Сочетание цветов для таблицы excel
На прошлой неделе меня несколько раз спросили, как сделать, чтобы было «красиво в Excel». Поскольку отвертеться от рассказа от маленьких хитростей обычно не получается, пришлось писать статью. Как правило, под сделать красиво в Excel, подразумевается красивое оформление на листе Excel, добавление красивых элементов (диаграммы, графики, таблицы). Спрашивают как закрасить нужное и скрыть лишнее и конечно же это как можно быстрее и бесплатно. Со всеми коллегами согласен. Пишу:
Главный шаг к анализу данных — визуализация! Основа визуализации данных — это диаграммы, графики, дашборды, т.е. все, что поможет увидеть данные в правильном формате!
Как сделать красиво в Excel. Диаграммы
Чтобы данные легко воспринимались на глаз, сделать не так сложно, а в основе аналитике лежит аналитика глазом. Т.е. если вы построите график именно в таком разрезе, чтобы сразу видно в чем загвоздка. К примеру, как определить растут или увеличиваются переменные затраты?
Хорошие статьи по графикам можно прочитать здесь и здесь .
Линия тренда
Как я уже сказал, для визуализации незаменима линия тренда — линия показывающая куда стремиться или идет тот или иной набор данных. Все слышали выражение, «быть в тренде», т.е. быть модным, современным, понимать куда идет общество. То же самое и с данными — если верно построить график и линию тренда, станет понятно куда идут ваши показатели.
Подробно о линии тренда читайте здесь
Формат по образцу
Одна из самых мощных функций оформления в Excel — это формат по образцу. Сокращает уйму времени, и сделает формат по подобию других ячеек в два клика. Без этой функции заниматься оформлением иногда нет ни сил ни желания.
Вот тут хорошая инструкция
Скрыть строки
Как на первом картинке удалены все строки? Это простой секрет. Мне так, самом деле больше нравиться — так глаз не отвлекается на лишнее, как в случае с вариантом 1 лист — 1 диаграмма.
Как делать — нажимаете сочетание клавиш ctrl+shift+стрелка вправо (это выделит все столбцы до конца диапазона вправо), нажимаете правой кнопкой мыши — Скрыть. Столбцы убрали.
Тоже самое со строками, только жмем ctrl+shift+стрелка вниз
Еще немного об этом
Сделать все белым
Я иногда перед начало работы делаю весь лист белым, так смотрится куда презентабельнее, если файл будете показывать в Excel. Жмем выделить все ячейки
И теперь делаем заливку ячеек листа белым цветом
Так лучше, не правда ли?
А так же!
Не забывайте про Условное форматирование, температурное форматирование и группировка строк
Применив цвет к чередующимся строкам или столбцам (это часто называют цветными полосами), можно облегчить восприятие данных на листе. Чтобы отформатировать чередующиеся строки или столбцы, можно быстро применить один из встроенных форматов таблицы. Если воспользоваться этим методом, то при добавлении новых строк или столбцов к ним автоматически будет применяться соответствующая заливка.
Вот как это сделать:
Выделите диапазон ячеек, которые нужно отформатировать.
На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.
Выберите стиль таблицы, в котором применяется заливка с чередованием строк.
Чтобы вместо строк применить заливку к столбцам, выделите таблицу, откройте вкладку Конструктор, снимите флажок Чередующиеся строки и установите флажок Чередующиеся столбцы.
Совет: Если вы хотите сохранить стиль с чередованием, но убрать функциональность таблицы, выберите команду Преобразовать в диапазон. В этом случае при добавлении строк и столбцов к ним не будет автоматически применяться форматирование с цветными полосами, но его можно применять вручную с помощью команды Формат по образцу.
Применение полос к строкам или столбцам с помощью условного форматирования
Применить особый формат к определенным строкам или столбцам можно также с помощью правила условного форматирования.
Вот как это сделать:
На листе выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы применить затенение к определенному диапазону ячеек, выберите ячейки, которые необходимо отформатировать.
Чтобы применить затенение ко всему листу, нажмите кнопку Выделить все.
На вкладке Главная нажмите кнопку Условное форматирование и выберите команду Создать правило.
В списке Выберите тип правила выберите пункт Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
Чтобы применить цвет к чередующимся строкам, в поле Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной введите формулу =ОСТАТ(СТРОКА();2)=0.
Чтобы применить цвет к чередующимся столбцам, введите формулу =ОСТАТ(СТОЛБЕЦ();2)=0.
Эти формулы определяют, является ли строка (или столбец) четной или нечетной, чтобы можно было применить соответствующий цвет.
В окне Формат ячеек откройте вкладку Заливка.
Выберите цвет и нажмите кнопку ОК.
Вот как можно изменить правило условного форматирования: щелкните одну из ячеек, к которым оно применяется, на вкладке Главная последовательно выберите команды Условное форматирование > Управление правилами, нажмите кнопку Изменить правило и внесите необходимые изменения.
Чтобы удалить условное форматирование из ячеек, выделите их и на вкладке Главная последовательно выберите команды Очистить > Очистить форматы.
Следующая группа на ленте называется Стили (рис. 2.31). Эта группа позволяет красиво оформить таблицу. И опять я хочу подчеркнуть, что главное в оформлении не красота, а читаемость и возможность легко воспринять информацию.
Если вы откроете таблицу, а там все очень красиво с точки зрения дизайна, но от обилия цветов рябит в глазах, то ваш дизайн вряд ли оценят по достоинству. Вы же не букет составляете, а таблицу делаете.
Рис. 2.31. Группа Стили
Условное форматирование
Эта кнопка позволяет вам самой задать условия оформления данных в таблице (рис. 2.32).
Рис. 2.32. Условное форматирование
Посмотрите, какие правила выделения ячеек предлагает нам Excel. Можно, например, выделить ячейки, имеющие значения больше тех, которые вы зададите. Допустим, я прошу выделить все ячейки, значение температуры воды в которых больше, чем 27,5 (рис. 2.33).
Рис. 2.33. Задание условия для форматирования
Выбираю желтую заливку и темно-желтый фон и не забываю нажать ОК. (Кстати, в списке есть и пользовательский формат. Если щелкнете на нем, то появится окно Формат ячеек, с помощью которого сможете полностью удовлетворить свой художественный порыв.) В итоге получаю вот такую таблицу (рис. 2.34). То, что больше 27,5, — выделено.
Рис. 2.34. Результат условного форматирования
Учтите только: применять условное форматирование нужно не ко всей таблице, а к тем ячейкам, в которых находятся числовые данные. Потому что программе трудно решить, ячейка с текстом, например, — это большее или меньшее числовое значение относительно 27,5? Вы можете создать и свое правило, по которому будут выделяться данные таблицы (рис. 2.35).
Рис. 2.35. Создаем правило форматирования
Про это окно можно писать долго. Тут масса функций, практически любая команда открывает свой список. Но мне кажется, тут все достаточно прозрачно. Сначала в верхней части окна выбираете, к каким данным применить ваше правило: ко всем или выборочно. В нижней части вы решаете, как именно разукрасить то, что вы выбрали. Самый простой пример создания правила форматирования я показала на рис. 2.36.
Рис. 2.36. Пример создания правила форматирования (а) и результат выделения ячеек на его основании (б)
По этому правилу Excel выделяет цветом числа от 0 до 10. Чем больше число, тем светлее цвет фона ячейки. Основная прелесть Excel в том, что вы можете сколько угодно менять данные в ячейках. Если уж вы задали такое правило форматирования, то все, что вы введете в ячейку, будет подчиняться этому правилу. Захотите правило удалить, выделите ячейки, к которым вы его применяли, и выберите команду Удалить правила кнопки Условное форматирование (см. рис. 2.32), таблица опять станет скучная, нераскрашенная.
Кроме правил выделения ячеек, в запасе еще есть Правила отбора первых и последних значений (которые позволят вам выделить самые большие или самые маленькие значения), а также Гистограммы, Цветовые шкалы и Наборы значков (см. рис. 2.32). Все это существует для того, чтобы данные в таблице были представлены еще нагляднее и понятнее. Каким из способов пользоваться, зависит только от стоящих перед вами задач. Как вы решите, так и будет.
Форматировать как таблицу
Эта кнопка позволит вам применить к таблице уже готовый стиль. Вам достаточно глянуть на внушительный перечень примеров в списке, который появляется при щелчке на этой кнопке (рис. 2.37).
Рис. 2.37. Шаблоны для форматирования таблицы
Если вам этого покажется мало, то вы можете создать свой стиль таблицы.
Стили ячеек
Еще один способ украсить таблицу — задать стили ячеек (рис. 2.38).
Рис. 2.38. Стили ячеек
Тут тоже все предельно просто — выделяете ячейки и подводите указатель мыши к выбранному вами стилю. Ячейка тут же становится «стильной», вы оцениваете результат. Понравилось — щелкайте на выбранном стиле, не понравилось — ищите дальше. Только напоминаю, что вы присваиваете стиль конкретной ячейке с конкретным адресом. Данные в ячейке могут меняться, а стиль останется прежним, до тех пока вы его сами не измените.
Если захотите, создайте свой стиль ячейки. В меню кнопки Стили ячеек (см. рис. 2.38) есть команда Объединить стили. Она позволяет перетащить стиль из одного документа в другой. Вдруг вам так сильно понравится табличка и вы захотите нарисовать такую же. В этом случае вы сможете перетащить стиль из понравившейся книги в свою.
Как маньяк планирования я очень уважаю любые способы структурирования своих мыслей 😄 Таблицы для этого - идеальный вариант!
И в работе с таблицами я большое значение придаю оформлению . Безусловно, содержание важнее формы. Но если там, где содержание представлено в четкой и красивой (!) форме эффект от работы с таблицей будет в разы больше.
Итак, мой своеобразный чек-лист, как сделать таблицу красивой:
1. Размер ячеек
Гармоничный подбор ширины и высоты ячеек визуально делает процесс считывания таблицы проще и приятнее. Если есть много пустот или наоборот, текст в ячейке слишком скученно смотрится - таблица становится менее информативной. Кроме того, важно в настройках отметить возможность переноса текста, чтобы он не выходил за края ячейки.
2. Границы таблицы
Следующим этапом я обязательно создаю фрейм таблицы. Придаю ей форму) Кажется, эксель и так расчерчен, не надо делать дополнительных действий. Но создание формы таблицы, её границ визуально опять же способствует восприятию информации. Я люблю сплошной линией выделять общую границу, а пунктиром - разделение внутри.
После создания границ ячеек и таблицы я обязательно скрываю общую сетку. Это смотрится опрятно и аккуратно)
3. Выделение заголовков
Опять же с целью сделать текст быстро считываемым, выделяю заголовки столбцов и наименования строк (если того требует логика документа) жирным шрифтом.
4. Закрепление столбцов
Следующий шаг - закрепить названия столбцов (если надо и строк), чтобы при скролле они оставались зафиксированными. Это полезно, если документ большой, информации много и надо всегда помнить, как называются столюцы. Чтобы не листать каждый раз в начало таблицы, надо просто закрепить наименования.
5. Выпадающий список
Если в каком-то столбце будут фиксироваться типовые данные, то удобнее для заполнения и фильтрации таблицы использовать выпадающий список. Важный аспект: варианты списка можно добавить вручную, а можно сослаться на определённые ячейки таблицы, и тогда изменения там будут сразу же касаться и выпадающего списка.
6. Шрифт
Ну и последний штрих - своеобразная вишенка) Такой лёгкий пижонский жест: я всегда меняю шрифт таблицы со стандартного (чаще всего это Times New Roman или Calibri) на менее привычный нашему взгляду. Во-первых, такая смена сразу привлекает внимание читателя, и он лучше концентрируется на изучении. А во-вторых, это просто красиво)
Друзья! Надеюсь, эта статья была вам полезной) Приглашаю вас к себе на другие площадки, где я также делюсь полезной информацией:
YouTube - канал о планировании и организации своей жизни
Телеграм - канал о личных финансах
Инстаграм - личный блог, где много советов из моей жизни о планировании и организации всего и вся)
Хотя найти хорошую цветовую палитру в наше время достаточно легко, подобрать правильные цвета для визуализации данных — все еще непростая задача.
У нас в Graphiq дело усложняется еще и тем, что нам приходится представлять тысячи уникальных массивов информации посредством множества различных визуальных компоновок.
Вместо того, чтобы сразу броситься создавать свои цветовые палитры, мы начали исследовать существующие палитры по всему интернету. К нашему удивлению, очень немногие палитры подходят для отображения сложных графиков и визуализации данных. Существующие в интернете палитры не подходили нам по нескольким причинам:
Интересуетесь свежими статьями по дизайну? Подписывайтесь на канал в Telegram | ВКонтакте, Instagram, Facebook
Ищите системное погружение в тему? Загляните в блог для дизайнеров.
Проблема 1: Низкая доступность
Многие из изученных нами палитр совершенно не приспособлены для визуализации данных. Мало того, что цвета в их составе недостаточно яркие, так эти палитры еще и совершенно не продуманы с точки зрения доступности для людей с ограниченными возможностями. Палитра Flat UI Colors — одна из самых популярных в интернете, и понятно почему: она отлично выглядит. Но, как видно из названия, эта палитра создана для пользовательских интерфейсов (UI). Людям, не различающим цвета, сложно воспринимать визуализацию данных, если она выполнена при помощи такой палитры:
Еще одна проблема, которую мы отметили во многих существующих палитрах — это недостаточное количество цветов. При создании визуализаций в Graphiq, мы используем как минимум 6 цветов, а в некоторых случаях и 8–12. В большинстве палитр просто нет нужного нам количества цветов.
Вот несколько примеров с Color Hunt:
Это классные палитры, но они недостаточно гибкие, чтобы использовать их для представления сложных массивов данных.
Проблема 3: Сложно различимые цвета
Но, погодите-ка, есть палитры, которые выглядят как градиенты. В теории вы могли бы дополнить их любым количеством цветом, так ведь?
К сожалению, обычно они недостаточно яркие и, поэтому, очень быстро становятся неразличимыми, как вот эти с сайта Color Hunt:
Давайте возьмем первую палитру и адаптируем ее под серию из 10 типов данных:
Представляю, как сложно среднестатистическому пользователю правильно различить эти цвета в схеме/графике и сопоставить цвет и легенду. Особенно сложно различимы четыре зеленых слева.
В Graphiq мы постоянно обдумываем, едим и вдыхаем информацию — и поэтому уделили кучу времени подбору не одной, а нескольких цветовых палитр, которые усилят наши визуализации. В процессе создания этих палитр мы многое узнали и хотим поделиться с вами тремя правилами создания гибких цветовых палитр:
Правило 1: Разнообразие в яркости и в оттенках
Чтобы убедиться, что ваши палитры доступны для людей с ограниченными возможностями зрения, следите, чтобы яркость цветов значительно различалась. Различия в яркости универсальны. Возьмите любую монохроматическую цветовую палитру и протестируйте ее в режимах протанопии, дейтеранопии и в оттенках серого. Вы быстро поймете, насколько доступна выбранная вами палитра.
Светло-голубой из палитры материального дизайна от Google: полноцветная версия, протанопия и оттенки серого.
Однако палитры цветов разной яркости может быть недостаточно. Чем более разнообразной будет цветовая палитра, тем проще пользователям понять информацию, представленную в визуальной форме. Те, кто может различать цвета, лучше поймут информацию, если она будет представлена в разнообразных оттенках; более того — им будет приятнее работать с такой визуализацией.
По оси x — разные оттенки; по оси y — разные уровни яркости. Серые мордочки — люди, неспособные различать цвета; цветные мордочки — все остальные.
Чем шире разнообразие оттенков и уровней яркости, тем больше различных систем данных вы сможете визуализировать.
Правило 2: Придерживайтесь природных цветовых шаблонов
Дизайнеры знают один секрет, который не всегда очевиден ребятам с более активным левым полушарием: не все цвета равнозначны.
С чисто математической точки зрения, цветовой переход от светло-фиолетового до темно-желтого должен вызывать похожие ощущения, что и переход от светло-желтого до темно-фиолетового. Но посмотрите на рисунок ниже: первый переход воспринимается естественно, а второй — не очень.
Это происходит потому, что мы ориентируемся на градиенты, которые можем наблюдать в природе. Мы видим невероятный закат, в котором ярко-желтый переходит в темно-фиолетовый, но нигде на земле светло-фиолетовый не переходит в коричневато-желтый.
То же самое можно сказать про переход от светло-зеленого к фиолетово-синему, от светло-желтого к темно-зеленому, от коричневато-оранжевого к холодному серому и т.п.
Поскольку мы постоянно видим эти природные градиенты, они кажутся знакомыми и приятными и в виде палитры, и в контексте визуализации данных.
Правило 3: Используйте градиент вместо статичных наборов цветов
Градиентные палитры, в которые входят разные оттенки, обычно оказываются лучшим компромиссом. И не важно, нужно ли вам 2 цвета или 10: вы можете стратегически выбирать цвета из градиентов и создавать естественные на вид визуализации с достаточным разнообразием оттенков и уровней яркости.
Не так-то просто переключиться на градиентный образ мышления. Для начала попробуйте настроить линии сетки, чтобы их количество совпадало с количеством информационных групп в вашей визуализации. Это поможет вам тестировать градиент и вносить необходимые изменения. Вот скриншот процесса оттачивания наших градиентов:
Как вы видите, мы расположили цветовые палитры сверху, прямо под шкалой оттенков серого, подстроили наложение градиентов (чтобы впоследствии можно было воссоздать точно такой же переход) и выбрали цвета по контрольным точкам, чтобы посмотреть, как палитра будет выглядеть в реальной жизни.
Мы очень довольны результатом. Вот несколько палитр в деле: все они начинаются с чисто белого и заканчиваются чисто черным — это обеспечивает максимальный разброс яркости.
Читайте также: