
Для выбора подписанта необходимо открыть карточку «Сведения о подписи» , выбрать из списка сотрудника, подписавшего заявку на закупку, и нажать на кнопку «Готово»
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов можно переходить к прикреплению файлов. К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет. Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить»(1), далее выбрать«Создать по шаблону»(2) или«Загрузить с диска»(3).
Все загружаемые файлы должны быть отнесены к определенной группе файлов, в зависимости от назначения:
- Основной – в этой группе должен оказаться только один файл, являющийся основным для данного документа;
- Приложение – приложения к основному файлу, являющиеся неотъемлемой частью документа и не имеющие самостоятельных карточек.
Где найти ранее созданные документы?
Как создать связь между документами?
- перейти на закладку «Связи»;
- нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать связанный документ;
- выбрать тип связи.
Отправка по маршруту
Обработка заявки на закупку состоит из следующих этапов:
1. Согласование с основным списком согласующих лиц по регламенту
2. Согласование с доп олнительным списком согласующих лиц
ВАЖНО! Задача "Согласовать заявку на закупку" поступит всем дополнительным согласующим лицам одновременно!
3. Подписание лицом, указанным в карточке документа в поле "Подписант". Это может быть вышестоящий руководитель.
4. Рассмотрение Директором по снабжению.
5. Передача в работу.
Дополнительные согласующие
В открывшейся карточке бизнес-процесса можно выбрать список дополнительных согласующих, которым после успешного согласования основным списком согласующих лиц, одновременно придет задача "Согласовать".
В открывшемся окне, с помощью кнопки "Добавить" необходимо выбрать список дополнительных согласующих.
После завершения формирования списка дополнительных согласующих необходимо нажать на кнопку "Записать и закрыть".
Старт процесса
После завершения редактирования карточки процесса нажмите кнопку «Стартовать и закрыть».
В открывшемся окне «Создание нового внутреннего документа» отразится список видов внутренних документов, доступных для создания. Все виды внутренних документов сгруппированы по папкам. Откройте группу «Заявки, записки», выберите вид документа «Служебная записка» и нажмите кнопку « Создать».
Карточка документа
При создании нового внутреннего документа «Служебная записка» откроется карточка следующего вида:
Закладка «Реквизиты»
Номер поля на картинке
Название поля
Обязательность заполнения
Алгоритм заполнения
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при выборе вида документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа
Краткое содержание документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов
Наша организация, от имени которой создается документ, по умолчанию заполняется организацией сотрудника – инициатора документа
Указываются сведения о подписи документа
Указывается сотрудник, подписавший служебную записку. Например, руководитель среднего звена
Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе
Временный регистрационный номер
Указывается в случае, если документу уже присвоен регистрационный номер (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменен)
Дата документа указывается в случае, если она уже присвоена документу (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменена)
Папка, в которой будет размещен документ для хранения. Автоматически заполняется значением по умолчанию при выборе вида документа, может быть изменена.
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке
Указывается сотрудник, который принимает решение по служебной записке. Например, руководитель высшего звена
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа.
Количество листов и экземпляров бумажного документа
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов можно переходить к прикреплению файлов. К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет. Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить»(1), далее выбрать«Создать по шаблону»(2) или«Загрузить с диска»(3).
Все загружаемые файлы должны быть отнесены к определенной группе файлов, в зависимости от назначения:
- Основной – в этой группе должен оказаться только один файл, являющийся основным для данного документа;
- Приложение – приложения к основному файлу, являющиеся неотъемлемой частью документа и не имеющие самостоятельных карточек.
Где найти ранее созданные документы?
Как создать связь между документами?
- перейти на закладку «Связи»;
- нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать связанный документ;
- выбрать тип связи.
Отправка по маршруту
Обработка служебной записки состоит из следующих этапов:
1. Согласование с непосредственным руководителем ответственного за документ
2. Согласование с доп олнительным списком согласующих лиц
ВАЖНО! Задача "Согласовать служебную записку" поступит всем дополнительным согласующим лицам одновременно!
3. Подписание лицом, указанным в карточке документа в поле "Подписант". Это может быть вышестоящий руководитель.
4. Рассмотрение лицом, указанным в карточке документа в поле "Адресат". Это лицо, принимающее решение по служебной записке.
Дополнительные согласующие
В открывшейся карточке бизнес-процесса можно выбрать список дополнительных согласующих, которым после успешного согласования у непосредственного руководителя ответственного за документ одновременно придет задача "Согласовать".
В открывшемся окне необходимо выбрать список дополнительных согласующих и указать в какой шаблон бизнес-процесса их требуется добавить.
После завершения формирования списка дополнительных согласующих необходимо нажать на кнопку "Записать и закрыть".
Старт процесса
После завершения редактирования карточки процесса нажмите кнопку «Стартовать и закрыть».
Описание начала работы в программе 1С Документооборот 8 КОРП
Краткое описание основных шагов для создания демонстрационного примера для заказчика.
Для демонстрации был выбран участок согласования договоров - соответственно, речь идет о внутренних документах.
Статью можно скачать в виде файла word.
Порядок работы и начальные настройки в программе 1С Документооборот 8 КОРП.
1)Добавить информационную базу
2)Зайти в режиме конфигуратор и добавить пользователя с полными правами (Администратор)
Администрирование --> Пользователи --> Действия --> Добавить:
Дать полные права на закладке "прочие".
После этого переходим в режим 1С Предприятие, после заполнения настроек, система предложит перезапуститься. Необходимо будет заполнить основные настройки в разделе «Настройка и администрирование» -->»Настройка программы».
Перед созданием пользователей и папок документов желательно заполнить данные об организационной структуре, должностях сотрудников и физических лицах.
Создаем физических лиц:
Раздел «Нормативно-справочная информация» -->»Физические лица» --> «Добавить».
В этом же разделе заполняем справочник должности .
После этого можно заполнить справочник «Пользователи»:
раздел «Настройка и администрирование» -->»Пользователи».
1) Создаем структуру предприятия – создание элементов – групп.
2) В группы добавляем пользователей (элементы списка справочника).
При выборе подразделения в форме элемента справочника пользователи, мы попутно заполняем справочник «Структура предприятия». При выборе руководителя подразделения возникает коллизия, если он еще не создан (или мы его создаем). Выбираем пустой элемент.
После заполнения структуры и создания всех пользователей желательно еще раз пройти структуру предприятия и заполнить поле руководитель для каждого подразделения. Это важно для раздела бизнес-процессы, если направление задач пользователям зависит от подразделения.
После создания пользователей можно перейти к настройке прав доступа папок, в которых будут храниться документы. Рассмотрим для примера настройку прав внутренних документов.
Существуют по крайнем мере две стратегии создания папок для документов: в соответствии с организационной структурой и другая. Во втором случае обычно за основу берется структура бизнес-процессов предприятия. Возможна также смешанная модель.
После создания организационной структуры создаем виды документов. Путь по меню:
Нормативно-справочная информация --> Виды документов -->Создать:
Удобнее будет создать весь перечень видов документов и потом уже производить настройки связанные с бизнес-процессами, нумерацией и т.д.
Если нумерация документов зависит от вида документа, можно указать индекс нумерации нажав на кн. «Индекс нумерации».
После создания видов документов можно создать новые свойства и категории документов.
Создадим дополнительное свойство. По команде:
«Набор дополнительных свойств документов данного вида» --> «Подбор» -->»Создать».
При создании нового свойства нужно указать тип и, если это справочник или перечисление, «указать значение свойств объекта». Значения задаются при нажатии соответствующей гиперссылки:
Для того, чтобы данный реквизит был доступен для данного вида документов, необходимо по кн. «Добавить в набор» добавить его в список доступных реквизитов.
Если видов документов много, а для разных документов свойства различаются, надо проводить работу по добавлению дополнительных реквизитов в список их дополнительных свойств. Для общих свойств можно установить признак принадлежности ко всем видам документов.
Путь по которому проходит общий бизнес-процесс внутреннего документа состоит из базовых бизнес процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и т.д.
В процессе участвует один или несколько исполнителей, либо ролей исполнителей. Например, роль Юрист могут выполнять три сотрудника, и всем им будет адресована задача. Адресация задачи может ограничиваться подразделением или задаваться служебной иерархией, например, руководитель это непосредственный руководитель сотрудника. Участие исполнителей в выполнении бизнес-процесса может быть как последовательным , так и параллельным.
Чтобы запустить простейшие бизнес-процессы необходимо:
Запуск б.п шаг 1)Задать список ролей.
Управление бизнес-процессами --> Роли исполнителей -->Создать:
В списке исполнителей можно задавать конкретных пользователей, но этот способ имеет единственный плюс – сэкономить время сейчас. Т.к. не все руководители отделов даже из трех человек хотят /могут подключаться к процессу во время своего отсутствия. При этом, при добавлении заместителя в список исполнителей данной роли, руководители во всех случаях будут также получать информацию о поступающих задачах.
Запуск б.п шаг 2) Задать исполнителей ролей.
Если, допустим, какая то роль действует только в пределах какого то подразделение, указываем адресацию:
В свойствах элемента Роль исполнителя должна быть задана возможность использовать адресацию:
Запуск б.п шаг 3) Создать шаблоны бизнес-процессов.
Управление бизнес-процессами --> Шаблоны бизнес-процессов --> выбрать тип бизнес-процесса -->Создать:
Можно выделить два типа шаблонов: с одним исполнителем и несколькими.
В случае с несколькими исполнителями, необходимо задать порядок согласования:
Кроме ролей и собственно, пользователей, можно указывать исполнителей, которые вычисляются согласно предоставленным в списке выбора функциям автоподстановкой. Например, непосредственный руководитель автора документа.
Для всех типов документов (внутренних, входящих, исходящих) предусмотрены предопределенные простые шаблоны и сложный шаблон, который является последовательностью этих простых шаблонов. Связь представлена на таблице:
Читайте также: