Сохранение вложений в outlook в папку
Как сохранить все вложения из нескольких писем в папку в Outlook?
С помощью встроенной функции «Сохранить все вложения» в Outlook легко сохранить все вложения из электронного письма. Однако, если вы хотите сохранить все вложения из нескольких писем одновременно, никакая прямая функция не может помочь. Вам необходимо многократно применять функцию «Сохранить все вложения» в каждом электронном письме, пока все вложения из этих писем не будут сохранены. На это уходит много времени. В этой статье мы познакомим вас с двумя методами массового сохранения всех вложений из нескольких писем в определенную папку в Outlook.
Quickly bulk save all attachments from multiple emails in Outlook:
The Save All attachments utility of Kutools for Outlook can help you quickly save all attachments from multiple emails to a specific folder at once. See below demo.
Download the full feature 60-day free trail of Kutools for Outlook now!
Сохраните все вложения из нескольких писем в папку с кодом VBA
В этом разделе демонстрируется код VBA в пошаговом руководстве, которое поможет вам быстро сохранить все вложения из нескольких электронных писем в определенную папку одновременно. Пожалуйста, сделайте следующее.
1. Во-первых, вам необходимо создать папку для сохранения вложений на вашем компьютере.
Попасть в Необходимые документы папку и создайте папку с именем «Вложения». Смотрите скриншот:
2. Выберите электронные письма, вложения которых вы сохраните, а затем нажмите другой + F11 , чтобы открыть Microsoft Visual Basic для приложений окно.
3. Нажмите Вставить > Модули для открытия Модули window, а затем скопируйте в окно один из следующих кодов VBA.
Код VBA 1: массовое сохранение вложений из нескольких писем (сохранение вложения с точно таким же именем напрямую)
Советы: Этот код сохранит вложения с точно такими же именами, добавив цифры 1, 2, 3 . после имен файлов.
Код VBA 2: массовое сохранение вложений из нескольких писем (проверка дубликатов)
Заметки:
1) Если вы хотите сохранить все вложения с одинаковыми именами в папке, примените вышеуказанное Код VBA 1. Перед запуском этого кода нажмите Инструменты > Рекомендации, а затем проверьте Среда выполнения сценариев Microsoft коробка в Ссылки - Проект диалоговое окно;
2) Если вы хотите проверить повторяющиеся имена вложений, примените код VBA 2. После запуска кода появится диалоговое окно с напоминанием о замене повторяющихся вложений, выберите Да or Нет в зависимости от потребностей.
5. нажмите F5 ключ для запуска кода.
Примечание: Там может быть Microsoft Перспективы всплывающее окно подсказки, пожалуйста, нажмите Разрешить кнопку, чтобы продолжить.
Сохраняйте все вложения из нескольких писем в папку с помощью замечательного инструмента
Если вы новичок в VBA, здесь настоятельно рекомендуется Сохранить все вложения полезности Kutools для Outook для вас. С помощью этой утилиты вы можете быстро сохранить все вложения из нескольких писем сразу несколькими щелчками мыши только в Outlook.
Перед применением функции, пожалуйста, сначала загрузите и установите Kutools for Outlook.
1. Выберите электронные письма, содержащие вложения, которые вы хотите сохранить.
Советы: Вы можете выбрать несколько несмежных писем, удерживая Ctrl нажмите клавишу и выберите их по очереди;
Или выберите несколько соседних писем, удерживая Shift и выберите первое и последнее письмо.
2. Нажмите Кутулс >Инструменты для вложения > Сохраните все. Смотрите скриншот:
3. в Сохранить настройки диалога, нажмите кнопку, чтобы выбрать папку для сохранения вложений, а затем нажмите кнопку OK кнопку.
3. Нажмите OK дважды в следующем всплывающем диалоговом окне. Затем все вложения в выбранных электронных письмах сразу сохраняются в указанной папке.
Ноты:
- 1. Если вы хотите сохранять вложения в разных папках на основе электронных писем, проверьте Создайте подпапки в следующем стиле поле и выберите стиль папки в раскрывающемся списке.
- 2. Помимо сохранения всех вложений, вы можете сохранять вложения по определенным условиям. Например, вы хотите сохранить только прикрепленные файлы pdf, имя которых содержит слово «Счет-фактура», нажмите Дополнительные параметры кнопку, чтобы развернуть условия, а затем настройте, как показано на скриншоте ниже.
- 3. Если вы хотите автоматически сохранять вложения при получении электронной почты, Автосохранение вложений функция может помочь.
- 4. Чтобы отсоединить вложения непосредственно от выбранных писем, Отключить все вложения особенность Kutools для Outlook может оказать вам услугу.
Если вы хотите получить бесплатную (60-дневную) пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.
Статьи по теме
Автоматически загружать / сохранять вложения из Outlook в определенную папку
Вообще говоря, вы можете сохранить все вложения одного электронного письма, щелкнув «Вложения»> «Сохранить все вложения в Outlook». Но если вам нужно сохранить все вложения из всех полученных писем и получающих писем, какой идеал? В этой статье будут представлены два решения для автоматической загрузки вложений из Outlook в определенную папку.
Распечатать все вложения в одном / нескольких письмах в Outlook
Как вы знаете, он будет печатать только содержимое электронной почты, такое как заголовок, тело, когда вы нажимаете Файл> Печать в Microsoft Outlook, но не печатает вложения. Здесь мы покажем вам, как легко распечатать все вложения в выбранном электронном письме в Microsoft Outlook.
Искать слова во вложении (содержимом) в Outlook
Когда мы вводим ключевое слово в поле мгновенного поиска в Outlook, оно будет искать ключевое слово в темах, телах, вложениях писем и т. Д. Но теперь мне просто нужно искать ключевое слово в содержимом вложений только в Outlook, есть идея? В этой статье приведены подробные инструкции по простому поиску слов в содержимом вложений в Outlook.
При работе с электронной почтой довольно часто приходится выполнять операцию сохранения вложений из писем определенных адресатов на определенные темы. При получении такого письма мы открываем его и по очереди сохраняем все вложения в нужную папку (например, руководитель отдела может таким образом обрабатывать полученные регулярные отчеты подчиненных и т.д.).
Такая операция мало того, что нудная, так еще и постоянно вылетает из головы. Желательно бы её автоматизировать. Чтобы при получении письма, отвечающего заданным условиям, сохранение всех вложений на диск в нужную папку происходило без участия пользователя. Реализовать это можно с помощью связки "Правило + Макрос" .
Создаем макрос
Начнем с создания макроса, который будет сохранять вложения в указанную папку. Для начала отобразим на ленте вкладку "Разработчик". Файл - Параметры - Настройка ленты - включаем галочку напротив вкладки .
Далее нам нужно открыть редактор Visual Basic. На ленте находим добавленную только что вкладку и жмем команду "Visual Basic". Или используем сочетание горячих клавиш Alt+F11 .
Перед Вами появится окно редактора VBA (так называемый, Visual Basic Editor или VBE). Макросы хранятся в модулях, соответственно перед созданием макроса нужно создать модуль. Для этого в открывшемся окне кликните в левой части (там, где находится "Проект1" или "Project1") правой кнопкой мыши, выберите команду Insert - Module . Если вы не видите часть редактора, содержащую "Проект1" - нажмите Ctrl+R .
После этих действий будет создана папка с модулями, а в ней появится Module1. Кликните по нему дважды и справа откроется большое окно ввода кода для модуля.
Вставьте в это окно следующий код:
Public Sub saveAtt (itm As Outlook.MailItem)
Dim objAtt As Outlook.Attachment 'переменная для работы с вложениями
Dim saveFolder As String 'переменная для пути к папке сохранения
Dim sDateMail as string 'переманная для даты письма
'задаем путь к папке сохранения
saveFolder = "C:\Users\Igor Solobay\Desktop\"
'перебираем все вложения в письме
For each objAtt in itm.Attachments
'сохраняем вложение в папку под именем: дата письма + название файла вложения
objAtt.SaveAsFile saveFolder & "\" & sDateMail & "_" & objAtt.FileName
'очищаем переменную с вложением
Set objAtt = Nothing
Next objAtt
Автоматическое копирование вложений из писем в папку
Для автоматического копирования вложений из приходящих в Outlook писем в указанную папку можно воспользоваться правилом, исполняющим ниже прописанный скрипт VBA. Скрипт также модифицирует имя файла в соответствии с датой создания письма. Вариант из примера работает корректно для писем с одним вложением. Для писем с несколькими вложениями нужно изменить код в месте формирования имени файла.
- В Outlook откройте окно VBA. Можно воспользоваться сочетанием Alt + F11.
- Вставьте код, прописанный ниже, в раздел Modules. Слева найдите Modules. Если там нет раздела нет пункта Module, то создайте такой правым щелчком мыши по Modules. Или нажмите правой кнопкой по Modules, Insert -> Module.
- Скопируйте код в главное окно.
- Закройте VBA IDE.
- Создайте правило, вызывающее скрипт.
- В первом окне мастера создания нового правила выберите проверку входящих писем.
- В следующем окне выберите правила отбора писем.
- В третьем окне выберите «выполнить скрипт» (или «запустить скрипт»). Когда нажмете на подчеркнутое слов «скрипт», должен быть виден код, который был вставлен в консоль VBA.
- Нажмите «Завершить» и проверьте работу правила.
Public Sub saveAttachtoDisk(itm As Outlook.MailItem) Dim objAtt As Outlook.Attachment Dim saveFolder As String dateOfMailItem = Format(itm.ReceivedTime, "yyyy.mm.dd") saveFolder = "C:\\Test" If Dir(saveFolder, vbDirectory) = "" Then MkDir saveFolder End If For Each objAtt In itm.Attachments 'Проверяем наличие файла с таким же именем j = " " For i = 1 To 1000 If Not Dir(saveFolder & "\" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName) = "" Then j = "_" & i & "_" Else Exit For End If Next i 'Конец проверки objAtt.SaveAsFile saveFolder & "\" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName Set objAtt = Nothing Next End Sub
Решение проблем
Если часть созданного правила выполняется, но сам скрипт не срабатывает, то, возможно, дело в настройках безопасности Outlook 2010/2013/2016 (в Outlook 2007 и старше эта опция находится в Tools -> Macro Security). Чтобы макрос сработал:
Обработка msg-вложений
Ниже пример кода, который сохраняет каждое вложение из письма в папку с названием, совпадающим с темой письма. Если вложенные файлы сами являются письмами (т.е. имеют расширение *.msg), то сохраняются только вложения из них в подпапку с названием таким же, как тема вложенного *.msg файла.
Чтобы код работал нужно включить Microsoft Scripting Runtime как описано в другой статье.
Sub saveAttachtoDisk(itm As Outlook.MailItem) Dim objAtt As Outlook.Attachment Dim objAttachments As Outlook.Attachment Dim saveFolder As String Dim openMsg As MailItem dateOfMailItem = Format(itm.ReceivedTime, "yyyy.mm.dd") saveFolder = "C:\Test\" If Dir(saveFolder, vbDirectory) = "" Then MkDir saveFolder End If For t = 1 To Len(itm.Subject) s = Mid(itm.Subject, t, 1) If Not LCase(s) Like "[?/\|*<>:]" Then sSubject = sSubject & s End If Next t For Each objAtt In itm.Attachments saveFolderFull = saveFolder & sSubject If Dir(saveFolderFull, vbDirectory) = "" Then MkDir saveFolderFull End If 'Проверяем наличие файла с таким же именем j = " " For i = 1 To 1000 If Not Dir(saveFolderFull & "\" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName) = "" Then j = "_" & i & "_" Else Exit For End If Next i 'Конец проверки objAtt.SaveAsFile saveFolderFull & "\" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName 'Из msg файлов достаём вложения и удаляем If LCase(Right(objAtt.FileName, 4)) = ".msg" Then Set openMsg = Application.CreateItemFromTemplate(saveFolderFull & "\" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName) sSubject2 = "" For t = 1 To Len(openMsg.Subject) s = Mid(openMsg.Subject, t, 1) If Not LCase(s) Like "[?/\|*<>:]" Then sSubject2 = sSubject2 & s End If Next t If Dir(saveFolderFull & "\" & sSubject2, vbDirectory) = "" Then MkDir saveFolderFull & "\" & sSubject2 End If 'Сохраняем вложения из msg-файла For Each objAttachments In openMsg.Attachments objAttachments.SaveAsFile saveFolderFull & "\" & sSubject2 & "\" & dateOfMailItem & objAttachments.FileName Next openMsg.Close olDiscard Kill saveFolderFull & "\" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName 'Удаляем файл msg-файла End If Set objAtt = Nothing Next End Sub
Сохранение письма с вложениями на диск
Если нужно сохранить само письмо, а не только вложения, то код упрощается:
Public Sub saveAttachtoDisk(itm As Outlook.MailItem) 'Public Sub saveAttachtoDisk() Dim objAtt As Outlook.Attachment Dim saveFolder As String Dim t As Integer Dim s As String Dim sSubject As String 'Dim itm As Outlook.MailItem 'Set itm = Application.ActiveExplorer().Selection(1) saveFolder = "C:\Test" If Dir(saveFolder, vbDirectory) = "" Then MkDir saveFolder End If 'Удаление недопустимых символов из темы For t = 1 To Len(itm.Subject) s = Mid(itm.Subject, t, 1) If Not LCase(s) Like "[?/\|*<>:]" Then sSubject = sSubject & s End If Next t 'Проверяем наличие файла с таким же именем j = "" For i = 1 To 1000 If Not Dir(saveFolder & "\" & j & sSubject & ".msg") = "" Then j = "(" & i & ")_" Else Exit For End If Next i 'Конец проверки 'Сохранение вложения itm.SaveAs (saveFolder & "\" & j & sSubject & ".msg") End Sub
Примечание по безопасности: Outlook принимает файлы самых разных типов, но блокирует потенциально опасные вложения ,в том числе .bat, .exe, VBS и .js, которые могут содержать вирусы. Даже при Outlook вложения будьте внимательны при открытии любого вложения, особенно если оно не известно или не доверяете вам. При возникновении каких-либо сомнений подтвердите подлинность вложения у отправителя. Кроме того, следите за обновлением антивирусной программы.
Дважды щелкните значок вложения, чтобы открыть вложение.
Чтобы сохранить вложение, откройте меню вложения с помощью стрелки вниз справа от значка вложения.
Открытие вложения
Сохранение одного или нескольких вложений
На вкладке Вложения в группе Действия нажмите кнопку Сохранить как. Вы также можете щелкнуть вложение правой кнопкой мыши и выбрать пункт Сохранить как. Чтобы выбрать несколько вложений, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL. Чтобы сохранить все вложения, нажмите кнопку Сохранить все вложения.
Выберите папку для сохранения и нажмите кнопку Сохранить.
Просмотр вложения без его открытия
Примечание: Для предварительного просмотра вложенного файла, созданного в выпуск 2007 системы Microsoft Office приложении, на компьютере должно Office 2007 приложение. Например, для предварительного просмотра Word 2007 вложения необходимо установить Word 2007 файл. Для предварительного Excel вложения необходимо установить Excel.
Предварительный просмотр вложения
Щелкните вложение в области чтения. Если вложений несколько, может потребоваться прокрутить страницу по горизонтали, чтобы найти нужное вложение.
Примечание: При предварительном просмотре могут не отображаться последние изменения файла. Чтобы просмотреть наиболее полное и актуальное содержимое, откройте файл. Например, вы можете дважды щелкнуть вложение DOCX, чтобы открыть его в Microsoft Word.
Дополнительные сведения о предварительном просмотре PDF-файлов в Outlook 2007 см. в статье Предварительный просмотр вложенных PDF-файлов.
Средства предварительного просмотра вложений, которые входят в состав 2007 Office (выпуск), по умолчанию включены. Если вы не хотите использовать все или некоторые из них, выполните указанные ниже действия, чтобы отключить их.
В Outlook в меню Сервис щелкните Центр управления безопасностью и нажмите кнопку Обработка вложений.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы отключить все средства предварительного просмотра вложений, щелкните Отключить просмотр вложений.
Чтобы отключить определенное средство, нажмите кнопку Средства просмотра документов и вложений, снимите флажки всех средств предварительного просмотра, которые вы хотите отключить, и нажмите кнопку ОК.
Чтобы включить средства предварительного просмотра, щелкните Отключить просмотр вложений или установите флажки для отдельных средств.
Открытие вложения
Примечание: Если вам предлагается открыть или сохранить вложение, рекомендуется сохранить файл и проверить его с помощью антивирусной программы, прежде чем открывать.
Сохранение вложения
В контекстном меню выберите команду Сохранить как.
Выберите папку для сохранения и нажмите кнопку Сохранить.
В меню Файл наведите указатель на пункт Сохранить вложения и выберите Все вложения.
Шаг 2: Щелкните одно из вложений в области чтения.
Шаг 3: нажмите Сохранить все вложения в Действия группы на Вложения меню.
Внимание: Инструменты для вложения не будет активирован, пока вы не нажмете на вложения в области чтения.
Шаг 4. В диалоговом окне «Сохранить все вложения» выберите все вложения в Вложения: и нажмите OK кнопку.
Шаг 5. Во всплывающем диалоговом окне «Сохранить все вложения» выберите папку для сохранения этих вложений и нажмите OK кнопку.
Легко сохранять все вложения из нескольких выбранных писем в папку:
Ith Сохранить все вложения полезности Kutools для Outlook, вы можете легко сохранить все вложения из нескольких выбранных писем в указанную папку в Outlook, как показано ниже. Скачайте и попробуйте прямо сейчас! (60-дневная бесплатная трасса)
Шаг 1: Откройте редактор VBA, нажав другой ключа и F11 в то же время.
Шаг 3. В редакторе VBA щелкните значок Файл > Импортировать файл, и импортировать mAttachmentSaver.bas Файл, который вы загрузили.
Шаг 4: Сохраните и закройте диалоговое окно VBA Macro.
Мы рекомендуем вам включить все макросы в вашем Microsoft Outlook прежде чем продолжить следующие шаги.
Шаг 6: Откройте диалоговое окно «Макросы», нажав другой ключа и F8 в то же время.
Шаг 7. В диалоговом окне «Макросы» выберите ВыполнитьСохранение в поле «Макрос» и нажмите кнопку «Выполнить».
Кстати, в Outlook 2013 или более поздней версии макрос может называться как Проект1. mAttachmentSaver.ExectuteSaving
Шаг 8: В появившемся диалоговом окне «Браузер для папки» выберите папку для сохранения вложений и нажмите OK кнопку.
Здесь настоятельно рекомендуется Сохранить все вложения полезности Kutools для Outook. С помощью этой утилиты вы можете быстро сохранить все вложения из нескольких писем сразу в несколько кликов только в Outlook.
Перед применением функции, пожалуйста, сначала загрузите и установите Kutools for Outlook.
1. Выберите электронные письма, содержащие вложения, которые вы хотите сохранить.
Советы: Вы можете выбрать несколько несмежных писем, удерживая Ctrl нажмите клавишу и выберите их по очереди;
Или выберите несколько соседних писем, удерживая Shift и выберите первое и последнее письмо.
2. Нажмите Кутулс >Инструменты для вложения > Сохраните все. Смотрите скриншот:
3. в Сохранить настройки диалога, нажмите кнопку, чтобы выбрать папку для сохранения вложений, а затем нажмите кнопку OK кнопку.
3. Нажмите OK дважды в следующем всплывающем диалоговом окне. Затем все вложения в выбранных электронных письмах сразу сохраняются в указанной папке.
Ноты:
- 1. Если вы хотите сохранять вложения в разных папках на основе электронных писем, проверьте Создайте подпапки в следующем стиле поле и выберите стиль папки в раскрывающемся списке.
- 2. Помимо сохранения всех вложений, вы можете сохранять вложения по определенным условиям. Например, вы хотите сохранить только прикрепленные файлы pdf, имя которых содержит слово «Счет-фактура», нажмите Дополнительные параметры кнопку, чтобы развернуть условия, а затем настройте, как показано на скриншоте ниже.
- 3. Если вы хотите автоматически сохранять вложения при получении электронной почты, Автосохранение вложений функция может помочь.
- 4. Чтобы отсоединить вложения непосредственно от выбранных писем, Отключить все вложения функция может оказать вам услугу.
Если вы хотите получить бесплатную (60-дневную) пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.
Читайте также: