Создание серийного письма в ворде
Слияние документов – операция, предусматривающая включение в основной документ информации из базы данных (таблицы).
Для выполнения операции слияния необходимо иметь:
основной документ, содержащий постоянную информацию;
документ-источник для хранения переменной информации. Он должен представлять собой базу данных или таблицу, состоящую из однотипных записей.
Работа содержит 1 файл
3_Серийные документы_0.doc
Лабораторная работа №3
Создание серийных документов в Word
Слияние документов – операция, предусматривающая включение в основной документ информации из базы данных (таблицы).
Для выполнения операции слияния необходимо иметь:
основной документ, содержащий постоянную информацию;
документ-источник для хранения переменной информации. Он должен представлять собой базу данных или таблицу, состоящую из однотипных записей.
Создание источника данных
1. Загрузите Word.
2. Создайте таблицу с полями:
3. Поместите курсор в последнюю ячейку таблицы. Для добавления строки нажмите клавишу .
4. Внесите в таблицу 10 записей.
5. Сохраните файл в свой рабочий каталог под именем Источник.doc.
6. Закройте файл.
Использование базы данных в основном документе
ЗАДАНИЕ 1. Создать документ «Поздравления с днем рождения».
Вариант 1. Использование Мастера слияния
1. Создайте новый документ Word.
2. Откройте вкладку Рассылки.
3. Выполните команду Начать слияние \Пошаговый мастер слияния (рис.1)
4. В окне Слияние в разделе Выбор типа документа выберите Каталог.
5. В нижней части окна нажмите кнопку Далее. Открытие документа (рис.2).
6. В разделе Выбор документа выберите Текущий документ.
8. В разделе Выбор получателей выберите Использование списка.
9. В разделе Существующий список нажмите кнопку Обзор…
11. В нижней части окна Получатели слияния в разделе Уточнить список получателей выберите Сортировка…
12. В окне Отбор записей из раскрывающегося списка Сортировать по полю… выберите Дата рождения – по возрастанию.
14. В разделе Настройка каталога выберите Другие элементы…
15. В окне Вставка поля слияния выберите поля в следующем порядке:
1) Дата_ рождения,
16.
Вставьте между полями знаки табуляции
17. В конце строки нажмите .
19. Самостоятельно изучите назначение кнопок в верхней части окна Слияние.
21. Для вывода всех записей на одной странице в верхней части окна Слияние выберите Слияние \В новый документ…
22. В окне Составные новые документы выберите Все.
23. Сохраните файл под именем Поздравления с днем рождения.doc.
Вариант 2. Непосредственное создание основного документа
1. Создайте новый документ Word.
2. Сохраните его под именем Поздравления с днем рождения_2.doc.
3. Откройте вкладку Рассылки.
4. Выполните команду Начать слияние\Каталог.
6. Для сортировки записей по дате рождения воспользуйтесь кнопкой Изменить список получателей.
7. Для вставки полей используйте кнопку Вставить поле слияния.
9. Для объединения записей каталога нажмите кнопку Найти и объединить (рис.3). Выберите Изменить отдельные документы.
Слияние почты позволяет создать пакет документов, персонализированный для каждого получателя. Например, можно персонализировать форму письма, чтобы обращаться к каждому получателю по имени. Источник данных, например список, электронная таблица или база данных, связывается с документом. Заполнители, именуемые полями слияния, сообщают Word, в какое место документа следует включить информацию из источника данных.
Вы работаете с основным документом в Word, добавляя поля слияния для персонализированного содержимого, которое хотите включить. После завершения слияния для каждого имени в источнике данных создается персонализированная версия документа слияния.
Источники данных
Для настройки слияния сначала нужно выбрать источник данных, из которого вы будете брать персонализированную информацию. Электронные таблицы Excel и списки контактов Outlook — это наиболее распространенные источники данных. Кроме того, используются базы данных, которые можно подключить к приложению Word. Если у вас еще нет источника данных, вы можете создать его в Word в ходе слияния.
Дополнительные сведения об источниках данных см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Excel или Outlook
Если вы планируете использовать Excel или Outlook в качестве источника данных, см. следующие статьи:
Типы документов
Word предоставляет инструменты для включения данных в документы следующих типов. Чтобы получить дополнительные сведения о каждом типе, воспользуйтесь приведенными ниже ссылками.
Письма, включающие личное приветствие. Каждое письмо печатается на отдельном листе бумаги.
Создание и печать пакета персонализированных писем
Электронная почта, где адрес получателя является единственным адресом в строке "Кому". Вы можете отправлять электронную почту непосредственно из Word.
Конверты или Наклейки, имена и адреса на которых взяты из источника данных.
Каталог, который содержит пакет данных для каждого элемента в источнике данных. Воспользуйтесь им, чтобы распечатать список контактов или создать список групп сведений, таких как все учащиеся в каждом из классов. Этот тип документа также называется объединением в каталог.
Источники данных
Для настройки слияния сначала нужно выбрать источник данных, из которого вы будете брать персонализированную информацию. Электронные таблицы Excel и списки контактов Outlook — это наиболее распространенные источники данных, но если у вас еще нет источника данных, вы можете создать его в Word в ходе слияния.
Электронная таблица Excel хорошо подходит в качестве источника данных, если все данные находятся на одном листе и отформатированы так, что приложение Word может их правильно распознать. Подробнее см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word для Mac.
Список контактов Outlook содержит данные в формате, который приложение Word может распознать. См. статью Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния
Файл данных Word — это источник данных, который можно создать на ходу в Word. Подробнее см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.
Типы документов
Письма, включающие личное приветствие. Каждое письмо печатается на отдельном листе бумаги.
Создание и печать пакета персонализированных писем
Электронная почта, где адрес получателя является единственным адресом в строке "Кому". Вы можете отправлять электронную почту непосредственно из Word.
Конверты или Наклейки, имена и адреса на которых взяты из источника данных.
Если вы открываете документ слияния, который вы создали с помощью классического приложения Word, Word Web App сохранит все параметры слияния в нем, но вы не сможете выполнить слияние почты или изменить параметры слияния.
Если у вас есть классическое приложение Word, откройте документ и выполните в нем слияние.
Шаг 1. Подготовка основного документа
Шаг 2. Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.
Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.
Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.
Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Выберите Рассылки > Строка приветствия.
Выберите нужный формат.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.
Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.
В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.
Все записи (по умолчанию).
В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.
См. также
Шаг 1. Создание основного документа в Word
Шаг 2. Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.
Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.
Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.
Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.
В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.
Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.
Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.
После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.
Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.
Подготовка письма
Перейдите в список Рассылки > начать слияние >письма.
Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Добавление персонализированного содержимого в письмо
Добавьте в письмо содержимое, которое будет по-разному для каждого человека, который его получает.
нажмите Рассылки > Блок адреса.
Выберите формат имени получателя в диалоговом окне Вставка блока адреса.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса.
В диалоговом окне Вставка строки приветствия выберите нужный формат.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.
Чтобы вставить поле строки приветствия, выберите ОК.
В меню Файл выберите пункт Сохранить.
Чтобы вставить другие настраиваемые сведения из списка рассылки, см. добавление полей слияния по одному.
Предварительный просмотр и печать писем
Перейдите в список Рассылки > просмотреть результаты для предварительного просмотра писем.
Чтобы прокрутить или Предыдущий , выберите Next , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят правильно.
Выберите Предварительный просмотр результатов еще раз перейти от объединенных результатов обратно к полям слияния в письме
Выберите Завершить & слияние > печать документов.
Сохранение персонализированного письма
В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для дальнейшего использования.
Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.
Подготовка основного документа
Перейдите в список Рассылки > начать слияние >письма.
Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Добавление персонализированного содержимого в письмо
Добавьте имя, адрес и другие поля базы данных с помощью слияния полей.
Перейдите на вкладку Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле, которые вы хотите добавить.
Продолжайте добавлять поля, пока не введете всю нужную информацию.
Предварительный просмотр и печать писем
Перейдите в список Рассылки > просмотреть результаты, чтобы просмотреть письмо. Используйте стрелки влево и вправо для прокрутки каждой записи.
Чтобы внести дополнительные изменения, снова выберите просмотр результатов, чтобы вернуться в представление полей.
Когда письма будут выглядеть так, как нужно, выберите Рассылки > & слияние > печать документов.
Перейдите в статью Рассылки > & слияние > Изменить отдельные документы, чтобы просмотреть и обновить каждое письмо по отдельности перед печатью.
Выберите файл >печать, чтобы напечатать буквы.
Сохранение персонализированного письма
Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для использования в дальнейшем.
Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.
Чтобы узнать больше о том, как работает слияние писем, читайте в видеоролике, который входит в учебный курс.
Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.
Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.
Постановка задачи
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .
В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge) .
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
Читайте также: