Сколько правил можно создать в outlook 2016
Добавить правила — это отличный способ управлять обтеканием электронной почты. Вы можете добавить правила для общего почтового ящика, к которому есть доступ, так же, как вы добавите правила для своей учетной записи. Тем не менее, не все методы настройки правил совместимы друг с другом, поэтому лучше всего использовать один из указанных ниже способов для всех правил для общих почтовых ящиков.
Прежде чем выполнять указанные ниже действия, вы должны быть участником общего почтового ящика. Дополнительные сведения о создании общего почтового ящика и добавлении или удалении участников из общего почтового ящика .
Outlook 2016
Добавление учетной записи общего почтового ящика в Outlook 2016
Прежде чем настраивать правила для общих почтовых ящиков в Outlook 2016, необходимо сначала вручную добавить учетную запись общего почтового ящика, выполнив указанные ниже действия.
Если вы уже видите папки общего почтового ящика в списке папок, возможно, что почтовый ящик либо был добавлен с помощью команды открыть эти дополнительные почтовые ящики. Перед выполнением приведенных ниже действий необходимо удалить конфигурацию, в которой был добавлен почтовый ящик.
Чтобы отменить открытие почтового ящика другого пользователя из дополнительных почтовых ящиков, ознакомьтесь с разделом удаление почтового ящика другого пользователя.
На вкладке Электронная почта нажмите кнопку создать.
Ваше имя: введите описательное имя для учетной записи .
Адрес электронной почты:Введите адрес электронной почты общей учетной записи почтового ящика .
Password (пароль): Введите пароль для своей учетной записи электронной почты. Учетная запись общего почтового ящика не имеет собственного пароля.
Войдите с учетными данными своей учетной записи и нажмите кнопку Готово. Чтобы изменения вступили в силу, необходимо перезапустить Outlook.
Установка правила в Outlook 2016 для общего почтового ящика
В Outlook 2016 access >Управление правилами & оповещения .
На вкладке правила для электронной почты измените изменения , внесенные в эту папку: в общую учетную запись почтового ящика.
Outlook в Интернете
Открытие почтового ящика общего доступа в отдельном окне браузера
Используйте этот метод, если вы хотите просмотреть правила электронной почты для общего почтового ящика и управлять ими в отдельном окне браузера.
Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.
В Outlook на панели навигации в Интернете выберите свое имя в правом верхнем углу.
Выберите команду " открыть другой почтовый ящик "
Введите адрес электронной почты общего почтового ящика, к которому вы хотите получить доступ, и нажмите кнопку Открыть.
В отдельном окне веб-сеанса откроется другое приложение Outlook, позволяющее получить доступ к общему почтовому ящику.
Настройка правила в Outlook в Интернете для общего почтового ящика
Щелкните значок меню параметры и выберите пункт почта.
Укажите подходящее имя для правила.
Добавляйте условия, действия и исключения соответствующим образом.
Совет: Если у вас есть несколько правил , с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз настройте порядок вычисления правила.
Outlook 2016 для Mac
Доступ к общей учетной записи почтового ящика
В Outlook 2016 для Mac выберите инструменты> учетные записи.. .
В окне Учетные записи нажмите кнопку Дополнительно. .
Откройте вкладку представители . В разделе открыть следующие дополнительные почтовые ящики: нажмите кнопку + (плюс).
В окне выберите пользователя введите имя общей учетной записи почтового ящика в текстовом поле, выберите учетную запись и нажмите кнопку Добавить.
После добавления учетной записи общего почтового ящика, если у вас есть разрешения на доступ, общий почтовый ящик появится в списке почтовых ящиков слева.
Установка правила в Outlook 2016 для Mac для общего почтового ящика
Примечание: Правила для общих почтовых ящиков в Outlook 2016 для Mac работают только на стороне клиента и оцениваются только во время работы приложения Outlook. Правила не сохраняются и не обрабатываются на сервере.
В меню Сервис выберите пункт правила.
В разделе клиентские правила выберите Exchange.
Щелкните значок + (плюс) справа, чтобы добавить другие условия для правила, как вы видите.
Совет: Если у вас есть несколько правил , с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз настройте порядок вычисления правила.
Дополнительные сведения
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
11.12.2018
itpro
Exchange, PowerShell
комментариев 12
Клиентские и серверные правила Outlook
Администратору Exchange следует отличать правила Outlook, которые функционируют на стороне клиента (Client-side rules) и на стороне сервера (Server-side rules).
Просмотр правил в ящике Exchange
Чтобы вывести список правил в ящике Exchange, запустите консоль EMS и выполните следующую команду PowerShell:
Get-InboxRule –Mailbox abivanov
Как вы видите, для каждого правила выводится его имя, статус (Enabled: True/False), приоритет (Proirity) и RuleIdentity.
Можно вывести более подробную информацию о конкретном Inbox правиле, указав его имя:
Get-InboxRule -Mailbox abivanov -Identity "HelpDesk"| fl
Обычно содержание правила можно понять по полю Description:
Get-InboxRule -Mailbox abivanov -Identity "HelpDesk "| Select Name, Description | fl
Поиск правил в ящиках пользователей Exchange
В некоторых случаях администратору нужно найти определенные правила в ящике пользователя. Например, вам нужно найти все правила, в которых выполняется удаление писем:
Get-InboxRule -Mailbox abivanov | ?
Также может быть сценарий, когда по запросу службы информационной безопасности, вам нужно найти во всех ящиках организации правила автоматической пересылки почты:
foreach ($i in (Get-Mailbox -ResultSize unlimited)) < Get-InboxRule -Mailbox $i.DistinguishedName | where | fl MailboxOwnerID,Name,ForwardTo >> C:\PS\All_Mailbox_Forward_Rules.txt >
Создаем правило для входящей почты Outlook с помощью PowerShell
Создать новое правило Outlook для входящей почты можно с помощью командлета Exchange New-InboxRule. К примеру, вы хотите переслать все письма с определенными ключами в теме письма в другой ящик. Выполните команду:
New-InboxRule -Name ZenossAlerttoHelpdesk -Mailbox rootadmin -SubjectContainsWords "Zenoss Alert" -ForwardTo "Helpdesk"
New-InboxRule -Mailbox abivanov –name SecretaryRule -From secretary@winitpro.ru –SubjectContainsWords “Годовое собрание" -ApplyCategory -MarkImportance 2
Для всех пользователей в определенном OU создадим правило, которое автоматически перемещает письма с темой «Казино» в каталог «Нежелательная почта» (Junk Email).
$mbxs = Get-mailbox -organizationalUnit Managers
$mbxs | % < >
$mbxs | %
Список все доступных условий (Conditions), которые вы можете использовать в правилах Exchange можно вывести так:
Get-InboxRule -Mailbox abivanov | get-member
Чтобы изменить какое-то правило Outlook, нужно использовать командлет Set-InboxRule, например:
Set-InboxRule -Mailbox abivanov –identity SecretaryRule -FromAddressContainsWords
Совет. Размер правил в ящике Microsoft Exchange ограничен (см. статью). В Exchange 2003 размер правил ограничен 32 Кб, а в Exchange 2016/2013/2010 – под правила выделяется 64 кб. Если при редактировании правил появляется ошибка:
Некоторые правила невозможно загрузить в Microsoft Exchange, и они были отключены. Некоторые параметры не поддерживаются, или не хватает места для хранения всех ваших правил
Вы можете изменить размер квоты под правила (RulesQuota) до 256 Кб, выполнив команду:
Set-Mailbox -identity abivanov -RulesQuota 256Kb
Как отключить и удалить входящее правило Outlook из PowerShell
Чтобы отключить конкретное правило Outlook, нужно указать:
Disable-Inboxrule –Mailbox abivanov -Identity “SecretaryRule”
При этом его статус (Enabled) меняется False и оно более не применяется ко входящим письмам.
Чтобы удалить правило, выполните:
Remove-Inboxrule –Mailbox abivanov -Identity SecretaryRule
Команда запросит подтверждение, просто введите Y. Чтобы удалить все правила в определенном ящике, выполните:
Get-inboxrule -mailbox abivanov | disable-inboxrule
Предыдущая статья Следующая статья
Поиск и удаление писем в ящиках Exchange Server (Microsoft 365) с помощью PowerShell
Не работает поиск в Outlook: решение проблемы
Управление отключенными ящиками в Exchange
Ручная настройка подключения к Exchange в Outlook 2016
Спасибо ! Интересная тема.
Тема интересная.
Но еще интереснее обсудить настройку OoF на стороне почтового сервера, когда она настроена у клиента с пересылкой писем на другой почтовый ящик.
В Exchange 2013 такое правило (скрытое правило), можно увидеть, указав ключ -IncludeHidden.
А вот в Exchange 2010 такого ключа нет. И остаётся только Exchange Web Services (EWS) API. Вот про него очень не хватает статьи!
Спс и Вас с наступающими!
По поводу EWS даже не знаю, очень уже непопулярная тематика… Один с таким объемом не справлюсь.
Интересно, это у нас так криво настроили Exchange (подрядчики) или автор про такую фичу забыл упомянуть ? (;
Какая версия Exchnage? У пользователя уже были правила? Не может быть, что проблема связана с превышением лимита на размер правил?
Exch 2013, Outlook 2016.
У пользователя было только 2 правила. Шибко разбираться не стал, поверил спецам — те сказали, да есть такая фича у Exchange. И, вроде, ссылку давали на оффсайт — мельком глянул, удостоверился и забыл… Странно, что это малоизвестно… Может я все-таки что-то напутал, ок — если найду, то скину ссылку!
Собственно, искать и не пришлось — все есть в описаниях командлетов на оффсайте:
New-InboxRule
When you create, modify, remove, enable, or disable an Inbox rule in Exchange PowerShell, any client-side rules disabled by Microsoft Outlook and outbound rules are removed.
Set-InboxRule
The Set-InboxRule cmdlet allows you to modify the rule conditions, exceptions, and actions.
When you create, modify, remove, enable, or disable an Inbox rule in Exchange PowerShell, any client-side rules created by Microsoft Outlook are removed.
Или я все-таки что-то не так понимаю ??
При добавлении нового правила с помощью New-InboxRul уведомление появляется:
Confirm. Using Outlook Web App or Windows PowerShell to modify your rules will delete any rules that were previously turned off using Outlook. If you want to preserve the rules you turned off using Outlook, select «No» and use Outlook to edit your rules. Are you sure you want to proceed?
Cтарые правила не удалились несмотря на предупреждение. При этом не появилось и новое правило, лишь висит уведомление «Имеются не показанные правила, созданные в другой версии Outlook или OWA»…
New-InboxRule — показывает и старые и новые правило… Я в задумчивости…
Да, такое было предупреждение, вроде…
Видимо, от настроек серверов зависит — у нас удаляются все client-side правила.
Я шибко разбираться не могу — доступ только к серверу баз данных. Да и то обрезанный.
Подскажите, плз, а есть ли возможность узнать сколько занимает конкретное правило или суммарно все правила созданные пользователем в Outlook?
24.11.2021
itpro
Exchange, Microsoft 365, Office 365, PowerShell
Один комментарий
В этой статье мы рассмотрим, как управлять правами общего доступа к календарям пользователей в ящиках on-prem Exchange Server и Microsoft 365 через Outlook и PowerShell. Отдельно остановимся на теме просмотра доступности (free/busy) в календарях ящиков комнат или пользователей.
Довольно часто почтовому администратору нужно предоставить права доступа к календарю другого сотрудника. Например, секретарь хочет создавать, удалять и редактировать любые записи в календаре руководителя и служебном ящике переговорной комнаты, или руководитель отдела хочет видеть и иметь возможно редактировать занятость сотрудников отдела в их календарях.
Настройка общего доступа к календарю из Outlook/OWA
Пользователь может самостоятельно прямо из Outlook предоставить доступ к своему календарю. Календарь Exchange – это по сути обычная папка в ящике пользователя. Можно настроить доступ к календарю через десктопную версию Outlook или через Outlook Web Access.
Выберите нужный календарь и в его настройках нажмите Sharing and permissions.
В открывшемся окне появится текущий список пользователей и групп, которым дан доступ к вашему календарю. В нашем примере любой пользователь вашей организации (тенанта) может просматривать информацию о доступности Free/Busy в календаре ( Can view when I’m busy ). Для пользователя Henrietta предоставлены права на создание и редактирование любых событий в календаре.
В десктопных версиях Outlook права на календарь назначаются похожим образом. Перейдите в календарь Outlook, нажмите кнопку Разрешения для календаря. В открывшемся окне появится текущий список доступа к календарю. С помощью кнопок Добавить/Удалить вы можете изменить права доступа.
Назначить права доступа к календарю в ящике Exchange/Microsoft 365 через PowerShell
Администратор организации/тенанта может предоставить доступ к календарю любого пользователя или общего почтового ящика с помощью PowerShell или Microsoft Graph API (для Microsoft 365/Azure). Кроме того, только с помощью PowerShell можно быстро предоставить права доступа на календари всех пользователей организации.
Для управления доступом к календарю можно использовать все принципы, описанные в статье про управление правами доступа к папкам Exchange/Office 365.
Подключитесь к своему on-prem Exchange Server или к тенанту Microsoft 365 (Exchange Online):
-
Из консоли PowerShell можно удаленно подключиться к on-prem Exchange Server с любого компьютера без установки модуля EMS (Exchange Management Tools):
Текущие права доступа к календарю пользователя можно вывести с помощью команды:
Get-MailboxFolderPermission -Identity kbuldogov:\Calendar
Название папки календаря может отличаться в зависимости от региональных настроек ящика. Т.е. для русской версии ящика нужно заменить аргумент команды на kbuldogov:\Календарь .
В столбце User указаны пользователи, а в столбце AccessRights – права доступа. В Exchange есть ряд предопределенных ролей, используемых для общего доступа к папкам и календарю (в порядке увеличения привилегий):
- None
- AvailabilityOnly
- Contributor
- Reviewer
- NonEditingAuthor
- Author
- PublishingAuthor
- Editor
- PublishingEditor
- Owner
Чтобы предоставить другому пользователю доступ к ящику, используйте команду Add-MailboxFolderPermission. Например, чтобы предоставить права редактирования в календаре Boss1 пользователю NestorV, выполните команду:
Add-MailboxFolderPermission -Identity boss1:\Calendar -User NestorV -AccessRights Editor
Если нужен доступ только на просмотр календаря:
Add-MailboxFolderPermission -Identity boss1:\Calendar -User NestorV -AccessRights Reviewer
Чтобы удалить права на календарь:
Remove-MailboxFolderPermission -Identity boss1:\Calendar –user NestorV
Можно экспортировать в CSV файле текущие права на календари всех ящиков тенанта Azure (организации Exchange):
$Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Select-Object UserPrincipalName
foreach ($mailbox in $Mailboxes) Get-MailboxFolderPermission -Identity "$($mailbox.UserPrincipalName):\Calendar" |
Select-Object @>,FolderName,User,AccessRights |
Export-Csv C:\PS\Exchange_Calendar_report.csv -NoTypeInformation -Append
>
Полученный CSV файл с UPN почтовых ящиков и правами доступа к каленжарю можно в дальнейшем проанализировать в Excel.
Следующий PowerShell скрипт разрешит определенному пользователю просматривать все календари в организации:
Foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))
Управление видимостью (free/busy) в календарях ящиков Exchange/Microsoft 365
Пользователи одной организации могут просматривать информацию и доступности других пользователей или ресурсных ящиков. По-умолчанию доступна только информация Свободен/Занят.
Для просмотра не доступны ни темы, ни описания, ни местоположения для записей в календаре других пользователей.
Такое поведение обеспечивается благодаря тому, что на все ящики назначено разрешение Default= AvailabilityOnly . Тип разрешения AvailabilityOnly предоставляет только право на просмотр информации доступности Free/Busy.
Возможно, вы хотите, чтобы пользователи могли просматривать не только доступность, но и темы и местоположения событий в календаре определенного ящика (например, общего календаря ресурса). Следующая команда разрешит всем пользователям просматривать события в календарях всех комнат:
Foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited) | Where
По-умолчанию вместо темы встречи показывается имя владельца. За это отвечает атрибут AddOrganizerToSubject = $true . Чтобы разрешить просматривать в календаре комнаты темы и их содержимое:
Set-CalendarProcessing room1 -DeleteComments $false -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $false
В Exchange Online вы можете настроить, разрешать ли пользователям публиковать свои календари для внешних пользователей (организаций). Откройте Exchange Admin Center и перейти в раздел Organization -> Sharing.
По умолчанию используется Default Sharing Policy, которая разрешает делиться с внешними организациями только информацией Free/Busy. Здесь вы можете ограничить список почтовых доменов, с которыми можно делиться календарями и/или изменить набор информации в календаре, которой можно делиться (темы, местоположение, организатор).
11.12.2018
itpro
Exchange
комментария 4
Небольшая заметка на тему ограничений на максимальный размер правил в Outlook. Правила Outlook – мощный инструмент, позволяющий организовать и автоматизировать работу пользователя в Outlook.
Благодаря правилам можно настроить перемещение, пересылку, удаление входящей и исходящей корреспонденции, организовать сортировку и категоризацию писем и много другое… Однако нельзя создать бесконечное количество правил, т.к. максимальный размер правил ограничен – причем это ограничение не самого Outlook, а почтового сервера Exchange, на котором хранится ящик пользователя.
Одно или несколько правил не удалось передать на сервер Exchange и они были отключены. Возможно, некоторые параметры не поддерживаются или не хватает места для хранения всех ваших правил.
В английской версии Outlook ошибка выглядит так:
One or more rules could not be uploaded to Exchange server and have been deactivated. This could be because some of the parameters are not supported or there is insufficient space to store all your rules.
Это означает, что в вашем ящике на почтовом сервере Exchange кончилось место для хранения правил. Количество места, выделяемое под правила зависит от версии Microsoft Exchange:
- Exchange 2003 – под правила отводится 32 Кб (этого в среднем хватает на хранение 20 – 25 правил)
- Exchange 2007/ Exchange 2010/ Exchange 2013 / 2016 – под правила отводится 64 Кб
В Exchange 2003 ограничение на максимальный размер правил является фиксированным и изменить его нельзя. В более новых версиях Exchange объем памяти под хранение правил можно увеличить до 256 Кб. Лимит правил устанавливается индивидуально для каждого пользователя через специальный атрибут RulesQuota.
Текущий размер квоты правил Exchange для конкретного пользователя можно узнать с помощью следующей команды, выполненной в Exchange Management Console:
Чтобы увеличить память для ящика:
Если нужно увеличить лимит под правила сразу для всех ящиков, вам поможет команда:
Администартор Exchange может управлять входящими правилами Outlook в ящиках пользователей из PowerShell. Подробности в статье: Управление почтовыми правилами в ящике Exchange с помощью PowerShell.
В том случае, если и этого места для хранения правил будет недостаточно, пользователю рекомендуется прибегнуть к следующим манипуляциям:
Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите Создать правило.
В диалоговом окне Создание правила выберите один или несколько из первых трех флажков.
Создать правило с помощью Мастера правил
Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.
Настраиваемые правила: Это правила, создаваемые без шаблона.
Правила настраиваются практически неограниченно . Существует ряд параметров, которые можно задать для каждого типа создаваемых правил. Чтобы узнать, как создать правила с помощью Мастера правил, выполните следующие действия.
Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения.
На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило.
Нажмите Далее.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из условий, установленных на предыдущем экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из действий, настроенных на первом экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных действий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий), выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее.
На последней странице Мастера правил введите имя для правила.
По умолчанию установлен флажок Включить правило. Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.
Нажмите Готово, чтобы сохранить и включить правило.
Если правило больше не нужно, его можно удалить.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.
Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.
В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.
Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
Нажмите Выполнить.
В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.
Правила сервера
При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.
Правила только для клиента
Правила клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange Правила только для клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.
Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.
Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы
Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы
Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.
Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.
Группы контактов
Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.
Читайте также: