Создание формы в ворде практическая работа

Д анная работа относится к блоку практических заданий по информационным технологиям обработки текстовой информации (среда- текстовый процессор MS Word) и рекомендуется для выполнения студентам, как дневной, так и заочной формы обучения.

Перед выполнением задания ознакомьтесь с краткой теорией вопроса.

Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:

Можно указанный перечень документов создать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – слиянием . Для этого создаём один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров документов, а уникальную информацию для каждого экземпляра оформляем в этом же документе в виде полей (полей слияния) . Этот документ будем называть основным документом. Процесс слияния предполагает наличие ещё одного документа – источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа . Таким образом, слияние – это объединение информации Основного документа с Источником данных. В результате слияния получаем новый документ, который назовём Составной документ.

Текстовый процессор MS WORD имеет ряд вкладок, среди которых и вкладка Рассылки , где сосредоточены все операции по слиянию.

Введём некоторые определения, используемые в практическом задании.

Основной документ — документ, содержащий постоянные данные, например: обратный адрес или текст письма и поля слияния.

Источник данных — файл, содержащий уникальные сведения, предназначенные для вставки в поля слияния основного документа. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.

Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа , куда следует поместить уникальные данные из источника данных .

Составной документ — документ, полученный в результате слияния основного документа с данными из источника данных.

Процесс слияния можно разделить на ряд укрупнённых этапов:

создание Основного документа и Источника данных,
подключение к Основному документу Источника данных,
размещение в Основном документеполей слияния,
выполнение слияния и сохранение полученного Составного документа или же вывод на печать результатов слияния .

Задание: Следуйте ниже приведённым инструкциям для освоения процесса слияния двух документов. После выполнения задания ответьте на Контрольные вопросы по практическому заданию №3.

Создайте на Рабочем столе папку СлияниеФамилия_студента.
Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.

Компания ММиИТ

3. Сохраните документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Сертификат
4. Создайте источник данных . Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlook и т. д.. В нашем случае, это будет файл MS Excel со списками сотрудников компании.

5. Откройте табличный процессор MS Excel , создайте таблицу следующего вида:

Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.

Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей

Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения

Столичный центр образовательных технологий г. Москва

Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца

от 3 170 руб. 1900 руб.

Количество часов 300 ч. / 600 ч.

Успеть записаться со скидкой

Форма обучения дистанционная

Онлайн
формат
Диплом
гособразца
Помощь в трудоустройстве

311 лекций для учителей,
воспитателей и психологов

Получите свидетельство
о просмотре прямо сейчас!

Цель: Word 2007-2010. Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.

Теория. В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер и обрабатываться по заданному алгоритму.

Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации. В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет вводить переменную информацию.

Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления , который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками и флажки .

После создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.

Задание : Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки.

Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

Создайте в папке Яндекс. Диск → Документы → MS WORD папку Эл_Форма.

Запустите MicrosoftWord.

Создайте шаблон с именем Форма, разместите его на Рабочем столе , а затем переместите в папку Эл_Форма . Для этого:

Щелкните значок MicrosoftOffice (File) , а затем выберите команду Создать .

В области Шаблоны , нажмите Мои шаблоны .

В области Создать щелкните Шаблон

Щелкните значок MicrosoftOffice (File) , выберите команду Сохранить как .

В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона: Форма , нажмите кнопку Сохранить .

4. Далее создаём макет формы: вводим заголовок формы — Заявка на участие в конференции .
5. Создаем таблицу, состоящую из 16 строк и 5 столбцов: переходим на вкладку Вставка , щёлкаем по кнопке Таблица , выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.

6. Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).

Обратите внимание: затенённые области это поля формы!

7. Вставляем элементы управления текстовым полем для ввода текста. Для этого:

устанавливаем курсор в место вставки текстового поля Фамилия ,

переходим на вкладку Разработчик в группе Элементы управления находим кнопку Инструменты из предыдущих версий,

Если на ленте нет вкладки Разработчик, нажимаем кнопку OFFICE, выбираем Параметры WORD , в окне Параметры Word выбираем группу Основные, устанавливаем флажок Показать вкладку «Разработчик» на ленте.

нажимаем кнопку и выбираем элемент Поле,

вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

8. Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

щёлкаем правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выбираем Свойства или два раза щёлкаем по полю,

в окне Параметры текстового поля устанавливаем требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выбираем тип Обычный текст ).

9. Вставляем аналогичным образом поле Имя , Отчество , Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование) .

10. Щёлкаем два раза по полю Город . Появится окно Параметры текстового поля . Вводим в поле Текст по умолчанию – Хабаровск .

11. Вставляем поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком вводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить , вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить , вводим ТОГУ - нажимаем кнопку Добавить , перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.

12. Вставляем текстовое поле Год рождения . Свойства поля: Тип — число, Максимальная длина -4, Формат числа – 0 .

13. Вставляем текстовое поле Дата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Открываем окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и устанавливаем Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажимаем кнопку Текст справки , открываем вкладку Клавиша F1 , щёлкаем по флажку Текст справки и вводим текст: Укажите предполагаемую дату приезда (теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.

14. Вставляем поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выбираем в поле Тип – Текущая дата , в поле Формат даты – dd.MM.yyyy.

15. Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка вводим Да и нажимаем кнопку Добавить , вводим Нет в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить .

16. Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – устанавливаем защиту на различные части формы для предотвращения удаления или редактирования определенного элемента управления или группы элементов управления, или защиты всей форму паролем.

17. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

во вкладке Разработчик в группе Защитить нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем команду Ограничить форматирование и редактирование

в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выбираем параметр Ввод данных в поля форм и нажимаем кнопку Да, включить защиту

18. Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.

19. В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль , а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.

20. Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_Форма и закрываем шаблон Форма . Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.

21. Следующим этапом является заполнение формы. Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документ на основе созданного шаблона Форма. Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.

22. Снимаем защиту с Документа . При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием .

При заполнении перемещение между полями защищенной формы производится с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab , щелчком мыши , клавишами PageDown и PageUp . При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.

23. Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма на Рабочемстоле , а затем перемещаем её в папку Эл_Форма.

Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно автоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния .

24. Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORD следующего вида:

Год рождения

Факультет, группа

25. Заполняем таблицу информацией о 4-х участниках студенческой научной конференции из разных вузов города.
26. Сохраняем файл с именем Список_Уч_Студ_Конф в папке Эл_Форма .

27. Открываем Документ на основе шаблона Форма (двойным щелчком по шаблону).

28. Снимаем защиту с Документа.

29 . Выполняем слияние файла Документ с файлом Список_Уч_Студ_Конф.

30. Вставляем поля слияния Фамилия, Имя, Отчество Год рождения, Вуз, Факультет, группа.
31. Выполняем слияние в новый документ с именем Форма1 .
32. Заполняем в форме пустующие поля.
33. Сохраняем произведённые изменения в файле Форма1 на Рабочем столе, а далее перемещаем файл в папку Эл_Форма.

Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей

Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения

Столичный центр образовательных технологий г. Москва

Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца

от 3 170 руб. 1900 руб.

Количество часов 300 ч. / 600 ч.

Успеть записаться со скидкой

Форма обучения дистанционная

Онлайн
формат
Диплом
гособразца
Помощь в трудоустройстве

Видеолекции для
профессионалов

Свидетельства для портфолио
Вечный доступ за 120 рублей
311 видеолекции для каждого

Лабораторная работа

ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ФОРМАМИ В WORD

Общие сведения о формах

В документообороте существует множество типичных документов, представленных бумажными бланками. Microsoft Word , обладая средствами работы с формами, позволяет отказаться от бумажных бланков, что в итоге дает значительный экономический эффект.

Форма – это документ, в который данные вводятся в специальные области. С помощью форм упрощается и ускоряется создание типичных документов, документам придается единый формат и вид, сокращаются типографские расходы.

Существуют следующие виды форм:

1. печатная форма;

2. электронная форма;

В Word можно создавать все эти виды форм.

Печатная форма мало отличается от бумажного бланка. Она распечатывается на бумаге, а затем пропуски заполняются соответствующей информацией от руки. Применяются такие формы, например, для лиц, не имеющих доступа к компьютерам или не являющихся сотрудниками данного предприятия.

Электронная форма заполняется сразу на компьютере. При необходимости, данные, из заполненной электронной формы, разрешается импортировать в другое приложение, например, в Microsoft Access или Excel . Также такую форму возможно пересылать по сети или по электронной почте.

Web -форма часто применяется в Web -страницах для сбора и представления данных через Internet . Просмотр и заполнение Web -формы осуществляется в обозревателе. После заполнения данные отправляются пользователем в базу данных на Web -сервере. В качестве примера можно привести регистрационные формы для предоставления членства или заявки на участие.

Создание электронной формы

Электронная форма, как и любой документ, создается на основе какого-либо шаблона.

Шаблон Microsoft Word 2007 включает форматы и объекты, которые упрощают и ускоряют создание новых документов определенного типа. В шаблонах могут храниться тексты, элементы управления содержимым, параметры страницы, колонтитулы, стили, элементы автотекста, элементы автозамены, сноски, графические элементы, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш.

При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы. Таким образом, один шаблон служит основой для неограниченного числа документов.

Шаблоны делятся на:

1. поставляемые вместе с Word или встроенные шаблоны;

2. предоставляемые web-узлом Microsoft Office Online. В этом случае копия шаблона сохраняется на локальном компьютере;

3. созданные пользователем.

По умолчанию новый документ создается на основе встроенного шаблона

ОБЫЧНЫЙ (файл Normal . dotm ), который содержит настройки, определяющие общий вид большинства документов. Этому шаблону соответствует эскиз НОВЫЙ ДОКУМЕНТ из группы ПУСТЫЕ И ПОСЛЕДНИЕ в диалоговом окне СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА или НОВЫЙ ДОКУМЕНТ из группы МОИ ШАБЛОНЫ в окне СОЗДАТЬ.

Просмотреть встроенные шаблоны для различных типов документов, таких как письма, факсы, отчеты, резюме и записи блога, а затем открыть новый документ на основе одного из них можно выполнив следующие действия:

- нажмите кнопку OFFICE ;

- выберите команду СОЗДАТЬ;

- в диалоговом окне СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА (см. рис. 1) в области ШАБЛОНЫ

- выберите группу УСТАНОВЛЕННЫЕ ШАБЛОНЫ;

- выберите нужный эскиз шаблона. Упрощенный макет шаблона отображается в этом же окне в области справа;

- проверьте наличие переключателя в позиции ДОКУМЕНТ в группе СОЗДАТЬ;

- нажмите кнопку СОЗДАТЬ.

В Word 2007 шаблон как файл может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле). При сохранении документа как файла docx или docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан. Шаблон можно сохранить в папке на компьютере или в сети, а затем создавать новые документы на основе этого шаблона. Для быстрого доступа к шаблонам существует специальная папка ШАБЛОНЫ. В этом случае шаблон будет отображаться в диалоговом окне СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА в группе МОИ ШАБЛОНЫ.

На основе документов или других шаблонов можно создавать пользовательские шаблоны.

Электронную форму целесообразно сохранять как пользовательский шаблон, т.к. форма используется многократно и при этом достаточно велика вероятность ее случайной порчи, а шаблон на диске неизменен. В этом случае шаблон является как бы «незаполненной формой» и может быть использован повторно.

Создание пользовательской электронной формы

Построение пользовательской электронной формы предполагает выполнение следующих основных действий:

1. определение макета формы;

2. настройка Word для создания формы;

3. открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма;

4. создание структуры формы (постоянная и изменяемая части, настройка свойств изменяемой части);

6. сохранение формы как шаблона.

После осуществления этих действий пользователь открывает форму как

документ и заполняет ее конкретными данными, сохраняет, распечатывает.

Электронная форма может включать:

1. текст, таблицы и другие графические элементы;

2. элементы управления содержимым;

3. элементы управления формы и элементы ActiveX.

Элементы управления и элементы ActiveX позволяют создавать более

Различают следующие виды элементов управления содержимым:

o форматированный текст (формат RTF);

o обычный текст;

o поле со списком;

o раскрывающийся список;

o стандартные блоки.

Различают следующие виды элементов управления формы:

- поле со списком.

Задание 1 . Создайте электронную форму заявления.

Инструкция к работе.

Определение макета формы

До создания формы на компьютере необходимо определить ее внешний вид для правильного расположения элементов в форме. Упрощают процесс конструирования существующие печатные формы, которыми следует воспользоваться как макетом.

Добавление элементов управления содержимым в форму

Для добавления элементов управления содержимым в форму проделайте

следующую последовательность действий:

- на вкладке РАЗРАБОТЧИК в группе ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ нажмите кнопку РЕЖИМ КОНСТРУКТОРА (см. рис. 2);

Рис. 2. Группа ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

- укажите курсором место в соответствии с исходным макетом, куда необходимо вставить элемент управления;

- вставьте нужный элемент управления (см. табл. 1) из группы ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ.

Вставьте в соответствующие места формы, следующие элементы управления содержимым, основываясь исходным макетом формы ЗАЯВЛЕНИЕ (см. рис.1):

- обычный текст – ФИО;

- дата – даты с какого по какое число в отпуске;

Шаг 1. Создайте форму заявления.

Шаг 2. Выделите фамилию, имя, отчество заявителя. В блоке «Элементы управления» щелкните левой кнопкой мыши на кнопке «Формат RTF».

Вместо фамилии, имени и отчества запишите в рамочке подсказку.

Шаг 3. Выделите год начала периода (2013 год).

В блоке «Элементы управления» щелкните левой кнопкой мыши на кнопке «Раскрывающийся список».

Теперь нужно составить сам список для выбора года. Для этого – не снимая выделения с года – щелкните на кнопке «Свойства».

Откроется окно «Свойства элемента управления содержимым». В этом окне есть заголовок «Свойства раскрывающегося списка». Рядом – кнопка «Добавить».

Щелкните на кнопке «Добавить».

Откроется еще одно окно - «Добавить вариант».

В строке «Краткое имя» напишите год, с которого вы хотите начать список. Напишите 2010. Нажмите ОК.

Еще раз нажмите кнопку «Добавить». Запишите еще один год. И так повторяйте до тех пор, пока не запишите весь список.

У меня получился вот такой список:

А вот как это выглядит в самом заявлении:

Шаг 5. Точно так же сделайте раскрывающийся список для года окончания периода.

Шаг 6. Выделите дату начала отпуска.

Ее нужно заменить небольшим календариком. Для этого щелкните на кнопке «Выбор даты».

Вот что получилось:

Запишите в этом окне подсказку точно так же, как в шаге 2.

Если теперь в самом заявлении щелкнуть на стрелочку, то откроется календарь для выбора даты.

Шаг 7. Замените таким же образом даты окончания отпуска, выхода на работу и дату написания заявления.Вот как выглядит заявление теперь:

Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей

Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения

Столичный центр образовательных технологий г. Москва

Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца

от 3 170 руб. 1900 руб.

Количество часов 300 ч. / 600 ч.

Успеть записаться со скидкой

Форма обучения дистанционная

Онлайн
формат
Диплом
гособразца
Помощь в трудоустройстве

311 лекций для учителей,
воспитателей и психологов

Получите свидетельство
о просмотре прямо сейчас!

СОЗДАНИЕ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ОСНОВЕ ШАБЛОНОВ.
СОЗДАНИЕ ШАБЛОНОВ И ФОРМ.

Цель занятия. Изучение информационной технологии создания текстовых документов на основе шаблонов, создание шаблонов и форм в текстовом редакторе MS Word.
Инструментарий. ПЭВМ IBM PC, программа MS Word.

Литература.
1. Информационные технологии в профессиональной деятельности : учебное пособие/ Елена Викторовна Михеева. – М.: Образовательно-издательский центр «Академия», 2004.
2. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности : учебное пособие-практикум / Елена Викторовна Михеева. – М.: Образовательно-издательский центр «Академия», 2004.

ЗАДАНИЯ

Задание 1. Создать календарь на текущий месяц с использованием шаблона.
Порядок работы.
1. Откройте текстовый редактор Microsoft Word.

2. Создайте календарь на текущий месяц с использованием шаблона. Для этого задайте команду Файл/ Создать и в области задач выберите Шаблоны/ на моем компьютере. Откроется окно Шаблоны . На вкладке Другие документы окна Шаблоны выберите Мастер календарей (рис. 1)

Рис. 1. Выбор Мастера создания календарей

Последовательно выбирая стиль, ориентацию календаря и месяц/год создайте календарь на текущий месяц.

3. Сохраните документ в вашей папке.

Задание 2. Создать докладную записку на основе шаблона.

1. Создайте на основе шаблона Стандартная записка докладную записку ( Файл/ Создать / в области задач выберите Шаблоны/ на моем компьютере/ вкладка Записки/ Стандартная записка ).
Содержание докладной записки приведено в Задании 2 практической работы 1.

Краткая справка. Для использования шаблона служебной записки выделите текст, который следует заменить, и введите текст своей записки. Чтобы сохранить созданный документ как шаблон, выберите команду Файл/ Сохранить как . В списке Тип файла выберите Шаблон документа. Чтобы использовать сохраненный шаблон, выберите команду Файл/ Создать , а затем дважды щелкните по нужному шаблону.

2. Сохраните созданный документ в вашей папке.

Задание 3. Создать шаблон-форму «Календарь дел рабочей недели».

Краткая справка. Форма – это документ, который содержит следующие элементы:
- текст и графические элементы, которые не могут быть изменены:
- незаполненные области, в которые вводится информация.

1. Создайте документ «Календарь дел рабочей недели» как на рис.2.

Рис.2. Образец документа «Календарь дел рабочей недели»

2. Ведите поля в место ввода месяца и в ячейки таблицы. Для этого откройте панель инструментов Формы ( Вид/ Панели инструментов/ Формы ), установите курсор в то место документа, где задается поле формы для ввода, и нажмите кнопку Затенение полей формы (а) и Текстовое поле (аб │ ) панели Формы. В документе появится затененное поле для ввода текста в форму.

3. Установите защиту формы (Сервис /Установить защиту) Установите переключатель Запретить любые изменения, кроме в положение Ввода данных в поля форм или .нажатием кнопки Защита формы (замочек).

4. Сохраните форму как шаблон. Для этого при сохранении задайте тип файла – Шаблон документа , при этом файл получит расширение .dot. Закройте форму-шаблон.

5. Откройте вновь созданную форму-шаблон и заполните поля формы (рис.3). Сохраните созданный документ в вашей папке.

Рис.3. Заполненная форма-шаблон «Календарь дел рабочей недели»

Дополнительные задания:

Задание 4. Создать резюме на основе шаблона.

Краткая справка. Для создания резюме используйте шаблон
( Файл/ Создать/ области задач выберите Шаблоны/ на моем компьютере/ вкладка Другие документы/ Современное резюме ).

Задание 5. Создать шаблон-форму расписания занятий.

Цель: Word 2010-2013. Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.

В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет вводить переменную информацию.

Задание: Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки.

Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

4. Далее создаём макет формы в файле Форма : вводим заголовок формы — Заявка на участие в конференции .

5. Создаем таблицу, состоящую из 16 строк и 5 столбцов: переходим на вкладку Вставка , щёлкаем по кнопке Таблица , выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.

6. Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей-постоянная информация), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).

Обратите внимание: затенённые области — это поля формы, куда будут вводиться конкретные значения полей — переменная информация (они должны быть размещены напротив наименования полей)!

7. Для того, чтобы ячейка таблицы воспринималась, как поле формы необходимо вставить элементы управления полем. При этом, поля могут быть разных типов. В нашем примере большинство полей предназначены для ввода текста (текстовые поля). Для ввода элемента управления текстовым полем:

устанавливаем курсор в место вставки текстового поля Фамилия,
переходим на вкладку Разработчик в группе Элементы управления находим кнопку Инструменты из предыдущих версий,

Внимание! Если на ленте нет вкладки Разработчик , нажимаем кнопку OFFICE (или вкладку File) , выбираем Параметры WORD , в окне Параметры Word выбираем группу Основные, устанавливаем флажок Показать вкладку «Разработчик» на ленте.

нажимаем кнопку и выбираем элемент Поле,
вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

8. Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

щёлкаем правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выбираем Свойства или два раза щёлкаем по полю,
в окне Параметры текстового поля устанавливаем требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выбираем тип Обычный текст ).

9. Вставляем аналогичным образом поле Имя, Отчество, Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование).

11. Вставляем поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком вводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить , вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить , вводим ТОГУ — нажимаем кнопку Добавить , перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.

12. Вставляем текстовое поле Год рождения . Свойства поля: Тип — число, Максимальная длина -4, Формат числа – 0 .

15. Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка вводим Да и нажимаем кнопку Добавить, вводим Нет в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить .

17. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

во вкладке Разработчик в группе Защитить нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем команду Ограничить форматирование и редактирование

в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выбираем параметр Ввод данных в поля форм и нажимаем кнопку Да, включить защиту

Внимание! Если кнопка Да, включить защиту будет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора. Нажмите на кнопку Режим Конструктора для выхода из указанного режима.

18 . Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.

20. Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_ФормаФамилия_студента и закрываем шаблон Форма . Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.

При заполнении переход между полями защищенной формы осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab , щелчком мыши, клавишами PageDown и PageUp . При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.

23. Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента.

Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно а втоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния .

24. Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORD следующего вида:

Читайте также: