Создание составного документа в ворде презентация
Создание документов с помощью функции слияния в программе MS Word.
Тип урока: комбинированный (объяснение нового материала, компьютерная практическая работа, тестирование)
Ход урока
I. Актуализация знаний
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.
II. Введение нового материала
У Вас фирма. Нам необходимо поздравить с новым годом наших партнеров, работающих в других фирмах. В случае, если количество поздравляемых большое и мы хотим регулярно общаться с ними, процедура слияния будет выгодным решением нашей задачи.
Информацию в посылаемом письме условно можно разделить на общую и индивидуальную. Если данные о наших партнерах хранятся в определенном месте, то эти данные можно вставлять в поля слияния (помечено звездочками).
2.1. Создаем основной документ в MS Word (Презентация – слайд 3)
2.2. Начинаем процедуру слияния
2.2.1. Процедура слияния вызывается в “Microsoft Word” через меню Рассылки/Начать слияние, в результате пользователю на первом шаге предлагается выбрать варианты слияния. После создания основного документа выбираем меню Рассылки –> Начать слияние –> Пошаговый мастер слияния (Презентация – Слайд 4-5)
2.2.2. Индивидуальные данные письма (помечено звездочками) должны храниться в определенном месте и порядке.
Данные об одном объекте называют записью. Данные одного и того же типа называют полем. (Презентация – Слайд 5)
В нашем примере мы будем использовать данные из таблицы 1.
2.2.3. Создаем источник данных для письма.
Если источник данных еще не создан, то можно либо создать его средствами Microsoft Word, либо получить данные для слияния из другого источника, например, рабочей книги.
Для создания источника средствами Microsoft Word нужно в окне слияния Этап 3 –> Выбор получателей –> Создание списка –> Создать, в раскрывшемся списке выбрать Настройка столбцов (Презентация – слайд 7)
Далее необходимо определить структуру источника данных, т.е. название полей. Название полей можно удалять, добавлять и изменять.
После этого дать источнику данных имя, отличное от имени основного документа. В этом файле будет храниться текст источника данных.
Для нашего задания мы отредактировали название полей в соответствии с таблицей 1. В результате окно редактирования полей должно выглядеть так, как показано на рисунке 1.
Следующим шагом является ввод данных о наших партнерах в соответствующем окне (рисунок 2)
Введя сведения о партнерах и находясь в основном документе с помощью панели Слияние в документ добавляются нужные поля. Причем в документе отражаются лишь названия полей. (Рисунок 3)
2.2.4. В документ вместо звездочек заносим наименование полей и завершаем этап слияния. (Презентация – слайд 9,10).
Презентация на тему: " Microsoft WORD Создание документов и основы редактирования Текстовый процессор." — Транскрипт:
1 Microsoft WORD Создание документов и основы редактирования Текстовый процессор
2 Создание нового документа При запуске программы WORD автоматически создается новый документ. Достаточно просто начать вводить текст, а затем сохранить его.
3 Окно WORD Строка заголовка Меню Панель инструментов Панель форматирования Линейка Эскиз Область заданий Панель рисования Строка состояния Языковая панель Полоса прокрутки
4 Редактирование текста Перед внесением изменения в текст, необходимо перейти к тому месту, где эти изменения будут сделаны. Перемещаться по тексту можно с помощью мыши, клавиатуры, схемы документа.
5 Навигация с помощью мыши 1. Щелкнуть мышью вверху или внизу полосы прокрутки для перемещения на один экран вверх или вниз. 2. Выбрать команду Сервис \ Параметры и во вкладке Вид диалогового окна Параметры установить флажок Строка состояния. Теперь по мере перетаскивания ползунка полосы прокрутки будет отображаться подсказка с номером и первым заголовком текущей страницы. 3. При использовании мыши с колесиком перемещение можно выполнять, вращая колесико мыши.
6 Использование клавиатуры Чтобы максимально эффективно использовать клавиатуру следует использовать для навигации клавиши со стрелками а так же клавиши Page Up, Page Down
7 Форматирование текста Под форматированием понимают: Изменение размера, цвета, стиля шрифта; Изменение начертания; Выравнивание текста; Установку нумерованных и маркированных списков. Форматировать можно фрагмент текста или целый текст. Чтобы работать с текстовым фрагментом сначала его необходимо выделить.
8 Выделение текста. Несложно выделять текст с помощью мыши ДействиеВыделяет Перетаскивание по тексту Текст, по которому происходит перетаскивание, по одному слову Двойной щелчок Целое слово Все предложение Тройной щелчок Целый абзац Один щелчок по левому полю Вся строка Двойной щелчок по левому полю Целый абзац
9 Перемещение и копирование текста При перемещении текст удаляется из исходного места и помещается в другое. При копировании фрагмент текста остается в исходном месте, а на место назначения помещается его копия.
10 Перемещение и копирование текста Этапы копирования и перемещения текста. Выделить текст, который нужно скопировать или переместить. Скопировать (или вырезать) выделенный текст. Переместить курсор в место вставки. Вставить скопированный или выделенный текст.
11 Перемещение и копирование текста С помощью:КлавиатурыПанели инструментов Меню Вырезать Правка\Вырезать Копировать Правка\Копировать Вставить Правка\Вставить
12 Сохранение документа 1. Выполнить команду Файл\Сохранить как… 2. Открыть папку, в которой должен быть сохранен документ. 3. В поле Имя файла записать название документа. 4. Клацнуть на кнопке Сохранить. Диалоговое окно Сохранения документа
После того как вы поделитесь материалом внизу появится ссылка для скачивания.
Подписи к слайдам:
Тема: Работа в Word. Создание и красочное оформление документов
Программа Microsoft Word – это текстовый редактор, который позволяет вводить, редактировать форматировать и распечатывать тексты. Кроме этого данная программа позволяет вставлять в документ рисунки, диаграммы, таблицы, а так же исправлять орфографические и грамматические ошибки, и многое другое.
Обзор окна Word
После запуска программы через главное меню Пуск →Программы→Microsoft Office→ Microsoft Word. На экране появится окно представленное на рисунке 6.1.
Это окно состоит из следующих основных элементов
Строка заголовка - на нем находятся кнопки управления окном
Главное меню. Каждый пункт меню содержит группу однотипных команд:
Панель инструментов «Стандартная»- содержит основные стандартный команды для работы с документом ,такие как Создать, Сохранить, Открыть, Распечатать, Вырезать, Копировать, Вставить и др.
- Панель инструментов «Форматирование» - предназначена для установки требуемых параметров для текста, а так же его месторасположения в документе (выравнивания).
Рис. 6.1. Окно программы Microsoft Word
Линейка - позволяет задавать поля документа, а так же отступы от полей. Горизонтальная линейки позволяет задавать поля справа и слева, а так же отступы. Вертикальная линейка позволяет задавать верхнее и нижнее поле. Пример отступа
- Область задач – отображает текущие задачи документа, которые могут выполняться по выбору пользователя.
- Полосы прокрутки - позволяют перемещаться по документу.
- Строка состояния – отображает номер текущей страницы документа, номер раздела, количество страниц и т.д..
Способы создания документов
Для создания нового документа Microsoft Word нужно выполнить одно из следующих действий:
- Щелкнуть по кнопке Создать на панели «Стандартная»
Щелкнуть по ссылке Создать документ в области задач «Приступая к работе» рис 6.2, 6.3
Рис. 6.2. Область задач Рис. 6.3 Область задач
«Приступая к работе» «Создание документа»
Последний способ позволяет создавать не только стандартный документ, но и использовать шаблоны для создания резюме, отчетов, календарей и др. рис 6.4
Рис. 6.4. Шаблоны документов
Выделение фрагмента используется для стандартных операций над текстом Копировать, Вырезать, Удалить, а также для его распечатки и форматирования.
Существует несколько правил выделения фрагмента текста:
- Для выделения фрагмента нужно придерживая нажатую левую кнопку мыши передвигать курсор мыши от начала до конца фрагмента по строке
- Для выделения слова нужно поставить на него курсор и два раза щелкнуть мышью
- Для выделения строки щелкнуть на пустом месте слева от нее
- Для выделения несколько строк щелкнуть мышью в начале первой строки, придерживая левую кнопку, курсор перетащить до конца строки и затем потянуть курсор до конца нужной строки
- Для выделения предложения, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкнуть мышью по предложению
- Для выделения абзаца два раза щелкнуть мышью на пустом месте в начале абзаца или на выделяемом абзаце щелкнуть три раза
- Для выделения нескольких абзацев, придерживая в нажатом виде левую кнопку мыши, передвинуться от начала первого абзаца по левому краю до конца последнего абзаца
Для выделения прямоугольного фрагмента (не таблицы), придерживая клавишу ALT и левую кнопку мыши, провести курсором по выделяемому фрагменту.
Правила выделения текстовых фрагментов
-
Выделенный фрагмент представлен на рисунке 6.5.
Для отмены выделение нужно щелкнуть на выделенном объекте мышью.
Рис. 6.5. Пример выделенного фрагмента
В Word существует три способа проверки и исправления ошибок:
Автоматическая проверка. В этом случае происходит автоматический контроль орфографии и грамматики непосредственно при наборе текста. Программа подчеркивает слова, содержащие грамматические ошибки, зеленым цветом, а орфографические – красным (рис.6.6.)
Рис. 6.6. Автоматическая поверка
Для исправления ошибки в слове или предложении нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мыши, в результате появится контекстное меню, в котором будут предложены варианты исправления ошибки (рис 6.7). С помощью этого же меню можно добавить слово в словарь или задать пропуск таких слов.
Рис. 6.7. Варианты замены ошибочного слова
-
Проверка документа вручную. Для больших документов автоматическая проверка не всегда удобна, т.к. отнимает много времени. Поэтому существует возможность проверить сразу весь текст целиком.
Для запуска проверки вручную используется диалоговое окно Правописание (рис.6.8). Для его запуска нужно нажать на кнопку Правописание на панели инструментов «Стандартная»
или выполнить команду меню Сервис→ Правописание.
Рис. 6.8. Диалоговое окно Правописание
Автозамена. Эта команда служит для автоматического исправления часто повторяющихся ошибок (опечаток). Microsoft Word содержит список часто повторяющихся ошибок и их замены. Для дополнения нового элемента в список нужно выполнить команду меню Сервис→ Параметры автозамены, в результате появится диалоговое окно Автозамена (рис.6.9).
Рис. 6.9. Диалоговое окно Автозамена
Оформление текста (форматирование) включает в себя выделение текста посредством изменения размера, гарнитуры и начертания шрифта, вставку списков, выравнивания по центру и многое другое. Прежде чем начать форматирование не забудьте выделить фрагмент текста.
Наиболее часто форматирование осуществляется при помощи изменения атрибутов шрифта, которые задаются с помощью диалогового окна Шрифт.(рис 6.10) или панели инструментов Форматирование.
Диалогового окна Шрифт можно открыть одним из следующих действий:
(шрифт, стили, колонтитулы, абзац, списки, колонки)
Команда меню Формат→ Шрифт
Команда контекстного меню Шрифт
Нажмите сочетание клавиш CTRL+D
Это окно имеет три вкладки: Шрифт, Интервал, Анимация
Вкладка Шрифт позволяет задавать тип шрифта, цвет, размер и его начертание.
Вкладка Интервал устанавливает интервал между символами шрифта.
Вкладка Анимация позволяет создавать анимационные эффекты
Рис. 6.10. Диалоговое окно Шрифт
С помощью кнопок панели инструментов Форматирование (рис 6.11) можно выполнять все основные действия по оформлению текста:
- Устанавливать стили
- Выбирать тип шрифта
- Устанавливать размер шрифта
- Начертание шрифта
- Устанавливать выравнивание текста
- Разбивать текст на колонки
- Создавать списки
- Создавать границы текста
- Устанавливать цвет заливки текста
Устанавливать цвет текста
Для изменения междустрочного интервала, отступов, табуляции нужно вызвать диалоговое окно Абзац (рис.6.12). Для этого нужно выполнить одно из следующих действий:
- Выполнить команду контекстного меню Абзац
- Выполнить команду меню Формат → Абзац
Рис.6.11 Панель инструментов Форматирование
Рис. 6.12. Диалоговое окно Абзац
Существует два вида списков: маркированный и нумерованный. Прежде чем набирать список, выберите нужный вид списка на панели Форматирование при помощи кнопок
Для изменения вида и положения маркера выполните команду меню Формат → Списки. В результате появится диалоговое окно Списки (рис.6.13). В нем нужно выбрать нужный вид маркера или нажать на кнопку Изменить, которая вызывает окно параметров маркера (рис.6.14).
Рис. 6.13. Диалоговое окно Списки Рис. 6.14. Окно параметров маркера
Рис. 6.14. Окно параметров маркера
Колонтитулы – это обычно информация, которая повторяется на каждой странице документа, например номер страницы, дата и время, информация об авторе.
Создание одинакового верхнего или нижнего колонтитула на каждой странице:
- Выберите в меню Вид команду Колонтитулы, чтобы открыть на странице область верхнего или нижнего колонтитула(рис.6.16).
- Чтобы создать верхний колонтитул, введите текст или графический элемент в область верхнего колонтитула.
Чтобы создать нижний колонтитул, на панели инструментов Колонтитулы (рис.6.15) нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул
для перемещения к нижнему колонтитулу, а затем введите текст или графический элемент.
При необходимости форматируйте текст с помощью кнопок, расположенных на панели инструментов Форматирование.
После завершения создания колонтитулов нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы.
Рис. 6.15. Панель инструментов колонтитулы
В газетных колонках текст перетекает из одной колонки в другую на той же странице.
Вы можете изучить и скачать доклад-презентацию на тему Создание типовых документов в WORD. Презентация на заданную тему содержит 12 слайдов. Для просмотра воспользуйтесь проигрывателем, если материал оказался полезным для Вас - поделитесь им с друзьями с помощью социальных кнопок и добавьте наш сайт презентаций в закладки!
I. Шаблоны Шаблон ― это типовая форма документа Шаблон является основой для других документов, а сам остаётся неизменным. Все документы, в которые непосредственно вводятся данные, называются первичными. Их можно систематизировать по содержанию, как оригинальные и типовые. Доля оригинальных документов, применяемых в управлении, не превышает 15 – 25%. Поэтому для экономии времени целесообразно систематизировать документы и разрабатывать типовые формы.
1. Использование шаблонов В папке MS Office содержится папка Шаблоны, в которой находятся шаблоны разного назначения. Использование этих шаблонов необходимо произвести по следующему алгоритму: выполнить команду кнопка Office ― Создать;
Информатика. Базовый курс 2-е издание/Под ред. С.В. Симоновича. - СПб.: Питер, 2004.- 640с.:ил.
- Персональные компьютеры;
- Приложение Windows – программа MS Word;
- Проектор.
Карточки с индивидуальными заданиями на создание фирменного бланка предприятия.
- Организационный момент – 3 мин.
- Проверка домашнего задания – 10 мин.
- Объяснение нового материала – 30 мин.
- Отработка на практике полученных знаний – 30 мин.
- Подведение итогов урока. Домашнее задание – 7 мин.
Ход урока
1. Организационный момент.
Проверка готовности учащихся к уроку, отметка отсутствующих, объявление темы и цели урока.
При выполнении работы должны соблюдаться правила ТБ при работе за ПК и правила поведения в компьютерном классе.
2. Проверка домашнего задания. (фронтальный опрос)
- Каково назначение программы Word ?
- Что такое Гарнитура шрифта, кегль шрифта, начертание ?
- Что такое ширина абзаца?
- Что такое Поля страницы (левое, правое, нижнее, верхнее)?
- Что такое ориентация листа (книжная и альбомная) ?
- Какой пункт горизонтального меню отвечает за присутствие или отсутствие на экране панелей инструментов ?
- Что такое колонтитул ? Приведите примеры.
- Как осуществить предварительный просмотр документа перед печатью ?
3. Объяснение нового материала.(работа с проектором)
Часто приходится составлять деловые письма или отчеты с определенным форматированием. В таких случаях использование шаблонов в приложении Microsoft Word позволит упростить и ускорить подготовку новых документов, сэкономить время.
Шаблон представляет собой заготовку или пустой бланк, в котором пользователь в соответствии со своими задачами заполняет нужные графы собственной информацией.
В Word имеются шаблоны для большинства общепринятых документов, таких как деловые письма, служебные записки, отчеты,… Однако, любой может создать свой шаблон. Например, любому предприятию необходим официальный бланк. Его можно создать в программе Microsoft Word и сохранить в виде шаблона для последующего использования.
Создать бланк несложно. Достаточно включить в него название, адрес и телефон компании. В бланк можно включить графику, например, эмблему компании.
Сегодня мы научимся создавать свои шаблоны.
- Запустим программу MS Word.
- Чтобы создать новый шаблон, выберите команду Файл\ Создать, установите переключатель Создать в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK.
- Размер бумаги – А4 210х297 мм (вкладка Размер бумаги)
- Ориентация листа – книжная (вкладка Размер бумаги)
- Поля: верхнее – 2 см; нижнее – 2см; левое – 2,5 см; правое – 1,5 см (вкладка Поля)
Эти параметры будут применены во всех новых документах, основанных на этом шаблоне.
- Фирменный бланк содержит логотип компании, ее адрес и телефон. Разместим эту информацию в верхнем колонтитуле страницы:
- Выполните команду Вид\ Колонтитулы…
Рабочий стол \ Учебные материалы\ Логотипы\ шмель.bmp
-
создайте новую подпапку Мои шаблоны в папке Шаблоны:
Теперь можно использовать созданный фирменный бланк для написания писем.
4. Отработка на практике полученных знаний (работа на компьютерах по карточкам):
Объяснение задания (пример карточки выводится на экран с помощью проектора).
Используя созданный шаблон разработать фирменный бланк для предприятия Forest Hall, предоставляющее широкий спектр услуг для занятий спортом, оздоровления, отдыха и проведения досуга.
Шаблон должен содержать настройки параметров страницы, название, адрес и логотип.
Алгоритм создания шаблона:
- Открыть шаблон фирменного бланка.
- В верхнем колонтитуле отредактировать данные в соответствии с заданием по карточке.
- Придумать и набрать текст письма на фирменном бланке.
- Создать нижний колонтитул справа для данного листа – ваши Ф.И.О. и дата..
- Сохранить полученный документ в своей рабочей папке.
- Вывести документ на печать.
- Показать результат преподавателю.
5. Подведение итогов.
После выполнения задания правильность каждого варианта проверяется с помощью проектора.
Домашнее задание: на базе полученных знаний создайте шаблон электронного письма выбранного вами предприятия. На основе этого шаблона заполните электронное письмо. Результаты работы сохранить на дискете и сдать преподавателю.
Читайте также: